Der ultimative Leitfaden für PMS-Systeme für Hotels im Jahr 2026

Ein PMS-System für Hotels ist eine konsolidierte Softwareplattform, mit der Sie Reservierungen, Rezeption, Housekeeping, Rechnungsstellung und Gästedaten von einem einzigen Ort aus verwalten können. Dieses Hotel-Property-Management-System ist das Rückgrat des Betriebs für Hotels aller Art, von kleinen unabhängigen Hotels bis hin zu großen Hotelketten, die ihren täglichen Betrieb effizienter gestalten und die Zufriedenheit ihrer Gäste verbessern möchten.

Dieser Artikel vermittelt Hotelmanagern, Eigentümern und Betreibern alles, was sie über aktuelle Property-Management-Software wissen müssen. Er behandelt cloudbasierte Systeme im Vergleich zu lokalen Lösungen, die wichtigsten Funktionen für einen reibungslosen Hotelbetrieb, die Auswahl eines Anbieters und die Inbetriebnahme der Software. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, wenn Sie Ihre alten Systeme aktualisieren oder Ihr erstes Hotel-PMS anschaffen.

Ein Property Management System (PMS) ist eine zentralisierte Hotelverwaltungssoftware, die Reservierungsmanagement, Rezeption, Housekeeping, Gästeprofile, Rechnungsstellung und Analysen auf einer Plattform vereint. Dies ermöglicht es, Entscheidungen auf der Grundlage von Daten aus allen Hotelabläufen zu treffen und manuelle Verwaltungsaufgaben zu eliminieren.

PMS-Systeme für Hotels verstehen

Ein Hotel-Property-Management-System verbindet alle Abteilungen und Gästekontaktpunkte in Ihrer Einrichtung. Das Hotel-PMS verfolgt, organisiert und protokolliert jede Interaktion vom Zeitpunkt der Buchung eines Gastes über Ihre Hotelwebsite oder ein Online-Reisebüro bis zum Check-out.

Der Wechsel von Papierregistern und einfachen Reservierungssystemen zu Full-Service-Plattformen für das Gastgewerbe zeigt, wie sich die Erwartungen der Gäste und die Schwierigkeiten bei der Führung eines Unternehmens verändert haben. Die heutige Property-Management-Software kann den Bestand in Echtzeit über alle Vertriebskanäle hinweg verwalten, die Kommunikation mit den Gästen automatisieren und nützliche Analysen erstellen. All diese Funktionen wirken sich direkt auf den Umsatz und das Gästeerlebnis aus.

Heutige Hotels benötigen Systeme, die auf mobilen Geräten verwendet werden können, mit anderen Technologien kompatibel sind und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Ein Cloud-basiertes Hotel-PMS erfüllt diese Anforderungen, senkt gleichzeitig die Kosten für IT-Ausrüstung und ermöglicht es Immobilienverwaltern, die für mehr als einen Standort verantwortlich sind, von überall auf das System zuzugreifen.

Funktionen eines Hotel-Property-Management-Systems

Jedes Hotel-PMS basiert auf dem Front-Desk-Betrieb und der Verwaltung von Gästen. Dazu gehören das Ein- und Auschecken, die Zimmerzuweisung, das Versenden von Nachrichten an Gäste und die Bereitstellung von Echtzeit-Updates zum Status der Zimmer. Eine gute Verwaltung des Front Desks verkürzt die Wartezeiten und sorgt für einen guten ersten Eindruck, der sich auf das gesamte Gästeerlebnis auswirkt.

Ihre Online-Buchungsmaschine, die Anbindung an zentrale Reservierungssysteme und Ihre Channel-Management-Aktivitäten sind Teil Ihrer Reservierungs- und Buchungsverwaltungsfunktionen. Das System verfolgt den Zimmerbestand auf allen Plattformen genau, wodurch Doppelbuchungen vermieden und die Auslastung maximiert werden.

Module für das Housekeeping-Management verfolgen den Status jedes Zimmers (sauber, unsauber, inspiziert oder außer Betrieb) und ermöglichen es dem Personal, seine Aufgaben über das Smartphone zu ändern. Die Rezeption und das Reinigungspersonal arbeiten zusammen, um die Zimmerfluktuation zu beschleunigen und sicherzustellen, dass die Qualitätsstandards erfüllt werden.

Finanzberichts- und Abrechnungssysteme erleichtern die Erstellung von Folios, die Abwicklung von Zahlungen und die Integration der Buchhaltung. Zu diesen Backoffice-Aufgaben gehören die Sicherstellung der Steuerzahlung, die Durchführung von Gruppenreservierungen mit geteilten Zahlungen und die Verfolgung der Einnahmen, um die Preisgestaltung zu unterstützen.

Cloud-basierte vs. lokale Hotel-Property-Management-Systeme

Mehr als 70 % der Neuinstallationen sind Cloud-PMS-Systeme, die am beliebtesten sind. Auf diese Systeme kann von jedem Gerät aus zugegriffen werden, sie aktualisieren die Software automatisch und senken die IT-Ausgaben erheblich, in der Regel um 40 bis 60 % im Vergleich zu lokalen Systemen.

Hotelgruppen, die viel Flexibilität benötigen oder an Orten arbeiten, an denen das Internet nicht immer zuverlässig ist, bevorzugen lokale Hotel-Property-Management-Systeme. Diese erfordern jedoch hohe Vorabinvestitionen, spezialisierte IT-Mitarbeiter und geplante Upgrade-Zyklen, was den Zugang zu neuen Funktionen erschweren kann.

Die Umstellung auf cloudbasierte Property-Management-Systeme entspricht den allgemeinen Trends in der Hotellerie, wie z. B. Mobile-First-Betrieb, Echtzeit-Datensynchronisation zwischen verschiedenen Standorten und die Möglichkeit, Ihr Property-Management-System (PMS) mit speziellen Tools für Veranstaltungsmanagement, Gästeservice und Ertragsmanagement zu verbinden.

Wesentliche Funktionen eines PMS-Systems für Hotels

Es gibt mehrere unterschiedliche Aspekte, die Property-Management-Systeme, die einfach nur funktionieren, von denen unterscheiden, die aktiv Einnahmen generieren und die Zufriedenheit der Besucher steigern. Wenn Sie wissen, was diese Funktionen leisten können, können Sie die Anbieter besser mit Ihren Geschäftsanforderungen vergleichen.

Reservierungs- und Vertriebsmanagement

Ein integrierter Channel Manager verbindet Ihr Hotel-PMS mit Online-Reisebüros wie Booking.com und Expedia. Außerdem verfolgt er die Zimmerverfügbarkeit und Preise über alle Vertriebskanäle hinweg. Dies verhindert Überbuchungen und stellt sicher, dass die Preise einheitlich sind, was für die Aufrechterhaltung der OTA-Verbindungen und den Schutz von Direktbuchungen wichtig ist.

Ihr Hotel-PMS und Ihre Online-Buchungsmaschine sollten perfekt zusammenarbeiten, damit Gäste die Verfügbarkeit in Echtzeit sehen und sofort eine Bestätigung auf der Website Ihres Hotels erhalten können. Direktbuchungssysteme, die gut funktionieren, senken in der Regel die Provisionskosten und liefern vollständige Gastprofile für zukünftige Anpassungen.

Die Echtzeit-Bestandssynchronisation funktioniert für Ihr zentrales Reservierungssystem, Ihre Gruppenbuchungsplattform und alle von Ihnen verwalteten Ferienwohnungen oder Serviced Apartments. Ein modernes Hotel-Property-Management-System (PMS) aktualisiert alle zugehörigen Kanäle innerhalb von Sekunden nach jeder Buchung, Stornierung oder Preisänderung.

Tools für das Gästeerlebnis

Gästekommunikationssysteme ermöglichen es Gästen, vor, während und nach ihrem Aufenthalt über SMS, E-Mail und Apps miteinander zu kommunizieren. Proaktiver Kontakt mit Gästen, z. B. durch Wegbeschreibungen zu ihrem Zimmer, Informationen zu Annehmlichkeiten und Erinnerungen zum Check-out, reduziert Fragen an der Rezeption und zeigt, dass Ihnen Ihre Gäste am Herzen liegen.

Mobile Check-in- und digitale Schlüsselfunktionen bieten Gästen die gewünschten Self-Service-Alternativen. Unterkünfte, die kontaktlose Technologien einsetzen, geben an, dass die Wartezeiten an der Rezeption in Stoßzeiten um bis zu 50 % sinken können, was sich direkt positiv auf die Zufriedenheit der Gäste auswirkt.

Durch die Verwaltung von Gastprofilen, um diese persönlicher zu gestalten, werden einmalige Besucher zu treuen Gästen. Vollständige Gastprofile umfassen Präferenzen (Zimmertyp, Kissenauswahl, Ernährungsbeschränkungen), Aufenthaltshistorie und Treuestatus. So wissen die Mitarbeiter, was die Gäste benötigen, und können ihnen personalisierte Erlebnisse bieten, die sie dazu bewegen, erneut zu buchen.

Funktionen zur Umsatzoptimierung

Durch die Integration dynamischer Preisgestaltung kann das Property Management System Ihres Hotels mit Revenue-Management-Lösungen zusammenarbeiten, die Preise basierend auf Nachfrage, Konkurrenzpreisen und vergangenen Trends anpassen. Hotels, die KI-gestütztes Revenue Management einsetzen, verzeichnen in der Regel einen Anstieg ihres RevPAR um 8 % bis 15 %, da sie bessere Preisstrategien anwenden.

Die Automatisierung für Upselling und Cross-Selling zeigt relevante Angebote während des Buchungsprozesses und während des gesamten Aufenthalts des Gastes an. Nutzen Sie Gästedaten, um zusätzliche Einnahmen zu erzielen, ohne aufdringlich zu sein, indem Sie beispielsweise vor der Ankunft Spa-Behandlungen arrangieren, beim Check-in Zimmer-Upgrades anbieten und Restaurants empfehlen.

Analyse- und Berichts-Dashboards zeigen wichtige Zahlen wie Auslastungstrends, ADR, RevPAR und CPOR auf eine Weise, die Ihnen hilft, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Eine gute Hotel-PMS-Software liefert Ihnen sowohl Echtzeit-Betriebsdaten als auch historische Analysen, damit Sie sich auf die Zukunft vorbereiten können.

Technologie und Nachhaltigkeit: Das „grüne Betriebssystem” von 2026

Wir bei Prostay sind der Meinung, dass die nächste Stufe der Luxushotellerie nicht nur guten Service bedeutet, sondern auch Verantwortung. Indem wir unseren Partnern ein einziges „Business-Betriebssystem” zur Verfügung stellen, helfen wir ihnen, von reaktiver Umweltschutzmaßnahmen zu proaktiver, datengestützter Nachhaltigkeit in ihrem Hotelbetrieb überzugehen. So unterstützt unser System die Umweltbemühungen von Spitzenhotels wie dem Komodo Resort in Indonesien:

1. Beseitigung des physischen Fußabdrucks

Unsere Mobile-First-Architektur soll „Papierdokumente” überflüssig machen. Prostay hilft Hotels und Resorts dabei, jedes Jahr Tausende von gedruckten Seiten einzusparen, indem es den gesamten Aufenthalt der Gäste digitalisiert, von der Überprüfung der Ausweise vor ihrer Ankunft bis zum sofortigen Online-Check-out. Dadurch entfallen auch die logistischen CO2-Kosten für den Transport von Papiervorräten auf abgelegene Inseln.

2. KI-gesteuerte Abfallreduzierung

Das Wegwerfen von Lebensmitteln ist schlecht für die Umwelt und kostet viel Geld. Die KI-gestützte Predictive Analytics von Prostay arbeitet mit Tableview POS zusammen, um die Nachfrage der Gäste mit unglaublicher Genauigkeit vorherzusagen. Das System hilft Küchen dabei, genau das zu bestellen und zuzubereiten, was sie benötigen, indem es vergangene Trends bei der Auslastung und den Mahlzeiten berücksichtigt.

Das Ergebnis: Unsere Partner stellen in der Regel einen Rückgang der Lebensmittelabfälle um 15 bis 20 % fest, was lokale Ressourcen schont und die Margen sichert.

3. Operative Energieeffizienz

Ein vollständig integriertes Hotel-Property-Management-System (PMS) ist so etwas wie das „Gehirn” der Immobilie. Prostay ist für die Zusammenarbeit mit aktuellen „Smart Room”-Netzwerken ausgelegt. Wenn ein Gast über unsere App auscheckt, schaltet das System automatisch den „Eco-Modus” für dieses Zimmer ein. Dadurch werden Energie gespart, indem die Beleuchtung und die Klimatisierung bis zum nächsten Gast heruntergefahren werden.

4. Daten zu Gemeinschaft und Naturschutz

Die Unterstützung des lokalen Ökosystems ist ebenfalls Teil der Nachhaltigkeit. Mit Prostay können Betreiber „umweltbewusste“ Gästegruppen kennzeichnen und verfolgen. Anhand dieser Informationen können Resorts gezielte Kampagnen für lokale Projekte durchführen, beispielsweise zum Schutz der Tierwelt oder zur Wiederherstellung von Riffen. So werden Betriebsdaten zu einer direkten Hilfe für die Zukunft des Parks.

Auswahl und Implementierung des richtigen PMS-Systems für Hotels

Sobald die Funktionsanforderungen festgelegt sind, umfasst der Auswahlprozess die sorgfältige Bewertung der Anbieter und die Erstellung von Plänen für die Umsetzung. Die Größe Ihrer Immobilie, die technologischen Möglichkeiten, das Budget und die Wachstumsziele beeinflussen die für Sie am besten geeignete Option.

Auswahlkriterien für Hotel-PMS

Nutzen Sie diese wichtigen Aspekte, um Ihre Bewertungsstrategie festzulegen, bevor Sie Demos anfordern:

1. Bewertung der Integrationsmöglichkeiten – Prüfen Sie, ob das Hotel-PMS über offene APIs mit Ihren aktuellen Tools (wie POS-Systemen, Revenue Management, Customer Relationship Management und Reputationsmanagement-Plattformen) verbunden werden kann. Fordern Sie Unterlagen zu aktuellen Integrationen an und informieren Sie sich über das Partner-Ökosystem des Anbieters.
2. Skalierbarkeit und Unterstützung mehrerer Standorte – Wenn Sie Hotelgruppen betreiben oder wachsen möchten, stellen Sie sicher, dass das System zentralisierte Berichterstellung, den Austausch von Beständen zwischen Standorten und die Standardisierung von Abläufen an allen Standorten unterstützt.
3. Benutzeroberfläche und Schulungsanforderungen für Mitarbeiter – Intuitive Benutzeroberflächen können die Schulungszeit um die Hälfte reduzieren. Fordern Sie einen Testzugang an und beziehen Sie die Mitarbeiter an vorderster Front in die Bewertung ein, um zu sehen, wie wahrscheinlich es ist, dass die Mitarbeiter das System nutzen werden.
4. Kostenstruktur und ROI-Berechnung – Cloud-PMS-Systeme kosten in der Regel 10 bis 50 US-Dollar pro Zimmer und Monat. Addieren Sie die Kosten für Implementierung, Schulung und Integrationen und vergleichen Sie diese mit den erwarteten Effizienz- und Einkommensgewinnen.
5. Anbieter-Support und Zuverlässigkeitsbewertung – Überprüfen Sie die Verfügbarkeitsgarantien (streben Sie 99,9 % oder mehr an), die Verfügbarkeit des Supports und Objekte, die Ihrem ähnlich sind. Erkundigen Sie sich nach Support für die Implementierung und die laufende Kontoverwaltung.

Vergleichsfaktoren für die Implementierung

Cloud-PMS-Implementierungen bieten unabhängigen Hotels und anderen Gastgewerbeunternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen in der Regel eine schnellere Kapitalrendite. Hotelketten, die einen hohen Anpassungsbedarf haben, können möglicherweise Investitionen in Vor-Ort-Lösungen rechtfertigen, auch wenn diese mehr Zeit und Geld kosten.

Häufige Herausforderungen und Lösungen für Hotel-PMS

Selbst wenn alles gut geplant ist, können dennoch Probleme auftreten. Wenn Sie wissen, dass diese Probleme auftreten werden, können Sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Ihre Investition zu schützen.

Probleme bei der Akzeptanz und Schulung der Mitarbeiter

Wählen Sie eine Property-Management-Software mit benutzerfreundlichen Oberflächen, die leicht zu erlernen sind. Richten Sie umfassende Schulungsprogramme mit Modulen für jede Funktion, praktischen Übungen vor der Inbetriebnahme und leicht auffindbaren Support-Materialien ein. Finden Sie interne Fürsprecher, die Ihren Mitarbeitern bei der Umstellung helfen und neue Arbeitsabläufe stärken können.

Schwierigkeiten bei der Integration und Datenmigration

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, überprüfen Sie die Qualität seiner API- und Integrationsdokumentation. Planen Sie die Datenmigration sorgfältig und stellen Sie sicher, dass die Gästedaten und historischen Aufzeichnungen korrekt sind, bevor Sie die gesamte Umstellung vornehmen. Planen Sie zusätzliche Zeit für Integrationstests und die Behebung von Problemen in Ihren Implementierungsplänen ein.

Komplexität des Channel-Managements

Verwenden Sie PMS-integrierte Channel-Manager-Funktionen anstelle separater Systeme, um Preisparität und Bestandsgenauigkeit zu gewährleisten. Richten Sie klare Protokolle für die Verwaltung der Preise über alle Vertriebskanäle hinweg ein und überprüfen Sie regelmäßig die Leistung jedes Kanals, um das beste Gleichgewicht zwischen Direktbuchungen und OTA-Vertrieb zu finden.

Wenn Sie diese Implementierungsprobleme angehen, bevor sie auftreten, können Sie die betriebliche Effizienz und das Umsatzwachstum erzielen, die Ihre Technologieinvestition lohnenswert machen.

Was kommt als Nächstes

Ein Hotel-PMS bietet Ihnen die Tools, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen reibungslos zu führen, Ihre Gäste zufrieden zu stellen und mithilfe von Daten mehr Geld zu verdienen. Das richtige Hotel-Property-Management-System macht manuelle Tätigkeiten überflüssig, verknüpft Ihre gesamte Technologie und bietet Ihnen Zugriff auf Leistungsanalysen, die Ihnen bei strategischen Entscheidungen helfen.

Sofortige Maßnahmen:

1. Bewerten Sie die Lücken Ihres aktuellen Systems im Hinblick auf die oben beschriebenen wesentlichen Funktionen.
2. Definieren Sie spezifische Funktionsanforderungen basierend auf Ihrer Art von Immobilie und Ihren betrieblichen Prioritäten.
3. Fordern Sie Demos von drei qualifizierten Anbietern an und beziehen Sie das Personal an der Rezeption und das Management in die Bewertung mit ein.
4. Berechnen Sie ROI-Prognosen anhand Ihrer tatsächlichen Arbeitskosten, der aktuellen Buchungsstruktur und Ihrer Umsatzziele.

Weitere relevante Themen, die es zu prüfen lohnt, sind die Optimierung des Channel-Managements, um die Distribution in Ihrem Hotel-PMS effizienter zu gestalten, Gästemeldesysteme, um die Gästebindung während ihres Aufenthalts sowie das Gästemanagement und die allgemeine Gästezufriedenheit zu verbessern, und die Integration des Revenue Managements, um mit dynamischer Preisgestaltung das Beste aus dem RevPAR herauszuholen.

Weitere Ressourcen

Checkliste zur Bewertung von PMS-Anbietern

• Integrationsmöglichkeiten mit aktuellen Systemen
• Mobile Funktionen für den Empfang und die Hauswirtschaft
• Qualität des Channel-Managers und OTA-Verbindungen
• Umfang der Berichterstellung und Anpassungsoptionen
• Reaktionszeiten des Supports und Kontoverwaltung
• Kundenreferenzen von ähnlichen Objekten

ROI-Berechnungsrahmen

• Aktuelle Arbeitsstunden für Verwaltungsaufgaben × Stundenkosten
• Provisionsersparnisse durch vermehrte Direktbuchungen (Ziel: 10–15 % Verbesserung)
• Umsatzsteigerung durch dynamische Preisgestaltung und automatisiertes Upselling
• Effizienzsteigerungen durch Hauswirtschafts- und Instandhaltungsmanagement

Vorlage für den Zeitplan der Umsetzung

• Wochen 1–2: Festlegung der Anforderungen und Vorbereitung der Daten
• Wochen 3–4: Systemkonfiguration und Einrichtung der Integration
• Wochen 5–6: Mitarbeiterschulung und Parallelbetrieb
• Wochen 7–8: Vollständige Umstellung und Optimierung