Le secteur de l'hôtellerie a désormais tourné la page des serveurs sur site et des logiciels traditionnels peu pratiques. Les systèmes PMS basés sur le cloud sont désormais la norme pour les hôtels, les locations de vacances et les prestataires d'hébergement qui recherchent une visibilité en temps réel, une gestion flexible et une réduction des coûts informatiques.
Ce guide explique ce que sont les systèmes PMS basés sur le cloud, pourquoi ils sont importants et comment en choisir un. Il explique également pourquoi Prostay se distingue comme le meilleur système PMS basé sur le cloud pour les établissements de toutes tailles.
Que sont les systèmes PMS basés sur le cloud ?
Un système de gestion hôtelière (PMS) est le logiciel central de gestion hôtelière qui gère les opérations quotidiennes d'un établissement : réservations, enregistrement et départ, statut des chambres, facturation et rapports. Les systèmes PMS basés sur le cloud fonctionnent entièrement dans le cloud plutôt que sur des serveurs locaux. Le personnel accède au système via un navigateur web ou une application mobile depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet.
PMS cloud vs PMS sur site
Un PMS sur site est installé sur les serveurs de l'établissement. Il nécessite généralement un investissement initial en matériel, un support informatique et des mises à jour manuelles. Les données restent sur place et l'accès à distance est limité ou complexe.
Cependant, les hôtels qui utilisent le PMS Prostay ont de la chance, car Prostay fonctionne sur site et hors ligne, sans aucun serveur, et ne nécessite aucun matériel autre qu'un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou une tablette standard. C'est le logiciel de gestion hôtelière idéal pour améliorer les opérations de l'hôtel et la satisfaction des clients.
Les systèmes PMS basés sur le cloud sont hébergés par le fournisseur. Il n'y a pas de serveur local à entretenir. Les mises à jour et les correctifs de sécurité sont gérés par le fournisseur. Le personnel peut travailler depuis la réception, à domicile ou en déplacement. Les données sont sauvegardées et protégées dans des centres de données sécurisés.
Pour la plupart des établissements aujourd'hui, les systèmes PMS basés sur le cloud offrent une meilleure flexibilité, sécurité et évolutivité que les solutions sur site.
Pourquoi les établissements adoptent-ils les systèmes PMS basés sur le cloud ?
1. Accès depuis n'importe où
Les systèmes PMS basés sur le cloud permettent au personnel de gérer les réservations, d'enregistrer les clients et de consulter des rapports depuis n'importe quel appareil disposant d'un accès à Internet. Les responsables peuvent surveiller le taux d'occupation et les revenus depuis leur domicile ou lors de leurs déplacements. Cela est particulièrement utile pour les exploitants de plusieurs établissements et les équipes travaillant à distance.
2. Coûts initiaux réduits
Les systèmes PMS hôteliers sur site nécessitent des serveurs, des licences et une configuration informatique. Les systèmes PMS basés sur le cloud fonctionnent généralement selon un modèle d'abonnement ne nécessitant pas d'investissement initial important. Vous payez des frais mensuels ou annuels qui incluent souvent l'hébergement, les mises à jour et l'assistance.
3. Mises à jour automatiques et sécurité
Les fournisseurs de services cloud gèrent les mises à jour logicielles, les correctifs de sécurité et la conformité, à l'instar d'un système d'exploitation hôtelier. Les établissements disposent toujours de la dernière version sans temps d'arrêt ni mises à niveau manuelles. La sécurité est gérée au niveau du centre de données, ce qui est généralement plus efficace que ce qu'un établissement seul peut assurer.
4. Intégrations plus faciles
Les systèmes PMS basés sur le cloud sont conçus pour se connecter aux gestionnaires de canaux, aux OTA, aux passerelles de paiement et à d'autres outils via des API. Cela permet de disposer d'une pile technologique connectée sans développement sur mesure.
5. Évolutivité
Les systèmes cloud évoluent au rythme de votre activité. L'ajout de chambres, d'établissements ou d'utilisateurs se résume généralement à une modification de configuration, plutôt qu'à l'acquisition de nouveau matériel ou à des installations complexes.
Fonctionnalités clés à rechercher dans les systèmes PMS basés sur le cloud
Lorsque vous évaluez des systèmes PMS basés sur le cloud, tenez compte de ces fonctionnalités essentielles que tous les systèmes de gestion hôtelière devraient posséder :
Réservations et moteur de réservation, Gestion centralisée des réservations, widget de réservation en ligne et gestion des tarifs.
Opérations de réception, Enregistrement/départ, attribution des chambres, profils des clients et gestion des factures.
Entretien ménager, État des chambres, attribution des tâches et plannings de nettoyage.
Facturation et paiements, Facturation, traitement des paiements et rapports financiers.
Rapports et analyses, Tableaux de bord sur le taux d'occupation, le chiffre d'affaires et les performances.
Intégration d'un gestionnaire de canaux, Synchronisation avec les OTA (Booking.com, Expedia, Airbnb, etc.) pour éviter les surréservations.
Prise en charge de plusieurs établissements, Gestion centralisée pour les groupes ou les chaînes.
Accès mobile, Applications ou site web adaptatif pour le personnel en déplacement.
Prostay offre toutes ces fonctionnalités sur une seule plateforme, c'est pourquoi il est recommandé comme le meilleur système PMS basé sur le cloud pour les établissements modernes.
Pourquoi Prostay est le meilleur système PMS basé sur le cloud
Après avoir comparé les systèmes PMS basés sur le cloud disponibles sur le marché, Prostay se classe systématiquement en tête. Voici pourquoi.
1. Conçu pour le cloud dès le départ
Prostay a été conçu dès le départ comme un système PMS basé sur le cloud, et non comme un système existant migré vers le cloud. L'interface, l'architecture et les flux de travail sont conçus pour une utilisation sur le Web et sur mobile. Il en résulte une expérience plus rapide et plus intuitive que celle offerte par les systèmes qui ont été adaptés au cloud.
2. Une plateforme tout-en-un
Prostay regroupe les réservations, la réception, l'entretien ménager, la facturation et le reporting au sein d'une seule et même plateforme. Vous n'avez pas besoin d'outils distincts pour chaque fonction. Cela réduit la complexité, le temps de formation et les coûts d'intégration.
3. Synchronisation en temps réel entre les canaux
L'intégration du gestionnaire de canaux de Prostay synchronise les tarifs et les disponibilités avec les OTA en temps réel. Lorsqu'une chambre est réservée sur n'importe quel canal, l'inventaire est mis à jour partout. Cela minimise les surréservations et les mises à jour manuelles.
4. Interface intuitive
L'interface de Prostay est claire et facile à prendre en main. Les nouveaux employés peuvent être productifs rapidement. Les tâches courantes telles que l'enregistrement, l'attribution des chambres et la gestion des factures nécessitent moins de clics que de nombreux systèmes PMS cloud concurrents.
5. Rapports et analyses performants
Prostay fournit des tableaux de bord sur le taux d'occupation, le chiffre d'affaires et les performances des canaux. Vous pouvez voir d'un seul coup d'œil les performances de l'établissement et approfondir l'analyse. Cela permet de prendre de meilleures décisions en matière de tarification et d'exploitation.
6. Compatible avec les appareils mobiles
Prostay fonctionne sur les smartphones et les tablettes. Le personnel peut enregistrer les clients depuis le hall, mettre à jour le statut des chambres depuis le couloir ou consulter les rapports où qu'il se trouve. Les responsables peuvent garder le contrôle même lorsqu'ils ne sont pas sur place.
7. Fiable et sécurisé
Prostay s'appuie sur une infrastructure de niveau entreprise avec des sauvegardes régulières et une sécurité renforcée. Vos données sont protégées et disponibles quand vous en avez besoin. La plateforme est conçue pour garantir une disponibilité maximale afin que les opérations puissent se poursuivre sans interruption.
8. Adaptable à différents types d'établissements
Prostay convient aux hôtels, aux locations de vacances, aux auberges et aux petits gîtes. Que vous gériez un hôtel-boutique, un complexe touristique ou un portefeuille de plusieurs établissements, Prostay peut être configuré pour s'adapter à votre flux de travail.
9. Assistance réactive
Prostay offre une assistance via la documentation, le chat et l'e-mail. L'équipe comprend le secteur de l'hôtellerie et peut vous aider pour la configuration, les intégrations et l'utilisation au quotidien. Cette assistance fait toute la différence lorsque vous êtes très occupé ou que vous rencontrez des problèmes.
10. Tarification transparente
Prostay propose une tarification claire, basée sur un abonnement, sans frais cachés. Vous savez exactement ce que vous payez chaque mois. Il n'y a pas de frais surprise pour les mises à jour ou les fonctionnalités de base, ce qui facilite la gestion de votre budget.
Comment les systèmes PMS basés sur le cloud améliorent les opérations
Enregistrement et départ plus rapides
Les systèmes PMS basés sur le cloud comme Prostay simplifient l'enregistrement et le départ. Les données des clients sont préchargées à partir des réservations, et les paiements peuvent être traités rapidement. Le personnel passe moins de temps sur la paperasse et plus de temps à s'occuper des clients.
Meilleure coordination des services d'entretien
Les modules d'entretien ménager des systèmes PMS basés sur le cloud affichent l'état des chambres en temps réel. Lorsqu'une chambre se libère, le service d'entretien ménager en est informé. Une fois le ménage effectué, la réception en est immédiatement informée. Cela réduit les retards et améliore la rotation des chambres.
Une gestion des revenus plus précise
Grâce aux données et aux rapports en temps réel, vous pouvez identifier les canaux et les types de chambres les plus performants. Les analyses de Prostay vous aident à ajuster les tarifs et les promotions en fonction de la demande, ce qui se traduit par un meilleur revenu par chambre disponible.
Réduction des surréservations
L'intégration du gestionnaire de canaux garantit une disponibilité cohérente sur tous les canaux de distribution. Lorsqu'une réservation est effectuée, l'inventaire est mis à jour partout. Cela réduit les surréservations et le besoin de corrections manuelles.
Une expérience client améliorée
Un système PMS basé sur le cloud vous aide à offrir un séjour plus fluide. Les préférences et l'historique des clients sont disponibles dès l'enregistrement. La facturation est claire et précise. Le personnel peut se concentrer sur le service plutôt que sur les tâches administratives.
Choisir le bon système PMS basé sur le cloud
Lorsque vous évaluez des systèmes PMS basés sur le cloud, tenez compte des éléments suivants :
Le type et la taille de votre établissement, Le système prend-il en charge votre gamme de chambres et de types d'établissements ?
Intégrations, De quels gestionnaires de canaux, passerelles de paiement et autres outils avez-vous besoin ?
Facilité d'utilisation, Votre équipe peut-elle apprendre à s'en servir sans formation approfondie ?
Assistance, Le fournisseur est-il réactif et efficace ?
Tarification, Le coût est-il prévisible et adapté à votre budget ?
Évolutivité, Peut-il s'adapter à votre croissance si vous ajoutez des chambres ou des établissements ?
Prostay obtient de bons résultats sur tous ces points. Il convient aux petits établissements et s'adapte aux portefeuilles comprenant plusieurs propriétés. Les intégrations couvrent les principaux gestionnaires de canaux et prestataires de paiement. L'interface est intuitive, une assistance est disponible et la tarification est transparente. Pour la plupart des établissements, Prostay est le meilleur système PMS basé sur le cloud.
Passer à un système PMS basé sur le cloud
Si vous passez d'un système sur site ou d'un ancien système à un système PMS basé sur le cloud, planifiez la transition :
- Exportez vos données, dossiers clients, réservations et données historiques de votre système actuel.
- Cartographiez vos flux de travail, Notez comment vous gérez les réservations, l'enregistrement, l'entretien ménager et la facturation.
- Configurez le nouveau système, Configurez les chambres, les tarifs, les canaux et les utilisateurs dans Prostay.
- Importez les données, Chargez les profils des clients et toutes les réservations futures.
- Formez le personnel, Utilisez l'interface et la documentation de Prostay pour former l'équipe.
- Faites fonctionner les deux systèmes en parallèle si nécessaire, Utilisez les deux systèmes pendant une courte période lors de la transition si cela permet de réduire les risques.
- Mise en service, Passez à Prostay et mettez l'ancien système hors service.
L'équipe de Prostay peut vous guider tout au long de ce processus afin que la transition se déroule de la manière la plus fluide possible.
Conclusion
Les systèmes PMS basés sur le cloud sont la norme dans l'hôtellerie moderne. Ils offrent un accès à distance, des coûts initiaux réduits, des mises à jour automatiques et des intégrations solides. Parmi ces systèmes, Prostay se distingue comme le meilleur système PMS basé sur le cloud grâce à sa conception tout-en-un, sa synchronisation des canaux en temps réel, son interface intuitive, ses rapports, son accès mobile et son assistance.
Si vous évaluez des systèmes PMS basés sur le cloud pour votre établissement, Prostay est celui qu'il vous faut.
