Software di contabilità alberghiera automatizzato: come funziona

Se avete mai trascorso una settimana a riconciliare fogli di calcolo alla fine del mese, importando manualmente i dati esportati dal PMS in QuickBooks o spiegando ai proprietari perché i loro dati sono ancora "in elaborazione" al 15° giorno, sapete già che le soluzioni di contabilità generale non sono state pensate per gli hotel.

Nel settore dell'ospitalità, le cose funzionano in modo diverso. Camere, ristoranti, bar, centri benessere ed eventi generano entrate, spesso contemporaneamente e in più di una struttura. Gli ospiti pagano gli acconti con mesi di anticipo, utilizzano carte di credito aziendali e personali per pagare i conti e addebitano i pasti sul conto della camera. Quando si cerca di inserire tutti questi dati in un software creato per la vendita al dettaglio o i servizi professionali, si verificano problemi, errori e sessioni di riconciliazione notturne.

Questo tutorial spiega cos'è un software di contabilità alberghiera automatizzato, in cosa differisce da un normale software di contabilità e perché gli hotel indipendenti e i gruppi con più di una struttura ne hanno bisogno. Vi mostreremo anche come Prostay PMS può gestire automaticamente tutte le finanze del vostro hotel, senza la necessità di una serie di soluzioni di terze parti, grazie al suo modulo di contabilità integrato e alla connettività POS Tableview.

Cos'è un software di contabilità alberghiera?

Il software di contabilità alberghiera è un software di gestione finanziaria creato appositamente per le aziende del settore alberghiero, non solo un normale libro mastro con l'aggiunta di modelli alberghieri.

L'Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) è lo standard globale che divide le finanze alberghiere in segmenti dipartimentali: camere, ristorazione, spa, golf, parcheggio e altre divisioni operative. Questo è il fondamento su cui si basa il sistema. Questo quadro consente di confrontare le proprietà fianco a fianco e fornisce ai proprietari di hotel e alle società di gestione le informazioni dettagliate di cui hanno bisogno.

A differenza dei normali software di contabilità, un buon software di contabilità alberghiera raccoglie dati da:

• Sistema di gestione della struttura (PMS): prenotazioni, fogli di conto, spese delle camere e pagamenti degli ospiti
• Punto vendita (POS): transazioni F&B, vendite nei punti vendita, mance e omaggi
• Gateway di pagamento: batch di carte, liquidazioni e rimborsi
• Gestione delle retribuzioni e del personale: costi del personale legati all'occupazione e alle prestazioni dei reparti

Il risultato finale è un unico registro e un unico livello di reporting che tiene traccia delle entrate giornaliere, redige i conti economici dei reparti, crea i report per i proprietari e gestisce il consolidamento di più proprietà, il tutto senza la necessità di ricorrere a complessi fogli di calcolo come richiedono le soluzioni generiche.

Si pensi, ad esempio, a un hotel cittadino con 100 camere, un ristorante, un bar e un'area conferenze. Con i piani contabili specifici per gli hotel, il team finanziario può esaminare i ricavi delle camere, i ricavi F&B per punto vendita, i ricavi dei banchetti e le spese accessorie come voci discrete, tutte conformi ai requisiti USALI. Un sistema generico inserirebbe gran parte di questi dati nella voce "Vendite" e richiederebbe una suddivisione manuale.

In che modo il software di contabilità alberghiera differisce dal normale software di contabilità

QuickBooks e Xero sono ottimi strumenti per le piccole imprese con modalità di guadagno semplici. Sono efficaci nella redazione delle fatture, nella riconciliazione dei conti bancari, nell'esecuzione di calcoli fiscali di base e nella creazione di conti economici. Tuttavia, non sono stati creati per gestire le operazioni complesse di un'impresa alberghiera.

È qui che le soluzioni specifiche per gli hotel fanno la differenza:

Il problema delle "vendite"

Quando un ospite di un hotel con servizio completo paga il conto, quella singola transazione potrebbe includere:

• Due notti di spese di soggiorno
• Colazione al ristorante
• Bevande al bar della hall
• Un trattamento termale
• Spese di parcheggio
• Tasse di soggiorno

Una piattaforma contabile generica tiene traccia di tutto questo come un unico importo. Un sistema contabile alberghiero lo suddivide in sei diverse linee di ricavo, ciascuna delle quali viene assegnata al conto del reparto corretto con il trattamento fiscale adeguato.

Reportistica multi-proprietà e proprietari

Oltre il 60% degli hotel negli Stati Uniti fa parte di catene o portafogli di società di gestione. Questi operatori devono essere in grado di vedere tutte le loro proprietà in un unico posto, ottenere report standardizzati per proprietari e investitori e confrontare gli indicatori di performance tra i vari siti.

La maggior parte degli strumenti contabili standard per le PMI non è in grado di farlo autonomamente. Il software di contabilità alberghiera è stato progettato fin dall'inizio proprio per questo scopo.

Importazioni in tempo reale vs. importazioni manuali

I software generici di solito dipendono da esportazioni CSV, inserimento manuale dei dati o importazioni che avvengono su base regolare. Questo crea lacune temporali, aumenta la probabilità di errori e implica che i dati finanziari siano costantemente almeno un po' obsoleti.

Il software di contabilità alberghiera utilizza dati operativi in tempo reale, o almeno attraverso sincronizzazioni automatiche notturne, in modo che i vostri dati riflettano ciò che è realmente accaduto oggi.

Componenti chiave di un software di contabilità alberghiera automatizzato

Le finanze di un hotel dipendono da una rete di sistemi che lavorano insieme. Quando si vede come queste parti si integrano tra loro, diventa chiaro perché le integrazioni native sono più importanti che mai.

Il sistema di gestione della proprietà (PMS)

Il tuo PMS, come Prostay PMS, tiene traccia delle prenotazioni, dei fogli dei visitatori, dei ricavi delle camere e delle transazioni alla reception. Questo livello gestisce tutte le prenotazioni, i check-in, gli addebiti e i pagamenti.

Il sistema POS (Point-of-Sale)

Per gli hotel che dispongono di ristoranti, centri benessere o negozi, il POS (come Tableview di Prostay) tiene traccia di ogni vendita, compreso ciò che è stato venduto, dove è stato venduto, quando è stato venduto e come è stato pagato. Ciò include le spese delle camere che devono essere aggiunte ai conti degli ospiti.

Channel Manager e motore di prenotazione

Queste soluzioni gestiscono la distribuzione tra le prenotazioni dirette e le OTA. Non si occupano direttamente della contabilità, ma inviano i dati delle prenotazioni al PMS, che a sua volta li inoltra.

Il modulo contabilità

Il livello contabile si trova al di sopra del PMS e del POS e trasforma le attività operative in registrazioni contabili. Collega i codici di ricavo ai conti GL, calcola le imposte, produce riepiloghi giornalieri e crea i report necessari ai proprietari e ai revisori.

Gli hotel ad alte prestazioni vogliono che questi sistemi funzionino insieme in modo nativo o tramite API. Caricare file ed esportarli manualmente è ormai un ricordo del passato.

Perché è importante un software di contabilità alberghiera automatizzato

Il settore dell'ospitalità si è evoluto molto dal 2020. Non ci sono ancora abbastanza lavoratori, le spese di manodopera sono aumentate notevolmente e i proprietari vogliono statistiche rapide sulle prestazioni finanziarie, non riepiloghi trimestrali che arrivano settimane dopo l'evento.

Ma molti hotel indipendenti chiudono ancora il mese con 10-15 giorni di ritardo. Perché? Perché il loro team finanziario lavora per ore:

• Esportando i dati dal PMS in fogli di calcolo
• Inserendo manualmente le registrazioni contabili nella loro piattaforma contabile
• Riconcilia i batch delle carte con gli estratti conto bancari
• Ricerca delle discrepanze tra i rapporti della reception e quelli relativi al settore F&B

I responsabili finanziari del settore alberghiero affermano che la riconciliazione manuale può richiedere fino al 70% del lavoro di un team finanziario. Si tratta di tempo sprecato per inserire dati invece di utilizzare strumenti di previsione, fare ricerche strategiche o migliorare le finanze dell'azienda.

Il business case dell'automazione

Il software di contabilità alberghiera automatizzato affronta direttamente questi punti critici:

• Cicli di chiusura più rapidi: gli hotel che adottano l'automazione riferiscono di aver ridotto la chiusura di fine mese da oltre 10 giorni a 3-5 giorni
• Meno errori di registrazione: l'eliminazione dell'inserimento manuale dei dati riduce gli errori umani che causano problemi di riconciliazione
• Visibilità finanziaria in tempo reale: i dashboard mostrano RevPAR, GOP, P&L dipartimentale e flusso di cassa senza dover attendere i fogli di calcolo
• Migliori relazioni con i proprietari: dati tempestivi e accurati creano fiducia con gli investitori e le società di gestione
• Riorganizzazione del personale: i revisori notturni e i contabili si concentrano sull'analisi e sulla gestione delle eccezioni, non sulla pulizia dei dati

Quando i sistemi contabili funzionano in modo automatico, le operazioni di back office si trasformano da collo di bottiglia a risorsa strategica.

Come funziona l'automazione nel software di contabilità alberghiera

Automatizzare la contabilità alberghiera non significa eliminare le persone che vi lavorano. Ciò implica collegare i sistemi operativi al libro mastro in modo che le registrazioni di routine possano essere effettuate senza doverle digitare manualmente.

Il flusso giornaliero

Ecco come si presenta una tipica giornata automatizzata:

1. Prenotazioni e soggiorni registrati nel PMS: gli ospiti prenotano, effettuano il check-in e usufruiscono dei servizi durante la giornata
2. Addebiti registrati nei folio: tariffe delle camere, spese di ristorazione, trattamenti spa e spese accessorie vengono riportati sui conti degli ospiti
3. Verifica notturna nel PMS: il sistema riconcilia l'attività della giornata, bilancia tutti i punti vendita e chiude la giornata lavorativa
4. Generazione automatica del giornale: il modulo contabile estrae i dati dell'audit notturno e crea le registrazioni contabili in base a regole di mappatura preconfigurate
5. Registrazione nel libro mastro: ricavi, imposte e pagamenti vengono registrati automaticamente nei conti GL corretti

Regole di mappatura: impostate una volta, eseguite per sempre

La configurazione della mappatura è il vero segreto. Esiste un conto contabile specifico per ogni codice di ricavo nel PMS, come Ricavi delle camere, Ristorazione, Servizi spa e così via. Esiste un conto passivo per ogni codice fiscale. Esiste un conto bancario o di compensazione per ogni metodo di pagamento.

È sufficiente impostare queste mappature una sola volta durante l'implementazione. Dopodiché, il sistema si aggiorna automaticamente ogni notte con registrazioni chiare di ciò che è accaduto.

Automazione della riconciliazione bancaria

I moderni software di contabilità automatizzata per hotel semplificano anche la riconciliazione bancaria:

• Importa i feed bancari direttamente dai vostri istituti finanziari
• Abbina i batch delle carte dai gateway di pagamento ai pagamenti PMS/POS
• Segnala discrepanze ed eccezioni per la revisione
• Riduce il tempo necessario per l'abbinamento manuale da ore a minuti

AI e rilevamento delle anomalie

Alcune piattaforme ora incorporano funzionalità basate sull'intelligenza artificiale per:

• Rilevare modelli insoliti nell'importo medio degli scontrini, nell'occupazione o nelle entrate giornaliere
• Segnalare potenziali frodi o errori di registrazione
• Generare previsioni basate sui dati storici

Queste funzionalità aggiungono un ulteriore livello di accuratezza e forniscono informazioni utili che aiutano i dirigenti alberghieri a prendere decisioni informate.

Funzionalità fondamentali da ricercare in un software di contabilità alberghiera automatizzato

Se state valutando delle soluzioni per la vostra struttura, questa checklist copre le funzionalità indispensabili per gli hotel indipendenti e i piccoli gruppi.

Funzionalità essenziali

Audit trail e autorizzazioni

I vostri revisori, finanziatori e proprietari si aspettano trasparenza. Cercate:

• Audit trail completi che mostrano chi ha pubblicato cosa e quando
• Autorizzazioni basate sui ruoli che limitano l'accesso in base alla funzione
• Bilanci automatizzati e pacchetti di rendicontazione finanziaria
• Funzionalità di esportazione per la revisione esterna

Esempio di dashboard

Il miglior software di contabilità offre un dashboard intuitivo che consente di monitorare il flusso di cassa, tenere traccia delle entrate per reparto e visualizzare le metriche di rendimento a colpo d'occhio, senza dover esportare i dati in fogli di calcolo.

Automazione nella pratica: scenari di esempio per hotel indipendenti

La teoria è utile, ma sono gli esempi pratici a mostrare cosa offre realmente l'automazione. Ecco tre scenari basati su attività ricettive comuni.

Scenario 1: Boutique hotel sul mare in Spagna

C'è un ristorante, un bar a bordo piscina e una spa in un hotel di 75 camere sulla Costa Brava. Prima dell'automazione, il team finanziario doveva dedicare 12 giorni al mese alla chiusura dei conti. Doveva esportare manualmente i dati PMS, reinserire le transazioni e verificare che i dati F&B corrispondessero agli estratti conto bancari.

Dopo aver installato un software di contabilità alberghiera automatizzato che funziona con il PMS dell'hotel, i ricavi giornalieri vengono caricati automaticamente. La chiusura di fine mese è stata ridotta a quattro giorni. Il controller ora utilizza il tempo extra per effettuare analisi dei costi e previsioni invece di inserire dati.

Scenario 2: Hotel urbano con più punti vendita a New York

Un hotel con 200 camere, tre ristoranti, un bar sul tetto e strutture per banchetti genera centinaia di transazioni F&B al giorno. La sincronizzazione del POS con il modulo di contabilità automatizza:

• Separazione dei ricavi delle camere dalle vendite in contanti e con carta
• Registrazione contabile per reparto (Ristorante A, Ristorante B, Bar, Banchetti)
• Il calcolo delle imposte per tipo di ricavo e ubicazione

Ciò che in precedenza richiedeva un addetto alla contabilità a tempo pieno ora funziona in modo automatico con una revisione basata sulle eccezioni.

Scenario 3: Gruppo con tre proprietà nel Sud-Est asiatico

Una società alberghiera con hotel in Thailandia, Vietnam e Indonesia ha bisogno di combinare i dati finanziari per le discussioni con i proprietari. Con i vecchi metodi, venivano redatti rapporti trimestrali che arrivavano 3-4 settimane dopo la fine del periodo.

La contabilità automatizzata multi-proprietà ha reso possibile combinare i conti ogni giorno. Ora l'azienda tiene riunioni settimanali con i proprietari con i nuovi dati, confronta il RevPAR e il GOP tra le diverse sedi e individua quasi in tempo reale i punti vendita che non stanno ottenendo buoni risultati.

Valutazione delle soluzioni di contabilità alberghiera automatizzata per la vostra struttura

La scelta della soluzione contabile giusta richiede una valutazione onesta dei vostri attuali punti deboli e criteri di valutazione chiari.

Inizia dai tuoi punti deboli

Prima delle demo, documenta dove perdi tempo:

• Esportazioni manuali dei controlli notturni dal PMS
• Lentezza nella reportistica di fine mese (chiusura dopo il 10° giorno?)
• Sistemi scollegati che richiedono ponti di collegamento con fogli di calcolo
• Forte dipendenza da Excel per le operazioni finanziarie
• Sistemi multipli che non comunicano tra loro

Criteri di valutazione

Quando si confrontano le soluzioni, dare priorità a:

• Livello di integrazione PMS/POS: nativo o basato su API? In tempo reale o in batch?
• Conformità USALI: struttura dipartimentale integrata o configurazione personalizzata?
• Supporto multivaluta/multientità: essenziale per le proprietà internazionali
• Tempistiche di implementazione: settimane o mesi? Quali risorse sono necessarie?
• Capacità di conformità locale: gestione fiscale per la tua giurisdizione

Domande da porre durante le demo

Preparate domande specifiche che rivelino le effettive capacità:

1. "Come mappate i codici di ricavo PMS ai conti GL? Posso vedere l'interfaccia di configurazione?"
2. "Quante ore di lavoro manuale eliminerà l'automazione dalla mia chiusura di fine mese?"
3. "Mi mostri come una tariffa camera registrata nel PMS appare nel modulo contabilità."
4. "Come gestite il consolidamento di più proprietà e le transazioni interaziendali?"
5. "Come è composto il vostro team di assistenza dopo l'implementazione?"

Pensate in modo modulare

Gli hotel indipendenti dovrebbero cercare soluzioni che partano da una sola struttura e si adattino alla crescita della vostra attività. Evitate le piattaforme che richiedono impegni a livello aziendale prima di averne dimostrato il valore.

Perché l'integrazione nativa tra PMS, POS e contabilità è fondamentale

C'è una differenza fondamentale tra i sistemi progettati insieme e quelli collegati tramite esportazione di file o middleware di terze parti.

Il problema dei sistemi isolati

Quando il PMS, il POS e la piattaforma contabile provengono da fornitori diversi con integrazioni poco rigorose, si verificano:

• Differenze temporali: le entrate di oggi potrebbero non apparire nella contabilità fino a domani o alla settimana successiva
• Dati mancanti: esportazioni non riuscite o errori di importazione lasciano lacune nel tuo registro
• Imposte registrate in modo errato: sistemi diversi calcolano le imposte in modo diverso
• Piani dei conti incoerenti: i conflitti di mappatura creano incubi di riconciliazione
• Accuse reciproche tra fornitori: quando qualcosa non funziona, tutti danno la colpa a qualcun altro

Il vantaggio dell'integrazione nativa

Quando PMS, POS e contabilità condividono un modello di dati unificato:

• Ogni folio, fattura e pagamento viene acquisito una sola volta e mappato correttamente
• I dati fluiscono in tempo reale senza intervento manuale
• Il team finanziario si forma su un'unica piattaforma invece che su tre
• La complessità IT diminuisce drasticamente
• Gli aggiornamenti e gli upgrade avvengono in modo coordinato, senza conflitti

Prostay è stata progettata come una piattaforma all-in-one in cui PMS, POS (Tableview) e contabilità condividono esattamente questo tipo di architettura unificata.

Prostay PMS + Modulo contabile Prostay: finanza alberghiera completamente automatizzata

Prostay PMS è un sistema all-in-one che gestisce le prenotazioni, le attività di front-office, le pulizie e la distribuzione attraverso il suo channel manager e il motore di prenotazione. La piattaforma è destinata ad alberghi indipendenti, resort, ostelli, case vacanza e gruppi multi-proprietà che desiderano avere un controllo centralizzato pur essendo in grado di apportare modifiche a livello di struttura.

Il modulo di contabilità nativo di Prostay è ciò che lo rende diverso. Non si tratta di un'integrazione di terze parti, ma di un livello finanziario appositamente progettato che trasforma le operazioni alberghiere in registrazioni contabili completamente automatizzate.

Integrazione nativa con Tableview POS

Per le strutture con attività di ristorazione, il POS Tableview di Prostay acquisisce ogni transazione effettuata nei punti vendita: ristoranti, bar, centri benessere e negozi. Queste transazioni vengono automaticamente registrate nel modulo di contabilità con:

• Categorizzazione delle entrate per punto vendita e categoria
• Trattamento fiscale corretto in base al tipo di transazione
• Registrazione delle spese delle camere nei conti degli ospiti
• Gestione delle mance e dei comp in base alle vostre politiche

Risultati dell'automazione

Gli hotel che utilizzano la soluzione completamente integrata di Prostay ottengono i seguenti risultati:

• Registrazione automatica giornaliera dei ricavi delle camere e dei servizi di ristorazione: nessuna esportazione, nessuna reimmissione dei dati
• Riepiloghi automatizzati della verifica notturna: chiusura pulita di ogni giornata lavorativa
• P&L dipartimentale quasi in tempo reale: visualizza le prestazioni senza attendere la fine del mese
• Visibilità della posizione di cassa: monitoraggio del flusso di cassa durante tutta la giornata
• Reportistica conforme agli standard USALI: rendiconti per i proprietari, report flash e pacchetti di audit

Come funziona la contabilità automatizzata di Prostay giorno per giorno

Comprendere il flusso di lavoro quotidiano chiarisce come funziona effettivamente l'automazione nella pratica.

Dalla mattina alla sera

1. Le prenotazioni arrivano tramite il motore di prenotazione Prostay o il channel manager, creando prenotazioni nel PMS Prostay
2. Gli ospiti effettuano il check-in e gli addebiti iniziano a essere registrati nei loro conti: tariffe delle camere, tasse e spese accessorie
3. Le transazioni F&B passano attraverso il POS Tableview durante il giorno, con gli addebiti delle camere che si collegano automaticamente al conto corretto
4. Il controllo notturno viene eseguito all'ora configurata, riconciliando tutte le attività e chiudendo la giornata lavorativa
5. La registrazione automatica viene eseguita durante la notte, creando registrazioni contabili per tutti i codici di ricavo, i metodi di pagamento e le tasse mappati

Mappatura una tantum, automazione continua

Durante l'implementazione, è possibile configurare:

• Codice di ricavo → mappature dei conti GL
• Codice fiscale → mappature dei conti passivi
• Metodo di pagamento → mappature conto bancario/conto di compensazione

Dopo l'avvio, Prostay effettua automaticamente ogni notte la registrazione con tracciati di controllo completi. Il team finanziario esamina le eccezioni anziché elaborare le registrazioni di routine.

Riconciliazione dei pagamenti

Prostay riconcilia i pagamenti tramite:

• Importando i pagamenti batch delle carte dai gateway di pagamento
• Abbinando i batch ai registri delle transazioni PMS/POS
• Evidenziando le discrepanze per ulteriori indagini
• Tracciando i versamenti in contanti e i depositi bancari

Report automatizzati

Il modulo contabile genera:

• Report giornalieri sulle entrate per reparto
• Report flash per la proprietà
• Rendiconti per i proprietari con modelli personalizzabili
• Pacchetti di fine mese pronti per la distribuzione

Non è più necessario esportare i dati in Excel, riformattarli e inviarli manualmente via e-mail.

Il controllo umano rimane

L'automazione gestisce l'80-90% delle registrazioni di routine, ma il tuo team mantiene il pieno controllo:

• Flussi di lavoro di approvazione per transazioni insolite
• Gestione delle eccezioni per gli elementi contrassegnati
• Aggiustamenti manuali quando la logica aziendale lo richiede
• Revisione e analisi delle variazioni di budget

Vantaggi della contabilità completamente automatizzata di Prostay per hotel indipendenti e gruppi

L'impatto sul business va oltre la semplice comodità. Ecco cosa sperimentano gli hotel dopo aver implementato la contabilità integrata di Prostay.

Per le singole proprietà

Per i proprietari di più immobili

Impatto sul personale

Gli addetti alla revisione notturna dedicano meno tempo all'esportazione dei dati e più tempo ad assistere gli ospiti. I reparti finanziari degli hotel passano dall'elaborazione delle transazioni all'analisi delle strategie. Invece di occuparsi dei fogli di calcolo, i controller si concentrano sulla business intelligence e sull'aumento dei profitti.

Il punto di vista di un controller

"Prima di Prostay, trascorrevo le prime due settimane di ogni mese solo per mettere in ordine i numeri. Ora chiudo entro il quinto giorno e trascorro il resto del mese analizzando effettivamente ciò che accade nell'azienda".

Implementazione della contabilità alberghiera automatizzata con Prostay

L'implementazione segue un approccio strutturato progettato per ridurre al minimo le interruzioni e garantire una configurazione accurata.

Fasi tipiche dell'implementazione

1. Analisi: mappatura dei processi attuali, del piano dei conti, dei codici di ricavo e delle norme fiscali
2. Configurazione: impostazione delle mappature PMS/POS/contabilità in Prostay sulla base dei risultati della fase di analisi
3. Esecuzione parallela: funzionamento simultaneo di entrambi i sistemi per 1-2 cicli di chiusura per convalidarne l'accuratezza
4. Passaggio completo: transizione a Prostay come sistema di registrazione con migrazione dei dati storici

Tempistiche previste

Supporto all'onboarding Prostay

L'implementazione include:

• Formazione per team finanziari, revisori notturni e direttori generali
• Documentazione di tutte le mappature e le decisioni di configurazione
• Ottimizzazione e adeguamento post-avvio
• Accesso continuo al team di assistenza di Prostay per domande e perfezionamenti

Lista di controllo per la preparazione

Accelerate l'implementazione preparando:

• Piano dei conti attuale con descrizioni dei conti
• Elenco dei codici di ricavo dal tuo PMS esistente
• Aliquote fiscali e norme per giurisdizione
• Configurazioni dei metodi di pagamento
• Esempi di report che attualmente produci per i proprietari e la direzione

La contabilità alberghiera automatizzata è adatta alla tua struttura?

Non tutti gli hotel necessitano di un'automazione di livello aziendale. Tuttavia, sono più numerose di quanto si possa pensare le strutture che traggono vantaggio da tale automazione.

Quando l'automazione ha il maggiore impatto

L'automazione offre il ROI più elevato quando:

• Esegui audit notturni manuali con esportazioni CSV
• Chiudi il mese dopo il 10 del mese in modo costante
• Gestione di più punti vendita F&B con monitoraggio separato dei ricavi
• Gestione di più proprietà o sedi
• Si fa ampio ricorso a Excel per i processi finanziari
• Dedicare più di 8-10 ore alla settimana alla registrazione manuale e alla riconciliazione

Autovalutazione

Chiediti:

• Quante ore alla settimana il tuo team dedica all'inserimento dei dati?
• Quando chiudi solitamente il mese?
• Quanti sistemi richiedono il trasferimento manuale dei dati tra loro?
• Puoi vedere le entrate odierne nel tuo sistema contabile?
• Quanto tempo occorre per produrre un report per il proprietario?

Se le risposte vi preoccupano, probabilmente vale la pena automatizzare il processo.

Anche le piccole strutture ne traggono vantaggio

Non è necessario essere una grande catena. Anche un hotel indipendente con 40-80 camere può trarre vantaggio da:

• Eliminazione delle routine notturne di esportazione/importazione
• Riduzione degli errori di riconciliazione
• Accesso ai dati in tempo reale per le decisioni operative e relative ai prezzi
• Fornire dati accurati ai proprietari e ai finanziatori in modo più rapido

L'approccio modulare di Prostay

La struttura di Prostay consente di iniziare da dove è necessario maggiore assistenza. Iniziate con PMS o POS, quindi aggiungete il modulo di contabilità quando siete pronti. Nel corso del tempo, potrete aggiungere messaggistica per gli ospiti, informazioni commerciali o altre proprietà. Man mano che la vostra attività si espande, la piattaforma cresce con essa.

Passi successivi

Il software di contabilità alberghiera automatizzato cambia il modo in cui gli hotel e altre aziende del settore ricettivo tengono traccia dei propri soldi. Chiudete più velocemente, redigete rapporti più corretti e vi concentrate su ciò che fa davvero guadagnare, invece di passare settimane a inserire e riconciliare i dati a mano.

Prostay rende possibile questa automazione grazie al PMS, al Tableview POS e al modulo di contabilità che funzionano tutti insieme come un'unica piattaforma, con un unico modello di dati e un unico collegamento con il fornitore.

Prenota una demo con Prostay se vuoi vedere come funziona la contabilità automatizzata nella tua situazione. Esamina le tue attività quotidiane, valuta come potrebbero combinarsi i tuoi codici di reddito e scopri come potrebbe essere la fine del mese con gli strumenti giusti.

I fogli di calcolo e le esportazioni manuali non sono sufficienti per le finanze del tuo hotel. Lascia che Prostay ti mostri cosa puoi fare.