Software para apartamentos: La guía completa

El software para apartamentos con servicios es una solución completa de gestión inmobiliaria diseñada específicamente para negocios de estancias prolongadas y apartahoteles. Se encarga de todo, desde reservas flexibles y facturación periódica hasta la comunicación con los huéspedes y la distribución multicanal. Este software de gestión de apartamentos con servicios se diferencia de otros programas para hoteles porque tiene en cuenta que una reserva de negocios de 60 noches funciona de manera diferente a una visita de ocio de fin de semana.

El sector de los apartamentos con servicios creció rápidamente entre 2020 y 2026. Esto se debió a que más personas trabajaban desde casa, los nómadas digitales buscaban lugares de alojamiento orientados a la comunidad y las empresas trasladaban a sus empleados y necesitaban opciones de alojamiento flexibles. Los viajeros de negocios en proyectos a largo plazo, las familias que se mudan y los profesionales en estancias médicas o educativas buscan cada vez más la comodidad del hogar y la facilidad de los servicios hoteleros. Este cambio hace que el software especializado para gestionar apartamentos con servicios sea una necesidad, en lugar de un simple extra.

Las tres cosas principales que preocupan a los operadores que invierten en la tecnología adecuada son:

• Mayor ocupación en estancias de más de 30 noches, cubriendo los huecos entre reservas largas y gestionando la combinación de duraciones de estancia
• Más reservas directas para reducir la dependencia de las OTA y sus estructuras de comisiones
• Operaciones más ágiles con equipos más reducidos, gracias a la automatización y a los procesos de autoservicio para los huéspedes

Principales razones por las que los operadores de apartamentos con servicios eligen Prostay

Prostay es un software para apartamentos con servicios que se presenta como una plataforma todo en uno para apartamentos con servicios y apartahoteles. Cuenta con funciones similares a las de las grandes empresas de PMS, pero es más fácil de usar y más personalizable. En lugar de obligar a los operadores a seguir normas estrictas pensadas para hoteles convencionales, Prostay se adapta al funcionamiento real de los negocios de apartamentos con servicios, donde conviven bajo el mismo techo huéspedes que se alojan por noches y contratos corporativos de un mes de duración.

• Nativo en la nube desde el primer día: puedes acceder a toda tu cartera desde cualquier lugar, incluso si no dispones de servidores in situ. Gracias a las actualizaciones automáticas, tu personal siempre tendrá acceso a las funciones más recientes. Tanto si gestionas cinco unidades en una ciudad como cincuenta en varios países, los altos requisitos de tiempo de actividad mantienen conectadas las propiedades distribuidas.
• Diseñado tanto para estancias largas como cortas: puede establecer precios para estancias por noche, por semana y por mes, todo en una sola reserva. Los depósitos, los planes de pago y las facturas cambian automáticamente en función de la duración de la estancia, por lo que no tiene que recurrir a soluciones alternativas con sistemas pensados exclusivamente para la rotación de huéspedes al estilo hotelero.
• Procesamiento de pagos integrado: admite las principales empresas de tarjetas de crédito y monederos digitales, y para estancias largas, puede configurar automáticamente planes de pago. Una comunicación clara con los huéspedes sobre los ciclos de facturación y los canales de autorización adecuados puede ayudar a reducir el riesgo de devoluciones.
• Control centralizado para marcas con múltiples propiedades: los paneles de control de la sede central le permiten vigilar todas sus inversiones. El acceso basado en roles permite al director general verlo todo sin que el personal de recepción tenga acceso a información financiera importante. Los propietarios se mantienen al día con informes consolidados de todo el mundo.
• Automatización e IA integradas para las operaciones: Prostay reduce el trabajo humano al automatizar las comunicaciones con los huéspedes en función de los eventos de reserva y asignar tareas que varían según la duración de la estancia del huésped. Las sugerencias de la IA ayudan a realizar ventas adicionales, como check-ins anticipados y cambios en las tarifas en función del número de personas que las buscan.
• Integraciones perfectas con tus herramientas existentes: las API abiertas te permiten conectarte a cerraduras, software de contabilidad, plataformas de precios dinámicos y CRM de marketing. Tu infraestructura de TI funciona de forma integrada en lugar de crear silos de datos.

Estancias largas o cortas: simplifique las operaciones de sus apartamentos con servicios

Gestionar un edificio en el que un huésped de ocio se aloja dos noches y un inquilino corporativo se muda a la unidad contigua durante 90 noches es muy complicado. Los sistemas hoteleros estándar consideran cada salida como una rotación completa, mientras que las herramientas residenciales ni siquiera tienen en cuenta el aspecto hotelero. Las personas que gestionan apartamentos con servicios necesitan sistemas de gestión inmobiliaria que puedan trabajar con ambos extremos del espectro.

Prostay, como software para apartamentos con servicios, se ocupa de esta realidad operativa:

• Gestión flexible de reservas: divida, fusione, amplíe o acorte las reservas sin perder el historial de facturación. Traslade a un huésped a mitad de su estancia a un tipo de unidad diferente y el sistema recalculará los cargos automáticamente.
• Tableros de planificación visual: las vistas de línea de tiempo muestran perspectivas tanto diarias como mensuales, lo que ayuda a los gestores de ingresos a identificar huecos incómodos de una noche entre estancias largas y a llenarlos de forma proactiva.
• Normas de limpieza adaptativas: las limpiezas semanales para estancias prolongadas frente a las limpiezas completas para huéspedes de corta estancia se realizan automáticamente en función de la duración de la reserva. Se acabó la programación manual o las limpiezas olvidadas.
• Coordinación del mantenimiento: la gestión de tareas asigna el mantenimiento preventivo durante los intervalos naturales, lo que reduce las molestias en las estancias largas y mantiene las unidades en óptimas condiciones.
• Activadores de flujo de trabajo automatizados: los correos electrónicos previos a la llegada, las encuestas de satisfacción a mitad de la estancia y los recordatorios de renovación 21, 14 y 7 días antes de la salida se ejecutan sin intervención del personal, lo que reduce significativamente el trabajo rutinario.

Todas estas funciones se combinan para ahorrar tiempo en las tareas diarias. Un complejo de 40 unidades podría recuperar entre 10 y 15 horas a la semana que antes dedicaba a la programación manual, el seguimiento de los huéspedes y los cambios en la facturación.

Experiencias de reserva directa flexibles para apartamentos con servicios

Los apartamentos con servicios dependen en gran medida de las reservas directas corporativas, de reubicación y B2B que no pasan por los canales de las OTA. Por eso, el software para apartamentos con servicios que elijas debe ser capaz de gestionar esto. Un buen motor de reservas es importante porque los clientes de negocios quieren que los presupuestos y los contratos se gestionen sin problemas, y los huéspedes de ocio son cada vez más propensos a ir directamente a las páginas web de los operadores después de ver las propiedades en los sitios de agregadores.

El motor de reservas de Prostay está totalmente personalizado con colores, logotipos y fotos de la propiedad, y está integrado directamente en el sitio web del hotel. En lugar de ser redirigidos a una interfaz de terceros, los huéspedes ven una marca coherente.

• Compatibilidad con estancias de duración arbitraria: muestra presupuestos por noche, por semana y por mes con una visualización clara de los descuentos para estancias más largas. Un huésped que compare una tarifa de 7 noches con una de 30 noches ve el valor de inmediato.
• Flujos corporativos y B2B: los códigos promocionales, los planes de tarifas negociadas y las páginas de destino específicas para cuentas clave simplifican las reservas para los agentes de reubicación y los gestores de viajes corporativos.
• Experiencia de usuario optimizada para la conversión: el diseño «mobile-first», la reducción de los pasos del proceso de pago, el almacenamiento de los datos de los huéspedes para estancias repetidas y la compatibilidad con múltiples idiomas y divisas eliminan las fricciones del proceso de reserva.
• Los nuevos huéspedes te encuentran directamente: las páginas de reserva optimizadas para SEO ayudan a captar tráfico orgánico de viajeros que buscan opciones de estancia prolongada en tu mercado.

¿Cuál es el beneficio real? Menores comisiones de las OTA. Un apartahotel de 50 unidades que traslade entre el 15 % y el 20 % de sus reservas de las OTA a los canales directos puede recuperar miles de dólares en costes de comisión cada mes. Esos ahorros van directamente a los resultados o se utilizan para mejorar la experiencia del cliente.

Facilitar las estancias largas: facturación y experiencia del huésped

Las estancias largas en apartamentos con servicios plantean problemas de facturación que las estancias cortas en hoteles no tienen que afrontar. Estos problemas incluyen medias lunas, acuerdos financiados por la empresa, prórrogas a mitad de la estancia, la gestión de depósitos en contratos de varios meses y asegurarse de que se pagan los impuestos en todas las jurisdicciones. Cuando un cliente de negocios pide a su equipo de proyecto que se quede tres semanas más, realizar los cambios en la factura a mano lleva horas y da lugar a errores.

Prostay se encarga de diversas operaciones de apartamentos con servicios gracias a sus funciones especiales de facturación:

• Facturación mensual y por periodos personalizados: genera facturas recurrentes alineadas con los meses naturales o con ciclos de facturación personalizados. Divide la facturación entre el huésped y la empresa con destinatarios de factura distintos.
• Recordatorios de pago automatizados: programe recordatorios antes de las fechas de vencimiento y seguimientos tras los impagos, mejorando el cobro de alquileres sin necesidad de contactos manuales incómodos.
• Flexibilidad de facturación adicional: facture servicios públicos, aparcamiento, acceso a escritorios de coworking y paquetes de servicios de forma recurrente o puntual dentro del mismo folio. No se requieren sistemas de facturación separados.
• Cálculos prorrateados: las llegadas anticipadas y las salidas tardías activan un recálculo automático. Los cambios de fecha a mitad de contrato ajustan los cargos sin necesidad de trabajar manualmente con hojas de cálculo.
• Portal de autoservicio para huéspedes: los huéspedes aceptan los contratos en línea, completan el check-in digital con verificación de identidad y acceden a facturas y recibos en cualquier momento a través de un portal de huéspedes con la marca del establecimiento. Esto reduce la carga de trabajo de recepción al tiempo que proporciona a los huéspedes corporativos la documentación que necesitan para la rendición de cuentas.

Estas herramientas transforman la facturación de un quebradero de cabeza operativo en un proceso simplificado que se adapta a su cartera.

Tecnología que se adapta a su marca de apartamentos con servicios

La identidad de marca distingue a los hoteles de apartamentos con servicios. Algunos se centran en el diseño, otros se asemejan a residencias de estudiantes, algunos son alojamientos corporativos de alta gama y otros son centros para nómadas digitales con espacios de coworking. El software genérico obliga a los operadores a utilizar flujos de trabajo que no se ajustan a su marca, lo que la hace menos única.

El diseño modular de Prostay ayuda a los operadores a crear el sistema que mejor se adapta a su marca:

• Módulos básicos: el sistema de gestión de propiedades, el gestor de canales y el motor de reservas constituyen la base. Añade Prostay Nexus para la mensajería con los huéspedes y Tableview para el punto de venta a medida que evolucionen las necesidades operativas.
• Campos y etiquetas personalizados: realiza un seguimiento de las preferencias de los huéspedes, las características de las unidades (se admiten mascotas, accesible, vistas premium) y los datos específicos de la marca que los sistemas estándar ignoran.
• Flujos de trabajo específicos de la marca: configure los procesos de registro de entrada, los protocolos de limpieza y las secuencias de comunicación que se ajusten a sus estándares de servicio, en lugar de plantillas genéricas del sector hotelero.
• Integraciones de API abierta: conéctese a cerraduras, intercomunicadores, paquetes de contabilidad, CRM de marketing, pasarelas de pago y sistemas inteligentes de gestión energética. Su plataforma centralizada se convierte en el centro neurálgico de todo su ecosistema tecnológico.
• Comunicaciones con los huéspedes de marca blanca: los correos electrónicos, SMS y mensajes de WhatsApp se envían bajo su marca y dominio, reforzando la identidad en cada punto de contacto en lugar de publicitar a su proveedor de software.

Esta adaptabilidad significa que el sistema crece con su marca en lugar de limitarla.

Opere de forma más eficiente con la automatización y el autoservicio

Entre 2023 y 2026, la presión sobre la dotación de personal aumentó en el sector hotelero, y los apartamentos con servicios a menudo contaban con muy poco personal in situ. Los establecimientos que solían tener personal de recepción disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, ahora solo cuentan con personal durante el día o se gestionan a distancia. La tecnología llena ese vacío.

Los flujos de autoservicio hacen que sea menos necesario depender de la disponibilidad del personal:

• Check-in y check-out online: las tarjetas de registro digitales, los códigos de acceso automatizados o las instrucciones para las llaves, y los procesos de salida rápida se realizan sin la intervención del personal.
• Mensajería automatizada de Prostay Nexus: las plantillas para la comunicación previa a la llegada, durante la estancia y posterior a la estancia se activan automáticamente a través de correo electrónico, SMS y WhatsApp. Los huéspedes reciben información oportuna sin necesidad de envío manual.
• Reglas de automatización basadas en la duración: configura reglas como «si la reserva es de más de 30 noches, asigna limpieza semanal, solicita un depósito y envía un recordatorio de renovación el día 21». Los diferentes segmentos de huéspedes reciben el trato adecuado de forma automática.
• Herramientas de comunicación basadas en IA: las respuestas sugeridas a preguntas habituales de los huéspedes (contraseñas de Wi-Fi, instrucciones de aparcamiento, recomendaciones locales) agilizan los tiempos de respuesta. La detección de anomalías señala patrones inusuales, como una ocupación inesperadamente baja con 30 días de antelación.
• Priorización automatizada de tareas: las tareas de limpieza y mantenimiento se asignan a los miembros adecuados del equipo en función de la urgencia, la ubicación de la unidad y la disponibilidad del personal.

Un complejo de 40 unidades con estas funciones suele ahorrar entre 15 y 20 horas de trabajo manual a la semana. Esto permite al equipo centrarse en satisfacer a los huéspedes y hacer crecer el negocio en lugar de realizar tareas administrativas.

Maximice los ingresos y el rendimiento de la cartera

Los apartahoteles tienen formas de generar ingresos diferentes a las de los hoteles convencionales. La combinación de duraciones de estancia, los precios de los contratos corporativos, los patrones estacionales y los eventos locales influyen en los ingresos que se obtienen. Un edificio lleno de contratos de 90 días a tarifas más bajas podría no generar tantos ingresos como uno que tenga una combinación de estancias corporativas de 30 días y reservas de ocio de fin de semana a tarifas más altas.

Prostay te ofrece un software para apartamentos con servicios que te ayuda a sacar el máximo partido a estos factores:

• Gestión flexible de tarifas: establece la BAR (mejor tarifa disponible), descuentos por estancias largas, tarifas negociadas con empresas y restricciones (duración mínima/máxima de la estancia) adaptadas a los patrones de estancias prolongadas.
• Integración de precios dinámicos: conéctese a herramientas de gestión de ingresos como PriceLabs o Wheelhouse que optimizan las tarifas por noche y mensuales en función de la demanda del mercado, con márgenes específicos por canal que protegen los márgenes en las reservas de OTA.
• Paneles de control de rendimiento: realiza un seguimiento de la ocupación, el ADR, el RevPAR y la duración media de la estancia por edificio, tipo de unidad y segmento de huéspedes. Las carteras con múltiples propiedades ofrecen vistas consolidadas junto con detalles a nivel de propiedad.
• Gestión de cuentas corporativas: cree perfiles de cuenta con seguimiento de tarifas negociadas, informes de producción y reglas de facturación personalizadas por cliente. Identifique qué relaciones corporativas generan volumen y cuáles necesitan renegociación.
• Ampliación de fuentes de ingresos: monetice el aparcamiento, las mesas de coworking, los trasteros y los servicios premium como nuevas fuentes de ingresos. Realice un seguimiento de los ingresos complementarios junto con los ingresos por habitaciones para obtener una visibilidad completa del rendimiento.

Ejemplo: Un apartahotel en el centro de la ciudad observa una caída en la demanda de negocios durante la semana en verano, pero un aumento en la demanda de ocio los fines de semana. Las reglas de tarifas cambian automáticamente para que los huéspedes de ocio paguen más, al tiempo que se mantienen los mínimos corporativos. Esto maximiza los ingresos del edificio sin necesidad de cambios manuales continuos.

¿Qué son los apartahoteles?

Los apartahoteles son alojamientos totalmente equipados que se pueden alquilar por una noche o varios meses. Combinan el espacio y la funcionalidad de los apartamentos (como cocinas, salas de estar y servicios) con servicios de estilo hotelero. Se sitúan a medio camino entre los hoteles normales y las viviendas de alquiler habituales.

Los hoteles de apartamentos con servicios son mucho más grandes que los hoteles, cuentan con cocinas completas para cocinar uno mismo y ofrecen una mayor sensación de estar en casa, lo que los hace ideales para estancias prolongadas. No requieren un contrato de alquiler a largo plazo como los alquileres residenciales, e incluyen servicios como la limpieza y el cambio de ropa de cama. También permiten variar la duración de la estancia.

Algunas de las instalaciones más importantes que los apartahoteles deberían tener en 2026-2028 son:

• Wi-Fi de alta velocidad y escritorio de trabajo
• Cocina totalmente equipada con utensilios y electrodomésticos
• Servicio de limpieza semanal y cambio de ropa de cama
• Instalaciones de lavandería en la unidad o en el edificio
• Smart TV con capacidad de streaming
• Acceso a gimnasio, espacio de coworking o sala de estar en propiedades más grandes

Los principales segmentos de huéspedes incluyen:

• Viajeros de negocios en proyectos de larga duración (consultoría, supervisión de obras, programas de formación)
• Familias que se trasladan y necesitan alojamiento temporal durante la compra o la reforma de su vivienda
• Estancias médicas cerca de hospitales para recibir tratamiento o recuperarse
• Nómadas digitales que buscan alojamientos orientados a la comunidad con características que faciliten el trabajo
• Estudiantes en alojamientos de transición entre semestres o durante prácticas

La demanda ha aumentado mucho en grandes áreas como Londres, Dubái, Singapur y Nueva York. Esto se debe a que cada vez más personas se mudan y trabajan desde casa.

¿Qué características únicas necesita un apartamento con servicios en un PMS?

Las soluciones estándar de sistemas de gestión hotelera no funcionan bien para estancias largas, ya que se diseñaron para rotaciones diarias, no para contratos de 60 días con facturación mensual y cambios a mitad de la estancia. Los apartahoteles necesitan un sistema capaz de gestionar la prestación de servicios de hostelería y los problemas financieros que conllevan las estancias más largas.

Algunos requisitos importantes son:

• Gestión avanzada de la duración de la estancia: tarifas por noche y mensuales en un mismo sistema con descuentos automáticos basados en la duración de la estancia. Estructuras de depósito flexibles que difieran entre reservas de 3 noches y de 3 meses.
• Facturación recurrente: acuerdos de pago por parte de la empresa con folios divididos, facturas programadas en ciclos personalizados y documentos que cumplan con la normativa fiscal de diferentes países. Un cliente corporativo que reserve habitaciones en múltiples jurisdicciones necesita la documentación adecuada sin necesidad de personalización manual.
• Flexibilidad de inventario: vende apartamentos completos, habitaciones individuales en unidades compartidas, escritorios de coworking, taquillas de almacenamiento y plazas de aparcamiento a través de la misma plataforma. Algunos operadores configuran un apartamento de 4 dormitorios para venderlo como dos apartamentos de 2 dormitorios por separado durante los periodos de menor actividad.
• Integración de sistemas del edificio: conecta el control de acceso, los intercomunicadores, los contadores inteligentes y la gestión de paquetería cuando sea pertinente. Los huéspedes esperan acceso sin llave y gestión automatizada de los servicios públicos en los apartamentos con servicios modernos.
• Herramientas para el ciclo de vida del huésped en estancias prolongadas: encuestas de satisfacción a mitad de la estancia, ofertas de renovación activadas a intervalos adecuados e inspecciones de entrada y salida con documentación. La experiencia del huésped en una estancia de 90 días difiere fundamentalmente de una reserva de fin de semana.

Estos requisitos demuestran por qué las funciones de Prostay satisfacen necesidades operativas reales, en lugar de ser simplemente un extra.

Cómo se compara Prostay para apartamentos con servicios y apartahoteles

Prostay es una marca global de PMS menos conocida que destaca por centrarse en la simplicidad y la implementación modular en lugar de añadir demasiadas funciones. Los operadores combinan solo los módulos que necesitan, en lugar de adquirir la licencia de todo un sistema y descartar el 60 % de sus funciones.

Algunas diferencias importantes son:

• Compatibilidad con múltiples tipos de propiedades: gestiona apartamentos con servicios, apartahoteles, hostales y edificios de uso mixto en una sola cuenta. Una cartera que incluya habitaciones de hotel tradicionales, apartamentos de estancia prolongada y espacios de coworking se gestiona desde una única plataforma centralizada.
• Plazos de implementación realistas: la implementación suele durar entre 2 y 6 semanas, dependiendo del tamaño y la complejidad de la propiedad. La migración de datos desde los sistemas existentes y la formación del personal siguen procesos estructurados, en lugar de enfoques del tipo «aquí tienes tus datos de acceso, buena suerte».
• Usabilidad moderna: interfaz basada en navegador optimizada tanto para los flujos de trabajo de recepción como de administración. El número mínimo de clics necesarios para completar las tareas habituales reduce el tiempo de formación y la frustración diaria.
• Asistencia regional: zonas horarias locales para las solicitudes de asistencia, especialistas en implementación que comprenden la dinámica del mercado local y consultas continuas sobre el éxito, centradas en la ocupación y el crecimiento de las reservas directas.
• Precios modulares: empieza con el PMS, el gestor de canales y el motor de reservas. Añade Nexus Messaging o Tableview POS cuando estés listo. No se requiere tarjeta de crédito para las demostraciones iniciales; los planes de precios se adaptan al tamaño de la cartera.

Nativo de la nube frente a basado en la nube para la gestión de apartamentos con servicios

La diferencia entre «nativo de la nube» y «basado en la nube» es más importante de lo que el lenguaje de marketing da a entender. «Basado en la nube» suele indicar que un sistema existente basado en servidores se ha migrado a una infraestructura alojada. Esto funciona, pero tiene limitaciones heredadas y ralentiza el desarrollo de productos.

Prostay y otras soluciones nativas de la nube se diseñaron para funcionar en la nube desde el principio. También pueden ejecutarse en las propias instalaciones gracias a tecnologías como las aplicaciones multiplataforma:

• Arquitectura de microservicios: los componentes individuales (reservas, facturación, comunicación con los huéspedes) funcionan de forma independiente. Las actualizaciones de un módulo no afectan a los demás, lo que permite lanzar nuevas funciones más rápidamente.
• Diseño «API-first»: todas las funciones accesibles a través de la API garantizan que las integraciones con cerraduras, sistemas de contabilidad y herramientas de precios dinámicos funcionen de forma fiable, en lugar de recurrir a soluciones provisionales poco fiables.
• Escalabilidad elástica: gestiona los picos de reservas durante las temporadas altas sin que el rendimiento se vea afectado. Una cartera de 200 unidades procesa los registros de entrada con la misma fluidez que una propiedad de 20 unidades.
• Implementación continua: las nuevas funciones y actualizaciones de seguridad se implementan automáticamente sin tiempos de inactividad programados ni procesos de actualización manuales.

Los estándares de fiabilidad y seguridad incluyen:

• Tiempos de respuesta previstos inferiores a un segundo para operaciones comunes
• Opciones de alojamiento regional para cumplir los requisitos de residencia de datos
• Cifrado en tránsito y en reposo para todos los datos confidenciales
• Flujos de pago conformes con PCI-DSS
• Permisos basados en roles y registros de auditoría exhaustivos
• Copias de seguridad automatizadas con procedimientos de recuperación documentados

Estas bases técnicas aportan ventajas prácticas a los operadores, como flujos de trabajo más ágiles, menos problemas de integración y la tranquilidad de saber que el sistema crecerá al ritmo de la cartera.

Otros tipos de propiedades que pueden utilizar Prostay

El software para apartamentos con servicios Prostay funciona con carteras hoteleras que suelen contar con más de un tipo de alojamiento. Los operadores no suelen mantener los mismos activos, sino que crean múltiples estructuras que dan servicio a diferentes mercados a lo largo del tiempo.

Se admiten las siguientes categorías de propiedades:

• Alojamientos para estudiantes: precios por semestre, reservas de grupo y configuraciones de unidades compartidas para alojamientos académicos
• Bloques de viviendas corporativas: edificios dedicados a clientes corporativos individuales con facturación y informes personalizados
• Espacios de covivienda: gestión de servicios compartidos, seguimiento de eventos comunitarios y asignación flexible de habitaciones
• Hoteles/apartahoteles híbridos: habitaciones de hotel tradicionales junto con apartamentos en el mismo edificio, gestionados a través de un único sistema
• Hostales de estancia prolongada: inventario por cama combinado con opciones de habitaciones privadas para estancias largas con un presupuesto ajustado

Prostay te permite gestionar todos tus tipos de inventario, como camas, habitaciones, pisos, oficinas y aparcamientos, desde un solo lugar. La flexibilidad de tarifas y paquetes te permite ofrecer precios semestrales para estudiantes, paquetes que incluyen residencias para la tercera edad o descuentos corporativos basados en un proyecto.

El PMS para reservas y operaciones, Nexus para la comunicación con los huéspedes, el gestor de canales para la distribución y Tableview para las compras in situ son las mismas herramientas para todo tipo de propiedades.

Cómo el software para apartamentos con servicios como Prostay mejora la experiencia de los huéspedes

Existe una relación directa entre la satisfacción de los huéspedes y la eficiencia operativa. Cuando todo funciona a la perfección, el servicio siempre es bueno, lo que se traduce en mejores valoraciones en las OTA y más reservas directas. Los huéspedes recuerdan mucho más una estancia en la que todo salió bien que una en la que el vestíbulo fuera el mejor.

Prostay mejora la experiencia del huésped mediante:

• Comunicación en tiempo real: Prostay Nexus envía actualizaciones personalizadas automáticamente durante la estancia del huésped. Los huéspedes reciben instrucciones previas a la llegada, confirmaciones durante la estancia y mensajes de seguimiento a la salida en el momento adecuado, sin que usted tenga que hacer nada.
• Comodidad del autoservicio: el registro digital, los códigos de acceso móviles, la información clara sobre las credenciales de wifi y los horarios de limpieza, así como las sugerencias sobre la zona, reducen las preguntas del tipo «¿dónde encuentro...?» que molestan tanto a los huéspedes como al personal.
• Coherencia en todas las estancias: las normas estandarizadas de limpieza y mantenimiento garantizan que los clientes reciban el mismo nivel de servicio, tanto si alquilan un ático como un estudio. Las estancias prolongadas con menos problemas y mayor fiabilidad fomentan la fidelidad de los clientes.
• Memoria de preferencias: para visitas recurrentes, los perfiles de los huéspedes registran sus preferencias en cuanto a tipo de habitación, planta, aparcamiento y mascotas. Un huésped de negocios que vuelve encuentra su distribución de habitación preferida lista sin tener que volver a describir sus necesidades.
• Resolución rápida de incidencias: la bandeja de entrada unificada combina mensajes de varias fuentes. El personal responde rápidamente a las solicitudes de mantenimiento o preguntas, solucionando los problemas antes de que se conviertan en quejas en las reseñas.

Estos cambios que mejoran la experiencia de los huéspedes provienen de los mismos elementos operativos que permiten al personal trabajar más rápido. Todos disfrutan más con mejores herramientas.

Elegir el software adecuado para apartamentos con servicios

Antes de buscar plataformas, anote todos los pasos que sigue desde la primera consulta hasta la última salida. Averigüe dónde las soluciones manuales ralentizan el proceso, dónde se interrumpe la comunicación con los huéspedes y dónde la complejidad de la facturación da lugar a errores. El mejor software para su negocio le ayudará con los problemas que tenga.

Los criterios de evaluación deben incluir:

• Compatibilidad con estancias largas (más de 30 noches) con facturación adecuada, depósitos y automatización del proceso del huésped
• Automatización de pagos, incluyendo cargos recurrentes, facturación dividida y almacenamiento de datos de tarjetas de crédito
• Capacidad de integración con tus herramientas existentes (contabilidad, cerraduras, precios dinámicos)
• Informes detallados sobre ocupación, ingresos y análisis de segmentos en toda tu cartera
• Facilidad de uso tanto para los flujos de trabajo de recepción como de administración, con una formación mínima requerida
• Plazo de implementación realista para la capacidad de su equipo

Pasos prácticos antes de comprometerse:

• Solicite casos prácticos o referencias de carteras de apartamentos con servicios de tamaño similar
• Plantee preguntas específicas sobre sus escenarios más complejos (facturación a cargo de la empresa, cambios de unidad durante la estancia, informes de múltiples propiedades)
• Realice una prueba piloto o un entorno de pruebas en una propiedad antes del despliegue completo
• Defina las métricas de éxito desde el principio: horas ahorradas semanalmente, reducción de errores de facturación, aumento del porcentaje de reservas directas

Evita a los proveedores que afirman que todo funcionará correctamente sin saber cuáles son las necesidades de tu negocio. Un buen socio te hará preguntas sobre tu empresa antes de sugerir soluciones.

Empiece a utilizar Prostay para sus apartamentos con servicios

Los hoteles que gestionan apartamentos con servicios, apartahoteles y carteras mixtas deberían utilizar software diseñado para las necesidades específicas de las estancias de larga duración, en lugar de tecnologías hoteleras que han sido modificadas. Prostay facilita el paso de la evaluación a la implementación.

El proceso consta de tres pasos:

1. Solicita una demostración: recorre la plataforma con un especialista de Prostay que conoce el funcionamiento de los apartamentos con servicios
2. Revisa la configuración a medida: recibe una propuesta de configuración y un plan de precios adaptados al tamaño de tu cartera y a los requisitos de los módulos
3. Planifique la implementación: establezca plazos para la migración de datos, la configuración de la integración y la formación del personal con hitos claros

Los operadores pueden empezar con PMS + Channel Manager + Motor de reservas como base para los planes modulares de Prostay. A medida que su negocio crezca, puede añadir Nexus para el envío automático de mensajes a los huéspedes o Tableview para el punto de venta in situ.

Aporte ejemplos de situaciones reales a su demostración para que resulte más realista. Un contrato corporativo de 60 noches con facturación empresarial, un edificio de varias unidades con estancias tanto semanales como mensuales, o una cartera que abarque varias ciudades: ver cómo Prostay resuelve sus problemas reales es mejor que los recorridos genéricos por las funciones.

¿Estás listo para que tu negocio de apartamentos con servicios funcione de forma más fluida y eficiente? Solicita una demostración para ver cómo la plataforma adecuada puede proporcionarte una ventaja competitiva al facilitar tus tareas diarias.