Einführung der Prostay Buchhaltungssoftware für Hotels

Prostay hat offiziell Prostay Accounting vorgestellt, ein vollständig integriertes Hotelbuchhaltungsmodul, das direkt in die Prostay-Plattform eingebaut ist. Dies bedeutet eine erhebliche Erweiterung des Prostay-Ökosystems und bietet Hotels, Resorts, Hostels und Ferienwohnungen eine speziell entwickelte Finanzmanagementlösung, die generische Programme wie QuickBooks oder Xero für den täglichen Hotelbetrieb ersetzt.

Prostay Accounting entspricht den Standards der Hotelbranche, einschließlich der USALI-ähnlichen Abteilungsstrukturen, und ist nativ mit dem gesamten Prostay-Stack verbunden: Prostay Property Management System, Prostay Channel Manager, Prostay Booking Engine, Prostay Nexus Guest Communications und Tableview POS. Es handelt sich hierbei nicht um eine nachträgliche Integration, sondern um eine einzige, einheitliche Plattform, auf der Ihre Finanzdaten automatisch vom Betrieb in das Hauptbuch fließen.

Was bedeutet das für Ihre Immobilie? Automatisches Hochladen von Journalen nach der Nachtprüfung. Berichterstellung für mehrere Abteilungen und Immobilien ohne Tabellenkalkulationen. Echtzeit-Datensynchronisation, die manuelle Abstimmungen überflüssig macht. Weniger Fehler. Schnellere Monatsabschlüsse. Und Finanzteams, die sich nun auf die Analyse statt auf die Dateneingabe konzentrieren können.

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Was ist die Prostay Accounting Software für Hotels?

Prostay Accounting ist ein speziell für Hotels entwickeltes Buchhaltungsmodul, das Teil des Prostay-Ökosystems ist und kein separates Hauptbuch darstellt. Es wurde speziell für Hotels und Restaurants entwickelt und nicht aus einer für Geschäfte oder Fabriken entwickelten Software adaptiert.

Das System ist auf die Arbeitsabläufe und Abteilungen im Gastgewerbe ausgerichtet, die Sie tatsächlich nutzen, wie Zimmer, Speisen und Getränke, Spa, Veranstaltungen, Parken, Hauswirtschaft und Zusatzdienstleistungen. Dies entspricht der USALI-Segmentierung, ist aber dennoch flexibel genug, um mit lokalen Kontenplänen und individuellen Einstellungen zu arbeiten. Die Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Hotels zeigt, wie es wirklich funktioniert.

Das unterscheidet es von anderen Buchhaltungssystemen für KMU:

• Konsolidiert alle Betriebsdaten aus Prostay PMS, Tableview POS, OTA-Kanälen, Direktbuchungen und Unternehmensverträgen in einem einzigen Hauptbuch
• Erzeugt automatisierte Ausgabedaten, darunter Abteilungs-Gewinn- und Verlustrechnungen, tägliche Umsatzzusammenfassungen und Eigentümerberichte
• Schlüsselt jede Gäste-Rechnung automatisch in die richtigen Umsatzcodes, Steuerzeilen und Zahlungsmethoden auf – manuelle Tabellenkalkulationen sind nicht erforderlich
• Unterstützt Gastzahlungen über mehrere Methoden hinweg mit korrekter Erfassung und Abstimmung

Prostay Accounting ist ein cloudbasiertes Programm, auf das von jedem Browser aus zugegriffen werden kann. Es wurde für einzelne Immobilien, kleine Gruppen und wachsende Portfolios entwickelt, die Kontrollen auf Unternehmensebene wünschen, ohne sich mit der Komplexität auf Unternehmensebene auseinandersetzen zu müssen.

Wie sich Prostay Accounting von generischen Buchhaltungstools unterscheidet

Wenn Sie schon einmal versucht haben, ein Hotel mit QuickBooks, Xero oder Sage zu betreiben, wissen Sie, wo die Probleme liegen. Meistens haben diese Tools nur eine einzige „Umsatz”-Zeile, die keine Aufschlüsselung nach Zimmerumsatz, Restaurantumsatz oder Spa-Dienstleistungen vornimmt. Sie müssen diese Daten manuell aus Ihrem Property-Management-System und Ihrem Point-of-Sale-System exportieren. Außerdem kennen diese Tools weder Abteilungsstrukturen noch mehrere Immobilien.

Prostay Accounting wurde speziell für das Umsatzmodell von Hotels entwickelt:

Sie müssen lediglich bei der Anmeldung einmalig die Zuordnung der Hotel-Einkommenscodes zu den GL-Konten einrichten. Danach werden alle Übernachtungen, Restaurantrechnungen, Spa-Behandlungen und Zimmerservice-Rechnungen automatisch den richtigen Konten zugeordnet. Das wiederholte Importieren von CSV-Dateien, das manuelle Berechnen von Steuern oder das erneute Eingeben von Daten zwischen verschiedenen Plattformen entfällt.

Prostay Accounting bietet integrierte Unterstützung für Abteilungsgewinne und -verluste, Segmentberichte (Unternehmen vs. OTA vs. Direktbuchungen) und Zusammenfassungen auf Eigentümerebene. Die Geschäftsergebnisse sind eindeutig: weniger Fehler im Journal, schnellere Abschlusszyklen, besseres Cash-Management und vollständige Rückverfolgbarkeit für Wirtschaftsprüfer und Kreditgeber, die Ihre Finanzberichte prüfen.

Das Prostay-Ökosystem: Vollständig integrierte Hotelfinanzen

Prostay startete 2025 als einzige Plattform für alle Arten von Gastgewerbe, und Prostay Accounting ergänzt diese um eine native Buchhaltungsebene, um den Betriebszyklus zu vervollständigen. Dabei handelt es sich nicht um eine Integration mit einem Drittanbieter, sondern um dasselbe einheitliche Datenmodell, das auch alle anderen Prostay-Module ausführt.

Der Datenfluss funktioniert wie folgt:

• Reservierungen und Folios, die in Prostay PMS erstellt wurden
• Ausgaben der Gäste, die in Tableview POS erfasst werden (Restaurants, Bars, Spa, Zimmerservice)
• Die Verteilung wird über Channel Manager und Booking Engine verwaltet
• Alle Transaktionen werden automatisch in das Prostay Accounting-Hauptbuch übertragen

Diese native Verbindung macht Middleware, unzuverlässige Dateiexporte und die nächtlichen manuellen Aufgaben überflüssig, die früher erforderlich waren, um verschiedene Anbieter miteinander zu verbinden. Sie können sowohl Ihr Hotel als auch Ihre Finanzen von einem Ort aus verwalten.

Prostay PMS und Reservierungsdaten

Das Prostay Property Management System PMS kümmert sich um alle wichtigen Dinge, die Sie täglich erledigen müssen, wie Reservierungen, Check-in und Check-out, Verfolgung von Gästerechnungen, Zimmerzuweisung, Zimmerwechsel, No-Shows und Stornierungen in Echtzeit. Es eignet sich für Ferienwohnungen, Serviced Apartments, Hotels, Hostels und Resorts.

Jeder Posten in einer Rechnung, sei es eine Übernachtung, ein Upgrade, eine Gebühr für einen späten Check-out, ein Rabatt oder eine Steuer, ist mit einem festgelegten Umsatzcode verknüpft. Prostay Accounting wandelt diese automatisch in Journalbuchungen um, ohne dass eine manuelle Buchung erforderlich ist.

Die Nacht-Audit-Daten aus Prostay PMS fließen direkt in die Buchhaltung ein:

• Tägliche Einnahmen nach Abteilung
• Nächtliche Umsatzübersichten
• Steuereinnahmen und -zahlungen
• Ausstehende Zahlungen von Gästen und Forderungen

Audit-Trails von der Rezeption bis zur Finanzabteilung verfolgen Korrekturen wie kostenlose Übernachtungen, Preisänderungen oder vorzeitige Abreisen. So bleiben der Hotelbetrieb und Ihre Buchhaltung synchron.

Tableview-POS-Integration

Tableview ist das in Prostay integrierte Point-of-Sale-System für alle Restaurants, Bars, Poolbars, Dachterrassen-Lounges und anderen Verkaufsstellen Ihrer Immobilie. Jeder Verkauf, einschließlich des verkauften Artikels, des Standorts der Verkaufsstelle, des Servicemitarbeiters, der Zahlungsmethode und des Zimmerpreises, wird mit Umsatz- und Steuercodes versehen, die Prostay Accounting automatisch lesen kann.

Die Funktion „Auf Zimmer buchen” funktioniert einwandfrei. In Prostay PMS wird die Rechnung für Speisen und Getränke eines Gastes, der sein Abendessen auf sein Zimmer buchen lässt, seinem Folio hinzugefügt. Prostay Accounting sieht jedoch weiterhin die detaillierte Aufschlüsselung:

• Umsatz nach Verkaufsstelle (Restaurant A, Bar B, Zimmerservice)
• Umsatz nach Kategorie (Speisen, alkoholische Getränke, alkoholfreie Getränke)
• Trinkgelder und Servicegebühren
• Details zur Zahlungsmethode

Das Hauptbuch erhält automatisch tägliche POS-Zusammenfassungen, Trinkgeldverbindlichkeiten und Bargeldabgaben. Dies hilft bei der genauen Ermittlung der F&B-Gewinn- und Verlustrechnung, der korrekten Erfassung von Trinkgeldern und der sicheren Aufbewahrung von Bargeld, ohne dass Daten manuell eingegeben oder erneut eingegeben werden müssen.

Diese Integration ist besonders nützlich für Objekte mit mehr als einer Verkaufsstelle, wie z. B. ein Stadthotel mit einem Lobby-Restaurant, einer Dachterrassenbar und einem 24-Stunden-Zimmerservice. Jede Einnahmequelle wird genau veröffentlicht, ohne dass Ihre Finanzteams eine Tabelle bearbeiten müssen.

Channel Manager und Buchungsmaschinen-Konnektivität

Der Prostay Channel Manager und die Buchungsmaschine übernehmen die Verteilung an OTAs wie Booking.com, Expedia und Airbnb sowie Direktbuchungen über die Website Ihres Hotels. Das Ziel ist es, so viele Gäste wie möglich in Ihrem Hotel unterzubringen und gleichzeitig mehr Direktbuchungen zu erhalten.

Prostay PMS erhält Reservierungen, Preispläne, Zimmerpreise, Stornierungsbedingungen und Provisionen, und Prostay Accounting verarbeitet diese dann auf die richtige Weise. Das System kann zwischen folgenden Punkten unterscheiden:

• OTA-Buchungen: Netto- vs. Brutto-Umsatzrealisierung, Nachverfolgung von Provisionsaufwendungen
• Direktbuchungen: Vollständige Erfassung der Einnahmen aus Ihrer Buchungsmaschine
• Firmenverträge: Ausgehandelte Preise und Abrechnungsmodalitäten

Das bedeutet, dass Sie in Ihren Finanzberichten sehen können, wie viel Geld jeder Kanal einbringt und wie viel Geld sein Betrieb kostet. Ihre präzisen Finanzberichte zeigen Ihnen genau, woher Ihre Einnahmen stammen und wie viel Sie jeder Kanal kostet.

Natives Buchhaltungsmodul und Hauptbuch

Prostay Accounting ist das finanzielle „Gehirn“, das unterhalb der operativen Ebene angesiedelt ist und operative Ereignisse automatisch in Soll- und Haben-Buchungen umwandelt. Stellen Sie es sich als die Buchhaltungssoftware vor, die endlich versteht, wie Hotels funktionieren.

Zu den Konfigurationsoptionen gehören:

• Hauptbuchkonten, Kostenstellen und Abteilungen, die an Ihre Struktur angepasst sind
• Unterstützung mehrerer Immobilien mit konzerninternen Transaktionen
• Berichterstattung auf Objektebene mit Gruppenkonsolidierung
• Standardisierte Vorlagen für wiederkehrende Einträge (Miete, Franchise-Gebühren, Verwaltungsgebühren)

Täglich werden Einnahmenjournale, Steuerbuchungen, Einzahlungsbewegungen und Verrechnungskontensalden automatisch erstellt und gebucht. Das System führt überprüfbare Aufzeichnungen und unterstützt bei Bedarf Genehmigungsworkflows. So haben Ihre Finanzmitarbeiter die Kontrolle, ohne dass zusätzlicher Arbeitsaufwand entsteht.

So funktioniert die Automatisierung in Prostay Accounting (im Alltag)

Ein Hotel, das Prostay Accounting nutzt, sieht einen typischen Tag wie folgt aus:

Tagsüber läuft alles wie gewohnt in Prostay PMS und Tableview POS. Gäste checken ein, bestellen Essen im Restaurant, bezahlen Wellness-Leistungen auf ihrem Zimmer und checken dann aus. Prostay Accounting verbucht und überprüft all diese Daten über Nacht. Am Morgen kümmert sich die Finanzabteilung um Ausnahmen und analysiert die Leistung, statt Daten einzugeben.

Die Automatisierung von Prostay übernimmt 80 bis 90 % der routinemäßigen Buchungen, sobald Sie bei der Ersteinrichtung Ihre Zuordnungen festgelegt haben. Anstatt Daten zwischen Systemen zu verschieben, konzentriert sich Ihr Team auf die Validierung, Abweichungsanalyse und strategische Planung.

Diese Routine funktioniert jederzeit, unabhängig davon, ob Sie ein Hotel besitzen oder viele Hotels verwalten. Mit Property-Tags und Konsolidierungsregeln, die Ihnen Details auf Objektebene liefern, können Sie Ihr Portfolio im Blick behalten.

Täglicher automatisierter Datenfluss aus PMS und POS

Jede Nacht übernimmt Prostay Informationen aus Prostay PMS (Zimmer, Pakete, Gebühren, Steuern, Kautionen) und Tableview POS (Outlet-Umsatz, Trinkgelder, Rabatte) und wandelt sie in Journalbuchungen um.

Das System verwendet voreingestellte Zuordnungskriterien für jede Zahlungsmethode und jeden Umsatzcode, um sicherzustellen, dass die Buchungen ausgeglichen sind und auf die ursprünglichen Finanztransaktionen zurückverweisen. Dies ist die Reihenfolge:

1. Die Nachtprüfung läuft zu der von Ihnen konfigurierten Zeit (z. B. 2:00 Uhr Ortszeit).
2. Die Datenerfassung zieht alle PMS- und POS-Aktivitäten des Geschäftstages heran.
3. Mapping-Regeln werden angewendet, um Betriebsdaten in Buchhaltungseinträge umzuwandeln.
4. Die Journalbuchungen werden automatisch in das Hauptbuch übertragen.
5. Jeden Morgen wird ein zusammenfassender Bericht mit den Gesamtbuchungen und Ausnahmen angezeigt.

Korrekturen, die in PMS oder POS für ein bestimmtes Datum vorgenommen werden, erstellen automatisch Anpassungsbuchungen, sodass keine manuelle Nachbearbeitung durch die Finanzabteilung erforderlich ist.

Zuordnungsregeln: Einmal konfigurieren, für immer automatisieren

Während der Implementierung arbeitet das Onboarding-Team von Prostay mit Ihrem Controller oder Buchhalter zusammen, um Folgendes zuzuordnen:

• Einnahmecodes aus PMS und POS zu GL-Konten
• Steuercodes den entsprechenden Verbindlichkeitskonten
• Zahlungsmethoden zu Bank- und Verrechnungskonten
• Abteilungen und Filialen für detaillierte Berichte

Wenn Ihre Immobilie diesen Detaillierungsgrad in den täglichen Umsatzberichten benötigt, können Zuordnungen Sektoren wie Unternehmen, Freizeit oder OTA umfassen.

Das System verwendet diese Zuordnungen nach ihrer Einrichtung automatisch für jede Transaktion. Fügen Sie eine neue Verkaufsstelle oder einen neuen Umsatzcode hinzu? Sie können Änderungen mit Berechtigungen einschränken, und sie werden zu Audit-Zwecken protokolliert, sodass Sie immer wissen, wer welche Änderungen wann vorgenommen hat.

Automatisierung der Bank- und Zahlungsabstimmung

Prostay Accounting importiert Kontoauszüge und gleicht sie anhand von Regeln und Referenz-IDs automatisch mit den Zahlungsdaten aus dem PMS/POS ab:

• Kreditkarten-Batch-Abrechnungen
• Bareinzahlungen
• OTA-Auszahlungen
• Banküberweisungen

Anstatt in Tabellen versteckt zu sein, werden nicht abgeglichene Posten und Anomalien wie Rückbuchungen, fehlende Einzahlungen und zeitliche Differenzen zur Überprüfung hervorgehoben. Dies umfasst mehrere Bankkonten, wie z. B. Betriebs-, Gehalts-, Treuhand-/Treuhand- und Einzahlungskonten.

Für Immobilien, die den Cashflow in Echtzeit im Auge behalten möchten, erfolgt die Abstimmung nicht nur am Monatsende, sondern kontinuierlich. Dadurch wird die Arbeitszeit von Stunden auf Minuten reduziert, was die Arbeit Ihres Backoffice-Personals erleichtert.

KI-gestützte Erkennung von Anomalien und Warnmeldungen

Prostay verwendet KI-gesteuerte Logik, um ungewöhnliche Muster zu kennzeichnen, bevor sie zu Problemen werden:

• Plötzliche Spitzen bei Stornierungen oder Rabatten in einem Restaurant
• Negative Umsatztage, die es nicht geben sollte
• Nicht übereinstimmende Steuerbuchungen zwischen PMS und Buchhaltung
• Ungewöhnliche Zahlungsmuster pro Filiale

Warnmeldungen werden in Dashboards angezeigt oder per E-Mail versendet, sodass Finanzabteilungen und Geschäftsführer Zeit haben, Probleme vor Monatsende zu untersuchen. Die Technologie lernt im Laufe der Zeit normale Muster pro Verkaufsstelle und Immobilie, wodurch Warnmeldungen nützlicher werden und Störsignale reduziert werden.

Dies ist keine Blackbox. Sie können Probleme mit Zuversicht untersuchen und beheben, da jede Warnung mit den Quelldaten und Prüfpfaden versehen ist. Wirtschaftsprüfer und Hotelbesitzer können sehen, wie das Geld durch das System fließt.

Kernfunktionen von Prostay Accounting für Hotels

In diesem Abschnitt wird erläutert, welche Funktionen Prostay Accounting bei seiner Markteinführung bieten wird und welche Probleme die einzelnen Funktionen lösen. Nicht nur für große Hotelketten, sondern auch für unabhängige Hotels und kleine bis mittlere Portfolios.

Verwenden Sie diese Liste, wenn Sie sich auf eine Demo vorbereiten oder Ihren internen Business Case erstellen.

Abteilungs- und Multi-Property-Gewinn- und Verlustrechnung

Prostay Accounting unterstützt Gewinn- und Verlustrechnungen nach USALI-Standard:

Unternehmen mit mehreren Immobilien können ihre aggregierte Gewinn- und Verlustrechnung nach Portfolio anzeigen, Immobilien nebeneinander vergleichen und einzelne Immobilien und Verkaufsstellen detailliert betrachten.

Zentralisierte Kosten wie Marketing, IT oder regionale Verwaltungsgebühren können je nach Zimmeranzahl, Umsatz oder maßgeschneiderten Faktoren auf die einzelnen Standorte verteilt werden. Zu den gängigsten Ausgabedaten gehören monatliche Gewinn- und Verlustberichte für jede Immobilie, zusammengefasste Portfolioberichte und eigentümerspezifische Abrechnungen, die exportiert oder mit eingeschränktem Zugriff geteilt werden können.

Dashboards, Berichterstellung und Prüfpfade

Visuelle Dashboards zeigen Kennzahlen an, die für das Hotelmanagement wichtig sind:

• Tägliche und MTD-Einnahmen nach Abteilung
• GOP (Bruttobetriebsgewinn) und GOPPAR
• Auslastungsbezogene Kennzahlen wie RevPAR, ADR und TRevPAR
• Cash-Position für eine oder mehrere Immobilien
• Prozentuale Arbeitskosten und Nachverfolgung der Betriebskosten

Prostay Accounting führt vollständige Aufzeichnungen über alle Buchungen, Änderungen und Genehmigungen, einschließlich des Benutzers, der Uhrzeit und eines Links zu den Quelltransaktionen. Diese Transparenz ist wichtig, um kluge Entscheidungen zu treffen, und macht Wirtschaftsprüfer, Kreditgeber und Eigentümer glücklich, da sie überprüfen können, wie die Zahlen zustande kommen.

Sie können Berichte nach Immobilie, Abteilung, Zeitraum und Kanal filtern und sie dann als PDF- oder Excel-Dateien speichern. Durch rollenbasierten Zugriff können Geschäftsführer Kennzahlen auf Immobilienebene einsehen, Eigentümer konsolidierte Berichte einsehen und die Finanzabteilung die gesamte Hauptbuchhaltung einsehen, während die Gehaltsdaten vertraulich bleiben.

Steuern, Compliance und Lokalisierung

Unternehmen im Gastgewerbe haben es mit komplexen Steuerstrukturen zu tun, mit denen generische Buchhaltungssysteme nur schlecht umgehen können. Prostay Accounting unterstützt:

• Beherbergungssteuer und Stadtsteuer
• Mehrwertsteuer/GST mit unterschiedlichen Sätzen je nach Art der Dienstleistung
• Servicegebühren und Trinkgeldabwicklung
• Alkoholsteuer und lokale F&B-Abgaben
• Tourismusabgaben je nach Gerichtsbarkeit

PMS und POS richten Steuercodes auf Einzelpostenbasis ein. Das Buchhaltungsmodul ordnet diese automatisch den richtigen Konten zu, wodurch manuelle Berechnungen und Fehler reduziert werden.

Prostay Accounting hilft Ihnen bei der Einhaltung von Vorschriften, indem es Ihnen exportierbare Daten für lokale Steuererklärungen, standardisierte Vorlagen für Wirtschaftsprüfer und Optionen für die Einrichtung verschiedener Gerichtsbarkeiten zur Verfügung stellt. Grenzüberschreitende Portfolios können verschiedene Währungen verwenden, und die Umrechnung erfolgt in Konsolidierungsberichten.

Benutzerberechtigungen und -kontrollen

Das System umfasst detaillierte Rollen, die auf die Arbeitsabläufe in der Hotellerie zugeschnitten sind:

Sie benötigen eine Berechtigung, um sensible Vorgänge wie die Änderung von GL-Zuordnungen, die Buchung manueller Journalbuchungen oder die Bearbeitung abgeschlossener Perioden durchzuführen. Diese Vorgänge werden immer protokolliert. Der Zugriff kann nach Objekten unterteilt werden, sodass Verbraucher nur die für ihren Bereich relevanten Finanzinformationen sehen.

Diese Sicherheitsstruktur gibt Wirtschaftsprüfern, Investoren und Marken-Franchisegebern die Gewissheit, dass die Finanzdaten sicher sind und nachverfolgt werden können.

Auswirkungen auf das Geschäft: Warum Prostay Accounting für Hotels wichtig ist

Unabhängige Hotels und kleine Gruppen haben mit steigenden Arbeitskosten, kleinen Finanzteams und zunehmendem Druck zu kämpfen, Eigentümerberichte pünktlich und mit zuverlässigen Informationen zu versenden. Viele Immobilien schließen ihre Bücher immer noch 10 bis 15 Tage nach Monatsende, da sie die Daten manuell abgleichen müssen und ihre Buchhaltungssysteme nicht miteinander verbunden sind.

Prostay Accounting geht genau darauf ein. Durch die Automatisierung können Nacht-Audit- und Finanzteams jeden Monat Dutzende von Stunden einsparen, Fehler reduzieren, die überprüft werden müssen, und die Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Geschäftsanalysen beschleunigen.

Die strategischen Vorteile sind groß: Controller und Geschäftsführer haben mehr Zeit, sich mit Preisgestaltung, Kostenkontrolle und Prognosen zu befassen, anstatt Daten zwischen Systemen zu verschieben. Managementunternehmen können Hotelbesitzern einen besseren Service bieten, indem sie schneller und genauer berichten.

Beispiele: Unabhängige Hotels und kleine Gruppen

Szenario 1: Boutique-Hotel mit 70 Zimmern

Ein kleines Hotel mit zwei Restaurants und Bars stellt von Tabellenkalkulationen und einer einfachen Buchhaltungslösung auf Prostay Accounting um. Vorher dauerte es 12 Tage, um den Monat abzuschließen, da PMS-Exporte, Tabellenkalkulationen und die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen manuell durchgeführt werden mussten.

Nach der Einführung von Prostay Accounting:

• Der Monatsabschluss dauert nur noch 5 Tage
• Die Nachtprüfung ist in 15 Minuten statt in einer Stunde abgeschlossen
• Die Gewinn- und Verlustrechnung der Abteilungen ist täglich statt monatlich verfügbar
• Eine Stelle für die Dateneingabe wurde für Initiativen zur Verbesserung des Gasterlebnisses umgeschichtet

Szenario 2: Regionale Gruppe mit 3 Immobilien

Ein Hotelunternehmen nutzte Excel, um die Finanzdaten für Hotels in der Stadt, Luxusresorts und Flughäfen manuell zusammenzufassen. Der Controller musste Zahlen aus drei verschiedenen Quellen zusammenstellen, was zu Verzögerungen bei den Anrufen der Eigentümer führte.

Mit Prostay Accounting:

• Portfolio-Performance täglich auf einem einzigen Dashboard einsehbar
• Durch den direkten Vergleich der Immobilien lassen sich leistungsschwache Objekte schnell identifizieren
• Bei Eigentümerbesprechungen werden aktuelle GOP-Zahlen verwendet, keine veralteten Daten
• Verbessertes Vertrauen in Steuererklärungen in verschiedenen Gerichtsbarkeiten

Diese Szenarien stellen typische Ergebnisse für Immobilien dar, die sich für die richtige Hotelbuchhaltungssoftware und integrierte Lösungen entscheiden.

Implementierung von Prostay Accounting: Einführung und Onboarding

Sie können Prostay Accounting zu Ihren bestehenden Prostay PMS- und Tableview-Clients hinzufügen oder es als Komplettpaket für Neukunden erwerben. Immobilien, die von alten Systemen umsteigen, können dies schrittweise tun.

Anstatt die Benutzer einfach ihre eigenen Konten einrichten zu lassen, bietet Prostay eine geführte Einarbeitung an. Diese praktische Methode senkt das Risiko und beschleunigt die Amortisationszeit, da die richtige Zuordnung und Steuereinstellung so wichtig sind.

Für ein einzelnes Hotel, das bereits Prostay PMS verwendet, beträgt die typische Implementierungszeit einige Wochen. Für Gruppen mit mehreren Immobilien, die von älteren Systemen umsteigen, ist die Implementierungszeit länger. Der Zeitplan hängt davon ab, wie kompliziert die Dinge sind, nicht nur davon, wie viele Immobilien es gibt.

Onboarding-Prozess und Support

Zu den wichtigsten Onboarding-Schritten gehören:

1. Discovery-Workshop: Überprüfung der aktuellen Prozesse, Kontenpläne, Umsatzcodes und Steuerregeln
2. Konfiguration: Einrichtung von GL-Zuordnungen, Abteilungsstrukturen und Outlet-Konfigurationen
3. Einrichtung von Berichtsvorlagen: Entwurf von Eigentümerberichten, Flash-Berichten und Monatsabschluss-Paketen
4. Parallelbetrieb: Betrieb des alten und neuen Systems für 1–2 Abschlusszyklen zur Überprüfung der Genauigkeit
5. Vollständige Umstellung: Prostay wird zum System der Aufzeichnungen; automatisierte nächtliche Buchungen beginnen

Was die Unterstützung bei der Datenmigration angeht, so werden Eröffnungssalden und historische Zusammenfassungsdaten bei Bedarf einbezogen. Es gibt eine klare Aufgabenteilung zwischen dem Prostay-Team und dem Finanzteam Ihres Hotels.

Vor der Inbetriebnahme werden die eigenen Daten Ihres Hotels verwendet, um Finanzpersonal, Geschäftsführer und Nachtprüfer in einer Testumgebung zu schulen. Der Zugang zum Helpdesk, ein dedizierter Success Manager und eine Wissensdatenbank sind Teil der laufenden Unterstützung. Wenn Ihr Unternehmen expandiert oder Sie neue Standorte und Einnahmequellen hinzufügen, kann sich Ihre Konfiguration ändern.

Vorbereitungscheckliste für Hoteliers

Bereiten Sie vor der Implementierung folgende Punkte vor:

• [ ] Aktueller Kontenplan
• [ ] Beispiel-PMS- und POS-Berichte
• [ ] Steuerregeln nach Gerichtsbarkeit (Beherbergungssteuer, Mehrwertsteuer, Servicegebühren)
• [ ] Derzeit verwendete Berichtsvorlagen des Eigentümers
• [ ] Liste der Immobilien, Verkaufsstellen und Abteilungen
• [ ] Gästeprofile und Segmentdefinitionen (Unternehmen, OTA, Direkt)

Identifizieren Sie interne Champions:

• Finanzleiter, der sich mit der GL-Struktur und den Berichtsanforderungen auskennt
• Superuser für die Immobilie für tägliche Aufgaben und operative Fragen
• IT-/Datenkontakt, falls Systemzugriff oder Datenextraktion erforderlich sind

Notieren Sie Ihren aktuellen Abschlussprozess, einschließlich der Abläufe, Zeitrahmen und etwaiger Probleme, damit Sie leicht erkennen können, wie viel besser es ist, wenn Sie live gehen. So können Sie Hotelbesitzern und Managementunternehmen leicht zeigen, dass sie eine gute Rendite für ihre Investition erzielen.

Ist Prostay Accounting das Richtige für Ihre Immobilie?

Sehr kleine Immobilien mit wenigen Verkaufsstellen kommen möglicherweise mit nur wenigen einfachen Tools aus. Aber Technologien, die manuelle Arbeit überflüssig machen, sind für die meisten unabhängigen Hotels und Gruppen mit mehr als einer Immobilie oder Verkaufsstelle eine große Hilfe.

Prostay Accounting eignet sich hervorragend für Unterkünfte, die bereits Prostay PMS und Tableview POS verwenden oder verwenden möchten, oder für Gruppen, die eine einzige Plattform für den Betrieb und die Finanzen wünschen. Die Bedeutung der richtigen Hotelbuchhaltungssoftware steigt, wenn die Dinge komplizierter werden, z. B. wenn es mehr Transaktionen, mehr Verkaufsstellen, mehr Unterkünfte oder strenge Berichtspflichten seitens des Eigentümers gibt.

Mit der modularen Lizenzierung von Prostay können Sie mit PMS, Channel Manager und Booking Engine beginnen und Accounting hinzufügen, wenn Sie bereit sind. Sie müssen nicht alles auf einmal ersetzen. Kümmern Sie sich zunächst um Reservierungen, Gästekommunikation und Lieferung. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern, fügen Sie dann das Finanzmanagement hinzu.

Selbstbewertung: Wann sollten Sie Prostay Accounting in Betracht ziehen?

Überprüfen Sie die für Ihre Immobilie zutreffenden Anzeichen:

• [ ] Bücher werden regelmäßig mehr als 10 Tage nach Monatsende geschlossen
• [ ] Starke Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen für die Umsatzverfolgung oder -abstimmung
• [ ] Häufige Unstimmigkeiten zwischen PMS und Buchhaltung, die einer Untersuchung bedürfen
• [ ] Schwierigkeiten bei der Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen für Abteilungen oder mehrere Immobilien
• [ ] GMs und Eigentümer verlangen tägliche oder wöchentliche Finanzübersichten, die Sie nicht ohne Weiteres bereitstellen können
• [ ] Mehr Zeitaufwand für das Sammeln von Daten als für deren Analyse zur Entscheidungsfindung
• [ ] Herausforderungen bei der Verfolgung zukünftiger Einnahmen, Verbindlichkeiten oder Forderungen
• [ ] Begrenzte umsetzbare Erkenntnisse aus der aktuellen Berichterstattung

Wenn Sie mehrere Punkte mit „Ja” beantwortet haben, sind Sie ein guter Kandidat für Prostay Accounting. Buchen Sie eine Demo, die sich auf Ihre spezifischen Arbeitsabläufe und Probleme konzentriert, und bringen Sie Beispiele Ihrer aktuellen Berichte zum Vergleich mit.

Nächste Schritte: Prostay Accounting in Aktion erleben

Prostay Accounting schließt die Lücke zwischen Hotelbetrieb und Finanzen und integriert Prostay PMS, Tableview POS, Channel Manager, Buchungsmaschine und Buchhaltung in einer Cloud-Plattform.

Die wichtigsten Vorteile noch einmal zusammengefasst:

• Automatisierung von 80–90 % der routinemäßigen Buchhaltungsaufgaben im Hotel
• Reduzierung menschlicher Fehler durch native Integration und automatisierte Zuordnung
• Schnellere Abschlusszyklen, gemessen in Tagen statt Wochen
• Bessere Berichterstattung für Eigentümer mit Echtzeit-Transparenz und detaillierten Finanzberichten
• Cashflow-Management mit täglicher Transparenz über die Liquiditätslage und zukünftige Einnahmen

Möchten Sie sehen, wie es funktioniert? Fordern Sie eine personalisierte Demo von Prostay Accounting an. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit dem Prostay-Team. Oder wenden Sie sich an den Vertrieb, um Preise basierend auf Ihrer Objektgröße und Ihrem Modulmix zu erhalten.

Bringen Sie Ihre aktuellen PMS/POS-Berichte und Ihr Monatsendpaket zur Demo mit. Wir zeigen Ihnen genau, wie Prostay Accounting diese Vorgänge automatisiert. Keine Erfolgsgeschichten von anderen Hotels mehr, sondern ein klares Bild davon, was sich für Ihr Unternehmen ändern wird.

Der Gastgewerbesektor tendiert zu einheitlichen Plattformen, die fehlerhafte Buchhaltungsprozesse und Systeme, die nicht miteinander kommunizieren, beseitigen. In einem wettbewerbsintensiven Markt ist der Unterschied zwischen einem Abschluss in 5 Tagen und einem Abschluss in 15 Tagen der Unterschied zwischen der Behebung von Problemen und deren Vermeidung.

Prostay Accounting ist eine neuere Option als alte Hotel-Stacks. Es ist an der Zeit, Ihre Finanzabläufe auf den neuesten Stand zu bringen.