Presentazione del software di contabilità Prostay per hotel

Prostay ha presentato ufficialmente Prostay Accounting, un modulo software di contabilità alberghiera completamente integrato direttamente nella piattaforma Prostay. Ciò segna un’espansione significativa dell’ecosistema Prostay, offrendo ad alberghi, resort, ostelli e case vacanza una soluzione di gestione finanziaria appositamente progettata che sostituisce programmi generici come QuickBooks o Xero nelle operazioni quotidiane degli alberghi.

Prostay Accounting segue gli standard del settore alberghiero, comprese le strutture dipartimentali in stile USALI, e si collega in modo nativo all'intero stack Prostay: Prostay Property Management System, Prostay Channel Manager, Prostay Booking Engine, Prostay Nexus per le comunicazioni con gli ospiti e Tableview POS. Non si tratta di un'integrazione aggiuntiva, ma di un'unica piattaforma unificata in cui i dati finanziari fluiscono automaticamente dalle operazioni al libro mastro.

Cosa significa questo per la tua struttura? Caricamento automatico dei registri contabili dopo l'audit notturno. Reportistica multi-reparto e multi-struttura senza fogli di calcolo. Sincronizzazione dei dati in tempo reale che elimina la riconciliazione manuale. Meno errori. Chiusura di fine mese più rapida. E team finanziari che ora possono concentrarsi sull'analisi invece che sull'inserimento dei dati.

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Cos'è il software di contabilità Prostay per gli hotel?

Prostay Accounting è un modulo contabile creato appositamente per gli hotel che fa parte dell'ecosistema Prostay, anziché essere un libro mastro separato. È stato creato appositamente per hotel e ristoranti, non adattato da software realizzati per negozi o fabbriche.

Il sistema è strutturato attorno ai flussi di lavoro e ai reparti del settore alberghiero che utilizzi realmente, come Camere, Ristorazione, Spa, Eventi, Parcheggio, Pulizie e Servizi ausiliari. Questo è in linea con la segmentazione in stile USALI, ma è comunque abbastanza flessibile da funzionare con piani contabili locali e impostazioni specifiche. I conti profitti e perdite del tuo hotel mostrano come funziona realmente.

Ecco cosa lo distingue dagli altri sistemi contabili per PMI:

• Consolida tutti i dati operativi provenienti da Prostay PMS, Tableview POS, canali OTA, prenotazioni dirette e contratti aziendali in un unico registro
• Genera output automatizzati, tra cui conti profitti e perdite di reparto, riepiloghi giornalieri delle entrate e report per i proprietari
• Suddivide automaticamente ogni fattura degli ospiti nei codici di ricavo, nelle voci fiscali e nei metodi di pagamento corretti, senza bisogno di fogli di calcolo manuali
• Supporta i pagamenti degli ospiti tramite diversi metodi con corretta registrazione e riconciliazione

Prostay Accounting è un programma basato su cloud accessibile da qualsiasi browser. È pensato per singole strutture, piccoli gruppi e portafogli in espansione che desiderano controlli di livello aziendale senza la complessità tipica delle grandi imprese.

In che modo Prostay Accounting si differenzia dagli strumenti di contabilità generici

Se hai provato a gestire un hotel con QuickBooks, Xero o Sage, sai bene quali sono i problemi. Il più delle volte, questi strumenti hanno solo una riga "Vendite" che non suddivide i ricavi delle camere, le vendite del ristorante o i servizi della spa. Devi esportarli manualmente dal tuo sistema di gestione della struttura e dal punto vendita. Inoltre, non riconoscono la struttura dei reparti né la presenza di più strutture.

Prostay Accounting è stato creato appositamente per il modello di ricavi alberghieri:

È sufficiente impostare una sola volta, al momento della registrazione, la mappatura dei codici di reddito dell'hotel ai conti della contabilità generale. Successivamente, ogni pernottamento, conto del ristorante, trattamento termale e fattura del servizio in camera verrà automaticamente assegnato ai conti corretti. Non sarà più necessario importare ripetutamente file CSV, calcolare le imposte manualmente o reinserire i dati tra le piattaforme.

Prostay Accounting offre supporto integrato per il conto economico di reparto, il reporting per segmento (aziendale vs. OTA vs. prenotazioni dirette) e i riepiloghi a livello di proprietario. I risultati aziendali sono chiari: meno errori nel giornale, cicli di chiusura più rapidi, migliore gestione della liquidità e piena tracciabilità per revisori e finanziatori che esaminano i vostri rendiconti finanziari.

L'ecosistema Prostay: finanza alberghiera completamente integrata

Prostay è nato nel 2025 come piattaforma unica per tutti i tipi di strutture ricettive, e Prostay Accounting aggiunge un livello di contabilità nativo per completare il ciclo operativo. Non si tratta di un'integrazione con una terza parte, ma dello stesso modello di dati unificato che gestisce tutti gli altri moduli Prostay.

Il flusso di dati funziona in questo modo:

• Prenotazioni e folio creati in Prostay PMS
• Spese degli ospiti monitorate nel POS Tableview (ristoranti, bar, spa, servizio in camera)
• Distribuzione gestita tramite Channel Manager e motore di prenotazione
• Tutte le transazioni vengono inserite automaticamente nel registro di Prostay Accounting

Questa connessione nativa elimina il middleware, le esportazioni di file inaffidabili e le attività manuali notturne che prima erano necessarie per collegare diversi fornitori. È possibile gestire sia l'hotel che le finanze dallo stesso posto.

Prostay PMS e dati delle prenotazioni

Il sistema di gestione immobiliare (PMS) Prostay si occupa di tutte le attività importanti che devi svolgere ogni giorno, come effettuare prenotazioni, gestire check-in e check-out, tenere traccia dei folio degli ospiti, assegnare camere, cambiare camera, gestire i no-show e le cancellazioni in tempo reale. Funziona per affitti vacanze, appartamenti serviti, hotel, ostelli e resort.

Ogni voce di un conto, che si tratti di un pernottamento, di un upgrade, di una tariffa per il check-out posticipato, di uno sconto o di una tassa, è collegata a un codice di ricavo predefinito. La contabilità di Prostay li trasforma automaticamente in registrazioni contabili senza la necessità di inserimenti manuali.

I dati del night audit provenienti dal PMS Prostay confluiscono direttamente nella contabilità:

• Ricavi giornalieri per reparto
• Riepiloghi delle entrate notturne
• Riscossioni e versamenti fiscali
• Pagamenti degli ospiti in sospeso e crediti

Le tracce di audit dalla reception alla contabilità tengono traccia di correzioni quali soggiorni gratuiti, variazioni tariffarie o partenze anticipate. Ciò mantiene sincronizzate le operazioni alberghiere e la contabilità.

Integrazione POS Tableview

Tableview è il sistema POS integrato in Prostay per tutti i ristoranti, i bar, i bar a bordo piscina, i lounge sul tetto e gli altri punti vendita della tua struttura. Ogni vendita, inclusi l'articolo venduto, la posizione del punto vendita, il cameriere, il metodo di pagamento e il prezzo della camera, viene contrassegnata con codici di ricavo e fiscali che Prostay Accounting è in grado di leggere automaticamente.

La funzione "addebita in camera" funziona perfettamente. Nel PMS Prostay, il conto del pasto e delle bevande di un ospite che addebita la cena in camera viene aggiunto al suo conto. Ma Prostay Accounting vede comunque la ripartizione dettagliata:

• Ricavi per punto vendita (Ristorante A, Bar B, Servizio in camera)
• Ricavi per categoria (cibo, bevande alcoliche, bevande analcoliche)
• Mance e costi di servizio
• Dettagli sul metodo di pagamento

Il libro mastro riceve automaticamente i riepiloghi giornalieri dei POS, le passività relative alle mance e le consegne di contanti. Ciò contribuisce a garantire un conto economico F&B accurato, a registrare correttamente le mance e a mantenere il contante al sicuro senza dover inserire o reinserire i dati manualmente.

Questa integrazione è particolarmente utile per le strutture con più di un punto vendita, come un hotel in città con un ristorante nella hall, un bar sul tetto e un servizio in camera attivo 24 ore su 24. Ogni fonte di reddito viene registrata con precisione senza che i team finanziari debbano toccare un foglio di calcolo.

Connettività con Channel Manager e motore di prenotazione

Il Channel Manager e il motore di prenotazione di Prostay gestiscono la distribuzione su OTA come Booking.com, Expedia e Airbnb, oltre alle prenotazioni dirette effettuate tramite il sito web del tuo hotel. L'idea è quella di attirare il maggior numero possibile di persone nel tuo hotel, ottenendo al contempo più prenotazioni dirette.

Il PMS Prostay riceve le prenotazioni, i piani tariffari, le tariffe delle camere, le regole di cancellazione e le commissioni, e poi Prostay Accounting le gestisce nel modo corretto. Il sistema è in grado di distinguere tra:

• Prenotazioni OTA: riconoscimento dei ricavi netti vs. lordi, monitoraggio delle spese di commissione
• Prenotazioni dirette: acquisizione completa dei ricavi dal tuo motore di prenotazione
• Contratti aziendali: tariffe negoziate e accordi di fatturazione

Ciò significa che puoi consultare i tuoi report finanziari e vedere quanto guadagna ogni canale e quanto costa gestirlo. I tuoi report finanziari precisi ti mostrano esattamente da dove proviene il tuo reddito e quanto ti costa ogni canale.

Modulo di contabilità nativo e libro mastro

Prostay Accounting è il "cervello" finanziario che si trova al di sotto del livello operativo e trasforma automaticamente gli eventi operativi in addebiti e accrediti. Immaginatelo come il software di contabilità che finalmente capisce come funzionano gli hotel.

Le opzioni di configurazione includono:

• Conti di contabilità generale, centri di costo e reparti allineati alla vostra struttura
• Supporto multi-proprietà con transazioni interaziendali
• Reportistica a livello di struttura con consolidamento di gruppo
• Modelli standardizzati per le registrazioni ricorrenti (affitto, canoni di franchising, commissioni di gestione)

Ogni giorno, i registri delle entrate, le registrazioni fiscali, i movimenti dei depositi e i saldi dei conti di compensazione vengono creati e registrati automaticamente. Il sistema conserva i registri che possono essere controllati e supporta i flussi di lavoro di approvazione secondo necessità. Ciò offre al personale finanziario il controllo senza aggiungere lavoro extra.

Come funziona l'automazione in Prostay Accounting (attività quotidiane)

Una giornata tipo in un hotel che utilizza Prostay Accounting si svolge così:

Durante il giorno, tutto funziona regolarmente in Prostay PMS e Tableview POS. Gli ospiti effettuano il check-in, ordinano da mangiare al ristorante, pagano i servizi spa in camera e poi effettuano il check-out. Prostay Accounting registra e verifica tutti questi dati durante la notte. Al mattino, il reparto finanziario esamina le eccezioni e analizza le prestazioni, senza doversi occupare dell'inserimento dei dati.

L'automazione di Prostay si occupa dell'80-90% delle registrazioni di routine una volta che le mappature sono state configurate durante la prima configurazione. Invece di spostare i dati tra i sistemi, il vostro team si concentra sulla convalida, sull'analisi delle variazioni e sulla pianificazione strategica.

Questa routine funziona sempre, indipendentemente dal fatto che possediate un solo hotel o ne gestiate molti. Potete tenere d'occhio il vostro portafoglio con tag di proprietà e regole di consolidamento che vi forniscono dettagli a livello di struttura.

Flusso giornaliero automatizzato da PMS e POS

Ogni notte, Prostay prende le informazioni dal PMS di Prostay (camere, pacchetti, tariffe, tasse, depositi) e dal POS di Tableview (ricavi dei punti vendita, mance, sconti) e le trasforma in registrazioni contabili.

Il sistema utilizza criteri di mappatura preimpostati per ogni metodo di pagamento e codice di ricavo per garantire che le registrazioni siano bilanciate e rimandino alle transazioni finanziarie originali. Ecco la procedura:

1. L'audit notturno viene eseguito all'ora configurata (ad es. alle 2:00 del mattino, ora locale)
2. La raccolta dati estrae tutte le attività PMS e POS relative alla giornata lavorativa
3. Le regole di mappatura vengono applicate per convertire i dati operativi in registrazioni contabili
4. I registri vengono registrati automaticamente nel libro mastro
5. Ogni mattina viene visualizzato un rapporto di riepilogo con le registrazioni totali e le eccezioni

Le correzioni apportate nel PMS o nel POS per una determinata data creano automaticamente registrazioni di rettifica, evitando il lavoro manuale da parte del reparto finanziario.

Regole di mappatura: configurale una volta, automatizzale per sempre

Durante l'implementazione, il team di onboarding di Prostay collabora con il vostro controller o contabile per mappare:

• I codici di ricavo da PMS e POS ai conti del libro mastro
• I codici fiscali ai conti passivi appropriati
• Metodi di pagamento a conti bancari e di compensazione
• Reparti e punti vendita per una rendicontazione dettagliata

Se la vostra struttura necessita di quel livello di dettaglio nei report giornalieri sulle entrate, le mappature possono includere settori come corporate, leisure o OTA.

Il sistema utilizzerà automaticamente queste mappature per ogni transazione una volta configurate. Stai aggiungendo un nuovo punto vendita o un nuovo codice di ricavo? Puoi limitare le modifiche tramite autorizzazioni, che vengono registrate a fini di audit, così saprai sempre chi ha apportato quali modifiche e quando.

Automazione della riconciliazione bancaria e dei pagamenti

Prostay Accounting importa gli estratti conto bancari e li abbina automaticamente ai dati di pagamento PMS/POS utilizzando regole e ID di riferimento:

• Liquidazioni batch delle carte di credito
• Depositi in contanti
• Pagamenti OTA
• Bonifici

Invece di rimanere nascosti nei fogli di calcolo, gli elementi non abbinati e le anomalie come i chargeback, i depositi mancanti e le differenze temporali vengono evidenziati per essere controllati. Questo include diversi conti bancari, come quelli operativi, quelli per le paghe, quelli fiduciari/di deposito a garanzia e quelli di deposito.

Per le strutture che desiderano tenere sotto controllo il flusso di cassa in tempo reale, la riconciliazione avviene continuamente anziché solo alla fine del mese. Ciò riduce il tempo di lavoro da ore a minuti, facilitando il lavoro del personale addetto alle operazioni di back office.

Rilevamento delle anomalie e avvisi assistiti dall'IA

Prostay utilizza una logica basata sull'intelligenza artificiale per segnalare modelli insoliti prima che diventino problemi:

• Impennate improvvise di annullamenti o sconti in un ristorante
• Giorni con ricavi negativi che non dovrebbero esistere
• Registrazioni fiscali non corrispondenti tra PMS e contabilità
• Modelli di pagamento insoliti per punto vendita

Gli avvisi vengono visualizzati nelle dashboard o inviati via e-mail, consentendo al reparto finanziario e ai direttori generali di esaminare i problemi prima della fine del mese. La tecnologia apprende nel tempo i modelli normali per punto vendita e struttura, rendendo gli avvisi più utili e riducendo il rumore di fondo.

Non si tratta di una scatola misteriosa. È possibile esaminare e risolvere i problemi con sicurezza perché ogni avviso è accompagnato dai dati di origine e dalle tracce di audit. I revisori e i proprietari di hotel possono vedere come il denaro passa attraverso il sistema.

Caratteristiche principali di Prostay Accounting for Hotels

Questa sezione illustra le funzionalità che Prostay Accounting offrirà al momento del lancio e le sfide che ciascuna di esse è in grado di affrontare. Non solo per le grandi catene alberghiere, ma anche per gli hotel indipendenti e i portafogli di piccole e medie dimensioni.

Utilizzate questo elenco quando vi preparate per una demo o per elaborare il vostro business case interno.

Conto economico dipartimentale e multi-proprietà

Prostay Accounting supporta i conti economici dipartimentali in stile USALI:

Le organizzazioni con più proprietà possono visualizzare il proprio conto economico aggregato per portafoglio, confrontare le proprietà fianco a fianco e approfondire i dati per vedere le singole proprietà e i punti vendita.

I costi centralizzati, come il marketing, l'IT o le commissioni di gestione regionale, possono essere ripartiti tra le varie sedi in base a criteri quali il numero di camere, i ricavi o fattori specifici. I report mensili di conto economico per ogni struttura, i report aggregati del portafoglio e i rendiconti specifici per i proprietari, che possono essere esportati o condivisi tramite accessi con privilegi limitati, sono alcuni dei risultati più comuni.

Dashboard, reportistica e audit trail

I dashboard visivi mostrano le metriche rilevanti per la gestione alberghiera:

• Ricavi giornalieri e mensili per reparto
• GOP (utile operativo lordo) e GOPPAR
• Metriche legate all'occupazione come RevPAR, ADR e TRevPAR
• Situazione di cassa per una o più strutture
• Percentuali dei costi del personale e monitoraggio dei costi operativi

Prostay Accounting conserva registrazioni complete di tutte le registrazioni, le modifiche e le approvazioni, inclusi l'utente, l'ora e un link alle transazioni di origine. Questa trasparenza è importante per compiere scelte intelligenti e soddisfa revisori, finanziatori e proprietari, poiché consente loro di verificare come vengono calcolati i dati.

È possibile filtrare i report per struttura, reparto, periodo di tempo e canale, per poi salvarli come file PDF o Excel. L'accesso basato sui ruoli garantisce che i direttori generali possano visualizzare le metriche a livello di struttura, i proprietari possano visualizzare i report consolidati e il reparto finanziario possa visualizzare l'intero libro mastro, mantenendo riservati i dati relativi alle buste paga.

Fiscalità, conformità e localizzazione

Le aziende del settore alberghiero devono gestire strutture fiscali complesse che i sistemi contabili generici non sono in grado di gestire adeguatamente. Prostay Accounting supporta:

• Tassa di soggiorno e tassa comunale
• IVA/GST con aliquote diverse a seconda del tipo di servizio
• Gestione dei costi di servizio e delle mance
• Tassa sugli alcolici e imposte locali su cibo e bevande
• Tasse turistiche per giurisdizione

Il PMS e il POS impostano i codici fiscali per ogni singola voce. Il modulo contabile li inserisce automaticamente nei conti di responsabilità corretti, riducendo la necessità di calcoli manuali e gli errori.

Prostay Accounting ti aiuta a rimanere conforme fornendoti dati esportabili per le dichiarazioni fiscali locali, modelli standardizzati per i revisori e opzioni per l'impostazione di diverse giurisdizioni. I portafogli transfrontalieri possono utilizzare valute diverse e la conversione viene effettuata nei report di consolidamento.

Autorizzazioni e controlli degli utenti

Il sistema include ruoli granulari su misura per i flussi di lavoro del settore alberghiero:

È necessaria un'autorizzazione per eseguire operazioni delicate come la modifica delle mappature contabili, la registrazione di journal manuali o la modifica di periodi chiusi. Queste azioni vengono sempre registrate. L'accesso può essere suddiviso per struttura, in modo che gli utenti visualizzino solo le informazioni finanziarie rilevanti per la loro area.

Questa struttura di sicurezza garantisce a revisori, investitori e franchisor del marchio la tranquillità di sapere che i dati finanziari sono al sicuro e possono essere tracciati.

Impatto sul business: perché la contabilità Prostay è importante per gli hotel

Gli hotel indipendenti e i piccoli gruppi devono far fronte a costi di manodopera in aumento, team finanziari ridotti e una maggiore pressione per inviare ai proprietari rendiconti puntuali e con informazioni affidabili. Molte strutture chiudono ancora i conti 10-15 giorni dopo la fine del mese, poiché devono effettuare le riconciliazioni manualmente e i loro sistemi contabili non sono interconnessi.

Prostay Accounting affronta proprio questo problema. L'automazione può far risparmiare ai team di revisione notturna e di finanza decine di ore ogni mese, ridurre gli errori che devono essere esaminati e accelerare il processo decisionale grazie all'analisi aziendale in tempo reale.

I vantaggi strategici sono notevoli: i controller e i direttori generali hanno più tempo per lavorare su prezzi, controllo dei costi e previsioni, invece di trasferire dati tra i sistemi. Le società di gestione possono offrire un servizio migliore ai proprietari di hotel grazie a report più rapidi e accurati.

Esempi: hotel indipendenti e piccoli gruppi

Scenario 1: hotel boutique da 70 camere

Un piccolo hotel con due ristoranti e bar sta passando dai fogli di calcolo e da una soluzione contabile di base a Prostay Accounting. In precedenza, ci volevano 12 giorni per chiudere il mese a causa delle esportazioni manuali dal PMS, della riconciliazione dei fogli di calcolo e dell'elaborazione delle fatture dei fornitori.

Dopo l'implementazione di Prostay Accounting:

• La chiusura di fine mese si riduce a 5 giorni
• L'audit notturno viene completato in 15 minuti invece che in un'ora
• Il conto economico di reparto è disponibile quotidianamente anziché mensilmente
• Una posizione dedicata all'inserimento dati è stata riassegnata alle iniziative relative all'esperienza degli ospiti

Scenario 2: Gruppo regionale con 3 strutture

Una società alberghiera utilizzava Excel per combinare manualmente i dati finanziari relativi agli hotel in città, ai resort di lusso e agli aeroporti. Il controller doveva mettere insieme i dati provenienti da tre fonti distinte, il che ritardava le chiamate ai proprietari.

Con Prostay Accounting:

• Andamento del portafoglio visibile quotidianamente su un'unica dashboard
• Il confronto tra le proprietà fianco a fianco identifica rapidamente quelle con performance inferiori
• Le riunioni con i proprietari utilizzano i dati GOP aggiornati, non dati obsoleti
• Maggiore fiducia nelle dichiarazioni fiscali in tutte le giurisdizioni

Questi scenari rappresentano i risultati tipici per gli immobili che scelgono il software di contabilità alberghiera e lo stack integrato giusti.

Implementazione di Prostay Accounting: lancio e onboarding

È possibile aggiungere Prostay Accounting ai propri clienti Prostay PMS e Tableview esistenti, oppure è possibile ottenerlo tutto in una volta come stack completo per i nuovi clienti. Le strutture che passano da sistemi obsoleti possono farlo in più fasi.

Invece di lasciare semplicemente che gli utenti configurino i propri account, Prostay offre un onboarding guidato. Questo metodo pratico riduce i rischi e accelera i tempi di ritorno sull'investimento, poiché una corretta mappatura e l'impostazione fiscale sono fondamentali.

Per un singolo hotel che utilizza già Prostay PMS, il tempo di implementazione tipico è di poche settimane. Per i gruppi con più strutture che passano da sistemi precedenti, il tempo di implementazione è più lungo. La tempistica dipende dalla complessità della situazione, non solo dal numero di strutture.

Processo di onboarding e assistenza

Le fasi chiave dell'onboarding includono:

1. Workshop di analisi: revisione dei processi attuali, del piano dei conti, dei codici di ricavo e delle regole fiscali
2. Configurazione: impostazione delle mappature contabili, delle strutture dipartimentali e delle configurazioni dei punti vendita
3. Impostazione dei modelli di report: progettazione di rendiconti per i proprietari, report flash e pacchetti di fine mese
4. Funzionamento in parallelo: gestione dei sistemi vecchi e nuovi per 1-2 cicli di chiusura per verificarne l'accuratezza
5. Passaggio completo: Prostay diventa il sistema di riferimento; iniziano le registrazioni notturne automatizzate

Per il supporto alla migrazione dei dati, i saldi di apertura e i dati riepilogativi storici sono inclusi quando necessario. Esiste una chiara divisione delle responsabilità tra il team di Prostay e il team finanziario del vostro hotel.

Prima della messa in produzione, i dati del vostro hotel vengono utilizzati per formare il personale finanziario, i direttori generali e i revisori notturni in un ambiente di prova. L'accesso all'helpdesk, un responsabile dedicato al successo e una knowledge base fanno tutti parte dell'assistenza continua. Man mano che la vostra attività si espande o aggiungete nuove sedi e nuove fonti di guadagno, la vostra configurazione può cambiare.

Lista di controllo per la preparazione degli albergatori

Preparare questi elementi prima dell'implementazione:

• [ ] Piano dei conti attuale
• [ ] Esempi di report PMS e POS
• [ ] Norme fiscali per giurisdizione (tassa di soggiorno, IVA, costi di servizio)
• [ ] Modelli di reportistica per i proprietari attualmente in uso
• [ ] Elenco di proprietà, punti vendita e reparti
• [ ] Profili degli ospiti e definizioni dei segmenti (aziendale, OTA, diretto)

Identificare i referenti interni:

• Responsabile finanziario che comprenda la struttura del libro mastro e le esigenze di rendicontazione
• Super utente della struttura per le attività quotidiane e le questioni operative
• Referente IT/dati se è necessario l'accesso al sistema o l'estrazione dei dati

Annotate il vostro attuale processo di chiusura, inclusi i passaggi, i tempi e gli eventuali problemi, in modo da poter facilmente constatare quanto sarà migliorato una volta che il sistema sarà operativo. In questo modo sarà semplice dimostrare ai proprietari di hotel e alle società di gestione che stanno ottenendo un buon ritorno sull'investimento.

Prostay Accounting è adatto alla vostra struttura?

Le strutture molto piccole con pochi punti vendita potrebbero cavarsela con pochi semplici strumenti. Ma la tecnologia che elimina il lavoro manuale aiuterà molto la maggior parte degli hotel indipendenti e dei gruppi con più di una struttura o punto vendita.

Prostay Accounting è ottimo per le strutture che già utilizzano o desiderano utilizzare Prostay PMS e Tableview POS, o per i gruppi che desiderano un'unica piattaforma sia per le operazioni che per la contabilità. L'importanza di un software di contabilità alberghiera adeguato aumenta quando le cose si complicano, ad esempio quando ci sono più transazioni, più punti vendita, più strutture o requisiti di rendicontazione rigorosi da parte del proprietario.

Con le licenze modulari di Prostay, puoi iniziare con PMS, Channel Manager e Booking Engine e aggiungere Accounting quando sei pronto. Non devi sostituire tutto in una volta. Prima, occupati delle prenotazioni, della messaggistica con gli ospiti e della consegna. Poi, se le tue esigenze cambiano, aggiungi la gestione finanziaria.

Autovalutazione: quando prendere in considerazione Prostay Accounting

Controlla i segnali che si applicano alla tua struttura:

• [ ] Chiusura dei conti sempre più di 10 giorni dopo la fine del mese
• [ ] Forte dipendenza dai fogli di calcolo per il monitoraggio o la riconciliazione dei ricavi
• [ ] Frequenti discrepanze tra PMS e contabilità che richiedono un'indagine
• [ ] Difficoltà nel produrre il conto economico per reparto o per più proprietà
• [ ] I direttori generali e i proprietari richiedono resoconti finanziari giornalieri o settimanali che non è possibile fornire facilmente
• [ ] Più tempo dedicato alla raccolta dei dati che alla loro analisi per prendere decisioni basate sui dati
• [ ] Difficoltà nel monitoraggio dei ricavi futuri, dei debiti o dei crediti
• [ ] Informazioni utili limitate dai report attuali

Se hai risposto "sì" a diverse voci, sei un candidato ideale per Prostay Accounting. Prenota una demo incentrata sui tuoi flussi di lavoro specifici e sui tuoi punti critici e porta con te esempi dei tuoi report attuali per un confronto.

Prossimi passi: scopri Prostay Accounting in azione

Prostay Accounting chiude il cerchio tra le operazioni alberghiere e la finanza, integrando Prostay PMS, Tableview POS, Channel Manager, Booking Engine e la contabilità in un'unica piattaforma cloud.

Vantaggi principali che vale la pena ribadire:

• Automazione dell'80-90% delle attività contabili di routine dell'hotel
• Riduzione degli errori umani grazie all'integrazione nativa e alla mappatura automatizzata
• Cicli di chiusura più rapidi, misurati in giorni anziché in settimane
• Reportistica migliorata per i proprietari con visibilità in tempo reale e report finanziari dettagliati
• Gestione del flusso di cassa con visibilità giornaliera sulla posizione di cassa e sui ricavi futuri

Sei pronto a vedere come funziona? Richiedi una demo personalizzata di Prostay Accounting. Fissa un appuntamento con il team di Prostay. Oppure contatta il reparto vendite per conoscere i prezzi in base alle dimensioni della tua struttura e alla combinazione di moduli.

Porta con te alla demo i tuoi attuali report PMS/POS e il pacchetto di fine mese. Ti mostreremo esattamente come Prostay Accounting automatizza queste operazioni. Niente più storie di successo di altri hotel, solo un'immagine chiara di ciò che cambierà per la tua attività.

Il settore dell'ospitalità sta andando verso piattaforme unificate che eliminano i processi contabili frammentati e i sistemi che non comunicano tra loro. In un mercato competitivo, la differenza tra chiudere i conti in 5 giorni e in 15 giorni è la differenza tra risolvere i problemi e impedire che si verifichino in primo luogo.

Prostay Accounting è un'opzione più moderna rispetto ai vecchi sistemi hotelieri. È ora di aggiornare le tue operazioni finanziarie.