Webbasiertes Immobilienverwaltungssystem: Cloud vs. On-Premise

Ein webbasiertes Immobilienverwaltungssystem ist eine Cloud-basierte Plattform, mit der Immobilienverwalter, Vermieter und Immobilienfachleute alle Details der Verwaltung von Mietobjekten direkt über einen Internetbrowser erledigen können. Das bedeutet, dass sie keine Server oder spezielle Hardware auf ihren Computern installieren müssen. Dieses webbasierte Immobilienverwaltungssystem speichert Informationen auf Servern, die sich nicht am selben Standort wie der Benutzer befinden. Das bedeutet, dass jedes verbundene Gerät, wie z. B. ein Laptop, Tablet oder Smartphone, darauf zugreifen kann. Außerdem werden Aufgaben wie das Einziehen der Miete, die Bearbeitung von Wartungsanfragen, die Verwaltung von Mietverträgen und die Erstellung von Finanzberichten an einem Ort zusammengefasst.

Dieser Artikel erläutert die wichtigsten Unterschiede zwischen webbasierter und lokaler Immobilienverwaltungssoftware. Er befasst sich mit den Vor- und Nachteilen der einzelnen Bereitstellungsmethoden und damit, was Immobilienverwaltungsunternehmen jeder Größe bei der Implementierung beachten sollten. Wenn Sie einige Mietwohnungen oder ein Portfolio von Mehrfamilienhäusern und Gewerbeimmobilien verwalten, hat die Kenntnis dieser Bereitstellungsoptionen direkten Einfluss darauf, wie gut Sie Ihr Unternehmen führen, wie viel es kostet und wie Sie Ihre tägliche Arbeit erledigen.

Webbasierte Immobilienverwaltungssysteme sind Cloud-basierte Plattformen, auf die über einen Webbrowser zugegriffen werden kann, ohne dass ein Server auf Ihrem eigenen Computer installiert werden muss. Sie bieten Immobilienverwaltern Fernzugriff auf alle Tools, die sie für die Verwaltung von Immobilien, die Online-Erhebung von Mieten und einen reibungsloseren Ablauf von überall aus benötigen, wo eine Internetverbindung besteht.

In diesem Leitfaden erfahren Sie Folgendes:

• Ein klares Bewusstsein für die Unterschiede zwischen webbasierter und lokaler Immobilienverwaltungssoftware
• Ein Verständnis der Kosten, wie z. B. der Anfangsinvestition und der damit verbundenen monatlichen Gebühren
• Die Vor- und Nachteile von Sicherheit und Datenkontrolle
• Ein Verständnis der Faktoren, die die Skalierbarkeit eines sich entwickelnden Immobilienverwaltungsunternehmens beeinflussen
• Informationen zu Hybridlösungen, die die besten Aspekte beider Techniken vereinen

Webbasierte vs. lokale Immobilienverwaltungssysteme

Der Unterschied zwischen einem webbasierten Immobilienverwaltungssystem und einem lokalen Immobilienverwaltungstool wirkt sich darauf aus, wie Sie Ihr Programm nutzen, Ihre Daten verfolgen und die Funktionen Ihrer Immobilienverwaltungssoftware erweitern. Immobilienbesitzer und Immobilieninvestoren können kluge Entscheidungen treffen, die ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen, wenn sie diese Bereitstellungsmethoden kennen.

Webbasierte Immobilienverwaltungssysteme

Webbasierte Immobilienverwaltungssoftware läuft vollständig auf einer Cloud-Infrastruktur. Die Anbieter hosten die Software auf Remote-Servern, und Immobilienverwalter nutzen normale Webbrowser, um auf ihre Funktionen zuzugreifen. Mit dieser abonnementbasierten Strategie müssen Sie keine lokalen Server kaufen, installieren oder verwalten. Der Anbieter kümmert sich um die gesamte technische Infrastruktur, automatische Updates und Datensicherungen.

Wenn Sie Zahlungen von Gästen entgegennehmen, Buchungsanfragen bearbeiten oder Berichte erstellen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, werden die Daten über sichere Internetverbindungen aus der Immobilienverwaltungssoftware übertragen. Alle Geräte tun gleichzeitig dasselbe. So funktioniert eine solche All-in-One-Software für Hotels. Das bedeutet, dass wenn ein Besucher über das Gästeportal eine Wartungsanfrage stellt, diese sofort auf Ihrem Dashboard angezeigt wird, egal wo Sie sich gerade befinden, ob an der Rezeption oder bei der Zimmerkontrolle. Dank dieses Designs können Hotelmanagement-Teams ihr bestes webbasiertes Property-Management-System von jedem Ort aus nutzen. Dies ist wichtig für moderne Mitarbeiter im Gastgewerbe, die in der Lage sein müssen, den Betrieb auch von unterwegs aus zu verwalten.

Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen betrieblicher Effizienz und webbasierten Systemen: Sie benötigen keine IT-Infrastruktur, sodass sich Immobilienverwalter auf die Verwaltung von Mietern und die Steigerung der Mieteinnahmen konzentrieren können, anstatt Serverprobleme zu beheben.

Lokale Immobilienverwaltungssysteme

Sie müssen die lokale Immobilienverwaltungssoftware direkt auf den Servern oder Computern Ihres Unternehmens installieren. Sie kaufen Softwarelizenzen, anstatt monatliche Gebühren zu zahlen, und alle Ihre Daten werden auf Hardware gespeichert, die Sie besitzen und verwalten. Diese Bereitstellung erfordert hohe Vorabinvestitionen für Server, Netzwerkgeräte und die kontinuierliche IT-Wartung.

Zu den technischen Anforderungen gehören spezielle Serverhardware, geeignete Kühl- und Stromversorgungssysteme, eine regelmäßige Backup-Infrastruktur sowie Mitarbeiter (oder Auftragnehmer), die Upgrades, Sicherheitspatches und Fehlerbehebungen durchführen können. Bei webbasierten Systemen kümmert sich der Anbieter um diese Dinge. Bei lokalen Implementierungen ist Ihr Unternehmen jedoch vollständig für alle technischen Fragen verantwortlich.

Der Hauptunterschied zwischen lokalen und webbasierten Systemen besteht darin, wie sie eingerichtet sind und wem sie gehören. Bei einer lokalen Installation sind Sie Eigentümer aller Komponenten und tragen alle Kosten und Verpflichtungen. Bei einem webbasierten Property Management System greifen Sie auf Software als Service zu, was bedeutet, dass Sie weniger Kontrolle haben, sich aber keine Gedanken über Infrastrukturkosten machen müssen. Dieser Unterschied hat direkte Auswirkungen auf die Handhabung des Hotelkostenmanagements, die Skalierbarkeit und den Fernzugriff, worauf wir im nächsten Abschnitt eingehen werden.

Vor- und Nachteile von webbasierten gegenüber lokalen Systemen

Sobald die wichtigsten Bereitstellungsmodelle festgelegt sind, können Immobilienverwalter und Immobilienfachleute anhand der Vor- und Nachteile der einzelnen Modelle herausfinden, welches für ihre geschäftlichen Anforderungen, ihr Budget und ihre Arbeitsweise am besten geeignet ist.

Vorteile eines webbasierten Hotelsystems

Webbasierte Immobilienverwaltungssoftware ist in der Anschaffung kostengünstiger, da Sie keine Server, Netzwerkgeräte oder Softwarelizenzen kaufen müssen. Stattdessen werden die Kosten durch vorhersehbare monatliche Gebührenstrukturen über einen längeren Zeitraum verteilt, was Immobilienverwaltungsunternehmen bei ihrem Cashflow unterstützt, sodass sie in Wachstum investieren können. Automatische Updates stellen sicher, dass Sie immer Zugriff auf die neuesten Funktionen haben, wie z. B. fortschrittliche Automatisierung für die Online-Mieteinziehung, automatische Mietmahnungen und Mieterüberprüfungsdienste, ohne dass Sie etwas installieren oder auf die Fertigstellung warten müssen.

Der Fernzugriff verändert die Arbeitsweise von Immobilienverwaltern. Sie können Mietanträge während der Besichtigung von Immobilien bearbeiten, Finanzberichte während Investorenbesprechungen einsehen oder Wartungsanfragen unterwegs beantworten. Mobile Apps machen dies noch flexibler, da Sie Immobilien verwalten und mit Mietern über Ihr Smartphone oder Tablet kommunizieren können. Die Kompatibilität mit mehreren Geräten stellt sicher, dass alle Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort dieselben Echtzeitdaten sehen können.

Die Vorteile der Skalierbarkeit sind für wachsende Portfolios von großer Bedeutung. Sie müssen keine zusätzliche Hardware kaufen, um Mietobjekte hinzuzufügen, weitere Immobilienbesitzer zu gewinnen oder in Gewerbeimmobilien einzusteigen. Die Cloud-Infrastruktur skaliert sich von selbst. Diese Flexibilität hilft Immobilieninvestoren, Portfolios aufzubauen, ohne die technischen Aspekte zu verkomplizieren.

Nachteile eines webbasierten Hotelsystems

Das Hauptproblem besteht darin, dass Sie vom Internet abhängig sind. Ohne eine zuverlässige Internetverbindung können Sie Ihr webbasiertes PMS nicht nutzen, keine Online-Zahlungen vornehmen und keine Gästedaten einsehen. Bei einem Internetausfall kann es in Gebieten mit instabiler Internetverbindung zu Problemen beim Betrieb von Immobilien kommen, was den Hotelbetrieb verlangsamen und sich negativ auf das Gästeerlebnis auswirken kann.

Im Laufe der Zeit können sich die laufenden Abonnementpreise summieren und für Langzeitkunden teurer werden als einmalige Lizenzzahlungen. Monatliche Gebührenstrukturen können zwar den anfänglichen Cashflow verbessern, aber die Gesamtbetriebskosten über viele Jahre hinweg können höher sein als bei lokalen Lösungen. Immobilienverwaltungsunternehmen müssen dies auf der Grundlage ihres Budgets und Zeitplans klären.

Die Speicherung sensibler Gästedaten, Bankkontodaten und Finanzverwaltungsdaten auf Computern von Drittanbietern wirft Fragen zur Datenkontrolle auf. Verschlüsselungs- und Sicherheitsmaßnahmen auf Unternehmensniveau sorgen für die Sicherheit von Cloud-Systemen, aber einige Hotelmanager möchten lieber die direkte Kontrolle über ihre Dateninfrastruktur behalten. Die Präferenzen hinsichtlich der Bereitstellung können an einigen Orten auch durch Compliance-Vorschriften beeinflusst werden.

Vorteile und Einschränkungen von lokalen Systemen

Immobilienverwaltungsunternehmen, die strenge Sicherheits- oder gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen, z. B. die vollständige Kontrolle über ihre Daten. Sie haben die physische Kontrolle über alle Aufzeichnungen zu Besucherkontrollen, Bonitätsauskünften, Räumungshistorien und Finanzberichten. Dank der Flexibilität bei der Anpassung können Sie Immobilienverwaltungssysteme erstellen, die mit einzigartigen Arbeitsabläufen arbeiten, die in Standard-Cloud-Diensten nicht verfügbar sind.

Unternehmen, die die Software über einen längeren Zeitraum nutzen möchten, können langfristig Geld sparen, indem sie eine einmalige Lizenzgebühr anstelle einer monatlichen Abonnementgebühr zahlen. Immobilien, die keinen guten Internetzugang haben, können dennoch eigenständig arbeiten und grundlegende Funktionen nutzen, ohne dass weitere Anschaffungen erforderlich sind. Die höheren

Anschaffungskosten erschweren jedoch kleineren Immobilienverwaltungs-Teams und Hotelbetreibern den Einstieg. Sie benötigen viel Geld für den Kauf von Server-Hardware, Softwarelizenzen, Installationsservices und Netzwerkausrüstung. Personalaufwand oder Auftragnehmergebühren sind versteckte Kosten für IT-Wartungsarbeiten wie Updates, Sicherheitspatches, Backups und Fehlerbehebung, die die Einsparungen durch die Lizenzierung zunichte machen.

Es ist schwieriger, flexibel zu arbeiten, wenn Sie nicht von weit entfernt darauf zugreifen können, es sei denn, Sie richten VPNs oder Remote-Desktops ein, was die Dinge komplizierter macht. Wenn das Portfolio wächst, benötigen Sie bessere Geräte, um mehr Benutzer zu verwalten. Dies kostet Geld und kann zu Ausfallzeiten führen, mit denen webbasierte Systeme überhaupt nicht zu kämpfen haben.

Die Schlussfolgerung ist klar: Immobilienverwalter, die Flexibilität, Fernzugriff und weniger IT-Aufwand wünschen, sollten webbasierte Systeme verwenden. Unternehmen, die die größte Kontrolle über ihre Daten benötigen und über erhebliche IT-Ressourcen verfügen, sollten lokale Systeme verwenden. Aber hybride Lösungen schließen diese Lücken immer mehr. Als Nächstes werden wir darüber sprechen.

Überlegungen zur Implementierung und hybride Lösungen

Ausgehend von dem obigen Vergleich müssen Sie bei der Auswahl der richtigen Immobilienverwaltungssoftware Ihre geschäftlichen Anforderungen, Ihre technologische Infrastruktur und Ihren Wachstumspfad sorgfältig abwägen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Entscheidungen treffen können, und es werden hybride Lösungen vorgestellt, mit denen sich die Probleme herkömmlicher Lösungen umgehen lassen.

Bewertungskriterien für die Systemauswahl

Bevor Sie sich zwischen einer webbasierten und einer lokalen Bereitstellung entscheiden, sollten Sie folgende wichtige Punkte berücksichtigen:

1. Bewertung der Portfoliogröße: Größere Portfolios mit Mehrfamilienhäusern und Gewerbeimmobilien profitieren in der Regel von der Skalierbarkeit webbasierter Lösungen, während für kleinere Unternehmen On-Premise-Lösungen ausreichend sein können.
2. Bewertung des Budgets und der Ressourcen: Ermitteln Sie sowohl die Vorab- als auch die laufenden Kosten, z. B. die monatliche Gebühr für Abonnements im Vergleich zu den einmaligen Kosten für Lizenzen und Wartung.
3. Anforderungen an die technische Infrastruktur: Überprüfen Sie die aktuellen IT-Kenntnisse, das Wissen der Mitarbeiter und die Bereitschaft, die Serverinfrastruktur zu verwalten.
4. Analyse der Compliance- und Sicherheitsanforderungen: Überprüfen Sie die Vorschriften zur Datenhoheit, die Branchenstandards und Ihre eigenen Sicherheitsrichtlinien, die für Mieterinformationen und Finanzdaten gelten.

Vergleichstabelle zwischen webbasierten und lokalen Lösungen

Dieser Vergleich zeigt, dass keine der beiden Techniken immer die beste ist. Die beste Lösung für Ihr Immobilienverwaltungsunternehmen hängt von den Aspekten ab, die für Sie am wichtigsten sind. Für viele Immobilienverwalter ist eine Hybridlösung sehr attraktiv, da sie die Bequemlichkeit des Online-Zugriffs mit der Zuverlässigkeit der Vor-Ort-Verfügbarkeit verbindet.

Hybride Lösungen: Das Beste aus beiden Welten

Prostay und andere Immobilienverwaltungssoftware sind Beispiele für eine neue Hybridtechnik, die die Probleme überwindet, die mit der Nutzung des Internets oder Ihres eigenen Computers verbunden sind. Prostay ist eine plattformübergreifende Hotelverwaltungssoftware, die sowohl als Online-Immobilienverwaltungssoftware mit Webbrowsern und Cloud-Konnektivität als auch offline mit oder ohne Server oder zusätzliche Ausgaben funktioniert.

Diese Zwei-in-Eins-Funktion löst das Hauptproblem, mit dem Immobilienverwalter konfrontiert sind: die Abhängigkeit vom Internet. Mit den Offline-Funktionen von Prostay können Sie Immobilien verwalten, Wartungsanfragen verfolgen, Mietanträge bearbeiten und Finanzberichte erstellen, selbst an Orten, an denen nicht immer eine Internetverbindung verfügbar ist. Wenn die Verbindung wiederhergestellt ist, werden die Daten sofort synchronisiert, sodass keine Daten doppelt eingegeben werden müssen oder verloren gehen.

Auch die Kostenstruktur ist vorteilhaft. Im Gegensatz zu reinen webbasierten Systemen, die ein kontinuierliches Abonnement erfordern, oder lokalen Systemen, die teure Server benötigen, erfordern die plattformübergreifenden Apps von Prostay keine Infrastrukturausgaben und bieten Immobilienverwaltungsunternehmen dennoch die Flexibilität, die sie benötigen. Mit dieser All-in-One-Plattform können Sie Mieten einziehen, Mietverträge verwalten, mit Mietern kommunizieren und die Immobilienbuchhaltung verfolgen, ohne zwischen mehreren Bereitstellungsoptionen wählen zu müssen.

Immobilienverwalter, die eine benutzerfreundliche Plattform mit allen Funktionen einer fortschrittlichen Immobilienverwaltungssoftware suchen, wie z. B. die Online-Unterzeichnung von Mietverträgen, die Überprüfung von Mietern, das Einziehen von Mieten, die Verfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen und die Erstellung von Leistungsanalysen, sollten ernsthaft über Hybridlösungen nachdenken.

Häufige Herausforderungen bei der Implementierung und Lösungen

Unabhängig davon, wie Sie sich für die Bereitstellung von Immobilienverwaltungssoftware entscheiden, gibt es Herausforderungen, die mit einer guten Vorbereitung bewältigt werden können. Immobilienverwalter können Zeit sparen und Probleme während der Umstellung vermeiden, wenn sie wissen, welche Probleme häufig auftreten.

Probleme mit der Internetverbindung

Bei Systemen, die im Internet laufen, kann eine instabile Internetverbindung dazu führen, dass sie nicht mehr funktionieren. Verwenden Sie hybride Lösungen wie Prostay, die auch offline weiterarbeiten, um dieses Problem zu lösen. Auf diese Weise können Immobilienverwalter auch bei einem Internetausfall weiterhin auf wichtige Informationen wie Mietverträge, Mieterinformationen und Wartungsaufzeichnungen zugreifen. Wenn Sie nur die Cloud verwenden, sollten Sie über eine mobile Backup-Verbindung oder die Einrichtung eines Offline-Daten-Caches nachdenken, sofern dies möglich ist.

Komplexität der Datenmigration

Die Umstellung von alten Immobilienverwaltungssystemen oder Tabellenkalkulationen auf neue Software erfordert viel Planung. Beginnen Sie die schrittweise Migration mit aktuellen Mietverträgen und Mieterdaten und fahren Sie dann mit historischen Informationen fort. Erstellen Sie während des gesamten Prozesses Backups und verwenden Sie benutzerdefinierte Berichte, um das alte und das neue System zu vergleichen und sicherzustellen, dass die Daten weiterhin korrekt sind. Nehmen Sie sich genügend Zeit; eine überstürzte Umstellung kann zu Fehlern führen, die die Mieteinziehung und die Finanzverwaltung erschweren.

Mitarbeiterschulung und Akzeptanz

Neue Software kann sich auf die tägliche Arbeit der Mitarbeiter auswirken, was zu Widerständen führen kann. Wählen Sie eine Immobilienverwaltungssoftware mit benutzerfreundlichen Oberflächen, deren Bedienung nicht viel Zeit in Anspruch nimmt. Das benutzerfreundliche Design von Prostay ermöglicht es Immobilienverwaltern beispielsweise, mit nur wenigen Klicks Mieten einzuziehen, Wartungsanfragen zu bearbeiten und Mieter zu überprüfen. Schulen Sie die Mitarbeiter rechtzeitig vor der Inbetriebnahme des Systems und suchen Sie interne Fürsprecher, die ihren Kollegen während der Umstellung helfen können.

Kostenmanagement

Bevor Sie sich anmelden, sollten Sie die Gesamtbetriebskosten ermitteln. Bei webbasierten Abonnements sollten Sie anhand der voraussichtlichen Nutzungsdauer planen, wie viel Sie für monatliche Gebühren ausgeben werden. Bei Vor-Ort-Lösungen sollten Sie die Kosten für Hardware, Lizenzen, IT-Wartung und Personal hinzurechnen. Vergleichen Sie diese Prognosen mit Hybridlösungen wie Prostay, bei denen keine Serverkosten und Abonnementgebühren anfallen und Sie dennoch alle Tools erhalten, die Sie benötigen, um Mieter zu verwalten, sicherzustellen, dass sie die Regeln einhalten, und die Mieteinnahmen zu verfolgen.

Fazit und nächste Schritte

Bevor Sie sich zwischen einer webbasierten und einer lokalen Immobilienverwaltungssoftware entscheiden, sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen, z. B. die Größe Ihres Portfolios, Ihr Budget, Ihre IT-Kenntnisse, die Zuverlässigkeit Ihrer Internetverbindung und Ihre Expansionspläne. Immobilienverwalter, die cloudbasierte Lösungen verwenden, können von überall darauf zugreifen, erhalten sofortige Updates und können sie bei Bedarf skalieren. Lokale Lösungen bieten Unternehmen mit der richtigen Infrastruktur die Kontrolle über ihre Daten und die Möglichkeit, offline zu arbeiten.

Hybride Lösungen werden zunehmend zur besten Wahl für Immobilienverwaltungsunternehmen, die sowohl Freiheit als auch Flexibilität wünschen. Der plattformübergreifende Ansatz von Prostay bietet Ihnen alle Vorteile einer Online-Immobilienverwaltungssoftware, wie z. B. den Zugriff auf Mieterportal-Funktionen, die Online-Erhebung von Mieten, die Überprüfung potenzieller Mieter, die Unterzeichnung von Mietverträgen und die Verbesserung der Effizienz durch fortschrittliche Automatisierung. Es funktioniert auch offline ohne Server oder laufende Kosten.

Sofort umsetzbare Maßnahmen:

1. Schauen Sie sich Ihre aktuellen Anforderungen an die Immobilienverwaltung an und notieren Sie sich die Funktionen, die Sie für das Einziehen von Mieten, die Verwaltung von Mietverträgen, die Überprüfung von Mietern und die Erstellung von Finanzberichten benötigen.
2. Prüfen Sie Ihr Budget für einmalige und laufende Kosten über einen realistischen Zeitraum.
3. Probieren Sie Hybridlösungen wie Prostay aus, um zu sehen, wie plattformübergreifende Funktionen die Probleme umgehen, die mit der herkömmlichen Bereitstellung einhergehen.
4. Planen Sie den Umstieg sorgfältig und legen Sie dabei größten Wert auf Datenintegrität und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter.

Weitere Informationen finden Sie unter: Wie mobile Apps für die Immobilienverwaltung unterwegs genutzt werden können, wie APIs mit Bankkonten und Buchhaltungssystemen interagieren können und wie neue Cloud-Trends die Immobilientechnologie verändern.

Weitere Ressourcen

Checkliste für Systemanforderungen:

• Bewertung der Internetzuverlässigkeit für Ihre Immobilien und Bürostandorte
• Hardware-Bestandsaufnahme für Überlegungen vor Ort
• Aktuelles Software-Ökosystem, das integriert werden muss
• Bewertung der technischen Fähigkeiten der Mitarbeiter

Rahmen für die Kostenberechnung:

• Prognosen der monatlichen Gebühren über einen Zeitraum von 3, 5 und 10 Jahren
• Einmalige Lizenzierung plus geschätzte jährliche Wartungskosten
• Versteckte Kosten: Zeitaufwand des IT-Personals, Hardware-Erneuerungszyklen, Schulungen
• ROI-Kennzahlen: Zeitersparnis, erschlossene Einnahmequellen, reduzierte Verzugsgebühren

Richtlinien zur Einhaltung von Sicherheitsvorschriften:

• Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort für Ihre Gerichtsbarkeit
• Standards zum Schutz von Mandantendaten
• Protokolle für den Umgang mit Finanzdaten
• Anforderungen an Datensicherung und Notfallwiederherstellung