Multi-Property Management Software für Hotelketten

Wenn Sie mehr als ein Hotel betreiben, wissen Sie bereits, wie schwierig es ist, sich für jede Immobilie in unterschiedliche Systeme einzuloggen, Gästeprofile zu korrigieren, die nicht miteinander kompatibel sind, und Stunden damit zu verbringen, Berichte zu erstellen, die eigentlich nur wenige Minuten dauern sollten. Die Lösung ist die Verwendung einer Multi-Property-Management-Software, die genau für diesen Zweck entwickelt wurde.

In diesem Leitfaden wird erklärt, was eine Multi-Property-Management-Software ist, wie sie hinter den Kulissen funktioniert und worauf Hotelketten beim Vergleich von Systemen achten sollten. Wir sprechen auch über Prostay, eine speziell für Ketten entwickelte Lösung für das Gastgewerbe, und wie sie mit Tableview POS und Prostay Accounting zusammenarbeitet, um ein vollständig vernetztes Ökosystem zu schaffen.

Dieser Beitrag hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie in eine neue Immobilienverwaltungssoftware investieren sollten, unabhängig davon, ob Sie drei oder dreihundert Immobilien besitzen.

Was ist eine Multi-Property-Management-Software?

Eine Multi-Property-Management-Software ist ein zentralisiertes Property Management System (PMS) für Hotelgruppen und -ketten, die zwischen 2 und 500+ Immobilien in mehreren Städten oder Ländern besitzen und betreiben. Diese Art von Software unterscheidet sich von eigenständigen Systemen, die nur einen Standort verwalten. Sie bietet der Zentrale eine einzige Plattform, auf der sie mit einem einzigen Login den Bestand, die Preise, Besucher, Nutzer und Berichte für alle Hotels im Portfolio überwachen kann.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Multi-Property-Management-Software für Hotels und anderen Arten von Immobilienverwaltungssoftware zu kennen, die im Wohnimmobilienbereich eingesetzt wird. Hotels funktionieren ganz anders als Mehrfamilienhäuser wie Apartmentkomplexe und Studentenwohnheime, die Systeme für die Erhebung von Mieten, die Verlängerung von Mietverträgen und die Erteilung von Wartungsaufträgen benötigen. Ein Hotel-PMS muss in der Lage sein, den Zimmerbestand in Echtzeit zu verfolgen, Preise, Gästerechnungen, Outlet-Gebühren und Nachtprüfungsprozesse zu ändern und mit Channel-Managern und OTAs zusammenzuarbeiten. All dies ist mit einer Software für die Verwaltung von Wohnimmobilien nicht möglich.

Stellen Sie sich eine regionale Kette mit acht Hotels in London, Manchester und Edinburgh vor. Der Revenue Manager müsste sich separat bei jeder Immobilie anmelden, um Wochenendpreise zu ändern, Buchungsdaten zu überprüfen oder Segmentleistungsberichte abzurufen, wenn er keine Software für die Verwaltung mehrerer Immobilien hätte. Die Einrichtung von Unternehmenskonten bei Firmen wie PwC oder Deloitte müsste in jedem Hotel manuell erfolgen, und es gäbe keine Garantie, dass alle Konten identisch wären. Erkennen Sie Gäste wieder? Das ist fast unmöglich, wenn die Profile in separaten Datenbanken gespeichert sind.

Stellen Sie sich nun ein globales Unternehmen vor, das sowohl Stadthotels als auch Resort-Hotels betreibt. Seine Geschäftsverträge umfassen mehrere Länder, sein Treueprogramm muss Besucher identifizieren, unabhängig davon, ob sie in einem Strandhaus auf Bali oder in einem Business-Hotel in Singapur einchecken, und sein Finanzteam muss in der Lage sein, Berichte über alle Währungen und Steuerhoheiten gleichzeitig zu erstellen. Multi-Property-Management-Software wurde entwickelt, um diese Art von Komplexität zu bewältigen.

Sie können das gesamte Portfolio von einem Ort aus einsehen und verwalten. Sie können Preispläne, Marktcodes, Steuereinstellungen und Benutzerrechte einmalig einrichten und für bestimmte Immobilien nutzen. Wenn ein neues Hotel der Kette beitritt, muss es nicht bei Null anfangen, sondern erhält die gleiche Konfiguration wie die anderen Hotels der Gruppe.

Wie funktioniert Multi-Property-Management-Software?

Die Grundidee hinter einer Multi-Property-Management-Software ist, dass sie auf einer „Single Source of Truth”-Architektur basiert. Das bedeutet in der Regel, dass es eine zentrale Datenbank gibt, die immer mit den Instanzen auf Objektebene verbunden ist, sodass alle Informationen – Reservierungen, Zimmerbestand, Preise, Pakete und Gastprofile – sofort zwischen der Unternehmenszentrale und jedem Hotel synchronisiert werden.

Der Datenfluss erfolgt in beide Richtungen. Wenn ein Mitarbeiter an der Rezeption eines Hotels die Präferenzen eines Gastes ändert, wird diese Information an alle anderen Hotels der Kette weitergeleitet. Wenn das Unternehmen einen neuen Sommer-Sonderpreis herausgibt, wird dieser innerhalb von Sekunden an alle entsprechenden Immobilien weitergeleitet. Dadurch entfallen die manuellen Aufgaben, mit denen Ketten mit separaten Systemen zu kämpfen haben.

Die Möglichkeit, zentrale Reservierungen vorzunehmen, ist ein wesentliches Merkmal. Ein Callcenter-Mitarbeiter oder die Buchungsmaschine auf der Website der Kette kann gleichzeitig die Verfügbarkeit und Preise in mehreren Gebäuden des Portfolios überprüfen. Wenn ein Gast anruft und nach einer Unterkunft in Dublin fragt und sein Lieblingshotel ausgebucht ist, kann der Mitarbeiter schnell die Verfügbarkeit in Schwesterhotels in Cork oder Galway überprüfen und die Reservierung vornehmen, ohne den Anruf weiterleiten oder sich in ein anderes System einloggen zu müssen. Reisepläne für mehrere Unterkünfte sind einfach zu erstellen – jemand, der Irland besucht, kann drei Hotels auf einmal buchen.

Durch Automatisierung funktionieren die Abläufe in großem Maßstab besser. Änderungen der Preise für die gesamte Gruppe, die manuell stundenlang in verschiedenen Systemen vorgenommen werden müssten, können in Sekundenschnelle durchgeführt werden. Für alle Standorte der Kette gibt es festgelegte Sperrdaten für Stoßzeiten, wie beispielsweise Silvester. Gemeinsame Vorlagen für Zimmertypen, Pakete und Steuern sorgen dafür, dass alles einheitlich ist, und reduzieren Fehler bei der Einrichtung eines neuen Hotels.

Wenn Sie mehr als eine Immobilie verwalten müssen, ist es wichtig, den Benutzern je nach ihrer Rolle Zugriff zu gewähren. Ein Revenue Manager in der Zentrale kann die Leistungsdaten aller Hotels einsehen, während ein Immobilien-GM nur die Daten seines eigenen Hotels sehen kann. Für die Budgetierung und Prognose können die Finanzteams alle Zahlen an einem Ort einsehen.

Sowohl auf Objektebene als auch auf Portfolioebene verbindet die Integrationsschicht die Objektverwaltungssoftware mit anderen Systemen. Dazu gehören POS-Systeme für Restaurants und Geschäfte, Buchhaltungssoftware für die Finanzverwaltung, Channel-Manager für die Verteilung von OTA-Inhalten, Zahlungsgateways für sichere Transaktionen und Business-Intelligence-Tools für erweiterte Analysen. Moderne Multi-Property-Management-Software verwendet APIs, um Daten in Echtzeit bereitzustellen, sodass keine Batch-Uploads oder nächtlichen Synchronisierungen erforderlich sind.

In einer Umgebung mit mehreren Immobilien ist die tägliche Arbeitsweise unterschiedlich. Beim Check-in kann die Rezeption sehen, dass ein Gast bereits in fünf anderen Immobilien der Kette übernachtet hat, welche Art von Unterkunft er bevorzugt und welche Treuevorteile er noch hat. Konsolidierte Batch-Buchungen führen Nachtprüfungen für das gesamte Portfolio durch. Die monatliche Berichterstattung kombiniert automatisch die Leistungsdaten, anstatt dass die Finanzmitarbeiter die Exporte aus acht verschiedenen Systemen manuell zusammenführen müssen.

PMS für mehrere Immobilien vs. PMS für eine einzelne Immobilie

Eine Property-Management-Software für eine einzelne Immobilie eignet sich hervorragend für unabhängige Hotels, die sich nur um ihre eigenen vier Wände kümmern. Ein Multi-Property-PMS hingegen ist von Grund auf für Ketten mit gemeinsamen Standards, zentralisierten Teams und Gästen, die zwischen verschiedenen Immobilien reisen, konzipiert.

Der Unterschied in der Struktur ist grundlegend. Systeme für einzelne Immobilien verwalten eine Datenbank für jedes Hotel, wobei Gastprofile, Reservierungen und Finanzdaten an separaten Orten gespeichert werden. Systeme für mehrere Immobilien arbeiten mit einer zentralen Portfoliodatenbank, in der Stammdaten für alle Immobilien gespeichert werden, wie z. B. Preispläne, Unternehmenskonten, Benutzerrollen und Konfigurationsvorlagen. Dabei werden nicht nur einige einzelne Immobilien miteinander verknüpft, sondern es handelt sich um eine völlig neue Art der Datenorganisation.

Der Unterschied wird sofort deutlich, wenn es um den Betrieb geht. Bei einem PMS für einzelne Immobilien müssen sich Mitarbeiter, die mehr als ein Hotel verwalten, separat bei jedem einzelnen anmelden, sich verschiedene Passwörter merken und sich mit möglicherweise unterschiedlichen Einstellungen auseinandersetzen. Bei einem PMS für mehrere Immobilien müssen sich Benutzer nur einmal anmelden und können dann über eine einzige Schnittstelle zwischen den Immobilien wechseln oder ihr gesamtes Portfolio bearbeiten. Ein Cluster-Revenue-Manager kann die Preise aller fünf Hotels in einer Sitzung ändern, ohne Browser-Tabs schließen zu müssen.

Auch für die Gäste ist das Erlebnis ganz anders. Mit einem PMS für mehrere Immobilien können alle Hotels im Netzwerk gemeinsame Gastprofile einsehen, die Präferenzen, Aufenthaltshistorie und Treuestatus enthalten. Das Personal kann ein Platin-Mitglied sofort nach dem Einchecken in einer beliebigen Immobilie erkennen und ihm sofort die entsprechenden Prämien gewähren. Ein einzelnes PMS verwaltet die Daten auf Immobilienebene separat. Ein Gast könnte beispielsweise 50 Mal in Ihrem Hotel in London übernachten und dann in Ihrer Immobilie in Manchester einchecken, ohne dort jemanden zu kennen.

Die Berichterstattung zeigt den Unterschied am deutlichsten. Ein einzelnes PMS erstellt nur Berichte für jeweils eine Unterkunft. Um ein monatliches Board Pack mit allen Zahlen zu erstellen, müssen Sie Daten aus jeder Unterkunft exportieren, Probleme mit den Codes beheben und dann die Zusammenfassung von Hand schreiben. Mit nur wenigen Klicks erhalten Sie mit Multi PMS konsolidierte P&L-, RevPAR-, ADR- und Segmentberichte nach Marke, Region oder gesamter Gruppe. Es dauert nur wenige Minuten, um einen Leistungsbericht für ein Portfolio mit 15 Hotels für das vierte Quartal 2025 zu erstellen.

Die Diskrepanzen in der Praxis wirken sich auf alle Bereiche des Betriebs aus. Für den Betrieb bedeutet ein einzelnes PMS, dass dieselbe Konfiguration zweimal eingerichtet werden muss, während ein Multi-PMS bedeutet, dass dieselbe Konfiguration einmal eingerichtet werden muss und alle Arbeiten an einem Ort erledigt werden können. Einzelne Systeme erfordern eine manuelle Koordination der Preise zwischen den Immobilien für das Ertragsmanagement, während Multi-Systeme Ertragsstrategien für das gesamte Portfolio ermöglichen. Im Finanzbereich erfordert ein einzelnes PMS einen hohen Arbeitsaufwand für die Kontenabstimmung, während ein Multi-PMS dies automatisch erledigt und Berichte erstellt. Im Bereich IT und Sicherheit bedeutet die Installation mehrerer Systeme, dass mehrere Systeme gewartet und gesichert werden müssen. Ein Multi-PMS hingegen ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung und konsistente Compliance. Ein einzelnes PMS hat Probleme mit kettenweiten Verträgen für Unternehmensverkäufe, während ein Multi-PMS bei Unternehmensvereinbarungen hilft, die das gesamte Portfolio abdecken.

Einige Einzeleigentumssysteme können technisch gesehen viele Hotels „stapeln”, aber ein echtes Multi-Eigentum-PMS ist von Grund auf so aufgebaut, dass es mehrere Hotels mit gemeinsamer Intelligenz und Skaleneffekten betreibt.

Wichtige Funktionen, auf die Hotelketten bei Multi-Property-Management-Software achten sollten

Dieser Teil ist eine Checkliste für Hotelorganisationen, die ihr PMS in den Jahren 2025–2026 verbessern oder an allen ihren Standorten einführen möchten. Die beste Property-Management-Software verfügt über Funktionen in allen diesen Bereichen.

Mit einer portfolioweiten Preis- und Bestandsverwaltung können Immobilienverwalter Unternehmens-, BAR- und Paketpreise einmalig festlegen und diese dann sofort auf bestimmte Immobilien anwenden. Prüfen Sie, ob Sie Änderungen an vielen Saisonzeiten, Veranstaltungen und Werbeaktionen auf einmal vornehmen können. Wenn Ihre Kette die Sommerpreise für 20 Hotels laden muss, sollte dies nur einmal und nicht 20 Mal erfolgen müssen.

Zentrale Reservierungs- und Cross-Selling-Funktionen bieten Ihnen eine zentrale Buchungsmaschine und Callcenter-Tools, mit denen Sie die Verfügbarkeit in allen Hotels gleichzeitig überprüfen können. Das System sollte automatisch andere Schwesterhotels vorschlagen, wenn eine Unterkunft ausgebucht ist. Die Möglichkeit, eine Reise von Dublin über Cork nach Galway auf einmal zu organisieren, zeigt, dass das System ausgereift genug ist, um viele Immobilien zu verwalten.

Eine einzige Gästedatenbank mit gemeinsamen Gastprofilen und Treueprogrammen bedeutet, dass jede Unterkunft die Präferenzen, die Aufenthaltshistorie und den Treuestatus eines Gastes einsehen kann. Dies ist die Grundlage für eine konsistente Wiedererkennung und Upselling. Ohne dass der Gast dies erneut sagen muss, sollte das Hotelpersonal in der Lage sein, zu erkennen, dass der Gast ein Zimmer in einer höheren Etage, hypoallergene Kissen und einen frühen Check-in wünscht.

Mit der Benutzer- und Rollenverwaltung für mehrere Unterkünfte können Sie einmalig Rollen für Front Office, Revenue, Finanzen, Food & Beverage, Housekeeping und Cluster-Manager einrichten und diese in allen Ihren Hotels nutzen. Single Sign-On reduziert die Passwortmüdigkeit, und detaillierte Prüfpfade helfen bei der Erfüllung von Governance- und Compliance-Anforderungen.

Portfolio-Berichte und -Analysen liefern Ihnen sowohl zusammenfassende als auch detaillierte Berichte über tägliche Buchungen, Zahlen aus den Büchern, Segmentleistung und Kanalmix. Es sollte Berichte für jede Immobilie, jeden Cluster, jede Marke, jede Region und jede Gruppe geben. Diese Funktion wandelt verstreute Daten in Leistungsinformationen um, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Moderne API-Verbindungen zu POS, Buchhaltung, Channel-Managern, OTAs, Zahlungsgateways, Revenue-Management-Systemen und Unternehmensdatenbanken sind dank einer starken Integrationsschicht möglich. Die Integration sollte nicht nachträglich erfolgen, denn sie entscheidet darüber, ob Ihre Technologie als ein einziges System oder als eine Reihe separater Tools funktioniert.

Prozesse zwischen verschiedenen Immobilien helfen in Situationen, in denen Besucher innerhalb derselben Reservierung zwischen Hotels wechseln, Gruppenbuchungen mehr als eine Immobilie umfassen und Gebühren zwischen Schwesterhotels ausgetauscht werden müssen. Ein Gast von einer Tagung, der in Ihrem Hotel in der Innenstadt eincheckt, aber zu Veranstaltungen in Ihrer Einrichtung am Flughafen geht, sollte ein reibungsloses Erlebnis haben.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle, Zwei-Faktor-Authentifizierung, SSO-Unterstützung, GDPR-konforme Verarbeitung von Gästedaten, PCI-DSS-konforme Zahlungsabläufe und zentralisierte Protokolle für Audits sind allesamt Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Die Zentralisierung von Besucher- und Zahlungsdaten macht die Sicherheit noch wichtiger, daher muss Ihr PMS entsprechend aufgebaut sein.

Dank ihrer Skalierbarkeit und Bereitstellung ermöglicht die cloudbasierte Architektur das Hinzufügen weiterer Hotels innerhalb von Tagen statt Monaten. Die Verwendung von Vorlagen für Marken- und Regionseinstellungen beschleunigt den Onboarding-Prozess. Das System sollte in der Lage sein, Ihren Dreijahres-Wachstumsplan zu verwalten, ohne komplett neu aufgebaut werden zu müssen.

Prostay: Eine speziell entwickelte Multi-Property-Management-Software für Hotelketten

Prostay ist ein cloudbasiertes PMS, das speziell für Hotelketten entwickelt wurde, die mehr als eine Immobilie betreiben. Es ist eine gute Wahl für Hotelunternehmen, die eine moderne, gastfreundliche Methode zur Verwaltung vieler Immobilien suchen. Prostay wurde von Grund auf mit dem Schwerpunkt auf Portfoliomanagement entwickelt, im Gegensatz zu anderen Systemen, die für die Arbeit mit mehreren Hotels modifiziert wurden.

Prostay bietet Unternehmensteams eine zentrale Übersicht über ihr Portfolio, sodass sie alle ihre Immobilien von einem Ort aus im Blick behalten und verwalten können. Zu den Vorteilen einer zentralen Portfolioverwaltung gehören die Möglichkeit, Preise und Einschränkungen auf Gruppenebene zu kontrollieren, die Verfügbarkeit über viele Immobilien hinweg zu suchen, Marken- und regionale Vorlagen zu verwenden und Einstellungen für neue Hoteleröffnungen zu kopieren. Mit dem Vorlagenansatz von Prostay kann Ihre Kette eine neue Immobilie in nur wenigen Tagen mit Ihrer standardisierten Konfiguration in Betrieb nehmen.

Die operativen Tools decken alle täglichen Aufgaben im gesamten Portfolio ab. Mit einem konsolidierten Reservierungsdesk können Sie über alle Immobilien hinweg buchen und umbuchen, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen. Einheitliche Gastprofile sorgen dafür, dass jede Immobilie weiß, wer Sie sind. Standardisierte Arbeitsabläufe für die Rezeption, das Housekeeping und das Night Audit sparen Schulungszeit und sorgen dafür, dass jeder Gast das gleiche Erlebnis hat, egal ob er in Cork oder Dublin auscheckt.

Prostay kann Situationen bewältigen, mit denen Systeme für einzelne Unterkünfte Schwierigkeiten haben. Sie können Unternehmensverträge abschließen, die von mehr als einem Hotel genutzt werden können, und Sie können die Produktion sowohl auf Unterkunfts- als auch auf Portfolioebene verfolgen. Die Bearbeitung von Gruppen und MICE ist im gesamten Portfolio verfügbar, sodass eine Konferenz, die an drei verschiedenen Orten in derselben Stadt stattfindet, reibungslos verwaltet werden kann. Sie können dieselbe Technologie für Stadthotels, Resorts und Serviced Apartments derselben Kette verwenden, was als „gemischtes Portfolio” bezeichnet wird.

Stellen Sie sich eine Kette mit 12 Hotels in Dublin, Cork und Galway vor, die Unternehmenspreise für ein Technologieunternehmen mit Kunden auf der ganzen Welt verwaltet. Mit Prostay wird der Vertrag einmal auf Gruppenebene abgeschlossen, sofort mit allen relevanten Immobilien synchronisiert und die Produktion wird im gesamten Portfolio anhand der Vereinbarung gemessen. Änderungen der Preise und Verlängerungen werden von einem zentralen Standort aus verwaltet, sodass keine Ungleichheiten bei der Preisgestaltung oder übersehene Aktualisierungen auftreten können.

Prostay erleichtert den Betriebsteams die täglichen Aufgaben, indem es diese automatisiert und zentralisiert. Teams, die sich mit den Einnahmen befassen, erhalten zuverlässige, aktuelle Informationen über das gesamte Portfolio, um Entscheidungen über die Erträge zu treffen. IT-Mitarbeiter haben es leichter, alles auf dem neuesten Stand und sicher zu halten, wenn sie sich nur mit einem System statt mit vielen befassen müssen. Wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden, erhalten Finanzteams etwas noch Nützlicheres.

Vollständig integriertes Ökosystem: Prostay + Tableview POS + Prostay Accounting

Die Tatsache, dass Prostay über ein vollständig vernetztes Ökosystem verfügt, unterscheidet es wirklich von konkurrierender Multi-Property-Management-Software. Das Prostay PMS, Tableview POS (ein Produkt einer Schwesterfirma) und Prostay Accounting arbeiten alle als eine einzige Hospitality-Plattform zusammen. Es handelt sich nicht um lose verbundene Systeme, die Middleware benötigen, sondern um nativ verknüpfte Komponenten, die ein ähnliches Datenmodell verwenden.

Durch die Verbindung zwischen Prostay und Tableview POS können die Kosten für Restaurants, Bars, Spas und Geschäfte in Echtzeit auf die Gäste-Folios gebucht werden. Gemeinsame Artikelstämme und Steuerregeln sorgen dafür, dass alles immer einheitlich ist. Die Weiterleitung von Gebühren zwischen Zimmern und Verkaufsstellen funktioniert perfekt, selbst zwischen Hotels derselben Kette.

Beispiel: Ein Gast des Hotels A besucht die Dachterrassenbar des Hotels B. Beide Hotels befinden sich in derselben Stadt und gehören zur selben Kette. Der Gast lässt sich seine Getränke auf seine Zimmerrechnung setzen. Wenn Prostay und Tableview zusammenarbeiten, werden diese Gebühren direkt auf die richtige Zimmerrechnung im Hotel A gebucht, ohne dass jemand etwas tun muss, wie z. B. Exporte oder Abstimmungen. Dieser Workflow zwischen den Immobilien wird auf natürliche Weise abgewickelt.

Prostay Accounting ist ein Buchhaltungs- und Finanzsystem für Hotels, das sowohl mit Prostay PMS als auch mit Tableview POS funktioniert. Dadurch entfallen manuelle Exporte und Abstimmungen, die für Ketten, die generische Buchhaltungssoftware verwenden, sehr mühsam sind. PMS und POS buchen Einnahmen automatisch in das Hauptbuch. Die Immobilienbuchhaltung erfüllt die Anforderungen der Kette, ohne dass komplizierte Tabellenkalkulationen erforderlich sind, und sorgt so für eine bessere Immobilienbuchhaltung, Finanzberichterstattung und Finanzleistung.

Für Ketten und andere Arten von Immobilien bietet Prostay Accounting eine cloudbasierte, benutzerfreundliche Oberfläche, einen Kontenplan für mehrere Immobilien, konsolidierte Finanzberichte für das gesamte Portfolio und Buchungen über alle Immobilien hinweg. Wenn ein Gast in Immobilie A Gutschriften nutzt, die er in Immobilie B gesammelt hat, oder wenn die Zentrale Ausgaben auf mehrere Immobilien verteilt, funktioniert die Buchhaltung reibungslos, ohne dass jemand etwas tun muss.

Die Effizienzvorteile am Monatsende sind wirklich groß. Durch die tägliche automatische Buchung aus PMS und POS muss die Finanzabteilung am Ende des Zeitraums nicht mehr in Eile Daten importieren. Die zentralisierte Verwaltung von Mehrwertsteuer und GST stellt sicher, dass die Vorschriften eingehalten werden. Die standardisierte Berichterstattung freut Auditoren und Eigentümer, da die Formulare immer gleich sind. Mit dem integrierten Prostay-Stack können Ketten den Monatsabschluss für 15 oder mehr Hotels in fünf Werktagen abschließen. Früher dauerte dieser Vorgang mit separaten Systemen zwei Wochen oder länger.

Das bedeutet, dass die Finanzteams weniger Zeit mit dem Sortieren von Daten verbringen und mehr Zeit für deren Analyse haben. Für den Betrieb bedeutet dies, dass die Abrechnungen korrekt durchgeführt werden, ohne dass die Mitarbeiter in komplizierte Aufgaben eingewiesen werden müssen. Für die IT bedeutet eine Multi-Property-Management-Software, dass sie sich nur um einen Anbieter und eine Integration kümmern muss, anstatt um ein fragiles Netz von Verbindungen zwischen mehreren Systemen.

Wie man ein Multi-Property-PMS wie Prostay bewertet und implementiert

Die Auswahl einer Multi-Property-Management-Software ist eine strategische Entscheidung, die sich auf die Arbeitsweise Ihrer Kette in den nächsten 5 bis 10 Jahren auswirken wird. Bei der Bewertung müssen Sie über die Checkliste der Funktionen hinausgehen, um zu sehen, ob die Software zu den spezifischen Zielen, dem Wachstumspfad und der Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt.

Erstellen Sie zunächst eine Liste Ihrer Anforderungen und vergleichen Sie diese mit wichtigen Bewertungskriterien:

• Ausrichtung auf Wachstum: Ist das System in der Lage, Ihre Wachstumsstrategie für die nächsten 3 bis 5 Jahre zu unterstützen? Wenn Sie derzeit 10 Hotels haben und bis 2028 auf 25 Hotels wachsen möchten, muss das PMS in der Lage sein, mitzuwachsen, ohne dass es neu eingerichtet werden muss.
• Integrationsstärke: Wie gut funktioniert das System mit der Technologie, über die Sie bereits verfügen, und der Technologie, die Sie in Zukunft hinzufügen möchten? Moderne APIs sind wichtiger als alte Schnittstellennummern.
• Wie sieht die Rollout-Methode des Anbieters für mehrere Hotels in Bezug auf Schulungen und Onboarding aus? Holen Sie Referenzen von Ketten ein, die etwa die gleiche Größe haben.

Gesamtbetriebskosten: Denken Sie nicht nur an die Lizenz, sondern auch an IT-Overhead, Integrationswartung, Schulungen für den Personalwechsel und die Kosten für Workarounds.

Halten Sie strukturierte Sitzungen mit Mitarbeitern aus den Bereichen Front Office, Umsatz, Finanzen und IT ab. Erfassen Sie die aktuellen Probleme: doppelte Besucherprofile in verschiedenen Häusern, manuelles Zusammenführen von Berichten, inkonsistente Preisberechnung und Diskrepanzen zwischen PMS und Buchhaltung. Probieren Sie dann in einer Prostay-Demo dieselben Situationen aus, um zu beobachten, wie das System damit umgeht.

Die meisten Prostay-Installationen erfolgen schrittweise. Beginnen Sie mit 1–2 Pilotobjekten und verbessern Sie die Vorlagen für Preise, Benutzerrollen und Berichte auf der Grundlage von Rückmeldungen aus dem realen Betrieb. Sobald die Pilotobjekte stabil laufen, führen Sie das System schrittweise in den übrigen Hotels ein, beispielsweise nach Region oder Markenebene. Die vollständige Einführung in einer Hotelkette mit 10 bis 20 Hotels dauert in der Regel 6 bis 9 Monate, wobei dies je nach Komplexität des Prozesses und der Fähigkeit des Unternehmens, mit Veränderungen umzugehen, variieren kann.

Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, sollten Sie die Best Practices für das Änderungsmanagement befolgen. Schulen Sie Cluster-Champions, damit sie ihren Kollegen bei der Umstellung helfen können. Üben Sie vor der Inbetriebnahme auf Sandbox-Systemen. Planen Sie Parallelbetriebe, bei denen das alte und das neue System für kurze Zeit, in der Regel ein bis zwei Wochen, gleichzeitig laufen, um eventuelle Unterschiede festzustellen. Planen Sie die Inbetriebnahme nach Möglichkeit für Zeiten mit geringer Auslastung. Anfang Januar ist besser als die Weihnachtswoche.

Wenn Sie eine Hotelgruppe sind, die nach einem modernen, vollständig integrierten Multi-Property-Management-System sucht, sollten Sie sich für Prostay entscheiden. Dies gilt insbesondere, wenn Ihnen eine nahtlose POS- und Buchhaltungsintegration mit Tableview und Prostay Accounting wichtig ist.

Die richtige Software macht Ihre gesamte Arbeit effizienter, liefert Ihnen bessere Daten und spart Ihrem Team Zeit bei Aufgaben, für die es derzeit viel Zeit aufwenden muss. Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Immobilien mit unterschiedlichen technologischen Kenntnissen schulen, ist es wichtig, über eine Plattform zu verfügen, die einfach zu bedienen ist und ein benutzerfreundliches Layout hat.

Sind Sie bereit zu erfahren, wie Prostay die Anforderungen Ihrer Kette erfüllen kann? Wenden Sie sich an das Prostay-Vertriebsteam, um eine Demo des gesamten Portfolios und eine Schätzung Ihrer Kapitalrendite (ROI) basierend auf der Größe und Komplexität Ihres Immobilienportfolios zu erhalten.