Die Hotellerie hat sich von lokalen Servern und veralteter Software verabschiedet. Cloud-basierte PMS-Systeme sind heute der Standard für Hotels, Ferienwohnungen und Beherbergungsbetriebe, die Echtzeit-Transparenz, flexible Abläufe und geringere IT-Kosten anstreben.
Dieser Leitfaden erklärt, was cloudbasierte PMS-Systeme sind, warum sie wichtig sind und wie man das richtige System auswählt. Außerdem wird erläutert, warum Prostay sich als das beste cloudbasierte PMS-System für Unterkünfte jeder Größe hervorhebt.
Was sind cloudbasierte PMS-Systeme?
Ein Hotel-Property-Management-System (PMS) ist die zentrale Hotelverwaltungssoftware, die den täglichen Betrieb einer Unterkunft steuert: Reservierungen, Check-in und Check-out, Zimmerstatus, Abrechnung und Berichterstellung. Cloud-basierte PMS-Systeme laufen vollständig in der Cloud statt auf lokalen Servern. Mitarbeiter greifen über einen Webbrowser oder eine mobile App von jedem Ort mit Internetverbindung auf das System zu.
Cloud-basiertes vs. On-Premise-PMS
On-Premise-PMS wird auf Servern vor Ort in der Unterkunft installiert. Es erfordert in der Regel Anschaffungskosten für Hardware, IT-Support und manuelle Updates. Die Daten verbleiben vor Ort, und der Fernzugriff ist eingeschränkt oder komplex.
Hotels, die das Prostay Hotel-PMS nutzen, haben jedoch Glück, denn Prostay läuft vor Ort und offline völlig serverlos, ohne dass über einen Standard-Computer, Laptop oder ein Tablet hinausgehende Hardware erforderlich ist. Die ideale Hotelverwaltungssoftware zur Verbesserung des Hotelbetriebs und der Gästezufriedenheit.
Cloud-basierte PMS-Systeme werden vom Anbieter gehostet. Es muss kein lokaler Server gewartet werden. Updates und Sicherheitspatches werden vom Anbieter bereitgestellt. Die Mitarbeiter können von der Rezeption, von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Die Daten werden in sicheren Rechenzentren gesichert und geschützt.
Für die meisten Unterkünfte bieten cloudbasierte PMS-Systeme heute mehr Flexibilität, Sicherheit und Skalierbarkeit als On-Premise-Lösungen.
Warum Unterkünfte auf cloudbasierte PMS-Systeme umsteigen
1. Zugriff von überall
Mit cloudbasierten PMS-Systemen können Mitarbeiter Reservierungen verwalten, Gäste einchecken und Berichte von jedem Gerät mit Internetzugang einsehen. Manager können die Auslastung und den Umsatz von zu Hause oder auf Reisen überwachen. Dies ist besonders nützlich für Betreiber mit mehreren Unterkünften und Remote-Teams.
2. Geringere Anschaffungskosten
Lokale Hotel-PMS-Systeme erfordern Server, Lizenzen und eine IT-Einrichtung. Cloud-basierte PMS-Systeme nutzen in der Regel ein Abonnementmodell ohne große Vorabinvestitionen. Sie zahlen eine monatliche oder jährliche Gebühr, die oft Hosting, Updates und Support umfasst.
3. Automatische Updates und Sicherheit
Cloud-Anbieter kümmern sich um Software-Updates, Sicherheitspatches und Compliance, ähnlich wie bei einem Hotelbetriebssystem. Die Häuser bleiben auf dem neuesten Stand, ohne Ausfallzeiten oder manuelle Upgrades. Die Sicherheit wird auf Rechenzentrumsebene verwaltet, was in der Regel besser ist, als es ein einzelnes Haus leisten kann.
4. Einfachere Integrationen
Cloud-basierte PMS-Systeme sind so konzipiert, dass sie über APIs mit Channel-Managern, OTAs, Zahlungsgateways und anderen Tools verbunden werden können. Dies ermöglicht einen vernetzten Tech-Stack ohne kundenspezifische Entwicklung.
5. Skalierbarkeit
Cloud-Systeme skalieren mit Ihrem Unternehmen. Das Hinzufügen von Zimmern, Unterkünften oder Benutzern erfordert in der Regel lediglich eine Konfigurationsänderung und keine neue Hardware oder komplexe Installationen.
Wichtige Funktionen, auf die Sie bei cloudbasierten PMS-Systemen achten sollten
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von cloudbasierten PMS-Systemen diese Kernfunktionen, über die alle Hotel-Property-Management-Systeme verfügen sollten:
Reservierungen und Buchungsmaschine – Zentrale Reservierungsverwaltung, Online-Buchungs-Widget und Preisverwaltung.
Rezeption – Check-in/Check-out, Zimmerzuweisung, Gästeprofile und Rechnungsmanagement.
Hauswirtschaft – Zimmerstatus, Aufgabenzuweisung und Reinigungspläne.
Abrechnung und Zahlungen – Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Finanzberichterstattung.
Berichte und Analysen – Dashboards zu Auslastung, Umsatz und Leistung.
Channel-Manager-Integration – Synchronisierung mit OTAs (Booking.com, Expedia, Airbnb usw.), um Überbuchungen zu vermeiden.
Unterstützung mehrerer Objekte – Zentralisierte Verwaltung für Gruppen oder Ketten.
Mobiler Zugriff – Apps oder responsives Web für Mitarbeiter unterwegs.
Prostay bietet all diese Funktionen auf einer einzigen Plattform, weshalb es als das beste cloudbasierte PMS-System für moderne Unterkünfte empfohlen wird.
Warum Prostay das beste cloudbasierte PMS-System ist
Nach einem Vergleich der auf dem Markt verfügbaren cloudbasierten PMS-Systeme schneidet Prostay durchweg am besten ab. Hier sind die Gründe dafür.
1. Von Anfang an für die Cloud entwickelt
Prostay wurde von Anfang an als cloudbasiertes PMS-System konzipiert und nicht als Altsystem, das in die Cloud verlagert wurde. Die Benutzeroberfläche, die Architektur und die Arbeitsabläufe sind für die Nutzung im Web und auf Mobilgeräten ausgelegt. Das führt zu einer schnelleren und intuitiveren Benutzererfahrung als bei Systemen, die nachträglich für die Cloud angepasst wurden.
2. All-in-One-Plattform
Prostay vereint Reservierungen, Rezeption, Housekeeping, Abrechnung und Berichterstellung auf einer einzigen Plattform. Sie benötigen keine separaten Tools für jede Funktion. Dies reduziert Komplexität, Schulungsaufwand und Integrationskosten.
3. Echtzeit-Synchronisation über alle Kanäle hinweg
Die Channel-Manager-Integration von Prostay synchronisiert Preise und Verfügbarkeit in Echtzeit mit den OTAs. Wenn ein Zimmer über einen beliebigen Kanal gebucht wird, wird der Bestand überall aktualisiert. Dies minimiert Überbuchungen und manuelle Aktualisierungen.
4. Intuitive Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche von Prostay ist übersichtlich und leicht zu erlernen. Neue Mitarbeiter können schnell produktiv arbeiten. Gängige Aufgaben wie Check-in, Zimmerzuweisung und Rechnungsmanagement erfordern weniger Klicks als bei vielen konkurrierenden cloudbasierten PMS-Systemen.
5. Leistungsstarke Berichte und Analysen
Prostay bietet Dashboards für Auslastung, Umsatz und Kanal-Performance. Sie können auf einen Blick sehen, wie sich die Unterkunft entwickelt, und für eine tiefergehende Analyse in die Details einsteigen. Dies unterstützt bessere Preis- und Betriebsentscheidungen.
6. Mobilfähig
Prostay funktioniert auf Smartphones und Tablets. Mitarbeiter können Gäste von der Lobby aus einchecken, den Zimmerstatus vom Flur aus aktualisieren oder Berichte von überall aus einsehen. Manager behalten die Kontrolle, auch wenn sie nicht vor Ort sind.
7. Zuverlässig und sicher
Prostay läuft auf einer Infrastruktur der Enterprise-Klasse mit regelmäßigen Backups und hohen Sicherheitsstandards. Ihre Daten sind geschützt und stehen Ihnen bei Bedarf zur Verfügung. Die Plattform ist auf Verfügbarkeit ausgelegt, sodass der Betrieb ohne Unterbrechungen weiterlaufen kann.
8. Flexibel für verschiedene Unterkunftstypen
Prostay eignet sich für Hotels, Ferienwohnungen, Hostels und kleine Lodges. Ganz gleich, ob Sie ein Boutique-Hotel, ein Resort oder ein Portfolio mit mehreren Häusern betreiben – Prostay lässt sich an Ihren Arbeitsablauf anpassen.
9. Reaktionsschneller Support
Prostay bietet Support über Dokumentation, Chat und E-Mail. Das Team kennt sich in der Hotellerie aus und kann Ihnen bei der Einrichtung, bei Integrationen und im täglichen Gebrauch helfen. Dieser Support macht einen großen Unterschied, wenn Sie viel zu tun haben oder Probleme beheben müssen.
10. Transparente Preisgestaltung
Prostay verwendet eine klare, abonnementbasierte Preisgestaltung ohne versteckte Gebühren. Sie wissen genau, was Sie jeden Monat bezahlen. Es gibt keine überraschenden Kosten für Updates oder Grundfunktionen, was die Budgetplanung erleichtert.
Wie cloudbasierte PMS-Systeme den Betrieb verbessern
Schnelleres Ein- und Auschecken
Cloud-basierte PMS-Systeme wie Prostay vereinfachen den Check-in und Check-out. Gästedaten werden aus den Reservierungen vorab geladen, und Zahlungen können schnell abgewickelt werden. Das Personal verbringt weniger Zeit mit Papierkram und mehr Zeit mit dem Gästeservice.
Bessere Koordination der Zimmerreinigung
Die Housekeeping-Module in cloudbasierten PMS-Systemen zeigen den Zimmerstatus in Echtzeit an. Wenn ein Zimmer geräumt wird, wird das Housekeeping benachrichtigt. Sobald es gereinigt ist, sieht die Rezeption dies sofort. Dies reduziert Verzögerungen und verbessert die Zimmerauslastung.
Präziseres Revenue Management
Mit Echtzeitdaten und Berichten können Sie erkennen, welche Kanäle und Zimmertypen am besten abschneiden. Die Analysen von Prostay helfen Ihnen, Preise und Sonderangebote an die Nachfrage anzupassen, was zu einem besseren Umsatz pro verfügbarem Zimmer führt.
Weniger Überbuchungen
Die Integration eines Channel-Managers sorgt für einheitliche Verfügbarkeiten über alle Vertriebskanäle hinweg. Wenn eine Buchung eingeht, wird der Bestand überall aktualisiert. Das reduziert Überbuchungen und den Bedarf an manuellen Korrekturen.
Verbessertes Gästeerlebnis
Ein cloudbasiertes PMS-System hilft Ihnen, einen reibungsloseren Aufenthalt zu gewährleisten. Gästepräferenzen und -historie stehen beim Check-in zur Verfügung. Die Abrechnung ist übersichtlich und präzise. Das Personal kann sich auf den Service statt auf administrative Aufgaben konzentrieren.
Die Wahl des richtigen cloudbasierten PMS-Systems
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung cloudbasierter PMS-Systeme Folgendes:
Ihre Art und Größe der Unterkunft – Unterstützt das System Ihre Kombination aus Zimmern und Unterkunftstypen?
Integrationen – Welche Channel-Manager, Zahlungsgateways und andere Tools benötigen Sie?
Benutzerfreundlichkeit – Kann Ihr Team das System ohne umfangreiche Schulungen erlernen und nutzen?
Support – Wie reaktionsschnell und hilfsbereit ist der Anbieter?
Preise – Sind die Kosten vorhersehbar und passen sie zu Ihrem Budget?
Skalierbarkeit – Kann das System mit Ihnen wachsen, wenn Sie Zimmer oder Unterkünfte hinzufügen?
Prostay schneidet in all diesen Punkten gut ab. Es eignet sich für kleine Unterkünfte und lässt sich auf Portfolios mit mehreren Unterkünften skalieren. Die Integrationen decken die wichtigsten Channel-Manager und Zahlungsanbieter ab. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, Support ist verfügbar und die Preisgestaltung ist transparent. Für die meisten Unterkünfte ist Prostay das beste cloudbasierte PMS-System.
Umstieg auf ein cloudbasiertes PMS-System
Wenn Sie von einem lokalen oder älteren System auf ein cloudbasiertes PMS-System umsteigen, planen Sie den Übergang:
- Exportieren Sie Ihre Daten – Gästedaten, Reservierungen und historische Daten aus Ihrem aktuellen System.
- Erfassen Sie Ihre Arbeitsabläufe – Notieren Sie, wie Sie Reservierungen, Check-in, Housekeeping und Abrechnung handhaben.
- Konfigurieren Sie das neue System – Richten Sie Zimmer, Preise, Kanäle und Benutzer in Prostay ein.
- Daten importieren – Laden Sie Gästeprofile und alle zukünftigen Reservierungen hoch.
- Schulen Sie das Personal – Nutzen Sie die Benutzeroberfläche und die Dokumentation von Prostay, um das Team zu schulen.
- Bei Bedarf parallel betreiben, Nutzen Sie während der Umstellung kurzzeitig beide Systeme, wenn dies das Risiko verringert.
- Go-Live – Wechseln Sie zu Prostay und nehmen Sie das alte System außer Betrieb.
Das Team von Prostay kann Sie durch diesen Prozess begleiten, damit der Übergang so reibungslos wie möglich verläuft.
Fazit
Cloud-basierte PMS-Systeme sind der Standard für die moderne Hotellerie. Sie bieten Fernzugriff, geringere Anschaffungskosten, automatische Updates und starke Integrationen. Unter diesen Systemen sticht Prostay als bestes cloudbasiertes PMS-System hervor – dank seines All-in-One-Designs, der Echtzeit-Kanalsynchronisation, der intuitiven Benutzeroberfläche, der Berichterstellung, des mobilen Zugriffs und des Supports.
Wenn Sie cloudbasierte PMS-Systeme für Ihr Haus evaluieren, ist Prostay die richtige Wahl.
