Il settore dell'ospitalità ha ormai superato l'era dei server in loco e dei software obsoleti e poco pratici. I sistemi PMS basati su cloud sono ormai lo standard per hotel, case vacanza e strutture ricettive che desiderano visibilità in tempo reale, operazioni flessibili e minori costi di gestione IT.
Questa guida spiega cosa sono i sistemi PMS basati su cloud, perché sono importanti e come sceglierne uno. Spiega inoltre perché Prostay si distingue come il miglior sistema PMS basato su cloud per strutture di tutte le dimensioni.
Cosa sono i sistemi PMS basati su cloud?
Un sistema di gestione alberghiera (PMS) è il software centrale di gestione alberghiera che gestisce le operazioni quotidiane di una struttura: prenotazioni, check-in e check-out, stato delle camere, fatturazione e reportistica. I sistemi PMS basati su cloud funzionano interamente nel cloud invece che su server locali. Il personale accede al sistema tramite un browser web o un'app mobile da qualsiasi luogo con una connessione Internet.
PMS cloud vs. PMS on-premise
Il PMS on-premise viene installato sui server della struttura. Di solito richiede hardware iniziale, supporto IT e aggiornamenti manuali. I dati rimangono in loco e l'accesso remoto è limitato o complesso.
Tuttavia, gli hotel che utilizzano il PMS Prostay sono fortunati perché Prostay funziona in loco e offline in modo completamente serverless, senza alcuna necessità di hardware oltre a un computer standard, un laptop o un tablet. Il software di gestione alberghiera ideale per migliorare le operazioni dell'hotel e la soddisfazione degli ospiti.
I sistemi PMS basati su cloud sono ospitati dal fornitore. Non c'è alcun server locale da mantenere. Gli aggiornamenti e le patch di sicurezza sono gestiti dal fornitore. Il personale può lavorare dalla reception, da casa o in viaggio. I dati vengono sottoposti a backup e protetti in data center sicuri.
Per la maggior parte delle strutture odierne, i sistemi PMS basati su cloud offrono maggiore flessibilità, sicurezza e scalabilità rispetto alle soluzioni on-premise.
Perché le strutture stanno passando ai sistemi PMS basati su cloud
1. Accesso da qualsiasi luogo
I sistemi PMS basati su cloud consentono al personale di gestire le prenotazioni, effettuare il check-in degli ospiti e visualizzare i report da qualsiasi dispositivo con accesso a Internet. I manager possono monitorare l'occupazione e i ricavi da casa o mentre sono in viaggio. Ciò è particolarmente utile per gli operatori con più strutture e i team remoti.
2. Costi iniziali inferiori
I sistemi PMS per hotel on-premise richiedono server, licenze e configurazione IT. I sistemi PMS basati su cloud utilizzano in genere un modello di abbonamento senza grandi investimenti iniziali. Si paga un canone mensile o annuale che spesso include hosting, aggiornamenti e assistenza.
3. Aggiornamenti automatici e sicurezza
I fornitori di servizi cloud gestiscono gli aggiornamenti software, le patch di sicurezza e la conformità proprio come un sistema operativo alberghiero. Le strutture rimangono aggiornate all'ultima versione senza tempi di inattività o aggiornamenti manuali. La sicurezza è gestita a livello di data center, che di solito è più forte di quella che una singola struttura può mantenere.
4. Integrazioni più semplici
I sistemi PMS basati su cloud sono progettati per connettersi con channel manager, OTA, gateway di pagamento e altri strumenti tramite API. Ciò supporta uno stack tecnologico connesso senza necessità di sviluppo personalizzato.
5. Scalabilità
I sistemi cloud si adattano alla crescita della tua attività. L'aggiunta di camere, strutture o utenti comporta solitamente una modifica della configurazione piuttosto che l'acquisto di nuovo hardware o installazioni complesse.
Caratteristiche chiave da ricercare nei sistemi PMS basati su cloud
Quando si valutano i sistemi PMS basati su cloud, è opportuno considerare queste funzionalità fondamentali che tutti i sistemi di gestione delle proprietà alberghiere dovrebbero avere:
Prenotazioni e motore di prenotazione, Gestione centralizzata delle prenotazioni, widget di prenotazione online e gestione delle tariffe.
Operazioni di reception, Check-in/check-out, assegnazione delle camere, profili degli ospiti e gestione dei conti.
Servizi di pulizia, Stato delle camere, assegnazione delle attività e programmi di pulizia.
Fatturazione e pagamenti, Fatturazione, elaborazione dei pagamenti e rendicontazione finanziaria.
Reportistica e analisi, Dashboard relativi a occupazione, ricavi e prestazioni.
Integrazione con il channel manager, Sincronizzazione con le OTA (Booking.com, Expedia, Airbnb, ecc.) per evitare overbooking.
Supporto multi-struttura, Gestione centralizzata per gruppi o catene.
Accesso mobile, App o sito web responsive per il personale in movimento.
Prostay offre tutte queste funzionalità in un'unica piattaforma, motivo per cui è consigliato come il miglior sistema PMS basato su cloud per le strutture moderne.
Perché Prostay è il miglior sistema PMS basato su cloud
Dopo aver confrontato i sistemi PMS basati su cloud presenti sul mercato, Prostay risulta costantemente al primo posto. Ecco perché.
1. Progettato per il cloud sin dal primo giorno
Prostay è stato progettato fin dall'inizio come sistema PMS basato su cloud, non come un sistema legacy trasferito sul cloud. L'interfaccia, l'architettura e i flussi di lavoro sono pensati per l'uso web e mobile. Ciò si traduce in un'esperienza più veloce e intuitiva rispetto ai sistemi che sono stati adattati al cloud.
2. Piattaforma all-in-one
Prostay combina prenotazioni, reception, pulizie, fatturazione e reportistica in un'unica piattaforma. Non servono strumenti separati per ogni funzione. Questo riduce la complessità, i tempi di formazione e i costi di integrazione.
3. Sincronizzazione in tempo reale tra i canali
L'integrazione del channel manager di Prostay mantiene le tariffe e la disponibilità sincronizzate con le OTA in tempo reale. Quando una camera viene prenotata su qualsiasi canale, l'inventario si aggiorna ovunque. Ciò riduce al minimo gli overbooking e gli aggiornamenti manuali.
4. Interfaccia intuitiva
L'interfaccia di Prostay è pulita e facile da imparare. Il nuovo personale può diventare produttivo rapidamente. Le attività comuni come il check-in, l'assegnazione delle camere e la gestione dei folio richiedono meno clic rispetto a molti sistemi PMS basati su cloud della concorrenza.
5. Reportistica e analisi avanzate
Prostay fornisce dashboard per l'occupazione, i ricavi e le prestazioni dei canali. È possibile vedere a colpo d'occhio le prestazioni della struttura e approfondire l'analisi. Ciò supporta decisioni migliori in materia di prezzi e operazioni.
6. Ottimizzato per dispositivi mobili
Prostay funziona su smartphone e tablet. Il personale può effettuare il check-in degli ospiti dalla hall, aggiornare lo stato delle camere dal corridoio o esaminare i report da qualsiasi luogo. I manager possono mantenere il controllo anche quando non si trovano nella struttura.
7. Affidabile e sicuro
Prostay opera su un'infrastruttura di livello aziendale con backup regolari e un elevato livello di sicurezza. I dati sono protetti e disponibili quando necessario. La piattaforma è progettata per garantire la continuità operativa, in modo che le attività possano proseguire senza interruzioni.
8. Flessibile per diversi tipi di struttura
Prostay è adatto a hotel, case vacanza, ostelli e piccoli lodge. Che gestiate un boutique hotel, un resort o un portafoglio di più strutture, Prostay può essere configurato per adattarsi al vostro flusso di lavoro.
9. Assistenza reattiva
Prostay offre assistenza tramite documentazione, chat ed e-mail. Il team conosce bene il settore dell'ospitalità e può aiutarti con la configurazione, le integrazioni e l'utilizzo quotidiano. Questa assistenza fa la differenza quando sei impegnato o devi risolvere dei problemi.
10. Prezzi trasparenti
Prostay utilizza prezzi chiari, basati su abbonamento, senza costi nascosti. Sapete esattamente quanto pagate ogni mese. Non ci sono costi a sorpresa per gli aggiornamenti o le funzionalità di base, il che rende più facile la pianificazione del budget.
Come i sistemi PMS basati su cloud migliorano le operazioni
Check-in e check-out più rapidi
I sistemi PMS basati su cloud come Prostay semplificano il check-in e il check-out. I dati degli ospiti vengono precaricati dalle prenotazioni e i pagamenti possono essere elaborati rapidamente. Il personale dedica meno tempo alle pratiche burocratiche e più tempo al servizio agli ospiti.
Migliore coordinamento delle pulizie
I moduli di pulizie nei sistemi PMS basati su cloud mostrano lo stato delle camere in tempo reale. Quando una camera viene liberata, il personale addetto alle pulizie ne viene informato. Quando viene pulita, la reception lo vede immediatamente. Questo riduce i ritardi e migliora il ricambio delle camere.
Gestione delle entrate più accurata
Grazie ai dati e ai report in tempo reale, è possibile vedere quali canali e quali tipologie di camere hanno le migliori prestazioni. Le analisi di Prostay aiutano ad adeguare le tariffe e le promozioni in base alla domanda, portando a un miglioramento del ricavo per camera disponibile.
Riduzione degli overbooking
L'integrazione del channel manager mantiene la disponibilità coerente su tutti i canali di distribuzione. Quando arriva una prenotazione, l'inventario si aggiorna ovunque. Ciò riduce gli overbooking e la necessità di correzioni manuali.
Migliore esperienza degli ospiti
Un sistema PMS basato su cloud ti aiuta a garantire un soggiorno più fluido. Le preferenze e la cronologia degli ospiti sono disponibili al momento del check-in. La fatturazione è chiara e accurata. Il personale può concentrarsi sul servizio invece che sulle attività amministrative.
Scegliere il giusto sistema PMS basato su cloud
Quando valuti i sistemi PMS basati su cloud, considera:
Il tipo e le dimensioni della tua struttura: il sistema supporta la tua combinazione di camere e tipologie di alloggi?
Integrazioni, Di quali channel manager, gateway di pagamento e altri strumenti hai bisogno?
Facilità d'uso, Il tuo team può imparare a utilizzarlo senza una formazione approfondita?
Assistenza, Quanto è reattivo e disponibile il fornitore?
Prezzi, Il costo è prevedibile e in linea con il tuo budget?
Scalabilità, Può crescere con te se aggiungi camere o strutture?
Prostay ottiene un buon punteggio in tutti questi aspetti. È adatto alle piccole strutture e si adatta a portafogli con più proprietà. Le integrazioni coprono i principali channel manager e fornitori di servizi di pagamento. L'interfaccia è intuitiva, l'assistenza è disponibile e i prezzi sono trasparenti. Per la maggior parte delle strutture, Prostay è il miglior sistema PMS basato su cloud da scegliere.
Passare a un sistema PMS basato su cloud
Se stai passando da un sistema on-premise o più vecchio a un sistema PMS basato su cloud, pianifica la transizione:
- Esporta i tuoi dati: registrazioni degli ospiti, prenotazioni e dati storici dal tuo sistema attuale.
- Mappa i tuoi flussi di lavoro, Prendi nota di come gestisci le prenotazioni, il check-in, le pulizie e la fatturazione.
- Configura il nuovo sistema: imposta camere, tariffe, canali e utenti in Prostay.
- Importa i dati: carica i profili degli ospiti e le eventuali prenotazioni future.
- Forma il personale, Usa l'interfaccia e la documentazione di Prostay per formare il team.
- Opera in parallelo se necessario, Utilizza entrambi i sistemi per un breve periodo durante il passaggio se ciò riduce i rischi.
- Metti in funzione il sistema, Passa a Prostay e disattiva il vecchio sistema.
Il team di Prostay può guidarti in questo processo affinché la transizione avvenga nel modo più fluido possibile.
Conclusione
I sistemi PMS basati su cloud sono lo standard per l'ospitalità moderna. Offrono accesso remoto, costi iniziali inferiori, aggiornamenti automatici e integrazioni solide. Tra questi sistemi, Prostay si distingue come il miglior sistema PMS basato su cloud per il suo design all-in-one, la sincronizzazione dei canali in tempo reale, l'interfaccia intuitiva, la reportistica, l'accesso mobile e l'assistenza.
Se stai valutando sistemi PMS basati su cloud per la tua struttura, Prostay è quello che fa per te.
