Automatisierte Hotelbuchhaltungs-Software: So funktioniert's

Wenn Sie jemals eine Woche damit verbracht haben, nach Monatsende Tabellenkalkulationen abzugleichen, PMS-Exporte manuell in QuickBooks zu importieren oder Eigentümern zu erklären, warum ihre Zahlen am 15. Tag noch „in Bearbeitung” sind, dann wissen Sie bereits, dass allgemeine Buchhaltungslösungen nicht für Hotels gemacht sind.

Im Gastgewerbe laufen die Dinge anders. Zimmer, Restaurants, Bars, Spas und Veranstaltungen bringen Geld ein, und das oft gleichzeitig und über mehrere Objekte hinweg. Gäste zahlen Monate im Voraus Anzahlungen, verwenden sowohl geschäftliche als auch private Kreditkarten, um ihre Rechnungen zu bezahlen, und lassen ihre Mahlzeiten auf ihre Zimmerrechnung setzen. Wenn Sie versuchen, all dies in eine Software für den Einzelhandel oder professionelle Dienstleistungen zu integrieren, führt dies zu Problemen, Fehlern und nächtlichen Abstimmungsrunden.

In diesem Tutorial wird erklärt, was automatisierte Hotelbuchhaltungssoftware ist, wie sie sich von herkömmlicher Buchhaltungssoftware unterscheidet und warum unabhängige Hotels und Gruppen mit mehr als einer Immobilie sie benötigen. Wir zeigen Ihnen auch, wie Prostay PMS dank seines integrierten Buchhaltungsmoduls und der Tableview-POS-Konnektivität alle Finanzen Ihres Hotels automatisch verwalten kann, ohne dass Sie eine Reihe verschiedener Lösungen von Drittanbietern benötigen.

Was ist eine Hotelbuchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware  ist eine Finanzmanagement-Software, die speziell für Unternehmen im Gastgewerbe entwickelt wurde und nicht nur ein normales Hauptbuch mit zusätzlichen Hotelvorlagen ist.

Das Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) ist der globale Standard, der die Finanzen eines Hotels in verschiedene Abteilungen unterteilt: Zimmer, Speisen und Getränke, Spa, Golf, Parkplätze und andere betriebene Bereiche. Darauf basiert das System. Dieses Rahmenwerk ermöglicht es Ihnen, verschiedene Objekte miteinander zu vergleichen, und liefert Hotelbesitzern und Managementunternehmen die detaillierten Informationen, die sie benötigen.

Im Gegensatz zu herkömmlicher Buchhaltungssoftware sammelt eine gute Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe Daten aus folgenden Bereichen:

• Property Management System (PMS): Reservierungen, Folios, Zimmergebühren und Zahlungen von Gästen
• Point-of-Sale (POS): F&B-Transaktionen, Outlet-Verkäufe, Trinkgelder und Gratisleistungen
• Zahlungsgateways: Kartentransaktionen, Abrechnungen und Rückerstattungen
• Lohn- und Arbeitsmanagement: Personalkosten in Verbindung mit Auslastung und Abteilungsleistung

Das Endergebnis ist ein einziges Hauptbuch und eine einzige Berichtsebene, die die täglichen Einnahmen verfolgt, Gewinn- und Verlustrechnungen für die Abteilungen erstellt, Eigentümerberichte erstellt und die Konsolidierung mehrerer Immobilien verwaltet – und das alles ohne die komplizierten Tabellenkalkulationen, die generische Lösungen erfordern.

Stellen Sie sich beispielsweise ein Stadthotel mit 100 Zimmern, einem Restaurant, einer Bar und einem Konferenzbereich vor. Mit hotelspezifischen Kontenplänen kann das Finanzteam die Zimmererlöse, die F&B-Erlöse pro Outlet, die Banketterlöse und die Nebenkosten als separate Posten untersuchen, die alle den USALI-Anforderungen entsprechen. Ein allgemeines System würde einen Großteil davon unter „Umsatz” zusammenfassen und erfordern, dass die Mitarbeiter diese Posten manuell aufschlüsseln.

Wie sich Hotelbuchhaltungssoftware von normaler Buchhaltungssoftware unterscheidet

QuickBooks und Xero sind großartige Tools für kleine Unternehmen mit einfachen Einnahmequellen. Sie eignen sich gut zum Erstellen von Rechnungen, zum Abgleichen von Bankkonten, zum Durchführen grundlegender Steuerberechnungen und zum Erstellen von Gewinn- und Verlustrechnungen. Sie wurden jedoch nicht für die komplexen Abläufe eines Hotelunternehmens entwickelt.

Hier unterscheiden sich Lösungen, die speziell auf Hotels ausgerichtet sind:

Das „Umsatz”-Problem

Wenn ein Gast in einem Full-Service-Hotel seine Rechnung bezahlt, kann diese einzelne Transaktion Folgendes umfassen:

• Zwei Übernachtungen
• Frühstück im Restaurant
• Getränke an der Lobbybar
• Eine Spa-Behandlung
• Parkgebühren
• Resortgebühren

Eine generische Buchhaltungsplattform erfasst dies als einen einzigen Betrag. Ein Hotelbuchhaltungssystem teilt diesen Betrag in sechs verschiedene Einnahmeposten auf, die jeweils mit der richtigen steuerlichen Behandlung auf das richtige Abteilungskonto gebucht werden.

Berichterstattung für mehrere Immobilien und Eigentümer

Mehr als 60 % der Hotels in den USA gehören zu Ketten oder Portfolios von Verwaltungsgesellschaften. Diese Betreiber müssen in der Lage sein, alle ihre Immobilien an einem Ort zu sehen, standardisierte Berichte für Eigentümer und Investoren zu erhalten und Leistungsindikatoren zwischen den Standorten zu vergleichen.

Die meisten Standard-Buchhaltungstools für KMU bieten diese Funktion nicht von Haus aus. Hotelbuchhaltungssoftware ist von Anfang an dafür ausgelegt.

Echtzeit vs. manuelle Importe

Generische Software ist in der Regel auf CSV-Exporte, manuelle Dateneingaben oder regelmäßige Importe angewiesen. Dies führt zu zeitlichen Lücken, erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit und bedeutet, dass Ihre Finanzdaten ständig zumindest ein wenig veraltet sind.

Hotelbuchhaltungssoftware verwendet Betriebsdaten in Echtzeit oder zumindest durch nächtliche automatische Synchronisierungen, sodass Ihre Zahlen das widerspiegeln, was heute tatsächlich passiert ist.

Wichtige Komponenten einer automatisierten Hotelbuchhaltungssoftware

Die Finanzen eines Hotels hängen von einem Netzwerk miteinander verbundener Systeme ab. Wenn man sieht, wie diese Teile zusammenpassen, wird klar, warum native Integrationen wichtiger denn je sind.

Das Property Management System (PMS)

Ihr PMS, wie beispielsweise Prostay PMS, verfolgt Reservierungen, Besucherfolios, Zimmerumsätze und Transaktionen an der Rezeption. Diese Ebene verarbeitet alle Buchungen, Check-ins, Gebühren und Zahlungen.

Das Point-of-Sale-System (POS)

Für Hotels mit Restaurants, Spas oder Geschäften erfasst das POS (wie Prostay's Tableview) jeden Verkauf, einschließlich der verkauften Artikel, des Verkaufsorts, des Verkaufszeitpunkts und der Zahlungsart. Dazu gehören auch Zimmerausgaben, die den Gästerechnungen hinzugefügt werden müssen.

Channel Manager und Buchungsmaschine

Diese Lösungen kümmern sich um die Verteilung zwischen Direktbuchungen und OTAs. Sie befassen sich nicht direkt mit der Buchhaltung, sondern senden die Reservierungsdaten an das PMS, das sie dann weiterleitet.

Das Buchhaltungsmodul

Die Buchhaltungsebene befindet sich oberhalb von PMS und POS und wandelt operative Aktivitäten in Journalbuchungen um. Sie verbindet Umsatzcodes mit GL-Konten, berechnet Steuern, erstellt tägliche Zusammenfassungen und erstellt die Berichte, die Ihre Eigentümer und Wirtschaftsprüfer benötigen.

Leistungsstarke Hotels möchten, dass diese Systeme nativ oder über APIs zusammenarbeiten. Das manuelle Hochladen und Exportieren von Dateien gehört der Vergangenheit an.

Warum automatisierte Hotelbuchhaltungssoftware wichtig ist

Die Hotellerie hat sich seit 2020 stark weiterentwickelt. Es gibt immer noch nicht genug Arbeitskräfte, die Arbeitskosten sind stark gestiegen, und die Eigentümer wollen schnelle Finanzkennzahlen und keine vierteljährlichen Zusammenfassungen, die erst Wochen nach dem Ereignis vorliegen.

Viele unabhängige Hotels schließen den Monat jedoch immer noch mit einer Verzögerung von 10 bis 15 Tagen ab. Warum? Weil ihr Finanzteam stundenlang arbeitet:

• Exportieren von Daten aus dem PMS in Tabellenkalkulationen
• Manuelle Eingabe von Journalbuchungen in ihre Buchhaltungsplattform
• Kartenstapel mit Kontoauszügen abgleichen
• Es verfolgt Unstimmigkeiten zwischen den Berichten der Rezeption und denen des F&B-Bereichs

Finanzverantwortliche im Gastgewerbe sagen, dass der manuelle Abgleich bis zu 70 % der Arbeit eines Finanzteams ausmachen kann. Das ist Zeit, die für die Eingabe von Daten verschwendet wird, anstatt Prognosetools zu nutzen, strategische Recherchen durchzuführen oder die Finanzen des Unternehmens zu verbessern.

Das Geschäftsszenario für die Automatisierung

Automatisierte Hotelbuchhaltungssoftware geht diese Probleme direkt an:

• Schnellere Abschlusszyklen: Hotels, die Automatisierung einsetzen, berichten von einer Verkürzung des Monatsabschlusses von mehr als 10 Tagen auf 3–5 Tage
• Weniger Buchungsfehler: Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe werden menschliche Fehler reduziert, die zu Problemen bei der Abstimmung führen.
• Finanzielle Transparenz in Echtzeit: Dashboards zeigen RevPAR, GOP, Abteilungs-GuV und Cashflow an, ohne dass auf Tabellenkalkulationen gewartet werden muss.
• Bessere Beziehungen zu Eigentümern: Zeitnahe, genaue Daten schaffen Vertrauen bei Investoren und Verwaltungsgesellschaften.
• Umschichtung von Personal: Nachtbuchhalter und Buchhalter konzentrieren sich auf Analysen und die Bearbeitung von Ausnahmen, nicht auf die Bereinigung von Daten.

Wenn Ihre Buchhaltungssysteme auf Autopilot laufen, verwandeln sich Ihre Backoffice-Abläufe von einem Engpass in einen strategischen Vorteil.

So funktioniert die Automatisierung in Hotelbuchhaltungssoftware

Die Automatisierung der Hotelbuchhaltung bedeutet nicht, dass die dort tätigen Mitarbeiter entlassen werden. Vielmehr werden Ihre Betriebssysteme mit Ihrem Hauptbuch verknüpft, sodass Routineeinträge vorgenommen werden können, ohne dass sie manuell eingegeben werden müssen.

Der tägliche Ablauf

So sieht ein typischer automatisierter Tag aus:

1. Reservierungen und Aufenthalte werden im PMS erfasst: Gäste buchen, checken ein und nehmen den ganzen Tag über Dienstleistungen in Anspruch.
2. Gebühren werden auf Folios verbucht: Zimmerpreise, F&B-Gebühren, Spa-Behandlungen und Nebenkosten erscheinen auf den Konten der Gäste
3. Nachtprüfung im PMS: Das System gleicht die Aktivitäten des Tages ab, gleicht alle Verkaufsstellen aus und schließt den Geschäftstag ab
4. Automatische Journalerstellung: Das Buchhaltungsmodul ruft die Nachtabschlussdaten ab und erstellt Journalbuchungen auf der Grundlage vordefinierter Zuordnungsregeln
5. Buchung im Hauptbuch: Einnahmen, Steuern und Zahlungen werden automatisch auf die richtigen Hauptbuchkonten gebucht

Zuordnungsregeln: Einmal festlegen, immer wieder verwenden

Die Zuordnungskonfiguration ist das Herzstück des Systems. Für jeden Umsatzcode in Ihrem PMS gibt es ein spezifisches Hauptbuchkonto, z. B. Zimmerumsatz, Speisen und Getränke – Restaurant, Spa-Dienstleistungen usw. Für jeden Steuercode gibt es ein Verbindlichkeitskonto. Für jede Zahlungsmethode gibt es ein Bank- oder Verrechnungskonto.

Sie müssen diese Zuordnungen nur einmal während der Implementierung einrichten. Danach veröffentlicht das System jede Nacht selbstständig klare Aufzeichnungen über die Vorgänge.

Automatisierung der Bankabstimmung

Moderne automatisierte Buchhaltungssoftware für Hotels optimiert auch den Bankabgleich:

• Importiert Bankfeeds direkt von Ihren Finanzinstituten
• Gleicht Kartentranchen von Zahlungsgateways mit PMS/POS-Abrechnungen ab
• Markiert Unstimmigkeiten und Ausnahmen zur Überprüfung
• Reduziert den manuellen Abgleich von Stunden auf Minuten

KI und Anomalieerkennung

Einige Plattformen verfügen mittlerweile über KI-gestützte Funktionen für:

• Erkennung ungewöhnlicher Muster bei durchschnittlichen Rechnungsbeträgen, Auslastung oder Tagesumsätzen
• Markierung potenzieller Betrugsfälle oder Buchungsfehler
• Erstellung von Prognosen auf der Grundlage historischer Daten

Diese Funktionen sorgen für zusätzliche Genauigkeit und liefern umsetzbare Erkenntnisse, die Führungskräften in Hotels helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei automatisierter Hotelbuchhaltungssoftware achten sollten

Wenn Sie Lösungen für Ihr Hotel evaluieren, finden Sie in dieser Checkliste die unverzichtbaren Funktionen für unabhängige Hotels und kleine Hotelgruppen.

Wesentliche Funktionen

Prüfpfade und Berechtigungen

Ihre Wirtschaftsprüfer, Kreditgeber und Eigentümer erwarten Transparenz. Achten Sie auf:

• Vollständige Audit-Trails, aus denen hervorgeht, wer was wann gepostet hat
• Rollenbasierte Berechtigungen, die den Zugriff nach Funktionen einschränken
• Automatisierte Bilanzen und Finanzberichte
• Exportfunktionen für externe Überprüfungen

Beispiel für ein Dashboard

Die beste Buchhaltungssoftware bietet ein intuitives Dashboard, in dem Sie den Cashflow überwachen, die Einnahmen nach Abteilungen verfolgen und Leistungskennzahlen auf einen Blick einsehen können – ohne Export in Tabellenkalkulationen.

Automatisierung in der Praxis: Beispielszenarien für unabhängige Hotels

Theorie ist nützlich, aber praktische Beispiele zeigen, was Automatisierung tatsächlich leistet. Hier sind drei Szenarien, die auf gängigen Gastgewerbebetrieben basieren.

Szenario 1: Boutique-Hotel am Meer in Spanien

In einem Hotel mit 75 Zimmern an der Costa Brava gibt es ein Restaurant, eine Poolbar und ein Spa. Vor der Automatisierung musste das Finanzteam jeden Monat 12 Tage lang die Bücher schließen. Es musste die PMS-Daten manuell exportieren, Transaktionen erneut eingeben und überprüfen, ob die F&B-Daten mit den Kontoauszügen übereinstimmten.

Nach der Installation einer automatisierten Hotelbuchhaltungssoftware, die mit dem hoteleigenen PMS kompatibel ist, werden die nächtlichen Einnahmen automatisch hochgeladen. Der Monatsabschluss konnte auf vier Tage verkürzt werden. Der Controller nutzt die gewonnene Zeit nun für Kostenanalysen und Prognosen, anstatt Daten einzugeben.

Szenario 2: Stadthotel mit mehreren Filialen in New York

Ein Hotel mit 200 Zimmern, drei Restaurants, einer Dachterrassenbar und Banketträumen generiert täglich Hunderte von F&B-Transaktionen. Durch die Synchronisierung des POS mit dem Buchhaltungsmodul werden folgende Vorgänge automatisiert:

• Trennung der Zimmerumsätze von Bar- und Kartenzahlungen
• Buchung nach Abteilungen (Restaurant A, Restaurant B, Bar, Bankette)
• Steuerberechnungen nach Umsatzart und Standort

Was zuvor einen Vollzeitmitarbeiter für die Debitorenbuchhaltung erforderte, läuft nun mit Ausnahmeüberprüfung automatisch ab.

Szenario 3: Hotelgruppe mit drei Häusern in Südostasien

Ein Hotelunternehmen mit Hotels in Thailand, Vietnam und Indonesien muss Finanzdaten für Besprechungen mit den Eigentümern zusammenfassen. Mit den alten Methoden erstellten sie Quartalsberichte, die 3–4 Wochen nach Ende des Berichtszeitraums vorlagen.

Durch die automatisierte Buchhaltung für mehrere Immobilien ist es nun möglich, die Konten täglich zu konsolidieren. Jetzt finden wöchentliche Eigentümergespräche mit neuen Zahlen statt, RevPAR und GOP werden standortübergreifend verglichen und Outlets, die nicht gut laufen, können fast in Echtzeit identifiziert werden.

Bewertung automatisierter Hotelbuchhaltungslösungen für Ihre Immobilie

Die Auswahl der richtigen Buchhaltungslösung erfordert eine ehrliche Bewertung Ihrer aktuellen Schwachstellen und klare Bewertungskriterien.

Beginnen Sie mit Ihren Schwachstellen

Dokumentieren Sie vor den Demos, wo Sie Zeit verlieren:

• Manuelle Nachtbuchhaltungsexporte aus dem PMS
• Langsame Monatsendberichte (Abschluss nach dem 10. Tag?)
• Getrennte Systeme, die Brücken in Form von Tabellenkalkulationen erfordern
• Starke Abhängigkeit von Excel für Finanzvorgänge
• Mehrere Systeme, die nicht miteinander kommunizieren

Bewertungskriterien

Bei der Bewertung von Lösungen sollten Sie folgende Kriterien priorisieren:

• Umfang der PMS/POS-Integration: Nativ oder API-basiert? Echtzeit oder Batch?
• USALI-Konformität: Integrierte Abteilungsstruktur oder benutzerdefinierte Konfiguration?
• Unterstützung mehrerer Währungen/Unternehmen: Unverzichtbar für internationale Immobilien
• Implementierungszeitplan: Wochen oder Monate? Welche Ressourcen sind erforderlich?
• Lokale Compliance-Funktionen: Steuerliche Abwicklung für Ihre Gerichtsbarkeit

Fragen, die Sie in Demos stellen sollten

Bereiten Sie spezifische Fragen vor, die die tatsächlichen Fähigkeiten aufzeigen:

1. „Wie ordnen Sie PMS-Einnahmecodes den Hauptbuchkonten zu? Kann ich die Konfigurationsoberfläche sehen?“
2. „Wie viele Stunden manueller Arbeit werden durch die Automatisierung bei meinem Monatsabschluss eingespart?“
3. „Zeigen Sie mir, wie eine im PMS gebuchte Zimmergebühr im Buchhaltungsmodul angezeigt wird.“
4. „Wie werden Konsolidierungen mehrerer Immobilien und konzerninterne Transaktionen gehandhabt?“
5. „Wie sieht Ihr Support-Team nach der Implementierung aus?“

Modular denken

Unabhängige Hotels sollten nach Lösungen suchen, die mit einer Immobilie beginnen und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalierbar sind. Vermeiden Sie Plattformen, die Verpflichtungen auf Unternehmensebene erfordern, bevor Sie den Wert nachgewiesen haben.

Warum eine native Integration zwischen PMS, POS und Buchhaltung entscheidend ist

Es gibt einen grundlegenden Unterschied zwischen Systemen, die gemeinsam entwickelt wurden, und Systemen, die über Dateiexporte oder Middleware von Drittanbietern miteinander verbunden sind.

Das Problem mit isolierten Systemen

Wenn Ihr PMS, POS und Ihre Buchhaltungsplattform von verschiedenen Anbietern stammen und nur lose miteinander integriert sind, kommt es zu folgenden Problemen:

• Zeitliche Unterschiede: Die heutigen Einnahmen werden möglicherweise erst morgen oder nächste Woche in der Buchhaltung angezeigt.
• Fehlende Daten: Fehlgeschlagene Exporte oder Importfehler hinterlassen Lücken in Ihrem Hauptbuch
• Falsch verbuchte Steuern: Verschiedene Systeme berechnen Steuern unterschiedlich.
• Inkonsistente Kontenpläne: Zuordnungsprobleme führen zu Alpträumen bei der Abstimmung
• Schuldzuweisungen zwischen Anbietern: Wenn etwas schiefgeht, gibt jeder jemand anderem die Schuld

Der Vorteil der nativen Integration

Wenn PMS, POS und Buchhaltung ein einheitliches Datenmodell verwenden:

• Jede Rechnung, jede Quittung und jede Zahlung wird einmal erfasst und korrekt zugeordnet
• Echtzeit-Datenfluss ohne manuelle Eingriffe
• Das Finanzteam wird auf einer einzigen Plattform geschult statt auf drei
• Die IT-Komplexität sinkt drastisch
• Updates und Upgrades erfolgen koordiniert und ohne Konflikte

Prostay wurde als All-in-One-Plattform konzipiert, auf der PMS, POS (Tableview) und Buchhaltung genau diese einheitliche Architektur nutzen.

Prostay PMS + Prostay Accounting Module: Vollautomatisierte Hotelbuchhaltung

Prostay PMS ist ein All-in-One-System, das Reservierungen, Front-Office-Aufgaben, Reinigung und Vertrieb über seinen Channel Manager und seine Buchungsmaschine abwickelt. Die Plattform ist für unabhängige Hotels, Resorts, Hostels, Ferienwohnungen und Gruppen mit mehreren Immobilien gedacht, die eine zentralisierte Kontrolle wünschen und dennoch Änderungen auf Immobilienebene vornehmen können.

Das native Buchhaltungsmodul von Prostay macht den Unterschied. Es handelt sich nicht um eine Integration eines Drittanbieters, sondern um eine speziell entwickelte Finanzschicht, die den Hotelbetrieb in vollautomatische Journalbuchungen umwandelt.

Native Integration mit Tableview POS

Für Immobilien mit F&B-Betrieb erfasst Tableview POS von Prostay jede Transaktion in den Verkaufsstellen – Restaurants, Bars, Spas und Einzelhandel. Diese Transaktionen werden automatisch im Buchhaltungsmodul verbucht mit:

• Umsatzkategorisierung nach Verkaufsstelle und Kategorie
• Korrekte steuerliche Behandlung nach Transaktionstyp
• Verbuchung der Zimmerkosten auf die Gäste-Folios
• Behandlung von Trinkgeldern und Gratisleistungen gemäß Ihren Richtlinien

Automatisierungsergebnisse

Hotels, die die vollständig integrierte Lösung von Prostay nutzen, profitieren von folgenden Vorteilen:

• Tägliche automatische Verbuchung von Zimmer- und F&B-Umsätzen: keine Exporte, keine erneute Eingabe
• Automatisierte Nachtabschlussberichte: Sauberer Abschluss jedes Geschäftstages
• Nahezu Echtzeit-Gewinn- und Verlustrechnung der Abteilungen: Sehen Sie die Leistung, ohne auf das Monatsende warten zu müssen
• Transparenz der Liquiditätslage: Überwachung des Cashflows über den gesamten Tag hinweg
• USALI-konforme Berichterstattung: Eigentümerberichte, Flash-Berichte und Audit-Pakete

So funktioniert die automatisierte Buchhaltung von Prostay im Alltag

Das Verständnis des täglichen Arbeitsablaufs verdeutlicht, wie die Automatisierung in der Praxis tatsächlich funktioniert.

Von morgens bis abends

1. Buchungen gehen über die Prostay-Buchungsmaschine oder den Channel Manager ein und werden in Prostay PMS als Reservierungen angelegt
2. Die Gäste checken ein und die Kosten werden auf ihren Folios verbucht – Zimmerpreise, Steuern und Nebenkosten
3. F&B-Transaktionen werden den ganzen Tag über über Tableview POS abgewickelt, wobei die Zimmerkosten automatisch mit dem richtigen Konto verknüpft werden.
4. Die Nachtprüfung läuft zur konfigurierten Zeit, gleicht alle Aktivitäten ab und schließt den Geschäftstag ab.
5. Die automatisierte Verbuchung erfolgt über Nacht, wobei Journalbuchungen für alle zugeordneten Umsatzcodes, Zahlungsmethoden und Steuern erstellt werden.

Einmalige Zuordnung, fortlaufende Automatisierung

Während der Implementierung konfigurieren Sie:

• Zuordnungen von Umsatzcodes → GL-Konten
• Steuercode → Zuordnungen zu Verbindlichkeitskonten
• Zahlungsmethode → Zuordnungen zu Bank-/Verrechnungskonten

Nach der Inbetriebnahme führt Prostay jede Nacht automatisch Buchungen mit vollständigen Prüfpfaden durch. Ihr Finanzteam überprüft Ausnahmen, anstatt Routinebuchungen zu bearbeiten.

Zahlungsabgleich

Prostay gleicht Zahlungen ab, indem es:

• Import von Kartenbatch-Abrechnungen aus Zahlungsgateways
• Batches mit PMS/POS-Transaktionsaufzeichnungen abgleicht
• Diskrepanzen zur Untersuchung hervorhebt
• Bargeldabgaben und Bankeinzahlungen zu verfolgen

Automatisierte Berichte

Das Buchhaltungsmodul generiert:

• Tägliche Umsatzberichte nach Abteilung
• Flash-Berichte für Eigentümer
• Eigentümerberichte mit anpassbaren Vorlagen
• Monatsendpakete, die zur Verteilung bereit sind

Kein manuelles Exportieren nach Excel, Umformatieren und Versenden per E-Mail mehr.

Menschliche Kontrolle bleibt bestehen

Die Automatisierung übernimmt 80–90 % der Routinebuchungen, aber Ihr Team behält die volle Kontrolle:

• Genehmigungsworkflows für ungewöhnliche Transaktionen
• Ausnahmebehandlung für markierte Posten
• Manuelle Anpassungen, wenn die Geschäftslogik dies erfordert
• Überprüfung und Analyse von Budgetabweichungen

Vorteile der vollautomatisierten Buchhaltung von Prostay für unabhängige Hotels und Hotelgruppen

Die geschäftlichen Auswirkungen gehen über den Komfort hinaus. Hier erfahren Sie, welche Erfahrungen Hotels nach der Implementierung der integrierten Buchhaltung von Prostay gemacht haben.

Für einzelne Immobilien

Für Eigentümer mehrerer Immobilien

Auswirkungen auf die Mitarbeiter

Nachtportiers verbringen weniger Zeit mit dem Exportieren von Daten und haben mehr Zeit für die Betreuung der Gäste. Die Finanzabteilungen der Hotels können sich nun statt der Bearbeitung von Transaktionen der Analyse von Strategien widmen. Anstatt sich mit Tabellenkalkulationen zu beschäftigen, konzentrieren sich die Controller auf Business Intelligence und die Steigerung des Umsatzes.

Aus Sicht eines Controllers

„Vor Prostay habe ich die ersten zwei Wochen jedes Monats damit verbracht, die Zahlen zu korrigieren. Jetzt schließe ich den Monat bereits am 5. Tag ab und verbringe den Rest des Monats damit, tatsächlich zu analysieren, was im Unternehmen vor sich geht.“

Implementierung einer automatisierten Hotelbuchhaltung mit Prostay

Die Einführung erfolgt nach einem strukturierten Ansatz, der darauf ausgelegt ist, Störungen zu minimieren und gleichzeitig eine genaue Konfiguration sicherzustellen.

Typische Implementierungsphasen

1. Erfassung: Erfassung Ihrer aktuellen Prozesse, Kontenpläne, Umsatzcodes und Steuerregeln
2. Konfiguration: Einrichtung von PMS/POS/Buchhaltungszuordnungen in Prostay auf der Grundlage der Ergebnisse der Erfassung
3. Parallelbetrieb: Gleichzeitiger Betrieb beider Systeme für 1–2 Abschlusszyklen zur Überprüfung der Genauigkeit
4. Vollständige Umstellung: Übergang zu Prostay als System der Aufzeichnung mit Migration der historischen Daten

Erwarteter Zeitplan

Prostay Onboarding-Support

Die Implementierung umfasst:

• Schulungen für Finanzteams, Nachtprüfer und Geschäftsführer
• Dokumentation aller Zuordnungen und Konfigurationsentscheidungen
• Optimierung und Anpassung nach der Inbetriebnahme
• Laufender Zugang zum Support-Team von Prostay für Fragen und Verfeinerungen

Checkliste zur Vorbereitung

Beschleunigen Sie Ihre Implementierung durch folgende Vorbereitungen:

• Aktueller Kontenplan mit Kontenbeschreibungen
• Liste der Umsatzcodes aus Ihrem bestehenden PMS
• Steuersätze und -regeln nach Gerichtsbarkeit
• Konfigurationen der Zahlungsmethoden
• Beispielberichte, die Sie derzeit für Eigentümer und Management erstellen

Ist automatisierte Hotelbuchhaltung das Richtige für Ihr Hotel?

Nicht jedes Hotel benötigt eine Automatisierung auf Unternehmensebene. Aber mehr Unterkünfte profitieren davon, als Sie vielleicht erwarten.

Wann Automatisierung die größte Wirkung erzielt

Automatisierung liefert den höchsten ROI, wenn Sie:

• Manuelle Nachtprüfungen mit CSV-Exporten durchführen
• den Monatsabschluss regelmäßig später als am 10. Tag durchführen
• mehrere Gastronomiebetriebe mit separater Umsatzverfolgung betreiben
• mehrere Immobilien oder Standorte verwalten
• sich bei Finanzprozessen stark auf Excel verlassen
• Verbringen Sie mehr als 8–10 Stunden pro Woche mit manuellen Buchungen und Abstimmungen

Selbstbewertung

Fragen Sie sich selbst:

• Wie viele Stunden verbringt Ihr Team jede Woche mit der Dateneingabe?
• Wann schließen Sie in der Regel den Monatsabschluss ab?
• Wie viele Systeme erfordern eine manuelle Datenübertragung zwischen ihnen?
• Können Sie die heutigen Einnahmen in Ihrem Buchhaltungssystem einsehen?
• Wie lange dauert es, einen Eigentümerbericht zu erstellen?

Wenn Sie die Antworten beunruhigen, lohnt sich wahrscheinlich eine Automatisierung.

Auch kleine Immobilien profitieren

Sie müssen keine große Kette sein. Selbst ein unabhängiges Hotel mit 40 bis 80 Zimmern profitiert von folgenden Vorteilen:

• Wegfall der nächtlichen Export-/Importroutinen
• Reduzierung von Abstimmungsfehlern
• Zugriff auf Echtzeitdaten für Preis- und Betriebsentscheidungen
• Schnellere Bereitstellung genauer Daten für Eigentümer und Kreditgeber

Der modulare Ansatz von Prostay

Die Struktur von Prostay ermöglicht es Ihnen, dort zu beginnen, wo Sie die meiste Hilfe benötigen. Beginnen Sie mit PMS oder POS und fügen Sie dann das Buchhaltungsmodul hinzu, wenn Sie bereit sind. Im Laufe der Zeit können Sie Gästebenachrichtigungen, Geschäftsinformationen oder andere Eigenschaften hinzufügen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst die Plattform mit.

Nächste Schritte

Automatisierte Hotelbuchhaltungssoftware verändert die Art und Weise, wie Hotels und andere Gastgewerbeunternehmen ihre Finanzen verwalten. Sie schließen schneller ab, erstellen korrektere Berichte und konzentrieren sich auf das, was wirklich Geld einbringt, anstatt wochenlang Daten manuell einzugeben und abzugleichen.

Prostay ermöglicht diese Automatisierung, indem PMS, Tableview POS und das Buchhaltungsmodul als eine Plattform mit einem Datenmodell und einer Lieferantenverbindung zusammenarbeiten.

Buchen Sie eine Demo bei Prostay, wenn Sie sehen möchten, wie automatisierte Buchhaltung in Ihrer Situation funktioniert. Gehen Sie Ihre täglichen Aufgaben durch, prüfen Sie, wie Ihre Einkommenscodes zusammenpassen könnten, und sehen Sie, wie das Monatsende mit den richtigen Tools aussehen könnte.

Tabellenkalkulationen und manuelle Exporte sind für die Finanzen Ihres Hotels nicht gut genug. Lassen Sie sich von Prostay zeigen, was Sie alles erreichen können.