L'efficienza alberghiera consiste nell'uso intelligente delle risorse, tra cui il tempo del personale, l'energia, le forniture e la tecnologia, per offrire agli ospiti esperienze eccellenti mantenendo prezzi bassi e profitti elevati. Capire come far funzionare gli hotel nel modo più efficiente possibile è oggi fondamentale per rimanere redditizi in mercati competitivi. Questo perché il costo del lavoro rappresenta il 30-40% dei costi operativi e le spese per le utenze continuano ad aumentare.
Questo articolo del blog tratta dei modi per massimizzare l'efficienza alberghiera, delle tecnologie che possono aiutare e dei metodi per monitorare le prestazioni che possono essere utilizzati sia dagli albergatori indipendenti che dalle organizzazioni alberghiere con più strutture. Questo materiale affronta i principali problemi che i team alberghieri devono affrontare oggi, come la carenza di personale, l'aumento dei costi di gestione e le mutevoli aspettative dei clienti in termini di soddisfazione. È utile sia per i manager di linea che desiderano rendere più efficienti le operazioni quotidiane, sia per i proprietari che gestiscono molti hotel.
L'efficienza alberghiera implica l'utilizzo di meno risorse per offrire agli ospiti esperienze migliori e aumentare i profitti. Ciò significa ottenere più prenotazioni, gestire le operazioni in modo più fluido e commettere meno errori con team più piccoli e le tecnologie giuste.
Leggendo questa guida, acquisirai una migliore comprensione della produttività alberghiera e potrai aumentare l'efficienza operativa degli hotel attraverso:
- Strategie di riduzione dei costi che tagliano i costi di manodopera e delle utenze senza sacrificare la qualità del servizio
- Metriche di efficienza essenziali per monitorare le prestazioni del vostro portafoglio alberghiero
- Una guida all'implementazione tecnologica per l'integrazione e l'automazione dei sistemi di gestione delle proprietà
- Miglioramenti della produttività del personale attraverso approcci efficaci di pianificazione e formazione
- Tecniche di ottimizzazione dei ricavi che aumentano i profitti attraverso le prenotazioni dirette e l'efficienza operativa
Comprendere l'efficienza alberghiera
L'efficienza alberghiera è il giusto mix tra ottenere il massimo dalle risorse e fornire il miglior servizio possibile. Un hotel efficiente non si limita a ridurre le spese, ma gestisce attentamente le proprie risorse per ottenere il massimo dal proprio utile operativo lordo, assicurandosi al contempo che gli ospiti siano soddisfatti.
Questo equilibrio è importante poiché il settore dell'ospitalità sta affrontando problemi mai visti prima. A causa della carenza di manodopera, i problemi di personale sono sempre una priorità assoluta. I margini sono sotto pressione perché i costi fissi stanno aumentando. Allo stesso tempo, le aspettative relative all'esperienza degli ospiti continuano a crescere. Gli hotel che non migliorano la propria efficienza operativa potrebbero perdere sia i migliori talenti che quote di mercato.
Efficienza operativa
L'efficienza operativa di un hotel significa che tutti i reparti dispongono di processi il più efficienti possibile, riducendo gli sprechi di tempo, manodopera e materiali. Ciò comporta un miglioramento del funzionamento della reception, un'ottimizzazione delle operazioni di pulizia e la garanzia che le procedure di manutenzione siano uniformi in tutto l'albergo.
Quando le operazioni alberghiere funzionano senza intoppi, le attività vengono svolte più rapidamente e con meno errori. Il check-in alla reception, che prima richiedeva cinque minuti, ora richiede solo novanta secondi. La qualità del lavoro svolto dal personale addetto alle pulizie non ne risente, anche se puliscono più camere per turno. Anziché attendere che si verifichino dei problemi, le questioni relative alla manutenzione vengono risolte prima che si presentino. Ogni miglioramento si basa su quello precedente, rendendo tutto più fluido in tutta la struttura.
Efficienza finanziaria
L'efficienza finanziaria di un hotel consiste nel contenere i costi pur continuando a fornire un buon servizio e a guadagnare il più possibile. Ciò implica conoscere quanto costa mantenere una camera occupata, tenere d'occhio la tariffa media giornaliera rispetto alla concorrenza e individuare dove i costi operativi sono più alti del dovuto.
Esiste un legame diretto tra efficienza finanziaria e redditività: gli hotel che riescono a contenere i costi per camera occupata registrano sistematicamente margini di profitto operativo lordi più elevati rispetto ai concorrenti. Per un hotel, il divario tra un'efficienza finanziaria ordinaria e una eccellente può significare un aumento dei profitti del 15-20%.
Per capire quanto sia efficiente dal punto di vista finanziario un hotel, dobbiamo sapere quali sono i numeri che lo fanno funzionare bene.
Metriche di efficienza alberghiera e misurazione delle prestazioni
Utilizzando le idee sull'efficienza alberghiera sopra riportate, particolari metriche misurano i progressi e aiutano a prendere decisioni basate sui fatti. Senza misurazioni, gli sforzi per migliorare l'efficienza sono solo congetture. Con le analisi corrette, è possibile individuare le opportunità prima che si presentino e tenere d'occhio i dati sulle prestazioni che mostrano cosa guida realmente la vostra organizzazione.
Indicatori di performance finanziaria
Il GOPPAR, ovvero l'utile operativo lordo per camera disponibile, è il modo migliore per misurare la reale produttività di un hotel. Il GOPPAR è diverso dai KPI incentrati sui ricavi, poiché mostra se la vostra attività alberghiera mantiene realmente un profitto dopo aver pagato i costi operativi. Per calcolarlo, dividete l'utile operativo lordo per il numero totale di pernottamenti disponibili.
I valori di riferimento del GOPPAR variano a seconda del settore. Gli hotel economici di solito guadagnano da 40 a 60 dollari per camera disponibile, mentre gli hotel di lusso puntano a 80-120 dollari. Il costo per camera occupata tiene traccia di tutti i costi associati a ciascuna camera venduta. Questo mostra quanto siano efficienti il servizio di pulizia, i servizi e la gestione del personale dell'hotel. La percentuale del costo del lavoro, che dovrebbe essere compresa tra il 30 e il 35 per cento dei ricavi, mostra se il numero di dipendenti corrisponde al numero di ospiti.
Metriche di performance operativa
I tempi medi di check-in e check-out sono un chiaro indicatore dell'efficienza della reception. I leader del settore ottengono medie di 90 secondi grazie a soluzioni mobili e chioschi, mentre i processi manuali richiedono dai 4 ai 5 minuti. La produttività del servizio di pulizia, ovvero il numero di camere pulite per ora di lavoro del personale, si attesta solitamente tra le 2 e le 3 camere all'ora, a seconda del tipo di struttura.
Il consumo energetico per camera occupata mostra come i costi delle utenze variano in base all'occupazione, il che potrebbe aiutarti a trovare modi per risparmiare energia. Il rapporto tra personale e ospiti indica quanti ospiti un hotel è in grado di gestire. Gli hotel di lusso hanno solitamente un rapporto di 1,5:1, mentre gli hotel a servizio selezionato possono gestire gli ospiti con un rapporto di 0,5:1.
Indicatori di efficienza dell'esperienza degli ospiti
I punteggi di soddisfazione degli ospiti sono direttamente correlati alla qualità della gestione di un hotel. Le strutture che rispondono alle richieste degli ospiti in meno di 60 secondi ottengono in genere punteggi superiori del 15-20% nei sondaggi di soddisfazione. La velocità di erogazione del servizio, come i tempi del servizio in camera, la risoluzione dei problemi di manutenzione e la gestione delle richieste di servizi, è una categoria di efficienza misurabile.
La percentuale di prenotazioni dirette mostra l'efficacia del marketing e la forza del marchio. Gli hotel che riducono la loro dipendenza dalle OTA dal 60% al 40% di solito vedono il RevPAR aumentare dall'8% al 12% solo grazie al risparmio sulle commissioni.
Questi numeri indicano dove concentrare gli sforzi per migliorare la situazione. La sezione successiva descrive come apportare modifiche che influenzeranno questi dati.
Strategie di implementazione per l'efficienza alberghiera
È necessario sapere cosa misurare solo quando si interviene in merito. Le seguenti soluzioni trasformano le idee sull'efficienza alberghiera in progressi reali in termini di tecnologia, personale e gestione delle risorse.
Integrazione tecnologica e automazione
Quando i processi manuali rallentano le operazioni, quando la reception è troppo occupata o quando i silos di dati rendono difficile formulare giudizi informati, gli hotel dovrebbero concentrarsi sulle soluzioni tecnologiche. Una soluzione intelligente può fare una grande differenza nel modo in cui funzionano le cose.
- Implementare un sistema integrato di gestione della struttura con funzionalità di gestione dei canali - Un PMS centralizzato elimina la duplicazione dell'inserimento dei dati, sincronizza la disponibilità tra i canali e fornisce la cronologia delle prestazioni dell'hotel necessaria per le previsioni. I sistemi moderni riducono il tempo dedicato alle attività amministrative del 40-50%.
- Implementare sistemi automatizzati di comunicazione e messaggistica con gli ospiti: i messaggi automatici prima dell'arrivo, i check-in durante il soggiorno e i sondaggi dopo la partenza mantengono la comunicazione con gli ospiti senza l'intervento del personale. Ciò libera i team dell'hotel per interazioni di alto valore, garantendo al contempo la soddisfazione degli ospiti attraverso punti di contatto coerenti.
- Installare soluzioni di check-in mobile e pagamento contactless - Le soluzioni mobili riducono il carico di lavoro della reception del 30-40%, soddisfacendo al contempo le preferenze degli ospiti in termini di rapidità. I pagamenti contactless riducono i tempi di transazione e migliorano l'accuratezza con un minor numero di errori nella fatturazione.
- Integrazione di sistemi di gestione delle pulizie e di monitoraggio della manutenzione - L'assegnazione digitale delle attività, gli aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle camere e il monitoraggio delle richieste di manutenzione eliminano il coordinamento cartaceo. Le strutture segnalano un aumento della produttività delle pulizie del 15-20% grazie all'ottimizzazione dei percorsi.
Ottimizzazione della produttività e della formazione del personale
| Fattore | Approccio tradizionale | Approccio efficiente |
|---|---|---|
| Personale alla reception | Orari fissi indipendentemente dall'occupazione | Creazione di piani di manodopera basati sulle previsioni effettive di occupazione |
| Assegnazione delle pulizie | Elenchi delle camere distribuiti all'inizio del turno | Percorsi dinamici tramite l'applicazione mobile Hotel Effectiveness |
| Risposta alla manutenzione | Ordini di lavoro reattivi | Manutenzione predittiva tramite dati storici |
| Metodo di formazione | Sessioni annuali | Micro-apprendimento continuo con analisi intuitiva integrata |
| Pianificazione | Turni giornalieri programmati settimanalmente | Pianificazione basata sulla domanda tramite software di gestione della manodopera |
| Formazione incrociata | Specializzazione in un unico ruolo | Sviluppo di competenze multiple per coprire i turni disponibili |
Uno strumento di gestione del personale che consente di visualizzare dati salariali competitivi e informazioni sulle posizioni aiuta a trattenere il personale assicurando che gli standard lavorativi siano in linea con le condizioni di mercato. Gli hotel che utilizzano una gestione intelligente del personale per elaborare piani di lavoro basati sulla domanda prevista possono ridurre gli straordinari dal 20 al 25% pur continuando a fornire un servizio di qualità.
Gestione dell'energia e delle risorse
La gestione intelligente dell'energia offre un ritorno sull'investimento (ROI) visibile entro 12-24 mesi. Nella maggior parte dei casi, l'aggiornamento all'illuminazione a LED riduce le spese di illuminazione del 50-75% e si ripaga in meno di due anni. I termostati intelligenti con sensori di movimento consentono di risparmiare il 15-25% sui costi di climatizzazione, regolando la temperatura in base al numero di persone presenti nella stanza.
Per la maggior parte degli hotel, i costi delle utenze rappresentano il 6-8% del loro reddito. Le strutture che utilizzano sistemi completi di gestione intelligente dell'energia, come termostati intelligenti, luci a LED e sensori di movimento, dichiarano che i loro costi energetici si riducono del 20-30%. Ciò significa che una struttura da 150 camere risparmierà da 30.000 a 50.000 dollari all'anno.
L'utilizzo di informazioni basate sui dati per ottimizzare le scorte riduce gli sprechi di biancheria, forniture e prodotti di cortesia. Gli hotel che tengono traccia di quanto gli ospiti utilizzano le loro camere possono ridurre il costo delle forniture del 10-15% ed evitare di rimanere senza scorte.
Questi investimenti richiedono denaro e potrebbero essere difficili da mettere in pratica. Conoscere quali sono i problemi più comuni aiuta a garantire che funzionino.
Sfide comuni e soluzioni
Anche i piani ben congegnati per rendere gli hotel più efficienti incontrano dei problemi. Conoscere quali problemi si verificano di solito consente di risolverli prima che si verifichino.
Resistenza del personale alle nuove tecnologie
Soluzione: implementare i cambiamenti in modo graduale, con programmi di formazione approfonditi per il personale che mostrino come i cambiamenti andranno a vantaggio loro personalmente, non solo dell’azienda. Mostrare al personale della reception come la tecnologia possa aiutarli a lavorare meno e più velocemente. Utilizzare i colleghi più entusiasti per incoraggiare l’adozione e celebrare i primi ad adottarla.
Iniziare con attività non essenziali prima di passare a quelle fondamentali. Concedere ai team da 30 a 60 giorni per abituarsi alle novità prima che entrino in funzione. La resistenza di solito diminuisce quando il personale si rende conto di quanto le cose siano diventate più efficienti.
Elevati costi iniziali di investimento tecnologico
Soluzione: utilizzate i calcoli del ROI e l'analisi dei report di sintesi del gruppo alberghiero per individuare le migliori opzioni di investimento e metterle in cima alla vostra lista. Un sistema di gestione della struttura di solito offre un ritorno sull'investimento (ROI) del 300–400% in cinque anni, consentendovi di risparmiare sui costi di manodopera, massimizzare le entrate e ridurre gli errori.
Valutate l'implementazione per fasi: iniziate con le soluzioni mobili per gli ospiti (che avranno il maggiore impatto sulla soddisfazione), poi ottimizzate il servizio di pulizia (che consentirà un notevole risparmio di manodopera) e infine controllate i consumi energetici (che garantiranno rendimenti costanti a lungo termine). Molti fornitori offrono finanziamenti che consentono di allineare i pagamenti ai risparmi ottenuti.
Mantenere la qualità del servizio durante i miglioramenti dell’efficienza
Soluzione: trova un equilibrio tra processi automatizzati ed esperienze personalizzate per gli ospiti. Automatizza le interazioni che includono transazioni, mantenendo al contempo i momenti di contatto diretto. Utilizza meccanismi che consentano agli ospiti di fornire feedback per tenere sotto controllo la soddisfazione durante i cambiamenti.
Stabilite gli standard di servizio prima di ridurre il personale. Tenete d'occhio le metriche di performance complessive ogni settimana mentre vengono apportate le modifiche. Se i livelli di soddisfazione calano, interrompete qualsiasi altra misura di efficienza fino a quando la situazione non si sarà stabilizzata. L'idea è quella di ridurre i costi assicurandosi comunque che gli ospiti siano soddisfatti, mai a loro spese.
Conclusione e prossimi passi
Per gestire bene un hotel, è necessario trovare il giusto equilibrio tra tecnologia, formazione del personale e miglioramento dei processi. Le strutture che utilizzano tecniche all'avanguardia e dispongono di personale ben formato registrano sistematicamente un utile operativo lordo più elevato e hanno ospiti più soddisfatti rispetto ai loro concorrenti. I migliori hotel utilizzano i dati per prendere decisioni che li aiutino a migliorare costantemente, invece che solo di tanto in tanto quando vogliono essere più efficienti.
Azioni immediate da intraprendere:
- Condurre una verifica dell'efficienza utilizzando il quadro di riferimento sopra indicato: identificare l'attuale GOPPAR, la percentuale del costo del lavoro e il costo energetico per camera occupata
- Selezionare 2-3 aree di miglioramento prioritarie in base ai divari più significativi rispetto ai benchmark
- Implementare sistemi di misurazione che monitorino mensilmente le metriche di performance utilizzando la dashboard di visualizzazione dell'hotel
- Formare il personale sui nuovi processi con una chiara spiegazione dei vantaggi e delle aspettative
- Esaminare i risultati trimestralmente e adeguare le strategie in base alle prestazioni effettive rispetto agli obiettivi
Conclusione: Migliora l'efficienza del tuo hotel con Prostay
Nel competitivo settore dell'ospitalità di oggi, garantire la massima efficienza possibile del tuo hotel non è più un'opzione, ma una necessità. Puoi ridurre le inefficienze, risparmiare sui costi di manodopera e rendere gli ospiti più soddisfatti, tutto allo stesso tempo, utilizzando approfondimenti basati sui dati, tecnologia intelligente e fornendo al tuo personale gli strumenti necessari per svolgere bene il proprio lavoro attraverso una buona formazione e una pianificazione efficace.
Prostay offre una piattaforma completa per la gestione alberghiera che semplifica le vostre attività quotidiane. Include funzionalità quali un sistema integrato di gestione della struttura, la comunicazione con gli ospiti basata sull'intelligenza artificiale e la reportistica centralizzata. L'approccio modulare di Prostay si adatta alle vostre esigenze specifiche, sia che possediate un singolo hotel boutique o una vasta gamma di strutture. Vi aiuta a compiere scelte intelligenti che migliorano l'efficienza della vostra attività e massimizzano i vostri guadagni.
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