Einführung der Prostay Buchhaltungssoftware für Hotels

Prostay hat offiziell „Prostay Accounting“ vorgestellt, ein vollständig integriertes Modul für die Hotelbuchhaltung, das direkt in die Prostay-Plattform eingebunden ist. Dies stellt eine wesentliche Erweiterung des Prostay-Ökosystems dar und bietet Hotels, Resorts, Hostels und Ferienwohnungen eine speziell entwickelte Lösung für das Finanzmanagement, die generische Programme wie QuickBooks oder Xero für den täglichen Hotelbetrieb ersetzt.

Prostay Accounting folgt den Standards der Hotelbranche, einschließlich Abteilungsstrukturen im USALI-Stil, und ist nativ mit dem gesamten Prostay-Stack verknüpft: Prostay Property Management System, Prostay Channel Manager, Prostay Booking Engine, Prostay Nexus Gästekommunikation und Tableview POS. Dies ist keine nachträgliche Integration – es handelt sich um eine einzige, einheitliche Plattform, auf der Ihre Finanzdaten automatisch vom operativen Bereich in das Hauptbuch fließen.

Was bedeutet das für Ihr Haus? Automatisches Hochladen von Journalbuchungen nach der Nachtprüfung. Berichterstattung über mehrere Abteilungen und Häuser hinweg ohne Tabellenkalkulationen. Datensynchronisation in Echtzeit, die manuelle Abstimmungen überflüssig macht. Weniger Fehler. Schnellerer Monatsabschluss. Und Finanzteams, die sich nun auf die Analyse statt auf die Dateneingabe konzentrieren können.

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Was ist die Prostay Accounting-Software für Hotels?

Prostay Accounting ist ein speziell für Hotels entwickeltes Buchhaltungsmodul, das Teil des Prostay-Ökosystems ist und kein separates Hauptbuch darstellt. Es wurde speziell für Hotels und Restaurants entwickelt und ist keine Adaption von Software für Geschäfte oder Fabriken.

Das System ist auf die Arbeitsabläufe und Abteilungen im Gastgewerbe ausgerichtet, die Sie tatsächlich nutzen, wie Zimmer, Gastronomie, Spa, Veranstaltungen, Parkplätze, Housekeeping und Zusatzdienstleistungen. Dies entspricht der USALI-Segmentierung, ist aber dennoch flexibel genug, um mit lokalen Kontenplänen und individuellen Einstellungen zu arbeiten. Die Gewinn- und Verlustrechnungen Ihres Hotels zeigen, wie es wirklich funktioniert.

Das unterscheidet es von anderen Buchhaltungssystemen für KMU:

• Konsolidiert alle Betriebsdaten aus Prostay PMS, Tableview POS, OTA-Kanälen, Direktbuchungen und Unternehmensverträgen in einem einzigen Hauptbuch
• Erstellt automatisierte Auswertungen, darunter Abteilungs-GuV, tägliche Umsatzzusammenfassungen und Berichte für Eigentümer
• Schlüsselt jede Gästeabrechnung automatisch in die richtigen Umsatzcodes, Steuerzeilen und Zahlungsmethoden auf – manuelle Tabellenkalkulationen sind nicht erforderlich
• Unterstützt Gastzahlungen über mehrere Methoden hinweg mit korrekter Erfassung und Abstimmung

Prostay Accounting ist ein cloudbasiertes Programm, auf das von jedem Browser aus zugegriffen werden kann. Es wurde für einzelne Unterkünfte, kleine Gruppen und wachsende Portfolios entwickelt, die Kontrollmöglichkeiten auf Unternehmensebene wünschen, ohne sich mit der Komplexität von Unternehmenssystemen herumschlagen zu müssen.

Wie sich Prostay Accounting von generischen Buchhaltungstools unterscheidet

Sie kennen die Probleme, wenn Sie schon einmal versucht haben, ein Hotel mit QuickBooks, Xero oder Sage zu führen. Meistens verfügen diese Tools nur über eine einzige „Umsatz“-Zeile, die keine Aufschlüsselung nach Zimmerumsatz, Restaurantumsatz oder Spa-Leistungen bietet. Sie müssen diese Daten manuell aus Ihrem Property-Management-System und Ihrem Kassensystem exportieren. Und sie wissen nicht, was eine Abteilungsstruktur oder mehrere Objekte sind.

Prostay Accounting wurde speziell für das Hotelumsatzmodell entwickelt:

Sie müssen die Zuordnung der Hotel-Einkommenscodes zu den Hauptbuchkonten nur einmal bei der Anmeldung einrichten. Danach werden jede Übernachtung, jede Restaurantrechnung, jede Spa-Behandlung und jede Zimmerservice-Rechnung automatisch den richtigen Konten zugeordnet. Kein wiederholtes Importieren von CSV-Dateien, keine manuelle Steuerberechnung und kein erneutes Eingeben von Daten zwischen verschiedenen Plattformen mehr.

Prostay Accounting bietet integrierte Unterstützung für abteilungsbezogene Gewinn- und Verlustrechnungen, Segmentberichte (Unternehmensbuchungen vs. OTA-Buchungen vs. Direktbuchungen) und Zusammenfassungen auf Eigentümerebene. Die Geschäftsergebnisse sprechen für sich: weniger Fehler im Journal, schnellere Abschlusszyklen, besseres Cash-Management und vollständige Rückverfolgbarkeit für Wirtschaftsprüfer und Kreditgeber, die Ihre Finanzberichte prüfen.

Das Prostay-Ökosystem: Vollständig integrierte Hotel-Finanzverwaltung

Prostay startete 2025 als zentrale Plattform für alle Arten von Beherbergungsbetrieben, und Prostay Accounting ergänzt den Betriebsablauf um eine native Buchhaltungsschicht. Dabei handelt es sich nicht um eine Integration mit einem Drittanbieter, sondern um dasselbe einheitliche Datenmodell, auf dem alle anderen Prostay-Module basieren.

Der Datenfluss funktioniert wie folgt:

• In Prostay PMS erstellte Reservierungen und Folios
• Gästeausgaben, die in Tableview POS erfasst werden (Restaurants, Bars, Spa, Zimmerservice)
• Vertrieb wird über Channel Manager und Buchungsmaschine verwaltet
• Alle Transaktionen werden automatisch in das Prostay Accounting-Hauptbuch übertragen

Diese native Verbindung macht Middleware, unzuverlässige Dateiexporte und die nächtlichen manuellen Aufgaben überflüssig, die früher zur Verbindung verschiedener Anbieter erforderlich waren. Sie können sowohl Ihr Hotel als auch Ihre Finanzen von einem einzigen Ort aus verwalten.

Prostay PMS und Reservierungsdaten

Das Prostay Property Management System (PMS) kümmert sich um alle wichtigen täglichen Aufgaben, wie Reservierungen, Check-in und Check-out, die Verwaltung von Gästeabrechnungen, Zimmerzuweisungen, Zimmerwechsel, No-Shows und Stornierungen in Echtzeit. Es eignet sich für Ferienwohnungen, Serviced Apartments, Hotels, Hostels und Resorts.

Jeder Posten in einer Abrechnung, sei es eine Übernachtung, ein Upgrade, eine Gebühr für späten Check-out, ein Rabatt oder eine Steuer, ist mit einem vordefinierten Umsatzcode verknüpft. Prostay Accounting wandelt diese automatisch in Journalbuchungen um, ohne dass eine manuelle Buchung erforderlich ist.

Die Daten der Nachtabrechnung aus dem Prostay PMS fließen direkt in die Buchhaltung ein:

• Tägliche Einnahmen nach Abteilung
• Nächtliche Umsatzzusammenfassungen
• Steuereinnahmen und -abgaben
• Ausstehende Gastzahlungen und Forderungen

Prüfpfade von der Rezeption bis zur Finanzabteilung verfolgen Korrekturen wie kostenlose Übernachtungen, Preisänderungen oder vorzeitige Abreisen. So bleiben der Hotelbetrieb und Ihre Buchhaltung im Einklang.

Tableview-Kassensystem-Integration

Tableview ist das in Prostay integrierte Kassensystem für alle Restaurants, Bars, Poolbars, Dachterrassen-Lounges und sonstigen Verkaufsstellen Ihrer Anlage. Jeder Verkauf, einschließlich des verkauften Artikels, des Standorts der Verkaufsstelle, des Servicemitarbeiters, der Zahlungsmethode und des Zimmerpreises, wird mit Umsatz- und Steuercodes versehen, die Prostay Accounting automatisch lesen kann.

Die Funktion „Auf das Zimmer buchen“ funktioniert einwandfrei. In Prostay PMS wird die Rechnung für Speisen und Getränke eines Gastes, der sein Abendessen auf sein Zimmer bucht, seinem Konto hinzugefügt. Prostay Accounting sieht jedoch weiterhin die detaillierte Aufschlüsselung:

• Umsatz nach Verkaufsstelle (Restaurant A, Bar B, Zimmerservice)
• Umsatz nach Kategorie (Speisen, alkoholische Getränke, alkoholfreie Getränke)
• Trinkgelder und Servicegebühren
• Details zur Zahlungsmethode

Das Hauptbuch erhält automatisch tägliche POS-Zusammenfassungen, Trinkgeldverbindlichkeiten und Bargeldabgaben. Dies hilft bei der Erstellung einer genauen F&B-Gewinn- und Verlustrechnung, der korrekten Erfassung von Trinkgeldern und der sicheren Verwaltung von Bargeld, ohne dass Daten manuell eingegeben oder erneut eingegeben werden müssen.

Diese Integration ist besonders nützlich für Häuser mit mehr als einer Verkaufsstelle, wie beispielsweise ein Stadthotel mit einem Lobby-Restaurant, einer Dachterrassenbar und einem 24-Stunden-Zimmerservice. Alle Einnahmequellen werden korrekt ausgewiesen, ohne dass Ihre Finanzteams eine Tabellenkalkulation bearbeiten müssen.

Anbindung von Channel-Manager und Buchungsmaschine

Der Prostay Channel Manager und die Buchungsmaschine kümmern sich um die Verteilung an OTAs wie Booking.com, Expedia und Airbnb sowie um Direktbuchungen über die Website Ihres Hotels. Das Ziel ist es, so viele Gäste wie möglich in Ihrem Hotel unterzubringen und gleichzeitig mehr Direktbuchungen zu generieren.

Prostay PMS erfasst Reservierungen, Tarifpläne, Zimmerpreise, Stornierungsbedingungen und Provisionen, und Prostay Accounting verarbeitet diese dann ordnungsgemäß. Das System kann unterscheiden zwischen:

• OTA-Buchungen: Erfassung von Netto- vs. Bruttoerlösen, Nachverfolgung von Provisionsaufwendungen
• Direktbuchungen: Vollständige Erfassung der Einnahmen aus Ihrer Buchungsmaschine
• Firmenverträge: Ausgehandelte Preise und Abrechnungsvereinbarungen

Das bedeutet, dass Sie in Ihren Finanzberichten sehen können, wie viel Geld jeder Kanal einbringt und wie viel Geld dessen Betrieb kostet. Ihre präzisen Finanzberichte zeigen Ihnen genau, woher Ihre Einnahmen stammen und wie viel Sie jeder Kanal kostet.

Eigenes Buchhaltungsmodul und Hauptbuch

Prostay Accounting ist das finanzielle „Gehirn“, das unterhalb der operativen Ebene angesiedelt ist und operative Ereignisse automatisch in Soll- und Habenbuchungen umwandelt. Stellen Sie es sich als die Buchhaltungssoftware vor, die endlich versteht, wie Hotels funktionieren.

Zu den Konfigurationsoptionen gehören:

• Hauptbuchkonten, Kostenstellen und Abteilungen, die auf Ihre Struktur abgestimmt sind
• Unterstützung für mehrere Objekte mit konzerninternen Transaktionen
• Berichterstattung auf Objektebene mit Konzernkonsolidierung
• Standardisierte Vorlagen für wiederkehrende Buchungen (Miete, Franchisegebühren, Verwaltungsgebühren)

Täglich werden Umsatzjournalbuchungen, Steuerbuchungen, Einzahlungsbewegungen und Verrechnungskontensalden automatisch erstellt und gebucht. Das System führt Aufzeichnungen, die überprüft werden können, und unterstützt bei Bedarf Genehmigungsworkflows. Dies gibt Ihren Finanzmitarbeitern die Kontrolle, ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand zu verursachen.

So funktioniert die Automatisierung in Prostay Accounting (im Tagesgeschäft)

Ein Hotel, das Prostay Accounting nutzt, hat einen typischen Tagesablauf wie folgt:

Tagsüber läuft in Prostay PMS und Tableview POS alles wie gewohnt. Gäste checken ein, bestellen Essen im Restaurant, bezahlen Wellnessleistungen auf ihrem Zimmer und checken dann aus. Prostay Accounting verbucht und überprüft all diese Daten über Nacht. Am Morgen befasst sich die Finanzabteilung mit Ausnahmen und der Leistungsanalyse, nicht mit der Dateneingabe.

Die Automatisierung von Prostay übernimmt 80–90 % der routinemäßigen Buchungen, sobald Ihre Zuordnungen bei der Ersteinrichtung festgelegt wurden. Anstatt Daten zwischen Systemen zu verschieben, konzentriert sich Ihr Team auf die Validierung, Abweichungsanalyse und strategische Planung.

Dieser Ablauf funktioniert immer, egal ob Sie ein Hotel besitzen oder viele verwalten. Sie können Ihr Portfolio mit Objekt-Tags und Konsolidierungsregeln im Blick behalten, die Ihnen Details auf Objektebene liefern.

Täglicher automatisierter Datenfluss aus PMS und POS

Jede Nacht übernimmt Prostay Informationen aus dem Prostay PMS (Zimmer, Pakete, Gebühren, Steuern, Anzahlungen) und dem Tableview POS (Umsatz, Trinkgelder, Rabatte) und wandelt sie in Journalbuchungen um.

Das System verwendet voreingestellte Zuordnungskriterien für jede Zahlungsmethode und jeden Umsatzcode, um sicherzustellen, dass die Buchungen ausgeglichen sind und auf die ursprünglichen Finanztransaktionen verweisen. Dies ist die Reihenfolge:

1. Die Nachtprüfung läuft zu Ihrer konfigurierten Zeit (z. B. 2:00 Uhr Ortszeit)
2. Die Datenerfassung ruft alle PMS- und POS-Aktivitäten des Geschäftstages ab
3. Zuordnungsregeln werden angewendet, um Betriebsdaten in Buchungssätze umzuwandeln
4. Die Journalbuchungen werden automatisch im Hauptbuch verbucht
5. Jeden Morgen wird ein zusammenfassender Bericht mit den Gesamtbuchungen und Ausnahmen angezeigt

Korrekturen, die in PMS oder POS für ein bestimmtes Datum vorgenommen werden, erzeugen automatisch Korrekturbuchungen, anstatt manuelle Nachbearbeitung durch die Finanzabteilung zu erfordern.

Zuordnungsregeln: Einmal konfigurieren, dauerhaft automatisieren

Während der Implementierung arbeitet das Onboarding-Team von Prostay mit Ihrem Controller oder Buchhalter zusammen, um Folgendes zuzuordnen:

• Umsatzcodes aus PMS und POS auf Hauptbuchkonten
• Steuerkennzeichen auf die entsprechenden Verbindlichkeitskonten
• Zahlungsmethoden auf Bank- und Verrechnungskonten
• Abteilungen und Verkaufsstellen für detaillierte Berichte

Wenn Ihre Unterkunft diesen Detaillierungsgrad in den täglichen Umsatzberichten benötigt, können die Zuordnungen Bereiche wie Firmenkunden, Freizeit oder OTA umfassen.

Das System wendet diese Zuordnungen nach ihrer Einrichtung automatisch auf jede Transaktion an. Fügen Sie eine neue Filiale oder einen neuen Umsatzcode hinzu? Sie können Änderungen durch Berechtigungen einschränken, und diese werden zu Prüfungszwecken protokolliert, sodass Sie immer wissen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Automatisierung der Bank- und Zahlungsabstimmung

Prostay Accounting importiert Kontoauszüge und gleicht sie anhand von Regeln und Referenz-IDs automatisch mit den Zahlungsdaten aus dem PMS/POS ab:

• Kreditkarten-Batch-Abrechnungen
• Bareinzahlungen
• OTA-Auszahlungen
• Banküberweisungen

Anstatt in Tabellenkalkulationen verborgen zu bleiben, werden nicht abgeglichene Posten und Unregelmäßigkeiten wie Rückbuchungen, fehlende Einzahlungen und zeitliche Abweichungen zur Überprüfung hervorgehoben. Dies umfasst mehrere Bankkonten, wie z. B. Betriebs-, Lohn-, Treuhand- und Einlagenkonten.

Für Immobilien, die den Cashflow in Echtzeit im Blick behalten möchten, erfolgt die Abstimmung kontinuierlich statt nur am Monatsende. Dies reduziert den Arbeitsaufwand von Stunden auf Minuten, was die Arbeit Ihres Backoffice-Personals erleichtert.

KI-gestützte Erkennung von Unregelmäßigkeiten und Warnmeldungen

Prostay nutzt KI-gesteuerte Logik, um ungewöhnliche Muster zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden:

• Plötzliche Spitzen bei Stornierungen oder Rabatten in einem Restaurant
• Tage mit negativen Umsätzen, die es eigentlich nicht geben dürfte
• Nicht übereinstimmende Steuerbuchungen zwischen PMS und Buchhaltung
• Ungewöhnliche Zahlungsmuster nach Filiale

Warnmeldungen werden in Dashboards angezeigt oder per E-Mail versendet, sodass die Finanzabteilung und die Geschäftsführer Zeit haben, Probleme noch vor Monatsende zu untersuchen. Die Technologie lernt im Laufe der Zeit die normalen Muster pro Filiale und Objekt, was die Warnmeldungen nützlicher macht und unnötige Meldungen reduziert.

Dies ist keine Black Box. Sie können Probleme mit Zuversicht untersuchen und beheben, da jede Warnung mit den Quelldaten und Prüfpfaden versehen ist. Wirtschaftsprüfer und Hotelbesitzer können nachvollziehen, wie Geld durch das System fließt.

Kernfunktionen von Prostay Accounting für Hotels

In diesem Abschnitt wird erläutert, welche Funktionen Prostay Accounting bei der Markteinführung bieten wird und welche Herausforderungen die einzelnen Funktionen lösen. Nicht nur für große Hotelketten, sondern auch für unabhängige Hotels und kleine bis mittelgroße Portfolios.

Nutzen Sie diese Liste, wenn Sie sich auf eine Demo vorbereiten oder Ihren internen Business Case erstellen.

Abteilungs- und Multi-Property-Gewinn- und Verlustrechnung

Prostay Accounting unterstützt abteilungsbezogene Gewinn- und Verlustrechnungen im USALI-Stil:

Unternehmen mit mehreren Standorten können ihre aggregierte Gewinn- und Verlustrechnung nach Portfolio einsehen, Standorte nebeneinander vergleichen und Details zu einzelnen Standorten und Filialen einsehen.

Zentralisierte Kosten wie Marketing-, IT- oder regionale Verwaltungsgebühren können auf der Grundlage von Faktoren wie Zimmeranzahl, Umsatz oder maßgeschneiderten Kennzahlen auf die Standorte verteilt werden. Monatliche Gewinn- und Verlustrechnungen für jede Immobilie, Portfolio-Zusammenfassungen und eigentümerspezifische Auswertungen, die exportiert oder über Zugangsberechtigungen mit eingeschränktem Zugriff geteilt werden können, gehören zu den gängigsten Ausgabedaten.

Dashboards, Berichterstattung und Prüfpfade

Visuelle Dashboards zeigen Kennzahlen an, die für das Hotelmanagement wichtig sind:

• Tages- und MTD-Umsatz nach Abteilung
• GOP (Bruttobetriebsgewinn) und GOPPAR
• Belegungsabhängige Kennzahlen wie RevPAR, ADR und TRevPAR
• Liquiditätslage für eine oder mehrere Immobilien
• Prozentsätze der Personalkosten und Nachverfolgung der Betriebskosten

Prostay Accounting führt lückenlose Aufzeichnungen über alle Buchungen, Änderungen und Genehmigungen, einschließlich des Benutzers, des Zeitpunkts und eines Links zu den Quelltransaktionen. Diese Transparenz ist wichtig, um fundierte Entscheidungen zu treffen, und stellt Auditoren, Kreditgeber und Eigentümer zufrieden, da sie nachvollziehen können, wie die Zahlen zustande kommen.

Sie können Berichte nach Objekt, Abteilung, Zeitraum und Kanal filtern und anschließend als PDF- oder Excel-Dateien speichern. Der rollenbasierte Zugriff stellt sicher, dass Geschäftsführer Kennzahlen auf Objektebene einsehen können, Eigentümer konsolidierte Berichte erhalten und die Finanzabteilung den gesamten Hauptbuchbereich einsehen kann, während Gehaltsdaten vertraulich bleiben.

Steuern, Compliance und Lokalisierung

Unternehmen im Gastgewerbe haben es mit komplexen Steuerstrukturen zu tun, die von generischen Buchhaltungssystemen nur unzureichend bewältigt werden. Prostay Accounting unterstützt:

• Beherbergungssteuer und Stadtsteuer
• Mehrere Mehrwertsteuersätze (VAT/GST) je nach Dienstleistungsart
• Bearbeitung von Servicegebühren und Trinkgeldern
• Alkoholsteuer und lokale Abgaben auf Speisen und Getränke
• Tourismusgebühren je nach Gerichtsbarkeit

PMS und POS richten Steuerkennzeichen auf Einzelpostenbasis ein. Das Buchhaltungsmodul ordnet diese automatisch den richtigen Konten zu, wodurch manuelle Berechnungen und Fehler vermieden werden.

Prostay Accounting hilft Ihnen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem es exportierbare Daten für lokale Steuererklärungen, standardisierte Vorlagen für Wirtschaftsprüfer und Optionen zur Einrichtung verschiedener Gerichtsbarkeiten bereitstellt. Grenzüberschreitende Portfolios können verschiedene Währungen verwenden, und die Umrechnung erfolgt in den Konsolidierungsberichten.

Benutzerberechtigungen und Kontrollen

Das System umfasst detaillierte Rollen, die auf die Arbeitsabläufe in der Hotellerie zugeschnitten sind:

Für sensible Vorgänge wie das Ändern von GL-Zuordnungen, das Buchen manueller Journalbuchungen oder das Bearbeiten abgeschlossener Perioden benötigen Sie eine Berechtigung. Diese Aktionen werden stets protokolliert. Der Zugriff kann nach Objekten unterteilt werden, sodass Nutzer nur die für ihren Bereich relevanten Finanzinformationen einsehen können.

Diese Sicherheitsstruktur gibt Wirtschaftsprüfern, Investoren und Franchisegebern die Gewissheit, dass Finanzdaten sicher sind und nachverfolgt werden können.

Auswirkungen auf das Geschäft: Warum Prostay Accounting für Hotels wichtig ist

Unabhängige Hotels und kleine Hotelgruppen sehen sich mit steigenden Personalkosten, kleinen Finanzteams und zunehmendem Druck konfrontiert, Eigentümerberichte pünktlich und mit zuverlässigen Informationen zu erstellen. Viele Häuser schließen ihre Bücher immer noch 10 bis 15 Tage nach Monatsende ab, da sie die Daten manuell abgleichen müssen und ihre Buchhaltungssysteme nicht miteinander vernetzt sind.

Prostay Accounting geht genau dieses Problem an. Durch Automatisierung können Nacht-Audit- und Finanzteams jeden Monat Dutzende von Stunden einsparen, Fehler reduzieren, die nachgeprüft werden müssen, und die Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Geschäftsanalysen beschleunigen.

Die strategischen Vorteile sind groß: Controller und Geschäftsführer haben mehr Zeit, sich um Preisgestaltung, Kostenkontrolle und Prognosen zu kümmern, anstatt Daten zwischen Systemen hin- und herzuschieben. Managementunternehmen können Hotelbesitzern einen besseren Service bieten, indem sie schneller und genauer berichten.

Beispiele: Unabhängige Hotels und kleine Hotelgruppen

Szenario 1: Boutique-Hotel mit 70 Zimmern

Ein kleines Hotel mit zwei Restaurants und Bars stellt von Tabellenkalkulationen und einer einfachen Buchhaltungslösung auf Prostay Accounting um. Zuvor dauerte der Monatsabschluss 12 Tage, da PMS-Exporte manuell durchgeführt, Tabellenkalkulationen abgeglichen und Lieferantenrechnungen bearbeitet werden mussten.

Nach der Implementierung von Prostay Accounting:

• Der Monatsabschluss dauert nur noch 5 Tage
• Die Nachtprüfung ist in 15 Minuten statt in einer Stunde erledigt
• Die Gewinn- und Verlustrechnung nach Abteilungen ist täglich statt monatlich verfügbar
• Eine Stelle für die Dateneingabe wurde für Initiativen zur Verbesserung des Gästeerlebnisses umgeschichtet

Szenario 2: Regionale Gruppe mit 3 Häusern

Ein Hotelunternehmen nutzte früher Excel, um die Finanzdaten für Stadthotels, Luxusresorts und Flughafenhotels manuell zusammenzufassen. Der Controller musste Zahlen aus drei unterschiedlichen Quellen zusammenführen, was zu Verzögerungen bei den Gesprächen mit den Eigentümern führte.

Mit Prostay Accounting:

• Tägliche Übersicht über die Portfolio-Performance auf einem einzigen Dashboard
• Durch den direkten Vergleich der Objekte lassen sich leistungsschwache Objekte schnell identifizieren
• Bei Eigentümerbesprechungen werden aktuelle GOP-Zahlen verwendet, keine veralteten Daten
• Gesteigertes Vertrauen in Steuererklärungen in verschiedenen Gerichtsbarkeiten

Diese Szenarien stellen typische Ergebnisse für Immobilien dar, die auf die richtige Hotelbuchhaltungssoftware und einen integrierten Stack setzen.

Implementierung von Prostay Accounting: Einführung und Onboarding

Sie können Prostay Accounting zu Ihren bestehenden Prostay PMS- und Tableview-Clients hinzufügen oder es für Neukunden als komplettes Systempaket erwerben. Immobilien, die von alten Systemen umsteigen, können dies schrittweise tun.

Anstatt die Benutzer einfach ihre eigenen Konten einrichten zu lassen, bietet Prostay ein geführtes Onboarding an. Diese praxisorientierte Methode senkt das Risiko und beschleunigt die Zeit bis zur Wertschöpfung, da korrekte Zuordnungen und Steuereinstellungen so wichtig sind.

Für ein einzelnes Hotel, das bereits Prostay PMS nutzt, beträgt die typische Implementierungszeit einige Wochen. Für Gruppen mit mehreren Häusern, die von älteren Systemen umsteigen, ist die Implementierungszeit länger. Der Zeitplan hängt davon ab, wie komplex die Gegebenheiten sind, und nicht nur davon, wie viele Häuser es gibt.

Onboarding-Prozess und Support

Zu den wichtigsten Schritten des Onboardings gehören:

1. Discovery-Workshop: Überprüfung der aktuellen Prozesse, des Kontenplans, der Umsatzcodes und der Steuerregeln
2. Konfiguration: Einrichtung von GL-Zuordnungen, Abteilungsstrukturen und Outlet-Konfigurationen
3. Einrichtung von Berichtsvorlagen: Entwurf von Eigentümerberichten, Flash-Berichten und Monatsabschlusspaketen
4. Parallelbetrieb: Betrieb des alten und des neuen Systems über 1–2 Abschlusszyklen zur Überprüfung der Genauigkeit
5. Vollständige Umstellung: Prostay wird zum primären Buchhaltungssystem; automatisierte nächtliche Buchungen beginnen

Zur Unterstützung der Datenmigration werden Eröffnungssalden und historische Zusammenfassungsdaten bei Bedarf einbezogen. Es gibt eine klare Aufgabenteilung zwischen dem Prostay-Team und dem Finanzteam Ihres Hotels.

Vor der Inbetriebnahme werden die eigenen Daten Ihres Hotels verwendet, um Finanzmitarbeiter, Geschäftsführer und Nachtprüfer in einer Testumgebung zu schulen. Helpdesk-Zugang, ein dedizierter Success Manager und eine Wissensdatenbank sind Teil der laufenden Unterstützung. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Sie neue Standorte und Einnahmequellen hinzufügen, kann sich Ihre Konfiguration ändern.

Checkliste zur Vorbereitung für Hoteliers

Bereiten Sie folgende Punkte vor der Implementierung vor:

• [ ] Aktueller Kontenplan
• [ ] Beispielberichte aus PMS und POS
• [ ] Steuerregelungen nach Rechtsgebiet (Beherbergungssteuer, Mehrwertsteuer, Servicegebühren)
• [ ] Derzeit verwendete Vorlagen für Eigentümerberichte
• [ ] Liste der Immobilien, Verkaufsstellen und Abteilungen
• [ ] Gästeprofile und Segmentdefinitionen (Firmenkunden, OTA, Direktbuchungen)

Interne Fürsprecher identifizieren:

• Finanzverantwortlicher, der die Hauptbuchstruktur und die Berichtsanforderungen versteht
• Superuser der Immobilie für tägliche Aufgaben und operative Fragen
• IT-/Datenansprechpartner, falls Systemzugriff oder Datenextraktion erforderlich ist

Halten Sie Ihren aktuellen Abschlussprozess schriftlich fest, einschließlich der Abläufe, Zeitrahmen und etwaiger Probleme, damit Sie leicht erkennen können, wie viel besser es nach der Inbetriebnahme sein wird. So lässt sich Hotelbesitzern und Managementunternehmen einfach zeigen, dass sie eine gute Rendite für ihre Investition erhalten.

Ist Prostay Accounting das Richtige für Ihre Immobilie?

Sehr kleine Häuser mit wenigen Standorten kommen vielleicht mit nur wenigen einfachen Tools aus. Aber Technologie, die manuelle Arbeit überflüssig macht, wird den meisten unabhängigen Hotels und Gruppen mit mehr als einem Haus oder Standort sehr helfen.

Prostay Accounting eignet sich hervorragend für Häuser, die bereits Prostay PMS und Tableview POS nutzen oder nutzen möchten, oder für Gruppen, die eine einzige Plattform für Betrieb und Finanzen wünschen. Die Bedeutung der richtigen Hotelbuchhaltungssoftware steigt, wenn die Dinge komplexer werden, beispielsweise bei mehr Transaktionen, mehr Filialen, mehr Häusern oder strengen Berichtsanforderungen seitens des Eigentümers.

Dank der modularen Lizenzierung von Prostay können Sie mit PMS, Channel Manager und Buchungsmaschine beginnen und die Buchhaltung hinzufügen, wenn Sie bereit sind. Sie müssen nicht alles auf einmal ersetzen. Kümmern Sie sich zunächst um Reservierungen, Gästekommunikation und Abwicklung. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern, fügen Sie dann die Finanzverwaltung hinzu.

Selbsttest: Wann Sie Prostay Accounting in Betracht ziehen sollten

Prüfen Sie, welche Punkte auf Ihre Unterkunft zutreffen:

• [ ] Die Bücher werden regelmäßig erst mehr als 10 Tage nach Monatsende abgeschlossen
• [ ] Starke Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen für die Umsatzverfolgung oder -abstimmung
• [ ] Häufige Abweichungen zwischen PMS und Buchhaltung, die eine Überprüfung erfordern
• [ ] Schwierigkeiten bei der Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen für einzelne Abteilungen oder mehrere Objekte
• [ ] Geschäftsführer und Eigentümer verlangen tägliche oder wöchentliche Finanzübersichten, die Sie nicht ohne Weiteres bereitstellen können
• [ ] Mehr Zeitaufwand für die Datenerfassung als für die Analyse zur datengestützten Entscheidungsfindung
• [ ] Herausforderungen bei der Erfassung zukünftiger Einnahmen, Verbindlichkeiten oder Forderungen
• [ ] Begrenzte umsetzbare Erkenntnisse aus der aktuellen Berichterstattung

Wenn Sie mehrere Punkte mit „Ja“ beantwortet haben, sind Sie ein idealer Kandidat für Prostay Accounting. Buchen Sie eine Demo, die auf Ihre spezifischen Arbeitsabläufe und Probleme zugeschnitten ist, und bringen Sie Beispiele Ihrer aktuellen Berichte zum Vergleich mit.

Nächste Schritte: Sehen Sie sich Prostay Accounting in Aktion an

Prostay Accounting schließt die Lücke zwischen Hotelbetrieb und Finanzen und integriert Prostay PMS, Tableview POS, Channel Manager, Buchungsmaschine und Buchhaltung in einer Cloud-Plattform.

Die wichtigsten Vorteile noch einmal im Überblick:

• Automatisierung von 80–90 % der routinemäßigen Buchhaltungsaufgaben im Hotel
• Reduzierung menschlicher Fehler durch native Integration und automatisierte Zuordnung
• Schnellere Abschlusszyklen, gemessen in Tagen statt Wochen
• Bessere Berichterstattung für Eigentümer mit Echtzeit-Transparenz und detaillierten Finanzberichten
• Cashflow-Management mit täglichem Überblick über die Liquiditätslage und zukünftige Einnahmen

Möchten Sie sehen, wie es funktioniert? Fordern Sie eine personalisierte Demo von Prostay Accounting an. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit dem Prostay-Team. Oder wenden Sie sich an den Vertrieb, um Preise basierend auf der Größe Ihrer Immobilie und der Modulauswahl zu erhalten.

Bringen Sie Ihre aktuellen PMS-/POS-Berichte und Ihr Monatsabschlusspaket zur Demo mit. Wir zeigen Ihnen genau, wie Prostay Accounting diese Vorgänge automatisiert. Keine Erfolgsgeschichten anderer Hotels mehr, sondern ein klares Bild davon, was sich für Ihr Unternehmen ändern wird.

Die Hotellerie bewegt sich in Richtung einheitlicher Plattformen, die fehlerhafte Buchhaltungsprozesse und Systeme, die nicht miteinander kommunizieren, beseitigen. In einem wettbewerbsintensiven Markt ist der Unterschied zwischen einem Abschluss in 5 Tagen und einem in 15 Tagen der Unterschied zwischen der Behebung von Problemen und deren Vorbeugung.

Prostay Accounting ist eine neuere Alternative zu veralteten Hotel-Softwarestacks. Es ist an der Zeit, Ihre Finanzabläufe auf den neuesten Stand zu bringen.