Hotel-Cloud-Software: Wie Sie die richtige auswählen

Zur Verwaltung eines Hotels gehört es, Reservierungen, OTA-Kanäle, Gästekommunikation, Housekeeping, Zahlungen und Berichterstellung im Blick zu behalten – oft alles gleichzeitig. Die Zeiten, in denen man sperrige Desktop-Anwendungen auf einem einzigen Computer hinter der Rezeption nutzen musste, neigen sich schnell dem Ende zu. Hoteliers brauchen heute Lösungen, die sie begleiten, mit ihrem Unternehmen wachsen und auch dann funktionieren, wenn etwas schiefgeht.

In diesem Tutorial erfahren Sie alles, was Sie über Hotel-Cloud-Software wissen müssen, z. B. was sie ist, wie sie sich von herkömmlichen Vor-Ort-Systemen unterscheidet, welche Funktionen am wichtigsten sind und wie Sie Ihre Optionen vergleichen können. Wir werden auch darüber sprechen, warum Prostay der nächste Schritt in der Hotelverwaltungssoftware ist. Es kombiniert die Flexibilität der Cloud mit der Zuverlässigkeit von Offline-Systemen, was reine Cloud-Konkurrenten nicht bieten können.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Technologie, unabhängig davon, ob Sie ein kleines Stadthotel, ein Seebad oder eine wachsende Anzahl von Ferienwohnungen betreiben, um letztendlich ein effizienteres Hotelmanagement zu schaffen.

Was ist Hotel-Cloud-Software?

Hotel-Cloud-Software ist eine Art von Software, die auf Remote-Servern läuft und über einen Webbrowser oder eine App aufgerufen wird. Sie kümmert sich um Reservierungen, den Empfangsbetrieb, die Zimmerreinigung, Zahlungen und den Vertrieb, ohne dass Sie Server in Ihrem Hotel benötigen. Ihre Mitarbeiter müssen keine Software auf jedem Computer installieren. Stattdessen können sie über einen Webbrowser oder eine mobile App auf alles zugreifen, und die Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und verarbeitet.

Die meisten modernen Hotel-Cloud-Softwareprogramme kombinieren mehrere Komponenten in einer Umgebung:

• Property Management System (PMS) – Der operative Kern für Reservierungen, Check-in/Check-out, Zimmerzuweisungen, Folios und Tarifpläne
• Channel Manager – Echtzeit-Synchronisation mit OTAs wie Booking.com, Expedia und Airbnb, um Doppelbuchungen zu vermeiden
• Buchungsmaschine – Eine in Ihre Website eingebettete Direktbuchungsmaschine, um Reservierungen ohne OTA-Provisionen zu erfassen
• Gästekommunikation – Zentralisierte Kommunikation per E-Mail, SMS und WhatsApp für Bestätigungen, Upselling und Gästeservice
• Point of Sale – Restaurant-, Bar- und Spa-Abrechnung integriert in die Zimmerrechnungen
• Analysen und Berichte – Dashboards mit Angaben zu Auslastung, ADR, RevPAR und Leistung Ihrer Immobilie oder Hotelgruppe

Beispielsweise kann ein Stadthotel mit 60 Zimmern im Jahr 2026 Gäste einchecken, die Verfügbarkeit über alle Buchungskanäle hinweg synchronisieren, Zahlungen entgegennehmen und Nachrichten an Besucher senden – alles von einem Tablet an der Rezeption aus. Der Geschäftsführer kann die Auslastungsdaten in Echtzeit auf seinem Smartphone einsehen, während er morgens einen Kaffee trinkt. Der Nachtportier beendet seinen Arbeitstag, ohne einen Server in diesem Bereich zu berühren.

Prostay ist eine Cloud-Software für Hotels. Sie wurde speziell für unabhängige Hotels, Resorts, Hostels und Ferienwohnungen entwickelt. Sie bietet Hotels alle erforderlichen Tools in einem modularen System, ohne den zusätzlichen Aufwand, den Unternehmenslösungen häufig für kleinere Standorte erfordern.

Cloud-basierte vs. lokale Hotelsoftware: die wichtigsten Unterschiede

Herkömmliche Hotelsoftware, die vor Ort ausgeführt wird, befindet sich auf Servern oder PCs, die in Ihrer Unterkunft eingerichtet sind. Sie besitzen die Hardware, halten sie auf dem neuesten Stand und sichern sie selbst. Cloud-basierte Lösungen hingegen werden vollständig im Browser ausgeführt. Sie können von jedem Gerät mit Internetverbindung aus aufgerufen werden, und der Anbieter kümmert sich automatisch um Sicherheit, Infrastruktur und Updates.

So funktionieren die beiden Methoden in der Praxis:

• Bereitstellung: Vor Ort müssen physische Server gekauft und installiert werden; Cloud-Systeme lassen sich sofort über einen Webbrowser bereitstellen, ohne dass Sie über Ihre vorhandenen Computer oder Mobilgeräte hinaus zusätzliche Hardware benötigen.
• Zugriff: Bei einer lokalen Installation sind Sie an bestimmte Arbeitsplätze vor Ort gebunden; die Cloud ermöglicht Ihnen den Fernzugriff von überall – Sie können von zu Hause aus die Zimmerauslastung überprüfen, Reservierungen über Ihr Smartphone bearbeiten oder während eines Fluges Analysen einsehen.
• Updates: Bei der lokalen Installation sind manuelle Updates erforderlich, die oft IT-Eingriffe und Ausfallzeiten erfordern. Cloud-Systeme werden automatisch im Hintergrund aktualisiert, sodass Sie immer über die neuesten Funktionen verfügen.
• IT-Overhead: Bei On-Premise-Lösungen müssen Sie IT-Mitarbeiter oder Berater für Wartung, Sicherheitspatches und Fehlerbehebung einstellen; bei Cloud-Lösungen verlagert sich diese Belastung auf den Anbieter, wodurch die Overhead-Kosten drastisch reduziert werden.
• Hardware-Lebenszyklus: Vor Ort installierte Server müssen in der Regel alle 3–5 Jahre ausgetauscht werden, hinzu kommen laufende Kosten für Backups, USV-Systeme und Kühlung; die Cloud macht diese Investitionen vollständig überflüssig.
• Notfallwiederherstellung: Wenn Ihr PC an der Rezeption an einem Samstagabend mit On-Premise-Software ausfällt, sind Sie möglicherweise bis Montag handlungsunfähig; mit der Cloud kann jeder Laptop oder jedes Tablet sofort einspringen.

Ältere lokale Systeme haben außerdem einzelne Fehlerquellen. Ein Stromausfall, ein Festplattenausfall oder ein Ransomware-Angriff können den Hotelbetrieb für Tage lahmlegen. Cloud-Unternehmen verfügen über zusätzliche Infrastruktur, verschlüsselte Backups und Sicherheitsteams, die sich die meisten unabhängigen Hotels nicht leisten könnten.

Moderne Hotel-Cloud-Software wie Prostay geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht hybride Flexibilität. Sie wird in der Cloud gehostet, sodass Sie keinen Serverraum benötigen, ist aber auch so konzipiert, dass sie auch bei einem Ausfall des Internets weiter funktioniert, sodass Ihre Rezeption weiterhin betriebsbereit bleibt.

Hybridvorteil: Cloud-Leistung mit Offline-Ausfallsicherheit (der Ansatz von Prostay)

Eine „hybride” Lösung kombiniert das Beste aus beiden Welten: Hotelsoftware, die in der Cloud läuft, mit leichtgewichtigen lokalen Komponenten oder zwischengespeicherten Daten, die wichtige Aufgaben auch bei einem Internetausfall weiterlaufen lassen. Sie profitieren von der Benutzerfreundlichkeit, den automatisierten Upgrades und der geringen IT-Belastung einer reinen Cloud, müssen sich aber keine Sorgen machen, dass Ihr Netzwerk ausfällt und alle Vorgänge zum Erliegen kommen.

Genau das leistet Prostay. Die Plattform läuft vollständig in der Cloud, sodass Sie keinen herkömmlichen lokalen Server benötigen. Dennoch können Sie auch bei einem Internetausfall weiterhin Check-ins durchführen, Schlüsselkarten codieren, Folios buchen und Zimmer zuweisen.

Nehmen wir zum Beispiel ein Seebad, das aufgrund einer regionalen Störung drei Stunden lang keinen Internetzugang hat. Die Rezeption kann mit einem reinen Cloud-System nicht mehr arbeiten. Es gibt keine Check-ins, keine Zimmerzuweisungen und keine Folio-Aktualisierungen. Mit der Hybridmethode von Prostay können die Mitarbeiter weiterhin Zimmer zuweisen, Zahlungen persönlich entgegennehmen und Gäste einchecken. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, wird alles automatisch mit der Cloud synchronisiert.

Einige Vorteile dieser Architektur sind:

• Keine Serverwartung – keine Windows Server-Lizenzen, keine Hardware-Aktualisierungen, kein dediziertes IT-Personal zur Verwaltung der Backoffice-Infrastruktur
• Keine teuren Backup-Systeme – Die Cloud übernimmt die Redundanz; Sie sind nicht für Bandlaufwerke oder externe Speicher verantwortlich
• Keine Betriebsunterbrechungen – Geschäftskritische Front-Desk-Workflows werden ordnungsgemäß unterbrochen und später neu synchronisiert, sodass Gäste keine Auswirkungen spüren
• Geringeres Risiko – Sie eliminieren sowohl die Schwachstellen einer reinen Vor-Ort-Lösung (Hardwareausfälle) als auch einer reinen Cloud-Lösung (Verbindungsausfälle)

Die Cloud-Verbindung wird für die Buchhaltung, die OTA-Synchronisierung, die Berichterstellung und die Analyse benötigt. Diese Aufgaben werden in eine Warteschlange gestellt und verarbeitet, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Die zeitkritischen Aufgaben mit Gästekontakt, die den Arbeitsalltag an der Rezeption ausmachen, laufen jedoch reibungslos weiter.

„Prostay ist sowohl für die Cloud als auch für Ausfälle gerüstet. Das ist ein wichtiger Unterschied, den man kennen sollte, wenn Wettbewerber mit „Cloud“ werben, aber Probleme verursachen, wenn das WLAN ausfällt.“

Kernfunktionen einer modernen Hotel-Cloud-Software

Im Jahr 2026 sollte jede große Hotel-Cloud-Plattform weit mehr als nur grundlegende Reservierungsverwaltung bieten. Um ein Hotel vollständig zu betreiben, benötigen Sie ein System aus Modulen, die alle zusammenarbeiten und Echtzeitinformationen über Zimmerverfügbarkeit und Gästeprofile an jedem Kontaktpunkt austauschen.

Property Management System (PMS) – Die Grundlage für Reservierungen, Check-in/Check-out, Zimmervergabe, Folios, Preisverwaltung und die Koordination des Housekeeping. Das Hotel-PMS von Prostay ist browserbasiert und verfügt über ein Drag-and-Drop-Banddiagramm, das es dem Personal an der Rezeption erleichtert, Reservierungen zu bearbeiten und die Auslastung auf einen Blick zu visualisieren.

Channel Manager – Die Echtzeit-Synchronisation in beide Richtungen mit den wichtigsten OTAs (Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda) und regionalen Plattformen gewährleistet eine genaue Bestandsaufnahme über alle Buchungskanäle hinweg. Ein integrierter Channel Manager macht manuelle Aktualisierungen überflüssig und verhindert Doppelbuchungen, die die Zufriedenheit der Gäste und die Reputationsbewertung beeinträchtigen.

Buchungsmaschine – Eine mobile, mehrsprachige Buchungsmaschine, die in Ihre Hotelwebsite eingebettet ist, fördert Direktbuchungen mit Echtzeit-Verfügbarkeit, sicheren Zahlungsgateways und Sonderangeboten. Die Verringerung der Abhängigkeit von OTAs trägt dazu bei, Direktbuchungen zu maximieren und den Umsatz durch die Senkung der Provisionskosten zu steigern.

Gästekommunikation – Plattformen wie Prostay Nexus zentralisieren die Kommunikation per E-Mail, SMS und WhatsApp, um Bestätigungen zu automatisieren, Upselling-Angebote zu versenden und die Gästebindung während des Aufenthalts aufrechtzuerhalten. Proaktive Nachrichten helfen dabei, das Gästeerlebnis zu verbessern und die steigenden Erwartungen der Gäste an digitale Dienstleistungen zu erfüllen.

Point of Sale – Ein Restaurant-, Bar- oder Spa-POS wie Tableview ist direkt mit den Zimmerrechnungen verbunden und ermöglicht die nahtlose Verbuchung von Getränken und anderen Dienstleistungen. Gäste checken mit einer konsolidierten Rechnung aus; Ihr Team vermeidet manuelle Gebührentransfers.

Hauswirtschaft und Instandhaltung – Live-Zimmerstatus, Reinigungspläne, Verfolgung von Fundsachen und Wartungsaufträge sind über mobile Geräte zugänglich. Das Hauswirtschaftspersonal sieht Aktualisierungen sofort; die Rezeption weiß sofort, wenn ein Zimmer fertig ist.

Analysen und Dashboards – Echtzeit-Dashboards zeigen die Auslastung, ADR, RevPAR, Pickup-Rate und Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen Immobilien an. Betreiber und Verwaltungsgesellschaften mit mehreren Immobilien erhalten einen zentralen Überblick, ohne sich in separate Systeme einloggen zu müssen.

Zahlungen und Abrechnungen – Integrierte Zahlungsgateways mit Tokenisierung und PCI-konformen Workflows wickeln Vorauszahlungen, Anzahlungen, No-Show-Gebühren und Rückbuchungen sicher ab. Gäste können leicht auf Zahlungsbestätigungen zugreifen; Ihr Buchhaltungsteam verbringt weniger Zeit mit der Abstimmung.

KI und Automatisierung in Hotel-Cloud-Software

Cloud-native Systeme können KI effektiv nutzen, da sie große Mengen an Echtzeitdaten aus Reservierungen, Preisgestaltung, Gästeverhalten und Betriebsmustern verarbeiten. Diese Daten ermöglichen eine intelligente Automatisierung, die mit isolierten, lokalen Datenbanken nicht möglich wäre.

Die KI-Tools von Prostay unterstützen den Betrieb in mehreren Dimensionen:

• Automatisierte Aufgabenverteilung – Hauswirtschafts- und Wartungsaufgaben werden automatisch auf der Grundlage von Änderungen des Zimmerstatus, der Verfügbarkeit von Personal und Prioritätsregeln verteilt, wodurch sich der manuelle Koordinationsaufwand für den Geschäftsführer reduziert.
• Anomalieerkennung – Das System markiert ungewöhnliche Muster, wie z. B. einen plötzlichen Anstieg der Stornierungen für ein bestimmtes Datum, und ermöglicht so eine proaktive Untersuchung, bevor Umsatzchancen verloren gehen.
• Intelligente Preisvorschläge – Die KI analysiert die historische Nachfrage, die aktuelle Buchungsrate und die Marktbedingungen, um dynamische Mindestaufenthalte oder Anpassungen der Zimmerpreise vorzuschlagen (z. B. wenn eine Konferenz in der Stadt die Nachfrage an Wochenenden im Jahr 2027 ankurbelt).
• Automatisierte Gästekommunikation – Vorab geplante E-Mails mit Informationen vor der Ankunft, Anfragen nach Bewertungen nach dem Aufenthalt und Upselling-Angeboten wie frühem Check-in oder spätem Check-out werden ohne manuelles Eingreifen versendet.
• Intelligente Schnellantworten – Innerhalb der Gästekommunikation (Prostay Nexus) schlägt die KI Vorlagen für häufig gestellte Fragen vor – Wegbeschreibungen zum Parkplatz, WLAN-Passwörter, Restaurantöffnungszeiten –, damit die Mitarbeiter schneller mit einem einheitlichen, personalisierten Service reagieren können.
• Automatische Zahlungsabwicklung – Zahlungsworkflows werden automatisch beim Check-in, Check-out oder zu festgelegten Terminen ausgelöst, was die Arbeit an der Rezeption vereinfacht und die Einnahmen des Hotels zuverlässiger sichert
• Automatisierte Berichterstellung – Tägliche, wöchentliche oder monatliche Berichte werden ohne manuelle Zusammenstellung erstellt und an Eigentümer oder Verwaltungsgesellschaften verteilt.

Dies sind nicht nur „KI-Schlagworte”. Es handelt sich um echte Automatisierungsabläufe, die den Betrieb eines Hotels vereinfachen und dazu beitragen, dass mehr Besucher schneller einen besseren Service erhalten. Gutes Hotelmanagement bedeutet zunehmend, dass Software langweilige Aufgaben übernimmt, damit sich die Mitarbeiter darauf konzentrieren können, den Gästen ein großartiges Erlebnis zu bieten.

So vergleichen Sie verschiedene Hotel-Cloud-Software-Optionen

Die Umstellung auf ein neues Hotelsystem ist eine Entscheidung, die viele Jahre Bestand hat. Die von Ihnen gewählte Plattform beeinflusst, wie Sie Ihr Unternehmen führen, wie sich Ihre Gäste fühlen, wie Sie Ihr Team schulen und wie viel Geld Sie in den kommenden Jahren verdienen können. Anstatt sich für die günstigste Option oder die auffälligste Demo zu entscheiden, sollten Sie Anbieter anhand spezifischer Kriterien beurteilen.

Bereitstellung und Ausfallsicherheit – Überprüfen Sie, ob das System ausschließlich cloudbasiert ist oder auch Hybrid-/Offline-Kontinuität bietet. Fragen Sie direkt: „Was passiert, wenn unser Internet während der Check-out-Stoßzeit für zwei Stunden ausfällt?“ Rein cloudbasierte Tools haben oft keine gute Antwort darauf.

Funktionsumfang – Vergewissern Sie sich, welche Module nativ sind und welche von Drittanbietern integriert wurden. Umfasst die Plattform PMS, Channel-Management, eine Direktbuchungsmaschine, Gästemeldungen, POS und Berichterstellung als Kernkomponenten – oder müssen Sie mehrere Anbieter zusammenfügen und mehrere Abonnements bezahlen?

Benutzerfreundlichkeit und Schulung – Achten Sie auf intuitive Benutzeroberflächen und rollenbasierte Ansichten. Messen Sie, wie schnell neue Mitarbeiter an der Rezeption ihre Kompetenzen erwerben. Lösungen, die für unabhängige Hotels entwickelt wurden, erfordern in der Regel weniger Schulungsaufwand als Unternehmenssysteme, die für globale Hotelketten entwickelt wurden.

Integrationen – Vergewissern Sie sich, dass Verbindungen zu Türschlössern, Buchhaltungstools, Zahlungsgateways und lokalen Steuer- oder Behördenmeldesystemen in Ihrer Region vorhanden sind. Ein globales Netzwerk vertrauenswürdiger Partner ist weniger wichtig als eine tiefe Integration mit den spezifischen Tools, die Ihr Unternehmen benötigt.

Dateneigentum und -sicherheit – Stellen Sie sicher, dass die DSGVO und PCI-Vorschriften eingehalten werden, regelmäßige verschlüsselte Backups durchgeführt werden und klare Richtlinien für den Datenexport gelten, falls Sie den Vertrag jemals kündigen sollten. Ihre Gästeprofil-Daten und Finanzunterlagen müssen Ihr Eigentum bleiben.

Preise und Skalierbarkeit – Verlangen Sie transparente Preise pro Zimmer oder pro Objekt. Vermeiden Sie obligatorische mehrjährige Vertragsbindungen. Informieren Sie sich über die Kosten für das Hinzufügen von Modulen, Objekten oder Benutzern, wenn Ihr Unternehmen wächst. Cloud-Systeme sollten sich auf natürliche Weise skalieren lassen, um Serviced Apartments, zusätzliche Ferienwohnungen oder neue Hotelgruppen ohne teure Infrastruktur-Upgrades zu unterstützen.

Supportqualität – Bewerten Sie die Verfügbarkeit rund um die Uhr, die Reaktionszeiten gemäß SLA, den Support in regionalen Sprachen und ob die Unterstützung bei der Implementierung und die Datenmigration inbegriffen sind oder separat berechnet werden. Die Supportqualität entscheidet oft darüber, ob ein System erfolgreich ist oder Frustrationen hervorruft.

Behandeln Sie Anbieter-Demos wie Vorstellungsgespräche. Bringen Sie reale Szenarien mit – einen überbuchten Samstag, eine Gruppenbuchungsanfrage, einen Zahlungsstreit – und sehen Sie, wie jedes System damit umgeht.

Warum Prostay die beste Wahl als Hotel-Cloud-Software ist

Prostay ist eine modulare Hotelmanagement-Plattform, die alles kann. Sie wurde speziell für unabhängige Hotels, Resorts, Hostels, Ferienwohnungen und aufstrebende Hotelgruppen entwickelt. Sie erleichtert die Führung eines Hotels, ohne die Tiefe zu verlieren, die professionelle Betreiber benötigen.

Hybride Ausfallsicherheit ohne Komplexität – Prostay wird vollständig in der Cloud gehostet, sodass Sie keine lokalen Server benötigen. Es wurde jedoch für den Offline-Betrieb konzipiert. Ihre Rezeption funktioniert auch dann weiter, wenn das Internet ausfällt. Check-ins, Zimmerzuweisungen und Folio-Aktualisierungen funktionieren auch dann weiter, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Sie werden sofort synchronisiert, sobald Sie wieder online sind. Diese hybride Stärke unterscheidet Prostay von reinen Cloud-Konkurrenten, die Immobilien im Falle eines Netzwerkausfalls im Stich lassen.

Echtzeit-Verteilung – Um Überbuchungen zu vermeiden, ist der integrierte Channel Manager mit den wichtigsten OTAs und regionalen Kanälen verbunden und verfolgt alle verfügbaren Kapazitäten über alle Buchungskanäle hinweg. Mit der Direktbuchungsmaschine von Prostay hingegen können Sie den größten Gewinn erzielen, indem Sie Reservierungen ohne Provision entgegennehmen, sodass Sie einen größeren Teil Ihrer Hotelumsätze behalten können.

Native Module, keine Zusatzmodule – Die Plattform wird mit Prostay Nexus (für Gästebenachrichtigungen) und Tableview (für den Point of Sale) geliefert. Dabei handelt es sich nicht um Produkte von Drittanbietern, für die eigene Verträge, Anmeldungen und Supportkanäle erforderlich sind. Diese zentralisierte Lösung macht die Dinge einfacher, kostengünstiger und weniger frustrierend als die Verwaltung eines verstreuten Tech-Stacks.

Funktionen für mehrere Immobilien – Eigentümer und Verwaltungsunternehmen, die mehr als ein Hotel oder Ferienwohnungsportfolio betreiben, verfügen über einheitliche Dashboards, auf denen sie alle ihre Immobilien auf einen Blick sehen können. Sie können alle Ihre Leistungsindikatoren an einem Ort einsehen, die Veranstaltungsplanung und Gruppenbuchungen für alle Immobilien verwalten und die gleichen Standards einhalten, ohne mehrere Systeme nutzen zu müssen.

KI-gestützte Abläufe – Intelligente Automatisierung übernimmt alltägliche Aufgaben, stellt General Managern nützliche Dashboards zur Verfügung und hilft beim Revenue Management – ganz ohne Datenwissenschaftskenntnisse. Prostay nutzt KI, um echte Geschäftschancen zu erschließen, statt vage Versprechungen zu machen.

Schnelle Einarbeitung – Das Design von Prostay legt großen Wert auf eine schnelle Einrichtung und kurze Schulungszeiten. Die Mitarbeiter können das System innerhalb von Tagen statt Wochen erlernen, sodass die Immobilien ohne lange Beratungsverträge schnell betriebsbereit sind.

Bereit für die Zukunft der Hotellerie – Prostay erfüllt die Bedürfnisse der Gäste von heute mit Funktionen wie kontaktlosem Check-in und digitalen Marketing-Synergien und bietet Unternehmen gleichzeitig die Tools, die sie für ihren Erfolg benötigen.

Möchten Sie Prostay in Aktion sehen? Fordern Sie eine Demo an, um zu erfahren, wie Prostay zu den Arbeitsabläufen Ihrer Immobilie passt, oder kontaktieren Sie uns, um Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu besprechen. Erleben Sie, warum Hoteliers sich für Prostay entscheiden, um ihre Abläufe zu optimieren, Direktbuchungen zu maximieren und ihren Gästen ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten.

Erste Schritte mit Hotel-Cloud-Software in Ihrem Hotel

Die Umstellung von Tabellenkalkulationen oder älterer Verwaltungssoftware auf Cloud-Software kann entmutigend wirken, aber ein schrittweiser Ansatz minimiert Störungen und sorgt gleichzeitig für eine schnelle Realisierung der Vorteile.

Schritt 1: Überprüfen Sie aktuelle Arbeitsabläufe und Schwachstellen – Dokumentieren Sie, wo Sie Zeit verlieren, Fehler machen oder Gäste frustrieren. Häufige Probleme sind manuelle Preisaktualisierungen über OTAs, handschriftliche Reinigungslisten oder Probleme bei der Zahlungsabstimmung. Diese Schwachstellen dienen als Leitfaden für die Priorisierung von Funktionen.

Schritt 2: Definieren Sie unverzichtbare Funktionen – Trennen Sie wesentliche Funktionen (PMS, Channel Manager, Buchungsmaschine) von wünschenswerten Funktionen (fortschrittliches Revenue-Management-System, Spa-Terminplanung). Bei der ersten Einführung sollten Sie sich auf Kernmodule konzentrieren, die die größten Schwachstellen beheben.

Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste mit 2–3 Anbietern – Grenzen Sie Ihre Optionen anhand der oben genannten Bewertungskriterien ein. Vermeiden Sie eine Analyseparalyse – drei solide Optionen bieten ausreichend Vergleichsmöglichkeiten, ohne Ihr Team zu überfordern.

Schritt 4: Führen Sie detaillierte Demos mit realen Szenarien durch – Verwenden Sie tatsächliche Daten: Ihre Zimmertypen, Ihre Preispläne, Ihre OTA-Verbindungen. Testen Sie Randfälle wie vorzeitige Anreisen, Zimmerwechsel und getrennte Abrechnungen. Beobachten Sie, wie der Support während des Demo-Prozesses reagiert.

Die Datenmigration verdient besondere Aufmerksamkeit. Ihre Gästeprofile, zukünftigen Reservierungen, Firmenkonten und Preispläne müssen sauber übertragen werden. Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen ausgewählte Anbieter praktische Unterstützung bei der Migration bietet, anstatt Ihnen eine Importvorlage zu geben und Ihnen viel Glück zu wünschen.

Planen Sie einen realistischen Zeitplan. Die meisten Unterkünfte schließen die Implementierung je nach Größe und Komplexität innerhalb von 3 bis 8 Wochen ab. Planen Sie eine parallele Laufzeit ein, in der die Mitarbeiter an der Rezeption kurzzeitig sowohl das alte als auch das neue System bedienen, um vor der vollständigen Umstellung Vertrauen aufzubauen.

Beginnen Sie mit den Kernmodulen (PMS, Channel Manager, Buchungsmaschine) und stabilisieren Sie den Betrieb, bevor Sie Gastnachrichten, POS und erweiterte Analysen hinzufügen. Dieser schrittweise Ansatz verhindert eine Überlastung Ihres Teams und stellt sicher, dass jede Komponente zuverlässig funktioniert, bevor Sie die Komplexität erhöhen.

Mit Prostay und anderen Lösungen können Hotelbesitzer weniger Zeit mit IT-Problemen verbringen und mehr Zeit mit ihren Gästen, worauf sie ihren Schwerpunkt legen sollten. Vereinbaren Sie eine Live-Demo, um zu erfahren, wie Prostay in Ihrer spezifischen Situation funktioniert, und um herauszufinden, wie schnell Ihr Hotel live gehen kann.

Häufig gestellte Fragen zu Cloud-Software für Hotels

Ist Cloud-Hotelsoftware sicher genug für Zahlungen und Gästedaten?

Ja. Seriöse Anbieter von Cloud-Software für Hotels halten sich bei der Zahlungsabwicklung an die PCI-DSS-Vorschriften, verschlüsseln Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand und implementieren mehrschichtige Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Authentifizierungsgateways und regelmäßige Penetrationstests. Anbieter von Hotelmanagement-Software investieren in der Regel weit mehr in die Sicherheitsinfrastruktur, als einzelne Hotels sich für lokale Systeme leisten könnten.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Bei reinen Cloud-Systemen werden die meisten Vorgänge unterbrochen, bis die Verbindung wiederhergestellt ist. Der hybride Ansatz von Prostay ermöglicht die Offline-Kontinuität für wichtige Front-Desk-Funktionen – Check-ins, Zimmerzuweisungen, Folio-Buchungen und Keycard-Codierung funktionieren weiterhin. Die Daten werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, sodass Gäste und Mitarbeiter keine Serviceunterbrechungen erleben.

Wie viel kostet Hotel-Cloud-Software?

Die Preisgestaltung folgt in der Regel einem SaaS-Modell pro Zimmer oder pro Objekt mit monatlichen oder jährlichen Abonnements. Die Kosten variieren je nach Größe des Objekts und den ausgewählten Modulen, aber Cloud-Systeme bieten im Vergleich zu lokalen Alternativen in der Regel 20 bis 50 % niedrigere Gesamtbetriebskosten, wenn man die eingesparten Kosten für Serverhardware, IT-Personal und Wartung berücksichtigt.

Kann ich Cloud-Software für eine kleine Unterkunft mit 10 Zimmern verwenden?

Auf jeden Fall. Cloud-PMS-Plattformen wie Prostay sind in beide Richtungen skalierbar – sie eignen sich für kleine Boutique-Hotels und Hostels ebenso wie für größere Resorts oder Hotelgruppen. Dank des modularen Ansatzes zahlen Sie nur für das, was Sie benötigen, ohne die Komplexität und Preise von Unternehmenslösungen.

Wie lange dauert es, Mitarbeiter in Prostay zu schulen?

Die meisten Mitarbeiter an der Rezeption sind innerhalb weniger Tage nach der praktischen Anwendung kompetent. Die intuitive Benutzeroberfläche und die rollenbasierten Ansichten von Prostay minimieren die Schulungszeit im Vergleich zu älteren Systemen, die für große Ketten entwickelt wurden. Implementierungsunterstützung und Onboarding-Ressourcen beschleunigen den Lernprozess zusätzlich.

Kann Cloud-Software Gruppenbuchungen und Veranstaltungsmanagement verarbeiten?

Ja. Moderne Hotel-Cloud-Plattformen umfassen Funktionen für Gruppenbuchungen, Blockverwaltung und Veranstaltungskoordination. Prostay unterstützt diese Arbeitsabläufe innerhalb seines PMS, sodass Unterkünfte ohne separate Software Unternehmensveranstaltungen, Hochzeiten und Konferenzgeschäfte erfassen können.

Was ist, wenn ich später den Anbieter wechseln möchte?

Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrag klare Bestimmungen zum Datenexport enthält. Ihre Reservierungshistorie, Gästeprofile und Finanzdaten sollten in Standardformaten exportierbar sein. Seriöse Cloud-Anbieter – darunter auch Prostay – bieten transparente Richtlinien zu Dateneigentum und -portabilität.