Gracias al software hotelero para la gestión de múltiples establecimientos, las cadenas hoteleras pueden gestionar las reservas, las operaciones y los datos de los huéspedes de varias ubicaciones desde una única plataforma centralizada. Este software de gestión de establecimientos elimina los silos operativos que causan problemas a las empresas del sector hotelero que se ven obligadas a utilizar sistemas diferentes para cada establecimiento. Sustituye los flujos de trabajo fragmentados por un único sistema de control de toda su cartera.
Este recurso está dirigido a cadenas hoteleras, hoteles boutique, alquileres vacacionales y grupos hoteleros que gestionan numerosas propiedades. No incluye soluciones para una sola propiedad. Los propietarios de grupos hoteleros, directores de operaciones y gestores de propiedades que busquen soluciones de gestión hotelera capaces de crecer al ritmo de su negocio encontrarán información útil sobre cómo evaluar, elegir y configurar estos sistemas de gestión de múltiples propiedades.
El software de gestión de múltiples propiedades lleva un control de las reservas, la gestión de ingresos, el servicio de limpieza y los perfiles de los huéspedes de todas sus propiedades en un solo lugar. Lo hace a través de plataformas basadas en la nube que sincronizan los datos en tiempo real. Esto significa que puede ofrecer un servicio al huésped coherente y gestionar su negocio de forma más eficiente, independientemente del número de habitaciones o ubicaciones que gestione.
Con esta guía, obtendrá:
- Una comprensión clara de cómo funcionan los sistemas hoteleros para múltiples propiedades en términos de arquitectura
- Conocimiento de los componentes clave que todo PMS para múltiples propiedades debe tener
- Estrategias de implementación que minimizan las interrupciones en múltiples ubicaciones
- Criterios de selección de proveedores basados en requisitos operativos reales
- Beneficios operativos cuantificables derivados de un sistema de gestión hotelera centralizado
Comprensión de los sistemas de gestión hotelera multipropiedad
Un sistema de gestión para múltiples propiedades es un tipo de software de gestión hotelera que permite gestionar las operaciones diarias de varias propiedades desde un único panel de control. Estas plataformas combinan la gestión de reservas, los datos de los huéspedes, los sistemas de gestión de ingresos y la gestión de limpieza en un único sistema al que se puede acceder desde cualquier propiedad o punto de acceso remoto. Esto difiere del software PMS para hoteles independiente, que solo funciona en una única ubicación.
El control centralizado evita que los gestores de cadenas hoteleras o de hoteles independientes con varias ubicaciones tengan que introducir los mismos datos varias veces, que los huéspedes tengan experiencias diferentes y que se pierda dinero cuando las propiedades operan de forma independiente.
Arquitectura del sistema central
Los sistemas modernos de gestión de propiedades para empresas hoteleras con varios establecimientos incluyen una arquitectura de PMS basada en la nube y bases de datos centralizadas que se sincronizan en tiempo real en todos los establecimientos conectados. Esta infraestructura garantiza que, tan pronto como un huésped reserve en un establecimiento, su perfil, preferencias y estado de fidelidad aparezcan en todos los demás establecimientos de su cartera.
El software PMS para hoteles basado en la nube permite a los grupos hoteleros crecer sin tener que comprar nuevo hardware en cada ubicación. Dado que la base de datos está consolidada, los cambios en las tarifas, la disponibilidad y las opciones de comunicación con los huéspedes se producen al mismo tiempo en toda su cartera, por lo que no es necesario actualizar cada propiedad manualmente.
Componentes de integración
Tres componentes de integración constituyen la base de una buena gestión hotelera multipropiedad:
Sistema de gestión hotelera (PMS): El núcleo operativo se encarga de los registros de entrada y salida, la disponibilidad de habitaciones, el servicio de limpieza y las operaciones de recepción en todas las ubicaciones.
Gestor de canales: un gestor de canales integrado envía las tarifas y la disponibilidad de todas las propiedades a agencias de viajes online como Booking.com y Expedia al mismo tiempo. Esto evita el overbooking y facilita el control de la distribución.
Motor de reservas: un motor de reservas para múltiples propiedades permite a los visitantes de su sitio web buscar disponibilidad en todas sus propiedades, compararlas y realizar reservas directas sin tener que pagar comisiones a las OTA.
Estas partes deben funcionar juntas de forma fluida a través de enlaces API, compartiendo perfiles de huéspedes y datos operativos para proporcionar la experiencia unificada que distingue a los grupos hoteleros profesionales de los establecimientos que solo están débilmente conectados. Cuando se comprende este diseño, queda claro por qué algunas funcionalidades son importantes para el uso en el mundo real.
Los componentes de integración mencionados anteriormente solo son necesarios si el sistema de gestión de propiedades que utiliza actualmente el grupo hotelero no incluye de serie la gestión de múltiples propiedades. Prostay y otros sistemas modernos de gestión de propiedades están diseñados desde cero para gestionar numerosas propiedades. Esto significa que las cadenas hoteleras pueden reducir el tiempo que lleva integrar nuevos sistemas de meses a unas pocas semanas.
Características esenciales para la gestión de múltiples propiedades
Para convertir la integración teórica en excelencia operativa, un software eficaz de gestión de múltiples propiedades necesita ciertas características que se basen en la arquitectura del sistema descrita anteriormente. Los siguientes elementos principales son requisitos previos que los grupos hoteleros deben cumplir para tener un control centralizado real.
Reservas y datos de huéspedes centralizados
Los perfiles unificados de huéspedes son la base para gestionar a los huéspedes en múltiples propiedades. Cuando un huésped que ha estado antes en una de sus propiedades vuelve a reservar, su personal debería poder ver de inmediato sus preferencias de habitación, necesidades dietéticas, estancias anteriores y cualquier solicitud que haya realizado durante su última visita. Esta sincronización de datos de huéspedes convierte las transacciones anónimas en experiencias únicas para cada huésped, lo que hace que vuelvan.
Las reservas entre propiedades permiten que el sistema central de reservas proponga otras propiedades cuando las que usted desea están completas. En lugar de limitarse a reaccionar ante las reservas, ahora puede planificarlas. Por ejemplo, si una propiedad en la ciudad está completa, puede conseguir reservas directas para sus apartamentos con servicios cercanos en lugar de perder la reserva por completo.
Aquí es donde Prostay resulta extremadamente útil. Su nuevo motor de reservas multipropiedad permite a las cadenas hoteleras añadir a su sitio web un motor de reservas que muestra de forma creativa todas las propiedades disponibles.
El sistema de gestión multipropiedad debe mantener un único registro maestro de clientes que se actualice automáticamente, independientemente de qué propiedad reciba nueva información. Esto garantizará que todos tus negocios hoteleros ofrezcan el mismo nivel de servicio a los huéspedes. Las cadenas hoteleras que necesiten mejorar la interacción y la gestión con los clientes deben cumplir este criterio esencial en el sector hotelero.
Gestión de la cartera y control de tarifas
Con la gestión de tarifas masivas, los gestores de ingresos pueden modificar los precios en varios hoteles al mismo tiempo, manteniendo las diferencias adecuadas entre los tipos de establecimientos. Una única interfaz controla la estrategia de precios de toda la cartera, por lo que no es necesario iniciar sesión en diferentes sistemas.
A nivel de cartera, los sistemas de gestión de ingresos analizan las tarifas de la competencia, los eventos locales y los patrones de demanda históricos en todas las ubicaciones. Los algoritmos de fijación dinámica de precios pueden encontrar automáticamente los mejores precios para cada establecimiento, manteniendo al mismo tiempo la coherencia de los precios de la marca. Por ejemplo, pueden subir los precios en los establecimientos urbanos durante las conferencias y bajarlos en los complejos turísticos de playa durante la temporada baja.
La gestión de canales envía actualizaciones en tiempo real sobre tarifas y disponibilidad de habitaciones a todas las agencias de viajes online para todas las propiedades. Esto evita el overbooking, que perjudica la experiencia del huésped y la gestión de la reputación.
Gestión del acceso de usuarios y de la seguridad
Los permisos basados en roles determinan qué empleados pueden acceder a determinadas características, funciones y niveles de datos. Un gestor de ingresos podría consultar las finanzas de todas las propiedades, pero un supervisor de limpieza solo podría examinar el estado de las habitaciones de la propiedad que le haya sido asignada.
La autenticación de dos factores (2FA), la integración del inicio de sesión único (SSO) y los registros de auditoría que realizan un seguimiento de todas las modificaciones del sistema son ejemplos de controles de acceso para múltiples propiedades. Las soluciones de cumplimiento del RGPD garantizan que la gestión de los datos de los huéspedes cumpla todos los criterios legales en todas las propiedades sin necesidad de una infraestructura de cumplimiento adicional.
La seguridad incluye el procesamiento de pagos, y las pasarelas de pago integradas gestionan las transacciones de forma segura al tiempo que mantienen toda su cartera conforme a la normativa PCI. Dado que un software de gestión hotelera centralizado contiene datos agregados más valiosos, estas defensas cobran cada vez más importancia.
Una vez identificadas las cualidades importantes, el siguiente paso es ponerlas en práctica de forma planificada.
Estrategias de implementación y capacidades avanzadas
Para implementar con éxito un software de gestión de múltiples propiedades, es necesario prepararse cuidadosamente, ya que resulta difícil coordinar los cambios en varios sitios con diferentes personas, herramientas y formas de hacer las cosas.
Proceso de implementación del sistema
Cuando los hoteles abandonan los sistemas antiguos o crecen pasando de gestionar un solo establecimiento, deben actuar de forma metódica:
- Evaluación y planificación: Revisar los sistemas hoteleros actuales en cada propiedad, anotar cómo funcionará la nueva plataforma con las herramientas ya existentes y establecer métricas de éxito para ella.
- Migración de datos y configuración de la integración: Establezca conexiones API con pasarelas de pago, gestores de canales y otro software hotelero, al tiempo que transfiere los perfiles de los huéspedes, el historial de reservas y los datos operativos desde los sistemas antiguos.
- Formación del personal y configuración de roles: Establecer programas de formación unificados para que los trabajadores de los hoteles en todas las ubicaciones sepan cómo utilizar la nueva interfaz, fácil de usar, y qué derechos tienen en función de su puesto de trabajo.
- Pruebas y coordinación de la puesta en marcha: En cada establecimiento, realice periodos de funcionamiento en paralelo, compruebe la exactitud de los datos, pruebe todas las integraciones y planifique una puesta en marcha por fases para garantizar que las operaciones se desarrollen sin problemas.
Comparación de proveedores de software
Elegir un software de gestión de múltiples propiedades implica comparar proveedores en función de los aspectos que son importantes para gestionar muchas propiedades a la vez:
| Criterios | Prostay | PMS genérico para múltiples propiedades |
|---|---|---|
| Escalabilidad | Arquitectura nativa para múltiples propiedades que admite un número ilimitado de ubicaciones | A menudo se trata de sistemas para una sola propiedad adaptados con funciones multisitio añadidas |
| Exhaustividad de funciones | PMS, CRM, gestión de canales y motor de reservas unificados en una única plataforma | A menudo requiere integraciones de terceros para ofrecer una funcionalidad completa |
| Ecosistema de integración | Conexiones preconfiguradas con el sistema de gestión de restaurantes Tableview y los principales sistemas hoteleros | Calidad de integración variable que requiere desarrollo personalizado |
| Modelo de soporte | Especialistas dedicados a la implementación en múltiples propiedades | Soporte generalista menos familiarizado con la complejidad de la cartera |
| Informes | Análisis de toda la cartera con desglose a nivel de propiedad para RevPAR, ADR y ocupación | Informes a menudo aislados que requieren una consolidación manual |
Prostay ofrece a los grupos con múltiples propiedades todas las funciones que necesitan sin tener que combinar varios sistemas. La arquitectura centralizada de la plataforma se diseñó específicamente para cadenas hoteleras y empresas del sector hostelero que gestionan varias propiedades. Les proporciona una eficiencia operativa real en lugar de soluciones provisionales.
Tableview funciona a la perfección con Prostay como solución de gestión de restaurantes para empresas hoteleras que gestionan restaurantes, bares o servicio de habitaciones en más de una ubicación. Con esta integración, su sistema de gestión de propiedades puede ver todas las operaciones de su hotel, incluidos los locales de restauración. Combina los ingresos de F&B, el inventario y la planificación del personal.
Incluso el software que se elige cuidadosamente puede presentar problemas durante la instalación que deben solucionarse de inmediato.
Retos comunes y soluciones
Es fácil prever los problemas que pueden surgir al utilizar un software de gestión de múltiples propiedades. Ocuparse de estos aspectos con antelación evita que los huéspedes tengan malas experiencias y garantiza el buen funcionamiento de las operaciones diarias.
Problemas de migración e integración de datos
Solución: Inicie la migración por etapas con su propiedad más estandarizada, asegurándose de que los datos sean correctos antes de pasar a áreas con sistemas heredados más complicados. Antes de la puesta en marcha, asegúrese de probar la conectividad de la API con integraciones importantes como pasarelas de pago, un gestor de canales integrado y un motor de reservas. Establezca periodos de funcionamiento paralelo en los que tanto el sistema antiguo como el nuevo estén en funcionamiento al mismo tiempo. Esto permite al personal verificar la precisión sin interrumpir las operaciones.
Con Prostay, la migración de datos está incluida en nuestro servicio y funcionalidad básicos. Para las reservas, cada propiedad cuenta con una función de migración de reservas integrada, o bien puede solicitar la ayuda de nuestro equipo de migración de datos, que estará listo para asistirle durante la configuración inicial.
Formación del personal en múltiples ubicaciones
Solución: Crea programas de formación centralizados con módulos comunes que cubran las funciones básicas. A continuación, añade sesiones específicas para cada establecimiento que satisfagan las necesidades operativas particulares de cada uno. Elige superusuarios en cada ubicación que reciban formación adicional y sean el primer punto de contacto para los compañeros que necesiten ayuda. Las tecnologías modernas como Prostay cuentan con interfaces intuitivas que facilitan la formación, pero sigue siendo importante contar con los mismos procedimientos en todos los establecimientos para mantener unos altos estándares de servicio.
Mantener la coherencia de la marca
Solución: Utilice las herramientas de gestión de plantillas para asegurarse de que todos los establecimientos utilicen la misma comunicación con los huéspedes, las mismas estructuras de tarifas y los mismos protocolos de servicio. La aplicación automatizada de las políticas garantiza que los hoteles boutique de su cartera mantengan su estilo único sin dejar de seguir las mismas reglas en cuanto a la comunicación con los huéspedes, la gestión de su reputación y el funcionamiento de sus programas de fidelización.
Estas soluciones convierten los problemas habituales en pasos factibles para ponerlos en práctica, preparando su negocio para una gestión exitosa en varias propiedades.
Conclusión y próximos pasos
El software de gestión multipropiedad cambia la forma de trabajar de los grupos hoteleros al ofrecerles un control total sobre las reservas, los perfiles de los huéspedes y la gestión de ingresos en todas sus propiedades, en lugar de tener que lidiar con sistemas independientes. En el sector hotelero, las mejoras en la eficiencia operativa, menos errores gracias a la automatización, huéspedes más satisfechos gracias a un servicio personalizado y mayores beneficios gracias a una fijación de precios coordinada, proporcionan a las empresas ventajas duraderas frente a sus competidores.
Medidas inmediatas:
- Evalúe las deficiencias del sistema actual: compruebe el software de gestión hotelera de cada establecimiento y anote cualquier proceso manual, problema de integración y anomalía en la experiencia del huésped que desaparecería si la administración se centralizara.
- Solicite una demostración de Prostay: compruebe cómo un PMS específico para múltiples propiedades satisface las necesidades de su cartera, como la integración de Tableview para las operaciones de restauración.
- Planifique el calendario de integración: elabore un calendario de implementación por fases que tenga en cuenta la formación, el traslado de datos y la puesta en marcha simultánea de varios establecimientos.
Si su empresa está preparada para mejorar sus capacidades en la gestión de múltiples propiedades, explore estrategias de optimización de la gestión de ingresos que utilicen datos de demanda de todas sus propiedades y enfoques de mejora de la experiencia del huésped que conviertan todos sus datos de huéspedes en experiencias personalizadas que estos recordarán.
Recursos adicionales
- Guías de implementación de Prostay para grupos con múltiples propiedades que abarcan la migración de datos, la formación del personal y la configuración de la integración
- Documentación de integración de Tableview para la gestión de restaurantes, que permite unificar las operaciones de restauración en todas las propiedades
- Mejores prácticas del sector para la gestión de canales y la optimización de las reservas directas en entornos con múltiples propiedades
- Marcos de cumplimiento de seguridad para la gestión centralizada de datos de huéspedes en múltiples ubicaciones
