Logiciel de comptabilité hôtelière automatisé : comment ça marche

Si vous avez déjà passé une semaine à rapprocher des feuilles de calcul après la fin du mois, à importer manuellement des exportations PMS dans QuickBooks ou à expliquer aux propriétaires pourquoi leurs chiffres sont toujours « en cours » au 15e jour, vous savez déjà que les solutions comptables générales ne sont pas adaptées aux hôtels.

Dans le secteur de l'hôtellerie, les choses fonctionnent différemment. Les chambres, les restaurants, les bars, les spas et les événements rapportent tous de l'argent, souvent simultanément et sur plusieurs établissements. Les clients versent des acomptes plusieurs mois à l'avance, utilisent à la fois des cartes professionnelles et personnelles pour régler leurs factures et font porter leurs repas sur leur note d'hôtel. Lorsque vous essayez d'intégrer tout cela dans un logiciel conçu pour le commerce de détail ou les services professionnels, cela entraîne des problèmes, des erreurs et des sessions de rapprochement tardives.

Ce tutoriel explique ce qu'est un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé, en quoi il diffère d'un logiciel de comptabilité classique et pourquoi les hôtels indépendants et les groupes possédant plusieurs établissements en ont besoin. Nous vous montrerons également comment Prostay PMS peut gérer automatiquement toutes les finances de votre hôtel, sans avoir recours à une multitude de solutions tierces, grâce à son module de comptabilité intégré et à sa connectivité Tableview POS.

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité hôtelière ?

Un logiciel est un logiciel de gestion financière spécialement conçu pour les entreprises du secteur hôtelier, et non un simple grand livre auquel ont été ajoutés des modèles hôteliers.

Le système uniforme de comptabilité pour l'industrie hôtelière (USALI) est la norme mondiale qui divise les finances des hôtels en segments départementaux : chambres, restauration, spa, golf, parking et autres divisions exploitées. C'est sur cela que repose le système. Ce cadre vous permet de comparer les établissements côte à côte et fournit aux propriétaires d'hôtels et aux entreprises de gestion les informations détaillées dont ils ont besoin.

Contrairement aux logiciels de comptabilité classiques, un bon logiciel de comptabilité hôtelière recueille des données provenant :

• Système de gestion immobilière (PMS) : réservations, folios, frais de chambre et paiements des clients
• Point de vente (POS) : transactions F&B, ventes en magasin, pourboires et compensations
• Passerelles de paiement : lots de cartes, règlements et remboursements
• Gestion de la paie et de la main-d'œuvre : coûts du personnel liés au taux d'occupation et aux performances des services

Le résultat final est un grand livre unique et une couche de reporting qui suit les revenus quotidiens, établit les comptes de résultats des départements, crée des rapports pour les propriétaires et gère la consolidation de plusieurs propriétés, le tout sans avoir recours aux calculs complexes que nécessitent les solutions génériques.

Prenons l'exemple d'un hôtel urbain de 100 chambres, avec un restaurant, un bar et un espace de conférence. Grâce à des plans comptables spécifiques à l'hôtellerie, l'équipe financière peut examiner les revenus des chambres, les revenus des ventes de boissons et de nourriture par point de vente, les revenus des banquets et les frais accessoires comme des éléments distincts, tous conformes aux exigences de l'USALI. Un système général regrouperait la plupart de ces éléments sous la rubrique « Ventes » et nécessiterait une ventilation manuelle.

En quoi les logiciels de comptabilité hôtelière diffèrent-ils des logiciels de comptabilité classiques ?

QuickBooks et Xero sont d'excellents outils pour les petites entreprises dont les méthodes de rémunération sont simples. Ils permettent de rédiger des factures, de rapprocher des comptes bancaires, d'effectuer des calculs fiscaux de base et d'établir des comptes de résultats. Mais ils n'ont pas été conçus pour gérer les opérations complexes d'une entreprise hôtelière.

C'est là que les solutions destinées aux hôtels font la différence :

Le problème des « ventes »

Lorsqu'un client d'un hôtel à service complet règle sa facture, cette transaction unique peut inclure :

• Deux nuits d'hôtel
• Le petit-déjeuner au restaurant
• Les boissons consommées au bar du hall
• Un soin au spa
• Les frais de stationnement
• Frais de séjour

Une plateforme comptable générique enregistre ces frais sous la forme d'un montant unique. Un système comptable hôtelier les répartit en six lignes de revenus différentes, chacune étant affectée au compte du service concerné avec le traitement fiscal approprié.

Rapports multi-propriétés et propriétaires

Plus de 60 % des hôtels aux États-Unis font partie de chaînes ou de portefeuilles de sociétés de gestion. Ces opérateurs doivent pouvoir visualiser l'ensemble de leurs propriétés en un seul endroit, obtenir des rapports standardisés pour les propriétaires et les investisseurs, et comparer les indicateurs de performance entre les sites.

La plupart des outils comptables standard destinés aux PME ne permettent pas de le faire. Dès le départ, les logiciels de comptabilité hôtelière sont conçus pour cela.

Importations en temps réel ou manuelles

Les logiciels génériques dépendent généralement des exportations CSV, de la saisie manuelle des données ou des importations régulières. Cela entraîne des décalages dans le temps, augmente le risque d'erreurs et implique que vos données financières sont constamment un peu obsolètes.

Les logiciels de comptabilité hôtelière utilisent des données opérationnelles en temps réel, ou au moins grâce à des synchronisations automatiques nocturnes, afin que vos chiffres reflètent ce qui s'est réellement passé aujourd'hui.

Composants clés d'un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé

Les finances d'un hôtel dépendent d'un réseau de systèmes qui fonctionnent ensemble. Lorsque vous voyez comment ces éléments s'articulent entre eux, vous comprenez pourquoi les intégrations natives sont plus importantes que jamais.

Le système de gestion immobilière (PMS)

Votre PMS, comme Prostay PMS, assure le suivi des réservations, des folios des visiteurs, des revenus des chambres et des transactions à la réception. Ce niveau gère toutes les réservations, les enregistrements, les frais et les paiements.

Le système de point de vente (POS)

Pour les hôtels disposant de restaurants, de spas ou de boutiques, le POS (comme Tableview de Prostay) assure le suivi de chaque vente, y compris ce qui a été vendu, où cela a été vendu, quand cela a été vendu et comment cela a été payé. Cela inclut les dépenses liées aux chambres qui doivent être rajoutées aux factures des clients.

Gestionnaire de canaux et moteur de réservation

Ces solutions gèrent la distribution entre les réservations directes et les agences de voyages en ligne (OTA). Elles ne s'occupent pas directement de la comptabilité, mais elles envoient les données de réservation au PMS, qui les transmet ensuite en aval.

Le module comptable

La couche comptable se situe au-dessus du PMS et du POS et transforme les activités opérationnelles en écritures comptables. Elle relie les codes de revenus aux comptes GL, calcule les taxes, produit des résumés quotidiens et établit les rapports dont vos propriétaires et auditeurs ont besoin.

Les hôtels très performants souhaitent que ces systèmes fonctionnent ensemble de manière native ou via des API. Le téléchargement et l'exportation manuels de fichiers appartiennent désormais au passé.

Pourquoi un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé est-il important ?

Le secteur de l'hôtellerie a beaucoup évolué depuis 2020. Il y a toujours un manque de main-d'œuvre, les coûts salariaux ont beaucoup augmenté et les propriétaires veulent des statistiques financières rapides, et non des résumés trimestriels qui arrivent plusieurs semaines après les faits.

Mais de nombreux hôtels indépendants clôturent encore leur mois avec 10 à 15 jours de retard. Pourquoi ? Parce que leur équipe financière travaille pendant des heures :

• Exportation des données du PMS vers des tableurs
• Saisir manuellement les écritures comptables dans leur plateforme comptable
• Rapprochement des lots de cartes avec les relevés bancaires
• Rechercher les écarts entre les rapports de la réception et ceux de la restauration

Les responsables financiers du secteur hôtelier affirment que le rapprochement manuel peut représenter jusqu'à 70 % du travail d'une équipe financière. C'est du temps perdu à saisir des données au lieu d'utiliser des outils de prévision, de mener des recherches stratégiques ou d'améliorer les finances de l'entreprise.

Les arguments commerciaux en faveur de l'automatisation

Les logiciels de comptabilité hôtelière automatisés répondent directement à ces problèmes :

• Cycles de clôture plus rapides : les hôtels qui ont adopté l'automatisation ont réduit la durée de la clôture de fin de mois de plus de 10 jours à 3-5 jours
• Moins d'erreurs de saisie : l'élimination de la saisie manuelle des données réduit les erreurs humaines qui causent des maux de tête lors du rapprochement
• Visibilité financière en temps réel : les tableaux de bord affichent le RevPAR, le GOP, le P&L départemental et les flux de trésorerie sans avoir à attendre les feuilles de calcul.
• Meilleures relations avec les propriétaires : des données précises et actualisées renforcent la confiance des investisseurs et des sociétés de gestion.
• Redéploiement du personnel : les auditeurs de nuit et les comptables se concentrent sur l'analyse et le traitement des exceptions, et non sur le nettoyage des données.

Lorsque vos systèmes comptables fonctionnent en mode automatique, vos opérations administratives passent du statut de goulot d'étranglement à celui d'atout stratégique.

Comment fonctionne l'automatisation dans les logiciels de comptabilité hôtelière

Automatiser la comptabilité hôtelière ne signifie pas se débarrasser des personnes qui y travaillent. Cela implique de relier vos systèmes opérationnels à votre grand livre afin que les entrées de routine puissent être effectuées sans avoir à les saisir manuellement.

Le flux quotidien

Voici à quoi ressemble une journée type automatisée :

1. Réservations et séjours enregistrés dans le PMS : les clients réservent, s'enregistrent et consomment des services tout au long de la journée.
2. Frais enregistrés dans les folios : les tarifs des chambres, les frais de restauration, les soins spa et les frais accessoires apparaissent sur les comptes des clients
3. Audit de nuit dans le PMS : le système rapproche les activités de la journée, équilibre tous les points de vente et clôt la journée ouvrable
4. Génération automatisée du journal : le module comptable extrait les données de l'audit nocturne et crée des écritures comptables basées sur des règles de mappage préconfigurées
5. Enregistrement dans le grand livre : les revenus, les taxes et les paiements sont automatiquement enregistrés dans les comptes du grand livre appropriés

Règles de mappage : définissez-les une fois, elles fonctionneront pour toujours

La configuration du mappage est là où la magie opère. Il existe un compte général spécifique pour chaque code de revenu dans votre PMS, tel que les revenus des chambres, la restauration, les services de spa, etc. Il existe un compte de passif pour chaque code fiscal. Il existe un compte bancaire ou un compte de compensation pour chaque mode de paiement.

Vous n'avez à configurer ces mappages qu'une seule fois lors de la mise en œuvre. Ensuite, le système se publie chaque nuit avec des enregistrements clairs de ce qui s'est passé.

Automatisation du rapprochement bancaire

Les logiciels de comptabilité automatisés modernes pour les hôtels rationalisent également le rapprochement bancaire :

• Importation directe des flux bancaires depuis vos institutions financières
• Il fait correspondre les lots de cartes des passerelles de paiement aux règlements PMS/POS
• Signale les divergences et les exceptions pour examen
• Réduit le temps nécessaire à la mise en correspondance manuelle de plusieurs heures à quelques minutes

IA et détection des anomalies

Certaines plateformes intègrent désormais des fonctionnalités basées sur l'IA pour :

• Détecter les schémas inhabituels dans les tickets moyens, le taux d'occupation ou les revenus quotidiens
• Signaler les fraudes potentielles ou les erreurs de comptabilisation
• Générer des prévisions basées sur les données historiques

Ces fonctionnalités ajoutent un niveau supplémentaire de précision et fournissent des informations exploitables qui aident les dirigeants hôteliers à prendre des décisions éclairées.

Fonctionnalités essentielles à rechercher dans un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé

Si vous évaluez des solutions pour votre établissement, cette liste répertorie les fonctionnalités indispensables pour les hôtels indépendants et les petits groupes.

Fonctionnalités essentielles

Pistes d'audit et autorisations

Vos auditeurs, prêteurs et propriétaires attendent de vous de la transparence. Recherchez :

• Des pistes d'audit complètes indiquant qui a publié quoi et quand
• Des autorisations basées sur les rôles limitant l'accès par fonction
• Des bilans et des rapports financiers automatisés
• Des capacités d'exportation pour un examen externe

Exemple de tableau de bord

Le meilleur logiciel de comptabilité offre un tableau de bord intuitif qui vous permet de surveiller les flux de trésorerie, de suivre les revenus par service et de consulter les indicateurs de performance en un coup d'œil, sans avoir à exporter les données vers des tableurs.

L'automatisation en pratique : exemples de scénarios pour les hôtels indépendants

La théorie est utile, mais les exemples pratiques montrent ce que l'automatisation apporte réellement. Voici trois scénarios basés sur des entreprises hôtelières courantes.

Scénario 1 : hôtel-boutique en bord de mer en Espagne

Un hôtel de 75 chambres situé sur la Costa Brava dispose d'un restaurant, d'un bar au bord de la piscine et d'un spa. Avant l'automatisation, son équipe financière devait passer 12 jours par mois à clôturer les comptes. Elle devait exporter manuellement les données du PMS, saisir à nouveau les transactions et vérifier que les dépenses de restauration correspondaient aux relevés bancaires.

Après avoir installé un logiciel de comptabilité hôtelière automatisé qui fonctionne avec le PMS de l'hôtel, les revenus quotidiens sont téléchargés automatiquement. La clôture de fin de mois a été réduite à quatre jours. Le contrôleur utilise désormais ce temps supplémentaire pour effectuer des analyses de coûts et des prévisions au lieu de saisir des données.

Scénario 2 : hôtel urbain multi-points de vente à New York

Un hôtel de 200 chambres avec trois restaurants, un bar sur le toit et des salles de banquet génère des centaines de transactions F&B chaque jour. La synchronisation du POS avec le module de comptabilité automatise :

• La séparation des revenus provenant des chambres et des ventes en espèces et par carte
• L'enregistrement par service (restaurant A, restaurant B, bar, banquets)
• Le calcul des taxes par type de revenu et par emplacement

Ce qui nécessitait auparavant un employé à temps plein chargé des comptes clients fonctionne désormais en mode automatique, avec un contrôle des exceptions.

Scénario 3 : groupe de trois établissements en Asie du Sud-Est

Une société hôtelière qui possède des hôtels en Thaïlande, au Vietnam et en Indonésie doit regrouper ses données financières pour les discussions avec les propriétaires. Avec les anciennes méthodes, elle établissait des rapports trimestriels qui arrivaient 3 à 4 semaines après la fin de la période.

La comptabilité automatisée multi-propriétés a permis de regrouper les comptes chaque jour. Désormais, elle organise des conférences téléphoniques hebdomadaires avec les propriétaires pour leur présenter les nouveaux chiffres, comparer le RevPAR et le GOP entre les différents sites et identifier les établissements qui ne fonctionnent pas bien, et ce, presque en temps réel.

Évaluer les solutions de comptabilité hôtelière automatisées pour votre établissement

Pour choisir la solution comptable adaptée, vous devez évaluer honnêtement vos points faibles actuels et définir des critères d'évaluation clairs.

Commencez par vos points faibles

Avant les démonstrations, identifiez les domaines dans lesquels vous perdez du temps :

• Exportations manuelles des audits de nuit depuis le PMS
• Rapports de fin de mois lents (clôture après le 10e jour ?)
• Systèmes déconnectés nécessitant des ponts entre les feuilles de calcul
• Forte dépendance à Excel pour les opérations financières
• Systèmes multiples qui ne communiquent pas entre eux

Critères d'évaluation

Lorsque vous comparez les solutions, privilégiez les critères suivants :

• Niveau d'intégration PMS/POS : natif ou basé sur une API ? En temps réel ou par lots ?
• Conformité USALI : structure départementale intégrée ou configuration personnalisée ?
• Prise en charge multidevises/multi-entités : essentielle pour les propriétés internationales
• Calendrier de mise en œuvre : semaines ou mois ? Quelles sont les ressources nécessaires ?
• Capacités de conformité locale : gestion fiscale pour votre juridiction

Questions à poser lors des démonstrations

Préparez des questions spécifiques qui révèlent les capacités réelles :

1. « Comment mappez-vous les codes de revenus PMS aux comptes GL ? Puis-je voir l'interface de configuration ? »
2. « Combien d'heures de travail manuel l'automatisation permettra-t-elle d'économiser lors de ma clôture de fin de mois ? »
3. « Montrez-moi comment une charge de chambre enregistrée dans le PMS apparaît dans le module comptable. »
4. « Comment gérez-vous la consolidation multi-propriétés et les transactions interentreprises ? »
5. « À quoi ressemble votre équipe d'assistance après la mise en œuvre ? »

Pensez modulaire

Les hôtels indépendants doivent rechercher des solutions qui commencent par un seul établissement et s'adaptent à la croissance de leur activité. Évitez les plateformes qui exigent des engagements au niveau de l'entreprise avant que vous n'ayez prouvé leur valeur.

Pourquoi l'intégration native entre le PMS, le POS et la comptabilité est-elle essentielle ?

Il existe une différence fondamentale entre les systèmes conçus ensemble et les systèmes connectés via des exportations de fichiers ou des intergiciels tiers.

Le problème des systèmes cloisonnés

Lorsque votre PMS, votre POS et votre plateforme comptable proviennent de différents fournisseurs et sont faiblement intégrés, vous rencontrez les problèmes suivants :

• Différences de timing : les revenus d'aujourd'hui peuvent ne pas apparaître dans la comptabilité avant demain, voire la semaine prochaine.
• Données manquantes : les échecs d'exportation ou les erreurs d'importation créent des lacunes dans votre grand livre
• Des taxes mal comptabilisées : différents systèmes calculent les taxes de manière différente
• Des plans comptables incohérents : les conflits de mappage créent des cauchemars de rapprochement
• Accusations mutuelles entre fournisseurs : lorsqu'un problème survient, chacun rejette la responsabilité sur quelqu'un d'autre

L'avantage de l'intégration native

Lorsque le PMS, le POS et la comptabilité partagent un modèle de données unifié :

• Chaque folio, facture et paiement est saisi une seule fois et mappé correctement
• Les données circulent en temps réel sans intervention manuelle
• L'équipe financière se forme sur une seule plateforme au lieu de trois
• La complexité informatique diminue considérablement
• Les mises à jour et les mises à niveau se font de manière coordonnée, sans conflit

Prostay a été conçu comme une plateforme tout-en-un où le PMS, le POS (Tableview) et la comptabilité partagent exactement ce type d'architecture unifiée.

Prostay PMS + module de comptabilité Prostay : gestion financière hôtelière entièrement automatisée

Prostay PMS est un système tout-en-un qui gère les réservations, les tâches de réception, le nettoyage et la distribution via son gestionnaire de canaux et son moteur de réservation. La plateforme est destinée aux hôtels indépendants, aux complexes hôteliers, aux auberges, aux locations de vacances et aux groupes multi-propriétés qui souhaitent disposer d'un contrôle centralisé tout en pouvant apporter des modifications au niveau de chaque établissement.

Le module de comptabilité natif de Prostay est ce qui le rend différent. Il ne s'agit pas d'une intégration tierce, mais d'une couche financière spécialement conçue qui transforme les opérations hôtelières en écritures comptables entièrement automatisées.

Intégration native avec Tableview POS

Pour les établissements proposant des services de restauration, le point de vente Tableview de Prostay enregistre toutes les transactions effectuées dans les points de vente (restaurants, bars, spas et boutiques). Ces transactions sont automatiquement enregistrées dans le module de comptabilité avec :

• Catégorisation des revenus par point de vente et par catégorie
• Un traitement fiscal approprié par type de transaction
• Enregistrement des frais de chambre dans les folios des clients
• Gestion des pourboires et des compensations selon vos politiques

Résultats de l'automatisation

Les hôtels qui utilisent la solution entièrement intégrée de Prostay bénéficient des avantages suivants :

• Enregistrement automatique quotidien des revenus liés aux chambres et à la restauration : pas d'exportation, pas de ressaisie
• Résumés automatisés des audits de fin de journée : clôture claire de chaque journée ouvrable
• P&L départemental en temps quasi réel : consultez les performances sans attendre la fin du mois
• Visibilité de la trésorerie : surveillez les flux de trésorerie tout au long de la journée
• Rapports compatibles avec l'USALI : relevés du propriétaire, rapports flash et dossiers d'audit

Comment fonctionne la comptabilité automatisée de Prostay au quotidien

Comprendre le flux de travail quotidien permet de clarifier le fonctionnement réel de l'automatisation.

Du matin au soir

1. Les réservations arrivent via le moteur de réservation ou le gestionnaire de canaux Prostay, créant des réservations dans Prostay PMS
2. Les clients s'enregistrent et les frais commencent à être enregistrés sur leur compte : tarifs des chambres, taxes et frais accessoires
3. Les transactions F&B transitent par le point de vente Tableview tout au long de la journée, les frais de chambre étant automatiquement liés au dossier correspondant
4. L'audit de nuit s'effectue à l'heure configurée, permettant de rapprocher toutes les activités et de clôturer la journée ouvrable.
5. La comptabilisation automatisée s'effectue pendant la nuit, créant des écritures comptables pour tous les codes de revenus, modes de paiement et taxes mappés

Mappage unique, automatisation continue

Lors de la mise en œuvre, vous configurez :

• Code de revenu → mappages de comptes GL
• Code fiscal → mappages des comptes de passif
• Méthode de paiement → mappages des comptes bancaires/de compensation

Après la mise en service, Prostay effectue automatiquement des écritures chaque nuit avec des pistes d'audit complètes. Votre équipe financière examine les exceptions plutôt que de traiter les écritures courantes.

Rapprochement des paiements

Prostay rapproche les paiements en :

• Important les règlements par lots de cartes depuis les passerelles de paiement
• Faisant correspondre les lots aux enregistrements de transactions PMS/POS
• Mettant en évidence les écarts à examiner
• Suivant les dépôts en espèces et les dépôts bancaires

Générant des rapports automatisés

Le module comptable génère :

• Des rapports quotidiens sur les recettes par département
• Des rapports flash pour les propriétaires
• Des relevés pour les propriétaires avec des modèles personnalisables
• Des dossiers de fin de mois prêts à être distribués

Plus besoin d'exporter vers Excel, de reformater et d'envoyer manuellement par e-mail.

Le contrôle humain reste en place

L'automatisation gère 80 à 90 % des écritures courantes, mais votre équipe conserve un contrôle total :

• Workflows d'approbation pour les transactions inhabituelles
• Traitement des exceptions pour les éléments signalés
• Ajustements manuels lorsque la logique métier l'exige
• Examen et analyse des écarts budgétaires

Avantages de la comptabilité entièrement automatisée de Prostay pour les hôtels indépendants et les groupes

L'impact commercial va au-delà de la commodité. Voici ce que les hôtels ont constaté après avoir mis en œuvre la comptabilité intégrée de Prostay.

Pour les établissements individuels

Pour les propriétaires de plusieurs biens immobiliers

Impact sur le personnel

Les auditeurs de nuit passent moins de temps à exporter des données et plus de temps à aider les clients. Les services financiers des hôtels passent du traitement des transactions à l'analyse des stratégies. Au lieu de se concentrer sur les feuilles de calcul, les contrôleurs se concentrent sur la veille économique et la rentabilité.

Le point de vue d'un contrôleur

« Avant Prostay, je passais les deux premières semaines de chaque mois à vérifier les chiffres. Maintenant, je termine le 5e jour et je passe le reste du mois à analyser ce qui se passe dans l'entreprise. »

Mise en œuvre de la comptabilité hôtelière automatisée avec Prostay

Le déploiement suit une approche structurée conçue pour minimiser les perturbations tout en garantissant une configuration précise.

Phases typiques de la mise en œuvre

1. Découverte : cartographie de vos processus actuels, de votre plan comptable, de vos codes de revenus et de vos règles fiscales
2. Configuration : configuration des mappages PMS/POS/comptabilité dans Prostay sur la base des résultats de la découverte
3. Exécution parallèle : exploitation simultanée des deux systèmes pendant 1 à 2 cycles de clôture afin de valider l'exactitude
4. Passage complet : transition vers Prostay en tant que système d'enregistrement avec migration des données historiques

Calendrier prévisionnel

Assistance à l'intégration Prostay

La mise en œuvre comprend :

• Formation des équipes financières, des auditeurs de nuit et des directeurs généraux
• Documentation de toutes les correspondances et décisions de configuration
• Optimisation et ajustement après la mise en service
• Accès permanent à l'équipe d'assistance de Prostay pour toute question ou amélioration

Liste de contrôle pour la préparation

Accélérez votre mise en œuvre en préparant :

• Plan comptable actuel avec descriptions des comptes
• La liste des codes de revenus de votre PMS existant
• Les taux et règles fiscales par juridiction
• Configurations des modes de paiement
• Exemples de rapports que vous produisez actuellement pour les propriétaires et la direction

La comptabilité hôtelière automatisée est-elle adaptée à votre établissement ?

Tous les hôtels n'ont pas besoin d'une automatisation de niveau entreprise. Mais plus d'établissements que vous ne le pensez peuvent en tirer profit.

Quand l'automatisation a le plus d'impact

L'automatisation offre le meilleur retour sur investissement lorsque vous :

• Vous effectuez des audits manuels de fin de journée avec des exportations CSV
• Vous clôturez systématiquement le mois après le 10e jour
• Exploitez plusieurs points de vente de restauration avec un suivi séparé des revenus
• Vous gérez plusieurs propriétés ou emplacements
• Vous utilisez beaucoup Excel pour vos processus financiers
• Consacrer plus de 8 à 10 heures par semaine à la comptabilisation et au rapprochement manuels

Auto-évaluation

Posez-vous les questions suivantes :

• Combien d'heures votre équipe consacre-t-elle chaque semaine à la saisie de données ?
• Quand clôturez-vous généralement vos comptes à la fin du mois ?
• Combien de systèmes nécessitent un transfert manuel de données entre eux ?
• Pouvez-vous voir les revenus du jour dans votre système comptable aujourd'hui ?
• Combien de temps faut-il pour produire un rapport pour le propriétaire ?

Si les réponses vous préoccupent, l'automatisation vaut probablement la peine.

Même les petites propriétés en bénéficient

Il n'est pas nécessaire d'être une grande chaîne. Même un hôtel indépendant de 40 à 80 chambres peut tirer profit des avantages suivants :

• Éliminer les routines quotidiennes d'exportation/importation
• Réduire les erreurs de rapprochement
• Accès aux données en temps réel pour la tarification et les décisions opérationnelles
• Fournir plus rapidement des données précises aux propriétaires et aux prêteurs

L'approche modulaire de Prostay

La configuration de Prostay vous permet de commencer là où vous avez le plus besoin d'aide. Commencez par le PMS ou le POS, puis ajoutez le module de comptabilité lorsque vous êtes prêt. Au fil du temps, vous pouvez ajouter la messagerie pour les clients, les informations commerciales ou d'autres propriétés. À mesure que votre entreprise se développe, la plateforme évolue avec elle.

Prochaines étapes

Les logiciels de comptabilité hôtelière automatisés changent la façon dont les hôtels et autres entreprises du secteur de l'hôtellerie gèrent leurs finances. Vous clôturez vos comptes plus rapidement, établissez des rapports plus précis et vous concentrez sur ce qui rapporte vraiment de l'argent au lieu de passer des semaines à saisir et à rapprocher les données à la main.

Prostay rend cette automatisation possible en faisant fonctionner le PMS, le POS Tableview et le module de comptabilité ensemble sur une seule plateforme, avec un seul modèle de données et une seule connexion fournisseur.

Réservez une démonstration avec Prostay si vous souhaitez voir comment la comptabilité automatisée fonctionne dans votre situation. Passez en revue vos tâches quotidiennes, examinez comment vos codes de revenus pourraient s'articuler et voyez à quoi pourrait ressembler la fin du mois avec les bons outils.

Les feuilles de calcul et les exportations manuelles ne suffisent pas pour les finances de votre hôtel. Laissez Prostay vous montrer ce que vous pouvez faire.