Un sistema de gestión inmobiliaria basado en web funciona íntegramente en el navegador. No requiere servidores en la oficina central ni hardware especial. Los administradores de fincas, los propietarios y los operadores inmobiliarios pueden acceder desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Los datos se almacenan en servidores remotos gestionados por el proveedor. Cualquier dispositivo con un navegador (ordenador portátil, tableta o teléfono) muestra la misma vista de la misma propiedad. Este sistema de gestión inmobiliaria basado en la web consolida el trabajo administrativo en una sola pantalla: cobro de alquileres, tickets de órdenes de trabajo, condiciones de los contratos de alquiler, la cuenta de resultados mensual y los informes para propietarios. Desaparece la fragmentación que antes se distribuía en cuatro hojas de cálculo diferentes.
Este artículo explica las principales diferencias entre el software de gestión inmobiliaria basado en la web y el de instalación local. Analiza las ventajas y desventajas de cada método de implementación y lo que las organizaciones de gestión inmobiliaria de todos los tamaños deben tener en cuenta a la hora de implementarlos. Si gestiona unas pocas viviendas de alquiler o una cartera de alquileres multifamiliares y propiedades comerciales, conocer estas opciones de implementación afectará directamente a la eficacia con la que dirige su negocio, a cuánto le cuesta y a cómo realiza su trabajo cada día.
Los sistemas de gestión inmobiliaria basados en la web son plataformas alojadas en la nube a las que se puede acceder a través de navegadores web sin necesidad de instalar un servidor en su propio ordenador. Ofrecen a los gestores inmobiliarios acceso remoto a todas las herramientas que necesitan para gestionar propiedades, cobrar el alquiler en línea y hacer que las operaciones funcionen con mayor fluidez desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Al leer esta guía, aprenderás lo siguiente:
- Una comprensión clara de las diferencias entre el software de gestión inmobiliaria basado en la web y el de instalación local
- Comprender los costes, como la inversión inicial y las cuotas mensuales que conlleva
- Comprender las ventajas y desventajas entre la seguridad y el control de los datos
- Comprensión de los factores que afectan a la escalabilidad de un negocio de gestión inmobiliaria en desarrollo
- Información sobre soluciones híbridas que integran lo mejor de ambas técnicas
Comprender los sistemas de gestión inmobiliaria basados en la web frente a los locales
La diferencia entre un sistema de gestión inmobiliaria basado en la web y una herramienta de gestión inmobiliaria local afecta a la forma en que se utiliza el programa, se realiza el seguimiento de los datos y se amplían las funciones del software de gestión inmobiliaria. Los propietarios e inversores inmobiliarios pueden tomar decisiones inteligentes que se adapten a sus necesidades empresariales conociendo estos métodos de implementación.
Sistemas de gestión inmobiliaria basados en la web
El software de gestión inmobiliaria basado en web se ejecuta íntegramente en una infraestructura en la nube. Los proveedores alojan el software en servidores remotos y los gestores inmobiliarios utilizan navegadores web habituales para acceder a sus funciones. Con esta estrategia basada en suscripción, no es necesario comprar, instalar ni gestionar servidores locales. El proveedor se encarga de toda la infraestructura técnica, las actualizaciones automáticas y las copias de seguridad de los datos.
Cada vez que un huésped paga una factura, reserva una habitación en línea o genera un informe personalizado, los datos se transmiten a través de una conexión cifrada hacia y desde la aplicación. Todos los dispositivos de la cuenta ven el cambio al mismo tiempo. Esa es la ventaja arquitectónica de una verdadera solución «todo en uno» en la nube. Imaginemos el caso más sencillo. Un huésped envía una solicitud de mantenimiento desde el portal de la habitación a las 7 de la mañana. La tableta del auditor nocturno, el teléfono del departamento de mantenimiento y el portátil del director general ven el ticket inmediatamente. Nadie tiene que llevar un papel de un escritorio a otro. Nadie tiene que volver a escribir nada. Los equipos de hostelería modernos esperan poder gestionar desde dondequiera que se encuentren, ya sea en recepción, en el aparcamiento o a 30 000 pies de altura en un vuelo de conexión.
Existe una relación directa entre la eficiencia operativa y los sistemas basados en la web: no necesitan ninguna infraestructura de TI, por lo que los administradores de propiedades pueden centrarse en gestionar a los inquilinos y aumentar los ingresos por alquiler en lugar de solucionar problemas de servidores.
Sistemas de gestión inmobiliaria locales
Es necesario instalar el software de gestión inmobiliaria local directamente en los servidores o ordenadores de su empresa. Se adquieren licencias de software en lugar de pagar cuotas mensuales, y todos sus datos se almacenan en hardware de su propiedad y bajo su gestión. Esta implementación requiere una gran inversión inicial en servidores, equipos de red y mantenimiento informático continuo.
Las necesidades técnicas incluyen hardware de servidor especializado, sistemas de refrigeración y alimentación adecuados, infraestructura de copias de seguridad periódicas y personal (o contratistas) capaz de gestionar actualizaciones, parches de seguridad y resolución de problemas. Con los sistemas basados en la web, el proveedor se encarga de todo esto. Sin embargo, con las implementaciones locales, su empresa es totalmente responsable de todas las cuestiones técnicas.
La principal diferencia entre los sistemas locales y los basados en la web es cómo se configuran y quién es su propietario. Con los sistemas locales, usted es propietario de todo y responsable de todos los costes y obligaciones. Con un sistema de gestión inmobiliaria basado en la web, usted accede al software como servicio, lo que significa que tiene menos control, pero no tiene que preocuparse por los costes de infraestructura. Esta diferencia tiene un efecto directo en cómo gestiona los costes del hotel, la escalabilidad y el acceso remoto, temas de los que hablaremos en la siguiente sección.
Ventajas y desventajas de los sistemas basados en la web frente a los locales
Una vez definidos los principales modelos de implementación, los gestores de propiedades y los profesionales del sector inmobiliario pueden determinar cuál es el más adecuado para sus necesidades empresariales, su presupuesto y su forma de trabajar analizando las ventajas y desventajas de cada uno.
Ventajas de los sistemas hoteleros basados en la web
El software de gestión inmobiliaria basado en la web tiene un coste inicial menor, ya que no es necesario comprar servidores, equipos de red ni licencias de software. En su lugar, las estructuras de cuotas mensuales predecibles distribuyen los costes a lo largo del tiempo, lo que ayuda a las empresas de gestión inmobiliaria con el flujo de caja para que puedan invertir en crecimiento. Las actualizaciones automáticas garantizan que siempre tenga acceso a las funciones más recientes, como la automatización avanzada para el cobro de alquileres en línea, los recordatorios automáticos de alquiler y los servicios de selección de inquilinos, sin tener que instalar nada ni esperar a que finalice el proceso.
El acceso remoto cambia la forma en que los gestores inmobiliarios realizan su trabajo. Puede tramitar solicitudes de alquiler mientras muestra las propiedades, revisar informes financieros durante reuniones con inversores o responder a solicitudes de mantenimiento mientras está de viaje. Las aplicaciones móviles lo hacen aún más flexible, ya que le permiten gestionar propiedades y comunicarse con los inquilinos desde su teléfono o tableta. La compatibilidad con múltiples dispositivos garantiza que todos los miembros del equipo puedan ver los mismos datos en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren.
Las ventajas de la escalabilidad son muy importantes para las carteras en expansión. No es necesario comprar más hardware para añadir propiedades en alquiler, incorporar a más propietarios o entrar en el sector de las propiedades comerciales. La infraestructura en la nube se adapta por sí sola. Esta flexibilidad ayuda a los inversores inmobiliarios a desarrollar carteras sin complicar el aspecto técnico.
Inconvenientes de los sistemas hoteleros basados en web
El principal problema es que se depende de Internet. No se puede utilizar el PMS basado en web, realizar pagos en línea ni consultar los registros de los huéspedes si no se dispone de una conexión a Internet fiable. Cuando se cae Internet, los establecimientos situados en zonas con conexión inestable pueden tener problemas para gestionar sus propiedades, lo que podría ralentizar las operaciones del hotel y afectar negativamente a la experiencia de los huéspedes.
Con el tiempo, los precios de las suscripciones continuadas pueden acumularse y resultar más caros que los pagos únicos de licencia para los clientes a largo plazo. Las estructuras de cuotas mensuales pueden ayudar con el flujo de caja inicial, pero el coste total de propiedad a lo largo de muchos años puede ser superior al de las opciones locales. Las empresas de gestión hotelera deben valorar esto en función de su presupuesto y calendario.
Almacenar información confidencial de los huéspedes, datos de cuentas bancarias y datos de gestión financiera en ordenadores de terceros plantea problemas de control de datos. El cifrado de nivel empresarial y las medidas de seguridad mantienen a salvo los sistemas en la nube, pero algunos gerentes de hotel prefieren tener un control directo sobre su infraestructura de datos. Las preferencias de implementación también pueden verse afectadas por las normativas de cumplimiento en algunos lugares.
Ventajas y limitaciones de los sistemas locales
Los sistemas locales tienen sentido para un conjunto reducido de propiedades. La principal es la presión normativa. Algunas jurisdicciones exigen el control físico de los datos de selección de huéspedes, los informes de crédito, el historial de desahucios y los libros de contabilidad. Otros operadores gestionan flujos de trabajo que no se ajustan a ningún producto en la nube. La única opción es personalizar su propio servidor. Hay un tercer caso: propiedades en regiones con conexión a Internet precaria que deben seguir funcionando durante los cortes de suministro.
El intercambio es sencillo. Inversión inicial en lugar de una suscripción perpetua. Para una propiedad de 200 habitaciones que planea utilizar la misma pila de software durante diez años, a veces sale a cuenta. La suscripción a la nube se acumula. El pago de la licencia es único.
La pila de costes es mayor que el precio de la licencia. Servidores. Hardware de copia de seguridad. Equipos de red. Contratos de mantenimiento anuales. El personal de TI o el contratista a sueldo para aplicar parches y ejecutar la copia de seguridad nocturna. Los establecimientos que hacen los cálculos de la solución local y excluyen el coste humano de gestionar la sala de servidores suelen arrepentirse al cabo de dieciocho meses.
El acceso remoto también se complica. VPN, escritorio remoto o alguna configuración equivalente de host de salto. Trabajar desde cualquier lugar se convierte en un proyecto, no en una característica. La escalabilidad añade otra capa. El establecimiento de 200 habitaciones que se convierte en uno de 400 necesita nuevos servidores, nuevas licencias y, a veces, nuevo equipo de copia de seguridad. Cada paso supone un gasto de capital con riesgo de tiempo de inactividad. Las pilas basadas en la web se escalan añadiendo puestos.
La lectura más clara es esta: los establecimientos que quieren flexibilidad, acceso remoto y unos gastos generales de TI mínimos eligen la opción basada en la web. Los establecimientos con requisitos normativos estrictos y un departamento de TI ya existente eligen la opción local. Las configuraciones híbridas, con el motor de reservas en la nube y los registros financieros en las instalaciones, están empezando a ocupar el término medio. La siguiente sección las analiza.
Consideraciones de implementación y soluciones híbridas
Partiendo de la comparación anterior, debe considerar cuidadosamente sus necesidades empresariales, su infraestructura tecnológica y su trayectoria de crecimiento a la hora de elegir el software de gestión hotelera adecuado. Esta parte le ofrece una guía para tomar decisiones y aborda las soluciones híbridas que sortean los problemas de las tradicionales.
Criterios de evaluación para la selección del sistema
Antes de decidir entre una implementación basada en la web o local, tenga en cuenta estos aspectos importantes:
- Evaluación del tamaño de la cartera: las carteras más grandes de alquileres multifamiliares y propiedades comerciales suelen beneficiarse de la escalabilidad basada en la web, aunque a las empresas más pequeñas les pueden bastar las soluciones locales.
- Evaluación del presupuesto y los recursos: Calcule tanto los costes iniciales como los recurrentes, como la cuota mensual de las suscripciones frente al coste único de las licencias más el mantenimiento.
- Requisitos de infraestructura técnica: compruebe las competencias informáticas actuales, los conocimientos del personal y la preparación para gestionar la infraestructura de servidores.
- Análisis de las necesidades de cumplimiento normativo y seguridad: compruebe las normas de residencia de datos, los estándares del sector y sus propias políticas de seguridad que se aplican a la información de los inquilinos y a los datos financieros.
Tabla comparativa entre soluciones basadas en la web y locales
| Criterios | Basado en la web | Local |
|---|---|---|
| Estructura de costes | Suscripción mensual, menor inversión inicial | Licencia única, mayor inversión inicial |
| Mantenimiento | Gestionado por el proveedor, actualizaciones automáticas | Autogestionado, requiere actualizaciones manuales |
| Accesibilidad | Cualquier dispositivo, en cualquier lugar con conexión a Internet | Red de la oficina; se requiere VPN para el acceso remoto |
| Seguridad | Cifrado proporcionado por el proveedor, protocolos en la nube | Autogestionado, control total de los datos |
| Escalabilidad | Instantánea, sin cambios de hardware | Requiere actualizaciones del servidor, posible tiempo de inactividad |
| Dependencia de Internet | Necesario para todas las funciones | Funciona sin conexión, acceso a datos locales |
Esta comparación muestra que ninguna de las dos técnicas es siempre la mejor. La mejor solución para su empresa de gestión inmobiliaria dependerá de los aspectos que sean más importantes para usted. Para muchos gestores inmobiliarios, una solución híbrida resulta muy atractiva, ya que combina la comodidad de poder acceder a ella en línea con la fiabilidad de estar in situ.
Soluciones híbridas: lo mejor de ambos mundos
Prostay y otros programas de gestión inmobiliaria son ejemplos de una nueva técnica híbrida que supera los problemas que conlleva el uso de la web o de su propio ordenador. Prostay es un software de gestión hotelera multiplataforma que funciona tanto en línea, utilizando navegadores web y conectividad en la nube, como sin conexión, con o sin servidores ni gastos adicionales.
Esta función dos en uno resuelve el principal problema al que se enfrentan los gestores inmobiliarios: depender de Internet. Con las funciones sin conexión de Prostay, puede gestionar propiedades, realizar un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento, tramitar solicitudes de alquiler y elaborar informes financieros incluso en lugares donde no siempre hay conexión a Internet. Cuando se restablece la conexión, los datos se sincronizan al instante, por lo que no hay necesidad de introducir los datos dos veces ni de perderlos.
La estructura de costes también es buena. A diferencia de los sistemas puramente basados en la web que requieren suscripciones continuas o de los sistemas locales que necesitan servidores costosos, las aplicaciones multiplataforma de Prostay no requieren ningún gasto en infraestructura y aún así ofrecen a las empresas de gestión inmobiliaria la flexibilidad que necesitan. Esta plataforma todo en uno le permite cobrar el alquiler, gestionar los contratos de alquiler, comunicarse con los inquilinos y llevar un control de la contabilidad de la propiedad sin tener que elegir entre varias opciones de implementación.
Los gestores inmobiliarios que busquen una plataforma fácil de usar y que cuente con todas las funciones de un software avanzado de gestión inmobiliaria, como la firma de contratos de alquiler en línea, la selección de inquilinos, el cobro de alquileres, el seguimiento del mantenimiento y la generación de informes de rendimiento, deberían plantearse seriamente las soluciones híbridas.
Retos y soluciones comunes en la implementación
Independientemente de cómo decida implementar el software de gestión inmobiliaria, habrá retos que se pueden superar con una buena preparación. Los gestores inmobiliarios pueden ahorrar tiempo y evitar problemas durante las transiciones si conocen cuáles son los problemas más comunes.
Preocupaciones sobre la conectividad a Internet
En el caso de los sistemas que se ejecutan en la web, una conexión a Internet inestable puede impedir su funcionamiento. Utilice soluciones híbridas como Prostay, que siguen funcionando sin conexión, para resolver este problema. De esta forma, los gestores inmobiliarios podrán seguir accediendo a información importante, como contratos de alquiler, datos de los inquilinos y seguimiento del mantenimiento, incluso cuando no haya conexión a Internet. Si solo utiliza la nube, considere la posibilidad de contar con una conexión móvil de respaldo o de configurar el almacenamiento de datos en caché sin conexión, si es posible.
Complejidad de la migración de datos
Se necesita mucha planificación para pasar de los antiguos sistemas de gestión inmobiliaria o hojas de cálculo a un nuevo software. Comience la migración por etapas con los contratos de alquiler y los datos de los inquilinos actuales, y luego pase a la información histórica. Mantenga copias de seguridad durante todo el proceso y utilice informes personalizados para comparar los sistemas antiguos y nuevos y asegurarse de que los datos siguen siendo correctos. Dedique el tiempo necesario; apresurar el cambio podría dar lugar a errores que dificulten el cobro de los alquileres y el seguimiento de las finanzas.
Formación y adaptación del personal
Un nuevo software puede afectar a la forma en que las personas trabajan a diario, lo que podría generar resistencia. Elija un software de gestión inmobiliaria con interfaces fáciles de usar que no requieran mucho tiempo para dominarlas. Por ejemplo, el diseño intuitivo de Prostay permite a los gestores inmobiliarios cobrar el alquiler, gestionar las solicitudes de mantenimiento y seleccionar a los inquilinos con solo unos clics. Forme bien al personal antes de que el sistema entre en funcionamiento y busque promotores internos que puedan ayudar a sus compañeros durante la transición.
Gestión de costes
Antes de contratar el servicio, calcula el coste total de propiedad. En el caso de las suscripciones web, planifica cuánto gastarás en cuotas mensuales en función del tiempo que creas que las necesitarás. Para las soluciones locales, suma el coste del hardware, la licencia, el mantenimiento informático y el coste del tiempo del personal. Compara estas previsiones con soluciones híbridas como Prostay, que eliminan los costes de servidores y las cuotas de suscripción, al tiempo que te proporcionan todas las herramientas necesarias para gestionar inquilinos, asegurarte de que cumplen las normas y llevar un control del dinero del alquiler.
Conclusión y próximos pasos
Debe tener en cuenta las necesidades de su negocio, como el tamaño de su cartera, su presupuesto, sus conocimientos de TI, la fiabilidad de su conexión a Internet y sus planes de expansión, antes de decidir entre un software de gestión inmobiliaria basado en la web y uno local. Los gestores inmobiliarios que utilizan soluciones en la nube pueden acceder a ellas desde cualquier lugar, obtener actualizaciones inmediatas y ampliarlas según sea necesario. Las soluciones locales ofrecen a las empresas con la infraestructura adecuada control sobre sus datos y la opción de trabajar sin conexión.
Las soluciones híbridas se están convirtiendo cada vez más en la mejor opción para las organizaciones de gestión inmobiliaria que buscan tanto libertad como flexibilidad. El enfoque multiplataforma de Prostay le ofrece todas las ventajas del software de gestión inmobiliaria en línea, como poder acceder a las funciones del portal de inquilinos, cobrar el alquiler en línea, seleccionar a los posibles inquilinos, firmar contratos de alquiler y mejorar la eficiencia con automatización avanzada. Además, funciona sin conexión, sin servidores ni costes continuos.
Medidas inmediatas:
- Eche un vistazo a sus necesidades actuales de gestión inmobiliaria y anote las funciones que necesita para cobrar el alquiler, gestionar los contratos de alquiler, seleccionar inquilinos y elaborar informes financieros.
- Analice su presupuesto, tanto para los costes puntuales como para los continuos, en un plazo de tiempo realista.
- Pruebe soluciones híbridas como Prostay para ver cómo la funcionalidad multiplataforma sortea los problemas que conlleva la implementación tradicional.
- Planifica cuidadosamente la transición, dando prioridad a la integridad de los datos y a la aceptación por parte del personal.
Para obtener más información, quizá le interese investigar cómo se pueden utilizar las aplicaciones móviles para gestionar propiedades sobre la marcha, cómo las API pueden interactuar con cuentas bancarias y sistemas de contabilidad, y cómo las nuevas tendencias en la nube están transformando la tecnología inmobiliaria.
Recursos adicionales
Lista de verificación de requisitos del sistema:
- Evaluación de la fiabilidad de Internet para sus propiedades y oficinas
- Inventario de hardware para su consideración en las instalaciones
- Ecosistema de software actual que requiere integración
- Evaluación de las capacidades técnicas del personal
Marco de cálculo de costes:
- Proyecciones de cuotas mensuales para periodos de 3, 5 y 10 años
- Licencias únicas más estimaciones de mantenimiento anual
- Costes ocultos: tiempo del personal de TI, ciclos de sustitución de hardware, formación
- Métricas de ROI: tiempo ahorrado, fuentes de ingresos generadas, reducción de recargos por demora
Directrices de cumplimiento de seguridad:
- Requisitos de residencia de datos para su jurisdicción
- Normas de protección de la información de los inquilinos
- Protocolos de manejo de datos financieros
- Requisitos de copia de seguridad y recuperación ante desastres
