Ogni mese, qualche centinaio di albergatori in qualche angolo d’Europa aprono in silenzio un foglio di calcolo e creano una colonna intitolata «Alternative a Mews». Alcuni di loro sono a 18 mesi da un contratto biennale e stanno iniziando a pensare al rinnovo. Altri hanno acquistato Mews due anni fa per una singola struttura e ora ne stanno aprendo una seconda. Altri ancora non si sono mai ambientati del tutto, e il personale della reception continua a lamentarsi.
Questa guida è dedicata a questi albergatori. Non si tratta di un attacco a Mews. Mews è un prodotto serio con 12.500 strutture attive e un vero team di ingegneri alle spalle. La domanda onesta non è "Mews è un buon prodotto?", ma "Mews è la soluzione giusta per l'hotel che gestisci oggi, nel 2026?". Le due domande non sono la stessa cosa, e la risposta per un boutique hotel da 45 camere a Lisbona non è la stessa per una struttura urbana da 220 camere a Berlino o per un gruppo di cinque hotel nel nord Italia.
Quella che segue è la conversazione che abbiamo ogni settimana con gli albergatori. Quando ha senso cambiare. Cosa dovreste aspettarvi realmente da una migrazione. Quali due alternative meritano effettivamente di essere inserite nella vostra rosa di candidati (e perché tutto il resto è solo rumore di fondo). E la dozzina di domande che dovreste porre a ogni fornitore prima di firmare qualsiasi cosa.
A chi è rivolta questa guida (e a chi non lo è)
Questa guida è scritta per chi gestisce effettivamente un hotel. Il direttore generale, il proprietario-gestore, il responsabile di zona di un piccolo gruppo. Qualcuno con un turno che inizia tra due ore, che ha 20 minuti per pensare al software e che non ha bisogno di una spiegazione in stile venture capital sul "futuro della tecnologia nel settore dell'ospitalità".
È inoltre scritta partendo dal presupposto che siate clienti Mews, ex clienti Mews o che stiate valutando attivamente Mews rispetto a una rosa di candidati. Se non avete mai sentito parlare di Mews, la guida funzionerà comunque. Se siete a 18 mesi di un contratto biennale con ansia da rinnovo, siete esattamente il lettore che avevamo in mente.
Non è una guida per strutture molto piccole (meno di 15 camere) dove un foglio di calcolo e un'app calendario sono davvero sufficienti. Non è nemmeno una guida per le catene alberghiere, dove il marchio impone il PMS e la decisione spetta alla sede centrale del marchio piuttosto che alla struttura.
Perché gli albergatori ignorano Mews in primo luogo
La maggior parte degli albergatori che raggiungono la fase delle "alternative" non sono insoddisfatti del prodotto in sé. Sono insoddisfatti di una delle quattro cose specifiche, ognuna delle quali vale la pena menzionare in modo che tu possa decidere se la stessa cosa si applica a te.
Il contratto biennale
Mews vende con un contratto standard di due anni. Questo è normale per il segmento e garantisce prezzi prevedibili per tutta la durata. Significa anche che se dopo sei mesi decidete che il prodotto non fa al caso vostro, in genere pagate per i restanti 18 mesi, a meno che non abbiate negoziato una clausola di recesso al momento della firma.
Il contratto biennale è la lamentela più comune che sentiamo durante le chiamate di due diligence con i fornitori. Non perché due anni siano irragionevoli per una categoria come questa, ma perché eliminano la naturale pressione di uscita che mantiene vigile qualsiasi fornitore. Il contrappeso onesto: un contratto di un anno di solito costa dal 15 al 25% in più sul canone mensile, e molti hotel scelgono comunque la versione biennale più economica per poi pentirsene.
Vincolo di elaborazione dei pagamenti
Mews Payments è un prodotto valido e, per molti hotel, l'elaborazione integrata è una funzionalità, non un difetto. Il problema sorge quando l'hotel ha già un rapporto di lunga data con un acquirente locale (commissioni più basse, assistenza clienti più approfondita, un banchiere in rubrica) e il percorso per mantenere quel processore non è così agevole come suggerisce il marketing.
Il modello che osserviamo è il seguente: l'hotel firma con Mews, intende mantenere il proprio gestore di pagamenti esistente, incontra più difficoltà del previsto e, entro 12 mesi, ha trasferito i pagamenti a Mews Payments principalmente perché il percorso integrato è quello che "funziona e basta". Si tratta di un compromesso legittimo, ma che dovreste fare consapevolmente piuttosto che per inerzia.
Incompatibilità del modello operativo
Mews è costruito attorno a un particolare modello operativo: cloud-first, fortemente automatizzato, contactless quando l'ospite lo desidera, mobile quando lo desidera il personale. Questo modello si adatta agli hotel di città, alle boutique di design e al tipo di struttura in cui il responsabile notturno è a suo agio nel risolvere i problemi di un webhook API prima di colazione.
Si adatta meno bene alle strutture in cui la cultura operativa è costruita attorno a un ritmo più lento e analogico. Resort in cui gli ospiti soggiornano sette notti e la reception conosce tutti per nome. Hotel a conduzione familiare in cui il proprietario è anche il revisore notturno e il programma delle pulizie è su una bacheca di sughero. Ostelli con un'unica categoria di dormitori condivisi e mille cambi di letto al mese. Nessuna di queste cose è sbagliata. Semplicemente, modellano il software giusto in modo diverso.
Aumento dei costi dal marketplace
Le oltre 800 integrazioni con i marketplace sono un punto di forza di Mews e, sulla carta, la promessa di "nessun costo di connessione" è reale. L'aumento dei costi deriva dalle app stesse. Una tipica struttura Mews di fascia media finisce per abbonarsi a un numero compreso tra 6 e 12 app di terze parti per coprire la messaggistica con gli ospiti, l'automazione dell'upselling, la gestione delle recensioni, la business intelligence, l'esportazione contabile e così via. Ognuna di esse comporta un contratto con un fornitore separato, un canone mensile separato e un login separato.
Al dodicesimo mese, la fattura del software per camera è spesso due o tre volte superiore a quanto previsto al momento della firma. Questo non è colpa di Mews, in senso stretto. È una conseguenza della scelta architettonica "best-of-breed", che è di per sé una scelta difendibile. Vale solo la pena fare una stima onesta prima di firmare.
Quando ha davvero senso cambiare
Cambiare PMS è una delle decisioni operative più importanti che un hotel possa prendere. Se fatto bene, si ripaga entro 12 mesi. Se fatto male, costa un'intera stagione. La prima domanda da porsi è se il problema di fondo sarà effettivamente risolto da un fornitore diverso, o se si tratta di un problema di configurazione mascherato da problema del fornitore.
Un breve test. Annotate le tre specifiche frustrazioni operative che volete risolvere con il cambio. Poi chiedete al vostro attuale account manager Mews, per iscritto, se ciascuna di esse può essere risolta nel sistema esistente. Se due delle tre possono essere risolte con una modifica alla configurazione o una regolazione del flusso di lavoro, il cambio è probabilmente la risposta sbagliata. Se due delle tre sono di natura architettonica (il modo in cui il sistema è costruito, il modello commerciale, il vincolo di pagamento), il cambio è da prendere in considerazione.
Alcuni casi in cui il cambio di fornitore ripaga sicuramente:
Passare da 1 a 3 o più proprietà. Mews gestisce bene le proprietà multiple, ma la curva dei prezzi diventa ripida e alcuni concorrenti unificati (tra cui Prostay) hanno un costo per proprietà più vantaggioso a partire da 3 o più. Se state espandendo attivamente il portafoglio nei prossimi 12 mesi, la discussione su quale piattaforma utilizzare per la scalabilità dovrebbe avvenire ora, non più tardi.
Inserire il settore F&B nello stesso sistema. Se gestite un ristorante o un bar annesso alla struttura e volete che le vendite del POS vengano registrate direttamente sul conto dell’ospite senza un’integrazione di terze parti, le piattaforme unificate (Prostay, Cloudbeds in misura minore) sono più semplici rispetto al collegamento di un POS separato tramite il marketplace.
Spostare l'attenzione commerciale sulle prenotazioni dirette. Mews dispone di un motore di prenotazione perfettamente funzionante, ma i casi di crescita più evidenti delle prenotazioni dirette che osserviamo si verificano negli hotel che gestiscono PMS, channel manager e motore di prenotazione sulla stessa piattaforma, poiché i casi limite di parità tariffaria e di inventario si riducono a zero quando esiste un'unica fonte di verità.
Sostituzione del processore di pagamento. Se avete deciso di voler controllare il vostro rapporto di pagamento e Mews Payments è la via di minor resistenza, tale resistenza diventa strutturale. Il cambio di fornitore è talvolta l'unico modo pulito per ricominciare da zero.
Alcuni casi in cui il cambio di fornitore non è vantaggioso:
Non siete soddisfatti di una singola funzionalità. Ogni PMS in questo segmento avrà almeno tre aspetti che non vi piacciono. L'erba è uniformemente di quella particolare tonalità di verde.
Resistenza del personale al cambiamento. Se il team della reception ha imparato a usare Mews 14 mesi fa e la resistenza a un nuovo strumento è alta, con il cambio ti stai comprando un anno di perdita di produttività. A volte è la scelta giusta. Spesso non lo è.
Siete nel bel mezzo di una ristrutturazione o di un rebranding. Accumulare i cambiamenti operativi. Non aggiungeteli alla migrazione del PMS.
Cosa significa davvero "alternativa"
La maggior parte degli elenchi di "alternative a Mews" confonde tre categorie di prodotti, motivo per cui di solito sono inutili. Le alternative solo PMS (Cloudbeds, Apaleo, Hotelogix, RoomRaccoon) sono PMS cloud simili che si integrano nello stesso stack circostante di channel manager, motore di prenotazione, pagamenti e app di marketplace che già gestisci. Le alternative a piattaforma unificata riuniscono tutto questo in un unico prodotto, con un unico accesso, un'unica fattura e un unico team di assistenza. Le alternative PMS aziendali sono sistemi più complessi e altamente configurabili, destinati alle grandi catene di marca e alle singole strutture con servizio completo.
Dovreste sapere quale di queste tre opzioni state effettivamente cercando prima di iniziare le demo, perché la conversazione, la fascia di prezzo e lo sforzo di implementazione sono completamente diversi in ciascuna di esse. Il passaggio a un PMS simile, secondo la nostra esperienza, non risolve quasi mai il problema che ha spinto l'hotel ad abbandonare Mews in primo luogo. Si scambia una serie di compromessi del mercato medio con una serie simile con un logo diverso sulla fattura. Diciotto mesi dopo, ci si ritrova a fare di nuovo la stessa valutazione.
Ecco perché questa guida restringe la rosa dei candidati alle due alternative architetturali che fanno davvero la differenza. Passare a una soluzione più integrata, con Prostay. Oppure passare a una soluzione più aziendale, con Oracle Opera Cloud. Mews si colloca tra queste due. La domanda onesta è: in quale direzione volete muovervi rispetto a dove vi trovate ora?
Le due alternative reali: Prostay o Oracle Opera
L'alternativa giusta dipende dalla direzione che volete prendere. Se volete ridurre una pila di app di marketplace a un'unica piattaforma, semplificare il funzionamento e portare il livello di IA in-house, la risposta è Prostay. Se avete davvero bisogno di una profondità di livello enterprise (integrazione GDS, configurazione approfondita, strumenti maturi multi-proprietà per oltre 20 gruppi alberghieri), la risposta è Oracle Opera Cloud. Qualsiasi via di mezzo è, in pratica, un'altra versione della situazione in cui vi trovate già su Mews.
Prostay: l'alternativa della piattaforma unificata
Prostay si basa su un'unica scommessa architettonica: una piattaforma è operativamente migliore di una pila di nove. PMS, channel manager, motore di prenotazione, pagamenti, punto vendita, gestione dei ricavi e il livello di front-desk AI vengono forniti come un unico prodotto, con un unico set di autorizzazioni, un unico set di report e un unico team di assistenza in grado di vedere l'intera operatività quando chiami. La scelta della piattaforma unificata è la cosa più importante da comprendere riguardo a Prostay. Quasi tutto il resto ne deriva.
Cosa ottieni effettivamente con un unico abbonamento
L'abbonamento base include il PMS (reception, pulizie, folio, prenotazioni di gruppo, multi-proprietà), il channel manager (Booking.com, Expedia, Airbnb, Hostelworld, più le OTA minori), il motore di prenotazione (tariffe dirette, codici promozionali, pacchetti, multilingue, multivaluta), il livello di pagamento (carte tokenizzate, pre-autorizzazioni, rimborsi, con Prostay Pay come opzione ma non come requisito), il punto vendita (ristorante, bar, spa, servizio in camera, tutto registrato nativamente sul conto), il livello di revenue management (tariffe consigliate, previsioni della domanda, monitoraggio della parità) e il livello di IA (assistente di reception IA, suggerimenti di upselling IA, messaggistica agli ospiti IA in oltre 30 lingue).
Cosa significa questo in termini di fattura: mentre una tipica struttura Mews di fascia media gestisce l'abbonamento al PMS più da 6 a 12 app del marketplace (ognuna con un contratto separato con il fornitore, un canone mensile separato, un login separato), la stessa struttura su Prostay gestisce un unico abbonamento. Nelle strutture che utilizzano effettivamente l'intera gamma di app del marketplace, il conto totale risulta significativamente più basso. Nelle strutture che utilizzano effettivamente solo il PMS di base e una o due integrazioni, Mews è competitivo in termini di prezzo e il confronto si riduce a una questione di preferenze operative piuttosto che di costi.
Dove vince rispetto a Mews
In quattro punti specifici. Primo, il costo totale di proprietà per le strutture che necessitano dell’intera suite, poiché il pacchetto è reale e la fattura del marketplace si azzera. Secondo, i prezzi per più strutture, dove la curva dei costi per struttura si appiattisce oltre le tre sedi, che è il punto in cui la maggior parte dei gruppi in espansione percepisce che la curva di Mews si fa ripida. Terzo, nessun vincolo strutturale nell'elaborazione dei pagamenti: Prostay Pay è offerto ma è realmente opzionale, e il percorso dell'acquirente alternativo è supportato nel prodotto piuttosto che tollerato. Quarto, il livello di IA è nativo della piattaforma piuttosto che collegato tramite una terza parte, il che conta meno oggi se non si utilizza ancora l'IA e conterà molto nei prossimi 24 mesi man mano che i flussi di lavoro operativi cambieranno.
Il contratto è anche più breve di default. Prostay vende con un contratto standard di 12 mesi, con un'opzione mensile con un sovrapprezzo del 20% per le proprietà che ne hanno esplicitamente bisogno. Questa è la differenza commerciale più grande rispetto a Mews, e quella che la maggior parte degli albergatori percepisce per prima.
Dove perde rispetto a Mews (onestamente)
Due punti specifici, e non li nasconderemo. Primo, il marketplace di terze parti è più piccolo. Mews ha oltre 800 integrazioni. Prostay ne ha, a seconda di come si contano, circa 80-120 integrate in profondità più un'API pubblica per il resto. Se la vostra attività dipende da una specifica app di nicchia che Mews integra e noi no, Mews è la risposta giusta finché non aggiungiamo l'integrazione o voi non accettate la via dell'API.
In secondo luogo, il divario in termini di riconoscimento del marchio è reale. Mews conta 12.500 strutture attive e vanta un decennio di leadership nel settore. Prostay è più piccola, più recente in molti mercati e perdiamo contratti sulla base del principio "nessuno è mai stato licenziato per aver acquistato IBM". La controargomentazione onesta è quella dei clienti di riferimento nel vostro segmento e delle vostre dimensioni, che siamo lieti di fornire. La versione disonesta di questa obiezione è quando viene sollevata dopo una valutazione approfondita come modo per evitare di prendere una decisione. Entrambe le cose accadono.
A chi si adatta meglio
Hotel indipendenti e di fascia media con un numero di camere compreso tra 25 e 300, e gruppi con più strutture che contano da 2 a 25 hotel, dove il modello operativo privilegia una piattaforma integrata rispetto a una soluzione best-of-breed curata. Ottima soluzione per le strutture che gestiscono un'attività di ristorazione annessa alle camere, poiché il POS registra i dati direttamente sul conto senza alcun livello di integrazione intermedio. Ideale per le strutture che puntano molto sulle prenotazioni dirette, poiché il PMS, il channel manager e il motore di prenotazione sono lo stesso sistema e i casi limite di parità tariffaria che affliggono le soluzioni best-of-breed si riducono a zero. Ideale per i gruppi alberghieri che prevedono di aggiungere strutture nei prossimi 24 mesi, grazie alla scalabilità della curva dei costi multi-proprietà.
Meno adatto a strutture molto piccole (meno di 20 camere), dove la soluzione più semplice è solitamente uno specialista in piccole strutture a un costo molto inferiore. Meno adatto a catene di marca dove il marchio impone l’uso di Opera o Protel. Meno adatto a strutture il cui vantaggio competitivo dipende da una specifica integrazione con un marketplace che Mews offre e che noi non abbiamo ancora sviluppato.
Se Prostay è nella vostra lista dei candidati, la pagina di confronto Prostay vs Mews illustra le differenze di architettura e funzionalità, mentre una demo dal vivo è il modo più veloce per testare il modello di piattaforma unificata rispetto al modo in cui gestite effettivamente un turno.
Oracle Opera Cloud: l'alternativa aziendale
Opera rappresenta l'altra direzione. Mentre Prostay riduce lo stack a un'unica piattaforma, Opera va nella direzione opposta: maggiore configurabilità, più moduli, implementazione più lunga e il peso operativo e di prezzo che deriva dal software aziendale. È la risposta giusta per un tipo specifico di struttura, ma un errore costoso per tutti gli altri.
Cosa offre Opera
Opera Cloud (la versione ospitata della piattaforma di Oracle, che sta diventando sempre più lo standard poiché la versione on-premise sta lentamente scomparendo) copre PMS, prenotazioni centralizzate, vendite e ristorazione, distribuzione, punti vendita di cibo e bevande tramite Simphony, gestione dei ricavi tramite OPERA Revenue Management e la più profonda integrazione GDS sul mercato tramite la rete hospitality di Oracle. È il sistema utilizzato dalla maggior parte delle grandi catene di marca, perché è il sistema che la maggior parte delle grandi catene di marca utilizza da 25 anni e il costo di migrazione da esso è enorme.
L'aspetto da comprendere di Opera è la sua superficie di configurazione. È possibile fare quasi tutto ciò che si desidera, se si è disposti a configurarlo. Comportamento del folio, regole di registrazione, gestione dei blocchi di camere, flussi di lavoro per le prenotazioni di gruppo, strategie tariffarie multi-proprietà, mappatura dei canali a un livello di granularità che Mews non offre. Questa profondità è il motivo per cui le catene lo utilizzano, ed è anche il motivo per cui rappresenta la risposta sbagliata per la maggior parte degli operatori indipendenti.
Dove batte Mews
In tre ambiti. Primo, profondità e configurabilità per le strutture che ne hanno bisogno, in particolare quelle a servizio completo con spazi per conferenze, banchetti, catering, spa e golf nella stessa struttura. Mews può gestirli, ma Opera è stato creato appositamente per loro. In secondo luogo, gli strumenti multi-proprietà per catene con più di 20 strutture, dove il livello di prenotazioni centralizzate e tariffe centralizzate è più maturo rispetto a qualsiasi altro nel segmento di fascia media. In terzo luogo, la profondità GDS e la superficie di integrazione globale del marchio, che conta se vendi a programmi di viaggio aziendali o operi sotto un marchio soft che richiede connettività GDS.
Dove perde rispetto a Mews
Tre punti, tutti conseguenze dell'essere un prodotto enterprise. Primo, la durata dell'implementazione. Una tipica implementazione di Opera Cloud dura da 4 a 9 mesi. Mews porta a termine una nuova struttura in 4-8 settimane. Se state cambiando perché l'implementazione di Mews ha richiesto più tempo del promesso, Opera sarà peggiore, non migliore. Secondo, il prezzo minimo. I prezzi di livello enterprise significano un costo totale di livello enterprise. In una boutique indipendente da 70 camere, la fattura di Opera (licenza più implementazione più i moduli effettivamente necessari più le integrazioni che si acquistano in aggiunta) spesso arriva a costare da tre a cinque volte di più di quanto la stessa struttura pagherebbe con Mews. Terzo, l'onere della configurazione comporta un costo continuo. Avrete bisogno di un amministratore di sistema interno che conosca Opera, oppure di un contratto di consulenza con un partner Oracle che lo conosca. Questo costo si accumula silenziosamente per tutta la durata del contratto.
L'assistenza Oracle è l'altro aspetto da considerare onestamente. Si tratta di assistenza aziendale, il che significa che è strutturata, basata su ticket e vincolata da SLA. È anche lenta rispetto agli standard del mercato medio. Se la vostra cultura del turno prevede una risposta entro 15 minuti su una finestra di chat, Opera non è la soluzione giusta.
A chi si adatta meglio
Strutture singole con più di 250 camere e un servizio completo. Catene di marca che lo richiedono. Gruppi alberghieri con più di 20 strutture con una significativa esposizione a GDS e viaggi aziendali. Strutture in cui la profondità di configurazione risolve davvero un problema operativo che le piattaforme del mercato medio non possono risolvere.
È la risposta sbagliata per un operatore indipendente del mercato medio che lo acquista per "stare sul sicuro". Acquistare Opera perché il logo Oracle dà un senso di sicurezza è la scorciatoia più costosa della categoria. Se la lamentela di fondo riguardo a Mews è di natura operativa (il contratto, il vincolo di pagamento, la fattura del marketplace), Opera non risolverà nessuno di questi problemi e introdurrà una serie di nuovi oneri operativi propri.
Scegliere tra Prostay e Opera
La domanda che distingue nettamente le due opzioni è: si desidera un funzionamento più semplice o più configurabile? Quasi tutti gli albergatori che valutano entrambe le soluzioni, se messi alle strette, conoscono già la risposta.
Se vuoi un funzionamento più semplice, meno fornitori, un'unica fattura, un unico punto di contatto per l'assistenza e un livello di IA integrato anziché aggiunto, la risposta è Prostay. Se la tua attività ha davvero superato ciò che una piattaforma unificata di fascia media può gestire (e si tratta di una piccola minoranza di strutture), la risposta è Opera, e il costo aggiuntivo è giustificato dalle funzionalità aggiuntive che utilizzi effettivamente.
La trappola da evitare: scegliere Opera perché sembra la scelta più matura, quando in realtà ciò di cui avete bisogno è una piattaforma di fascia media migliore. Vediamo spesso questo schema, e in genere costa agli hotel due anni di margine operativo prima che invertano la rotta.
Cosa aspettarsi da un cambio di PMS
Il motivo principale per cui gli hotel ritardano un cambio che hanno già deciso è la paura di ciò che la migrazione comporta effettivamente. Gran parte di questa paura è esagerata, ma solo se si pianifica in base alle tappe giuste. Ecco come si presenta una migrazione tipica per un hotel indipendente da 60 a 200 camere.
Migrazione dei dati
Mews esporta i dati in modo pulito. Potrete estrarre prenotazioni, ospiti, folio, piani tariffari, tipologie di camere, tasse e dati contabili, tramite CSV o tramite l'API pubblica. Il lavoro vero e proprio consiste nel passaggio di mappatura sul lato ricevente. Prevedete due settimane di lavoro incentrato sui dati, idealmente con il team di implementazione del nuovo fornitore e una persona della vostra struttura che conosca le peculiarità della struttura (quali codici camera sono obsoleti, quali codici tariffari si applicano solo a specifici account aziendali, quali profili degli ospiti sono duplicati).
Due elementi specifici dei dati causano sempre attrito. I folio storici con valute miste o esenzioni IVA richiedono una revisione manuale. E le prenotazioni future che si estendono oltre la data di passaggio devono essere replicate in modo pulito nel nuovo sistema, comprese eventuali note specifiche per gli ospiti, richieste speciali e autorizzazioni di carte di credito.
Formazione e avvio
Prevedete da 10 a 20 ore di formazione per il personale della reception, suddivise in due o tre sessioni, e da 4 a 8 ore di formazione mirata per il revenue manager e il direttore generale. La maggior parte dei PMS moderni (Cloudbeds, Prostay, RoomRaccoon) indica che il personale di reception acquisisce competenza entro uno o due turni. Non credete alla versione di marketing di quel numero, ma credete che il personale sarà operativo entro una settimana e sicuro di sé entro tre.
Se possibile, prevedi un periodo di transizione di una settimana, durante il quale il nuovo sistema è attivo ma quello vecchio è ancora accessibile come riferimento. Il costo (due mesi di abbonamento sovrapposti) è irrisorio rispetto al rischio operativo di un passaggio drastico che va storto alle 21:00 di un venerdì.
Integrazioni e passaggio di consegne al channel manager
Questa è la parte più sottovalutata nella maggior parte delle migrazioni. Se state passando da Mews a un altro PMS best-of-breed, il vostro channel manager esistente o si ricollega (con più attrito di quanto il fornitore ammetta) o viene sostituito (più pulito, ma più dirompente). Se state passando a una piattaforma unificata che include un channel manager, la sostituzione avviene di default, il che è operativamente più semplice.
In entrambi i casi, dovrete rimappare le tipologie di camera ai codici tariffari OTA, rivalidare le connessioni con Booking.com ed Expedia e ristabilire la connettività GDS, se la utilizzate. Prevedete da 5 a 10 giorni lavorativi per questa operazione, coinvolgendo fin dal primo giorno il fornitore del channel manager e i referenti OTA.
Per una panoramica più approfondita di ogni fase della migrazione, la nostra guida completa alla migrazione del PMS copre l'intero piano di progetto, la struttura del team e la checklist post-go-live.
Negoziare il contratto biennale
Se attualmente avete un contratto biennale con Mews e i calcoli indicano che dovreste cambiare, avete tre opzioni concrete.
La prima è aspettare. Se sei negli ultimi sei mesi del contratto, aspetta, dai preavviso in linea con i termini di rinnovo e cambia alla scadenza naturale. Non lasciare che il rinnovo avvenga automaticamente perché eri troppo occupato.
La seconda è negoziare un'uscita anticipata. Gli account manager di Mews hanno una certa discrezionalità in questo senso, in particolare se vi impegnate a rispettare una tempistica di uscita chiara e a fornire un supporto di transizione ragionevole. È raro ottenere una rinuncia totale, ma è possibile ottenere un credito parziale (in genere dal 30 al 50% del valore residuo del contratto) se affrontate la conversazione in modo operativo piuttosto che conflittuale.
La terza opzione è assorbire il costo. Se la nuova piattaforma vi farà risparmiare una somma significativa nel primo anno (ad esempio, da 12 a 18 mila euro per una struttura di fascia media), pagare i restanti 6-9 mesi sulla base di un utilizzo sospeso è talvolta la scelta finanziaria giusta. Fate i conti effettivi, non date nulla per scontato.
Una cosa da evitare: firmare il contratto con il nuovo fornitore prima di aver concordato una chiara via d'uscita con quello attuale. Fare entrambe le cose in parallelo senza coordinamento è il modo in cui gli hotel finiscono per pagare due abbonamenti PMS per 18 mesi invece di uno.
Segnali di allarme da individuare in qualsiasi alternativa valutata
La maggior parte delle valutazioni dei PMS fallisce durante la demo, non durante l'implementazione. La demo è coreografata. L'implementazione è reale. Ecco alcuni segnali di allarme specifici che vale la pena approfondire, qualunque sia l'alternativa che state valutando:
La demo mostra solo lo scenario ideale. Chiedete di vedere cosa succede quando un ospite contesta un addebito, quando arriva una prenotazione OTA con un campo mancante, quando la connessione a Booking.com si interrompe per un'ora, quando un conto deve essere diviso in tre parti al momento del check-out. I turni di lavoro reali sono fatti di questi momenti. Se la demo non li gestisce bene, non lo farà nemmeno il prodotto.
L'elenco delle integrazioni è in ordine alfabetico, non annotato. "Ci integriamo con oltre 400 app" non significa nulla. Chiedete quali di queste integrazioni sono sincronizzazioni bidirezionali profonde e quali sono webhook unidirezionali che si attivano solo alla creazione della prenotazione. La differenza è importante.
Il prezzo è "per camera al mese, più". Il "più" è dove si nasconde la sorpresa. Richiedete un preventivo completo che includa le commissioni di elaborazione dei pagamenti, le spese di integrazione, l'assistenza premium, la formazione, la migrazione dei dati e il costo di eventuali moduli non inclusi nel prezzo base. Il totale non dovrebbe superare del 20% la cifra indicata. Se è superiore del 40%, la cifra indicata è fuorviante di proposito.
I clienti di riferimento appartengono tutti a un segmento diverso. Se siete una boutique urbana da 70 camere e i riferimenti offerti dal fornitore sono un resort da 350 camere e un gestore di case vacanza con 200 unità, il prodotto probabilmente non fa al caso vostro. Chiedete due riferimenti delle vostre dimensioni e del vostro segmento e chiamate entrambi.
Il contratto prevede il rinnovo automatico con un breve periodo di preavviso. Un periodo di preavviso di 60 giorni su un contratto di 24 mesi è normale. Un periodo di preavviso di 90 giorni inizia a diventare aggressivo. Un periodo di preavviso di 120 giorni è il fornitore che si protegge dal tasso di abbandono. Insisti.
Un modello di lista ristretta di 12 domande
Portate queste domande a ogni demo del fornitore. Annotate le risposte. Confrontatele tra i vari fornitori alla fine, non durante.
- Qual è il costo mensile complessivo per una proprietà delle mie dimensioni, inclusi tutti i moduli che utilizzerò effettivamente e i tipici componenti aggiuntivi utilizzati dai vostri clienti?
- Qual è la durata del contratto, il periodo di preavviso per il rinnovo automatico e le condizioni di recesso anticipato?
- Come gestite l'elaborazione dei pagamenti? Posso mantenere il mio acquirente attuale e quali sono le difficoltà se lo faccio?
- Quali delle vostre integrazioni sono sincronizzazioni bidirezionali approfondite e quali sono webhook unidirezionali? Di quali categorie (CRM, BI, contabilità, messaggistica) potrei aver bisogno oltre al vostro prodotto principale?
- Quanto tempo richiede una migrazione tipica da Mews per una struttura delle mie dimensioni e qual è il vostro ruolo rispetto al mio?
- Qual è la situazione del channel manager? È incluso, opzionale o solo di terze parti?
- Come gestisce il sistema le prenotazioni di gruppo, i folio multivaluta e le tariffe aziendali esenti da IVA?
- Qual è la curva dei prezzi per più proprietà, se passo da 1 a 3 a 10 proprietà?
- Chi sono i due clienti di riferimento nel mio segmento e nella mia fascia di dimensioni che posso contattare direttamente?
- Cosa succede ai miei dati e alle mie integrazioni se vi lascio tra tre anni?
- Qual è lo SLA relativo al tempo di attività, alla correzione di bug critici e alla risposta dell'assistenza durante l'orario lavorativo europeo?
- Come si presenta la roadmap del prodotto per i prossimi 18 mesi e cosa è stato rilasciato negli ultimi 12?
Se un fornitore si rifiuta di rispondere per iscritto a metà di queste domande, eliminatelo dalla lista dei candidati.
Punti chiave
Mews è un prodotto valido per il segmento a cui si rivolge. La maggior parte degli albergatori che cercano alternative non sono insoddisfatti del prodotto, ma di uno dei quattro aspetti specifici: il contratto biennale, il vincolo di pagamento, l'adeguatezza del modello operativo o l'aumento dei costi di mercato.
Cambiare conviene quando il problema di fondo è di natura architettonica, non configurativa. Esegui il test delle tre frustrazioni prima di iniziare a stilare la lista dei candidati.
"Alternativa" significa tre cose diverse. Decidete se state cercando un PMS puro, una piattaforma unificata o un PMS aziendale prima di prenotare la prima demo. Per la maggior parte delle strutture su Mews, il passaggio a un PMS puro non risolve nulla e la rosa dei candidati realistica si riduce a due direzioni architetturali.
Queste due direzioni sono Prostay e Oracle Opera Cloud. Prostay se desiderate un funzionamento più semplice e integrato, con il livello di IA integrato anziché aggiunto. Opera se avete davvero bisogno di profondità aziendale, integrazione GDS e gli strumenti multi-proprietà che derivano dalla gestione di oltre 20 hotel di marca. Qualsiasi soluzione intermedia è, in pratica, un'altra versione della situazione che Mews vi offre già.
Una tipica migrazione nel mercato medio richiede dalle 8 alle 12 settimane dall'inizio alla fine. L'aspetto più sottovalutato è il passaggio di consegne del channel manager. Se possibile, gestite un periodo di transizione in parallelo.
Porta con te il modello con le 12 domande a ogni demo. I fornitori che rispondono in modo chiaro sono quelli che meritano il tuo tempo.
Se state valutando Prostay come parte della vostra rosa di candidati, la pagina di confronto Prostay vs Mews è la lettura più diretta da fare, mentre una demo dal vivo è il modo più veloce per verificare se il modello di piattaforma unificata si adatta al modo in cui volete effettivamente gestire la vostra attività.
