Un sistema de acceso con tarjeta magnética es un sistema electrónico de control de acceso que ha transformado la forma en que los hoteles garantizan la seguridad de las habitaciones de sus huéspedes y les permiten entrar en el edificio. Estos sistemas utilizan tarjetas o llaveros programables en lugar de llaves convencionales. Estas tarjetas o llaveros se comunican con las cerraduras electrónicas mediante la tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID) o de banda magnética. Los sistemas de acceso con tarjeta magnética son la forma más habitual en que los hoteles modernos satisfacen las necesidades de seguridad, al tiempo que facilitan las cosas a los huéspedes.
Esta guía trata sobre los sistemas de acceso con tarjeta magnética específicos para hoteles, como los distintos tipos de sistemas, cómo pueden integrarse con sistemas de gestión hotelera como Prostay, las ventajas de seguridad que ofrecen y los aspectos a tener en cuenta a la hora de instalarlos. El artículo se centra exclusivamente en aplicaciones para el sector hotelero y no incluye aplicaciones de seguridad para propiedades residenciales o comerciales en general. Los propietarios de hoteles, los gestores de propiedades, los especialistas en TI del sector hotelero y los responsables de la toma de decisiones que estén buscando soluciones modernas de control de acceso encontrarán consejos útiles sobre cómo elegir e instalar un sistema.
Cuando los huéspedes se registran, los sistemas de acceso con tarjeta codifican credenciales temporales en las tarjetas. Esto permite a los huéspedes acceder a sus habitaciones asignadas y a otras zonas autorizadas hasta la salida, momento en el que el sistema les retira automáticamente sus derechos de acceso.
Al final de esta guía descubrirá más sobre los sistemas de acceso con tarjeta magnética, así como
- Comprender los componentes y tecnologías fundamentales que hay detrás de los sistemas de acceso con tarjeta
- Descubrir cómo la integración con el PMS simplifica las operaciones del hotel
- Evaluar las ventajas de seguridad frente a las llaves tradicionales
- Comparar los costes y los requisitos de implementación de los distintos tipos de sistemas
- Desarrollar un plan de implementación práctico para su establecimiento
Comprender los sistemas de acceso con tarjeta para hoteles
Un sistema de acceso con tarjeta es una forma de controlar quién puede entrar en las habitaciones, las zonas comunes y las áreas restringidas mediante el uso de tarjetas electrónicas programadas en lugar de llaves normales. El sistema registra los derechos de acceso de forma digital, por lo que el personal del hotel puede conceder, modificar y retirar permisos sin tener que intercambiar llaves.
Este método resuelve una serie de problemas habituales en la gestión hotelera, como eliminar el coste y el riesgo de seguridad que supone la pérdida de llaves, permitir una programación flexible de los accesos y crear registros de auditoría de los procesos de entrada y salida en todo el establecimiento.
Componentes principales de los sistemas de tarjetas de acceso para hoteles
Cuatro partes que funcionan conjuntamente conforman un sistema integral de tarjetas de acceso a las puertas. Las tarjetas de acceso de los hoteles almacenan las credenciales digitales en una banda magnética, en un microchip RFID o mediante tecnología NFC. Cuando un huésped muestra su tarjeta, los lectores de tarjetas situados en los puntos de entrada captan y leen estas credenciales. Los controladores son el cerebro del sistema. Comprueban las credenciales con la base de datos de acceso y deciden si permiten la entrada a alguien o no. Las cerraduras electrónicas reciben señales de los controladores para desbloquear las puertas y mantener la seguridad de las habitaciones.
Los protocolos de comunicación encriptados permiten que estas partes se comuniquen entre sí. El lector toma los datos de la credencial y los envía al controlador cuando un huésped toca o pasa su tarjeta. El controlador compara la credencial con los derechos almacenados, lo que incluye validar la asignación de la habitación, las fechas válidas y los límites de tiempo. Si la credencial es legítima, el controlador le indica a la cerradura que se abra.
Cómo funcionan los sistemas de acceso con tarjeta magnética en los hoteles
Existe un procedimiento estándar que la mayoría de los huéspedes siguen al pasar por un sistema de acceso con tarjeta magnética. Cuando un huésped se registra, el personal de recepción programa una tarjeta en blanco con la llave de la habitación del huésped y cualquier otro privilegio, como el acceso a la piscina o al gimnasio. La programación asigna a cada huésped un identificador único vinculado a su reserva en el sistema de gestión hotelera.
Cuando el huésped se acerca a su habitación, pasa la tarjeta por el lector. El sistema comprueba la credencial, se asegura de que la fecha actual se encuentre dentro del periodo de reserva y desbloquea la puerta, normalmente en uno o dos segundos. El sistema mantiene un registro digital de cada intento de acceso durante la estancia por motivos de seguridad.
El sistema desactiva inmediatamente los derechos de acceso de la tarjeta tras la salida. Si un huésped pierde su tarjeta durante la estancia, el personal puede cancelar rápidamente la credencial perdida y proporcionarle una nueva sin tener que cambiar la cerradura.
En el pasado, si se perdían las llaves, había que cambiar la cerradura para mantener la seguridad del hogar. Esta gestión automatizada del ciclo de vida supone un gran cambio con respecto a eso.
Tipos de sistemas de acceso con tarjeta para hoteles
Los hoteles pueden elegir entre muchos sistemas de tarjetas de acceso, cada uno de los cuales ofrece sus propias ventajas para diferentes tipos de establecimientos y necesidades empresariales. Los gestores de los establecimientos pueden elegir sistemas de control de acceso con tarjeta que se adapten a sus necesidades de seguridad y a su presupuesto conociendo estas posibilidades.
Sistemas de tarjetas de proximidad RFID
Con la tecnología RFID, los huéspedes no tienen que tocar el lector; basta con que acerquen o toquen su tarjeta cerca de él, en lugar de insertarla o pasarla por el lector. El lector crea un campo electromagnético que activa un chip pasivo dentro de la tarjeta. A continuación, este chip envía su identificador único al lector.
El acceso mediante tarjetas RFID ofrece una serie de ventajas operativas para los hoteles. Las tarjetas duran más, ya que no tienen que soportar el desgaste que conllevan los mecanismos de deslizamiento. A los huéspedes les resulta fácil entender la interacción de «acercar y listo», lo que reduce la frustración que supone deslizar la tarjeta en la dirección incorrecta. Los sistemas RFID también ofrecen un cifrado más avanzado, lo que los hace más seguros frente a la clonación de credenciales.
Las previsiones del sector sugieren que el uso de la tecnología RFID experimentará un crecimiento exponencial en los próximos años, impulsado por su creciente popularidad en el sector hotelero y en otras industrias que requieren soluciones seguras de control de acceso.
Sistemas de tarjetas con banda magnética
Las tarjetas de banda magnética almacenan la información de las credenciales en una banda de material magnético que recorre uno de los bordes. Cuando los huéspedes pasan su tarjeta por un lector de ranura, el cabezal de lectura capta la información codificada a medida que la banda pasa por encima.
Estos sistemas de acceso con tarjetas de banda magnética son una forma económica de permitir la entrada a personas en hoteles más pequeños o establecimientos con muchas tarjetas. Las tarjetas son baratas de fabricar, lo que las hace útiles en lugares donde se pierden con frecuencia. Sin embargo, los teléfonos móviles y otros objetos cotidianos pueden desmagnetizar las bandas magnéticas, lo que podría suponer un problema para los huéspedes.
Integración de NFC y llaves móviles
La comunicación de campo cercano (NFC) se basa en los principios de la RFID para permitir la conexión de los teléfonos inteligentes. En lugar de llevar tarjetas de acceso físicas, los huéspedes utilizan la aplicación del hotel en sus teléfonos para acceder con credenciales digitales.
La integración de llaves móviles es la parte del control de acceso hotelero que está creciendo más rápidamente. A los huéspedes les gusta no tener que pasar por recepción en absoluto; pueden obtener sus credenciales antes de llegar, lo que les permite ir directamente a su habitación. Los hoteles ahorran dinero en inventario de tarjetas y facilitan el registro de entrada a los huéspedes.
Los sistemas NFC pueden funcionar con tarjetas de acceso convencionales, lo que permite a los establecimientos satisfacer las necesidades de sus huéspedes. Algunos huéspedes prefieren tarjetas físicas, mientras que otros dan por hecho que el acceso móvil será algo habitual.
Esta nueva tecnología está directamente relacionada con la forma en que los hoteles combinan el control de acceso con sus sistemas de gestión hotelera.
Integración con los sistemas de gestión hotelera
El control de acceso mediante tarjetas funciona realmente mejor cuando está vinculado a los sistemas de gestión hotelera. Cuando el software de los sistemas de tarjetas de acceso funciona con plataformas PMS, los establecimientos pueden gestionar automáticamente las credenciales, mantener sincronizados los datos de los huéspedes y combinar los informes operativos.
Ventajas de la integración con Prostay PMS
Cuando los sistemas de acceso con tarjeta y las plataformas PMS como Prostay funcionan conjuntamente, se eliminan las tareas manuales que ralentizan el registro de entrada y pueden dar lugar a errores. Cuando se confirma una reserva, el PMS envía automáticamente a la solución de control de acceso la asignación de la habitación y las fechas de la estancia. Los empleados de recepción solo tienen que codificar una tarjeta en blanco; la configuración de las credenciales ya está establecida.
Esta sincronización se mantiene durante toda la estancia del huésped. Los cambios de habitación actualizan al instante los derechos de acceso. Una salida anticipada implica la revocación inmediata de las credenciales. Las salidas tardías alargan los periodos de acceso sin necesidad de intervención del personal.
Los sistemas integrados no solo hacen que las operaciones sean más eficientes, sino que también permiten realizar un seguimiento del acceso, lo que ayuda a la gestión de ingresos. Los establecimientos pueden llevar un registro de la frecuencia y el momento en que los huéspedes utilizan los servicios de sus instalaciones. Esta información ayuda a decidir qué servicios ofrecer, cuántos empleados contratar y cuándo realizar ventas adicionales.
Proceso de implementación
Existe un orden establecido para conectar los sistemas de acceso con tarjeta magnética a la arquitectura de TI actual:
- Evaluación del sistema y verificación de la compatibilidad: evaluar las capacidades actuales del PMS, la infraestructura de red y el hardware de las puertas para identificar los requisitos de integración y los posibles obstáculos.
- Instalación de hardware y configuración de la red: instalar lectores de tarjetas y controladores en los puntos de acceso, establecer conexiones de red seguras entre el hardware de control de acceso y los servidores del PMS.
- Integración de software y formación del personal: configurar las conexiones API o el middleware que vincula el sistema de control de acceso con el PMS, y formar a los equipos de recepción y mantenimiento en los nuevos flujos de trabajo.
- Procedimientos de prueba y puesta en marcha: validar la programación de credenciales, el registro de accesos y la desactivación automática en múltiples escenarios de prueba antes de la implementación completa.
Comparación de ventajas operativas
| Criterio | Llaves tradicionales | Sistemas de tarjetas de acceso integrados |
|---|---|---|
| Experiencia del huésped | Es necesario recoger la llave manualmente; si se pierde, hay que llamar a un cerrajero | Entrega automática de credenciales; sustitución instantánea disponible |
| Características de seguridad | Es posible copiar las llaves físicas; la pérdida de llaves compromete la seguridad | Revocación inmediata; las credenciales cifradas resisten la clonación |
| Eficiencia operativa | Seguimiento manual; costes de cambio de llaves por rotación | Programación automatizada; registros de auditoría digitales |
| Gestión de costes | Gastos continuos de cambio de llaves; gastos generales de inventario de llaves | Mayor inversión inicial; menor mantenimiento continuo |
Para la mayoría de los establecimientos con más de 20 habitaciones, el coste inicial de los sistemas integrados de acceso con tarjeta se amortiza en un plazo de 18 a 24 meses, ya que hacen que el establecimiento sea más seguro y eficiente.
Saber qué problemas pueden surgir durante la implementación ayuda a los establecimientos a prepararse para una puesta en marcha satisfactoria.
Retos comunes de la implementación y soluciones
La instalación de cerraduras con tarjeta en un hotel que ya está en funcionamiento requiere una planificación cuidadosa para mantener a los huéspedes satisfechos y al personal trabajando durante el cambio. Hay algunos problemas que es probable que surjan durante la implementación.
Interrupciones en la experiencia de los huéspedes
Cuando hay muchos visitantes registrándose, los problemas de programación de tarjetas o de los lectores pueden complicar las cosas tanto para los huéspedes como para el personal de recepción. Las medidas proactivas para mitigarlos incluyen la instalación de estaciones de codificación de respaldo, enseñar al personal a utilizar el modo manual de anulación y planificar la instalación de los lectores en momentos en los que no haya mucha gente. Tener a mano un stock limitado de tarjetas maestras preprogramadas permite a los huéspedes entrar de inmediato mientras se trabaja en la solución de los problemas del sistema principal.
Formación y adopción por parte del personal
Los departamentos de recepción, limpieza y mantenimiento utilizan los sistemas de acceso con tarjeta magnética de diferentes maneras. Una buena formación se centra en los flujos de trabajo relevantes para el puesto de cada persona, en lugar de ofrecer una visión general del sistema. El personal de recepción debe saber cómo programar y solucionar problemas con las credenciales. El personal de limpieza debe conocer los límites de acceso por horario y zona. El personal de mantenimiento debe controlar quién tiene acceso al hardware y solucionar cualquier problema que surja. Al instalar un sistema por primera vez, los servicios de asistencia técnica de los proveedores deben incluir formación in situ.
Complejidades de la integración de sistemas
Es posible que los sistemas de gestión de propiedades más antiguos no cuenten con funciones API modernas, lo que dificulta su conexión con los sistemas de control de acceso más recientes. Algunas soluciones son plataformas de middleware que conectan instalaciones de PMS más antiguas con sistemas de acceso por tarjeta más nuevos, enfoques de migración por fases que mantienen ambos sistemas en funcionamiento durante el cambio, y alianzas con proveedores que ofrecen soporte para la integración. Para garantizar que el nuevo sistema de acceso funcione con los sistemas de seguridad actuales, como las plataformas integradas de videovigilancia y gestión de visitantes, todos los proveedores del sistema deben colaborar desde el principio.
Planificar con antelación estos problemas evita costosos retrasos y acelera la adopción por parte del personal.
Conclusión y próximos pasos
En comparación con las llaves normales, los sistemas de acceso con tarjeta hacen que los hoteles sean más seguros, más eficientes y mejores para los huéspedes. La gestión automatizada de credenciales, la integración con el PMS y el registro digital de accesos se combinan para resolver problemas recurrentes de seguridad en el sector hotelero, al tiempo que reducen los costes operativos.
Los establecimientos que estén considerando la implantación de un sistema de acceso mediante tarjeta magnética deberían hacer lo siguiente de inmediato:
- Evaluar la infraestructura actual de control de acceso e identificar las brechas de seguridad
- Documentar los requisitos de integración del PMS y verificar la compatibilidad con los principales proveedores de tarjetas de acceso
- Solicitar demostraciones a dos o tres proveedores cualificados, incluidos los proveedores compatibles con Prostay
- Desarrollar un calendario de implementación por fases que minimice las molestias para los huéspedes
Los hoteles deben estar atentos a los cambios en la expansión de las llaves móviles, los sistemas de control biométrico y las plataformas de administración basadas en la nube, ya que la tecnología de control de acceso hotelero sigue evolucionando. Estas tecnologías funcionarán cada vez más con credenciales de tarjetas de acceso para añadir seguridad adicional y facilitar las cosas a los huéspedes.
Recursos adicionales
Lista de verificación para la evaluación de proveedores
- Capacidades de integración con el PMS y estado de la certificación
- Estándares de cifrado y protocolos de seguridad
- Compatibilidad con credenciales móviles y disponibilidad de aplicaciones para huéspedes
- Opciones de acceso remoto y gestión en la nube
- Disponibilidad de asistencia técnica y compromisos de respuesta
Plantilla de requisitos de integración del PMS
- Versión actual del PMS y capacidades de la API
- Especificaciones de la infraestructura de red
- Requisitos de compatibilidad del hardware de las puertas
- Necesidades de formación del personal y de asistencia para la puesta en marcha
Consideraciones para el cálculo del retorno de la inversión
- Costes actuales de cambio de llaves y sustitución de llaves
- Tiempo dedicado en recepción a cuestiones relacionadas con las llaves
- Frecuencia de incidentes de seguridad y costes asociados
- Impacto en la satisfacción de los huéspedes debido a problemas con las llaves
