Mit Hotelsoftware für die Verwaltung mehrerer Häuser können Hotelunternehmen Reservierungen, den Betrieb und Gästedaten über mehrere Standorte hinweg von einer zentralen Plattform aus verwalten. Diese Immobilienverwaltungssoftware beseitigt die operativen Silos, die für Unternehmen im Gastgewerbe Probleme verursachen, da diese für jeden Standort unterschiedliche Systeme nutzen müssen. Sie ersetzt ineffiziente Arbeitsabläufe durch eine zentrale Steuerung Ihres gesamten Portfolios.
Diese Ressource richtet sich an Hotelketten, Boutique-Hotels, Ferienwohnungen und Hotelgruppen, die viele Objekte betreiben. Lösungen für nur ein Objekt sind hier nicht enthalten. Eigentümer von Hotelgruppen, Betriebsleiter und Objektmanager, die nach Hotelmanagement-Lösungen suchen, die mit ihrem Unternehmen mitwachsen können, finden hier nützliche Informationen zur Bewertung, Auswahl und Einrichtung dieser Systeme für die Verwaltung mehrerer Objekte.
Eine Multi-Property-Management-Software verwaltet Reservierungen, Revenue Management, Housekeeping und Gästeprofile für alle Ihre Objekte an einem Ort. Dies geschieht über cloudbasierte Plattformen, die Daten in Echtzeit synchronisieren. Das bedeutet, dass Sie einen einheitlichen Gästeservice bieten und Ihr Unternehmen effizienter führen können, unabhängig davon, wie viele Zimmer oder Standorte Sie verwalten.
In diesem Leitfaden erfahren Sie:
- Ein klares Verständnis dafür, wie Multi-Property-Hotelsysteme in Bezug auf ihre Architektur funktionieren
- Ein Verständnis der Schlüsselkomponenten, über die jedes Multi-Property-PMS verfügen sollte
- Implementierungsstrategien, die Störungen an mehreren Standorten minimieren
- Kriterien für die Anbieterauswahl auf der Grundlage realer betrieblicher Anforderungen
- Quantifizierbare betriebliche Vorteile durch ein zentralisiertes Hotelmanagementsystem
Einblick in Hotelmanagementsysteme für mehrere Häuser
Ein Multi-Property-Managementsystem ist eine Art Hotelmanagement-Software, mit der Sie den täglichen Betrieb mehrerer Häuser über ein einziges Dashboard verwalten können. Diese Plattformen vereinen Reservierungsmanagement, Gästedaten, Revenue-Management-Systeme und Housekeeping-Management in einem System, auf das von jedem Haus oder Remote-Zugangspunkt aus zugegriffen werden kann. Dies unterscheidet sich von eigenständiger Hotel-PMS-Software, die nur an einem Standort funktioniert.
Durch die zentralisierte Steuerung müssen Immobilienmanager von Hotelketten oder unabhängigen Hotels mit verschiedenen Standorten nicht mehr dieselben Daten mehrfach eingeben, es kommt nicht mehr zu unterschiedlichen Gästeerlebnissen und es entstehen keine finanziellen Verluste mehr, wenn die Immobilien eigenständig betrieben werden.
Kernarchitektur des Systems
Moderne Property-Management-Systeme für Hotelunternehmen mit mehreren Häusern verfügen über eine cloudbasierte PMS-Architektur und zentralisierte Datenbanken, die in Echtzeit über alle verbundenen Häuser hinweg synchronisiert werden. Diese Infrastruktur stellt sicher, dass, sobald ein Gast an einem Standort bucht, sein Profil, seine Präferenzen und sein Treuestatus in allen anderen Häusern Ihres Portfolios angezeigt werden.
Cloud-basierte Hotel-PMS-Software ermöglicht es Hotelgruppen zu wachsen, ohne an jedem Standort neue Hardware anschaffen zu müssen. Da die Datenbank konsolidiert ist, erfolgen Änderungen an Preisen, Verfügbarkeit und Kommunikationsoptionen für Gäste gleichzeitig in Ihrem gesamten Portfolio, sodass Sie nicht jede Unterkunft manuell aktualisieren müssen.
Integrationskomponenten
Drei Integrationskomponenten bilden die Grundlage für ein gutes Hotelmanagement mit mehreren Häusern:
Property Management System (PMS): Das operative Herzstück kümmert sich um Check-ins und Check-outs, Zimmerverfügbarkeit, Housekeeping und den Rezeptionbetrieb an allen Standorten.
Channel Manager: Ein integrierter Channel Manager übermittelt Preise und Verfügbarkeiten für alle Häuser gleichzeitig an Online-Reisebüros wie Booking.com und Expedia. Dies verhindert Überbuchungen und erleichtert die Steuerung des Vertriebs.
Buchungsmaschine: Eine Buchungsmaschine für mehrere Häuser ermöglicht es Besuchern Ihrer Website, die Verfügbarkeit aller Ihrer Häuser zu suchen, diese zu vergleichen und Direktbuchungen vorzunehmen, für die keine OTA-Provisionen anfallen.
Diese Komponenten müssen über API-Verbindungen reibungslos zusammenarbeiten und Gästeprofile sowie Betriebsdaten austauschen, um das einheitliche Erlebnis zu bieten, das professionelle Hotelgruppen von Standorten unterscheidet, die nur schwach vernetzt sind. Wenn man dieses Konzept versteht, wird klar, warum bestimmte Funktionen für den praktischen Einsatz wichtig sind.
Die oben genannten Integrationskomponenten sind nur erforderlich, wenn das derzeit von der Hotelgruppe verwendete Property-Management-System nicht über eine integrierte Verwaltung mehrerer Objekte verfügt. Prostay und andere moderne Property-Management-Systeme sind von Grund auf für die Verwaltung vieler Objekte konzipiert. Das bedeutet, dass Hotelketten die Zeit für die Integration neuer Systeme von Monaten auf wenige Wochen verkürzen können.
Wesentliche Funktionen für die Verwaltung mehrerer Objekte
Um theoretische Integration in operative Exzellenz umzusetzen, benötigt eine effektive Software für die Verwaltung mehrerer Objekte bestimmte Funktionen, die auf der oben beschriebenen Systemarchitektur aufbauen. Die folgenden wesentlichen Elemente sind Voraussetzungen, die Hotelgruppen erfüllen müssen, um eine echte zentralisierte Kontrolle zu erlangen.
Zentralisierte Reservierungen und Gästedaten
Einheitliche Gästeprofile bilden die Grundlage für die Verwaltung von Gästen über mehrere Objekte hinweg. Wenn ein Gast, der bereits in einem Ihrer Objekte übernachtet hat, erneut bucht, sollten Ihre Mitarbeiter sofort seine Zimmerpräferenzen, Ernährungsbedürfnisse, früheren Aufenthalte und alle Wünsche, die er bei seinem letzten Besuch geäußert hat, einsehen können. Diese Synchronisierung der Gästedaten verwandelt anonyme Transaktionen in einzigartige Erlebnisse für jeden Gast, was dafür sorgt, dass sie wiederkommen.
Durch die standortübergreifende Buchung kann das zentrale Reservierungssystem andere Häuser vorschlagen, wenn die gewünschten bereits ausgebucht sind. Anstatt nur auf Reservierungen zu reagieren, können Sie diese nun planen. Wenn beispielsweise ein Haus in der Stadt ausgebucht ist, können Sie direkte Buchungen für Ihre benachbarten Serviced Apartments erhalten, anstatt die Buchung komplett zu verlieren.
Hier kommt Prostay besonders zum Tragen. Mit seiner neuen Multi-Property-Buchungsmaschine können Hotelketten eine Buchungsmaschine für mehrere Objekte auf ihrer Website einbinden, die alle verfügbaren Objekte auf kreative Weise anzeigt.
Das Multi-Property-Management-System sollte einen einzigen Kundenstammdatensatz führen, der sich automatisch aktualisiert, unabhängig davon, für welche Unterkunft neue Informationen vorliegen. So stellen Sie sicher, dass alle Ihre Gastronomiebetriebe den Gästen denselben Servicestandard bieten. Hotelketten, die eine bessere Kundeninteraktion und -verwaltung benötigen, müssen dieses wesentliche Kriterium in der Gastronomiebranche erfüllen.
Portfoliomanagement und Preissteuerung
Mit der Verwaltung von Sammelpreisen können Revenue Manager Preise in mehreren Hotels gleichzeitig ändern und dabei die richtigen Unterschiede zwischen den Unterkunftstypen beibehalten. Eine einzige Schnittstelle steuert die Preisstrategie für das gesamte Portfolio, sodass Sie sich nicht in verschiedene Systeme einloggen müssen.
Auf Portfolioebene berücksichtigen Revenue-Management-Systeme die Preise der Wettbewerber, lokale Veranstaltungen und vergangene Nachfragemuster an allen Standorten. Dynamische Preisalgorithmen können automatisch die besten Preise für jede Unterkunft ermitteln und gleichzeitig die Markenkonsistenz der Preise gewährleisten. So können sie beispielsweise die Preise in städtischen Unterkünften während Konferenzen erhöhen und sie in Strandresorts in der Nebensaison senken.
Das Channel-Management sendet Echtzeit-Updates zu Preisen und Zimmerverfügbarkeit an alle Online-Reisebüros für alle Unterkünfte. Dies verhindert Überbuchungen, die das Gästeerlebnis und das Reputationsmanagement beeinträchtigen.
Benutzerzugriff und Sicherheitsmanagement
Rollenbasierte Berechtigungen legen fest, welche Mitarbeiter auf bestimmte Merkmale, Funktionen und Datenebenen zugreifen können. Ein Revenue Manager könnte die Finanzen aller Unterkünfte einsehen, während ein Housekeeping-Supervisor nur den Status der Zimmer in der ihm zugewiesenen Unterkunft überprüfen könnte.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Single-Sign-On (SSO)-Integration und Prüfpfade, die alle Systemänderungen protokollieren, sind Beispiele für Zugriffskontrollen für mehrere Objekte. Lösungen zur Einhaltung der DSGVO stellen sicher, dass die Verwaltung von Gästedaten in allen Objekten alle gesetzlichen Kriterien erfüllt, ohne dass eine zusätzliche Compliance-Infrastruktur erforderlich ist.
Die Sicherheit umfasst auch die Zahlungsabwicklung, und integrierte Zahlungsgateways wickeln Transaktionen sicher ab, während Ihr gesamtes Portfolio PCI-konform bleibt. Da eine zentralisierte Hotelmanagement-Software immer mehr wertvolle aggregierte Daten enthält, gewinnen diese Sicherheitsmaßnahmen zunehmend an Bedeutung.
Nachdem die wichtigen Eigenschaften ermittelt wurden, besteht der nächste Schritt darin, diese planmäßig umzusetzen.
Implementierungsstrategien und erweiterte Funktionen
Um eine Software für die Verwaltung mehrerer Objekte erfolgreich einzuführen, müssen Sie sich sorgfältig vorbereiten, da es schwierig ist, Änderungen über mehrere Standorte hinweg mit verschiedenen Personen, Tools und Arbeitsweisen zu koordinieren.
Prozess der Systembereitstellung
Wenn Hotels von alten Systemen umsteigen oder von der Verwaltung einer einzigen Immobilie auf mehrere Standorte expandieren, müssen sie methodisch vorgehen:
- Bewertung und Planung: Prüfen Sie die aktuellen Hotelsysteme an jedem Standort, legen Sie fest, wie die neue Plattform mit den bereits vorhandenen Tools zusammenarbeiten soll, und definieren Sie Erfolgskennzahlen dafür.
- Datenmigration und Integrationskonfiguration: Richten Sie API-Verbindungen zu Zahlungsgateways, Channel-Managern und anderer Hotelsoftware ein, während Sie Gästeprofile, Buchungshistorie und Betriebsdaten aus den alten Systemen übertragen.
- Mitarbeiterschulung und Rollenkonfiguration: Richten Sie einheitliche Schulungsprogramme ein, damit die Hotelmitarbeiter an allen Standorten wissen, wie sie die neue, benutzerfreundliche Oberfläche nutzen und welche Rechte sie je nach ihrer Position haben.
- Tests und Koordination der Inbetriebnahme: Führen Sie an jedem Standort Parallelbetriebsphasen durch, überprüfen Sie die Richtigkeit der Daten, testen Sie alle Integrationen und planen Sie eine schrittweise Inbetriebnahme, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Vergleich von Softwareanbietern
Die Auswahl einer Software für die Verwaltung mehrerer Häuser bedeutet, Anbieter anhand der Kriterien zu vergleichen, die für die gleichzeitige Verwaltung vieler Häuser wichtig sind:
| Kriterien | Prostay | Generisches PMS für mehrere Objekte |
|---|---|---|
| Skalierbarkeit | Native Architektur für mehrere Objekte, die eine unbegrenzte Anzahl von Standorten unterstützt | Häufig nachgerüstete Systeme für einzelne Objekte mit nachträglich hinzugefügten Funktionen für mehrere Standorte |
| Funktionsumfang | Einheitliches PMS, CRM, Channel-Management und Buchungsmaschine auf einer einzigen Plattform | Erfordert häufig Integrationen von Drittanbietern für vollständige Funktionalität |
| Integrationsökosystem | Vorkonfigurierte Verbindungen mit Tableview-Restaurantmanagement und gängigen Hotelsystemen | Variable Integrationsqualität, die eine kundenspezifische Entwicklung erfordert |
| Support-Modell | Spezialisten für die Implementierung in mehreren Häusern | Allgemeiner Support, der mit der Komplexität des Portfolios weniger vertraut ist |
| Berichterstattung | Portfolio-weite Analysen mit Drilldown auf Objektebene für RevPAR, ADR, Auslastung | Häufig isolierte Berichterstattung, die eine manuelle Konsolidierung erfordert |
Prostay bietet Gruppen mit mehreren Objekten alle Funktionen, die sie benötigen, ohne dass mehrere Systeme zusammengeschustert werden müssen. Die zentralisierte Architektur der Plattform wurde speziell für Hotelketten und Gastronomiebetriebe entwickelt, die mehrere Objekte verwalten. Sie bietet ihnen echte betriebliche Effizienz statt Umgehungslösungen.
Tableview lässt sich perfekt mit Prostay kombinieren und dient als Restaurantmanagement-Lösung für Hotelunternehmen, die Restaurants, Bars oder Zimmerservice an mehr als einem Standort betreiben. Durch diese Anbindung kann Ihr Property-Management-System alle Betriebsabläufe Ihres Hotels einsehen, einschließlich der gastronomischen Einrichtungen. Es vereint F&B-Umsätze, Bestandsverwaltung und Personalplanung.
Selbst sorgfältig ausgewählte Software kann bei der Installation Probleme aufweisen, die sofort behoben werden müssen.
Häufige Herausforderungen und Lösungen
Es ist leicht, die Probleme vorherzusehen, die bei der Nutzung von Software für die Verwaltung mehrerer Standorte auftreten können. Wenn man sich im Voraus um diese Dinge kümmert, verhindert man, dass Gäste schlechte Erfahrungen machen, und sorgt für einen reibungslosen täglichen Betrieb.
Probleme bei der Datenmigration und -integration
Lösung: Beginnen Sie die schrittweise Migration mit Ihrer am stärksten standardisierten Unterkunft und stellen Sie sicher, dass die Daten korrekt sind, bevor Sie zu Bereichen mit komplexeren Altsystemen übergehen. Testen Sie vor der Inbetriebnahme unbedingt die API-Konnektivität mit wichtigen Integrationen wie Zahlungsgateways, einem integrierten Channel-Manager und einer Buchungsmaschine. Richten Sie Phasen des Parallelbetriebs ein, in denen sowohl das alte als auch das neue System gleichzeitig laufen. So kann das Personal die Daten auf Richtigkeit überprüfen, während der Betrieb weiterläuft.
Bei Prostay ist die Datenmigration in unserem Basisdienst und unseren Funktionen enthalten. Für Reservierungen verfügt jede Unterkunft über eine integrierte Funktion zur Reservierungsmigration, oder Sie können die Unterstützung unseres Datenmigrationsteams in Anspruch nehmen, das Ihnen bei der Ersteinrichtung gerne zur Seite steht.
Mitarbeiterschulungen an mehreren Standorten
Lösung: Erstellen Sie zentralisierte Schulungsprogramme mit gemeinsamen Modulen, die die Grundfunktionen abdecken. Fügen Sie dann unternehmensspezifische Schulungen hinzu, die den besonderen betrieblichen Anforderungen jedes Standorts gerecht werden. Wählen Sie an jedem Standort Superuser aus, die eine zusätzliche Schulung erhalten und als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter dienen, die Hilfe benötigen. Moderne Technologien wie Prostay verfügen über benutzerfreundliche Oberflächen, die die Schulung erleichtern, doch es ist nach wie vor wichtig, in allen Standorten einheitliche Abläufe zu haben, um hohe Servicestandards zu gewährleisten.
Wahrung der Markenkonsistenz
Lösung: Nutzen Sie die Vorlagen-Management-Tools, um sicherzustellen, dass alle Häuser die gleiche Gästekommunikation, Preisstrukturen und Serviceprotokolle verwenden. Die automatisierte Durchsetzung von Richtlinien stellt sicher, dass die Boutique-Hotels in Ihrem Portfolio ihren eigenen einzigartigen Stil beibehalten und gleichzeitig die gleichen Regeln für die Gästekommunikation, das Reputationsmanagement und die Durchführung ihrer Treueprogramme befolgen.
Diese Lösungen wandeln häufige Probleme in umsetzbare Schritte um, damit Ihr Unternehmen für einen erfolgreichen Betrieb über mehrere Häuser hinweg gerüstet ist.
Fazit und nächste Schritte
Software für die Verwaltung mehrerer Häuser verändert die Arbeitsweise von Hotelgruppen, indem sie ihnen die volle Kontrolle über Reservierungen, Gästeprofile und das Ertragsmanagement aller ihrer Häuser gibt, anstatt sich mit separaten Systemen auseinandersetzen zu müssen. In der Hotellerie verschaffen die Effizienzgewinne im Betrieb – weniger Fehler durch Automatisierung, zufriedenere Gäste dank maßgeschneiderter Dienstleistungen und höhere Gewinne dank koordinierter Preisgestaltung – den Unternehmen langfristige Vorteile gegenüber ihren Mitbewerbern.
Sofort umsetzbare Schritte:
- Bewerten Sie aktuelle Systemlücken: Überprüfen Sie die Hotelmanagement-Software in jedem Haus und notieren Sie alle manuellen Prozesse, Integrationsprobleme und Unregelmäßigkeiten im Gästeerlebnis, die durch eine zentralisierte Verwaltung beseitigt werden könnten.
- Fordern Sie eine Prostay-Demonstration an: Prüfen Sie, wie ein speziell entwickeltes PMS für mehrere Häuser die Anforderungen Ihres Portfolios erfüllt, beispielsweise durch die Tableview-Integration für den Gastronomiebereich.
- Planen Sie den Zeitplan für die Integration: Erstellen Sie einen stufenweisen Implementierungsplan, der Schulungen, die Datenmigration und die gleichzeitige Inbetriebnahme mehrerer Häuser berücksichtigt.
Wenn Ihr Unternehmen bereit ist, seine Kompetenzen im Bereich der Verwaltung mehrerer Häuser zu verbessern, sollten Sie sich mit Strategien zur Optimierung des Revenue Managements befassen, die Nachfragedaten aus all Ihren Häusern nutzen, sowie mit Ansätzen zur Verbesserung des Gästeerlebnisses, die alle Ihre Gästedaten in personalisierte Gästeerlebnisse verwandeln, an die sich die Gäste gerne erinnern werden.
Weitere Ressourcen
- Prostay-Implementierungsleitfäden für Gruppen mit mehreren Standorten, die Datenmigration, Mitarbeiterschulung und Integrationskonfiguration abdecken
- Tableview-Dokumentation zur Integration des Restaurantmanagements für einen einheitlichen F&B-Betrieb über alle Objekte hinweg
- Branchen-Best-Practices für Channel-Management und die Optimierung von Direktbuchungen in Umgebungen mit mehreren Objekten
- Rahmenwerke zur Einhaltung von Sicherheitsvorschriften für die zentralisierte Verwaltung von Gästedaten über mehrere Standorte hinweg
