Costos Operativos de un Hotel: Gestión y Reducción de Gastos

Los costes operativos de un hotel pueden determinar la rentabilidad de su establecimiento, ya que suelen representar entre el 60 % y el 75 % de los ingresos totales del hotel. En el competitivo y acelerado sector hotelero actual, es más importante que nunca controlar bien estos gastos. El aumento de las facturas de servicios públicos, la escasez de mano de obra y las crecientes expectativas de los huéspedes ejercen presión sobre sus márgenes de beneficio.

Controlar los gastos operativos de su hotel no solo afecta a sus resultados, sino que también influye en gran medida en la satisfacción de los huéspedes. Cuando optimiza la eficiencia operativa, libera recursos para invertirlos en la experiencia de los huéspedes, al tiempo que mantiene sus finanzas en buen estado. Esta guía completa le explicará todo lo que necesita saber sobre los gastos operativos de los hoteles, desde los conceptos básicos hasta las estrategias avanzadas que pueden transformar la salud financiera de su establecimiento.

Tanto si gestiona un acogedor hotel boutique como si supervisa varios establecimientos, los consejos que aquí se ofrecen le ayudarán a detectar ineficiencias, reducir gastos innecesarios y aumentar la rentabilidad, todo ello sin sacrificar la calidad del servicio que hace que los huéspedes vuelvan.

Comprender los costes operativos de un hotel

Cuando hablamos de costes operativos de un hotel, nos referimos a todos los gastos que surgen en el funcionamiento diario de su establecimiento, excluyendo los gastos de capital de gran cuantía, como las renovaciones importantes o la compra de equipos. Estos gastos operativos del hotel son los costes habituales que mantienen su hotel en perfecto funcionamiento y garantizan que los huéspedes disfruten de una experiencia excelente y constante.

Es importante separar los costes operativos de los gastos de capital para una planificación financiera clara. Los gastos de capital son inversiones puntuales en activos a largo plazo, mientras que los gastos operativos aparecen mes tras mes en su cuenta de resultados. Estos abarcan todo, desde los salarios por hora y los suministros de limpieza hasta las facturas de servicios públicos y los gastos de marketing.

Los gastos operativos del hotel tienen un impacto directo en sus márgenes de beneficio de varias maneras:

• Efectos inmediatos en el flujo de caja: unos gastos operativos más elevados significan menos efectivo disponible para otras inversiones.
• Equilibrio en la satisfacción de los huéspedes: recortar demasiado los gastos puede perjudicar la calidad del servicio.
• Ventaja competitiva: una gestión eficiente de los gastos le permite fijar precios competitivos y proteger al mismo tiempo los márgenes.
• Potencial de ingresos: la optimización de los gastos libera fondos para iniciativas que impulsan el crecimiento de los ingresos.

Por lo general, los costes operativos de un hotel se dividen en cinco categorías principales: gastos de personal (la parte más importante), costes de servicios públicos, suministros y mantenimiento, costes de alimentos y bebidas, y gastos administrativos. Conocer este desglose le ayuda a ver en qué aspectos el gasto de su establecimiento difiere de las normas del sector y dónde puede optimizarlo.

El secreto para gestionar con éxito los costes operativos de su hotel es equilibrar el control de los costes con el mantenimiento de los estándares de experiencia de los huéspedes que mantienen altas las tasas de ocupación y la fidelidad.

Costes operativos fijos frente a variables

Comprender la diferencia entre los costes fijos y los variables es fundamental para gestionar eficazmente los costes operativos de su hotel. Esto ayuda a los gerentes de hotel a decidir dónde centrar sus esfuerzos de control de costes y cómo adaptarse a los cambios en la ocupación.

Costes fijos

Los costes fijos se mantienen iguales independientemente de la ocupación o del número de habitaciones ocupadas. Entre ellos se incluyen:

• Impuestos sobre la propiedad: basados en el valor catastral, se pagan anualmente o trimestralmente.
• Primas de seguro: cubren la propiedad, la responsabilidad civil y la indemnización por accidentes laborales.
• Pagos de hipotecas o alquileres: sus costes básicos de instalaciones.
• Salarios de la dirección: para ejecutivos y jefes de departamento.
• Cuotas de licencia tecnológica: para su sistema de gestión de propiedades y software.
• Contratos de seguridad: seguridad básica y supervisión de alarmas.

Los costes fijos suelen suponer entre el 20 y el 30 % del coste operativo total de su hotel. Aunque no se pueden cambiar rápidamente, una planificación estratégica puede ayudar a reducir su impacto a largo plazo mediante recursos fiscales, la contratación de seguros y la agrupación de servicios tecnológicos.

Costes variables

Los costes variables aumentan y disminuyen con el volumen de huéspedes y la ocupación. Más huéspedes significan mayores gastos variables; menos huéspedes significan menores costes. Estos incluyen:

• Salarios por hora: para el personal de recepción, limpieza y servicio de comidas.
• Costes de servicios públicos: electricidad, agua y gas.
• Suministros de limpieza: ropa de cama, artículos de tocador y productos de limpieza.
• Costes de alimentos y bebidas: ingredientes y consumibles.
• Servicios para huéspedes: suministros y obsequios en la habitación.
• Gastos de lavandería: ya sea interna o externa.

Los costes variables suelen representar entre el 40 % y el 50 % de los costes operativos de su hotel y ofrecen la mejor oportunidad de ahorro a corto plazo.

Costes semivariables

Algunos gastos tienen partes fijas y variables:

• Teléfono e Internet: cuota mensual básica más cargos por uso.
• Contratos de mantenimiento: servicio mínimo más cargos por trabajo adicional.
• Ciertos costes laborales: personal básico más horas extras durante las épocas de mayor actividad.

Gestión de cada tipo de coste

Para los costes fijos:

• Negocie contratos más largos para obtener mejores tarifas.
• Agrupe los servicios para reducir costes.
• Revise y apele las valoraciones del impuesto sobre la propiedad.
• Optimice la cobertura del seguro.

Para los costes variables:

• Utilice una programación basada en la demanda para el personal por horas.
• Supervise los servicios públicos en tiempo real para detectar el desperdicio.
• Utilice sistemas de inventario para controlar los suministros.
• Ajuste los niveles de servicio en función de las previsiones de ocupación.

Para los costes semivariables:

• Analice el uso para optimizar los planes de servicio.
• Negocie precios basados en el volumen.
• Forme a los empleados para que puedan desempeñar múltiples funciones durante los periodos de menor actividad.

Saber cómo afecta la ocupación a cada tipo de coste le permite elaborar presupuestos con mayor precisión y responder rápidamente a los cambios en la demanda, al tiempo que protege sus márgenes de beneficio.

Principales categorías de costes operativos de un hotel

Desglosar los costes operativos de su hotel en categorías específicas le muestra dónde va su dinero y dónde puede ahorrar. Veamos cada una de las principales categorías y cómo suelen afectar a su presupuesto.

Costes laborales (40-50 % de los gastos totales)

La mano de obra es la parte más importante de los costes operativos de su hotel, ya que incluye salarios, prestaciones, formación y contratación. Para la mayoría de los hoteles, los costes laborales suponen entre el 30 y el 35 % de los ingresos totales, lo que los convierte en un área crítica a gestionar.

Las partes clave incluyen:

• Salario base y salario por hora de todo el personal.
• Prestaciones como seguro médico y jubilación.
• Impuestos sobre las nóminas y seguro de accidentes laborales.
• Formación e incorporación.
• Honorarios de agencias de contratación y selección de personal.
• Costes de horas extras y personal temporal.

A la hora de analizar los costes laborales de un hotel, el reto consiste en encontrar el equilibrio entre el control de los costes y la calidad del servicio. Un personal insuficiente puede frustrar a los huéspedes y perjudicar las opiniones, mientras que un personal excesivo merma los beneficios. Los hoteles inteligentes optimizan los costes laborales mediante la previsión de la demanda, la formación cruzada y la programación eficiente.

Gastos de servicios públicos (6-8 % de los ingresos)

Los servicios públicos son un gasto importante que varía en función de la ocupación y la eficiencia. Los hoteles funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con mucha rotación de habitaciones y necesidades de climatización.

Los principales servicios públicos incluyen:

• Electricidad para iluminación, climatización, ascensores y equipos.
• Agua y alcantarillado para habitaciones, lavandería y servicio de comidas.
• Gas natural para calefacción y agua caliente.
• Gestión de residuos y reciclaje.
• Servicios de telecomunicaciones e Internet.

Las tarifas de los servicios públicos están aumentando más rápidamente que las tarifas de las habitaciones, por lo que las prácticas y los sistemas de eficiencia energética son fundamentales para controlar los costes.

Costes de alimentos y bebidas (25-35 % de los ingresos por alimentos y bebidas)

Si su hotel tiene restaurantes o bares, los costes de alimentos y bebidas suponen una parte importante de sus gastos operativos, a menudo entre el 20 y el 25 % del presupuesto total en operaciones de servicio completo.

Los principales gastos son:

• Materias primas y consumibles.
• Existencias de bebidas (alcohólicas y no alcohólicas).
• Mantenimiento y suministros de equipamiento de cocina.
• Almacenamiento y refrigeración de alimentos.
• Eliminación de residuos relacionados con el servicio de comidas.

Para gestionar bien estos costes es necesario un control estricto de las existencias, la gestión de las raciones y unas relaciones sólidas con los proveedores. Muchos hoteles ahorran centralizando las compras y diseñando menús que equilibran los gustos de los huéspedes con la rentabilidad.

Limpieza y mantenimiento (8-12 % de los ingresos)

Estos costes esenciales mantienen las habitaciones listas para los huéspedes y la propiedad en buen estado.

Los costes de limpieza incluyen:

• Productos de limpieza y productos químicos.
• Ropa de cama, toallas y artículos de aseo.
• Equipos y herramientas.
• Uniformes y equipo de seguridad.

Los costes de mantenimiento cubren:

• Mantenimiento preventivo.
• Reparaciones de emergencia.
• Piezas de repuesto y suministros.
• Contratos de servicio de equipos.

Los suministros de limpieza suelen costar entre 12 y 18 dólares por habitación ocupada en Norteamérica, siendo las propiedades de lujo las que se sitúan en el extremo superior.

Marketing y distribución (3-5 % de los ingresos)

El marketing actual implica esfuerzos tanto tradicionales como digitales, incluidas las comisiones a las agencias de viajes online (OTA), que pueden suponer entre el 12 y el 22 % de los ingresos por reservas.

Los gastos de marketing incluyen:

• Anuncios digitales y marketing en motores de búsqueda.
• Comisiones de las OTA.
• Costes de programas de fidelización.
• Cuotas de sitios web y motores de reservas.
• Materiales impresos y promociones.
• Ferias y networking.

Crear sus propios canales de reserva directa ayuda a reducir la dependencia de la costosa distribución de terceros y recorta los costes operativos de su hotel.

Gastos administrativos

Estos gastos respaldan las operaciones de su hotel, pero no prestan un servicio directo a los huéspedes.

Incluyen:

• Servicios contables y jurídicos.
• Material de oficina y comunicaciones.
• Seguros más allá de la cobertura de la propiedad.
• Suscripciones a software.
• Comisiones bancarias y financieras.
• Cumplimiento normativo.

Aunque a menudo se consideran gastos generales, gestionar estos costes de forma inteligente puede liberar fondos para mejoras orientadas a los huéspedes que aumenten los ingresos.

Conocer a fondo estas categorías es el primer paso para conseguir ahorros. Utilice métricas específicas, referencias del sector y un seguimiento continuo para detectar tendencias y oportunidades.

KPI esenciales para la gestión de costes

El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados es fundamental para gestionar los costes operativos de su hotel de forma eficaz. Estas métricas le ayudan a comprender la eficiencia con la que gestiona su negocio y en qué aspectos debe centrar sus esfuerzos.

Coste por habitación ocupada (CPOR)

El CPOR muestra el coste operativo total dividido por el número de habitaciones ocupadas durante un periodo determinado. Le indica la eficiencia con la que atiende a los huéspedes en relación con sus gastos.

Cómo calcularlo: Costes operativos totales ÷ Número de habitaciones ocupadas

Por qué es importante: El CPOR revela si sus costes están aumentando más rápido que los ingresos. Realice un seguimiento a lo largo del tiempo para ver si sus esfuerzos de control de costes están funcionando.

Formas de optimizarlo:

• Observe el CPOR mensual para detectar tendencias estacionales.
• Compare el CPOR por tipo de habitación para encontrar diferencias en los beneficios.
• Establezca objetivos de costes para cada departamento basándose en los datos del CPOR.

Coste por habitación disponible (CostPAR)

El CostPAR divide los costes totales entre todas las noches de habitación disponibles, lo que ofrece una visión más amplia que incluye el impacto de la ocupación.

Cómo se calcula: Costes operativos totales ÷ Noches de habitación disponibles

Le ayuda a comprender el impacto de los costes fijos y a comparar la eficiencia entre propiedades con diferentes niveles de ocupación.

Mano de obra por habitación disponible (LPAR)

Dado que la mano de obra es su mayor coste, el LPAR realiza un seguimiento de los gastos de mano de obra en relación con la capacidad de las habitaciones.

Cómo calcularlo: Costes laborales totales ÷ Noches de habitación disponibles

La mayoría de los hoteles aspiran a un LPAR de entre 20 y 40 dólares, dependiendo del nivel de servicio y del mercado. Los hoteles de lujo suelen tener un LPAR más alto.

Utilice el LPAR para:

• Detectar el exceso de personal.
• Identificar oportunidades de ahorro de costes en los departamentos.
• Programar la mano de obra en función de la demanda.

Beneficio operativo bruto por habitación disponible (GOPPAR)

El GOPPAR mide la rentabilidad dividiendo el beneficio operativo bruto entre las habitaciones disponibles, lo que muestra la capacidad de convertir los ingresos en beneficios después de los costes.

Cómo calcularlo: Beneficio operativo bruto ÷ Noches de habitación disponibles

Combina la gestión de ingresos con el control de costes: un GOPPAR alto significa que está equilibrando bien ambos aspectos.

Coste de adquisición de clientes (GAC)

El marketing suele suponer entre el 3 % y el 5 % de los ingresos, por lo que realizar un seguimiento de los costes de adquisición ayuda a optimizar el gasto.

Cómo calcularlo: Gastos totales de marketing y distribución ÷ Número de nuevas reservas adquiridas

Úselo para:

• Comparar canales.
• Evaluar los esfuerzos de reserva directa.
• Equilibrar el gasto de adquisición con el valor del cliente.

Comparativa con los estándares del sector

Para sacar el máximo partido a los KPI, compare su rendimiento con los estándares del sector y la competencia:

• Utilice informes del sector como STR y PKF Hospitality.
• Supervise hoteles similares a nivel local.
• Realice un seguimiento de sus propias tendencias históricas.
• Compare con hoteles de tamaño y servicio similares.

Mejores prácticas para la implementación

• Revise los KPI mensualmente.
• Asigne responsabilidades a los departamentos.
• Establezca medidas de actuación en caso de sobrecostes.
• Integre los KPI en la elaboración de presupuestos.

El seguimiento regular de los KPI le proporciona los datos necesarios para controlar los costes operativos de su hotel y mantener el buen funcionamiento de las operaciones. La clave está en actuar en función de los datos, no solo en observarlos.

Soluciones tecnológicas para la reducción de costes

La tecnología puede suponer un cambio radical a la hora de reducir las tareas administrativas, aumentar la eficiencia y gestionar los costes en todo su hotel. Las inversiones inteligentes suelen amortizarse en un plazo de 18 a 24 meses y siguen reportando beneficios.

Sistemas de gestión hotelera (PMS)

Su PMS es el centro de control de costes, que conecta todos los departamentos con datos en tiempo real.

Funciones que reducen los costes:

• Asignación automática de habitaciones y servicio de limpieza.
• Ocupación en tiempo real para la dotación de personal en función de la demanda.
• Integración con la gestión energética.
• Facturación automatizada y comunicación con los huéspedes.
• Seguimiento del inventario.

Los hoteles suelen reducir entre un 10 % y un 15 % el trabajo administrativo y ahorran entre 20 000 y 50 000 dólares al año en mano de obra gracias a la automatización del PMS.

Sistemas de gestión energética y termostatos inteligentes

Los sistemas de climatización y los controles energéticamente eficientes pueden reducir considerablemente las facturas de servicios públicos.

Las características incluyen:

• Sensores de ocupación para la temperatura y la iluminación.
• Termostatos programables.
• Iluminación LED con regulación y programación.
• Monitorización de la energía en tiempo real.

Los hoteles que cuentan con estos sistemas reducen los costes de servicios públicos entre un 15 % y un 25 %, y suelen amortizarse en 2-3 años.

Check-in/check-out automatizado

La tecnología de autoservicio reduce las necesidades de mano de obra y agiliza la tramitación de los huéspedes.

Ventajas

• Menos personal en recepción durante las horas punta.
• Menores costes de formación.
• Huéspedes más satisfechos gracias a la reducción de los tiempos de espera.
• Disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

La mayoría de los hoteles recuperan los costes en un plazo de 12 a 18 meses.

Software de gestión de ingresos

Las herramientas de fijación de precios inteligentes maximizan la rentabilidad ajustando las tarifas en función de la demanda y la competencia.

Características

• Fijación de precios dinámica.
• Previsión de la demanda para la programación del personal.
• Gestión de canales para reducir los costes de distribución.
• Seguimiento de las tarifas de la competencia.

Los hoteles que utilizan estas herramientas suelen obtener un aumento del RevPAR del 3-7 % y una reducción de los costes de mano de obra del 5-10 %.

Aplicaciones móviles para el servicio de limpieza

La comunicación en tiempo real aumenta la productividad del servicio de limpieza.

Ventajas:

• Actualizaciones instantáneas del estado de las habitaciones.
• Tareas priorizadas.
• Seguimiento del inventario.
• Control de calidad con fotos.

Los hoteles informan de una mejora del 15-20 % en la eficiencia del servicio de limpieza y una mayor rapidez en la preparación de las habitaciones.

Integración y retorno de la inversión

El mejor retorno de la inversión proviene de sistemas que se comunican entre sí, automatizando los flujos de trabajo y reduciendo la duplicación.

Pasos para calcular el retorno de la inversión:

1. Establecer los costes actuales de referencia.
2. Estimar el ahorro.
3. Incluir los costes de instalación.
4. Calcular el tiempo de amortización.
5. Supervisar los resultados reales.

Priorizar las actualizaciones del PMS y, a continuación, centrarse en el ahorro de mano de obra y servicios públicos con soluciones móviles y en la nube.

Las inversiones en tecnología inteligente le ayudan a reducir los costes operativos del hotel, al tiempo que mantienen un servicio de primera categoría y crean una ventaja competitiva a lo largo del tiempo.

Estrategias de optimización de los costes laborales

La mano de obra suele representar entre el 40 % y el 50 % de los costes operativos de un hotel, por lo que es fundamental gestionarla bien. Los mejores enfoques equilibran el ahorro de costes con el mantenimiento de la calidad del servicio, lo que mantiene a los huéspedes satisfechos y fieles.

Programación basada en la demanda

Utilice los datos y las tendencias de las reservas para asignar el personal en función de la demanda prevista, y no de turnos fijos.

Cómo hacerlo:

• Analice los datos del PMS para determinar las horas punta.
• Cree horarios flexibles vinculados a la ocupación.
• Mantenga una plantilla mínima segura.
• Prepárese para las sorpresas.

Ejemplos:

• Servicio de limpieza programado según las salidas.
• Cobertura de la recepción según las llegadas.
• Personal del servicio de comidas según las reservas.

Los hoteles que utilizan este sistema ahorran entre un 8 % y un 12 % en mano de obra, al tiempo que mantienen los niveles de servicio.

Programas de formación cruzada

Forme al personal para que cubra múltiples funciones, lo que aumenta la flexibilidad y reduce la plantilla total.

Ejemplos

• El personal de recepción realiza tareas de limpieza cuando hay poco trabajo.
• El personal de limpieza ayuda en recepción.
• El personal de restauración ayuda en los eventos.

Ventajas

• Empleados más comprometidos.
• Mayor retención.
• Resiliencia operativa.

Impleméntelo empezando por voluntarios, proporcionando formación y ofreciendo incentivos.

Externalización de tareas no esenciales

La externalización puede reducir los costes directos de mano de obra y administración, al tiempo que a menudo mejora la calidad.

Áreas comunes:

• Servicios de lavandería.
• Seguridad.
• Contratos de mantenimiento.
• Contabilidad y nóminas.
• Jardinería.

Evalúe comparando los costes totales, la calidad del servicio, el impacto en la experiencia de los huéspedes y la flexibilidad.

Incentivos por rendimiento

Reduzca la rotación de personal y los costes de formación con bonificaciones vinculadas a la satisfacción de los huéspedes y la eficiencia.

Ejemplos:

• Bonificaciones por buenas críticas.
• Recompensas por cumplir los objetivos de productividad.
• Bonificaciones por permanencia.
• Incentivos por formación cruzada.

Sustituir a un empleado puede costar entre 3000 y 8000 dólares, por lo que la retención se amortiza rápidamente.

Personal a tiempo parcial y temporal

Los modelos de personal flexibles ayudan a gestionar los costes durante los cambios en la demanda.

Consejos:

• Establezca relaciones con agencias de trabajo temporal.
• Mantenga una plantilla de personal de guardia.
• Ofrecer prioridad de recontratación a los trabajadores temporales.
• Crear puestos a tiempo parcial atractivos para estudiantes o jubilados.

Sindicatos y cumplimiento normativo

Si tiene personal sindicado, trabaje dentro de los contratos para mejorar la productividad y la flexibilidad.

Céntrese en:

• Negociar aumentos de productividad.
• Horarios flexibles.
• Programas de formación y retención.
• Seguridad y cumplimiento normativo.

La optimización de los costes laborales consiste en una eficiencia inteligente y el crecimiento de los empleados, no solo en reducir las horas, para mantener los beneficios y la calidad del servicio.

Gestión de costes energéticos y sostenibilidad

Los costes de los servicios públicos representan entre el 6 % y el 8 % de los ingresos y siguen aumentando, por lo que la eficiencia energética es clave para controlar los costes operativos del hotel.

Iluminación LED y sensores de movimiento

Los LED consumen un 75 % menos de energía y duran más, lo que reduce los costes y el mantenimiento.

Los sensores de movimiento ahorran entre un 20 % y un 30 % de energía en las zonas controladas.

El retorno de la inversión suele ser de 18 a 24 meses, gracias a los descuentos.

Comience por las zonas de mayor uso y coordine con las renovaciones.

Optimización y mantenimiento de la climatización

La climatización de los hoteles representa entre el 40 % y el 50 % del consumo energético, por lo que conviene optimizarla con:

• Termostatos programables basados en la ocupación.
• Motores de velocidad variable.
• Cambios y limpiezas periódicas de los filtros.
• Integración con el sistema de gestión hotelera (PMS) para ajustes automáticos.

Una climatización bien mantenida funciona entre un 15 % y un 20 % más eficientemente.

Conservación del agua

Los costes del agua aumentan más rápido que la inflación; ahorre con:

• Cabezales de ducha y grifos de bajo caudal.
• Inodoros de doble descarga.
• Detección de fugas.
• Paisajismo autóctono.
• Cubiertas para piscinas y filtración eficiente.

Los programas para huéspedes que fomentan la reutilización de toallas pueden reducir el lavado de ropa entre un 10 y un 16 %.

Sistemas de edificios inteligentes

Automatice la iluminación, la temperatura y la ventilación con sensores de ocupación e integración PMS.

Supervise el consumo de energía en tiempo real y ajústelo de forma remota.

Incentivos gubernamentales

Los descuentos y créditos fiscales por mejoras energéticas mejoran el retorno de la inversión.

Las certificaciones como LEED atraen a huéspedes concienciados con el medio ambiente y pueden aumentar los precios.

Implementación

Comience con auditorías energéticas, mejoras rápidas como los LED, y luego realice mejoras e integraciones importantes.

Realice un seguimiento del ahorro por habitación ocupada y de la satisfacción de los huéspedes.

La sostenibilidad impulsa la eficiencia y la fidelidad de los huéspedes, lo que reduce los costes operativos del hotel a largo plazo.

Gestión de compras y proveedores

Las compras inteligentes pueden reducir los costes operativos del hotel entre un 8 % y un 15 %, al tiempo que mejoran la calidad y la eficiencia.

Compras centralizadas

Consolide las compras de varias propiedades para obtener descuentos por volumen y ahorrar en administración.

Ventajas

• Reducción del 15 % al 25 % en los costes de suministro.
• Calidad estandarizada.
• Pedidos optimizados.
• Relaciones más sólidas con los proveedores.

Impleméntelo identificando las necesidades comunes, negociando acuerdos marco y utilizando sistemas de inventario.

Negociaciones con proveedores y compras al por mayor

Negocie precios por volumen, condiciones de pago, garantías de calidad y entregas flexibles.

Compre al por mayor artículos predecibles y utilice organizaciones de compras grupales.

Revise los contratos anualmente.

Gestión de inventario

Utilice sistemas para realizar un seguimiento de los suministros, automatizar los pedidos y reducir el desperdicio.

Estrategias:

• Rotación FIFO.
• Auditorías periódicas.
• Formación en control de raciones.
• Programas de donación.

Proveedores alternativos y licitaciones competitivas

Mantenga múltiples proveedores para reducir el riesgo y garantizar precios competitivos.

Utilice procesos de licitación con especificaciones y criterios de evaluación claros.

Control de calidad

Mantenga los estándares para evitar costosas sustituciones y quejas de los huéspedes.

Utilice inspecciones, auditorías y tarjetas de puntuación de proveedores.

Abastecimiento local de alimentos y bebidas

Los proveedores locales reducen los costes de transporte, mejoran la frescura y apoyan la sostenibilidad.

Tenga en cuenta la fiabilidad, la calidad, los precios y la disponibilidad estacional.

Un aprovisionamiento eficaz reduce los costes operativos del hotel y mantiene una alta calidad.

Gestión de ingresos y control de costes de distribución

Las comisiones de las OTA pueden ser del 12-22 %, por lo que equilibrar los costes de distribución con los ingresos es clave para maximizar los beneficios.

Estrategias de reserva directa

Aumente las reservas directas para reducir las comisiones de las OTA y fidelizar a los clientes.

Tácticas:

• Sitio web optimizado para móviles con motor de reservas integrado.
• SEO y anuncios de pago por clic.
• Marketing por correo electrónico con ofertas personalizadas.
• Garantías de mejor tarifa y ventajas exclusivas.
• Programas de fidelización y políticas flexibles.

Precios dinámicos

Ajuste las tarifas en función de la demanda, la competencia y los eventos para maximizar los ingresos totales por habitación.

Utilice restricciones de duración de la estancia, descuentos por compra anticipada y precios segmentados.

Gestión de canales

Mantenga tarifas uniformes en todos los canales y optimice la combinación de reservas.

Aspire a alcanzar un 40-60 % de reservas directas.

Utilice herramientas corporativas, anuncios de metabuscadores y relaciones con agencias de viajes de forma estratégica.

Programas de fidelización

Fomente la repetición de negocios para reducir los costes de adquisición y aumentar los beneficios.

Diseñe recompensas alcanzables y ventajas por niveles.

Paquetes y ventas adicionales

Ofrezca paquetes de valor añadido y forme al personal para que realice ventas adicionales de forma eficaz.

Negocios grupales y corporativos

Utilice noches mínimas, precios de paquetes y tarifas negociadas para estabilizar los ingresos.

Una gestión eficaz de los ingresos reduce los costes de distribución y refuerza las relaciones con los clientes, lo que reduce los costes operativos generales del hotel.

Mejores prácticas de control de costes

Trate el control de costes como una estrategia continua con una responsabilidad clara y una supervisión continua.

Revisiones mensuales y análisis de variaciones

Compare regularmente el gasto real con el presupuesto por departamento.

Investigue las variaciones superiores al 5-10 %.

Realice un seguimiento de las tendencias y actualice las previsiones.

Utilice paneles de control ejecutivos e informes de excepciones.

Objetivos y responsabilidad de los departamentos

Establezca objetivos de costes claros para cada departamento.

Celebre reuniones mensuales y vincule los incentivos a los objetivos de costes.

Formación del personal sobre la concienciación sobre los costes

Forme al personal sobre cómo sus acciones afectan a los costes operativos del hotel.

Incluya la reducción de residuos, la formación cruzada y el uso de la tecnología.

Auditorías de gastos y proveedores

Revise regularmente las facturas, las ofertas y el inventario.

Audite las facturas de servicios públicos y los gastos de viaje.

Reducción de costes de emergencia

Establezca protocolos para recortar los gastos discrecionales y ajustar la plantilla durante los periodos de baja demanda.

Mantenga los servicios básicos y comuníquese con claridad.

Planificación a largo plazo

Planifique los gastos de capital teniendo en cuenta el retorno de la inversión.

Programe las renovaciones y la sustitución de equipos de forma estratégica.

Integre el control de costes en los presupuestos plurianuales.

Un control de costes eficaz requiere compromiso, una comunicación clara y una cultura de eficiencia para mantener optimizados los costes operativos de su hotel, al tiempo que se mantiene la excelencia en el servicio.

Conclusión

Dominar los costes operativos de su hotel puede marcar la diferencia entre un establecimiento próspero y uno que lucha por mantener su rentabilidad en el competitivo sector hotelero actual. Dado que los costes operativos suelen consumir entre el 60 % y el 75 % de los ingresos, incluso pequeñas mejoras pueden tener un gran impacto en sus resultados y en la experiencia de los huéspedes.

Esta guía establece una hoja de ruta para optimizar todas las categorías de gastos importantes. Desde la reducción de los costes laborales con una programación inteligente hasta el ahorro de entre el 15 % y el 25 % en servicios públicos gracias a la eficiencia energética, las oportunidades de mejora son reales y cuantificables.

Puntos clave:

• Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, como el coste por habitación ocupada y la mano de obra por habitación disponible, para encontrar ahorros.
• Invierta en tecnología que integre las operaciones y ofrezca información en tiempo real.
• Optimice la mano de obra mediante la formación cruzada, la programación flexible y los incentivos.
• Implemente la gestión energética y la sostenibilidad para obtener ahorros de costes y beneficios de marketing.
• Desarrolle estrategias de adquisición sólidas para obtener descuentos por volumen y controlar la calidad.
• Aumente las reservas directas para reducir los costes de distribución y fidelizar a los clientes.

La gestión de costes es un proceso continuo, no una solución puntual. Comience con medidas de alto impacto y bajo riesgo, como la iluminación LED y el control de inventario, y luego añada soluciones más complejas, como sistemas integrados de gestión hotelera (PMS) y de gestión energética. El objetivo es gestionar su hotel de manera eficiente y, al mismo tiempo, ofrecer una calidad de servicio que haga que los huéspedes vuelvan.

La salud financiera de su hotel depende del equilibrio entre el control de los costes y la inversión en experiencias para los huéspedes que fomenten la fidelidad y permitan aplicar precios premium. Utilice las estrategias aquí descritas como guía para dominar los costes operativos del hotel y maximizar la rentabilidad, independientemente de las condiciones del mercado.