Logiciel de comptabilité hôtelière automatisé : comment ça marche

Si vous avez déjà passé une semaine à rapprocher des feuilles de calcul après la fin du mois, à importer manuellement des données issues du PMS dans QuickBooks ou à expliquer aux propriétaires pourquoi leurs chiffres sont toujours « en cours de traitement » au 15e jour, vous savez déjà que les solutions de comptabilité générale ne sont pas adaptées aux hôtels.

Dans le secteur de l'hôtellerie, les choses fonctionnent différemment. Les chambres, les restaurants, les bars, les spas et les événements génèrent tous des revenus, souvent simultanément et sur plusieurs établissements. Les clients versent des acomptes plusieurs mois à l'avance, utilisent à la fois des cartes professionnelles et personnelles pour régler leurs factures, et font porter leurs repas sur le compte de leur chambre. Lorsque vous essayez d'intégrer tout cela dans un logiciel conçu pour le commerce de détail ou les services professionnels, cela entraîne des problèmes, des erreurs et des sessions de rapprochement tardives.

Ce tutoriel explique ce qu'est un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé, en quoi il diffère d'un logiciel de comptabilité classique, et pourquoi les hôtels indépendants et les groupes possédant plusieurs établissements en ont besoin. Nous vous montrerons également comment Prostay PMS peut gérer automatiquement toutes les finances de votre hôtel, sans avoir besoin d'une multitude de solutions tierces, grâce à son module de comptabilité intégré et à sa connectivité avec Tableview POS.

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité hôtelière ?

Un logiciel de comptabilité hôtelière est un logiciel de gestion financière spécialement conçu pour les entreprises du secteur de l'hôtellerie, et non un simple grand livre classique auquel on aurait ajouté des modèles hôteliers.

Le Système uniforme de comptabilité pour l'industrie de l'hébergement (USALI) est la norme mondiale qui divise les finances d'un hôtel en segments départementaux : chambres, restauration, spa, golf, parking et autres divisions exploitées. C'est sur ce principe que repose le système. Ce cadre vous permet de comparer les établissements entre eux et fournit aux propriétaires d'hôtels et aux entreprises de gestion les informations détaillées dont ils ont besoin.

Contrairement aux logiciels de comptabilité classiques, un bon logiciel de comptabilité hôtelière recueille des données provenant :

• Système de gestion hôtelière (PMS) : réservations, factures, frais de chambre et paiements des clients
• Point de vente (POS) : transactions de restauration, ventes en magasin, pourboires et prestations gratuites
• Passerelles de paiement : lots de cartes, règlements et remboursements
• Gestion de la paie et des effectifs : coûts de personnel liés au taux d'occupation et aux performances des départements

Le résultat final est un grand livre unique et une couche de reporting qui suit les recettes quotidiennes, établit les comptes de résultats par département, génère des rapports pour les propriétaires et gère la consolidation multi-établissements, le tout sans avoir à recourir aux acrobaties sur tableur que requièrent les solutions génériques.

Prenons l'exemple d'un hôtel urbain de 100 chambres, doté d'un restaurant, d'un bar et d'un espace de conférence. Grâce à des plans comptables spécifiques à l'hôtellerie, l'équipe financière peut examiner les revenus des chambres, les revenus de restauration par point de vente, les revenus des banquets et les frais accessoires sous forme de postes distincts, tous conformes aux exigences de l'USALI. Un système général regrouperait la plupart de ces éléments sous la rubrique « Ventes » et nécessiterait une ventilation manuelle.

En quoi un logiciel de comptabilité hôtelière diffère-t-il d’un logiciel de comptabilité classique ?

QuickBooks et Xero sont d'excellents outils pour les petites entreprises dont les activités sont simples. Ils permettent de créer des factures, de rapprocher les comptes bancaires, d'effectuer des calculs fiscaux de base et d'établir des comptes de résultats. Mais ils n'ont pas été conçus pour gérer les opérations complexes d'une entreprise hôtelière.

C'est là que les solutions spécialisées pour l'hôtellerie se distinguent :

Le problème des « ventes »

Lorsqu'un client d'un hôtel à service complet règle sa note, cette transaction unique peut inclure :

• Deux nuits d'hébergement
• Le petit-déjeuner au restaurant
• Des boissons au bar du hall
• Un soin au spa
• Les frais de stationnement
• Frais de séjour

Une plateforme comptable générique enregistre ces éléments sous un montant unique. Un système comptable hôtelier les répartit en six lignes de recettes distinctes, chacune étant affectée au compte du service concerné avec le traitement fiscal approprié.

Rapports multi-établissements et pour les propriétaires

Plus de 60 % des hôtels aux États-Unis font partie de chaînes ou de portefeuilles de sociétés de gestion. Ces opérateurs doivent pouvoir visualiser l'ensemble de leurs établissements en un seul endroit, obtenir des rapports standardisés pour les propriétaires et les investisseurs, et comparer les indicateurs de performance entre les sites.

La plupart des outils comptables standard destinés aux PME ne le font pas d'eux-mêmes. Dès le départ, les logiciels de comptabilité hôtelière sont conçus pour cela.

Importations en temps réel vs importations manuelles

Les logiciels génériques reposent généralement sur des exportations CSV, la saisie manuelle des données ou des importations régulières. Cela crée des décalages dans le temps, augmente le risque d'erreurs et implique que vos données financières sont constamment, au moins légèrement, obsolètes.

Les logiciels de comptabilité hôtelière utilisent les données opérationnelles en temps réel, ou au moins via des synchronisations automatisées nocturnes, afin que vos chiffres reflètent ce qui s'est réellement passé aujourd'hui.

Composants clés d'un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé

Les finances d'un hôtel dépendent d'un réseau de systèmes qui fonctionnent ensemble. Lorsque vous voyez comment ces éléments s'imbriquent, vous comprenez pourquoi les intégrations natives sont plus importantes que jamais.

Le système de gestion hôtelière (PMS)

Votre PMS, comme Prostay PMS, assure le suivi des réservations, des factures des clients, des revenus par chambre et des transactions à la réception. Ce niveau gère toutes les réservations, les enregistrements, les frais et les paiements.

Le système de point de vente (POS)

Pour les hôtels disposant de restaurants, de spas ou de boutiques, le POS (comme Tableview de Prostay) assure le suivi de chaque vente, y compris ce qui a été vendu, où cela a été vendu, quand cela a été vendu et comment cela a été payé. Cela inclut les frais de chambre qui doivent être répercutés sur les factures des clients.

Gestionnaire de canaux et moteur de réservation

Ces solutions gèrent la répartition entre les réservations directes et les OTA. Elles ne s'occupent pas directement de la comptabilité, mais transmettent les données de réservation au PMS, qui les achemine ensuite vers les services concernés.

Le module de comptabilité

La couche comptable se situe au-dessus du PMS et du POS et transforme les activités opérationnelles en écritures comptables. Elle relie les codes de revenus aux comptes généraux, calcule les taxes, produit des récapitulatifs quotidiens et génère les rapports dont vos propriétaires et vos auditeurs ont besoin.

Les hôtels haut de gamme souhaitent que ces systèmes fonctionnent ensemble de manière native ou via des API. Le téléchargement et l'exportation manuels de fichiers appartiennent désormais au passé.

Pourquoi un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé est-il important ?

Le secteur de l'hôtellerie a beaucoup évolué depuis 2020. Il y a toujours une pénurie de main-d'œuvre, les coûts salariaux ont fortement augmenté et les propriétaires veulent des statistiques de performance financière rapides, et non des résumés trimestriels qui arrivent plusieurs semaines après les faits.

Mais de nombreux hôtels indépendants clôturent encore leur mois comptable avec 10 à 15 jours de retard. Pourquoi ? Parce que leur équipe financière passe des heures à :

• Exporter les données du PMS vers des feuilles de calcul
• Saisir manuellement les écritures comptables dans leur plateforme comptable
• Réconcilier les lots de cartes bancaires avec les relevés bancaires
• Rechercher les écarts entre les rapports de la réception et ceux de la restauration

Les responsables financiers du secteur hôtelier affirment que le rapprochement manuel peut représenter jusqu'à 70 % du travail d'une équipe financière. C'est du temps perdu à saisir des données au lieu d'utiliser des outils de prévision, de mener des recherches stratégiques ou d'améliorer les finances de l'entreprise.

Les arguments en faveur de l'automatisation

Les logiciels de comptabilité hôtelière automatisés répondent directement à ces difficultés :

• Des cycles de clôture plus rapides : les hôtels ayant adopté l'automatisation indiquent que la clôture de fin de mois est passée de plus de 10 jours à 3 à 5 jours
• Moins d'erreurs de comptabilisation : l'élimination de la saisie manuelle des données réduit les erreurs humaines qui causent des maux de tête lors du rapprochement
• Visibilité financière en temps réel : les tableaux de bord affichent le RevPAR, le GOP, le compte de résultat par département et les flux de trésorerie sans avoir à attendre les feuilles de calcul
• De meilleures relations avec les propriétaires : des données précises et disponibles en temps réel renforcent la confiance des investisseurs et des sociétés de gestion
• Redéploiement du personnel : les auditeurs de nuit et les comptables se concentrent sur l'analyse et le traitement des exceptions, et non sur le nettoyage des données

Lorsque vos systèmes comptables fonctionnent en mode automatique, vos opérations de back-office passent du statut de goulot d'étranglement à celui d'atout stratégique.

Comment fonctionne l'automatisation dans les logiciels de comptabilité hôtelière

Automatiser la comptabilité hôtelière ne signifie pas se débarrasser des personnes qui y travaillent. Cela implique de relier vos systèmes opérationnels à votre grand livre afin que les écritures courantes puissent être effectuées sans avoir à les saisir manuellement.

Le déroulement quotidien

Voici à quoi ressemble une journée type automatisée :

1. Réservations et séjours enregistrés dans le PMS : les clients réservent, s'enregistrent et utilisent les services tout au long de la journée
2. Les frais sont enregistrés sur les comptes clients : les tarifs des chambres, les frais de restauration, les soins spa et les frais accessoires apparaissent sur les comptes des clients
3. L'audit de nuit s'exécute dans le PMS : le système rapproche les activités de la journée, solde tous les points de vente et clôt la journée d'activité
4. Génération automatisée des écritures comptables : le module comptable extrait les données de l'audit de nuit et crée des écritures comptables en fonction de règles de mappage préconfigurées
5. Comptabilisation dans le grand livre : les revenus, les taxes et les paiements sont automatiquement comptabilisés sur les comptes du grand livre appropriés

Règles de mappage : définies une fois, elles s'appliquent pour toujours

C'est dans la configuration des mappages que la magie opère. Il existe un compte général spécifique pour chaque code de recette dans votre PMS, tel que « Recettes des chambres », « Restauration », « Services de spa », etc. Il existe un compte de passif pour chaque code de taxe. Il existe un compte bancaire ou de compensation pour chaque mode de paiement.

Vous n'avez à configurer ces mappages qu'une seule fois lors de la mise en œuvre. Par la suite, le système effectue lui-même la mise à jour chaque nuit, avec des enregistrements clairs de ce qui s'est passé.

Automatisation du rapprochement bancaire

Les logiciels de comptabilité automatisés modernes pour les hôtels simplifient également le rapprochement bancaire :

• Importe les flux bancaires directement depuis vos institutions financières
• Fait correspondre les lots de cartes provenant des passerelles de paiement aux règlements du PMS/POS
• Signale les discordances et les exceptions pour examen
• Réduit le temps consacré au rapprochement manuel de plusieurs heures à quelques minutes

IA et détection des anomalies

Certaines plateformes intègrent désormais des fonctionnalités basées sur l'IA pour :

• Détecter des tendances inhabituelles dans le montant moyen des factures, le taux d'occupation ou le chiffre d'affaires quotidien
• Signaler les fraudes potentielles ou les erreurs de comptabilisation
• Générer des prévisions basées sur les données historiques

Ces fonctionnalités renforcent la précision et fournissent des informations exploitables qui aident les dirigeants hôteliers à prendre des décisions éclairées.

Fonctionnalités essentielles à rechercher dans un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé

Si vous évaluez des solutions pour votre établissement, cette liste de contrôle répertorie les fonctionnalités indispensables pour les hôtels indépendants et les petits groupes.

Fonctionnalités essentielles

Pistes d'audit et autorisations

Vos auditeurs, prêteurs et propriétaires attendent de la transparence. Recherchez :

• Des pistes d'audit complètes indiquant qui a saisi quoi et quand
• Des autorisations basées sur les rôles limitant l'accès par fonction
• Des bilans et des rapports financiers automatisés
• Des fonctionnalités d'exportation pour un examen externe

Exemple de tableau de bord

Le meilleur logiciel de comptabilité offre un tableau de bord intuitif qui vous permet de surveiller les flux de trésorerie, de suivre les revenus par service et de consulter les indicateurs de performance en un coup d'œil, sans avoir à exporter les données vers des feuilles de calcul.

L'automatisation en pratique : exemples de scénarios pour les hôtels indépendants

La théorie est utile, mais ce sont les exemples concrets qui montrent ce que l'automatisation apporte réellement. Voici trois scénarios basés sur des entreprises courantes du secteur de l'hôtellerie.

Scénario 1 : Hôtel-boutique en bord de mer en Espagne

Un hôtel de 75 chambres situé sur la Costa Brava dispose d'un restaurant, d'un bar au bord de la piscine et d'un spa. Avant l'automatisation, son équipe financière devait passer 12 jours par mois à clôturer les comptes. Elle devait exporter manuellement les données du PMS, ressaisir les transactions et vérifier que les dépenses de restauration correspondaient aux relevés bancaires.

Après l'installation d'un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé compatible avec le PMS de l'hôtel, les recettes quotidiennes sont téléchargées automatiquement. La clôture de fin de mois a été réduite à quatre jours. Le contrôleur utilise désormais ce temps supplémentaire pour effectuer des analyses de coûts et des prévisions au lieu de saisir des données.

Scénario 2 : Hôtel urbain multi-points de vente à New York

Un hôtel de 200 chambres, doté de trois restaurants, d'un bar sur le toit et de salles de banquet, génère chaque jour des centaines de transactions de restauration. La synchronisation du point de vente avec le module comptable automatise :

• La séparation des revenus liés aux frais de chambre des ventes en espèces et par carte
• L'imputation par service (Restaurant A, Restaurant B, Bar, Banquets)
• Le calcul des taxes par type de recette et par emplacement

Ce qui nécessitait auparavant un comptable à temps plein est désormais géré en mode automatique avec un contrôle basé sur les exceptions.

Scénario 3 : Groupe de trois établissements en Asie du Sud-Est

Une entreprise hôtelière possédant des hôtels en Thaïlande, au Vietnam et en Indonésie doit regrouper ses données financières pour les discussions avec les propriétaires. Avec les anciennes méthodes, elle établissait des rapports trimestriels qui parvenaient 3 à 4 semaines après la fin de la période.

La comptabilité automatisée multi-établissements a permis de regrouper les comptes quotidiennement. Désormais, l'entreprise organise des réunions hebdomadaires avec les propriétaires pour leur présenter les nouveaux chiffres, comparer le RevPAR et le GOP entre les différents sites, et identifier les établissements qui ne fonctionnent pas bien, le tout en temps quasi réel.

Évaluer les solutions de comptabilité hôtelière automatisée pour votre établissement

Pour choisir la bonne solution comptable, il faut évaluer honnêtement vos difficultés actuelles et définir des critères d'évaluation clairs.

Commencez par vos points faibles

Avant les démonstrations, identifiez les domaines où vous perdez du temps :

• Exportations manuelles des audits de nuit depuis le PMS
• Rapports de fin de mois lents (clôture après le 10e jour ?)
• Systèmes déconnectés nécessitant des ponts entre feuilles de calcul
• Forte dépendance à Excel pour les opérations financières
• Systèmes multiples qui ne communiquent pas entre eux

Critères d'évaluation

Lors de la comparaison des solutions, privilégiez :

• Niveau d'intégration PMS/POS : native ou via API ? En temps réel ou par lots ?
• Conformité USALI : structure départementale intégrée ou configuration personnalisée ?
• Prise en charge multidevises/multi-entités : indispensable pour les établissements internationaux
• Délai de mise en œuvre : quelques semaines ou plusieurs mois ? Quelles sont les ressources nécessaires ?
• Capacités de conformité locale : gestion fiscale pour votre juridiction

Questions à poser lors des démonstrations

Préparez des questions spécifiques qui révèlent les capacités réelles :

1. « Comment mappez-vous les codes de revenus du PMS aux comptes généraux ? Puis-je voir l'interface de configuration ? »
2. « Combien d'heures de travail manuel l'automatisation va-t-elle me faire gagner lors de ma clôture de fin de mois ? »
3. « Montrez-moi comment une facturation de chambre enregistrée dans le PMS apparaît dans le module comptable. »
4. « Comment gérez-vous la consolidation multi-établissements et les transactions inter-sociétés ? »
5. « Comment se présente votre équipe d'assistance après la mise en œuvre ? »

Pensez modulaire

Les hôtels indépendants devraient rechercher des solutions qui commencent par un seul établissement et s'adaptent à la croissance de votre activité. Évitez les plateformes qui exigent des engagements à l'échelle de l'entreprise avant que vous n'ayez prouvé leur valeur.

Pourquoi l'intégration native entre le PMS, le POS et la comptabilité est essentielle

Il existe une différence fondamentale entre les systèmes conçus ensemble et ceux connectés via des exportations de fichiers ou des intergiciels tiers.

Le problème des systèmes cloisonnés

Lorsque votre PMS, votre POS et votre plateforme comptable proviennent de fournisseurs différents avec des intégrations peu étroites, vous rencontrez :

• Des décalages temporels : les recettes d'aujourd'hui peuvent ne pas apparaître dans la comptabilité avant demain, voire la semaine prochaine
• Des données manquantes : les échecs d'exportation ou les erreurs d'importation laissent des lacunes dans votre grand livre
• Des taxes mal comptabilisées : les différents systèmes calculent les taxes différemment
• Plans comptables incohérents : les conflits de mappage rendent le rapprochement comptable cauchemardesque
• Accusations mutuelles entre fournisseurs : en cas de problème, chacun rejette la faute sur quelqu'un d'autre

L'avantage de l'intégration native

Lorsque le PMS, le POS et la comptabilité partagent un modèle de données unifié :

• Chaque dossier client, facture et paiement est saisi une seule fois et mappé correctement
• Les données circulent en temps réel sans intervention manuelle
• L'équipe financière est formée sur une seule plateforme au lieu de trois
• La complexité informatique diminue considérablement
• Les mises à jour et les mises à niveau s'effectuent de manière coordonnée, sans conflit

Prostay a été conçu comme une plateforme tout-en-un où le PMS, le POS (Tableview) et la comptabilité partagent exactement ce type d'architecture unifiée.

Prostay PMS + Module de comptabilité Prostay : gestion financière hôtelière entièrement automatisée

Prostay PMS est un système tout-en-un qui gère les réservations, les tâches de réception, le ménage et la distribution via son gestionnaire de canaux et son moteur de réservation. La plateforme s'adresse aux hôtels indépendants, aux complexes hôteliers, aux auberges, aux locations de vacances et aux groupes multi-établissements qui souhaitent disposer d'un contrôle centralisé tout en pouvant effectuer des modifications au niveau de chaque établissement.

C'est le module de comptabilité natif de Prostay qui fait toute la différence. Il ne s'agit pas d'une intégration tierce, mais d'une couche financière spécialement conçue qui transforme les opérations hôtelières en écritures comptables entièrement automatisées.

Intégration native avec Tableview POS

Pour les établissements disposant d'activités de restauration, le système de point de vente Tableview de Prostay enregistre chaque transaction effectuée dans les points de vente (restaurants, bars, spas et boutiques). Ces transactions sont automatiquement enregistrées dans le module comptable avec :

• Une classification des revenus par point de vente et par catégorie
• Traitement fiscal approprié par type de transaction
• L'imputation des frais de chambre sur les comptes des clients
• Gestion des pourboires et des prestations gratuites conformément à vos politiques

Résultats de l'automatisation

Les hôtels utilisant la suite entièrement intégrée de Prostay bénéficient des avantages suivants :

• Enregistrement automatique quotidien des revenus liés aux chambres et à la restauration : pas d'exportations, pas de ressaisie
• Résumés automatisés de l'audit de nuit : clôturez chaque journée de travail en toute transparence
• Compte de résultat par service en temps quasi réel : visualisez les performances sans attendre la fin du mois
• Visibilité sur la trésorerie : suivez les flux de trésorerie tout au long de la journée
• Rapports conformes à l'USALI : relevés des propriétaires, rapports instantanés et dossiers d'audit

Comment fonctionne la comptabilité automatisée de Prostay au quotidien

Comprendre le flux de travail quotidien permet de mieux saisir comment l'automatisation fonctionne concrètement.

Du matin au soir

1. Les réservations arrivent via le moteur de réservation Prostay ou le gestionnaire de canaux, créant ainsi des réservations dans le PMS Prostay
2. Les clients s'enregistrent et les frais commencent à être comptabilisés sur leurs factures : tarifs des chambres, taxes et frais accessoires
3. Les transactions de restauration transitent par le système de point de vente Tableview tout au long de la journée, les frais de chambre étant automatiquement rattachés au bon compte
4. L'audit de nuit s'exécute à l'heure configurée, permettant de rapprocher toutes les activités et de clôturer la journée
5. La comptabilisation automatisée s'exécute pendant la nuit, créant des écritures comptables pour tous les codes de revenus, modes de paiement et taxes mappés

Mappage unique, automatisation continue

Lors de la mise en œuvre, vous configurez :

• les mappages code de recette → compte général
• Mappages code de taxe → compte de passif
• Mappages des modes de paiement → comptes bancaires/de compensation

Après la mise en service, Prostay effectue automatiquement les écritures chaque nuit avec des pistes d'audit complètes. Votre équipe financière examine les exceptions plutôt que de traiter les écritures courantes.

Rapprochement des paiements

Prostay effectue le rapprochement des paiements en :

• Important les règlements par lots des cartes depuis les passerelles de paiement
• La mise en correspondance des lots avec les enregistrements de transactions du PMS/POS
• Mettant en évidence les écarts à examiner
• Suivi des dépôts d'espèces et des virements bancaires

Rapports automatisés

Le module comptable génère :

• Des rapports quotidiens sur les recettes par service
• Des rapports instantanés pour les propriétaires
• Relevés des propriétaires avec des modèles personnalisables
• Des dossiers de fin de mois prêts à être distribués

Plus besoin d'exporter vers Excel, de reformater et d'envoyer des e-mails manuellement.

Le contrôle humain est maintenu

L'automatisation gère 80 à 90 % des écritures courantes, mais votre équipe conserve le contrôle total :

• Workflows d'approbation pour les transactions inhabituelles
• Gestion des exceptions pour les éléments signalés
• Ajustements manuels lorsque la logique métier l'exige
• Examen et analyse des écarts budgétaires

Avantages de la comptabilité entièrement automatisée de Prostay pour les hôtels indépendants et les groupes

L'impact sur l'activité va bien au-delà de la simple commodité. Voici ce que les hôtels constatent après avoir mis en œuvre la comptabilité intégrée de Prostay.

Pour les établissements individuels

Pour les propriétaires de plusieurs biens immobiliers

Impact sur le personnel

Les auditeurs de nuit passent moins de temps à exporter des données et plus de temps à aider les clients. Les services financiers des hôtels passent du traitement des transactions à l'analyse des stratégies. Au lieu de se concentrer sur les feuilles de calcul, les contrôleurs se concentrent sur l'intelligence économique et la rentabilité.

Le point de vue d’un contrôleur

« Avant Prostay, je passais les deux premières semaines de chaque mois à simplement vérifier l'exactitude des chiffres. Désormais, je clôture les comptes dès le 5e jour et je passe le reste du mois à analyser réellement ce qui se passe dans l'entreprise. »

Mise en œuvre de la comptabilité hôtelière automatisée avec Prostay

Le déploiement suit une approche structurée conçue pour minimiser les perturbations tout en garantissant une configuration précise.

Phases de mise en œuvre types

1. Analyse : cartographie de vos processus actuels, de votre plan comptable, de vos codes de revenus et de vos règles fiscales
2. Configuration : mise en place des correspondances PMS/POS/comptabilité dans Prostay sur la base des résultats de l'analyse
3. Exécution en parallèle : exploitation simultanée des deux systèmes pendant 1 à 2 cycles de clôture pour valider l'exactitude
4. Basculement complet : transition vers Prostay en tant que système de référence avec migration des données historiques

Calendrier prévisionnel

Assistance à la mise en place de Prostay

La mise en œuvre comprend :

• Formation des équipes financières, des auditeurs de nuit et des directeurs généraux
• Documentation de tous les mappages et des décisions de configuration
• Optimisation et ajustements après la mise en service
• Accès permanent à l'équipe d'assistance de Prostay pour toute question ou amélioration

Liste de contrôle de préparation

Accélérez votre mise en œuvre en préparant :

• Plan comptable actuel avec les descriptions des comptes
• La liste des codes de recettes issue de votre PMS existant
• Les taux d'imposition et les règles applicables par juridiction
• Configurations des modes de paiement
• Exemples de rapports que vous produisez actuellement pour les propriétaires et la direction

La comptabilité hôtelière automatisée est-elle adaptée à votre établissement ?

Tous les hôtels n'ont pas besoin d'une automatisation de niveau entreprise. Mais plus d'établissements que vous ne le pensez en tirent profit.

Quand l'automatisation a le plus d'impact

L'automatisation offre le meilleur retour sur investissement lorsque vous :

• Effectuez des audits de nuit manuels avec des exportations CSV
• Clôturez systématiquement le mois après le 10e jour
• Gérez plusieurs points de vente de restauration avec un suivi séparé des recettes
• Gérez plusieurs établissements ou sites
• Vous reposez fortement sur Excel pour vos processus financiers
• Consacrer plus de 8 à 10 heures par semaine à la saisie manuelle et au rapprochement

Auto-évaluation

Posez-vous les questions suivantes :

• Combien d'heures votre équipe consacre-t-elle chaque semaine à la saisie de données ?
• Quand effectuez-vous généralement la clôture de fin de mois ?
• Combien de systèmes nécessitent un transfert manuel de données entre eux ?
• Pouvez-vous consulter le chiffre d'affaires du jour dans votre système comptable dès aujourd'hui ?
• Combien de temps faut-il pour produire un rapport destiné au propriétaire ?

Si ces réponses vous préoccupent, l'automatisation vaut probablement la peine d'être envisagée.

Même les petits établissements en tirent profit

Il n'est pas nécessaire d'appartenir à une grande chaîne. Même un hôtel indépendant de 40 à 80 chambres peut bénéficier des avantages suivants :

• L'élimination des routines quotidiennes d'exportation/importation
• La réduction des erreurs de rapprochement
• L'accès à des données en temps réel pour la tarification et les décisions opérationnelles
• La fourniture plus rapide de données précises aux propriétaires et aux prêteurs

L'approche modulaire de Prostay

La configuration de Prostay vous permet de commencer là où vous en avez le plus besoin. Commencez par le PMS ou le POS, puis ajoutez le module de comptabilité lorsque vous êtes prêt. Au fil du temps, vous pouvez ajouter la messagerie client, des informations commerciales ou d'autres propriétés. À mesure que votre entreprise se développe, la plateforme évolue avec elle.

Prochaines étapes

Les logiciels de comptabilité hôtelière automatisés transforment la façon dont les hôtels et autres établissements d'accueil gèrent leurs finances. Vous clôturez vos comptes plus rapidement, établissez des rapports plus précis et vous concentrez sur ce qui génère réellement des revenus, au lieu de passer des semaines à saisir et à rapprocher les données manuellement.

Prostay rend cette automatisation possible en faisant fonctionner le PMS, le POS Tableview et le module de comptabilité ensemble sur une seule plateforme, avec un seul modèle de données et une seule connexion fournisseur.

Réservez une démonstration avec Prostay si vous souhaitez découvrir comment la comptabilité automatisée s'adapte à votre situation. Passez en revue vos tâches quotidiennes, examinez comment vos codes de revenus pourraient s'articuler et découvrez à quoi pourrait ressembler la fin du mois avec les bons outils.

Les tableurs et les exportations manuelles ne suffisent pas pour la gestion financière de votre hôtel. Laissez Prostay vous montrer ce que vous pouvez faire.