Grazie al software alberghiero per la gestione multiproprietà, le catene alberghiere possono gestire prenotazioni, operazioni e dati degli ospiti in diverse sedi da un'unica piattaforma centrale. Questo software di gestione delle proprietà elimina i compartimenti stagni operativi che causano problemi alle strutture ricettive costrette a utilizzare sistemi diversi per ogni sede. Sostituisce i flussi di lavoro frammentati con un unico sistema di controllo su tutto il proprio portafoglio.
Questa risorsa è destinata a catene alberghiere, boutique hotel, case vacanza e gruppi alberghieri che gestiscono numerose strutture. Non include soluzioni per una sola struttura. I proprietari di gruppi alberghieri, i direttori operativi e i gestori di strutture alla ricerca di soluzioni di gestione alberghiera in grado di crescere insieme alla loro attività troveranno informazioni utili su come valutare, scegliere e configurare questi sistemi di gestione multiproprietà.
Il software di gestione multiproprietà tiene traccia delle prenotazioni, della gestione dei ricavi, delle pulizie e dei profili degli ospiti per tutte le vostre proprietà in un unico posto. Lo fa attraverso piattaforme basate sul cloud che sincronizzano i dati in tempo reale. Ciò significa che potete fornire un servizio agli ospiti coerente e gestire la vostra attività in modo più efficiente, indipendentemente dal numero di camere o sedi che gestite.
Da questa guida otterrai:
- Una chiara comprensione di come funzionano i sistemi alberghieri multi-proprietà in termini di architettura
- Una comprensione dei componenti chiave che ogni PMS multi-proprietà dovrebbe avere
- Strategie di implementazione che riducono al minimo le interruzioni tra più sedi
- Criteri di selezione dei fornitori basati su reali requisiti operativi
- Vantaggi operativi quantificabili derivanti da un sistema di gestione centralizzata delle strutture
Comprendere i sistemi di gestione alberghiera multi-struttura
Un sistema di gestione multi-proprietà è un tipo di software di gestione alberghiera che consente di gestire le operazioni quotidiane di diverse proprietà da un'unica dashboard. Queste piattaforme combinano la gestione delle prenotazioni, i dati degli ospiti, i sistemi di gestione dei ricavi e la gestione delle pulizie in un unico sistema accessibile da qualsiasi proprietà o punto di accesso remoto. Ciò differisce dal software PMS alberghiero autonomo che funziona solo in un unico sito.
Il controllo centralizzato evita ai gestori di catene alberghiere o di hotel indipendenti con diverse sedi di dover inserire più volte gli stessi dati, di offrire agli ospiti esperienze diverse e di subire perdite finanziarie quando le strutture operano in modo autonomo.
Architettura di base del sistema
I moderni sistemi di gestione delle proprietà per le società alberghiere con diverse strutture includono un'architettura PMS basata su cloud e database centralizzati che si sincronizzano in tempo reale tra tutte le strutture collegate. Questa infrastruttura garantisce che, non appena un ospite prenota in una struttura, il suo profilo, le sue preferenze e il suo stato di fedeltà vengano visualizzati in tutte le altre strutture del vostro portafoglio.
Il software PMS per hotel basato su cloud consente ai gruppi alberghieri di crescere senza dover acquistare nuovo hardware in ogni sede. Poiché il database è consolidato, le modifiche alle tariffe, alla disponibilità e alle opzioni di comunicazione con gli ospiti avvengono contemporaneamente in tutto il portafoglio, quindi non è necessario aggiornare manualmente ogni struttura.
Componenti di integrazione
Tre componenti di integrazione costituiscono la base di una buona gestione alberghiera multiproprietà:
Sistema di gestione delle proprietà (PMS): il nucleo operativo si occupa dei check-in e dei check-out, della disponibilità delle camere, delle pulizie e delle operazioni di reception in tutte le sedi.
Channel Manager: un channel manager integrato invia contemporaneamente tariffe e disponibilità di tutte le strutture alle agenzie di viaggio online come Booking.com ed Expedia. Questo impedisce gli overbooking e semplifica il controllo della distribuzione.
Motore di prenotazione: un motore di prenotazione multi-struttura consente ai visitatori del tuo sito web di cercare la disponibilità in tutte le tue strutture, confrontarle ed effettuare prenotazioni dirette senza dover pagare commissioni alle OTA.
Queste parti devono funzionare insieme senza intoppi attraverso collegamenti API, condividendo i profili degli ospiti e i dati operativi per fornire quell'esperienza unificata che distingue i gruppi alberghieri professionali dalle strutture che sono collegate solo in modo debole. Quando si comprende questo design, diventa chiaro perché alcune funzionalità sono importanti per l'uso nel mondo reale.
I componenti di integrazione sopra indicati sono necessari solo se l'attuale sistema di gestione delle proprietà utilizzato dal gruppo alberghiero non dispone di una gestione multiproprietà integrata. Prostay e altri moderni sistemi di gestione delle proprietà sono progettati fin dall'inizio per gestire molte proprietà. Ciò significa che le catene alberghiere possono ridurre il tempo necessario per integrare nuovi sistemi da mesi a poche settimane.
Caratteristiche essenziali per la gestione multiproprietà
Per trasformare l'integrazione teorica in eccellenza operativa, un software efficace per la gestione multiproprietà necessita di determinate funzionalità che si basano sull'architettura di sistema sopra descritta. I seguenti elementi principali sono prerequisiti che i gruppi alberghieri devono possedere per avere un vero controllo centralizzato.
Prenotazioni centralizzate e dati degli ospiti
I profili ospiti unificati sono la base per la gestione degli ospiti in più strutture. Quando un ospite che ha già soggiornato in una delle vostre strutture effettua una nuova prenotazione, il vostro personale dovrebbe essere in grado di visualizzare immediatamente le sue preferenze di camera, le esigenze alimentari, i soggiorni precedenti e qualsiasi richiesta fatta durante l'ultima visita. Questa sincronizzazione dei dati degli ospiti trasforma le transazioni anonime in esperienze uniche per ogni ospite, il che li spinge a tornare.
La prenotazione tra strutture consente al sistema di prenotazione centrale di proporre altre strutture quando quelle desiderate sono al completo. Invece di limitarti a reagire alle prenotazioni, ora puoi pianificarle. Ad esempio, se una struttura in città è al completo, puoi ottenere prenotazioni dirette per i tuoi appartamenti serviti nelle vicinanze, invece di perdere completamente la prenotazione.
È qui che Prostay si rivela estremamente utile. Il suo nuovo motore di prenotazione multiproprietà consente alle catene alberghiere di aggiungere al proprio sito web un motore di prenotazione multiproprietà che mostra in modo creativo tutte le proprietà disponibili.
Il sistema di gestione multiproprietà dovrebbe mantenere un unico record master del cliente che si aggiorna automaticamente, indipendentemente dalla struttura che riceve nuove informazioni. Ciò garantirà che tutte le tue attività ricettive forniscano lo stesso livello di servizio agli ospiti. Le catene alberghiere che necessitano di una migliore interazione e gestione dei clienti devono soddisfare questo criterio essenziale nel settore dell'ospitalità.
Gestione del portafoglio e controllo delle tariffe
Con la gestione delle tariffe in blocco, i revenue manager possono modificare i prezzi in diversi hotel contemporaneamente, mantenendo le giuste differenze tra i tipi di struttura. Un'unica interfaccia controlla la strategia di prezzo per l'intero portafoglio, così non è necessario accedere a sistemi diversi.
A livello di portafoglio, i sistemi di revenue management analizzano le tariffe della concorrenza, gli eventi locali e i modelli di domanda passati in tutte le località. Gli algoritmi di determinazione dinamica dei prezzi possono trovare automaticamente i prezzi migliori per ogni struttura, mantenendo al contempo coerenti i prezzi del marchio. Ad esempio, possono aumentare i prezzi nelle strutture in città durante le conferenze e abbassarli nei resort sulla spiaggia durante la bassa stagione.
La gestione dei canali invia aggiornamenti in tempo reale sulle tariffe e sulla disponibilità delle camere a tutte le agenzie di viaggio online per tutte le strutture. Questo impedisce gli overbooking, che danneggiano l'esperienza degli ospiti e la gestione della reputazione.
Gestione degli accessi e della sicurezza degli utenti
Le autorizzazioni basate sui ruoli determinano quali dipendenti possono accedere a determinate caratteristiche, funzioni e livelli di dati. Un revenue manager potrebbe esaminare le finanze di tutte le proprietà, mentre un supervisore delle pulizie potrebbe esaminare solo lo stato delle camere nella proprietà a lui assegnata.
L'autenticazione a due fattori (2FA), l'integrazione del Single Sign-On (SSO) e gli audit trail che tengono traccia di tutte le modifiche al sistema sono tutti esempi di controlli di accesso multi-struttura. Le soluzioni di conformità al GDPR assicurano che la gestione dei dati degli ospiti soddisfi tutti i criteri legali in tutte le strutture senza la necessità di un'infrastruttura di conformità aggiuntiva.
La sicurezza include l'elaborazione dei pagamenti e i gateway di pagamento integrati gestiscono le transazioni in modo sicuro, mantenendo l'intero portafoglio conforme allo standard PCI. Poiché un software centralizzato di gestione alberghiera contiene dati aggregati più preziosi, queste difese diventano sempre più importanti.
Dopo aver individuato le caratteristiche importanti, il passo successivo è metterle in pratica in modo pianificato.
Strategie di implementazione e funzionalità avanzate
Per implementare con successo un software di gestione multi-struttura, è necessario prepararsi con cura perché è difficile coordinare i cambiamenti tra diversi siti con persone, strumenti e modi di operare diversi.
Processo di implementazione del sistema
Quando gli hotel abbandonano i vecchi sistemi o si espandono passando dalla gestione di una sola struttura a più strutture, devono procedere in modo metodico:
- Valutazione e pianificazione: verificare i sistemi alberghieri attuali in ciascuna struttura, definire come la nuova piattaforma interagirà con gli strumenti già presenti e stabilire i parametri di successo.
- Migrazione dei dati e configurazione dell'integrazione: configurare le connessioni API ai gateway di pagamento, ai channel manager e ad altri software alberghieri, trasferendo al contempo i profili degli ospiti, la cronologia delle prenotazioni e i dati operativi dai vecchi sistemi.
- Formazione del personale e configurazione dei ruoli: organizzare programmi di formazione unificati in modo che i dipendenti dell'hotel in tutte le sedi sappiano come utilizzare la nuova interfaccia intuitiva e quali diritti hanno in base al loro ruolo.
- Test e coordinamento del lancio: in ogni struttura, eseguire periodi di funzionamento in parallelo, verificare la correttezza dei dati, testare tutte le integrazioni e pianificare un lancio graduale per garantire il regolare svolgimento delle operazioni.
Confronto tra fornitori di software
Scegliere un software di gestione multiproprietà significa confrontare i fornitori in base agli aspetti importanti per la gestione simultanea di molte proprietà:
| Criteri | Prostay | PMS generico per più proprietà |
|---|---|---|
| Scalabilità | Architettura nativa multi-proprietà che supporta un numero illimitato di sedi | Sistemi per singola struttura spesso adattati con funzionalità multisito aggiuntive |
| Completezza delle funzionalità | PMS, CRM, gestione dei canali e motore di prenotazione unificati in un'unica piattaforma | Richiede spesso integrazioni di terze parti per una funzionalità completa |
| Ecosistema di integrazione | Connessioni predefinite con il sistema di gestione ristoranti Tableview e i principali sistemi alberghieri | Qualità dell'integrazione variabile che richiede uno sviluppo personalizzato |
| Modello di assistenza | Specialisti dedicati all'implementazione multi-struttura | Assistenza generica meno esperta della complessità del portafoglio |
| Reportistica | Analisi a livello di portafoglio con drill-down a livello di struttura per RevPAR, ADR, occupazione | Reportistica spesso compartimentata che richiede un consolidamento manuale |
Prostay offre ai gruppi con più proprietà tutte le funzionalità di cui hanno bisogno senza dover mettere insieme diversi sistemi. L'architettura centralizzata della piattaforma è stata progettata specificamente per le catene alberghiere e le aziende del settore dell'ospitalità che gestiscono diverse proprietà. Offre loro una reale efficienza operativa invece di soluzioni di ripiego.
Tableview funziona perfettamente con Prostay come soluzione di gestione dei ristoranti multi-struttura per le società alberghiere che gestiscono ristoranti, bar o servizio in camera in più di una sede. Grazie a questo collegamento, il vostro sistema di gestione delle strutture può visualizzare tutte le operazioni del vostro hotel, compresi i punti di ristorazione. Combina ricavi F&B, inventario e pianificazione del personale.
Anche un software scelto con cura può presentare problemi durante l'installazione che devono essere risolti immediatamente.
Sfide comuni e soluzioni
È facile prevedere i problemi che potrebbero sorgere durante l'utilizzo di un software di gestione multi-struttura. Occuparsi di questi aspetti in anticipo evita agli ospiti di vivere esperienze negative e garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane.
Problemi di migrazione e integrazione dei dati
Soluzione: Avvia la migrazione graduale partendo dalla struttura più standardizzata, assicurandoti che i dati siano corretti prima di passare ad aree con sistemi legacy più complessi. Prima di andare in produzione, assicurati di testare la connettività API con integrazioni importanti come i gateway di pagamento, un channel manager integrato e un motore di prenotazione. Prevedi periodi di funzionamento in parallelo in cui sia il vecchio che il nuovo sistema siano attivi contemporaneamente. Ciò consente al personale di verificare l'accuratezza mantenendo le operazioni in corso.
Con Prostay, la migrazione dei dati è inclusa nel nostro servizio e nelle nostre funzionalità di base. Per le prenotazioni, ogni struttura dispone di una funzione di migrazione delle prenotazioni integrata oppure è possibile richiedere l'assistenza del nostro team di migrazione dei dati, pronto ad assistervi durante la configurazione iniziale.
Formazione del personale in più sedi
Soluzione: crea programmi di formazione centralizzati con moduli comuni che coprano le funzioni di base. Aggiungi poi sessioni specifiche per ogni struttura che soddisfino le particolari esigenze operative di ciascuna di esse. Scegli dei super-utenti in ogni sede che ricevano una formazione extra e fungano da primo punto di contatto per i colleghi che necessitano di aiuto. Le moderne tecnologie come Prostay dispongono di interfacce intuitive che rendono la formazione più semplice, ma è comunque importante avere le stesse procedure in tutte le strutture per mantenere elevati gli standard di servizio.
Mantenere la coerenza del marchio
Soluzione: utilizzare gli strumenti di gestione dei modelli per garantire che tutte le strutture utilizzino le stesse comunicazioni con gli ospiti, le stesse strutture tariffarie e gli stessi protocolli di servizio. L'applicazione automatizzata delle politiche garantisce che gli hotel boutique del vostro portafoglio mantengano il proprio stile unico, pur seguendo le stesse regole per le comunicazioni con gli ospiti, la gestione della reputazione e la gestione dei programmi fedeltà.
Queste soluzioni trasformano i problemi comuni in passaggi fattibili da mettere in pratica, preparando la tua azienda a gestire con successo diverse strutture.
Conclusione e passi successivi
Il software di gestione multiproprietà cambia il modo di lavorare dei gruppi alberghieri, offrendo loro il pieno controllo su prenotazioni, profili degli ospiti e gestione dei ricavi in tutte le loro strutture, invece di dover gestire sistemi separati. Nel settore dell'ospitalità, i guadagni in termini di efficienza operativa – meno errori grazie all'automazione, ospiti più soddisfatti grazie a un servizio su misura e profitti più elevati grazie a prezzi coordinati – offrono alle aziende vantaggi duraturi rispetto ai loro concorrenti.
Azioni immediate da intraprendere:
- Valutate le attuali lacune del sistema: controllate il software di gestione alberghiera in ogni struttura e annotate eventuali processi manuali, problemi di integrazione e anomalie nell'esperienza degli ospiti che scomparirebbero se l'amministrazione fosse centralizzata.
- Richiedere una dimostrazione di Prostay: verificare in che modo un PMS multi-struttura appositamente progettato soddisfi le esigenze del proprio portafoglio, come l'integrazione di Tableview per le operazioni di ristorazione.
- Pianifica la tempistica dell'integrazione: crea un calendario di implementazione per fasi che tenga conto della formazione, del trasferimento dei dati e dell'assicurarti che diverse proprietà entrino in funzione contemporaneamente.
Se la vostra azienda è pronta a migliorare le proprie competenze in materia di gestione multiproprietà, esaminate le strategie di ottimizzazione della gestione dei ricavi che utilizzano i dati sulla domanda di tutte le vostre strutture e gli approcci di miglioramento dell'esperienza degli ospiti che trasformano tutti i dati degli ospiti in percorsi personalizzati che gli ospiti ricorderanno.
Risorse aggiuntive
- Guide all'implementazione di Prostay per gruppi con più proprietà che trattano la migrazione dei dati, la formazione del personale e la configurazione dell'integrazione
- Documentazione sull'integrazione di Tableview per la gestione dei ristoranti, per operazioni F&B unificate tra le proprietà
- Best practice del settore per la gestione dei canali e l'ottimizzazione delle prenotazioni dirette in contesti multi-struttura
- Framework di conformità alla sicurezza per la gestione centralizzata dei dati degli ospiti in più sedi
