Système d'entrée par carte clé pour les hôtels : Contrôle d'accès moderne

Un système d'accès par carte-clé est un système de contrôle d'accès électronique qui a révolutionné la manière dont les hôtels assurent la sécurité des chambres de leurs clients et leur permettent d'accéder au bâtiment. Ces systèmes utilisent des cartes ou des badges programmables à la place des clés traditionnelles. Ces cartes ou badges communiquent avec les serrures électroniques à l'aide de la technologie d'identification par radiofréquence (RFID) ou de la technologie à bande magnétique. Les systèmes d'accès par carte-clé sont le moyen le plus courant pour les hôtels modernes de répondre aux besoins de sécurité tout en facilitant la vie des clients.

Ce guide traite des systèmes d'accès par carte-clé spécifiques aux hôtels, tels que les nombreux types de systèmes, leur fonctionnement avec des systèmes de gestion immobilière comme Prostay, les avantages qu'ils offrent en matière de sécurité et les éléments à prendre en compte lors de leur mise en place. L'article traite uniquement des applications dans le secteur hôtelier et n'inclut pas les applications de sécurité pour les propriétés résidentielles ou commerciales en général. Les propriétaires d'hôtels, les gestionnaires immobiliers, les spécialistes informatiques du secteur hôtelier et les décideurs à la recherche de solutions modernes de contrôle d'accès y trouveront des conseils utiles sur la manière de choisir et de mettre en place un système.

Lorsque les clients s'enregistrent, les systèmes d'accès par carte-clé encodent des identifiants temporaires dans les cartes. Cela permet aux clients d'accéder à leur chambre et à d'autres zones autorisées jusqu'à leur départ, moment où le système leur retire automatiquement leurs droits d'accès.

À la fin de ce guide, vous en saurez plus sur les systèmes d'accès par carte-clé, ainsi que sur

• Comprendre les composants et technologies essentiels qui sous-tendent les systèmes d'accès par carte-clé
• Apprendre comment l'intégration PMS rationalise les opérations hôtelières
• Évaluer les avantages en matière de sécurité par rapport aux clés traditionnelles
• Comparer les coûts et les exigences de mise en œuvre des différents types de systèmes
• Élaborer un plan de mise en œuvre pratique pour votre établissement

Comprendre les systèmes d'accès par carte-clé pour les hôtels

Un système d'accès par carte-clé permet de contrôler qui peut accéder aux chambres, aux espaces communs et aux zones réglementées à l'aide de cartes électroniques programmées plutôt que de clés classiques. Le système enregistre les droits d'accès de manière numérique, ce qui permet au personnel de l'hôtel d'attribuer, de modifier et de retirer des autorisations sans avoir à échanger de clés.

Cette méthode résout un certain nombre de problèmes récurrents dans le fonctionnement des hôtels, tels que la suppression du coût et du risque de sécurité liés à la perte de clés, la possibilité de programmer les accès de manière flexible et la création de pistes d'audit des processus d'entrée et de sortie dans l'ensemble de l'établissement.

Composants essentiels des systèmes de cartes-clés d'hôtel

Quatre éléments fonctionnant ensemble constituent un système complet de cartes d'accès aux portes. Les cartes-clés d'hôtel conservent les identifiants numériques sur une bande magnétique, dans une puce RFID ou à l'aide de la technologie NFC. Lorsqu'un client présente sa carte, les lecteurs de cartes situés aux points d'entrée captent et lisent ces identifiants. Les contrôleurs sont le cerveau du système. Ils vérifient les identifiants par rapport à la base de données d'accès et décident d'autoriser ou non l'accès à une personne. Les serrures électroniques reçoivent des signaux des contrôleurs pour déverrouiller les portes et assurer la sécurité des chambres.

Des protocoles de communication cryptés permettent à ces éléments de communiquer entre eux. Le lecteur récupère les données d'identification et les envoie au contrôleur lorsqu'un client touche ou passe sa carte. Le contrôleur vérifie les identifiants par rapport aux droits enregistrés, ce qui inclut la validation de l'attribution de la chambre, des dates de validité et des limites de temps. Si les identifiants sont légitimes, le contrôleur ordonne à la serrure de s'ouvrir.

Fonctionnement des systèmes d'accès par carte-clé dans les hôtels

La plupart des clients passent par un système d'entrée à carte-clé selon un processus bien défini. Lors de l'enregistrement, le personnel de la réception programme une carte vierge avec la clé de la chambre du client et tout autre privilège, comme l'accès à la piscine ou à la salle de sport. La programmation attribue à chaque client un identifiant unique lié à sa réservation dans le système de gestion immobilière.

Lorsque le client s'approche de sa chambre, il présente la carte au lecteur. Le système vérifie l'identifiant, s'assure que la date du jour se situe dans la période de réservation et déverrouille la porte, généralement en une à deux secondes. Pour des raisons de sécurité, le système conserve un enregistrement numérique de chaque tentative d'accès pendant le séjour.

Le système désactive immédiatement les droits d'accès de la carte après votre départ. Si un client perd sa carte pendant son séjour, le personnel peut rapidement annuler l'identifiant perdu et lui en fournir un nouveau sans avoir à changer la serrure.

Auparavant, si vous perdiez vos clés, vous deviez remplacer la serrure pour assurer la sécurité de votre domicile. Cette gestion automatisée du cycle de vie constitue un changement majeur par rapport à cette pratique.

Types de systèmes d'accès par carte-clé pour les hôtels

Les hôtels ont le choix entre de nombreux systèmes de cartes-clés, chacun présentant ses propres avantages pour différents types de propriétés et besoins commerciaux. Les gestionnaires immobiliers peuvent choisir des systèmes de contrôle d'accès par carte qui répondent à leurs besoins en matière de sécurité et à leur budget en connaissant ces possibilités.

Systèmes de cartes de proximité RFID

Grâce à la technologie RFID, les clients n'ont pas besoin de toucher le scanner ; ils peuvent simplement tenir ou tapoter leur carte à proximité au lieu de l'insérer ou de la glisser. Le lecteur crée un champ électromagnétique qui alimente une puce passive à l'intérieur de la carte. Cette puce renvoie ensuite son identifiant unique au lecteur.

L'accès par carte-clé RFID présente de nombreux avantages opérationnels pour les hôtels. Les cartes ont une durée de vie plus longue, car elles ne sont pas soumises à l'usure liée aux mécanismes de glissement. Les clients trouvent l'interaction « tap-and-go » facile à comprendre, ce qui réduit la frustration liée au glissement dans le mauvais sens. Les systèmes RFID offrent également un cryptage plus avancé, ce qui les rend plus sûrs contre le clonage des identifiants.

Les prévisions du secteur suggèrent que l'utilisation de la technologie RFID connaîtra une croissance exponentielle dans les années à venir, stimulée par sa popularité croissante dans le secteur de l'hôtellerie et d'autres industries nécessitant des solutions de contrôle d'accès sécurisées.

Systèmes de cartes à bande magnétique

Les cartes à bande magnétique stockent les informations d'identification sur une bande de matériau magnétique qui longe l'un des bords. Lorsque les clients glissent leur carte dans un lecteur à fente, la tête de lecture capte les informations codées lorsque la bande passe dessus.

Ces systèmes d'entrée par carte à puce constituent un moyen peu coûteux pour les petits hôtels ou les établissements disposant d'un grand nombre de cartes de laisser entrer les personnes. Les cartes sont peu coûteuses à fabriquer, ce qui les rend utiles dans les endroits où les cartes sont souvent perdues. Cependant, les téléphones portables et autres objets du quotidien peuvent démagnétiser les bandes magnétiques, ce qui peut poser un problème aux clients.

Intégration de la technologie NFC et des clés mobiles

La communication en champ proche (NFC) s'appuie sur les principes de la RFID pour permettre la connexion des smartphones. Au lieu de transporter des cartes-clés physiques, les visiteurs utilisent l'application de l'hôtel sur leur téléphone pour entrer à l'aide d'identifiants numériques.

L'intégration des clés mobiles est la partie du contrôle d'accès des hôtels qui connaît la croissance la plus rapide. Les clients apprécient de ne pas avoir à se rendre à la réception ; ils peuvent obtenir leurs identifiants avant leur arrivée, ce qui leur permet d'accéder directement à leur chambre. Les hôtels économisent de l'argent sur le stock de cartes et facilitent l'enregistrement des clients.

Les systèmes NFC peuvent fonctionner avec des cartes-clés classiques, ce qui permet aux établissements de répondre aux besoins de leurs clients. Certains clients préfèrent les cartes physiques, tandis que d'autres s'attendent à ce que l'accès mobile soit monnaie courante.

Cette nouvelle technologie est directement liée à la manière dont les hôtels combinent le contrôle d'accès avec leurs systèmes de gestion immobilière.

Intégration avec les systèmes de gestion immobilière des hôtels

Le contrôle d'accès par carte-clé fonctionne vraiment mieux lorsqu'il est relié aux systèmes de gestion immobilière des hôtels. Lorsque les logiciels des systèmes de cartes d'accès fonctionnent avec les plateformes PMS, les établissements peuvent gérer automatiquement les identifiants, synchroniser les données des clients et combiner les rapports opérationnels.

Avantages de l'intégration du PMS Prostay

Lorsque les systèmes d'accès par carte-clé et les plateformes PMS telles que Prostay fonctionnent ensemble, cela élimine les tâches manuelles qui ralentissent l'enregistrement et peuvent entraîner des erreurs. Lorsqu'une réservation est confirmée, le PMS envoie automatiquement à la solution de contrôle d'accès l'attribution de la chambre et les dates du séjour. Les employés de la réception n'ont plus qu'à encoder une carte vierge ; les paramètres d'identification sont déjà définis.

Cette synchronisation dure pendant toute la durée du séjour du client. Les changements de chambre mettent instantanément à jour les droits d'accès. Un départ anticipé entraîne la révocation immédiate des identifiants. Les départs tardifs prolongent les fenêtres d'accès sans l'aide du personnel.

Les systèmes intégrés rendent non seulement les opérations plus efficaces, mais ils permettent également de suivre les accès, ce qui facilite la gestion des revenus. Les établissements peuvent suivre la fréquence et le moment où les clients utilisent les équipements de leurs installations. Ces informations aident à décider des services à proposer, du nombre d'employés à embaucher et du moment opportun pour proposer des ventes incitatives.

Processus de mise en œuvre

Il existe un ordre défini pour connecter les systèmes d'entrée par carte-clé à l'architecture informatique actuelle :

1. Évaluation du système et vérification de la compatibilité — Évaluer les capacités actuelles du PMS, l'infrastructure réseau et le matériel des portes afin d'identifier les exigences d'intégration et les obstacles potentiels.
2. Installation du matériel et configuration du réseau — Installez des lecteurs de cartes et des contrôleurs aux points d'accès, établissez des connexions réseau sécurisées entre le matériel de contrôle d'accès et les serveurs PMS.
3. Intégration logicielle et formation du personnel — Configurer les connexions API ou les intergiciels reliant le système de contrôle d'accès au PMS, former les équipes de la réception et de la maintenance aux nouveaux flux de travail.
4. Procédures de test et de mise en service — Valider la programmation des identifiants, la journalisation des accès et la désactivation automatique dans plusieurs scénarios de test avant le déploiement complet.

Comparaison des avantages opérationnels

Pour la plupart des propriétés de plus de 20 chambres, le coût initial des systèmes d'accès par carte-clé intégrés est rentabilisé en 18 à 24 mois, car ils rendent la propriété plus sûre et plus efficace.

Connaître les problèmes qui peuvent survenir lors de la mise en œuvre aide les propriétés à se préparer pour un lancement réussi.

Défis courants liés à la mise en œuvre et solutions

L'installation de serrures à carte-clé dans un hôtel déjà ouvert nécessite une planification minutieuse afin de satisfaire les clients et de permettre au personnel de continuer à travailler pendant la transition. Certains problèmes sont susceptibles de survenir lors de la mise en œuvre.

Perturbations de l'expérience client

Lorsqu'il y a beaucoup de visiteurs qui s'enregistrent, les problèmes de programmation des cartes ou de lecture peuvent compliquer la tâche des clients et du personnel de la réception. Pour atténuer ces problèmes de manière proactive, il convient de mettre en place des stations d'encodage de secours, d'apprendre au personnel à utiliser la commande manuelle et de planifier l'installation des lecteurs à des moments où il y a peu de monde. En gardant à disposition un stock limité de cartes maîtresses préprogrammées, vous pouvez laisser entrer les clients immédiatement pendant que vous travaillez à la résolution des problèmes du système principal.

Formation et adoption par le personnel

Les services de réception, d'entretien ménager et de maintenance utilisent tous des systèmes d'accès par carte-clé de différentes manières. Une bonne formation se concentre sur les flux de travail pertinents pour le poste de chacun plutôt que de donner un aperçu général du système. Le personnel de la réception doit savoir comment programmer et résoudre les problèmes liés aux identifiants. Le personnel d'entretien doit connaître les limites d'accès en termes de temps et de secteur. Le personnel de maintenance doit contrôler qui a accès au matériel et résoudre les problèmes qui surviennent. Lorsque vous installez un système pour la première fois, les services d'assistance technique des fournisseurs doivent inclure une formation sur place.

Complexités de l'intégration des systèmes

Les anciens systèmes de gestion immobilière ne disposent pas toujours des fonctionnalités API modernes, ce qui rend leur connexion aux nouveaux systèmes de contrôle d'accès plus difficile. Certaines solutions consistent en des plateformes middleware qui connectent les anciennes installations PMS aux nouveaux systèmes d'accès par carte, des approches de migration progressive qui permettent de maintenir les deux systèmes en fonctionnement pendant la transition, et des alliances entre fournisseurs qui offrent une assistance à l'intégration. Pour s'assurer que le nouveau système d'entrée fonctionne avec les systèmes de sécurité actuels, tels que les plateformes intégrées de vidéosurveillance et de gestion des visiteurs, tous les fournisseurs de systèmes doivent collaborer dès le début.

En anticipant ces problèmes, on évite des retards coûteux et on accélère l'adoption par le personnel.

Conclusion et prochaines étapes

Par rapport aux clés classiques, les systèmes d'accès par carte magnétique rendent les hôtels plus sûrs, plus efficaces et plus agréables pour les clients. La gestion automatisée des identifiants, l'intégration PMS et la journalisation numérique des accès fonctionnent ensemble pour résoudre les problèmes récurrents de sécurité dans le secteur hôtelier, tout en réduisant les coûts courants.

Les établissements qui envisagent d'adopter un système d'accès par carte-clé doivent prendre immédiatement les mesures suivantes :

1. Évaluer l'infrastructure actuelle de contrôle d'accès et identifier les failles de sécurité
2. Documenter les exigences d'intégration du PMS et vérifier la compatibilité avec les principaux fournisseurs de cartes-clés
3. Demander des démonstrations à deux ou trois fournisseurs qualifiés, y compris des fournisseurs compatibles avec Prostay
4. Élaborer un calendrier de mise en œuvre par étapes qui minimise les perturbations pour les clients

Les hôtels doivent rester attentifs aux évolutions en matière de clés mobiles, de systèmes de contrôle biométriques et de plateformes d'administration basées sur le cloud, car les technologies de contrôle d'accès dans les hôtels ne cessent d'évoluer. Ces technologies seront de plus en plus associées aux cartes-clés afin de renforcer la sécurité et de faciliter la vie des clients.

Ressources supplémentaires

Liste de contrôle pour l'évaluation des fournisseurs

• Capacités d'intégration PMS et statut de certification
• Normes de cryptage et protocoles de sécurité
• Prise en charge des identifiants mobiles et disponibilité des applications pour les clients
• Options d'accès à distance et de gestion dans le cloud
• Disponibilité du support technique et engagements en matière de réponse

Modèle des exigences d'intégration PMS

• Version actuelle du PMS et capacités de l'API
• Spécifications de l'infrastructure réseau
• Exigences de compatibilité du matériel de porte
• Besoins en matière de formation du personnel et d'assistance à la mise en service

Considérations relatives au calcul du retour sur investissement

• Coûts actuels liés au changement de serrures et au remplacement des clés
• Temps passé par la réception à traiter les problèmes liés aux clés
• Fréquence des incidents de sécurité et coûts associés
• Impact des problèmes liés aux clés sur la satisfaction des clients