Présentation du logiciel de comptabilité Prostay pour les hôtels

Prostay a officiellement dévoilé Prostay Accounting, un module logiciel de comptabilité hôtelière entièrement intégré à la plateforme Prostay. Cela marque une expansion considérable de l'écosystème Prostay, offrant aux hôtels, complexes touristiques, auberges et locations de vacances une solution de gestion financière spécialement conçue pour remplacer les programmes génériques tels que QuickBooks ou Xero dans le cadre des opérations quotidiennes des établissements hôteliers.

Prostay Accounting respecte les normes du secteur hôtelier, notamment les structures départementales de type USALI, et s'intègre nativement à l'ensemble de la suite Prostay : le système de gestion immobilière Prostay, le gestionnaire de canaux Prostay, le moteur de réservation Prostay, le système de communication avec les clients Prostay Nexus et le point de vente Tableview. Il ne s'agit pas d'une simple intégration en rajout, mais d'une plateforme unique et unifiée où vos données financières transitent automatiquement des opérations vers le grand livre.

Qu'est-ce que cela signifie pour votre établissement ? Un téléchargement automatisé des écritures comptables après l'audit de nuit. Des rapports multi-départements et multi-établissements sans recourir à des tableurs. Une synchronisation des données en temps réel qui élimine le rapprochement manuel. Moins d'erreurs. Une clôture de fin de mois plus rapide. Et des équipes financières qui peuvent désormais se concentrer sur l'analyse plutôt que sur la saisie de données.

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Qu'est-ce que le logiciel de comptabilité Prostay pour les hôtels ?

Prostay Accounting est un module comptable spécialement conçu pour les hôtels, qui fait partie de l'écosystème Prostay plutôt que d'être un grand livre général distinct. Il a été conçu spécialement pour les hôtels et les restaurants, et n'est pas une adaptation de logiciels destinés aux magasins ou aux usines.

Le système est organisé autour des flux de travail et des services hôteliers que vous utilisez réellement, tels que les chambres, la restauration, le spa, les événements, le parking, l'entretien ménager et les services annexes. Cela s'inscrit dans la logique de la segmentation de type USALI, tout en restant suffisamment flexible pour s'adapter aux plans comptables locaux et aux paramètres spécifiques. Les comptes de résultats de votre hôtel montrent comment cela fonctionne réellement.

Voici ce qui le distingue des autres systèmes comptables pour PME :

• Consolide toutes les données opérationnelles provenant de Prostay PMS, Tableview POS, des canaux OTA, des réservations directes et des contrats d'entreprise dans un seul grand livre
• Génère des rapports automatisés, notamment les comptes de résultats par département, les récapitulatifs quotidiens des recettes et les rapports destinés aux propriétaires
• Répartit automatiquement chaque facture client selon les codes de revenus, les lignes fiscales et les modes de paiement appropriés, aucun tableur manuel n'est nécessaire
• Prend en charge les paiements des clients via plusieurs méthodes avec une comptabilisation et un rapprochement appropriés

Prostay Accounting est un programme basé sur le cloud accessible depuis n'importe quel navigateur. Il est conçu pour les établissements individuels, les petits groupes et les portefeuilles en expansion qui souhaitent bénéficier de contrôles de niveau entreprise sans la complexité qui va de pair.

En quoi Prostay Accounting se distingue-t-il des outils de comptabilité génériques ?

Vous connaissez les problèmes si vous avez déjà essayé de gérer un hôtel avec QuickBooks, Xero ou Sage. La plupart du temps, ces outils ne disposent que d’une seule ligne « Ventes » qui ne ventile pas les revenus des chambres, les ventes du restaurant ou les services du spa. Vous devez les exporter manuellement depuis votre système de gestion immobilière et votre point de vente. Et ils ne savent pas ce qu’est une structure départementale ou plusieurs établissements.

Prostay Accounting a été conçu spécialement pour le modèle de revenus hôteliers :

Il vous suffit de configurer une seule fois, lors de votre inscription, le mappage des codes de revenus de l'hôtel vers les comptes généraux. Par la suite, chaque nuitée, chaque addition de restaurant, chaque soin spa et chaque facture de service en chambre est automatiquement affectée aux comptes appropriés. Finis les importations répétées de fichiers CSV, les calculs de taxes manuels ou la ressaisie des données entre les plateformes.

Prostay Accounting intègre une prise en charge native des comptes de résultats par département, des rapports par segment (réservations d'entreprise vs OTA vs réservations directes) et des synthèses au niveau du propriétaire. Les résultats commerciaux sont évidents : moins d'erreurs dans le journal, des cycles de clôture plus rapides, une meilleure gestion de la trésorerie et une traçabilité complète pour les auditeurs et les prêteurs qui examinent vos rapports financiers.

L'écosystème Prostay : une gestion financière hôtelière entièrement intégrée

Prostay a vu le jour en 2025 en tant que plateforme unique pour tous les types d'établissements hôteliers, et Prostay Accounting ajoute une couche comptable native pour boucler la boucle opérationnelle. Il ne s'agit pas d'une intégration avec un tiers ; c'est le même modèle de données unifié qui fait fonctionner tous les autres modules Prostay.

Le flux de données fonctionne ainsi :

• Réservations et folios créés dans Prostay PMS
• Dépenses des clients suivies dans Tableview POS (restaurants, bars, spa, service en chambre)
• Distribution gérée via le Channel Manager et le moteur de réservation
• Toutes les transactions sont automatiquement enregistrées dans le grand livre de Prostay Accounting

Cette connexion native élimine les intermédiaires, les exportations de fichiers peu fiables et les tâches manuelles quotidiennes qui étaient auparavant nécessaires pour relier les différents fournisseurs. Vous pouvez gérer à la fois votre hôtel et vos finances depuis un seul et même endroit.

Prostay PMS et données de réservation

Le système de gestion hôtelière (PMS) Prostay prend en charge toutes les tâches importantes que vous devez effectuer au quotidien, telles que les réservations, les arrivées et les départs, le suivi des factures des clients, l'attribution des chambres, les changements de chambre, les non-présentations et les annulations en temps réel. Il convient aux locations de vacances, aux appartements avec services, aux hôtels, aux auberges et aux complexes touristiques.

Chaque élément d'un dossier client, qu'il s'agisse d'une nuitée, d'un surclassement, de frais de départ tardif, d'une remise ou d'une taxe, est lié à un code de recette qui a été configuré. Prostay Accounting les transforme automatiquement en écritures comptables sans qu'il soit nécessaire de les saisir manuellement.

Les données de l'audit de nuit issues du PMS Prostay sont directement transférées vers la comptabilité :

• Chiffre d'affaires quotidien par service
• Résumés des revenus quotidiens
• Recettes fiscales et versements
• Paiements clients en attente et comptes clients

Les pistes d'audit, de la réception au service financier, permettent de suivre les corrections telles que les séjours gratuits, les changements de tarifs ou les départs anticipés. Cela permet de synchroniser les opérations de l'hôtel et votre comptabilité.

Intégration du système de point de vente Tableview

Tableview est le système de point de vente intégré à Prostay pour tous les restaurants, bars, bars de piscine, salons sur le toit et autres points de vente de votre établissement. Chaque vente, y compris l'article vendu, l'emplacement du point de vente, le serveur, le mode de paiement et le prix de la chambre, est associée à des codes de recettes et de taxes que Prostay Accounting peut lire automatiquement.

La fonctionnalité « enregistrer sur la chambre » fonctionne parfaitement. Dans le PMS Prostay, l'addition des repas et des boissons d'un client qui fait porter son dîner sur sa chambre est ajoutée à son compte. Mais Prostay Accounting affiche toujours le détail des dépenses :

• Chiffre d'affaires par point de vente (Restaurant A, Bar B, Service en chambre)
• Chiffre d'affaires par catégorie (nourriture, boissons alcoolisées, boissons non alcoolisées)
• Pourboires et frais de service
• Détails du mode de paiement

Le grand livre reçoit automatiquement les récapitulatifs quotidiens des points de vente, les pourboires à verser et les remises de caisse. Cela permet d'établir un compte de résultat précis pour la restauration, d'enregistrer correctement les pourboires et de sécuriser les liquidités sans avoir à saisir ou à ressaisir les données manuellement.

Cette intégration est particulièrement utile pour les établissements disposant de plusieurs points de vente, comme un hôtel de ville avec un restaurant dans le hall, un bar sur le toit et un service en chambre 24h/24. Chaque source de revenus est publiée avec précision sans que vos équipes financières aient à toucher à un tableur.

Connectivité avec le gestionnaire de canaux et le moteur de réservation

Le gestionnaire de canaux et le moteur de réservation Prostay gèrent la distribution vers les OTA telles que Booking.com, Expedia et Airbnb, ainsi que les réservations directes effectuées via le site web de votre hôtel. L'objectif est d'attirer le plus grand nombre possible de clients dans votre hôtel tout en augmentant le nombre de réservations directes.

Le PMS Prostay récupère les réservations, les plans tarifaires, les tarifs des chambres, les règles d'annulation et les commissions, puis Prostay Accounting les traite de manière appropriée. Le système peut faire la distinction entre :

• Réservations via les OTA : comptabilisation des revenus nets vs bruts, suivi des frais de commission
• Réservations directes : enregistrement intégral des revenus provenant de votre moteur de réservation
• Contrats d'entreprise : tarifs négociés et modalités de facturation

Cela signifie que vous pouvez consulter vos rapports financiers et voir combien d'argent chaque canal génère et combien coûte son exploitation. Vos rapports financiers précis vous indiquent exactement d'où proviennent vos revenus et combien chaque canal vous coûte.

Module de comptabilité natif et grand livre

Prostay Accounting est le « cerveau » financier qui se trouve sous la couche opérationnelle et transforme automatiquement les événements opérationnels en débits et crédits. Considérez-le comme le logiciel de comptabilité qui comprend enfin le fonctionnement des hôtels.

Les options de configuration comprennent :

• Comptes généraux, centres de coûts et départements alignés sur votre structure
• Prise en charge de plusieurs établissements avec transactions inter-sociétés
• Rapports au niveau de l'établissement avec consolidation du groupe
• Modèles standardisés pour les écritures récurrentes (loyer, redevances de franchise, frais de gestion)

Chaque jour, les journaux de recettes, les écritures fiscales, les mouvements de dépôt et les soldes des comptes de compensation sont générés et comptabilisés automatiquement. Le système conserve des enregistrements vérifiables et prend en charge les workflows d'approbation selon les besoins. Cela permet à votre équipe financière de garder le contrôle sans alourdir la charge de travail.

Fonctionnement de l'automatisation dans Prostay Accounting (au quotidien)

Voici à quoi ressemble une journée type dans un hôtel utilisant Prostay Accounting :

Pendant la journée, tout fonctionne normalement dans Prostay PMS et Tableview POS. Les clients s'enregistrent, commandent des repas au restaurant, paient les services de spa depuis leur chambre, puis quittent l'établissement. Prostay Accounting comptabilise et vérifie toutes ces données pendant la nuit. Le matin, le service financier examine les exceptions et analyse les performances, sans avoir à saisir de données.

L'automatisation de Prostay prend en charge 80 à 90 % des écritures de routine une fois que vos mappages ont été configurés lors de la première installation. Au lieu de transférer des données d'un système à l'autre, votre équipe se concentre sur la validation, l'analyse des écarts et la planification stratégique.

Ce processus fonctionne en permanence, que vous possédiez un seul hôtel ou que vous en gériez plusieurs. Vous pouvez garder un œil sur votre portefeuille grâce à des balises de propriété et des règles de consolidation qui vous fournissent des détails au niveau de chaque établissement.

Flux quotidien automatisé depuis le PMS et le POS

Chaque nuit, Prostay extrait les informations du PMS Prostay (chambres, forfaits, frais, taxes, acomptes) et du POS Tableview (chiffre d'affaires des points de vente, pourboires, remises) et les transforme en écritures comptables.

Le système utilise des critères de mappage prédéfinis pour chaque mode de paiement et code de recette afin de s'assurer que les écritures sont équilibrées et renvoient aux transactions financières d'origine. Voici la procédure :

1. L'audit nocturne s'exécute à l'heure que vous avez configurée (par exemple, 2 h 00, heure locale)
2. La collecte de données extrait toutes les activités du PMS et du POS pour la journée d'activité
3. Les règles de mappage s'appliquent pour convertir les données opérationnelles en écritures comptables
4. Les écritures sont automatiquement enregistrées dans le grand livre
5. Un rapport récapitulatif s'affiche chaque matin avec le total des écritures et les exceptions

Les corrections apportées dans le PMS ou le POS pour une date donnée créent automatiquement des écritures de régularisation, évitant ainsi toute intervention manuelle du service financier.

Règles de mappage : configurez une fois, automatisez pour toujours

Lors de la mise en œuvre, l'équipe d'intégration de Prostay travaille avec votre contrôleur de gestion ou votre comptable pour mapper :

• Les codes de recettes du PMS et du POS aux comptes du grand livre
• Les codes fiscaux aux comptes de passif appropriés
• Les modes de paiement aux comptes bancaires et de compensation
• Les départements et points de vente pour un reporting granulaire

Si votre établissement a besoin de ce niveau de détail dans ses rapports de recettes quotidiens, les mappages peuvent inclure des secteurs tels que les entreprises, les loisirs ou les OTA.

Le système utilisera automatiquement ces mappages pour chaque transaction une fois qu'ils auront été configurés. Vous ajoutez un nouveau point de vente ou un nouveau code de recette ? Vous pouvez restreindre les modifications à l'aide d'autorisations, et celles-ci sont enregistrées à des fins d'audit, afin que vous sachiez toujours qui a effectué quelles modifications et à quel moment.

Automatisation du rapprochement bancaire et des paiements

Prostay Accounting importe les relevés bancaires et les fait automatiquement correspondre aux données de paiement du PMS/POS à l'aide de règles et d'identifiants de référence :

• Règlements groupés par carte de crédit
• Dépôts en espèces
• Paiements OTA
• Virements bancaires

Au lieu d'être masqués dans des feuilles de calcul, les éléments non rapprochés et les anomalies telles que les rétrofacturations, les dépôts manqués et les écarts de timing sont mis en évidence pour inspection. Cela inclut plusieurs comptes bancaires, tels que les comptes d'exploitation, de paie, fiduciaires/d'entiercement et de dépôt.

Pour les établissements qui souhaitent surveiller leur trésorerie en temps réel, le rapprochement s'effectue en continu plutôt qu'à la fin du mois. Cela réduit le temps de travail de plusieurs heures à quelques minutes, ce qui facilite la tâche de votre personnel administratif.

Détection des anomalies et alertes assistées par l'IA

Prostay utilise une logique basée sur l'IA pour signaler les schémas inhabituels avant qu'ils ne deviennent des problèmes :

• Des pics soudains d'annulations ou de remises dans un restaurant
• Jours de chiffre d'affaires négatif qui ne devraient pas exister
• Des écarts entre les écritures fiscales du PMS et celles de la comptabilité
• Des schémas de paiement inhabituels par établissement

Les alertes s'affichent dans les tableaux de bord ou sont envoyées par e-mail, ce qui laisse aux responsables financiers et aux directeurs généraux le temps d'examiner les problèmes avant la fin du mois. La technologie apprend au fil du temps les tendances normales par point de vente et par établissement, ce qui rend les alertes plus utiles et réduit le bruit.

Ce n'est pas une boîte noire. Vous pouvez examiner et résoudre les problèmes en toute confiance, car chaque alerte est accompagnée des données sources et des pistes d'audit. Les auditeurs et les propriétaires d'hôtels peuvent voir comment l'argent circule dans le système.

Principales fonctionnalités de Prostay Accounting for Hotels

Cette section présente les fonctionnalités de Prostay Accounting lors de son lancement et les problèmes que chacune d'entre elles permettra de résoudre. Ce logiciel s'adresse non seulement aux grandes chaînes hôtelières, mais aussi aux hôtels indépendants et aux portefeuilles de petite et moyenne taille.

Utilisez cette liste pour préparer une démonstration ou élaborer votre analyse de rentabilité interne.

Comptes de résultats par département et multi-établissements

Prostay Accounting prend en charge les comptes de résultats par département de type USALI :

Les organisations gérant plusieurs établissements peuvent consulter leur compte de résultat agrégé par portefeuille, comparer les établissements côte à côte et approfondir leur analyse pour examiner chaque établissement et point de vente individuellement.

Les coûts centralisés, tels que les frais de marketing, d'informatique ou de gestion régionale, peuvent être répartis entre les différents sites en fonction de critères tels que le nombre de chambres, le chiffre d'affaires ou des facteurs spécifiques. Les rapports mensuels de compte de résultat pour chaque propriété, les rapports agrégés par portefeuille et les relevés spécifiques aux propriétaires, qui peuvent être exportés ou partagés via des identifiants à accès limité, comptent parmi les résultats les plus courants.

Tableaux de bord, rapports et pistes d'audit

Les tableaux de bord visuels affichent les indicateurs essentiels à la gestion hôtelière :

• Chiffre d'affaires quotidien et cumulé depuis le début du mois par service
• GOP (bénéfice d'exploitation brut) et GOPPAR
• Indicateurs liés au taux d'occupation tels que le RevPAR, l'ADR et le TRevPAR
• Situation de trésorerie pour un ou plusieurs établissements
• Suivi des pourcentages de coûts de main-d'œuvre et des coûts d'exploitation

Prostay Accounting conserve des enregistrements complets de toutes les écritures, modifications et validations, y compris l'utilisateur, l'heure et un lien vers les transactions sources. Cette transparence est essentielle pour prendre des décisions éclairées et satisfait les auditeurs, les prêteurs et les propriétaires, car ils peuvent vérifier la manière dont les chiffres sont calculés.

Vous pouvez filtrer les rapports par établissement, service, période et canal, puis les enregistrer au format PDF ou Excel. L'accès basé sur les rôles garantit que les directeurs généraux peuvent consulter les indicateurs au niveau de l'établissement, que les propriétaires peuvent consulter les rapports consolidés et que le service financier peut consulter l'ensemble du grand livre tout en préservant la confidentialité des données relatives à la paie.

Fiscalité, conformité et localisation

Les entreprises du secteur de l'hôtellerie-restauration sont confrontées à des structures fiscales complexes que les systèmes comptables génériques gèrent mal. Prostay Accounting prend en charge :

• La taxe de séjour et la taxe municipale
• TVA/GST à différents taux selon le type de service
• La gestion des frais de service et des pourboires
• Taxe sur les boissons alcoolisées et taxes locales sur la restauration
• Les taxes touristiques par juridiction

Les systèmes PMS et POS configurent les codes fiscaux au niveau des lignes de commande. Le module comptable les affecte automatiquement aux comptes de responsabilité appropriés, ce qui réduit le besoin de calculs manuels et limite les erreurs.

Prostay Accounting vous aide à rester en conformité en vous fournissant des données exportables pour les déclarations fiscales locales, des modèles standardisés pour les auditeurs et des options pour configurer différentes juridictions. Les portefeuilles transfrontaliers peuvent utiliser différentes devises, et la conversion est effectuée dans les rapports de consolidation.

Autorisations et contrôles des utilisateurs

Le système comprend des rôles détaillés adaptés aux flux de travail du secteur de l'hôtellerie :

Vous devez disposer d'une autorisation pour effectuer des opérations sensibles telles que la modification des mappages du grand livre, la saisie de pièces comptables manuelles ou la modification de périodes clôturées. Ces actions sont toujours enregistrées. L'accès peut être segmenté par établissement, de sorte que les utilisateurs ne voient que les informations financières pertinentes pour leur domaine.

Cette structure de sécurité garantit aux auditeurs, aux investisseurs et aux franchiseurs que les données financières sont sécurisées et peuvent être suivies.

Impact commercial : pourquoi la comptabilité Prostay est-elle importante pour les hôtels

Les hôtels indépendants et les petits groupes sont confrontés à des coûts de main-d'œuvre croissants, à des équipes financières réduites et à une pression accrue pour envoyer aux propriétaires des rapports à temps et contenant des informations fiables. De nombreux établissements clôturent encore leurs comptes 10 à 15 jours après la fin du mois, car ils doivent effectuer les rapprochements manuellement et leurs systèmes comptables ne sont pas connectés.

Prostay Accounting s'attaque directement à ce problème. L'automatisation permet aux équipes d'audit de nuit et aux équipes financières de gagner des dizaines d'heures chaque mois, de réduire les erreurs nécessitant une vérification et d'accélérer la prise de décision grâce à des analyses commerciales en temps réel.

Les avantages stratégiques sont considérables : les contrôleurs de gestion et les directeurs généraux ont plus de temps pour se consacrer à la tarification, au contrôle des coûts et aux prévisions, plutôt que de transférer des données d'un système à l'autre. Les sociétés de gestion peuvent offrir un meilleur service aux propriétaires d'hôtels en leur fournissant des rapports plus rapides et plus précis.

Exemples : hôtels indépendants et petits groupes

Scénario 1 : hôtel-boutique de 70 chambres

Un petit hôtel disposant de deux restaurants et bars passe des tableurs et d'une solution comptable basique à Prostay Accounting. Auparavant, il fallait 12 jours pour clôturer le mois en raison des exportations manuelles du PMS, du rapprochement des tableurs et du traitement des factures fournisseurs.

Après la mise en œuvre de Prostay Accounting :

• La clôture de fin de mois est réduite à 5 jours
• L'audit de nuit est effectué en 15 minutes au lieu d'une heure
• Le compte de résultat par service est disponible quotidiennement au lieu d'une fois par mois
• Un poste de saisie de données a été réaffecté à des initiatives visant à améliorer l'expérience client

Scénario 2 : groupe régional de 3 établissements

Une chaîne hôtelière utilisait auparavant Excel pour regrouper manuellement les données financières de ses hôtels en ville, de ses complexes de luxe et de ses hôtels d'aéroport. Le contrôleur de gestion devait rassembler des chiffres provenant de trois sources distinctes, ce qui retardait les appels aux propriétaires.

Avec Prostay Accounting :

• La performance du portefeuille est visible quotidiennement sur un tableau de bord unique
• La comparaison côte à côte des établissements permet d'identifier rapidement ceux qui sous-performent
• Les réunions avec les propriétaires s'appuient sur les chiffres actuels du GOP, et non sur des données obsolètes
• Confiance renforcée dans les déclarations fiscales dans toutes les juridictions

Ces scénarios représentent les résultats typiques pour les établissements qui s'engagent à utiliser le bon logiciel de comptabilité hôtelière et une pile intégrée.

Mise en œuvre de Prostay Accounting : déploiement et intégration

Vous pouvez ajouter Prostay Accounting à vos clients Prostay PMS et Tableview existants, ou vous pouvez obtenir l'ensemble en une seule fois sous forme de pile complète pour les nouveaux clients. Les établissements qui migrent depuis d'anciens systèmes peuvent le faire par étapes.

Au lieu de laisser simplement les utilisateurs configurer leurs propres comptes, Prostay propose une intégration guidée. Cette méthode pratique réduit les risques et accélère le délai de rentabilisation, car un mappage et des paramètres fiscaux corrects sont essentiels.

Pour un hôtel unique utilisant déjà Prostay PMS, le délai de mise en œuvre est généralement de quelques semaines. Pour les groupes gérant plusieurs établissements et passant d’anciens systèmes, le délai de mise en œuvre est plus long. Le calendrier dépend de la complexité du projet, et pas seulement du nombre d’établissements.

Processus d'intégration et assistance

Les principales étapes de l'intégration sont les suivantes :

1. Atelier de découverte : examen des processus actuels, du plan comptable, des codes de revenus et des règles fiscales
2. Configuration : mise en place des mappages du grand livre, des structures départementales et des configurations des points de vente
3. Configuration des modèles de rapports : conception des relevés des propriétaires, des rapports instantanés et des rapports de fin de mois
4. Exécution en parallèle : exploitation simultanée des anciens et des nouveaux systèmes pendant 1 à 2 cycles de clôture pour valider l'exactitude
5. Basculement complet : Prostay devient le système de référence ; les écritures nocturnes automatisées commencent

Pour faciliter la migration des données, les soldes d'ouverture et les données historiques récapitulatives sont fournis si nécessaire. Les responsabilités sont clairement réparties entre l'équipe Prostay et l'équipe financière de votre hôtel.

Avant la mise en service, les données propres à votre hôtel sont utilisées pour former le personnel financier, les directeurs généraux et les auditeurs de nuit dans un environnement de test. L'accès au service d'assistance, un responsable de la réussite dédié et une base de connaissances font tous partie de l'assistance continue. À mesure que votre activité se développe ou que vous ajoutez de nouveaux sites et de nouvelles sources de revenus, votre configuration peut évoluer.

Liste de contrôle de préparation pour les hôteliers

Préparez les éléments suivants avant la mise en œuvre :

• [ ] Plan comptable actuel
• [ ] Exemples de rapports PMS et POS
• [ ] Règles fiscales par juridiction (taxe de séjour, TVA, frais de service)
• [ ] Modèles de rapports destinés aux propriétaires actuellement utilisés
• [ ] Liste des établissements, points de vente et services
• [ ] Profils des clients et définitions des segments (entreprises, OTA, réservations directes)

Identifier les champions internes :

• Responsable financier maîtrisant la structure du grand livre et les besoins en matière de reporting
• Super-utilisateur de l'établissement pour les tâches quotidiennes et les questions opérationnelles
• Interlocuteur informatique/données si un accès au système ou une extraction de données est nécessaire

Notez votre processus de clôture actuel, y compris les procédures, les délais et les problèmes rencontrés, afin de pouvoir facilement constater à quel point il sera amélioré lors de la mise en service. Cela permet de démontrer facilement aux propriétaires d'hôtels et aux sociétés de gestion qu'ils obtiennent un bon retour sur investissement.

Prostay Accounting est-il adapté à votre établissement ?

Les très petits établissements disposant de peu de points de vente peuvent se contenter de quelques outils simples. Mais une technologie qui élimine le travail manuel aidera considérablement la plupart des hôtels indépendants et des groupes possédant plusieurs établissements ou points de vente.

Prostay Accounting est idéal pour les établissements qui utilisent déjà ou souhaitent utiliser Prostay PMS et Tableview POS, ou pour les groupes qui recherchent une plateforme unique pour gérer à la fois leurs opérations et leurs finances. L'importance d'un logiciel de comptabilité hôtelière adapté augmente lorsque la situation se complique, par exemple en cas de multiplication des transactions, des points de vente ou des établissements, ou lorsque le propriétaire impose des exigences strictes en matière de reporting.

Grâce au système de licences modulaires de Prostay, vous pouvez commencer par le PMS, le Channel Manager et le moteur de réservation, puis ajouter la comptabilité lorsque vous êtes prêt. Vous n'avez pas besoin de tout remplacer d'un seul coup. Commencez par gérer les réservations, la communication avec les clients et la prestation de services. Ensuite, si vos besoins évoluent, ajoutez la gestion financière.

Auto-évaluation : quand envisager Prostay Accounting

Vérifiez les critères qui s'appliquent à votre établissement :

• [ ] Les comptes sont systématiquement clôturés plus de 10 jours après la fin du mois
• [ ] Vous dépendez fortement des tableurs pour le suivi ou le rapprochement des revenus
• [ ] Des divergences fréquentes entre le PMS et la comptabilité nécessitant une vérification
• [ ] Difficulté à produire des comptes de résultats par service ou pour plusieurs propriétés
• [ ] Les directeurs généraux et les propriétaires demandent des rapports financiers quotidiens ou hebdomadaires que vous ne pouvez pas fournir facilement
• [ ] Vous passez plus de temps à collecter des données qu'à les analyser pour prendre des décisions fondées sur ces données
• [ ] Difficultés à suivre les revenus futurs, les comptes fournisseurs ou les comptes clients
• [ ] Informations exploitables limitées issues des rapports actuels

Si vous avez répondu « oui » à plusieurs points, vous êtes un candidat idéal pour Prostay Accounting. Réservez une démonstration axée sur vos flux de travail et vos difficultés spécifiques, et apportez des exemples de vos rapports actuels pour les comparer.

Prochaines étapes : découvrez Prostay Accounting en action

Prostay Accounting fait le lien entre les opérations hôtelières et la finance, en intégrant le PMS Prostay, le POS Tableview, le Channel Manager, le moteur de réservation et la comptabilité au sein d’une seule plateforme cloud.

Principaux avantages à retenir :

• Automatisation de 80 à 90 % des tâches comptables courantes de l'hôtel
• Réduction des erreurs humaines grâce à l'intégration native et au mappage automatisé
• Des cycles de clôture plus rapides, mesurés en jours et non plus en semaines
• Meilleurs rapports pour les propriétaires grâce à une visibilité en temps réel et à des rapports financiers détaillés
• Gestion des flux de trésorerie avec une visibilité quotidienne sur la situation de trésorerie et les revenus futurs

Prêt à découvrir comment cela fonctionne ? Demandez une démonstration personnalisée de Prostay Accounting. Prenez rendez-vous avec l'équipe Prostay. Ou contactez le service commercial pour obtenir un devis en fonction de la taille de votre établissement et de la combinaison de modules choisie.

Apportez vos rapports PMS/POS actuels et votre ensemble de documents de fin de mois lors de la démonstration. Nous vous montrerons exactement comment Prostay Accounting automatise ces opérations. Finies les réussites d'autres hôtels, place à une vision claire de ce qui va changer pour votre entreprise.

Le secteur de l'hôtellerie s'oriente vers des plateformes unifiées qui éliminent les processus comptables défaillants et les systèmes qui ne communiquent pas entre eux. Sur un marché concurrentiel, la différence entre clôturer les comptes en 5 jours et en 15 jours, c'est la différence entre résoudre les problèmes et les empêcher de se produire dès le départ.

Prostay Accounting est une solution plus moderne que les anciens systèmes hôteliers. Il est temps de mettre vos opérations financières à jour.