Sistema de Distribución Global (GDS): Guía para Hoteles e Industria de Viajes

En 2019, los sistemas de distribución global gestionaron más de 2600 millones de segmentos de vuelo, lo que supone aproximadamente el 60 % de todas las reservas aéreas realizadas fuera de los canales propios de las aerolíneas. Para los hoteles, esto significa que miles de millones de dólares fluyen a través de estas potentes redes de sistemas de distribución global que conectan a los proveedores de servicios de viajes con las agencias de viajes de todo el mundo.

Piense en un sistema de distribución global como la columna vertebral de la industria turística actual. Facilita a los hoteles, las aerolíneas, las empresas de alquiler de coches y una amplia red de agencias de viajes conectarse y completar las reservas sin problemas. Tanto si atiende a clientes corporativos como a viajeros de ocio, comprender cómo funcionan los sistemas de distribución global y utilizarlos correctamente puede aumentar considerablemente los ingresos de su hotel y ampliar su alcance en el mercado.

En esta guía, cubriremos todo lo que necesita saber sobre los sistemas de distribución global, desde los conceptos básicos hasta las estrategias avanzadas que ayudarán a su hotel a destacar en estas plataformas de reserva esenciales.

¿Qué es un sistema de distribución global (GDS)?

Un sistema de distribución global es básicamente una red informatizada que conecta a los proveedores de servicios de viajes directamente con las agencias de viajes, las herramientas de reserva corporativas y otros vendedores de viajes de todo el mundo. Imagínelo como un enorme mercado B2B en el que hoteles, aerolíneas, empresas de alquiler de coches, líneas de cruceros y operadores turísticos pueden compartir su inventario con miles de agencias de viajes a la vez a través del sistema de distribución global.

A diferencia de las agencias de viajes online, que se dirigen principalmente a los viajeros de ocio a través de sitios web orientados al consumidor, un sistema de distribución global se centra en los viajes de negocios y en los agentes de viajes profesionales. Estos sistemas de distribución global ofrecen a los agentes de viajes acceso en tiempo real a la disponibilidad, les permiten comparar precios de múltiples proveedores y completar las reservas al instante, todo ello a través de una cómoda interfaz.

El sistema de distribución global actúa como intermediario, facilitando las transacciones de reserva automatizadas sin tener realmente ningún inventario propio. Cuando una agencia de viajes busca habitaciones de hotel a través de un sistema de distribución global, la solicitud se envía a través de la red al sistema central de reservas de su hotel, recupera la disponibilidad y las tarifas actualizadas al minuto y muestra esa información a la agencia en cuestión de segundos.

Esta conexión en tiempo real ha cambiado realmente el sector de los viajes al crear una plataforma estándar en la que se pueden organizar y reservar sin problemas viajes complejos que implican múltiples servicios de viaje. Los viajeros corporativos se benefician especialmente, ya que sus empresas de gestión de viajes pueden aplicar las políticas de la empresa, realizar un seguimiento de los gastos y proporcionar asistencia en todo el mundo.

Cómo funcionan los sistemas de distribución global

La tecnología que hay detrás de los sistemas de distribución global es bastante sofisticada, con millones de intercambios de datos que se producen a diario en el sector de los viajes. Cuando su hotel se conecta a una plataforma de sistema de distribución global, está abriendo un canal digital que permite a los vendedores de viajes autorizados acceder a su inventario al instante.

Así es como funciona un sistema de distribución global: el sistema de gestión hotelera (PMS) de su hotel gestiona sus tarifas y disponibilidad. Esos datos fluyen a través de un gestor de canales o una conexión directa a la base de datos central del sistema de distribución global. A continuación, el sistema de distribución global comparte esta información con agencias de viajes de todo el mundo a través de interfaces estandarizadas y API.

A continuación se muestra una reserva típica realizada a través de un sistema de distribución global:

1. Solicitud de búsqueda: una agencia de viajes busca alojamientos en un destino determinado.
2. Recuperación de datos: el sistema de distribución global comprueba los sistemas de reserva de los hoteles conectados.
3. Visualización de resultados: aparecen las opciones disponibles con las tarifas, los tipos de habitaciones y las políticas.
4. Selección de la reserva: el agente elige las mejores opciones para su cliente.
5. Confirmación de la reserva: la reserva se procesa y se confirma al instante.
6. Actualización del inventario: la disponibilidad de su hotel se ajusta automáticamente.

Esta fluida integración mantiene la eficiencia de las reservas y garantiza que su inventario sea preciso en todos los canales. Gracias al acceso unificado a través de las plataformas del sistema de distribución global, los agentes de viajes no necesitan ponerse en contacto con cada hotel por separado, lo que ahorra tiempo y aumenta el éxito de las reservas.

Los sistemas de distribución global modernos también admiten funciones inteligentes como la fijación dinámica de precios, en la que las tarifas varían en función de la demanda, las temporadas y la competencia. Estas herramientas de gestión de ingresos ayudan a los hoteles a ajustar los precios y a mantener su competitividad en diferentes mercados.

GDS frente a otros canales de distribución

Conocer las diferencias entre el sistema GDS y otros canales de reserva es fundamental para elaborar una estrategia de distribución inteligente. Todos los canales conectan a los hoteles con los huéspedes, pero atienden a mercados diferentes y funcionan con modelos de negocio distintos.

GDS frente a agencias de viajes online (OTA)

La mayor diferencia es a quién atienden y cómo operan. Las OTA como Booking.com y Expedia se dirigen a los viajeros de ocio a través de sitios web para consumidores, mientras que los sistemas de distribución global atienden a los viajes de negocios a través de agencias de viajes profesionales y herramientas de reserva corporativas.

En cuanto a las comisiones, las reservas GDS suelen costar alrededor del 10 %, lo que es inferior al 15-25 % que suelen cobrar las OTA. Esto hace que los sistemas de distribución global sean una excelente opción para los hoteles que desean reducir los costes de distribución y, al mismo tiempo, llegar a clientes corporativos de alto valor.

GDS frente a sistemas de reserva informáticos (CRS)

Un CRS suele estar gestionado por el propio proveedor de viajes, como el sistema propio de una cadena hotelera para reservas directas. Un sistema de distribución global, por otro lado, agrega contenido de muchos proveedores. Por ejemplo, un hotel puede utilizar su CRS para reservas directas, pero también distribuir a través de plataformas de sistemas de distribución global para llegar a agencias de viajes a las que no puede acceder por sí mismo.

GDS frente a sistemas de distribución por Internet

Los sistemas de distribución por Internet se centran en los canales minoristas en línea, integrándose con las OTA y los motores de reserva directa. Los sistemas de distribución global mantienen su fortaleza en los viajes corporativos, donde las empresas de gestión de viajes necesitan informes detallados, aplicación de políticas y facturación consolidada.

La ventaja clave de incluir un sistema de distribución global en su combinación de distribución es la diversificación del mercado. Mientras que las OTA atraen a los viajeros de ocio que buscan ofertas, los sistemas GDS le conectan con viajeros corporativos que suelen reservar habitaciones de mayor precio y aportan más ingresos por habitación disponible.

Principales plataformas de sistemas de distribución global

El mercado global de GDS está dominado por cuatro grandes actores que gestionan miles de millones de reservas cada año y conectan con cientos de miles de agencias de viajes en todo el mundo. Saber qué es lo que mejor hace cada plataforma de sistemas de distribución global le ayudará a elegir las más adecuadas para los objetivos de su hotel.

Amadeus GDS

Fundada en 1987 por un grupo de aerolíneas europeas, Amadeus es ahora el mayor sistema de distribución global por cuota de mercado, con más de 500 millones de reservas anuales en más de 190 mercados.

Amadeus tiene una presencia especialmente fuerte en Europa, Oriente Medio, África y Asia-Pacífico, lo que la convierte en una herramienta esencial para los hoteles que se dirigen a los viajeros de negocios internacionales de estas regiones. Presta servicio a más de 90 000 agencias de viajes y conecta con más de 200 000 hoteles en todo el mundo.

Amadeus ofrece herramientas avanzadas de distribución hotelera, como precios dinámicos e informes detallados que ayudan a los hoteles a comprender las tendencias de reserva y la demografía de los huéspedes. En la región de Asia-Pacífico, tiene un gran alcance en los programas de viajes corporativos de importantes centros como Singapur, Hong Kong y Sídney. Sus funciones multilingües y multidivisa lo convierten en el favorito de las cadenas hoteleras internacionales.

Sabre GDS

Sabre comenzó su andadura en la década de 1960 gracias a una asociación entre American Airlines e IBM. Fue pionera en los sistemas de reservas informatizados y sigue siendo un proveedor líder de sistemas de distribución global, especialmente en Norteamérica, donde domina los viajes corporativos.

Sabre conecta a más de 400 aerolíneas y 200 000 hoteles, con alrededor de 425 000 terminales de agencias de viajes en todo el mundo. Su fuerza radica en la profunda integración con las empresas de gestión de viajes que prestan servicios a los viajeros de negocios.

Los hoteles que se dirigen a los viajes de negocios adoran Sabre porque muchas empresas de la lista Fortune 500 utilizan empresas de gestión de viajes conectadas a Sabre para sus programas globales. Esto abre las puertas a clientes corporativos de alto valor a través de tarifas negociadas y reservas de grupo.

Sabre admite estructuras de tarifas flexibles, aplicación de políticas e informes detallados para satisfacer las necesidades de los programas de viajes corporativos.

Travelport (Galileo, Worldspan, Apollo)

Travelport gestiona tres plataformas de sistemas de distribución global: Galileo, Worldspan y Apollo, cada una con un fuerte enfoque regional y especialidades.

Galileo es muy importante en Europa y presta servicio a hoteles que se dirigen tanto a viajeros de negocios como de ocio. Conecta a más de 65 000 agencias de viajes de todas las regiones.

Worldspan tiene una fuerte presencia en el sector de las OTA y ayuda a los hoteles a mantener tarifas y disponibilidad uniformes en todas las agencias de viajes y plataformas online.

Apollo presta servicio en Norteamérica, centrándose en programas de viajes corporativos y empresas de gestión de viajes. Da soporte a necesidades de reserva corporativas complejas, como el cumplimiento de políticas y la elaboración de informes consolidados.

Otras plataformas GDS destacadas

Además de las tres grandes, existen varias plataformas de sistemas de distribución global especializadas. Abacus era una de las principales empresas de Asia-Pacífico antes de fusionarse con Sabre, mientras que Pegasus se centra en la distribución hotelera para hoteles independientes y cadenas más pequeñas.

Los sistemas GDS regionales siguen operando en algunos mercados, ofreciendo una profunda penetración local y servicios especializados. Estos pueden ser ideales para hoteles que se dirigen a áreas específicas o grupos de viajeros.

Ventajas del GDS para los hoteles

El uso de plataformas GDS hoteleras como parte de su estrategia de distribución hotelera puede tener un gran impacto en los ingresos y el alcance de su hotel. Las ventajas van mucho más allá de un simple aumento de las reservas.

Mayor alcance y visibilidad en el mercado

Las plataformas de sistemas de distribución global le conectan con más de 600 000 agencias de viajes en todo el mundo, lo que le abre las puertas a clientes corporativos y viajeros de negocios que reservan a través de servicios de viajes profesionales en lugar de sitios web para consumidores.

Esta red funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en todas las zonas horarias, por lo que su hotel permanece visible independientemente del lugar y el momento en que las agencias realicen las reservas. Para los hoteles situados cerca de distritos comerciales, aeropuertos o grandes ciudades, el acceso a los sistemas de distribución global es especialmente valioso.

Muchas empresas multinacionales exigen a sus empleados que reserven a través de agencias de viajes autorizadas que utilizan sistemas de distribución global. Mantener una posición sólida en los sistemas de distribución global significa acceder a este lucrativo mercado corporativo al que, de otro modo, sería difícil llegar.

Mayor potencial de ingresos

Los viajeros de negocios que reservan a través de plataformas de sistemas de distribución global tienden a gastar entre un 30 % y un 50 % más por estancia que los viajeros de ocio que utilizan otros canales. A menudo reservan estancias más largas, habitaciones de categoría superior y servicios adicionales, como salas de reuniones y comidas.

Las comisiones de los GDS rondan el 10 %, inferiores al 15-25 % que cobran las OTA, lo que ayuda a mejorar sus resultados.

Las tarifas corporativas negociadas a través de los sistemas de distribución global también aportan estabilidad a las reservas. Muchas empresas reservan sus hoteles preferidos con bloques de habitaciones garantizados y reservas constantes a tarifas que a menudo superan las tarifas diarias medias.

Las reservas de grupo a través de los sistemas de distribución global suelen incluir salas de reuniones, catering y estancias prolongadas, lo que aumenta los ingresos más allá de las habitaciones.

Las empresas de gestión de viajes utilizan interfaces de sistemas de distribución global para gestionar estas complejas reservas, lo que crea más oportunidades de negocio.

Eficiencia operativa

Las reservas automatizadas a través de los sistemas de distribución global reducen el trabajo manual de su equipo de reservas y garantizan la precisión de las transacciones. Las actualizaciones de inventario en tiempo real evitan el overbooking y reducen las confirmaciones manuales.

Con los sistemas de distribución global, usted gestiona muchas relaciones con agencias de viajes a través de una única integración, lo que simplifica la gestión de canales y reduce los quebraderos de cabeza técnicos.

Los informes y análisis integrados le proporcionan información valiosa sobre los patrones de reserva, las tendencias del mercado y los tipos de huéspedes, lo que le ayuda a tomar decisiones más inteligentes en materia de precios y marketing.

La integración de los sistemas de distribución global con sus herramientas de gestión de propiedades e ingresos crea flujos de trabajo fluidos y mantiene la precisión de los datos en todos los sistemas.

Cómo se conectan los hoteles a las redes GDS

Conectarse a las plataformas GDS requiere cierta planificación y configuración técnica, pero los modernos gestores de canales e integraciones lo han facilitado mucho.

La mayoría de los hoteles se conectan a través de gestores de canales, que actúan como intermediarios entre su sistema de gestión de propiedades y múltiples canales de distribución. Estas plataformas agrupan su inventario y sus tarifas, y luego los envían a redes de sistemas de distribución global, OTA y otros canales seleccionados, todo al mismo tiempo.

Los gestores de canales como Prostay, TravelClick o RateGain ofrecen paneles de control fáciles de usar para establecer tarifas, gestionar la disponibilidad y controlar la distribución en múltiples plataformas de sistemas de distribución global a la vez. Esto reduce la complejidad y el mantenimiento continuo en comparación con las conexiones directas.

Las cadenas hoteleras más grandes o las propiedades de gran volumen pueden optar por conexiones directas a las plataformas de sistemas de distribución global para tener más control y reducir las tarifas por reserva. Esto requiere más trabajo técnico, pero ofrece una mejor personalización y acuerdos de comisión.

La configuración suele incluir:

Configuración de los datos de la propiedad: introducir información detallada sobre su hotel (ubicación, servicios, habitaciones, políticas) en cada sistema de distribución global.

Desarrollo de la estructura de tarifas: crear planes de tarifas para diferentes mercados, acuerdos corporativos y reglas de reserva, manteniendo la coherencia de las tarifas.

Pruebas de integración: asegurarse de que las tarifas, la disponibilidad y las reservas fluyen correctamente entre sus sistemas y el sistema de distribución global.

Certificación y puesta en marcha: superar la certificación del sistema de distribución global para confirmar que todo funciona antes de la puesta en marcha.

Este proceso suele durar entre 4 y 8 semanas, dependiendo de su establecimiento y de la opción de integración elegida. Los costes varían en función de si utiliza gestores de canales, enlaces directos o una combinación de ambos.

Funciones esenciales de los GDS para hoteles

Las plataformas GDS modernas incluyen numerosas funciones para gestionar la compleja distribución hotelera, al tiempo que mantienen el buen funcionamiento y los ingresos elevados.

Las actualizaciones en tiempo real de las tarifas y la disponibilidad son imprescindibles. Su inventario debe sincronizarse instantáneamente entre todas las agencias de viajes para evitar overbookings y mantener su competitividad. Los sistemas de distribución global avanzados admiten múltiples categorías de tarifas para clientes corporativos, viajeros de ocio y acuerdos contratados.

Las estructuras de tarifas flexibles le permiten gestionar negociaciones corporativas, descuentos para grupos y contratos estacionales sin perder la integridad de las tarifas.

Las reglas de reserva le permiten establecer políticas como estancias mínimas, plazos de reserva anticipada o restricciones de tarifas para mercados específicos.

Las herramientas de informes y análisis le ayudan a realizar un seguimiento de las tendencias de reserva, el rendimiento del mercado y el posicionamiento de la competencia. Muchas plataformas de sistemas de distribución global muestran qué agencias de viajes reservan más, los cambios estacionales del mercado y cómo se compara con sus rivales.

La compatibilidad con varios idiomas y divisas es fundamental para los hoteles que se dirigen a clientes internacionales, ya que garantiza conversiones precisas y relevancia local.

La integración con la tecnología hotelera existente (PMS, gestión de ingresos, CRM) mantiene la eficiencia de las operaciones y la coherencia de los datos.

Estrategia de GDS para diferentes tipos de hoteles

El uso de un sistema GDS depende en gran medida de la ubicación, el mercado y las operaciones de su hotel. A continuación, le ofrecemos un resumen de cómo diferentes propiedades pueden sacar el máximo partido a los sistemas de distribución global.

Los hoteles de negocios y los establecimientos aeroportuarios deben apoyarse en gran medida en los sistemas de distribución global. Estos hoteles se alinean de forma natural con los patrones de viaje corporativos y se benefician de una fuerte presencia en las principales plataformas, como Sabre y Amadeus. Los hoteles de aeropuerto se benefician especialmente de los sistemas de distribución global, ya que los viajeros de negocios suelen reservar itinerarios complejos a través de empresas de gestión de viajes.

Los hoteles de negocios deben desarrollar tarifas corporativas negociadas en los sistemas de distribución global, ya que a menudo son los hoteles preferidos por las grandes empresas. Ofrecer tarifas y disponibilidad coherentes a través de las agencias de viajes es fundamental para mantener estas asociaciones sólidas.

Los hoteles independientes pueden encontrar más rentable participar de forma selectiva en los sistemas de distribución global a través de agregadores o gestores de canales que las conexiones directas completas. Los hoteles boutique pueden utilizar los sistemas de distribución global para llegar a clientes corporativos que quizá no los encuentren a través de los canales de ocio, pero deben sopesar cuidadosamente la relación coste-beneficio.

A menudo, a los establecimientos independientes les va mejor centrarse en una o dos plataformas principales de sistemas de distribución global en lugar de intentar abarcar todas las bases. Las plataformas regionales o especializadas pueden ofrecer un mejor valor para los hoteles más pequeños.

Las cadenas hoteleras suelen tener una gestión de sistemas de distribución global a nivel empresarial, con negociaciones de tarifas centralizadas y una distribución estandarizada en toda su cartera. Las cadenas se benefician de acuerdos de comisiones basados en el volumen y del reconocimiento de la marca, que aumenta su visibilidad.

Las cadenas también pueden utilizar una sofisticada gestión de ingresos para ajustar las tarifas en las plataformas de sistemas de distribución global en función de la demanda y la competencia.

Los complejos turísticos tienden a limitar su enfoque en los sistemas de distribución global, ya que los viajeros de ocio suelen reservar a través de agencias de viajes online o directamente. Sin embargo, los complejos turísticos que se dirigen a reuniones corporativas o grupos pueden querer un acceso selectivo al sistema de distribución global para llegar a los planificadores de viajes y organizadores de eventos.

Los complejos turísticos deben evaluar los sistemas de distribución global en función de su potencial de negocio con grupos corporativos y de la demanda local de viajes de negocios. Algunos pueden encontrar valor incluso si el ocio es su mercado principal.

El futuro de los sistemas de distribución global

Las plataformas de sistemas de distribución global siguen evolucionando rápidamente a medida que la tecnología y las tendencias de viaje impulsan experiencias de reserva más personalizadas y eficientes, al tiempo que mantienen la amplia conectividad que hace que los sistemas de distribución global sean tan valiosos.

La nueva capacidad de distribución (NDC) supone un gran avance, ya que cambia la forma en que las aerolíneas y los hoteles comparten contenidos a través de los sistemas de distribución global. La NDC permite a los proveedores mostrar detalles más completos, imágenes de alta calidad y ofertas personalizadas que se ajustan mejor a los complejos productos de viaje actuales.

Para los hoteles, la NDC supone una mejor presentación de las comodidades, las características de las habitaciones y los extras a través de los sistemas de distribución global, lo que debería impulsar las reservas y respaldar estrategias de ingresos más inteligentes adaptadas a las preferencias de los huéspedes.

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están desempeñando un papel cada vez más importante en la forma en que los sistemas de distribución global presentan el contenido y gestionan las reservas. Las recomendaciones basadas en la inteligencia artificial analizan los hábitos de las agencias de viajes y las tendencias de los viajes corporativos para sugerir los mejores hoteles y precios.

El análisis predictivo ayuda a los hoteles a anticipar la demanda y ajustar las estrategias de los sistemas de distribución global. El aprendizaje automático encuentra los precios óptimos basándose en reservas anteriores, tarifas de la competencia y cambios en el mercado.

Los diseños pensados para dispositivos móviles y las API modernas satisfacen las crecientes expectativas de los agentes y los viajeros, que desean realizar reservas de forma rápida y sencilla.

La sostenibilidad y los informes ESG están cobrando importancia en los viajes corporativos. Muchas empresas exigen ahora informes detallados a los proveedores de viajes, lo que da a los hoteles ecológicos la oportunidad de destacar en los sistemas de distribución global.

La tecnología de pago y la integración de tarjetas virtuales satisfacen las necesidades de los viajes corporativos, ya que muchas empresas utilizan pagos virtuales que requieren un soporte fluido del sistema de distribución global.

La gestión de ingresos impulsada por la inteligencia artificial hará que la participación en los sistemas de distribución global sea aún más inteligente, optimizando las tarifas en todos los canales en tiempo real en función del ritmo de reservas, la competencia y el historial.

Los programas de viajes corporativos exigen funciones de deber de diligencia, como el seguimiento de los huéspedes en tiempo real y las alertas de emergencia. Las plataformas de sistemas de distribución global están evolucionando para satisfacer estas necesidades, respetando al mismo tiempo la privacidad y la eficiencia.

Es posible que, con el tiempo, la cadena de bloques añada seguridad y transparencia a las reservas, aunque aún es pronto para ello. Los usos iniciales se centran en los pagos y la verificación de la identidad.

A medida que el sector de los viajes se recupera y evoluciona, los sistemas de distribución global siguen siendo un vínculo vital entre los hoteles y los viajeros corporativos. Los hoteles que dominen el uso de los sistemas de distribución global y adopten las nuevas tecnologías se mantendrán a la vanguardia en un panorama de distribución complejo.

¿El secreto del éxito? Tratar los sistemas de distribución global como una parte fundamental de una estrategia de distribución equilibrada que incluya reservas directas, OTA y agencias de viajes. Los hoteles que encuentren este equilibrio y mantengan un funcionamiento fluido y unos ingresos sólidos prosperarán en el mercado turístico del futuro.