Tabella Ottimizzazione del fatturato per hotel e resort

Il tasso di rotazione dei tavoli indica la capacità dei ristoranti degli hotel di trasformare i tavoli in denaro, contando quante volte diversi gruppi di ospiti si siedono allo stesso tavolo durante l'orario di servizio. Per i gestori di hotel e gli operatori del settore alberghiero che gestiscono ristoranti, strutture di ristorazione nei resort o servizi di ristorazione in affitto per le vacanze nelle loro proprietà, sapere come utilizzare questo indicatore è fondamentale per capire se le attività di ristorazione rendono l'azienda più o meno redditizia.

Questo articolo del blog spiega come migliorare il turnover dei tavoli per i ristoranti degli hotel, i ristoranti dei resort e le organizzazioni di servizi di ristorazione che servono più di una sede. I gestori di ristoranti indipendenti troveranno idee utili, ma l'attenzione principale rimane comunque rivolta alle strutture ricettive in cui la ristorazione fa parte di una più ampia gestione dell'esperienza dei visitatori. Le informazioni sono destinate ai direttori generali degli hotel, ai direttori del settore food and beverage e agli specialisti della gestione dei ricavi che desiderano migliorare l'efficienza di tutte le attività di ristorazione.

Per calcolare il tasso di rotazione dei tavoli, dividete il numero di gruppi serviti per il numero di tavoli disponibili in un determinato periodo di tempo. Un servizio di colazione in hotel con 30 tavoli e 120 posti a sedere ha un tasso di rotazione di 4, il che significa che quella mattina quattro gruppi diversi si sono seduti a ciascun tavolo.

Alla fine di questa guida saprete come fare quanto segue:

• Calcolare e confrontare il tasso di rotazione dei tavoli del tuo ristorante con gli standard del settore
• Implementare soluzioni tecnologiche che integrano i dati relativi alla ristorazione con i sistemi di gestione della struttura
• Bilanciare un ricambio dei tavoli più rapido con la soddisfazione complessiva dei clienti
• Ottimizzare il personale e i flussi di lavoro durante i periodi di punta
• Aumentare i ricavi senza ampliare lo spazio fisico della sala ristorante

Comprendere il turnover dei tavoli nel settore dell'ospitalità

Il tasso di rotazione dei tavoli di un ristorante indica quante volte un singolo tavolo può ospitare diversi gruppi di clienti durante un determinato periodo di servizio. Questo indicatore mostra la differenza tra i posti a sedere disponibili e le entrate effettive per le attività di ristorazione di hotel e resort. Ad esempio, un ristorante con 20 tavoli che ruota più di tre volte durante ogni servizio serale funziona effettivamente come un locale da 60 tavoli in termini di afflusso di clienti.

Questo è molto importante per i profitti dell'hotel, perché i ristoranti competono per lo spazio limitato della struttura. La ristorazione alberghiera deve sfruttare al massimo il proprio spazio rispetto ad altri utilizzi, a differenza dei ristoranti che sono aperti solo per attività commerciale. Il buon funzionamento di un ristorante influisce immediatamente sulla redditività di quello spazio o sulla necessità di trasformarlo in sale conferenze o negozi.

Dinamiche dei ristoranti degli hotel

Il tasso di rotazione dei tavoli dei ristoranti funziona in modo diverso negli hotel a seconda del tipo di servizio. Il servizio di colazione richiede solitamente tassi di rotazione più elevati perché i clienti hanno bisogno di un pasto veloce prima delle riunioni o delle attività. Ciò significa che turni di 30-45 minuti sono normali e prevedibili. I ristoranti aperti tutto il giorno devono affrontare modelli variabili, con i viaggiatori d'affari che cercano pranzi veloci mentre gli ospiti in vacanza preferiscono pasti pomeridiani più lunghi.

Gli hotel con ristoranti specializzati aggiungono un ulteriore livello di interesse. I ristoranti di alta cucina cercano di mantenere il personale più a lungo in modo da poter offrire ai clienti un servizio migliore e far pagare di più. Il calcolo per la società di ristorazione cambia: meno gruppi serviti moltiplicati per molti più soldi guadagnati per ogni gruppo potrebbero significare più soldi rispetto a molti locali informali.

Questi modelli di fatturato sono strettamente correlati al modo in cui gli hotel gestiscono le loro entrate complessive. Le strutture che tengono traccia dei livelli di soddisfazione dei visitatori generalmente riscontrano che i reclami relativi all'esperienza culinaria sono legati a lunghi tempi di attesa (che creano colli di bottiglia) o alla fretta con cui gli ospiti consumano i pasti (che antepone il fatturato all'esperienza). Per trovare un equilibrio, è necessario considerare il tempo di rotazione dei tavoli come parte di un piano più ampio volto a migliorare l'esperienza del cliente.

Considerazioni sui resort e sulle strutture con più proprietà

Gestire diversi ristoranti in un resort è molto più difficile. Una singola struttura potrebbe avere un bar take-away che serve da 8 a 10 clienti al giorno, un ristorante a bordo piscina che serve da 3 a 4 clienti nelle ore di punta e un ristorante esclusivo che si accontenta di 1,5 clienti ogni sera. Ogni locale ha bisogno di obiettivi di fatturato diversi, in linea con il proprio modello di servizio e le esigenze dei propri ospiti.

L'analisi comparativa aiuta gli operatori multi-proprietà ad andare avanti. Quando il locale per la colazione di un resort ha regolarmente tassi di rotazione dei tavoli più elevati rispetto ai resort gemelli, ciò potrebbe significare che esistono best practice operative da copiare o che ci sono variabili contestuali da esaminare. I dati storici relativi a diverse proprietà possono aiutarci a capire cosa causa il cambiamento del fatturato.

Il legame tra l'efficienza della ristorazione e la redditività complessiva di un hotel va oltre il semplice reddito. Le strutture con operazioni di ristorazione fluide, tempi di attesa brevi, tempi di servizio prevedibili e ospiti soddisfatti tendono ad ottenere valutazioni migliori e un maggior numero di prenotazioni ripetute. Pertanto, ottimizzare il tasso di rotazione dei tavoli del ristorante contribuisce al successo complessivo dell'hotel.

Comprendere questi principi fondamentali ci permette di esplorare metodologie di misurazione specifiche che trasformano il turnover da un concetto astratto a una metrica pratica.

Calcolo e misurazione del tasso di rotazione dei tavoli

Per passare dalla comprensione delle idee alla loro applicazione pratica, è necessario imparare a utilizzare procedure di calcolo che forniscono dati accurati e utili. Esistono diversi modi per effettuare calcoli che possono aiutare le operazioni di ristorazione alberghiera, a seconda delle decisioni che i dati possono aiutare a prendere.

Formula di calcolo di base

Il modo di base per calcolare il tasso di rotazione dei tavoli è dividere il numero di gruppi serviti per il numero di tavoli disponibili in quel momento:

Tasso di rotazione dei tavoli = Comitive servite ÷ Tavoli disponibili

Si pensi a una sala colazioni di un hotel con 25 tavoli che serve 100 gruppi completi dalle 6:30 alle 10:30 del mattino. Il calcolo mostra che ogni tavolo ha ospitato in media quattro gruppi diversi durante il servizio colazione (100 ÷ 25 = 4).

Durante il servizio cena, lo stesso ristorante potrebbe servire 75 gruppi diversi ai 25 tavoli nel corso di cinque ore. Questo tasso di rotazione di 3 (75 ÷ 25 = 3) mostra che la cena richiede più tempo del pranzo.

Il servizio di pranzo di solito si colloca a metà strada tra questi due. Un ristorante di un hotel che serve 50 gruppi su 25 tavoli durante un periodo di pranzo di 2,5 ore ha un tasso di rotazione di 2. Ciò potrebbe significare che c'è margine di miglioramento, oppure semplicemente che i viaggiatori d'affari dell'hotel preferiscono pranzare con calma.

Considerazioni sul periodo di tempo

La scelta dei periodi di misurazione corretti ha un grande effetto sull'utilità dei dati. Anche se il locale è aperto dalle 6:00 alle 11:00, l'analisi dell'affluenza a colazione può concentrarsi sulla fascia oraria dalle 7:00 alle 9:00, quando mangiano gli ospiti in viaggio d'affari. Quando si misura il fatturato sull'intero periodo di attività, si perde di vista il picco di rendimento, poiché si calcola la media dei periodi più tranquilli all'inizio e alla fine.

I cambiamenti stagionali implicano che i metodi di misurazione devono essere pianificati con attenzione, soprattutto per le strutture ricettive. Durante l'estate, un ristorante sulla spiaggia potrebbe avere quattro turni per ogni servizio serale. Nelle stagioni intermedie, potrebbe averne solo due. Il confronto tra lo stesso periodo di tempo da un anno all'altro fornisce informazioni più utili rispetto al confronto tra i mesi, che confonde i cambiamenti nelle operazioni con le variazioni stagionali.

È importante anche osservare i modelli settimanali. Durante la settimana, i ristoranti degli hotel hanno solitamente modelli di clientela distinti (viaggiatori d'affari che vogliono mangiare velocemente) rispetto al fine settimana (ospiti in vacanza che vogliono mangiare a lungo). Invece di cercare di trovare un unico tasso medio di rotazione dei tavoli che funzioni per tutti i tipi di giorni, i gestori dei ristoranti dovrebbero stabilire criteri diversi per ogni tipo di giorno.

Parametri di riferimento delle prestazioni

Utilizzate gli standard del settore come guida per confrontare il turnover dei tavoli del vostro ristorante con quello di altri ristoranti:

Questi standard non sono obiettivi precisi, ma piuttosto intervalli di riferimento. Se un ristorante di alta cucina ottiene solo un giro a sera, potrebbe non andare bene, oppure potrebbe seguire una strategia pianificata di menu degustazione lunghi con un reddito elevato per ospite. Se una deviazione dal benchmark significhi che c'è un problema o che sia stata fatta apposta dipende dalla situazione.

La maggior parte delle persone che lavorano nel settore della ristorazione ritiene che il tasso medio di rotazione dei tavoli per tutti i tipi di ristorazione sia di tre turni per ogni servizio. Per le attività informali, il tempo ottimale per la rotazione di un tavolo è di circa 45 minuti. Le strutture che ripetutamente scendono al di sotto di queste medie dovrebbero esaminare i problemi operativi prima di dare per scontato che il rendimento insufficiente sia normale.

Una volta apprese le basi della misurazione, apportare miglioramenti strategici è più una questione di seguire un piano che di fare supposizioni.

Implementazione strategica per le attività di ristorazione alberghiera

Per trasformare le statistiche di rotazione in operazioni migliori, è necessario utilizzare la tecnologia, impostare i modelli di servizio giusti e mettere tutti d'accordo su come essere più efficienti senza rovinare l'esperienza culinaria.

Processo di integrazione tecnologica

Le moderne operazioni di ristorazione alberghiera traggono notevoli vantaggi dalla tecnologia interconnessa che fornisce approfondimenti sui dati senza richiedere un monitoraggio manuale. I passaggi per l'implementazione sono i seguenti:

1. Collegate i vostri sistemi POS di ristorazione al vostro sistema di gestione della struttura. In questo modo, i due sistemi possono confrontare automaticamente il fatturato della ristorazione con l'occupazione della struttura, mostrando come la composizione degli ospiti influisca sulle prestazioni del ristorante. Questo collegamento semplifica anche l'addebito delle camere, accelerando i tempi di elaborazione dei pagamenti al tavolo.
2. Utilizza dashboard di gestione dei tavoli in tempo reale. Questi display visivi evidenziano lo stato attuale dei tavoli, il tempo medio necessario per liberare un tavolo e la lunghezza della lista d'attesa. Ciò consente agli addetti all'accoglienza e ai gestori dei ristoranti di prendere decisioni rapide sui posti a sedere. Il personale può osservare rapidamente quali sezioni liberano i tavoli rapidamente e quali richiedono assistenza.
3. Imposta la reportistica automatizzata per le metriche di turnover. I report programmati assicurano che le misurazioni siano sempre le stesse ed eliminano la necessità di calcoli manuali. I riepiloghi giornalieri che evidenziano il numero di gruppi serviti, la durata media della loro permanenza e il turnover per periodo di tempo responsabilizzano le persone e mostrano le tendenze.
4. Insegnate ai dipendenti come utilizzare correttamente il sistema integrato. La tecnologia è utile solo quando le persone sanno come usarla. La formazione dovrebbe includere come i camerieri aggiornano lo stato dei tavoli in tempo reale, come gli addetti all'accoglienza bilanciano i posti a sedere immediati con gli obiettivi di turnover e come i gestori leggono i dati sui dashboard.

Le soluzioni software che forniscono ai manager informazioni utili su come i clienti si muovono nei loro locali consentono loro di gestire in modo proattivo anziché reattivo. Quando i sistemi mostrano che il fatturato della cena del martedì è sempre inferiore rispetto agli altri giorni della settimana, un'analisi può individuare le cause principali. Ad esempio, potrebbe esserci un'offerta popolare che induce i visitatori a rimanere più a lungo o modelli di personale che rallentano il servizio.

Confronto tra modelli di servizio

Situazioni di ristorazione diverse richiedono obiettivi di fatturato diversi. La direzione dell'hotel deve adattare le aspettative al tipo di servizio piuttosto che cercare di far funzionare tutto allo stesso modo:

I ristoranti di alta cucina scelgono di applicare prezzi più elevati ai pasti invece di aumentare il numero di coperti. Un ristorante che serve due coperti a sera a 200 dollari a persona ottiene risultati migliori rispetto a uno che ne serve quattro a sera a 60 dollari. Per i locali di fascia alta, il ricavo per ora di posto disponibile è più importante del semplice fatturato.

I locali informali hanno il problema opposto. Quando la spesa media per cliente è bassa, il modo per guadagnare è servire più clienti invece di ottenere più soldi da ciascuno di essi. Questi locali dovrebbero impegnarsi a far sì che i clienti lascino il tavolo più rapidamente, semplificando i menu, organizzando il servizio e implementando tecnologie che riducano i ritardi nei pagamenti.

Le strutture ricettive con una varietà di opzioni di ristorazione e le attività di ristorazione dovrebbero fissare obiettivi diversi per ciascuna di esse, invece di utilizzare le stesse regole per tutte. Una singola struttura potrebbe avere un ottimo rendimento di 5 turni a colazione, mentre punta solo a 1,5 turni nel suo ristorante di punta. Entrambi questi sono ottimi esempi di come fare le cose nel modo giusto a modo loro.

Sapere quali sono gli obiettivi giusti per ogni modello di servizio aiuta il settore della ristorazione a prepararsi ai problemi che si presenteranno durante l'implementazione.

Sfide e soluzioni

Anche i migliori programmi di ottimizzazione del turnover incontrano dei problemi. Anticipare i problemi tipici consente di trovare le risposte prima che si verifichino, invece di spegnere gli incendi dopo che si sono verificati.

Servizio incostante durante i periodi di punta

Quando ci sono molti ospiti contemporaneamente, i ristoranti hanno difficoltà a soddisfare la domanda. Quando l'occupazione aumenta, le strutture che dispongono di personale e funzionano per la domanda tipica hanno difficoltà a stare al passo, il che causa ritardi nel servizio che danneggiano i tassi di turnover nel momento peggiore possibile.

Utilizzate modelli di personale dinamici basati sulle proiezioni di occupazione e sui dati di fatturato precedenti. Se la vostra attività riceve solitamente il 15% in più di clienti al ristorante quando l'occupazione dell'hotel supera il 90%, programmate un numero maggiore di camerieri quando le prenotazioni indicano che l'hotel è al completo. Utilizzate i dati dei periodi di punta precedenti per prevedere correttamente il numero di membri del personale necessari e formate il personale di altri reparti dell'hotel per lavorare nella sala da pranzo durante i periodi di maggiore affluenza.

Equilibrio tra esperienza degli ospiti ed efficienza

La direzione deve affrontare il problema continuo di bilanciare un turnover più rapido con una buona esperienza dei visitatori. Se si spinge troppo sull'efficienza, si rischia di ricevere valutazioni negative dagli ospiti. Se non si presta attenzione al turnover, i profitti diminuiranno e gli altri ospiti dovranno aspettare più a lungo del necessario.

È possibile determinare il punto ottimale di ottimizzazione combinando i feedback dei visitatori con l'analisi del turnover. Se i clienti che mangiano nei periodi di punta sono soddisfatti quanto quelli che mangiano nei periodi di calma, significa che le misure di efficienza non stanno compromettendo l'esperienza. Quando i punteggi sono diversi, è necessario esaminare i punti di contatto precisi del servizio che causano problemi. Spesso le persone non si lamentano del servizio veloce, ma della sensazione di fretta. Formare i camerieri a parlare con i clienti con sicurezza senza dare loro la sensazione di fretta mantiene i clienti soddisfatti e aiuta a raggiungere gli obiettivi di turnover.

Coordinamento tra più sedi

Le strutture con più di un ristorante hanno difficoltà a tenere traccia di tutte le informazioni. Quando ogni ristorante tiene traccia del proprio fatturato, perde l'opportunità di ridistribuire gli ospiti e sfruttare al meglio lo spazio a disposizione. Gli ospiti che aspettano 40 minuti per i locali più frequentati potrebbero non sapere che ci sono altri locali disponibili immediatamente.

Utilizzate dashboard di gestione unificate per vedere quante persone stanno lasciando ciascuno dei locali di ristorazione della vostra struttura. Quando un ristorante entra in uno stato di attesa elevata mentre un altro mostra capacità disponibili, il personale addetto all'accoglienza può reindirizzare gli ospiti in modo appropriato, ma solo con una visibilità in tempo reale tra le diverse sedi. Questa cooperazione aiuta anche la cucina a lavorare meglio, consentendole di sapere quando più locali hanno periodi di forte domanda contemporaneamente, in modo da poter pianificare in anticipo.

Affrontare questi problemi consente di migliorare le operazioni di ristorazione a lungo termine, invece di ottenere risultati a breve termine che svaniscono quando le cose si fanno difficili.

Conclusione e prossimi passi

Il tasso di rotazione dei tavoli è uno dei dati più importanti che mostra se le attività di ristorazione dell'hotel rendono l'attività più redditizia o occupano solo spazio prezioso. Le strutture che monitorano, confrontano e migliorano regolarmente il tasso di rotazione guadagnano di più dalla loro attuale capacità di posti a sedere, mantenendo alta la qualità dell'esperienza dei visitatori.

L'equilibrio è importante. Cercare di aumentare il turnover dei tavoli senza pensare a come questo influisca sull'esperienza dei clienti danneggia la reputazione e la capacità di guadagnare nel lungo periodo. D'altra parte, lasciare che operazioni inefficienti continuino a causa di ideali di ospitalità ambigui costa denaro. In alcuni casi, i clienti che rimangono troppo a lungo impediscono ad altri tavoli di servire altri ospiti che sarebbero felici di pagare.

Prossimi passi immediati:

1. Verificare gli attuali tassi di rotazione in tutti i locali di ristorazione, stabilendo misurazioni di riferimento utilizzando la formula dei clienti serviti diviso per i tavoli disponibili.
2. Confrontare i tassi di riferimento con i benchmark del settore appropriati al modello di servizio di ciascun locale
3. Implementare o aggiornare i sistemi di misurazione collegando i dati POS con la gestione dei tavoli
4. Formare l'intero team sui protocolli di efficienza che migliorano la qualità del servizio invece di comprometterla
5. Esaminare le opzioni di integrazione tecnologica che collegano le operazioni di ristorazione con i sistemi di gestione delle proprietà

Per un'analisi più approfondita, prendere in considerazione metodi di integrazione della gestione dei ricavi che modificano il numero di prenotazioni disponibili in base alle previsioni di rotazione. Le soluzioni di reporting multi-proprietà offrono agli operatori che gestiscono portafogli un valore aggiunto, consentendo loro di confrontare le prestazioni e individuare le migliori pratiche tra i vari siti.

Risorse aggiuntive

Strumenti di benchmarking:

• Black Box Intelligence fornisce dati sulle prestazioni del settore della ristorazione, comprese le metriche sul fatturato
• Restaurant365 offre reportistica integrata con il POS adatta alle operazioni multi-sito
• I dati storici specifici della struttura rimangono la fonte di benchmark più rilevante

Integrazione tecnologica:

• Valutate le funzionalità del modulo ristorazione dei fornitori di PMS prima di selezionare sistemi separati
• Date la priorità alle soluzioni che offrono visibilità in tempo reale dello stato dei tavoli in tutte le sedi della struttura
• Valutate l'integrazione dei pagamenti mobili per ridurre i tempi di elaborazione dei pagamenti per tavolo

Sviluppo del personale:

• I briefing pre-turno che esaminano i risultati del fatturato del giorno precedente creano responsabilità
• La formazione sulla coreografia del servizio, incentrata sulla tempistica senza affrettare gli ospiti, migliora i tempi di rotazione
• I programmi di formazione incrociata aumentano la flessibilità del personale durante i periodi di picco della domanda