Automatisierte Hotelbuchhaltungs-Software: So funktioniert's

Sie wissen bereits, dass allgemeine Buchhaltungslösungen nicht für Hotels gemacht sind, wenn Sie schon einmal eine Woche damit verbracht haben, nach Monatsende Tabellen abzugleichen, PMS-Exporte manuell in QuickBooks zu importieren oder den Eigentümern zu erklären, warum ihre Zahlen am 15. des Monats immer noch „in Bearbeitung“ sind.

Im Gastgewerbe laufen die Dinge anders. Zimmer, Restaurants, Bars, Spas und Veranstaltungen bringen alle Geld ein, und das oft gleichzeitig und über mehrere Häuser hinweg. Gäste leisten Monate im Voraus Anzahlungen, nutzen sowohl geschäftliche als auch private Karten zur Begleichung ihrer Rechnungen und lassen ihre Mahlzeiten auf ihre Zimmerrechnung setzen. Wenn Sie versuchen, all dies in eine Software zu integrieren, die für den Einzelhandel oder professionelle Dienstleistungen entwickelt wurde, führt dies zu Problemen, Fehlern und nächtlichen Abstimmungssitzungen.

Dieses Tutorial erklärt, was automatisierte Hotelbuchhaltungssoftware ist, wie sie sich von herkömmlicher Buchhaltungssoftware unterscheidet und warum unabhängige Hotels und Hotelgruppen mit mehr als einer Unterkunft sie benötigen. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie Prostay PMS dank seines integrierten Buchhaltungsmoduls und der Anbindung an Tableview POS alle Finanzen Ihres Hotels automatisch verwalten kann, ohne dass eine Vielzahl verschiedener Lösungen von Drittanbietern erforderlich ist.

Was ist eine Hotelbuchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe ist eine Finanzmanagement-Software, die speziell für Unternehmen im Gastgewerbe entwickelt wurde, und nicht nur ein gewöhnliches Hauptbuch mit hinzugefügten Hotelvorlagen.

Das Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) ist der globale Standard, der die Hotelfinanzen in Abteilungssegmente unterteilt: Zimmer, Speisen & Getränke, Spa, Golf, Parken und andere betriebene Bereiche. Darauf basiert das System. Dieses Rahmenwerk ermöglicht es Ihnen, Häuser direkt miteinander zu vergleichen und liefert Hotelbesitzern und Managementunternehmen die detaillierten Informationen, die sie benötigen.

Im Gegensatz zu gewöhnlicher Buchhaltungssoftware sammelt eine gute Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe Daten aus:

• Property Management System (PMS): Reservierungen, Folios, Zimmerkosten und Gastzahlungen
• Point-of-Sale (POS): F&B-Transaktionen, Verkaufsstellenumsätze, Trinkgelder und Gratisleistungen
• Zahlungsgateways: Kartenzahlungen, Abrechnungen und Rückerstattungen
• Lohn- und Personalverwaltung: Personalkosten in Abhängigkeit von Auslastung und Abteilungsleistung

Das Endergebnis ist ein einziges Hauptbuch und eine Berichtsschicht, die die täglichen Einnahmen erfasst, Abteilungs-Gewinn- und Verlustrechnungen erstellt, Berichte für Eigentümer generiert und die Konsolidierung mehrerer Objekte verwaltet – und das alles ohne die mühsame Tabellenkalkulationsarbeit, die generische Lösungen erfordern.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Stadthotel mit 100 Zimmern, einem Restaurant, einer Bar und einem Konferenzbereich vor. Mit hotelspezifischen Kontenplänen kann das Finanzteam Zimmerumsätze, F&B-Umsätze nach Verkaufsstelle, Banketteinnahmen und Nebenkosten als separate Posten untersuchen, die alle den USALI-Anforderungen entsprechen. Ein allgemeines System würde einen Großteil davon unter „Umsatz“ verbuchen und erfordern, dass Mitarbeiter die Aufschlüsselung manuell vornehmen.

Wie sich Hotelbuchhaltungssoftware von normaler Buchhaltungssoftware unterscheidet

QuickBooks und Xero sind großartige Tools für kleine Unternehmen mit einfachen Geschäftsmodellen. Sie leisten gute Arbeit beim Erstellen von Rechnungen, beim Abgleich von Bankkonten, bei grundlegenden Steuerberechnungen und bei der Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen. Sie wurden jedoch nicht dafür entwickelt, die komplexen Abläufe eines Hotelbetriebs zu bewältigen.

Hier unterscheiden sich hotelorientierte Lösungen:

Das „Umsatz“-Problem

Wenn ein Gast in einem Full-Service-Hotel seine Rechnung bezahlt, kann diese einzelne Transaktion Folgendes umfassen:

• Zwei Übernachtungen
• Frühstück im Restaurant
• Getränke an der Lobbybar
• Eine Wellnessbehandlung
• Parkgebühren
• Resortgebühren

Eine allgemeine Buchhaltungsplattform erfasst dies als einen einzigen Betrag. Ein Hotelbuchhaltungssystem teilt diesen Betrag in sechs verschiedene Umsatzpositionen auf, von denen jede mit der richtigen steuerlichen Behandlung auf das richtige Abteilungskonto gebucht wird.

Berichterstattung für mehrere Objekte und Eigentümer

Mehr als 60 % der Hotels in den USA gehören zu Ketten oder Portfolios von Verwaltungsgesellschaften. Diese Betreiber müssen in der Lage sein, alle ihre Objekte an einem Ort zu überblicken, standardisierte Berichte für Eigentümer und Investoren zu erstellen und Leistungsindikatoren zwischen den Standorten zu vergleichen.

Die meisten Standard-Buchhaltungstools für KMU bieten diese Funktionen nicht von Haus aus. Hotelbuchhaltungssoftware ist von Anfang an genau darauf ausgelegt.

Echtzeit vs. manuelle Importe

Generische Software ist in der Regel auf CSV-Exporte, manuelle Dateneingaben oder regelmäßige Importe angewiesen. Dies führt zu zeitlichen Lücken, erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit und bedeutet, dass Ihre Finanzdaten ständig zumindest ein wenig veraltet sind.

Hotelbuchhaltungssoftware nutzt Betriebsdaten in Echtzeit oder zumindest durch nächtliche automatisierte Synchronisierungen, sodass Ihre Zahlen widerspiegeln, was heute tatsächlich passiert ist.

Wichtige Komponenten einer automatisierten Hotelbuchhaltungssoftware

Die Finanzen eines Hotels hängen von einem Netzwerk miteinander verbundener Systeme ab. Wenn man sieht, wie diese Teile zusammenpassen, wird klar, warum native Integrationen wichtiger denn je sind.

Das Property Management System (PMS)

Ihr PMS, wie beispielsweise Prostay PMS, erfasst Reservierungen, Gästeabrechnungen, Zimmerumsätze und Transaktionen an der Rezeption. Diese Ebene verwaltet alle Buchungen, Check-ins, Abrechnungen und Zahlungen.

Das Point-of-Sale-System (POS)

In Hotels mit Restaurants, Spas oder Geschäften erfasst das POS (wie Prostays Tableview) jeden Verkauf, einschließlich der verkauften Artikel, des Verkaufsortes, des Verkaufszeitpunkts und der Zahlungsart. Dazu gehören auch Zimmerkosten, die den Gästeabrechnungen hinzugefügt werden müssen.

Channel-Manager und Buchungsmaschine

Diese Lösungen regeln die Verteilung zwischen Direktbuchungen und OTAs. Sie befassen sich nicht direkt mit der Buchhaltung, senden jedoch Reservierungsdaten an das PMS, das diese dann weiterleitet.

Das Buchhaltungsmodul

Die Buchhaltungsebene sitzt über dem PMS und dem POS und wandelt betriebliche Vorgänge in Buchungssätze um. Sie verknüpft Umsatzcodes mit Hauptbuchkonten, berechnet Steuern, erstellt tägliche Zusammenfassungen und erstellt die Berichte, die Ihre Eigentümer und Wirtschaftsprüfer benötigen.

Leistungsstarke Hotels möchten, dass diese Systeme nativ oder über APIs zusammenarbeiten. Das manuelle Hochladen und Exportieren von Dateien gehört der Vergangenheit an.

Warum automatisierte Hotelbuchhaltungssoftware wichtig ist

Die Hotellerie hat sich seit 2020 stark weiterentwickelt. Es gibt immer noch nicht genug Arbeitskräfte, die Personalkosten sind stark gestiegen, und Eigentümer wollen schnelle Finanzkennzahlen, keine Quartalsberichte, die erst Wochen nach dem Ereignis vorliegen.

Doch viele unabhängige Hotels schließen den Monat immer noch mit 10 bis 15 Tagen Verspätung ab. Warum? Weil ihr Finanzteam stundenlang damit beschäftigt ist:

• Daten aus dem PMS in Tabellenkalkulationen exportieren
• Manuelles Eingeben von Buchungssätzen in ihre Buchhaltungsplattform
• Abgleich von Kreditkartentransaktionen mit Kontoauszügen
• Aufklären von Unstimmigkeiten zwischen den Berichten der Rezeption und des F&B-Bereichs

Finanzverantwortliche im Gastgewerbe geben an, dass der manuelle Abgleich bis zu 70 % der Arbeit eines Finanzteams ausmachen kann. Das ist verschwendete Zeit, die für die Dateneingabe aufgewendet wird, anstatt Prognosetools zu nutzen, strategische Recherchen durchzuführen oder die Finanzen des Unternehmens zu verbessern.

Das Geschäftsszenario für die Automatisierung

Automatisierte Hotelbuchhaltungssoftware löst diese Probleme direkt:

• Schnellere Abschlusszyklen: Hotels, die Automatisierung einsetzen, berichten von einer Verkürzung des Monatsabschlusses von mehr als 10 Tagen auf 3–5 Tage
• Weniger Buchungsfehler: Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe werden menschliche Fehler reduziert, die zu Problemen bei der Abstimmung führen
• Finanzielle Transparenz in Echtzeit: Dashboards zeigen RevPAR, GOP, abteilungsbezogene Gewinn- und Verlustrechnungen sowie den Cashflow an, ohne dass auf Tabellenkalkulationen gewartet werden muss
• Bessere Beziehungen zu den Eigentümern: Zeitnahe, genaue Daten schaffen Vertrauen bei Investoren und Verwaltungsgesellschaften
• Umschichtung von Personal: Nachtbuchhalter und Buchhalter konzentrieren sich auf Analysen und die Bearbeitung von Ausnahmen, nicht auf die Datenbereinigung

Wenn Ihre Buchhaltungssysteme auf Autopilot laufen, verwandelt sich Ihr Backoffice-Betrieb von einem Engpass in einen strategischen Vorteil.

So funktioniert die Automatisierung in Hotelbuchhaltungssoftware

Die Automatisierung der Hotelbuchhaltung bedeutet nicht, dass Mitarbeiter entlassen werden. Vielmehr werden Ihre Betriebssysteme mit Ihrem Hauptbuch verknüpft, sodass Routineeinträge erfolgen können, ohne dass diese manuell eingegeben werden müssen.

Der Tagesablauf

So sieht ein typischer automatisierter Tag aus:

1. Reservierungen und Aufenthalte werden im PMS erfasst: Gäste buchen, checken ein und nehmen den ganzen Tag über Dienstleistungen in Anspruch
2. Kosten werden auf die Folios gebucht: Zimmerpreise, F&B-Kosten, Spa-Behandlungen und Nebenkosten erscheinen auf den Gästekonten
3. Nachtabschluss im PMS: Das System gleicht die Aktivitäten des Tages ab, bilanziert alle Verkaufsstellen und schließt den Geschäftstag ab
4. Automatisierte Erstellung von Journalbuchungen: Das Buchhaltungsmodul ruft die Daten der Nachtabrechnung ab und erstellt Journalbuchungen auf der Grundlage vorkonfigurierter Zuordnungsregeln
5. Buchung ins Hauptbuch: Umsätze, Steuern und Zahlungen werden automatisch auf die richtigen Hauptbuchkonten gebucht

Zuordnungsregeln: Einmal festlegen, immer nutzen

Die Zuordnungskonfiguration ist der Ort, an dem die Magie geschieht. Für jeden Umsatzcode in Ihrem PMS gibt es ein spezifisches Hauptbuchkonto, z. B. Zimmerumsatz, F&B – Restaurant, Spa-Leistungen und so weiter. Für jeden Steuercode gibt es ein Passivkonto. Für jede Zahlungsmethode gibt es ein Bank- oder Verrechnungskonto.

Sie müssen diese Zuordnungen nur einmal während der Implementierung einrichten. Danach aktualisiert sich das System jede Nacht selbst und liefert klare Aufzeichnungen darüber, was geschehen ist.

Automatisierung der Bankabstimmung

Moderne automatisierte Buchhaltungssoftware für Hotels vereinfacht auch den Bankabgleich:

• Importiert Bankdaten direkt von Ihren Finanzinstituten
• ordnet Kartenzahlungsstapel von Zahlungsgateways den Abrechnungen im PMS/POS zu
• Markiert Unstimmigkeiten und Ausnahmen zur Überprüfung
• Reduziert den manuellen Abgleich von Stunden auf Minuten

KI und Anomalieerkennung

Einige Plattformen verfügen mittlerweile über KI-gestützte Funktionen für:

• Erkennung ungewöhnlicher Muster bei durchschnittlichen Rechnungsbeträgen, Auslastung oder Tagesumsätzen
• Potenzielle Betrugsfälle oder Buchungsfehler zu kennzeichnen
• Erstellung von Prognosen auf Basis historischer Daten

Diese Funktionen sorgen für zusätzliche Genauigkeit und liefern umsetzbare Erkenntnisse, die Hotelführungskräften helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei automatisierter Hotelbuchhaltungssoftware achten sollten

Wenn Sie Lösungen für Ihr Haus evaluieren, finden Sie in dieser Checkliste die unverzichtbaren Funktionen für unabhängige Hotels und kleine Hotelgruppen.

Wesentliche Funktionen

Prüfpfade und Berechtigungen

Ihre Wirtschaftsprüfer, Kreditgeber und Eigentümer erwarten Transparenz. Achten Sie auf:

• Vollständige Prüfpfade, aus denen hervorgeht, wer wann was gebucht hat
• Rollenbasierte Berechtigungen, die den Zugriff nach Funktionen einschränken
• Automatisierte Bilanzen und Finanzberichts-Pakete
• Exportfunktionen für die externe Prüfung

Beispiel für ein Dashboard

Die beste Buchhaltungssoftware bietet ein intuitives Dashboard, in dem Sie den Cashflow überwachen, Umsätze nach Abteilungen verfolgen und Leistungskennzahlen auf einen Blick einsehen können – ohne Export in Tabellenkalkulationen.

Automatisierung in der Praxis: Beispielszenarien für unabhängige Hotels

Theorie ist nützlich, aber praktische Beispiele zeigen, was Automatisierung tatsächlich leistet. Hier sind drei Szenarien, die auf gängigen Unternehmen im Gastgewerbe basieren.

Szenario 1: Boutique-Hotel am Meer in Spanien

Ein Hotel mit 75 Zimmern an der Costa Brava verfügt über ein Restaurant, eine Poolbar und einen Wellnessbereich. Vor der Automatisierung musste das Finanzteam jeden Monat 12 Tage für den Monatsabschluss aufwenden. Es musste PMS-Daten manuell exportieren, Transaktionen neu eingeben und überprüfen, ob die F&B-Daten mit den Kontoauszügen übereinstimmten.

Nach der Installation einer automatisierten Hotelbuchhaltungssoftware, die mit dem hauseigenen PMS des Hotels zusammenarbeitet, werden die nächtlichen Umsätze automatisch hochgeladen. Der Monatsabschluss verkürzte sich auf vier Tage. Der Controller nutzt diese zusätzliche Zeit nun für Kostenanalysen und Prognosen, anstatt Daten einzugeben.

Szenario 2: Städtisches Hotel mit mehreren Gastronomiebetrieben in New York

Ein Hotel mit 200 Zimmern, drei Restaurants, einer Dachterrassenbar und Banketträumen generiert täglich Hunderte von F&B-Transaktionen. Die Synchronisierung des Kassensystems mit dem Buchhaltungsmodul automatisiert:

• Trennung der Zimmerumsätze von Bar- und Kartenumsätzen
• Abteilungsbezogene Buchung nach Betrieb (Restaurant A, Restaurant B, Bar, Bankette)
• Steuerberechnungen nach Umsatzart und Standort

Was früher einen Vollzeit-Sachbearbeiter für die Debitorenbuchhaltung erforderte, läuft nun im Autopilot-Modus mit einer Überprüfung auf Ausnahmen.

Szenario 3: Gruppe mit drei Häusern in Südostasien

Ein Hotelunternehmen mit Häusern in Thailand, Vietnam und Indonesien muss Finanzdaten für Besprechungen mit den Eigentümern zusammenführen. Mit den alten Methoden erstellten sie Quartalsberichte, die erst 3–4 Wochen nach Ende des Berichtszeitraums vorlagen.

Die automatisierte Buchhaltung für mehrere Objekte ermöglichte es, die Konten täglich zusammenzufassen. Jetzt halten sie wöchentliche Telefonkonferenzen mit den Eigentümern ab, vergleichen RevPAR und GOP standortübergreifend und erkennen fast in Echtzeit, welche Standorte nicht gut laufen.

Bewertung automatisierter Buchhaltungslösungen für Ihr Hotel

Die Wahl der richtigen Buchhaltungslösung erfordert eine ehrliche Einschätzung Ihrer aktuellen Schwachstellen und klare Bewertungskriterien.

Beginnen Sie mit Ihren Schwachstellen

Dokumentieren Sie vor den Demos, wo Sie Zeit verlieren:

• Manuelle Exporte der Nachtabrechnung aus dem PMS
• Langsame Monatsabschlussberichte (Abschluss erst nach dem 10. Tag?)
• Getrennte Systeme, die Brücken über Tabellenkalkulationen erfordern
• Starke Abhängigkeit von Excel für Finanzvorgänge
• Mehrere Systeme, die nicht miteinander kommunizieren

Bewertungskriterien

Beim Vergleich von Lösungen sollten Sie folgende Punkte priorisieren:

• Tiefe der PMS/POS-Integration: Nativ oder API-basiert? In Echtzeit oder im Batch-Verfahren?
• USALI-Konformität: Integrierte Abteilungsstruktur oder benutzerdefinierte Konfiguration?
• Unterstützung mehrerer Währungen/Unternehmenseinheiten: Unverzichtbar für internationale Immobilien
• Implementierungszeitraum: Wochen oder Monate? Welche Ressourcen sind erforderlich?
• Fähigkeiten zur Einhaltung lokaler Vorschriften: Steuerabwicklung für Ihre Gerichtsbarkeit

Fragen, die Sie bei Demos stellen sollten

Bereiten Sie konkrete Fragen vor, die die tatsächlichen Fähigkeiten aufzeigen:

1. „Wie ordnen Sie PMS-Umsatzcodes den Hauptbuchkonten zu? Kann ich die Konfigurationsoberfläche sehen?“
2. „Wie viele Stunden manueller Arbeit wird die Automatisierung bei meinem Monatsabschluss einsparen?“
3. „Zeigen Sie mir, wie eine im PMS gebuchte Zimmerbuchung im Buchhaltungsmodul erscheint.“
4. „Wie handhaben Sie die Konsolidierung mehrerer Objekte und konzerninterne Transaktionen?“
5. „Wie sieht Ihr Support-Team nach der Implementierung aus?“

Modular denken

Unabhängige Hotels sollten nach Lösungen suchen, die mit einer Immobilie beginnen und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren. Vermeiden Sie Plattformen, die Verpflichtungen auf Unternehmensebene erfordern, bevor Sie den Nutzen nachgewiesen haben.

Warum eine native Integration zwischen PMS, POS und Buchhaltung entscheidend ist

Es gibt einen grundlegenden Unterschied zwischen Systemen, die gemeinsam entwickelt wurden, und Systemen, die über Dateiexporte oder Middleware von Drittanbietern miteinander verbunden sind.

Das Problem mit isolierten Systemen

Wenn Ihr PMS, Ihr POS und Ihre Buchhaltungsplattform von verschiedenen Anbietern stammen und nur lose miteinander integriert sind, treten folgende Probleme auf:

• Zeitliche Verzögerungen: Die Einnahmen von heute erscheinen möglicherweise erst morgen – oder nächste Woche – in der Buchhaltung
• Fehlende Daten: Fehlgeschlagene Exporte oder Importfehler hinterlassen Lücken in Ihrem Hauptbuch
• Falsch verbuchte Steuern: Verschiedene Systeme berechnen Steuern unterschiedlich
• Inkonsistente Kontenpläne: Zuordnungskonflikte machen die Abstimmung zum Albtraum
• Schuldzuweisungen unter Anbietern: Wenn etwas schiefgeht, gibt jeder jemand anderem die Schuld

Der Vorteil der nativen Integration

Wenn PMS, POS und Buchhaltung ein einheitliches Datenmodell nutzen:

• Jede Buchung, Rechnung und Zahlung wird einmal erfasst und korrekt zugeordnet
• Daten fließen in Echtzeit ohne manuellen Eingriff
• Das Finanzteam wird auf einer Plattform geschult statt auf drei
• Die IT-Komplexität sinkt drastisch
• Aktualisierungen und Upgrades erfolgen koordiniert und ohne Konflikte

Prostay wurde als All-in-One-Plattform konzipiert, auf der PMS, POS (Tableview) und Buchhaltung genau diese einheitliche Architektur nutzen.

Prostay PMS + Prostay-Buchhaltungsmodul: Vollautomatisierte Hotelbuchhaltung

Prostay PMS ist ein All-in-One-System, das Reservierungen, Front-Office-Aufgaben, Reinigung und Vertrieb über seinen Channel-Manager und seine Buchungsmaschine abwickelt. Die Plattform richtet sich an unabhängige Hotels, Resorts, Hostels, Ferienwohnungen und Gruppen mit mehreren Häusern, die eine zentralisierte Steuerung wünschen, aber dennoch Änderungen auf der Ebene der einzelnen Häuser vornehmen können.

Das native Buchhaltungsmodul von Prostay ist das Alleinstellungsmerkmal. Es handelt sich nicht um eine Integration eines Drittanbieters, sondern um eine speziell entwickelte Finanzschicht, die den Hotelbetrieb in vollautomatisierte Buchungen umwandelt.

Native Integration mit Tableview POS

Für Unterkünfte mit Gastronomiebetrieb erfasst Prostays Tableview POS jede Transaktion in den Verkaufsstellen – Restaurants, Bars, Spas und Einzelhandel. Diese Transaktionen werden automatisch im Buchhaltungsmodul verbucht, mit:

• Umsatzkategorisierung nach Verkaufsstelle und Kategorie
• Korrekter steuerlicher Behandlung nach Transaktionsart
• Buchung der Zimmerkosten zurück auf die Gästekonten
• Abwicklung von Trinkgeldern und Gratisleistungen gemäß Ihren Richtlinien

Ergebnisse der Automatisierung

Hotels, die die vollständig integrierte Lösung von Prostay nutzen, profitieren von folgenden Vorteilen:

• Tägliche automatische Verbuchung von Zimmer- und F&B-Umsätzen: Keine Exporte, keine erneute Eingabe
• Automatisierte Zusammenfassungen der Nachtabrechnung: Sauberer Abschluss jedes Geschäftstages
• Abteilungs-GuV nahezu in Echtzeit: Leistungsdaten einsehen, ohne auf den Monatsabschluss warten zu müssen
• Transparenz der Liquiditätslage: Überwachen Sie den Cashflow den ganzen Tag über
• USALI-konforme Berichterstattung: Eigentümerberichte, Schnellberichte und Prüfungsunterlagen

So funktioniert die automatisierte Buchhaltung von Prostay im Alltag

Das Verständnis des täglichen Arbeitsablaufs verdeutlicht, wie die Automatisierung in der Praxis tatsächlich funktioniert.

Von morgens bis abends

1. Buchungen gehen über die Prostay-Buchungsmaschine oder den Channel-Manager ein und werden im Prostay-PMS als Reservierungen angelegt
2. Gäste checken ein und die Kosten werden auf ihre Folios gebucht – Zimmerpreise, Steuern und Nebenkosten
3. F&B-Transaktionen laufen den ganzen Tag über das Tableview-Kassensystem, wobei die Zimmerkosten automatisch mit der richtigen Abrechnung verknüpft werden
4. Die Nachtabrechnung läuft zur festgelegten Zeit, gleicht alle Aktivitäten ab und schließt den Geschäftstag ab
5. Die automatisierte Buchung erfolgt über Nacht und erstellt Journalbuchungen für alle zugeordneten Umsatzcodes, Zahlungsmethoden und Steuern

Einmalige Zuordnung, fortlaufende Automatisierung

Während der Implementierung konfigurieren Sie:

• Zuordnungen von Umsatzcodes zu Hauptbuchkonten
• Zuordnung von Steuercodes zu Verbindlichkeitskonten
• Zuordnungen von Zahlungsmethoden zu Bank-/Verrechnungskonten

Nach dem Go-Live bucht Prostay jede Nacht automatisch mit vollständigen Prüfpfaden. Ihr Finanzteam prüft Ausnahmen, anstatt Routinetransaktionen zu bearbeiten.

Zahlungsabgleich

Prostay gleicht Zahlungen ab durch:

• Import von Karten-Batch-Abrechnungen aus Zahlungsgateways
• Abgleich der Batches mit PMS-/POS-Transaktionsbelegen
• Hervorheben von Unstimmigkeiten zur weiteren Untersuchung
• Verfolgung von Bargeldabgaben und Bankeinzahlungen

Automatisierte Berichte

Das Buchhaltungsmodul erstellt:

• Tägliche Umsatzberichte nach Abteilung
• Schnellberichte für die Geschäftsführung
• Eigentümerberichte mit anpassbaren Vorlagen
• Verteilungsfertige Monatsabschlüsse

Kein Exportieren nach Excel, keine Neuformatierung und kein manuelles Versenden per E-Mail mehr.

Menschliche Kontrolle bleibt erhalten

Die Automatisierung übernimmt 80–90 % der Routinebuchungen, aber Ihr Team behält die volle Kontrolle:

• Genehmigungsworkflows für ungewöhnliche Transaktionen
• Ausnahmebehandlung für markierte Posten
• Manuelle Anpassungen, wenn die Geschäftslogik dies erfordert
• Überprüfung und Analyse von Budgetabweichungen

Vorteile der vollautomatisierten Buchhaltung von Prostay für unabhängige Hotels und Hotelgruppen

Die geschäftlichen Vorteile gehen über den reinen Komfort hinaus. Hier erfahren Sie, welche Vorteile Hotels nach der Implementierung der integrierten Buchhaltung von Prostay genießen.

Für einzelne Häuser

Für Eigentümer mehrerer Immobilien

Auswirkungen auf die Mitarbeiter

Nacht-Auditoren verbringen weniger Zeit mit dem Exportieren von Daten und mehr Zeit damit, Gästen zu helfen. Die Finanzabteilungen der Hotels verlagern ihren Schwerpunkt von der Transaktionsverarbeitung hin zur Strategieanalyse. Anstatt sich mit Tabellenkalkulationen abzumühen, konzentrieren sich Controller auf Business Intelligence und die Steigerung des Gewinns.

Die Perspektive eines Controllers

„Vor Prostay habe ich die ersten zwei Wochen jedes Monats damit verbracht, die Zahlen in den Griff zu bekommen. Jetzt schließe ich die Buchhaltung bis zum 5. Tag ab und verbringe den Rest des Monats damit, tatsächlich zu analysieren, was im Unternehmen vor sich geht.“

Implementierung der automatisierten Hotelbuchhaltung mit Prostay

Die Einführung folgt einem strukturierten Ansatz, der darauf ausgelegt ist, Störungen zu minimieren und gleichzeitig eine korrekte Konfiguration sicherzustellen.

Typische Implementierungsphasen

1. Erfassung: Abbildung Ihrer aktuellen Prozesse, des Kontenplans, der Umsatzcodes und der Steuerregeln
2. Konfiguration: Einrichtung von PMS-/POS-/Buchhaltungszuordnungen in Prostay auf Basis der Ergebnisse der Bestandsaufnahme
3. Parallelbetrieb: Gleichzeitiger Betrieb beider Systeme über 1–2 Abschlusszyklen hinweg zur Überprüfung der Genauigkeit
4. Vollständige Umstellung: Übergang zu Prostay als System of Record mit Migration der historischen Daten

Voraussichtlicher Zeitplan

Prostay-Onboarding-Unterstützung

Die Implementierung umfasst:

• Schulungen für Finanzteams, Nachtprüfer und Geschäftsführer
• Dokumentation aller Zuordnungen und Konfigurationsentscheidungen
• Optimierung und Anpassung nach der Inbetriebnahme
• Laufender Zugang zum Prostay-Supportteam für Fragen und Anpassungen

Checkliste zur Vorbereitung

Beschleunigen Sie Ihre Implementierung durch folgende Vorbereitungen:

• Aktuellen Kontenplan mit Kontenbeschreibungen
• Umsatzcodeliste aus Ihrem bestehenden PMS
• Steuersätze und Vorschriften nach Gerichtsbarkeit
• Konfigurationen der Zahlungsmethoden
• Beispielberichte, die Sie derzeit für Eigentümer und Management erstellen

Ist automatisierte Hotelbuchhaltung das Richtige für Ihr Haus?

Nicht jedes Hotel benötigt eine Automatisierung auf Unternehmensebene. Aber mehr Häuser profitieren davon, als Sie vielleicht erwarten.

Wann hat Automatisierung den größten Effekt?

Die Automatisierung liefert den höchsten ROI, wenn Sie:

• manuelle Nachtprüfungen mit CSV-Exporten durchführen
• den Monatsabschluss durchweg später als am 10. Tag durchführen
• mehrere Gastronomiebetriebe mit separater Umsatzverfolgung betreiben
• mehrere Immobilien oder Standorte verwalten
• sich bei Finanzprozessen stark auf Excel verlassen
• Verbringen Sie wöchentlich mehr als 8–10 Stunden mit manuellen Buchungen und Abstimmungen

Selbstbewertung

Fragen Sie sich:

• Wie viele Stunden verbringt Ihr Team jede Woche mit der Dateneingabe?
• Wann schließen Sie in der Regel den Monatsabschluss ab?
• Wie viele Systeme erfordern einen manuellen Datentransfer untereinander?
• Können Sie die heutigen Umsätze noch heute in Ihrem Buchhaltungssystem einsehen?
• Wie lange dauert es, einen Eigentümerbericht zu erstellen?

Wenn Sie die Antworten beunruhigen, lohnt sich eine Automatisierung wahrscheinlich.

Auch kleine Häuser profitieren

Sie müssen keine große Kette sein. Selbst ein unabhängiges Hotel mit 40 bis 80 Zimmern profitiert von:

• Wegfall der nächtlichen Export-/Import-Routinen
• Weniger Abgleichfehler
• Zugriff auf Echtzeitdaten für Preis- und Betriebsentscheidungen
• Schnellere Bereitstellung genauer Daten für Eigentümer und Kreditgeber

Der modulare Ansatz von Prostay

Dank der Aufbaustuktur von Prostay können Sie dort beginnen, wo Sie die größte Unterstützung benötigen. Starten Sie mit PMS oder POS und fügen Sie das Buchhaltungsmodul hinzu, sobald Sie bereit sind. Im Laufe der Zeit können Sie Gästekommunikation, Unternehmensinformationen oder weitere Objekte hinzufügen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst die Plattform mit.

Nächste Schritte

Automatisierte Hotelbuchhaltungssoftware verändert die Art und Weise, wie Hotels und andere Unternehmen der Gastgewerbebranche ihre Finanzen verwalten. Sie schließen Ihre Buchhaltung schneller ab, erstellen korrektere Berichte und konzentrieren sich auf das, was wirklich Geld einbringt, anstatt Wochen damit zu verbringen, Daten manuell einzugeben und abzugleichen.

Prostay macht diese Automatisierung möglich, indem PMS, Tableview POS und das Buchhaltungsmodul als eine einzige Plattform zusammenarbeiten – mit einem Datenmodell und einer Anbindung an den Anbieter.

Buchen Sie eine Demo bei Prostay, wenn Sie sehen möchten, wie automatisierte Buchhaltung in Ihrer Situation funktioniert. Gehen Sie Ihre täglichen Aufgaben durch, prüfen Sie, wie Ihre Erlösarten zusammenpassen könnten, und sehen Sie, wie der Monatsabschluss mit den richtigen Tools aussehen könnte.

Tabellenkalkulationen und manuelle Exporte reichen für die Finanzen Ihres Hotels nicht aus. Lassen Sie sich von Prostay zeigen, was Sie tun können.