Qué es el CPOR (Costo por Habitación Ocupada) y Cómo Calcularlo

En el acelerado mundo hotelero actual, mantener los costes operativos bajo control y ofrecer al mismo tiempo una experiencia de primera clase a los huéspedes es más difícil que nunca. Con el aumento de los gastos de personal, la subida de los precios de la energía y las crecientes expectativas de los huéspedes, los gerentes de hotel necesitan formas fiables de medir la eficiencia con la que funcionan sus establecimientos, y ahí es donde entra en juego la métrica del coste por habitación ocupada.

El CPOR, o coste por habitación ocupada, se está convirtiendo rápidamente en uno de los indicadores más valiosos para comprender cómo está gestionando un hotel sus operaciones diarias. A diferencia de las cifras financieras generales que analizan el conjunto del establecimiento, el coste por habitación ocupada se centra en el coste real del servicio de cada habitación que genera ingresos.

Esta guía cubre todo lo que necesita saber sobre el CPOR, desde cómo calcularlo y cuáles son los puntos de referencia típicos, hasta estrategias inteligentes que pueden ayudarle a mejorar la rentabilidad de su hotel. Tanto si dirige un acogedor hotel boutique como si gestiona varias propiedades, dominar el CPOR es clave para seguir siendo competitivo y rentable en el sector hotelero.

¿Qué es el CPOR en las operaciones hoteleras?

CPOR son las siglas de «coste por habitación ocupada». Se trata de un indicador clave de rendimiento que le indica los gastos operativos totales directamente relacionados con el servicio de cada habitación ocupada durante un periodo determinado. Al centrarse únicamente en las habitaciones que realmente generan ingresos, el CPOR le ofrece una imagen más clara de la eficiencia con la que funciona su hotel en comparación con las métricas que incluyen las habitaciones vacías.

¿Por qué es importante el CPOR? Porque le ayuda a comprender el coste medio que supone ofrecer la experiencia de cada huésped. Al dividir sus gastos operativos totales por el número de habitaciones ocupadas, puede detectar tendencias de costes, ver cómo se compara con la competencia y tomar decisiones más inteligentes sobre los precios y dónde asignar los recursos.

Los valores de referencia del CPOR varían mucho en función del tipo de hotel y del nivel de servicio. Los hoteles económicos suelen tener cifras de CPOR entre 25 y 45 dólares por habitación ocupada, los de gama media oscilan entre 40 y 65 dólares, los de gama alta se sitúan entre 65 y 100 dólares, y los de lujo suelen superar los 100-150 dólares por habitación ocupada, con algunos destinos de alta gama que llegan a cifras aún más elevadas.

Centrarse en las habitaciones ocupadas en lugar de en todas las habitaciones disponibles le proporciona información más útil. Cuando calcula el coste por habitación disponible, incluye los gastos de las habitaciones vacías que no generan ingresos. El CPOR elimina ese ruido midiendo solo los costes relacionados con las estancias reales de los huéspedes, lo que lo convierte en una herramienta poderosa para gestionar los costes operativos y aumentar la eficiencia general.

Tenga en cuenta que un CPOR más alto no es automáticamente algo malo. Si refleja inversiones en la calidad del servicio que le permiten cobrar tarifas más altas y mantener a los huéspedes satisfechos, puede ser una decisión inteligente. Por otro lado, un CPOR bajo que se debe a recortes en el servicio puede perjudicar a su marca y a su rentabilidad a largo plazo.

Cómo calcular el CPOR: fórmula y ejemplos

Calcular el CPOR es bastante sencillo: se toman los gastos operativos totales y se dividen por el número de habitaciones ocupadas durante el periodo que se está midiendo. Pero saber qué gastos incluir es clave para obtener una imagen precisa.

Por lo general, se deben incluir costes como la mano de obra y los suministros de limpieza, los servicios públicos utilizados en las habitaciones, el mantenimiento de las habitaciones ocupadas, las operaciones de recepción y los servicios para los huéspedes, como artículos de tocador y ropa de cama. La mayoría de los sistemas de gestión de propiedades pueden realizar un seguimiento de estos gastos, lo que facilita su trabajo.

Lo que no se incluye son los costes no relacionados con el funcionamiento de las habitaciones, como la comida y la bebida, el marketing, los gastos generales administrativos, los impuestos sobre la propiedad y los gastos de capital. Al dejarlos fuera, se garantiza que el CPOR refleje los costes variables que cambian con la ocupación.

He aquí un ejemplo rápido: imagine un hotel de 200 habitaciones que funciona durante un mes con estos gastos relacionados con las habitaciones:

• Mano de obra y suministros de limpieza: 85 000 dólares
• Servicios públicos (parte correspondiente a las habitaciones): 35 000 dólares
• Operaciones de recepción: 20 000 dólares
• Servicios para los huéspedes y ropa de cama: 10 000 dólares

Total de gastos operativos relacionados con las habitaciones: 150 000 $

Número de habitaciones ocupadas durante el mes: 2400

CPOR = 150 000 $ ÷ 2400 = 62,50 $ por habitación ocupada

Ese CPOR de 62,50 $ encaja perfectamente en el rango típico de un establecimiento de gama media y le proporciona una base sólida para realizar un seguimiento del rendimiento de su hotel a lo largo del tiempo.

Consideraciones sobre el periodo de cálculo del CPOR

La frecuencia con la que calcula el CPOR es importante. Hacerlo mensualmente le proporciona información oportuna para ajustar las operaciones y detectar las tendencias con antelación. Los cálculos trimestrales son ideales para elaborar presupuestos y comparar los cambios estacionales, sobre todo porque muchos hoteles experimentan grandes variaciones en la ocupación a lo largo del año. Las cifras anuales ayudan a planificar el panorama general y a compararse con la competencia.

Sea cual sea el periodo que elija, sea coherente con la forma de clasificar y asignar los gastos. Los cambios estacionales pueden alterar los cálculos del CPOR, como durante los periodos de menor actividad, cuando algunos costes fijos se reparten entre menos habitaciones ocupadas, lo que hace que el CPOR parezca artificialmente alto.

Por qué el CPOR es importante para la rentabilidad de un hotel

El coste por habitación ocupada es un vínculo fundamental entre la eficiencia con la que gestiona su hotel y su rentabilidad. Revela el coste real de ofrecer a los huéspedes experiencias que generan ingresos. A diferencia de las cifras generales de rentabilidad, que pueden ocultar problemas operativos, el CPOR pone de manifiesto si sus costes se ajustan a sus actividades generadoras de ingresos.

Cuando se analiza el CPOR junto con métricas como la tarifa media diaria (ADR) y los ingresos por habitación disponible (RevPAR), se obtiene una idea más clara de si el aumento del gasto en servicios y comodidades se traduce en tarifas más altas y huéspedes más satisfechos. Esto le ayuda a encontrar el punto óptimo entre el control de los costes y la mejora del servicio para obtener los mejores beneficios.

El CPOR también ayuda a elaborar presupuestos y previsiones. Conocer su CPOR histórico y cómo cambia con las estaciones le permite predecir mejor los costes futuros y planificar el personal, el inventario y el mantenimiento en consecuencia.

También actúa como un sistema de alerta temprana. Si su coste por habitación ocupada sigue aumentando sin que ello se traduzca en una mayor satisfacción de los huéspedes o en precios más altos, es una señal de que debe profundizar y corregir las ineficiencias antes de que los beneficios se vean afectados.

Comparar el CPOR con el de hoteles similares le proporciona una valiosa información sobre el mercado. Si su CPOR es mucho más bajo, es posible que tenga una ventaja en cuanto a costes que le permita fijar precios más agresivos o aumentar los márgenes. Si es más alto, sabrá dónde centrar sus esfuerzos de mejora.

Para los propietarios e inversores, las tendencias del CPOR revelan el buen funcionamiento de la gestión y si las operaciones del hotel son sostenibles. El aumento del CPOR sin un crecimiento de los ingresos podría significar que es hora de replantearse la estrategia.

Factores clave que afectan al rendimiento del CPOR

Los costes laborales suelen constituir la mayor parte del CPOR, a menudo entre el 60 % y el 70 % de los gastos relacionados con las habitaciones. La forma en que se programa el personal de limpieza, recepción y mantenimiento puede tener un gran impacto. Una programación inteligente y la mejora de la productividad pueden reducir el CPOR sin sacrificar la calidad del servicio.

Los costes de los servicios públicos varían mucho en función de la ocupación y de la eficiencia energética de su propiedad. Los sistemas de climatización antiguos, el aislamiento deficiente y la iluminación ineficiente pueden aumentar las facturas de servicios públicos e inflar el CPOR. Los cambios estacionales también afectan a las necesidades de calefacción y refrigeración.

Los servicios para los huéspedes, como artículos de tocador, ropa de cama, productos de limpieza y extras en las habitaciones, se suman al CPOR y reflejan el nivel de servicio de su hotel. Los hoteles de lujo, naturalmente, gastan más en este aspecto para mantener su posicionamiento premium, mientras que los hoteles económicos lo mantienen sencillo para controlar los costes. La clave está en equilibrar los costes de los servicios con las expectativas de los huéspedes y los precios.

El mantenimiento y las reparaciones de las habitaciones ocupadas también pueden afectar al coste por habitación ocupada, especialmente si su establecimiento es antiguo o tiene un mantenimiento diferido. Los programas de mantenimiento preventivo ayudan a reducir los costes a largo plazo al evitar costosas reparaciones de emergencia.

Las fluctuaciones estacionales de la demanda también pueden sesgar el CPOR. Durante las épocas de baja ocupación, algunos costes semifijos, como la dotación mínima de personal y los servicios básicos, se reparten entre menos habitaciones, lo que hace que el CPOR parezca más alto de lo que realmente es. Comprender estos patrones le ayuda a interpretar con precisión los datos del CPOR y a ajustar las operaciones.

Las medidas de eficiencia energética son cada vez más importantes a medida que aumentan los costes de los servicios públicos y los huéspedes valoran la sostenibilidad. Las inversiones en iluminación LED, termostatos inteligentes y sistemas de gestión de la energía suelen amortizarse con un CPOR más bajo y una huella ecológica más reducida.

Estrategias probadas para optimizar el CPOR

Mejorar el CPOR requiere un enfoque equilibrado: reducir los costes y aumentar la eficiencia sin perjudicar la calidad del servicio. Los mejores hoteles vinculan la optimización del CPOR con la gestión de ingresos, con el objetivo de maximizar la rentabilidad, no solo de minimizar los gastos.

La mayoría de las mejoras muestran resultados en un plazo de 3 a 6 meses, aunque las mejoras energéticas pueden tardar más en dar sus frutos. El objetivo es lograr cambios sostenibles, no soluciones rápidas que comprometan el éxito a largo plazo de su hotel.

La tecnología desempeña un papel importante en la reducción del CPOR, ya que automatiza las tareas y mejora la eficiencia, al tiempo que mantiene satisfechos a los huéspedes.

El seguimiento y el ajuste periódicos de sus iniciativas de CPOR garantizan su eficacia y le ayudan a detectar nuevas oportunidades.

Mejoras en la eficiencia operativa

La programación inteligente basada en las previsiones de ocupación es una de las formas más sencillas de reducir los costes laborales y mejorar el CPOR. Los sistemas avanzados pueden reducir el trabajo de limpieza y recepción entre un 8 % y un 15 %, manteniendo al mismo tiempo un alto nivel de servicio. Analizan los datos históricos y las tendencias de reserva para optimizar la dotación de personal y minimizar las horas extras.

Los sistemas de gestión energética con sensores de ocupación pueden reducir las facturas de servicios públicos entre un 12 % y un 20 % ajustando automáticamente la iluminación, la calefacción y la refrigeración en función del uso de las habitaciones. Estos sistemas evitan el desperdicio de energía en las habitaciones vacías, pero mantienen la comodidad de los huéspedes. Por lo general, se amortizan en un plazo de 12 a 18 meses.

Los programas de mantenimiento preventivo reducen las reparaciones de emergencia y prolongan la vida útil de los equipos, lo que reduce el CPOR con el tiempo. El mantenimiento regular evita averías costosas que interrumpen las operaciones y requieren reparaciones costosas. Los hoteles con programas de mantenimiento sólidos suelen obtener un ahorro del 15-25 % en los costes relacionados.

La optimización del inventario del hotel en cuanto a suministros para los huéspedes y materiales de limpieza reduce el desperdicio y los costes de transporte. Los sistemas automatizados realizan un seguimiento del uso y reponen solo lo necesario, lo que reduce el exceso de stock y evita la escasez. Esto puede reducir los costes de suministro entre un 5 y un 10 % y mejorar la eficiencia.

La formación cruzada del personal para cubrir múltiples funciones durante las horas punta ayuda a mantener el servicio sin necesidad de contratar más empleados a tiempo completo. Esto funciona bien en hoteles más pequeños y reduce los costes laborales del hotel, al tiempo que mantiene la calidad del servicio.

Soluciones tecnológicas para la reducción del CPOR

Los modernos sistemas de gestión de propiedades con seguimiento de costes integrado proporcionan datos CPOR en tiempo real y automatizan la asignación de gastos. Esto reduce el trabajo manual y los errores, lo que ayuda a los gerentes a detectar rápidamente las tendencias de costes. Las plataformas PMS pueden reducir el trabajo administrativo entre un 10 % y un 15 % y mejorar la precisión.

Las aplicaciones móviles de limpieza optimizan la limpieza con listas de verificación digitales, seguimiento de inventario y control de calidad, lo que aumenta la productividad entre un 15 % y un 20 % sin sacrificar los estándares.

Las plataformas de mensajería para huéspedes automatizan las consultas rutinarias, aligerando la carga de trabajo de la recepción entre un 8 % y un 12 % y acelerando las respuestas, lo que los huéspedes agradecen.

El software de monitorización de energía analiza los patrones de consumo y detecta ahorros adicionales más allá de los controles básicos de ocupación. Los hoteles que utilizan estas herramientas suelen reducir los costes de servicios públicos entre un 15 % y un 25 %.

Los sistemas de gestión de proveedores simplifican las compras y las negociaciones de contratos, reduciendo los costes administrativos y mejorando las relaciones con los proveedores mediante la automatización y el análisis.

Tácticas de gestión de costes

Renegociar los contratos con los proveedores cada año puede suponer un ahorro del 5-12 % en suministros y servicios. Céntrese en los descuentos por volumen, en mejorar las condiciones de pago y en mejorar los servicios para reducir los costes. Las revisiones anuales de los proveedores ayudan a detectar ahorros.

La compra de suministros al por mayor reduce los costes unitarios, especialmente cuando se colabora con otros hoteles para aumentar el poder de compra. Esto funciona bien con productos no perecederos, como la ropa de cama y los artículos de tocador.

Las iniciativas ecológicas, como la reutilización de toallas y ropa de cama, los equipos de bajo consumo y las medidas de ahorro de agua, reducen los costes y atraen a los huéspedes concienciados con el medio ambiente.

La colaboración con proveedores locales reduce los costes de entrega y apoya a la comunidad, mejorando la fiabilidad de la cadena de suministro para los productos perecederos y las necesidades de emergencia.

Las auditorías periódicas de gastos identifican servicios innecesarios o contratos duplicados que pueden eliminarse sin perjudicar la experiencia de los huéspedes.

Retos y soluciones comunes del CPOR

El aumento de los costes laborales debido a las subidas del salario mínimo y la escasez de personal son retos importantes para los hoteles en 2024. Algunas regiones registran aumentos salariales anuales del 15-20 %. Equilibrar una remuneración justa con el control de los costes significa aumentar la productividad y la eficiencia.

Las soluciones incluyen una mayor automatización, una mejor formación del personal, horarios flexibles y beneficios que reduzcan la rotación de personal. La formación cruzada ayuda a los equipos más pequeños a cubrir más terreno de manera eficiente.

La inflación está aumentando los costes de suministro de ropa de cama, amenities y productos de limpieza entre un 10 % y un 15 % anual, lo que ejerce presión sobre el CPOR. Las compras inteligentes y la gestión de proveedores son fundamentales para gestionar estos aumentos.

Las fluctuaciones en los precios de la energía hacen que los costes de los servicios públicos sean impredecibles, lo que complica la elaboración del presupuesto del CPOR. Los contratos de tarifa fija y las inversiones en eficiencia ayudan a estabilizar los costes.

Los huéspedes esperan más servicios y un trato personalizado, lo que puede aumentar el CPOR sin que siempre se incrementen los ingresos. Las mejoras inteligentes en los servicios, la tecnología que aumenta la eficiencia y la diferenciación del servicio pueden justificar tarifas más altas.

Un mantenimiento deficiente da lugar a costosas reparaciones de emergencia y sustituciones de equipos, lo que aumenta el CPOR. El mantenimiento diferido puede ahorrar dinero a corto plazo, pero perjudica los costes a largo plazo y la satisfacción de los huéspedes.

Los altos costes de los servicios públicos derivados del uso incontrolado de la energía, especialmente en propiedades antiguas, inflan el CPOR. Las medidas de eficiencia energética y los sistemas de gestión de los servicios públicos son fundamentales para controlar estos gastos.

Comparativa del CPOR y estándares del sector

Conocer los estándares del sector es fundamental para ver cómo se sitúa su hotel y en qué aspectos debe mejorar. Los hoteles económicos suelen tener un CPOR de entre 25 y 40 dólares por habitación ocupada, mientras que los hoteles de lujo pueden superar los 150 dólares en ubicaciones privilegiadas.

Los hoteles de gama media tienen un objetivo de entre 40 y 65 dólares, y los de gama alta suelen situarse entre 65 y 100 dólares. Estos rangos reflejan las diferencias en el servicio, las comodidades y la complejidad operativa. Si su CPOR se encuentra constantemente fuera de estos rangos, es hora de revisar la eficiencia o los precios.

Las diferencias regionales también son importantes. Las ciudades de alto coste, como Nueva York o San Francisco, pueden tener un CPOR entre un 20 y un 30 % superior a la media nacional, mientras que los mercados secundarios pueden tener un CPOR inferior. Los costes de mano de obra, servicios públicos y proveedores influyen en estos resultados.

Los puntos de referencia estacionales varían mucho entre los complejos turísticos y los hoteles de negocios. Los complejos turísticos pueden experimentar oscilaciones del CPOR de entre el 40 % y el 60 % entre la temporada alta y la baja debido a los cambios en la ocupación y la plantilla. Los hoteles de negocios suelen tener un CPOR más estable a lo largo del año.

Fuentes como los informes de STR, los grupos industriales y los consultores hoteleros proporcionan puntos de referencia específicos del mercado para ayudarle a comparar su rendimiento.

Tenga cuidado con los CPOR que superan en un 15-20 % a los de su competencia, que suben rápidamente sin aumento de los ingresos o que aumentan más rápido que la inflación y los salarios. Son señales de alarma que indican la necesidad de controlar los costes y mejorar la eficiencia.

La evaluación comparativa debe tener en cuenta la antigüedad de su propiedad, las renovaciones y las características únicas que podrían justificar un CPOR más alto. Los hoteles recién renovados o con muchas comodidades pueden funcionar legítimamente por encima de la media si esto justifica unos precios más elevados.

Realizar una evaluación comparativa trimestral o semestral le ayuda a detectar las tendencias de forma temprana y a comprender su posición en el mercado. Realice un seguimiento tanto del CPOR bruto como de los cambios en comparación con la competencia para obtener la mejor información.

La evaluación comparativa no solo consiste en reducir costes, sino también en posicionarse y optimizar los ingresos. Los hoteles con un CPOR inferior a la media pueden tener margen para invertir en mejoras de servicio que aumenten las tarifas y la satisfacción de los huéspedes, lo que en última instancia incrementará los ingresos y la rentabilidad.

Para que la evaluación comparativa sea significativa, mida de forma coherente y compare con propiedades similares en cuanto a tamaño, nivel de servicio y segmento de mercado. Las medias generales no le proporcionarán la información que necesita.

Comprender su CPOR en el contexto del sector le ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre la gestión de costes, las inversiones en servicios y la estrategia competitiva. La supervisión y optimización periódicas de esta métrica clave pueden aumentar la eficiencia operativa y la rentabilidad, al tiempo que se mantiene la calidad del servicio que hace que los huéspedes vuelvan y los programas de fidelización prosperen.