Relazioni pubbliche alberghiere: 2026 Strategie ed esempi creativi

Si sta assistendo a una vera e propria rinascita del settore dei viaggi, ma la concorrenza è spietata. Gli hotel indipendenti, i resort e le case vacanza sono attualmente sottoposti a forti pressioni da ogni parte. Airbnb si sta espandendo nel settore degli alloggi di lusso, le catene alberghiere stanno investendo ingenti somme nei programmi fedeltà e gli ospiti sono più informati e diffidenti che mai. In questo contesto, le relazioni pubbliche per gli hotel non sono solo un optional: fanno la differenza tra essere notati o essere ignorati.

Pensateci: oltre l'80% delle persone che viaggiano legge le recensioni e consulta i social media prima di effettuare una prenotazione. Uno studio del 2024 ha rilevato che il 78% dei turisti ha dichiarato che i social media sono la loro principale fonte di ispirazione quando organizzano le vacanze. Ciò significa che la reputazione della vostra struttura è in continua evoluzione, anche se non la curate attivamente. Le pubbliche relazioni proattive nel settore alberghiero sono importanti tanto quanto la gestione finanziaria o il piano di distribuzione.

"La reputazione è la valuta del settore alberghiero." Gli hotel che investono nel raccontare la propria storia avranno sempre risultati migliori rispetto a quelli che aspettano che le persone li trovino.

Con Prostay il nostro obiettivo è sempre stato chiaro: aiutare hotel indipendenti, ostelli, resort e case vacanza a competere con le grandi aziende senza spendere molto in tecnologia. Questa guida tratta esclusivamente di strategie di PR alberghiere a basso costo, realistiche e basate sui dati che strutture come la tua possono utilizzare senza dover pagare una grande agenzia. Ti insegneremo come collegare il tuo lavoro di PR alberghiera direttamente al tuo PMS, al motore di prenotazione e agli strumenti di messaggistica per gli ospiti, in modo che tu possa vedere cosa funziona davvero.

Cosa significa oggi "pubbliche relazioni" per gli hotel?

Le pubbliche relazioni alberghiere sono il processo continuo di gestione del modo in cui i visitatori, i media, le agenzie di viaggio online (OTA) e la comunità locale vedono il tuo resort. Le PR alberghiere sono più di una semplice pubblicità o marketing; si tratta di attirare l'attenzione delle persone su di te invece di pagare per ottenerla.

La differenza principale è che il marketing acquista o possiede l'attenzione attraverso gli annunci dell'hotel, il tuo sito web e le campagne e-mail. Le vendite trasformano quell'interesse in pernottamenti, eventi e vendite di cibo e bevande. Le PR alberghiere ottengono attenzione attraverso la copertura mediatica, la promozione da parte degli ospiti, la prova sociale e la creazione di legami con la comunità. Si tratta di PR quando uno scrittore di viaggi scrive del tuo hotel. Quando un cliente soddisfatto scrive un'ottima recensione, si tratta di PR. Si tratta di PR quando il tuo direttore generale interviene a un evento turistico nella tua zona.

Nella vita reale, questo potrebbe significare annunciare l'inaugurazione di un nuovo bar sul tetto, cambiare il nome di un boutique hotel da 40 camere per attirare ospiti più giovani, avviare un programma per animali domestici nel 2026 o comunicare alle riviste di settore l'impegno della vostra struttura verso l'azzeramento delle emissioni di carbonio. Ognuna di queste iniziative permette di ottenere attenzione in modi che la pubblicità non può eguagliare.

Le pubbliche relazioni alberghiere si dividono in due parti: proattive (comunicati stampa, eventi comunitari, leadership di pensiero e alleanze con influencer) e reattive (risposta alle crisi, gestione dei reclami e gestione dei post virali sui social). I migliori piani di pubbliche relazioni alberghiere trovano un equilibrio tra le due: sfruttare il successo e allo stesso tempo prepararsi ai problemi che si presenteranno.

Obiettivi chiave delle pubbliche relazioni alberghiere

Prima di avviare qualsiasi attività di pubbliche relazioni per il tuo hotel, devi sapere cosa vuoi ottenere. Obiettivi troppo generici, come "ottenere più visibilità sulla stampa", rendono difficile capire se stai facendo progressi. Ecco alcuni consigli per fissare obiettivi che aiutino davvero la tua attività a crescere.

Gli obiettivi delle pubbliche relazioni del tuo hotel dovrebbero essere diversi per ogni tipo di struttura. Gli hotel business nelle città potrebbero dare molta importanza alla visibilità sui media aziendali e all'essere leader di pensiero su LinkedIn. Prima dei periodi di prenotazione più intensi, i resort stagionali dovrebbero lavorare per far sì che la gente parli di loro. Gli ostelli spesso traggono il massimo vantaggio dai social media e dalle attività comunitarie che rendono facile la condivisione da parte delle persone. Indipendentemente dal tipo di struttura che possiedi, i tuoi obiettivi di pubbliche relazioni devono essere in linea con i tuoi piani di gestione dei ricavi e di distribuzione. Ad esempio, puoi utilizzare le relazioni con i media per riempire i periodi di bassa stagione, incoraggiare i soggiorni infrasettimanali o promuovere le date di bassa stagione.

Esempi di obiettivi di PR per strutture indipendenti:

• Aumentare il traffico diretto qualificato sul sito web del 25% entro 12 mesi attraverso i media guadagnati e i link di riferimento
• Migliorare il punteggio medio delle recensioni su Booking.com e Google da 8,2 a 8,7 entro il quarto trimestre del 2026
• Ottenere 5 menzioni sui media regionali prima dell'inizio dell'alta stagione
• Far crescere il business aziendale locale del 15% attraverso la copertura di eventi e annunci di partnership
• Costruire relazioni con 10 micro-influencer il cui pubblico corrisponda al profilo del vostro ospite target
• Generare 3 opportunità di podcast o interventi pubblici per il tuo direttore generale o proprietario entro l'anno

L'idea è quella di trasformare obiettivi ambigui in obiettivi SMART: Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e limitati nel tempo.

Componenti fondamentali di una strategia di PR alberghiera efficace

Cinque elementi costituiscono un moderno piano di PR alberghiero: gestire i media, assistere gli ospiti, avere una presenza digitale, essere coinvolti nella comunità ed essere pronti ad affrontare le crisi. Per i team più piccoli, l’obiettivo non è imparare tutti e cinque gli elementi contemporaneamente, ma sceglierne tre o quattro in base al budget, al personale e all’ubicazione della struttura.

Una cosa che rende le PR nel settore dell'ospitalità diverse è quanto siano strettamente legate alle operazioni. Il tuo PMS genera dati che possono essere utilizzati per le storie di PR, come le statistiche di occupazione, le tendenze di prenotazione e i punteggi di soddisfazione degli ospiti. Il tuo channel manager ti dice quali mercati rispondono ai tuoi messaggi. Le opzioni di messaggi per gli ospiti forniscono connessioni che possono trasformare le conversazioni quotidiane in momenti speciali che le persone vorranno condividere.

Questo articolo approfondirà in modo dettagliato come utilizzare questi elementi, la copertura mediatica, le promozioni, gli eventi, la leadership di pensiero e i premi, in modo tattico. Ma prima, assicuratevi di avere le basi.

Il tuo hotel dispone di queste basi di PR?

• [ ] Un elenco aggiornato di contatti con i media, che includa giornalisti locali, blogger e testate di settore
• [ ] Una sala stampa online con immagini scaricabili e scheda informativa sulla struttura
• [ ] Un portavoce designato in grado di rispondere ai media entro 24 ore
• [ ] Un protocollo di risposta alle recensioni che copra tutte le principali piattaforme
• [ ] Un piano di comunicazione di crisi scritto (anche una semplice versione di una pagina)

Tattiche di pubbliche relazioni alberghiere che aumentano la visibilità e le prenotazioni

Le prossime sezioni trattano campagne di pubbliche relazioni alberghiere uniche, diverse dal normale marketing online degli hotel poiché non utilizzano una copertura acquistata; si basano invece sull'attenzione guadagnata, sulla credibilità e sulla narrazione. Queste strategie non si acquistano; si costruiscono attraverso relazioni, conoscenza e valore reale.

È importante tenere conto delle stagioni. È necessario pianificare il calendario delle PR dell'hotel in base ai modelli di domanda di viaggio se si desidera promuovere pacchetti sciistici da dicembre a febbraio, soggiorni per i festival in agosto o weekend in città durante i mesi più tranquilli. L'analisi del sito web, il motore di prenotazione Prostay e i report sui ricavi del PMS dovrebbero essere in grado di monitorare ogni tecnica. In questo modo è possibile capire cosa funziona e dove concentrare maggiormente gli sforzi.

Copertura mediatica e diffusione delle notizie

Trovare argomenti di cui i giornalisti vogliono scrivere è il primo passo per ottenere copertura mediatica. Nel 2025–2026, le storie che faranno parlare di voi riguardano le certificazioni di sostenibilità, gli aggiornamenti tecnologici (come il passaggio a Prostay Nexus per la messaggistica con gli ospiti), il completamento di lavori di ristrutturazione, la collaborazione con chef o il lancio di un'area di coworking per chi lavora da casa.

È importante stilare un elenco dei media. Concentrati sui media locali e specializzati, come i blogger di viaggio della tua zona, le riviste regionali di lifestyle, i media del settore dell'ospitalità e i podcast che parlano di viaggi o di avvio di un'impresa. Annota il nome, l'area di competenza (di cosa si occupano solitamente), gli articoli recenti e il modo preferito per contattare ciascun referente.

La qualità è meglio della quantità. Invia 4-6 proposte mirate ai media ogni trimestre piuttosto che invii di massa che vengono ignorati. Nelle tue proposte dovresti menzionare numeri reali e come i tuoi ospiti ne trarranno beneficio. Considera questi due modi di procedere:

• Debole: "Il nostro hotel ha un nuovo sistema di check-in."
• Efficace: “Il Lisbon Boutique Hotel riduce i tempi di check-in del 60% con una nuova piattaforma basata sull’intelligenza artificiale: ecco come sta cambiando l’esperienza degli ospiti”

Ogni comunicato dovrebbe contenere immagini ad alta risoluzione. Crea una semplice sala stampa online collegata al sito web del tuo hotel. Includi il tuo logo, le foto della tua struttura, una scheda informativa e un contatto per i media. Puoi farlo anche se non hai un designer, utilizzando strumenti come Canva.

Offerte, pacchetti e campagne promozionali con un approccio PR

Le offerte standard come le promozioni per il fine settimana o le tariffe per soggiorni più lunghi di solito non attirano molta attenzione da parte dei media. Ma se raccontate una bella storia, varrà la pena di parlarne.

Per i nomadi digitali, pensate a un pacchetto "Lavora da Lisbona Inverno 2026" che includa Wi-Fi ad alta velocità, accesso a uno spazio di coworking, pulizie settimanali e sconti nelle caffetterie locali. Questa è una narrazione sulle tendenze del lavoro a distanza, non solo un prezzo più basso. Un pacchetto "Weekend culinario con [nome dello chef locale]" offre ai giornalisti gastronomici l'opportunità di coprire l'evento. Un pacchetto "Wellness Reset" che inizia a gennaio sfrutta l'energia dei buoni propositi per l'anno nuovo.

Brevi filmati, Reels e filmati dietro le quinte sui social media amplificano ulteriormente questi annunci. Instagram e TikTok sono ottimi per raccontare storie con le immagini. Mostra lo chef mentre prepara un piatto che è la sua specialità. Realizza un video time-lapse del tramonto dal tuo tetto. Scatta una foto di come un ospite reagisce a un upgrade a sorpresa della camera.

Il motore di prenotazione di Prostay può ospitare landing page promozionali, tenere traccia dei tassi di conversione e creare codici promozionali per le campagne di cui si parla negli articoli della stampa e degli influencer. Questo collega il lavoro di PR alle prenotazioni effettive.

Idee di pacchetti per stagione:

Interventi pubblici e leadership di pensiero per gli albergatori

Il vostro direttore generale, proprietario o responsabile delle entrate possiede competenze spesso ricercate dagli eventi di settore e dai podcast. Gli interventi pubblici fanno apparire la vostra struttura come leader e vi offrono l’opportunità di ottenere una maggiore copertura mediatica.

Iniziate con eventi organizzati dagli enti turistici locali, incontri di associazioni del settore alberghiero e tavole rotonde organizzate dalle camere di commercio locali. Man mano che guadagnate fiducia, partecipate a eventi più grandi come l'ITB di Berlino, il World Travel Market di Londra o i summit regionali sul settore alberghiero. Potete utilizzare motori di ricerca di podcast come Listen Notes per individuare episodi su viaggi, ospitalità e imprenditoria che sono alla ricerca di voci indipendenti del settore alberghiero.

Quando condividi le tue conoscenze, parla di argomenti che interessano alle persone: "L'uso dell'IA per personalizzare i soggiorni degli ospiti", "Operatività sostenibili per piccole strutture" o "Gestione di portafogli multi-proprietà con tecnologia centralizzata". Questi temi dimostrano ciò che sai e mettono in evidenza in modo naturale i tuoi nuovi modi di operare.

Per ottenere il massimo dalle pubbliche relazioni del tuo hotel, utilizza gli stessi contenuti nei post del blog, negli articoli su LinkedIn e nei brevi snippet sui social media. I clienti di Prostay possono utilizzare i dati delle loro dashboard, come le tendenze di occupazione, l'aumento delle prenotazioni dirette e i punteggi delle recensioni, come prova nelle presentazioni per rendere le loro argomentazioni più credibili con cifre reali.

Premi, classifiche e liste dei "migliori"

I premi ti danno una prova da parte di qualcun altro che non puoi comprare con i soldi. Una fonte imparziale dà al premio "Miglior hotel boutique ad Austin 2026" più peso di qualsiasi pubblicità.

Approccio graduale ai premi:

1. Inizia con i premi cittadini o regionali, dove la concorrenza è minore e le tue possibilità sono maggiori
2. Costruisci un track record di vittorie locali prima di perseguire strategie di marketing nazionali o internazionali
3. Identifica le categorie di premi rilevanti per le strutture più piccole: design, sostenibilità, eccellenza del servizio, innovazione digitale o esperienza degli ospiti
4. Invia candidature convincenti con immagini d'impatto, recensioni specifiche degli ospiti e dati prima e dopo
5. Utilizza anche le shortlist e le nomination sul tuo sito web, nelle descrizioni OTA, nelle firme delle e-mail e nei contenuti del motore di prenotazione

Quando invii la tua candidatura, assicurati di evidenziare i vantaggi specifici, come punteggi di recensione più alti dopo l'utilizzo di un nuovo software, un minor numero di reclami dopo la formazione del personale o un minor consumo energetico grazie agli sforzi di sostenibilità. I giudici dei premi prestano attenzione ai dettagli.

Tieni d'occhio come gli annunci dei premi influenzano le sessioni online, le prenotazioni dirette e la tariffa media giornaliera (ADR) per 30 giorni dopo la loro pubblicazione. Questo ti aiuta a capire per quali premi vale la pena candidarsi nuovamente in futuro.

Eventi stampa, viaggi di familiarizzazione e soggiorni di influencer

Eventi stampa o escursioni di piccole dimensioni e ben pianificati per scrittori di viaggi, tour operator e creatori di contenuti possono aumentare notevolmente la notorietà del marchio, specialmente durante la bassa stagione, quando voi avete tempo e loro hanno tempo per viaggiare.

Crea itinerari a tema che mettano in risalto le tue offerte reali, come una cena al tavolo dello chef con ingredienti locali, una passeggiata guidata nel quartiere, un corso di benessere o un laboratorio di artigianato locale in linea con le tendenze di viaggio per il 2025-2026, come l'immersione culturale o il turismo sostenibile.

Stabilisci fin dall'inizio aspettative chiare per le collaborazioni con gli influencer:

• Numero e tipo di contenuti da fornire (post, storie, reel)
• Tempistica di pubblicazione e processo di approvazione
• Diritti di utilizzo per il riutilizzo dei contenuti
• Requisiti di divulgazione per i contenuti sponsorizzati

Presta attenzione alla logistica. L'assegnazione delle camere, i regali di benvenuto, la qualità della connessione Wi-Fi in tutto il resort e la presenza di un membro dello staff dedicato all'accoglienza hanno tutti un impatto sulla qualità dei contenuti. Un influencer che ha problemi con una connessione Internet lenta o si sente trascurato non creerà i contenuti che desideri.

Utilizza Google Alert e strumenti di monitoraggio dei social media per tenere traccia dell'attenzione che ricevi. Utilizza URL UTM per i codici degli influencer collegati al tuo motore di prenotazione per scoprire quante prenotazioni effettive hanno generato.

Comunicati stampa, newsroom e storytelling sempre attivo

Non tutti i cambiamenti in un hotel richiedono un comunicato stampa formale. Riservali per eventi davvero degni di nota, come grandi ristrutturazioni, nuove assunzioni nella direzione, partnership tecnologiche (come il passaggio a Prostay), il raggiungimento di obiettivi di sostenibilità o l'apertura di nuove strutture.

Struttura del comunicato stampa:

1. Titolo: forte, specifico, orientato ai benefici
2. Paragrafo introduttivo: chi, cosa, quando, dove, perché in 2-3 frasi
3. Corpo del testo: dettagli di supporto, citazioni del direttore generale/proprietario, contesto
4. Boilerplate: breve paragrafo sull'hotel e su eventuali partner tecnologici
5. Contatti: nome del referente per i media, e-mail, numero di telefono

Una sala stampa online fa risparmiare tempo ai giornalisti e fa sì che più persone leggano ciò che scrivono. Includi fotografie di alta qualità scaricabili, una scheda informativa sulla struttura e informazioni di contatto facili da trovare. Pubblicala su una pagina semplice collegata al tuo sito web principale.

Per gli hotel boutique o resort attivi, cercate di pubblicare da 3 a 4 articoli ben scritti ogni anno. Ecco un titolo sulle tendenze per il 2026-2027:

"L'XYZ Eco-Lodge diventa la prima struttura a emissioni zero nella [regione] grazie all'uso di tecnologie intelligenti e partnership locali"

Reputazione digitale, esperienza degli ospiti e PR sempre attive

Ogni e-mail, messaggio WhatsApp e risposta a una recensione fa parte delle tue pubbliche relazioni continue. Non esiste più un confine netto tra servizio clienti e pubbliche relazioni. Nel 2026, la tua reputazione online su Google, TripAdvisor e le recensioni OTA raggiungerà i potenziali ospiti molto prima di qualsiasi notizia.

Ciò significa che le PR digitali degli hotel sono strettamente legate all'eccellenza operativa. Risolvere i problemi mentre gli ospiti sono ancora presenti può ridurre il numero di recensioni negative e trasformare gli ospiti a rischio in fan. Un ospite che si lamenta di un problema di manutenzione e riceve una risposta rapida e onesta è generalmente più fedele di uno che non ha mai avuto alcun problema.

Questo modo di fare PR "sempre attivo" per gli hotel è supportato da soluzioni tecnologiche moderne come le comunicazioni con gli ospiti di Prostay Nexus e i dashboard centralizzati. La tua reception può creare momenti che vengono condivisi invece di reclami che diventano virali se può accedere alla cronologia, alle preferenze e a qualsiasi problema che un ospite ha avuto in passato.

Ogni messaggio è PR: 5 punti di contatto che puoi ottimizzare questo mese

1. Email di conferma pre-arrivo con consigli personalizzati sulla zona
2. SMS/WhatsApp il giorno dell'arrivo con le istruzioni per il check-in
3. Messaggio a metà soggiorno per chiedere se tutto soddisfa le aspettative
4. Messaggio al momento del check-out con richiesta di recensione e incentivo alla prenotazione diretta
5. Follow-up post-soggiorno con offerte imminenti per i visitatori abituali

Gestione delle recensioni e messaggistica con gli ospiti come strumento di PR

Uno dei modi migliori per far conoscere la tua casa è rispondere rapidamente e in modo personale alle recensioni su Booking.com, Airbnb, Expedia, Google e TripAdvisor. Migliaia di persone che stanno pensando di prenotare leggono queste recensioni.

Linee guida per la risposta alle recensioni:

• Rispondi entro 24 ore (più rapidamente in caso di recensioni negative)
• Prendi atto dei complimenti specifici o dei problemi menzionati
• Evita il linguaggio "copia-incolla" che sembra robotico
• Indica miglioramenti concreti quando rispondi alle critiche
• Ringraziare l'ospite e invitarlo a tornare

Inviare messaggi proattivi agli ospiti mentre sono in loco previene i problemi prima che diventino reclami pubblici. Puoi controllare come stanno gli ospiti e parlare con loro dei loro problemi in tempo reale tramite Prostay Nexus, WhatsApp, SMS o la chat in-app.

Scenario prima/dopo: crisi da overbooking

Social media e coinvolgimento degli influencer come motore di reputazione

Ogni sito di social media ha il suo utilizzo specifico. Instagram è ottimo per raccontare storie con immagini e Reels dall'aspetto accattivante. TikTok registra clip reali e momenti dietro le quinte. LinkedIn aiuta le aziende e i gruppi ad ottenere maggiore visibilità per le prenotazioni business-to-business (B2B). Facebook è ancora importante per coinvolgere le persone nelle loro comunità e promuovere eventi.

Rendi i luoghi pubblici più fotogenici aggiungendo murales, viste dai tetti, opere d'arte nella hall o cocktail speciali che saranno disponibili nel 2025–2026. Questo incoraggerà le persone a creare i propri contenuti. Quando i visitatori condividono questi eventi, il tuo pubblico di riferimento vede delle vere e proprie testimonianze.

Crea un piano di pubblicazione che abbia senso per la tua struttura. La maggior parte delle strutture pubblica da 3 a 4 volte a settimana. Combina la pubblicità online per gli hotel con post informativi o consigli locali. Le persone non prestano attenzione ai post che dicono sempre "Prenota ora!".

Quando cerchi influencer con cui collaborare, assicurati che i micro-influencer che scegli (con 5.000-50.000 follower) abbiano un pubblico che corrisponda al tuo profilo di ospite ideale. Puoi monitorare il tuo ritorno sull'investimento (ROI) con codici di prenotazione unici nel motore di prenotazione Prostay. Un micro-influencer con follower interessati a ciò che ha da dire di solito ottiene risultati migliori rispetto a una celebrità con milioni di follower a cui non interessa.

Utilizza strumenti di social listening come Mention per rispondere rapidamente sia ai commenti positivi che a quelli negativi su tutti i tuoi account social. La rapidità e il modo in cui rispondi influenzano il modo in cui tutti lo percepiscono.

Strumenti e risorse di PR a basso costo per hotel indipendenti

Non è necessario un budget elevato per un'agenzia di PR per ottenere buoni risultati. Un piccolo team interno può gestire molti strumenti gratuiti o economici. La cosa più importante è utilizzare questi strumenti insieme alle statistiche di Prostay per vedere come funzionano realmente.

Strumenti di PR essenziali per le strutture indipendenti:

• HARO (Help A Reporter Out): servizio gratuito che vi mette in contatto con giornalisti alla ricerca di fonti per articoli di viaggio. Controllate quotidianamente le richieste pertinenti e rispondete rapidamente con risposte ricche di informazioni.
• Google Alerts: imposta avvisi gratuiti per il nome del tuo hotel, del ristorante e per parole chiave relative alla destinazione. Ricevi una notifica ogni volta che vieni menzionato online.
• Listen Notes: motore di ricerca di podcast per trovare programmi alla ricerca di ospiti del settore dell'ospitalità. Cerca podcast su viaggi, imprenditoria o specifici per una destinazione.
• Mention: strumento di social listening che tiene traccia delle menzioni del marchio sui social network, sui blog e sui forum. Più completo di Google Alerts per i social media.
• Canva: Progetta media kit professionali, schede informative e grafica per i social senza bisogno di un designer. I modelli rendono facile mantenere la coerenza del marchio.
• UTM.io o Google Campaign URL Builder: crea link tracciabili per le menzioni della stampa e i post degli influencer. Scopri esattamente quanto traffico e quante prenotazioni genera ogni attività di PR.

Piattaforme di richiesta media e matchmaking per giornalisti

Servizi come HARO, PitchRate e Qwoted consentono ai proprietari di hotel e ai giornalisti di mettersi in contatto tra loro quando hanno bisogno di opinioni di esperti o esempi di strutture per articoli di viaggio. Questi siti pubblicano elenchi giornalieri o settimanali di richieste da parte dei giornalisti.

Rispondi in modo efficace fornendo risposte concise e concrete. Aggiungi dati affidabili dal tuo PMS o motore di prenotazione e assicurati di collegarti a una pagina media pulita con immagini. I giornalisti hanno scadenze molto strette, quindi una risposta che arriva entro poche ore è davvero impressionante.

Scegli una persona che si occupi delle richieste dei media in modo che possa rispondere rapidamente indipendentemente dal fuso orario in cui si trova. Crea modelli di risposta "sempreverdi" riguardanti la storia del tuo hotel, gli sforzi di sostenibilità e come vuoi che gli ospiti si sentano, che possano essere modificati rapidamente.

Un rifugio di montagna risponde entro due ore a una richiesta per un articolo sullo sci nell'inverno 2026. Il giornalista lo inserisce in un elenco di "rifugi nascosti", il che porta a un aumento del 40% dei visitatori diretti del sito web nelle due settimane successive.

Monitoraggio delle menzioni e degli avvisi sulla reputazione

Imposta Google Alert per il nome del tuo hotel, il nome del ristorante e parole chiave che combinano la destinazione con il marchio. Ad esempio, "hotel boutique a Porto + [Nome dell'hotel]". Questo rileva le menzioni formali nei blog e nelle notizie.

Mention e altri sistemi simili tracciano le menzioni sui social network, sui forum e sui siti di recensioni per un monitoraggio sociale più generale. Raggruppa i riferimenti in base al fatto che siano favorevoli, neutri o negativi. Condividi con il tuo team gli aspetti migliori della settimana.

Collega gli avvisi all'azione:

• Invia biglietti di ringraziamento ai blogger che ti citano in modo positivo
• Correggi gli errori fattuali in modo cortese e rapido
• Condividi nuovamente la copertura positiva sui canali di proprietà
• Rispondi alle critiche con soluzioni, non con atteggiamenti difensivi

Per vedere come il passaparola influisce sul business, tieni d'occhio l'aumento delle menzioni insieme alle prenotazioni e alle richieste nelle dashboard di reporting di Prostay.

Creazione di risorse pronte per la stampa con un budget limitato

Crea eccellenti media kit, schede informative e pacchetti di immagini che si adattino al marchio del tuo hotel utilizzando Canva. I modelli lo rendono possibile, anche se non hai competenze di progettazione.

Componenti essenziali del press kit:

• 10-15 immagini ad alta risoluzione (camere, spazi comuni, ristorazione, esterni)
• File del logo in diversi formati
• Breve testo standard (50 parole) e testo standard lungo (150 parole)
• Dati chiave: numero di camere, anno di apertura, servizi, certificazioni
• Nome, e-mail e numero di telefono del referente per i media

Crea una versione per i media dedicati al tempo libero che si concentri sull'esperienza degli ospiti e un'altra per i media MICE/aziendali che si concentri sugli spazi per riunioni e sulla tecnologia. Pubblica il materiale stampa su una pagina dedicata ai media collegata al tuo sito web.

Controlla il kit almeno due volte all'anno, e più spesso se apporti modifiche significative al design o effettui riparazioni.

Creare un piano di PR per un hotel: dalle abitudini mensili alle campagne annuali

Un piano di PR sistematico per l'hotel mette fine alle "azioni pubblicitarie casuali" e garantisce che la narrazione rimanga coerente su tutti i canali social e in tutte le stagioni. Se non hai un piano, ti ritroverai a cercare idee all'ultimo minuto quando si presentano le occasioni e perderai le scadenze per la presentazione alle competizioni o per le presentazioni stagionali.

Crea un calendario annuale delle pubbliche relazioni dell'hotel suddiviso per trimestre. Pianifica i comunicati stampa, le offerte stagionali, le scadenze per i premi e gli eventi che si svolgono ogni anno. Ciò potrebbe includere una campagna sul benessere a gennaio, un annuncio della fine dei lavori di ristrutturazione primaverili, collaborazioni per i festival estivi e visibilità durante la stagione autunnale delle conferenze.

Riservate almeno quattro-sei ore al mese per le attività di outreach, l'aggiornamento dei materiali e la creazione di relazioni con giornalisti e partner. La collaborazione tra i reparti è molto importante. I team di marketing, operazioni, reception, ristorazione e ricavi forniscono tutti spunti per storie e dati.

Esempio di calendario annuale delle PR:

Ricerca di opportunità: eventi, podcast, premi e partnership

Una volta al mese, consulta i calendari degli enti turistici locali, gli eventi cittadini e le newsletter delle organizzazioni ricettive per trovare idee per le PR dell'hotel. Crea un foglio di calcolo dei possibili premi, includendo le scadenze, i podcast a cui vuoi rivolgerti e i marchi associati (ristoranti, agenzie di tour, centri benessere).

Assicurati che ci sia almeno un'iniziativa di PR durante ogni evento locale significativo, come un festival musicale a luglio, una maratona a ottobre e una fiera gastronomica in primavera. Crea pacchetti personalizzati e proposte che colleghino la tua struttura all'entusiasmo dell'evento.

Puoi trovare podcast su viaggi, ospitalità e imprenditoria utilizzando Listen Notes. LinkedIn è un ottimo modo per trovare opportunità di leadership di pensiero e entrare in contatto con persone che organizzano conferenze.

Ogni tre mesi, esamina il tuo elenco di opportunità e aggiungine di nuove. Collegalo alle stime di occupazione del tuo PMS in modo da far parlare della tua attività quando hai più bisogno di prenotazioni.

Rituali mensili di PR per strutture indipendenti

Per un singolo marketer o un piccolo gruppo, le pratiche regolari ogni mese sono più importanti delle grandi campagne ogni tanto. Ecco un elenco utile:

La tua messa a punto mensile di PR di 2 ore:

• [ ] Esamina tutte le nuove coperture mediatiche e le menzioni dell'ultimo mese
• [ ] Rispondi a eventuali recensioni in sospeso sulle principali piattaforme
• [ ] Pianifica i contenuti social del mese successivo (minimo 12 post)
• [ ] Invia una proposta mirata a un giornalista o a una testata
• [ ] Aggiungi un nuovo contatto mediatico alla tua lista
• [ ] Esaminare le metriche di base: traffico proveniente da link esterni, prenotazioni dirette, punteggi delle recensioni
• [ ] Raccogliere idee per articoli dal personale della reception e del reparto ristorazione

Fissa obiettivi brevi e realizzabili come "un nuovo contatto con i media a settimana" o "due relazioni con giornalisti approfondite al mese". Le funzionalità di automazione di piattaforme come Prostay, quali la messaggistica automatizzata agli ospiti e i dashboard delle prestazioni, liberano tempo per attività di PR più importanti.

Comunicazione di crisi e tutela della reputazione

Ogni hotel dovrebbe disporre di una strategia scritta su cosa fare in caso di emergenza sanitaria, violazione dei dati, overbooking, maltempo o false accuse sui social media. Non si tratta di essere negativi, ma di essere preparati.

Elementi fondamentali del piano di crisi:

• Portavoce designato con formazione sui media
• Catena di approvazione per le dichiarazioni pubbliche
• Dichiarazioni pronte all'uso per scenari comuni
• Documento con le domande frequenti per il personale
• Linee guida per l'uso dei social media da parte dei dipendenti durante le crisi

Almeno una volta all'anno, simulare uno scenario di crisi. Coinvolgere il front office e la direzione per verificare i tempi di risposta e l'uniformità dei messaggi. L'idea è quella di sviluppare una memoria muscolare in modo da sapere esattamente cosa fare quando si è sotto stress.

Utilizzate i dati del PMS e del channel manager per individuare rapidamente gli ospiti coinvolti in una crisi. Se il vostro resort è colpito da un improvviso blackout che interessa l’intera città, potete ottenere le informazioni sulle prenotazioni, inviare messaggi agli ospiti coinvolti utilizzando Prostay Nexus e gestire la situazione prima che si diffonda una cattiva pubblicità.

Misurare il successo delle PR con i dati e la tecnologia alberghiera

Come la gestione dei ricavi, anche le moderne relazioni pubbliche alberghiere dovrebbero basarsi sui dati. Se non si misurano, non si sa cosa funziona. È possibile collegare immediatamente le iniziative di comunicazione strategica ai ricavi se le si tiene traccia correttamente.

Metriche fondamentali delle PR:

• Menzioni sui media e share of voice nella vostra destinazione
• Traffico sul sito web proveniente da fonti di riferimento (articoli di stampa, post di influencer)
• Tassi di conversione sulle landing page relative alle PR
• Andamento del sentiment delle recensioni nel tempo
• Volume delle prenotazioni dirette durante e dopo le campagne di PR

Utilizza i parametri UTM per taggare le campagne di PR del tuo hotel, in modo da poter vedere quante sessioni e prenotazioni generano attraverso gli strumenti di analisi del tuo motore di prenotazione. Valuta l'andamento dei risultati durante i periodi delle campagne di PR (30 giorni dopo una copertura significativa) e confrontali con periodi di riferimento simili dei mesi precedenti.

Esempi di conversione da PR a prenotazione:

1. Una rivista di viaggi regionale presenta la tua struttura in una rassegna dedicata alle "Fughe del fine settimana". Il traffico diretto sul sito web proveniente da quel paese aumenta del 65% nelle tre settimane successive.
2. Un influencer pubblica un post sul tuo bar sul tetto con un codice di prenotazione unico. Registri 23 prenotazioni dirette utilizzando quel codice entro 30 giorni.
3. La partecipazione del tuo direttore generale a un podcast genera un picco di richieste da parte di aziende, misurato tramite i moduli inviati sulla tua pagina dedicata alle riunioni.

KPI e dashboard per hotel orientati alle PR

Crea un dashboard di PR di base che combini i dati delle analisi del tuo sito web, i report del motore di prenotazione e le entrate del PMS. Questo ti permette di vedere tutte le iniziative di PR del tuo hotel in un unico posto e come influenzano la tua attività.

KPI consigliati:

Le piccole strutture possono esaminare i KPI delle pubbliche relazioni alberghiere una volta al mese, mentre i gruppi più grandi con più di una struttura possono farlo una volta alla settimana a livello di marchio o regionale. I dashboard consolidati di Prostay suddividono i risultati per struttura, canale, piano tariffario e campagna, in modo da poter vedere esattamente dove i vostri sforzi di PR stanno funzionando meglio.

Collegare i risultati delle PR alle entrate e alla strategia di distribuzione

Lo scopo principale delle PR non è quello di vantarsi dei numeri, ma di far conoscere la tua attività a più persone in modo da poter guadagnare di più. L'attribuzione consiste nel capire come le azioni di PR, il traffico e le prenotazioni siano tutti correlati.

Utilizza codici promozionali e URL di riferimento per verificare l'efficacia di una determinata copertura mediatica. Analizza come le PR modificano l'equilibrio dei canali: un articolo su un quotidiano nazionale può temporaneamente indirizzare più clienti verso le prenotazioni dirette, riducendo così le commissioni delle OTA.

Assicurati che le scelte relative alle PR e alla distribuzione avvengano contemporaneamente. Nei momenti in cui il tuo marchio riceve molta attenzione, ad esempio quando è sulle prime pagine dei giornali, quando vince un premio o quando lancia una campagna con influencer, valuta la possibilità di offrire offerte esclusive per le prenotazioni dirette o di allentare temporaneamente i limiti imposti alle OTA per sfruttare al massimo la spinta data dalle PR.

Realizza casi di studio interni che mostrino cosa ha funzionato, inclusi gli obiettivi della campagna, la strategia, i risultati sui media, l'impatto sui ricavi e le lezioni apprese. Questi possono essere utilizzati per pianificare campagne future e trasformati in storie di pubbliche relazioni esterne sull'hotel incentrate su crescita e innovazione.

Avere molti soldi o assumere un'agenzia per gestire le pubbliche relazioni del tuo hotel non è la chiave del successo. Si tratta di ripetere lo stesso messaggio più e più volte, fare bene il proprio lavoro e avere la disciplina necessaria per misurare ciò che conta. Il modo in cui il mondo vede la tua struttura è plasmato da ogni interazione con un ospite, dalla prima conferma di prenotazione al follow-up dopo il soggiorno.

Gli hotel indipendenti che ottengono buoni risultati in un mercato competitivo considerano le PR come una parte integrante della loro attività, non solo un'iniziativa una tantum. Instaurano rapporti autentici con i giornalisti, creano esperienze di cui vale la pena parlare e utilizzano l'analisi dei dati per capire cosa funziona.

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