Software für Serviced Apartments: Der vollständige Leitfaden

Software für Serviced Apartments ist eine umfassende Immobilienverwaltungssoftware, die speziell für Unternehmen im Bereich Langzeitaufenthalte und Aparthotels entwickelt wurde. Sie kümmert sich um alles – von flexiblen Buchungen und wiederkehrenden Abrechnungen bis hin zur Gästekommunikation und dem Vertrieb über verschiedene Kanäle. Diese Verwaltungssoftware für Serviced Apartments unterscheidet sich von anderer Hotelsoftware, da sie berücksichtigt, dass eine Geschäftsbuchung für 60 Nächte anders abläuft als ein Wochenendaufenthalt zu Erholungszwecken.

Die Serviced-Apartment-Branche wuchs von 2020 bis 2026 rasant. Dies lag daran, dass mehr Menschen von zu Hause aus arbeiteten, digitale Nomaden nach gemeinschaftsorientierten Unterkünften suchten und Unternehmen Mitarbeiter versetzten und flexible Wohnmöglichkeiten benötigten. Geschäftsreisende bei Langzeitprojekten, umziehende Familien und Fachkräfte bei medizinischen oder Bildungsaufenthalten erwarten zunehmend den Komfort von zu Hause und die Annehmlichkeiten von Hoteldienstleistungen. Dieser Wandel macht spezialisierte Software für die Verwaltung von Serviced Apartments nicht mehr nur zu einem „Nice-to-have“, sondern zu einer Notwendigkeit.

Drei Hauptaspekte, die Betreibern wichtig sind, die in die richtigen Technologien investieren, sind:

• Höhere Auslastung bei Aufenthalten von mehr als 30 Nächten durch das Schließen von Lücken zwischen Langzeitbuchungen und die Steuerung der Aufenthaltsdauer
• Mehr Direktbuchungen, um die Abhängigkeit von OTAs und deren Provisionsstrukturen zu verringern
• Schlankere Betriebsabläufe mit kleineren Teams, ermöglicht durch Automatisierung und Self-Service-Gästeerlebnisse

Die wichtigsten Gründe, warum Betreiber von Serviced Apartments sich für Prostay entscheiden

Prostay ist eine Software für Serviced Apartments, die sich als All-in-One-Plattform für Serviced Apartments und Aparthotels versteht. Sie verfügt über Funktionen, die denen großer PMS-Anbieter ähneln, ist jedoch benutzerfreundlicher und anpassbarer. Anstatt Betreiber zu zwingen, strenge Regeln zu befolgen, die für reguläre Hotels gedacht sind, passt sich Prostay an die tatsächlichen Abläufe von Serviced-Apartment-Unternehmen an, bei denen Gäste mit Übernachtungsbuchungen und Firmenkunden mit monatelangen Verträgen unter einem Dach leben.

• Von Anfang an cloudbasiert – Sie können von überall auf Ihr gesamtes Portfolio zugreifen, auch wenn Sie keine Server vor Ort haben. Dank automatischer Updates haben Ihre Mitarbeiter stets Zugriff auf die neuesten Funktionen. Ganz gleich, ob Sie fünf Einheiten in einer Stadt oder fünfzig in mehreren Ländern verwalten – hohe Verfügbarkeitsanforderungen sorgen dafür, dass verteilte Objekte miteinander verbunden bleiben.
• Entwickelt für Langzeit- und Kurzzeitaufenthalte – Sie können Preise für Übernachtungen, Wochen- und Monatsaufenthalte in einer einzigen Buchung festlegen. Anzahlungen, Zahlungspläne und Rechnungen passen sich automatisch an die Aufenthaltsdauer an, sodass Sie keine zusätzlichen Umgehungslösungen benötigen, wie sie bei Systemen auftreten, die ausschließlich für den Hotelbetrieb ausgelegt sind.
• Integrierte Zahlungsabwicklung – Unterstützt alle gängigen Kreditkartenunternehmen und digitale Geldbörsen; bei Langzeitaufenthalten können automatisch Zahlungspläne eingerichtet werden. Eine klare Kommunikation mit den Gästen bezüglich Abrechnungszyklen und korrekter Genehmigungswege kann dazu beitragen, das Risiko von Rückbuchungen zu senken.
• Zentrale Steuerung für Marken mit mehreren Standorten – Über Dashboards in der Zentrale behalten Sie den Überblick über alle Ihre Investitionen. Dank rollenbasiertem Zugriff hat der Geschäftsführer den Überblick, ohne dass das Personal an der Rezeption wichtige Finanzdaten einsehen kann. Eigentümer bleiben dank konsolidierter Berichte aus aller Welt stets auf dem Laufenden.
• Integrierte Automatisierung und KI für den Betrieb – Prostay reduziert den Arbeitsaufwand durch die Automatisierung der Gästekommunikation auf Basis von Buchungsereignissen und die Zuweisung von Aufgaben, die sich je nach Aufenthaltsdauer des Gastes ändern. KI-Vorschläge helfen beim Upselling von Angeboten wie frühem Check-in und der Anpassung von Preisen je nach Nachfrage.
• Nahtlose Integration mit Ihren bestehenden Tools – Offene APIs ermöglichen die Anbindung an Türschlösser, Buchhaltungssoftware, dynamische Preisplattformen und Marketing-CRMs. Ihre IT-Umgebung arbeitet zusammen, anstatt Datensilos zu bilden.

Ob Langzeit- oder Kurzaufenthalt: Vereinfachen Sie den Betrieb Ihrer Serviced Apartments

Der Betrieb eines Gebäudes, in dem ein Urlaubsgast zwei Nächte bleibt und ein Geschäftsreisender für 90 Nächte in die nächste Einheit einzieht, ist sehr kompliziert. Standard-Hotelsysteme betrachten jede Abreise als vollständigen Umsatz, während Wohn-Tools den Hospitality-Bereich gar nicht berücksichtigen. Betreiber von Serviced Apartments benötigen Immobilienverwaltungssysteme, die beide Seiten des Spektrums abdecken.

Prostay als Software für Serviced Apartments berücksichtigt diese betriebliche Realität:

• Flexible Reservierungsabwicklung – Teilen, zusammenführen, verlängern oder verkürzen Sie Buchungen, ohne die Abrechnungshistorie zu verlieren. Wenn Sie einen Gast während seines Aufenthalts in eine andere Unterkunftsart umbuchen, berechnet das System die Kosten automatisch neu.
• Visuelle Planungstafeln – Zeitachsenansichten zeigen sowohl tägliche als auch monatliche Perspektiven und helfen Revenue Managern, ungünstige Lücken von einer Nacht zwischen Langzeitaufenthalten zu erkennen und proaktiv zu füllen.
• Anpassungsfähige Reinigungsregeln – Wöchentliche Reinigungen bei längeren Aufenthalten im Gegensatz zu vollständigen Reinigungen bei Kurzzeitgästen erfolgen automatisch basierend auf der Buchungsdauer. Keine manuelle Planung oder versäumte Reinigungen mehr.
• Koordination der Instandhaltung – Das Aufgabenmanagement ordnet vorbeugende Wartungsarbeiten während natürlicher Lücken zu, wodurch Störungen bei Langzeitaufenthalten reduziert werden und die Unterkünfte in einem Top-Zustand bleiben.
• Automatisierte Workflow-Auslöser – E-Mails vor der Ankunft, Zufriedenheitsumfragen während des Aufenthalts und Verlängerungserinnerungen 21, 14 und 7 Tage vor der Abreise laufen ohne Eingreifen des Personals ab und reduzieren Routinearbeiten erheblich.

All diese Funktionen arbeiten zusammen, um Zeit bei den täglichen Aufgaben zu sparen. Ein Komplex mit 40 Einheiten könnte so 10 bis 15 Stunden pro Woche einsparen, die zuvor für manuelle Planung, die Nachverfolgung von Gästen und Änderungen in der Abrechnung aufgewendet wurden.

Flexible Direktbuchungsmöglichkeiten für Serviced Apartments

Serviced Apartments sind stark von direkten Unternehmens-, Umzugs- und B2B-Buchungen abhängig, die nicht über OTA-Kanäle laufen. Deshalb muss die von Ihnen gewählte Software für Serviced Apartments darauf ausgelegt sein. Eine gute Buchungsmaschine ist wichtig, da Geschäftskunden einen reibungslosen Ablauf von Angeboten bis hin zu Verträgen wünschen und Urlaubsgäste immer häufiger direkt auf die Websites der Betreiber gehen, nachdem sie Unterkünfte auf Aggregator-Seiten gesehen haben.

Die Prostay-Buchungsmaschine ist vollständig mit individuellen Farben, Logos und Fotos der Unterkunft gebrandet und direkt in die Website des Hotels integriert. Anstatt auf eine Schnittstelle eines Drittanbieters weitergeleitet zu werden, sehen Gäste ein einheitliches Markenerlebnis.

• Unterstützung beliebiger Aufenthaltsdauern – Zeigen Sie Angebote pro Nacht, Woche und Monat an, mit einer klaren Darstellung von Rabatten für längere Aufenthalte. Ein Gast, der einen Preis für 7 Nächte mit einem Preis für 30 Nächte vergleicht, erkennt den Mehrwert sofort.
• Corporate- und B2B-Abläufe – Promo-Codes, ausgehandelte Tarifpläne und spezielle Landingpages für Großkunden vereinfachen Buchungen für Umzugsagenturen und Corporate-Travel-Manager.
• Konversionsoptimierte Benutzererfahrung – Mobile-First-Design, reduzierte Checkout-Schritte, gespeicherte Gastdaten für Wiederholungsaufenthalte sowie Unterstützung für mehrere Sprachen und Währungen sorgen für einen reibungslosen Buchungsprozess.
• Neue Gäste finden Sie direkt – SEO-freundliche Buchungsseiten helfen dabei, organischen Traffic von Reisenden zu generieren, die in Ihrem Markt nach Optionen für Langzeitaufenthalte suchen.

Was ist der eigentliche Vorteil? Geringere OTA-Provisionen. Ein Aparthotel mit 50 Einheiten, das 15–20 % seiner Buchungen von OTAs auf Direktkanäle verlagert, kann jeden Monat Tausende von Dollar an Provisionskosten einsparen. Diese Einsparungen fließen direkt in den Gewinn oder werden genutzt, um das Kundenerlebnis zu verbessern.

Langzeitaufenthalte vereinfachen: Abrechnung, Rechnungsstellung und Gästeerlebnisse

Längere Aufenthalte in Serviced Apartments verursachen Abrechnungsprobleme, mit denen man bei kurzen Hotelaufenthalten nicht konfrontiert ist. Dazu gehören Teilmonate, von Unternehmen finanzierte Vereinbarungen, Verlängerungen während des Aufenthalts, die Abwicklung von Anzahlungen bei mehrmonatigen Verträgen und die Sicherstellung, dass Steuern in allen Gerichtsbarkeiten gezahlt werden. Wenn ein Geschäftskunde sein Projektteam bittet, drei weitere Wochen zu bleiben, dauert die manuelle Änderung der Rechnung Stunden und führt zu Fehlern.

Prostay übernimmt verschiedene Abläufe im Serviced-Apartment-Bereich mit speziellen Abrechnungsfunktionen:

• Monatliche und benutzerdefinierte Rechnungsstellung – Erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen, die auf Kalendermonate oder benutzerdefinierte Abrechnungszyklen abgestimmt sind. Teilen Sie die Abrechnung zwischen Gast und Arbeitgeber auf, mit separaten Rechnungsempfängern.
• Automatisierte Zahlungserinnerungen – Planen Sie Erinnerungen vor Fälligkeitsterminen und Nachfassaktionen bei versäumten Zahlungen, um das Mietinkasso zu verbessern, ohne umständliche manuelle Kontaktaufnahmen.
• Flexibilität bei Zusatzabrechnungen – Berechnen Sie Nebenkosten, Parkplätze, Zugang zu Coworking-Schreibtischen und Ausstattungspakete wiederkehrend oder einmalig innerhalb desselben Kontos. Es sind keine separaten Abrechnungssysteme erforderlich.
• Pro-rata-Berechnungen – Frühe Anreisen und späte Abreisen lösen eine automatische Neuberechnung aus. Terminänderungen während der Vertragslaufzeit passen die Gebühren an, ohne dass manuelle Tabellenkalkulationen erforderlich sind.
• Gäste-Selbstbedienungsportal – Gäste akzeptieren Verträge online, schließen den digitalen Check-in mit Identitätsprüfung ab und greifen über ein markenspezifisches Gästeportal jederzeit auf Rechnungen und Quittungen zu. Dies reduziert die Arbeitsbelastung an der Rezeption und stellt Geschäftskunden gleichzeitig die für die Spesenabrechnung erforderlichen Unterlagen zur Verfügung.

Diese Tools verwandeln die Abrechnung von einem operativen Problem in einen vereinfachten Prozess, der sich an Ihr Portfolio anpasst.

Technologie, die sich Ihrer Serviced-Apartment-Marke anpasst

Die Markenidentität zeichnet Serviced-Apartment-Hotels aus. Manche sind designorientiert, andere ähneln Studentenwohnheimen, einige sind hochwertige Firmenunterkünfte und wieder andere sind Hubs für digitale Nomaden mit Coworking-Spaces. Mit generischer Software müssen Betreiber Workflows nutzen, die nicht zu ihrer Marke passen, was diese weniger einzigartig macht.

Das modulare Design von Prostay hilft Betreibern dabei, das System zusammenzustellen, das für ihre Marke am besten funktioniert:

• Kernmodule – Property Management System, Channel Manager und Buchungsmaschine bilden die Grundlage. Fügen Sie Prostay Nexus für die Gästekommunikation und Tableview für den Point-of-Sale hinzu, wenn sich die betrieblichen Anforderungen weiterentwickeln.
• Benutzerdefinierte Felder und Tags – Erfassen Sie Gästepräferenzen, Eigenschaften der Unterkünfte (haustierfreundlich, barrierefrei, Premium-Aussicht) und markenspezifische Datenpunkte, die von Standardsystemen ignoriert werden.
• Markenspezifische Workflows – Konfigurieren Sie Check-in-Prozesse, Reinigungsabläufe und Kommunikationsabläufe, die Ihren Servicestandards entsprechen, anstatt generische Vorlagen aus der Hotellerie zu verwenden.
• Offene API-Integrationen – Verbinden Sie sich mit Türschlössern, Gegensprechanlagen, Buchhaltungsprogrammen, Marketing-CRMs, Zahlungsgateways und intelligenten Energiemanagementsystemen. Ihre zentralisierte Plattform wird zum Dreh- und Angelpunkt Ihres gesamten Technologie-Ökosystems.
• White-Label-Gästekommunikation – E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten werden unter Ihrer Marke und Domain versendet, wodurch Ihre Identität an jedem Kontaktpunkt gestärkt wird, anstatt für Ihren Softwareanbieter zu werben.

Diese Anpassungsfähigkeit bedeutet, dass das System mit Ihrer Marke wächst, anstatt sie einzuschränken.

Effizienter arbeiten mit Automatisierung und Self-Service

Von 2023 bis 2026 stieg der Personalbedarf in der Hotelbranche, und in Serviced Apartments waren oft nur sehr wenige Mitarbeiter vor Ort. Unterkünfte, die früher rund um die Uhr über Personal an der Rezeption verfügten, haben nun nur noch tagsüber Personal vor Ort oder werden aus der Ferne verwaltet. Technologie füllt diese Lücke.

Selbstbedienungsabläufe machen es weniger notwendig, auf die Verfügbarkeit von Personal angewiesen zu sein:

• Online-Check-in und -Check-out – Digitale Registrierungskarten, automatisierte Zugangscodes oder Schlüsselanweisungen sowie Express-Abreiseverfahren erfolgen ohne Eingreifen des Personals.
• Automatisierte Nachrichtenübermittlung mit Prostay Nexus – Vorlagen für die Kommunikation vor, während und nach dem Aufenthalt werden automatisch per E-Mail, SMS und WhatsApp versendet. Gäste erhalten zeitnahe Informationen, ohne dass diese manuell versendet werden müssen.
• Auf der Aufenthaltsdauer basierende Automatisierungsregeln – Konfigurieren Sie Regeln wie „Wenn die Buchung mehr als 30 Nächte umfasst, dann wöchentliche Reinigung zuweisen, Anzahlung verlangen und am 21. Tag eine Verlängerungserinnerung senden.“ Verschiedene Gästesegmente werden automatisch entsprechend behandelt.
• KI-gestützte Kommunikationswerkzeuge – Vorgeschlagene Antworten auf häufige Gästefragen (WLAN-Passwörter, Parkanweisungen, lokale Empfehlungen) beschleunigen die Reaktionszeiten. Die Anomalieerkennung markiert ungewöhnliche Muster wie eine unerwartet niedrige Auslastung 30 Tage im Voraus.
• Automatisierte Aufgabenpriorisierung – Reinigungs- und Wartungsaufgaben werden je nach Dringlichkeit, Standort der Unterkunft und Verfügbarkeit des Personals an die richtigen Teammitglieder weitergeleitet.

Ein Komplex mit 40 Einheiten spart mit diesen Funktionen in der Regel 15–20 Stunden manuelle Arbeit pro Woche ein. So kann sich das Team darauf konzentrieren, Gäste zufrieden zu stellen und das Geschäft auszubauen, anstatt Verwaltungsaufgaben zu erledigen.

Umsatz und Portfolio-Performance maximieren

Serviced-Apartment-Hotels haben andere Einnahmequellen als herkömmliche Hotels. Die Mischung aus Aufenthaltsdauern, Firmenvertragspreisen, saisonalen Mustern und lokalen Veranstaltungen beeinflusst, wie viel Geld Sie verdienen. Ein Gebäude mit ausschließlich 90-Tage-Verträgen zu niedrigeren Preisen könnte weniger Geld einbringen als eines mit einer Mischung aus 30-Tage-Firmenaufenthalten und Wochenendbuchungen zu höheren Preisen.

Prostay bietet Ihnen eine Software für Serviced Apartments, mit der Sie das Beste aus diesen Faktoren herausholen können:

• Flexibles Preismanagement – Legen Sie BAR (Best Available Rate), Rabatte für Langzeitaufenthalte, ausgehandelte Firmenpreise und Einschränkungen (Mindest-/Maximalaufenthaltsdauer) fest, die auf Muster für Langzeitaufenthalte abgestimmt sind.
• Integration dynamischer Preisgestaltung – Verbinden Sie sich mit Revenue-Management-Tools wie PriceLabs oder Wheelhouse, die Übernachtungs- und Monatspreise basierend auf der Marktnachfrage optimieren, wobei kanalspezifische Aufschläge die Margen bei OTA-Buchungen sichern.
• Dashboards mit Leistungsdaten – Verfolgen Sie Auslastung, ADR, RevPAR und durchschnittliche Aufenthaltsdauer nach Gebäude, Zimmertyp und Gästesegment. Bei Portfolios mit mehreren Objekten erhalten Sie neben den Details auf Objektebene auch konsolidierte Übersichten.
• Verwaltung von Firmenkunden – Erstellen Sie Kundenprofile mit Nachverfolgung ausgehandelter Preise, Produktionsberichten und kundenspezifischen Rechnungsstellungsregeln. Ermitteln Sie, welche Firmenkundenbeziehungen das Volumen steigern und welche neu verhandelt werden müssen.
• Erweiterung der Einnahmequellen – Monetarisieren Sie Parkplätze, Coworking-Arbeitsplätze, Lagerräume und Premium-Annehmlichkeiten als neue Einnahmequellen. Verfolgen Sie Nebeneinnahmen neben den Zimmererlösen für vollständige Transparenz der Leistung.

Beispiel: Ein Aparthotel im Stadtzentrum verzeichnet im Sommer unter der Woche einen Rückgang der Geschäftsnachfrage, an den Wochenenden jedoch einen Anstieg der Freizeitnachfrage. Die Preisregeln ändern sich automatisch, sodass Freizeitgäste mehr bezahlen, während die Mindestpreise für Firmenkunden beibehalten werden. Dies maximiert den Umsatz des Gebäudes, ohne dass ständige manuelle Änderungen erforderlich sind.

Was sind Serviced-Apartment-Hotels?

Serviced-Apartment-Hotels sind komplett ausgestattete Unterkünfte, die für eine Nacht oder mehrere Monate gemietet werden können. Sie verbinden den Platz und die Funktionalität von Apartments (wie Küchen, Wohnbereiche und Nebenkosten) mit Dienstleistungen im Hotelstil. Sie liegen irgendwo zwischen regulären Hotels und regulären Mietwohnungen.

Serviced-Apartment-Hotels sind viel größer als Hotels, verfügen über voll ausgestattete Küchen für die Selbstverpflegung und fühlen sich eher wie ein Zuhause an, was sie ideal für längere Aufenthalte macht. Sie erfordern keinen langfristigen Mietvertrag wie Wohnmietobjekte und beinhalten Dienstleistungen wie Reinigung und Wäschewechsel. Außerdem können Sie die Aufenthaltsdauer flexibel gestalten.

Zu den wichtigsten Einrichtungen, über die Serviced-Apartment-Hotels in den Jahren 2026–2028 verfügen sollten, gehören:

• Highspeed-WLAN und ein eigener Schreibtisch
• Voll ausgestattete Küche mit Kochgeschirr und Geräten
• Wöchentliche Reinigung und Wäschewechsel
• Waschmöglichkeiten in der Einheit oder im Gebäude
• Smart-TV mit Streaming-Funktion
• Zugang zu Fitnessraum, Coworking Space oder Lounge in größeren Objekten

Zu den Hauptgästesegmenten gehören:

• Geschäftsreisende bei längerfristigen Projekten (Beratungsaufträge, Bauaufsicht, Schulungsprogramme)
• Umziehende Familien, die während des Hauskaufs oder der Renovierung eine vorübergehende Unterkunft benötigen
• Klinikaufenthalte in der Nähe von Krankenhäusern zur Behandlung oder Genesung
• Digitale Nomaden, die gemeinschaftsorientierte Unterkünfte mit arbeitsfreundlichen Einrichtungen suchen
• Studierende in Übergangsunterkünften zwischen den Semestern oder während Praktika

Die Nachfrage ist in großen Ballungsräumen wie London, Dubai, Singapur und New York stark gestiegen. Dies liegt daran, dass immer mehr Menschen umziehen und von zu Hause aus arbeiten.

Welche besonderen Funktionen benötigt ein Serviced Apartment in einem PMS?

Standardlösungen für Hotel-Property-Management-Systeme eignen sich nicht gut für Langzeitaufenthalte, da sie für den täglichen Gästewechsel konzipiert sind und nicht für 60-Tage-Verträge mit monatlicher Abrechnung und Änderungen während des Aufenthalts. Serviced-Apartment-Hotels benötigen ein System, das sowohl die Erbringung von Hospitality-Dienstleistungen als auch die finanziellen Herausforderungen längerer Aufenthalte bewältigen kann.

Einige wichtige Anforderungen sind:

• Erweiterte Verwaltung der Aufenthaltsdauer – Tages- und Monatspreise in einem System mit automatischen Rabatten basierend auf der Aufenthaltsdauer. Flexible Anzahlungsstrukturen, die sich bei Buchungen von 3 Nächten und 3 Monaten unterscheiden.
• Wiederkehrende Abrechnung und Rechnungsstellung – Firmenzahlungsvereinbarungen mit geteilten Abrechnungen, planmäßigen Rechnungen in benutzerdefinierten Zyklen und steuerkonformen Dokumenten für verschiedene Länder. Ein Firmenkunde, der Zimmer in mehreren Ländern bucht, benötigt ordnungsgemäße Unterlagen ohne manuelle Anpassungen.
• Flexibilität beim Inventar – Verkaufen Sie ganze Wohnungen, einzelne Zimmer in Wohngemeinschaften, Coworking-Arbeitsplätze, Abstellschränke und Parkplätze über dieselbe Plattform. Einige Betreiber konfigurieren eine 4-Zimmer-Wohnung so, dass sie in ruhigen Zeiten als separate 2-Zimmer-Wohnungen verkauft werden kann.
• Integration von Gebäudesystemen – Verbinden Sie Zugangskontrolle, Gegensprechanlagen, intelligente Zähler und Paketmanagement, wo dies relevant ist. Gäste erwarten in modernen Serviced Apartments schlüssellosen Zugang und automatisiertes Versorgungsmanagement.
• Tools für den Gästezyklus bei längeren Aufenthalten – Zufriedenheitsumfragen während des Aufenthalts, in angemessenen Abständen ausgelöste Verlängerungsangebote sowie Ein- und Auszugsinspektionen mit Dokumentation. Der Gästezyklus bei einem 90-tägigen Aufenthalt unterscheidet sich grundlegend von einer Wochenendbuchung.

Diese Anforderungen zeigen, warum die Funktionen von Prostay echte betriebliche Bedürfnisse erfüllen und nicht nur ein nettes Extra sind.

Wie schneidet Prostay bei Serviced Apartments und Aparthotels ab?

Prostay ist eine weniger bekannte globale PMS-Marke, die sich dadurch auszeichnet, dass sie sich auf Einfachheit und modulare Bereitstellung konzentriert, anstatt zu viele Funktionen hinzuzufügen. Betreiber stellen nur die Module zusammen, die sie benötigen, anstatt ein ganzes System zu lizenzieren und 60 % seiner Funktionen ungenutzt zu lassen.

Einige wichtige Unterschiede sind:

• Unterstützung verschiedener Objekttypen – Verwalten Sie Serviced Apartments, Aparthotels, Hostels und gemischt genutzte Gebäude in einem Konto. Ein Portfolio mit traditionellen Hotelzimmern, Apartments für Langzeitaufenthalte und Coworking-Spaces wird über eine einzige zentralisierte Plattform betrieben.
• Realistische Einführungszeiträume – Die Implementierung dauert in der Regel 2 bis 6 Wochen, je nach Größe und Komplexität der Immobilie. Die Datenmigration aus bestehenden Systemen und die Mitarbeiterschulung folgen strukturierten Prozessen und nicht dem Ansatz „Hier ist Ihr Login, viel Glück“.
• Moderne Benutzerfreundlichkeit – Eine browserbasierte Oberfläche, die sowohl für Front-Desk- als auch für Back-Office-Abläufe optimiert ist. Die Ausführung gängiger Aufgaben mit nur wenigen Klicks reduziert den Schulungsaufwand und den täglichen Frust.
• Regionaler Support – Supportanfragen werden in der jeweiligen Zeitzone bearbeitet, Implementierungsspezialisten kennen die lokalen Marktdynamiken und es gibt fortlaufende Erfolgsberatungen mit Fokus auf Auslastung und Wachstum bei Direktbuchungen.
• Modulares Preismodell – Beginnen Sie mit PMS, Channel Manager und Buchungsmaschine. Fügen Sie Nexus Messaging oder Tableview POS hinzu, wenn Sie bereit sind. Für erste Demos ist keine Kreditkarte erforderlich; die Preispläne skalieren mit der Größe des Portfolios.

Cloud-nativ vs. cloudbasiert für das Serviced-Apartment-Management

Der Unterschied zwischen „Cloud-nativ“ und „Cloud-basiert“ ist bedeutender, als es die Marketing-Sprache vermuten lässt. „Cloud-basiert“ bedeutet häufig, dass ein bestehendes serverbasiertes System auf eine gehostete Infrastruktur migriert wurde. Das funktioniert zwar, hat aber Altlasten und verlangsamt die Produktentwicklung.

Prostay und andere cloud-native Lösungen wurden von Anfang an für den Einsatz in der Cloud konzipiert. Dank Technologien wie plattformübergreifenden Apps können sie auch vor Ort betrieben werden:

• Microservices-Architektur – Einzelne Komponenten (Reservierungen, Abrechnung, Gästekommunikation) arbeiten unabhängig voneinander. Aktualisierungen an einem Modul beeinträchtigen andere nicht, was schnellere Feature-Releases ermöglicht.
• API-First-Design – Da jede Funktion über eine API zugänglich ist, funktionieren Integrationen mit Türschlössern, Buchhaltungssystemen und Tools für dynamische Preisgestaltung zuverlässig und nicht über instabile Workarounds.
• Elastische Skalierung – Bewältigen Sie Buchungsspitzen in der Hochsaison ohne Leistungseinbußen. Ein Portfolio mit 200 Einheiten verarbeitet Check-ins genauso reibungslos wie eine Unterkunft mit 20 Einheiten.
• Kontinuierliche Bereitstellung – Neue Funktionen und Sicherheitsupdates werden automatisch ausgerollt, ohne geplante Ausfallzeiten oder manuelle Aktualisierungsprozesse.

Zu den Zuverlässigkeits- und Sicherheitsstandards gehören:

• Erwartete Antwortzeiten von unter einer Sekunde für gängige Vorgänge
• Regionale Hosting-Optionen für Anforderungen an den Datenstandort
• Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand für alle sensiblen Daten
• PCI-DSS-konforme Zahlungsabläufe
• Rollenbasierte Berechtigungen und umfassende Audit-Protokolle
• Automatisierte Backups mit dokumentierten Wiederherstellungsverfahren

Diese technischen Grundlagen führen zu praktischen Vorteilen für Betreiber, wie z. B. schnellere Arbeitsabläufe, weniger Integrationsprobleme und die Gewissheit, dass das System mit dem Portfolio mitwächst.

Andere Immobilienarten, die Prostay nutzen können

Die Prostay-Software für Serviced Apartments eignet sich für Immobilienportfolios im Gastgewerbe, die in der Regel mehr als eine Art von Unterkunft umfassen. Betreiber verwalten in der Regel nicht dieselben Objekte, sondern bauen im Laufe der Zeit mehrere Strukturen auf, die unterschiedliche Märkte bedienen.

Die folgenden Immobilienkategorien werden unterstützt:

• Studentenunterkünfte – Semesterbasierte Preisgestaltung, Gruppenbuchungen und Konfigurationen für Wohngemeinschaften im akademischen Bereich
• Unternehmenswohnanlagen – Spezielle Gebäude für einzelne Unternehmenskunden mit individueller Abrechnung und Berichterstattung
• Co-Living-Räume – Verwaltung gemeinsamer Einrichtungen, Nachverfolgung von Gemeinschaftsveranstaltungen und flexible Zimmerzuweisungen
• Hybridhotels/Aparthotels – Traditionelle Hotelzimmer neben Apartment-Einheiten im selben Gebäude, verwaltet über ein einziges System
• Hostels für Langzeitaufenthalte – Bettenkontingent kombiniert mit Optionen für Privatzimmer für preisbewusste Langzeitgäste

Mit Prostay verwalten Sie alle Ihre Unterkunftstypen – wie Betten, Zimmer, Wohnungen, Büros und Parkplätze – von einem Ort aus. Dank flexibler Preise und Pakete können Sie semesterbasierte Preise für Studenten, Pakete für Seniorenwohnungen oder projektbezogene Firmenrabatte anbieten.

PMS für Reservierungen und Betrieb, Nexus für die Gästekommunikation, Channel Manager für den Vertrieb und Tableview für Käufe vor Ort sind dieselben Tools für alle Arten von Unterkünften.

Wie Serviced-Apartment-Software wie Prostay das Gästeerlebnis verbessert

Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit der Gäste und der betrieblichen Effizienz. Wenn alles reibungslos läuft, ist der Service immer gut, was zu besseren Bewertungen auf OTAs und mehr Direktbuchungen führt. Gäste erinnern sich viel eher an einen Aufenthalt, bei dem alles reibungslos verlief, als an einen mit der schönsten Lobby.

Prostay verbessert das Gästeerlebnis durch:

• Echtzeitkommunikation – Prostay Nexus versendet während des Aufenthalts automatisch personalisierte Updates. Gäste erhalten Anweisungen vor der Ankunft, Check-ins während des Aufenthalts und Nachfass-Nachrichten bei der Abreise zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
• Komfort durch Selbstbedienung – Digitaler Check-in, mobile Zugangscodes, klare Informationen zu WLAN-Zugangsdaten und Reinigungsplänen sowie Vorschläge für Ausflüge reduzieren die „Wo finde ich ...“-Fragen, die sowohl Gäste als auch Mitarbeiter nerven.
• Einheitlichkeit über alle Aufenthalte hinweg – Dank standardisierter Richtlinien für Reinigung und Instandhaltung erhalten Kunden das gleiche Serviceniveau, egal ob sie das Penthouse oder ein Studio mieten. Längere Aufenthalte mit weniger Problemen und höherer Zuverlässigkeit führen zu Wiederbuchungen.
• Speicherung von Präferenzen – Bei wiederkehrenden Besuchen werden in den Gästeprofilen die Präferenzen für Zimmertyp, Etage, Parkplatz und Haustiere gespeichert. Ein Geschäftsreisender, der wiederkommt, findet seine bevorzugte Zimmeraufteilung vor, ohne seine Wünsche erneut beschreiben zu müssen.
• Schnelle Problemlösung – Ein zentraler Posteingang fasst Nachrichten aus verschiedenen Quellen zusammen. Das Personal beantwortet Wartungsanfragen oder Fragen umgehend und behebt Probleme, bevor sie zu Beschwerden in Bewertungen führen.

Diese Verbesserungen für die Gäste basieren auf denselben betrieblichen Elementen, die auch die Arbeit der Mitarbeiter beschleunigen. Mit besseren Tools haben alle mehr Freude an der Arbeit.

Die Wahl der richtigen Software für Serviced Apartments

Bevor Sie sich Plattformen ansehen, notieren Sie alle Schritte, die Sie von der ersten Anfrage bis zum letzten Auszug durchführen. Finden Sie heraus, wo manuelle Umgehungslösungen den Ablauf verlangsamen, wo die Kommunikation mit den Gästen ins Stocken gerät und wo die Komplexität der Abrechnung zu Fehlern führt. Die beste Software für Ihr Unternehmen hilft Ihnen bei den Problemen, die Sie haben.

Zu den Bewertungskriterien sollten gehören:

• Unterstützung für Langzeitaufenthalte (30+ Nächte) mit entsprechender Abrechnung, Kautionen und Automatisierung der Gästeerfahrung
• Zahlungsautomatisierung einschließlich wiederkehrender Gebühren, geteilter Abrechnung und Speicherung von Kreditkartendaten
• Integrationsfähigkeit mit Ihren bestehenden Tools (Buchhaltung, Türschlösser, dynamische Preisgestaltung)
• Detaillierte Berichterstattung zu Auslastung, Umsatz und Segmentanalyse für Ihr gesamtes Portfolio
• Benutzerfreundlichkeit für Front-Desk- und Back-Office-Workflows bei minimalem Schulungsaufwand
• Einführungszeitplan, der den Kapazitäten Ihres Teams realistisch entspricht

Praktische Schritte vor der Entscheidung:

• Fordern Sie Fallstudien oder Referenzen von Serviced-Apartment-Portfolios ähnlicher Größe an
• Stellen Sie konkrete Fragen zu Ihren komplexesten Szenarien (Abrechnung über das Unternehmen, Wohnungswechsel während des Aufenthalts, Berichterstattung über mehrere Objekte)
• Führen Sie vor der vollständigen Einführung einen Pilotversuch oder eine Testphase in einer Immobilie durch
• Legen Sie Erfolgskennzahlen im Voraus fest: wöchentlich eingesparte Stunden, Reduzierung von Abrechnungsfehlern, prozentualer Anstieg der Direktbuchungen

Halten Sie sich von Anbietern fern, die versprechen, dass alles reibungslos funktionieren wird, ohne zu wissen, was Ihr Unternehmen benötigt. Ein guter Partner wird Ihnen Fragen zu Ihrem Unternehmen stellen, bevor er Lösungen vorschlägt.

Starten Sie mit Prostay für Ihre Serviced Apartments

Hotels, die Serviced Apartments, Aparthotels und gemischte Portfolios betreiben, sollten Software nutzen, die speziell auf die besonderen Anforderungen von Langzeitaufenthalten zugeschnitten ist, anstatt modifizierte Hoteltechnologien. Prostay macht den Weg von der Evaluierung bis zur Implementierung einfach.

Der Prozess erfolgt in drei Schritten:

1. Demo anfordern – Lassen Sie sich von einem Prostay-Experten, der sich mit dem Betrieb von Serviced Apartments auskennt, durch die Plattform führen
2. Prüfen Sie die maßgeschneiderte Konfiguration – Erhalten Sie einen Konfigurationsvorschlag und einen Preisplan, die auf die Größe Ihres Portfolios und Ihre Modulanforderungen abgestimmt sind
3. Planen Sie die Implementierung – Legen Sie Zeitpläne für die Datenmigration, die Integrationskonfiguration und die Mitarbeiterschulung mit klaren Meilensteinen fest

Betreiber können mit PMS + Channel Manager + Buchungsmaschine als Basis für die modularen Pläne von Prostay beginnen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie Nexus für automatische Gästebenachrichtigungen oder Tableview für den POS vor Ort hinzufügen.

Bringen Sie Beispiele aus der Praxis zu Ihrer Demo mit, um diese realistischer zu gestalten. Ein 60-Nächte-Firmenvertrag mit Geschäftsrechnungen, ein Gebäude mit mehreren Einheiten, in dem sowohl wöchentliche als auch monatliche Aufenthalte stattfinden, oder ein Portfolio, das mehrere Städte abdeckt – zu sehen, wie Prostay Ihre konkreten Probleme löst, ist besser als allgemeine Funktionsvorführungen.

Sind Sie bereit, den Betrieb Ihres Serviced-Apartment-Geschäfts reibungsloser und effizienter zu gestalten? Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie die passende Plattform Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann, indem sie Ihre täglichen Aufgaben vereinfacht.