Présentation du logiciel de comptabilité Prostay pour les hôtels

Prostay a officiellement dévoilé Prostay Accounting, un module logiciel de comptabilité hôtelière entièrement intégré à la plateforme Prostay. Cela marque une expansion substantielle de l'écosystème Prostay, offrant aux hôtels, complexes touristiques, auberges et locations de vacances une solution de gestion financière spécialement conçue qui remplace les programmes génériques tels que QuickBooks ou Xero pour les opérations hôtelières quotidiennes.

Prostay Accounting respecte les normes de l'industrie hôtelière, y compris les structures départementales de type USALI, et s'intègre nativement à l'ensemble de la suite Prostay : Prostay Property Management System, Prostay Channel Manager, Prostay Booking Engine, Prostay Nexus guest communications et Tableview POS. Il ne s'agit pas d'une intégration supplémentaire, mais d'une plateforme unique et unifiée où vos données financières sont automatiquement transférées des opérations vers le grand livre général.

Qu'est-ce que cela signifie pour votre établissement ? Téléchargement automatisé du journal après l'audit de nuit. Rapports multi-départements et multi-établissements sans feuilles de calcul. Synchronisation des données en temps réel qui élimine le rapprochement manuel. Moins d'erreurs. Clôture de fin de mois plus rapide. Et des équipes financières qui peuvent désormais se concentrer sur l'analyse plutôt que sur la saisie de données.

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Qu'est-ce que le logiciel de comptabilité Prostay pour les hôtels ?

Prostay Accounting est un module comptable spécialement conçu pour les hôtels qui fait partie de l'écosystème Prostay plutôt que d'être un grand livre général séparé. Il a été conçu spécialement pour les hôtels et les restaurants, et n'est pas adapté à partir d'un logiciel destiné aux magasins ou aux usines.

Le système est configuré autour des flux de travail et des services que vous utilisez réellement dans le secteur de l'hôtellerie, tels que les chambres, la restauration, le spa, les événements, le parking, l'entretien ménager et les services auxiliaires. Il est conforme à la segmentation de type USALI, mais reste suffisamment flexible pour fonctionner avec des plans comptables locaux et des paramètres uniques. Les comptes de profits et pertes de votre hôtel montrent comment il fonctionne réellement.

C'est ce qui le distingue des autres systèmes comptables pour PME :

• Il consolide toutes les données opérationnelles provenant de Prostay PMS, Tableview POS, des canaux OTA, des réservations directes et des contrats d'entreprise dans un seul grand livre.
• Génère des sorties automatisées, notamment les comptes de résultats des départements, les résumés quotidiens des revenus et les rapports des propriétaires
• Il ventile automatiquement chaque facture client en fonction des codes de revenus, des lignes fiscales et des modes de paiement appropriés, sans nécessiter de feuilles de calcul manuelles
• Prend en charge les paiements des clients via plusieurs méthodes avec une reconnaissance et un rapprochement appropriés

Prostay Accounting est un programme basé sur le cloud accessible depuis n'importe quel navigateur. Il est conçu pour les propriétés individuelles, les petits groupes et les portefeuilles en expansion qui souhaitent bénéficier de contrôles de niveau entreprise sans la complexité associée.

En quoi Prostay Accounting se distingue-t-il des outils comptables génériques ?

Si vous avez déjà essayé de gérer un hôtel avec QuickBooks, Xero ou Sage, vous connaissez les problèmes que cela pose. La plupart du temps, ces outils ne disposent que d'une seule ligne « Ventes » qui ne ventile pas les revenus des chambres, les ventes du restaurant ou les services du spa. Vous devez les exporter manuellement à partir de votre système de gestion immobilière et de votre point de vente. De plus, ils ne connaissent pas la structure des départements ni l'existence de plusieurs propriétés.

Prostay Accounting a été conçu spécialement pour le modèle de revenus hôteliers :

Il vous suffit de configurer une seule fois le mappage des codes de revenus hôteliers aux comptes GL lors de votre inscription. Ensuite, chaque nuitée, chaque addition de restaurant, chaque soin spa et chaque facture de service en chambre est automatiquement affecté au bon compte. Plus besoin d'importer sans cesse des fichiers CSV, de calculer les taxes à la main ou de saisir à nouveau les données entre les différentes plateformes.

Prostay Accounting intègre une prise en charge native des comptes de résultats par département, des rapports par segment (entreprise vs OTA vs réservations directes) et des résumés au niveau du propriétaire. Les résultats commerciaux sont clairs : moins d'erreurs dans le journal, des cycles de clôture plus rapides, une meilleure gestion de la trésorerie et une traçabilité complète pour les auditeurs et les prêteurs qui examinent vos rapports financiers.

L'écosystème Prostay : une gestion financière hôtelière entièrement intégrée

Prostay a été lancé en 2025 comme une plateforme unique pour tous les types d'hébergement, et Prostay Accounting ajoute une couche comptable native pour compléter la boucle opérationnelle. Il ne s'agit pas d'une intégration avec un tiers, mais du même modèle de données unifié qui fait fonctionner tous les autres modules Prostay.

Le flux de données fonctionne comme suit :

• Réservations et folios créés dans Prostay PMS
• Dépenses des clients suivies dans Tableview POS (restaurants, bars, spa, service en chambre)
• Distribution gérée via Channel Manager et Booking Engine
• Toutes les transactions sont automatiquement enregistrées dans le grand livre de Prostay Accounting

Cette connexion native élimine les intermédiaires, les exportations de fichiers peu fiables et les tâches manuelles nocturnes qui étaient auparavant nécessaires pour connecter différents fournisseurs. Vous pouvez gérer à la fois votre hôtel et vos finances à partir du même endroit.

Prostay PMS et données de réservation

Le système de gestion immobilière Prostay PMS s'occupe de toutes les tâches importantes que vous devez effectuer chaque jour, telles que les réservations, les enregistrements et les départs, le suivi des folios des clients, l'attribution des chambres, les changements de chambre, les absences et les annulations en temps réel. Il fonctionne pour les locations de vacances, les appartements avec services, les hôtels, les auberges et les complexes touristiques.

Chaque élément d'un dossier, qu'il s'agisse d'une nuitée, d'un surclassement, de frais de départ tardif, d'une réduction ou d'une taxe, est lié à un code de revenu qui a été configuré. Prostay Accounting les transforme automatiquement en écritures comptables sans qu'il soit nécessaire de les saisir manuellement.

Les données d'audit nocturne de Prostay PMS sont directement transférées à la comptabilité :

• Revenus quotidiens par service
• Récapitulatifs des revenus par nuit
• Recettes fiscales et dépôts
• Paiements en souffrance des clients et comptes débiteurs

Les pistes d'audit, de la réception au service financier, permettent de suivre les corrections telles que les séjours gratuits, les changements de tarifs ou les départs anticipés. Cela permet de synchroniser les opérations hôtelières et vos livres comptables.

Intégration du point de vente Tableview

Tableview est le système de point de vente intégré de Prostay pour tous les restaurants, bars, bars de piscine, salons sur le toit et autres points de vente de votre établissement. Chaque vente, y compris l'article vendu, l'emplacement du point de vente, le serveur, le mode de paiement et le prix de la chambre, est associée à des codes de recettes et de taxes que Prostay Accounting peut lire automatiquement.

La fonction « poster sur la chambre » fonctionne parfaitement. Dans Prostay PMS, l'addition du repas et des boissons d'un visiteur qui facture son dîner sur sa chambre est ajoutée à son folio. Mais Prostay Accounting continue de voir le détail de la facture :

• Revenus par point de vente (restaurant A, bar B, service en chambre)
• Chiffre d'affaires par catégorie (nourriture, boissons alcoolisées, boissons non alcoolisées)
• Pourboires et frais de service
• Détails du mode de paiement

Le grand livre général reçoit automatiquement les résumés quotidiens des points de vente, les pourboires dus et les dépôts en espèces. Cela permet d'établir avec précision le compte de résultat des ventes de nourriture et de boissons, d'enregistrer correctement les pourboires et de conserver l'argent en sécurité sans avoir à saisir ou à retaper les données à la main.

Cette intégration est particulièrement utile pour les établissements disposant de plusieurs points de vente, comme un hôtel urbain avec un restaurant dans le hall, un bar sur le toit et un service en chambre 24 heures sur 24. Chaque source de revenus est publiée avec précision sans que vos équipes financières aient à toucher à un tableur.

Connectivité du gestionnaire de canaux et du moteur de réservation

Le gestionnaire de canaux et le moteur de réservation Prostay gèrent la distribution vers les agences de voyages en ligne telles que Booking.com, Expedia et Airbnb, ainsi que les réservations directes effectuées via le site web de votre hôtel. L'objectif est d'attirer le plus grand nombre possible de clients dans votre hôtel tout en obtenant davantage de réservations directes.

Prostay PMS récupère les réservations, les plans tarifaires, les tarifs des chambres, les règles d'annulation et les commissions, puis Prostay Accounting les traite de manière appropriée. Le système peut faire la différence entre :

• Réservations OTA : comptabilisation des revenus nets vs bruts, suivi des dépenses de commission
• Réservations directes : capture complète des revenus provenant de votre moteur de réservation
• Contrats d'entreprise : tarifs négociés et modalités de facturation

Cela signifie que vous pouvez consulter vos rapports financiers et voir combien d'argent chaque canal rapporte et combien il coûte à exploiter. Vos rapports financiers précis vous indiquent exactement d'où proviennent vos revenus et combien chaque canal vous coûte.

Module comptable natif et grand livre

Prostay Accounting est le « cerveau » financier qui se trouve sous la couche opérationnelle et transforme automatiquement les événements opérationnels en débits et crédits. Imaginez-le comme le logiciel de comptabilité qui comprend enfin le fonctionnement des hôtels.

Les options de configuration comprennent :

• Comptes GL, centres de coûts et départements alignés sur votre structure
• Prise en charge de plusieurs propriétés avec transactions interentreprises
• Rapports au niveau des propriétés avec consolidation du groupe
• Modèles standardisés pour les écritures récurrentes (loyer, frais de franchise, frais de gestion)

Chaque jour, les journaux de recettes, les écritures fiscales, les mouvements de dépôts et les soldes des comptes de compensation sont automatiquement enregistrés et affichés. Le système conserve des enregistrements qui peuvent être vérifiés et prend en charge les workflows d'approbation si nécessaire. Cela permet à votre personnel financier de garder le contrôle sans travail supplémentaire.

Comment fonctionne l'automatisation dans Prostay Accounting (au quotidien)

Une journée type dans un hôtel qui utilise Prostay Accounting se déroule comme suit :

Pendant la journée, tout fonctionne normalement dans Prostay PMS et Tableview POS. Les clients s'enregistrent, commandent des repas au restaurant, paient les services du spa dans leur chambre, puis quittent l'établissement. Prostay Accounting enregistre et vérifie toutes ces données pendant la nuit. Le matin, le service financier examine les exceptions et analyse les performances, sans avoir à saisir de données.

L'automatisation de Prostay prend en charge 80 à 90 % des enregistrements de routine une fois que vos mappages ont été configurés lors de la première installation. Au lieu de transférer des données entre les systèmes, votre équipe se concentre sur la validation, l'analyse des écarts et la planification stratégique.

Cette routine fonctionne en permanence, que vous possédiez un seul hôtel ou que vous en gériez plusieurs. Vous pouvez garder un œil sur votre portefeuille grâce à des balises de propriété et des règles de consolidation qui vous fournissent des détails au niveau de la propriété.

Flux quotidien automatisé depuis le PMS et le POS

Chaque nuit, Prostay récupère les informations du PMS Prostay (chambres, forfaits, frais, taxes, dépôts) et du POS Tableview (revenus des points de vente, pourboires, remises) et les transforme en écritures comptables.

Le système utilise des critères de mappage prédéfinis pour chaque mode de paiement et chaque code de revenu afin de s'assurer que les écritures sont équilibrées et renvoient aux transactions financières d'origine. Voici l'ordre des opérations :

1. L'audit nocturne s'effectue à l'heure que vous avez configurée (par exemple, 2 h 00 heure locale).
2. La collecte de données extrait toutes les activités PMS et POS de la journée ouvrable.
3. Les règles de mappage s'appliquent pour convertir les données opérationnelles en écritures comptables.
4. Les journaux sont automatiquement enregistrés dans le grand livre
5. Un rapport récapitulatif apparaît chaque matin avec le total des écritures et les exceptions

Les corrections apportées dans le PMS ou le POS pour une date donnée créent automatiquement des écritures de régularisation, sans nécessiter de retouches manuelles par le service financier.

Règles de mappage : configurez une fois, automatisez pour toujours

Pendant la mise en œuvre, l'équipe d'intégration de Prostay travaille avec votre contrôleur ou votre comptable pour mapper :

• Les codes de revenus du PMS et du POS aux comptes GL
• Les codes fiscaux aux comptes de passif appropriés
• Les méthodes de paiement aux comptes bancaires et de compensation
• Les départements et les points de vente pour des rapports détaillés

Si votre établissement a besoin de ce niveau de détail dans ses rapports quotidiens sur les recettes, les mappages peuvent inclure des secteurs tels que les entreprises, les loisirs ou les OTA.

Une fois configurés, le système utilisera automatiquement ces mappages pour chaque transaction. Vous ajoutez un nouveau point de vente ou un nouveau code de revenu ? Vous pouvez restreindre les modifications à l'aide d'autorisations, et celles-ci sont enregistrées à des fins d'audit, afin que vous sachiez toujours qui a apporté quelles modifications et à quel moment.

Automatisation du rapprochement bancaire et des paiements

Prostay Accounting importe les relevés bancaires et les fait automatiquement correspondre aux données de paiement PMS/POS à l'aide de règles et d'identifiants de référence :

• Règlements groupés par carte de crédit
• Dépôts en espèces
• Paiements OTA
• Virements bancaires

Au lieu d'être cachés dans des feuilles de calcul, les éléments non correspondants et les anomalies telles que les rétrofacturations, les dépôts manqués et les différences de timing sont mis en évidence pour inspection. Cela inclut plusieurs comptes bancaires, tels que les comptes d'exploitation, de paie, de fiducie/dépôt fiduciaire et de dépôt.

Pour les établissements qui souhaitent surveiller leurs flux de trésorerie en temps réel, le rapprochement s'effectue en permanence, et non plus seulement à la fin du mois. Cela réduit le temps de travail de plusieurs heures à quelques minutes, ce qui facilite la tâche du personnel administratif.

Détection des anomalies et alertes assistées par l'IA

Prostay utilise une logique basée sur l'IA pour signaler les schémas inhabituels avant qu'ils ne deviennent des problèmes :

• Pics soudains d'annulations ou de remises dans un restaurant
• Jours de recettes négatives qui ne devraient pas exister
• Écarts entre les enregistrements fiscaux du PMS et ceux de la comptabilité
• Modèles de paiement inhabituels par point de vente

Les alertes s'affichent dans les tableaux de bord ou sont envoyées par e-mail, ce qui permet aux responsables financiers et aux directeurs généraux d'examiner les problèmes avant la fin du mois. La technologie apprend les schémas normaux par point de vente et par établissement au fil du temps, ce qui rend les alertes plus utiles et réduit le bruit.

Ce n'est pas une boîte mystérieuse. Vous pouvez examiner et résoudre les problèmes en toute confiance, car chaque avertissement est accompagné des données sources et des pistes d'audit. Les auditeurs et les propriétaires d'hôtels peuvent voir comment l'argent circule dans le système.

Principales fonctionnalités de Prostay Accounting for Hotels

Cette partie présente les fonctionnalités de Prostay Accounting à sa sortie et les difficultés auxquelles chacune d'entre elles répondra. Ce logiciel ne s'adresse pas uniquement aux grandes chaînes hôtelières, mais également aux hôtels indépendants et aux portefeuilles de petite et moyenne taille.

Utilisez cette liste lorsque vous vous préparez pour une démonstration ou que vous élaborez votre analyse de rentabilité interne.

Comptes de résultats par département et multi-propriétés

Prostay Accounting prend en charge les comptes de résultats départementaux de type USALI :

Les organisations multi-propriétés peuvent consulter leur compte de résultat agrégé par portefeuille, comparer les propriétés entre elles et zoomer pour voir les propriétés et les points de vente individuels.

Les coûts centralisés, tels que le marketing, l'informatique ou les frais de gestion régionaux, peuvent être répartis entre les différents sites en fonction de critères tels que le nombre de chambres, le chiffre d'affaires ou des facteurs spécifiques. Les rapports mensuels de pertes et profits pour chaque propriété, les rapports récapitulatifs du portefeuille et les relevés spécifiques aux propriétaires, qui peuvent être exportés ou partagés avec des identifiants d'accès limité, font partie des résultats les plus courants.

Tableaux de bord, rapports et pistes d'audit

Les tableaux de bord visuels affichent les indicateurs importants pour la gestion hôtelière :

• Chiffre d'affaires quotidien et mensuel par service
• GOP (bénéfice brut d'exploitation) et GOPPAR
• Indicateurs liés au taux d'occupation tels que le RevPAR, l'ADR et le TRevPAR
• Situation de trésorerie d'un ou plusieurs établissements
• Pourcentages des coûts de main-d'œuvre et suivi des coûts opérationnels

Prostay Accounting conserve des enregistrements complets de toutes les écritures, modifications et approbations, y compris l'utilisateur, l'heure et un lien vers les transactions sources. Cette transparence est importante pour faire des choix judicieux et satisfait les auditeurs, les prêteurs et les propriétaires, car ils peuvent vérifier comment les chiffres sont calculés.

Vous pouvez filtrer les rapports par propriété, service, période et canal, puis les enregistrer au format PDF ou Excel. L'accès basé sur les rôles permet aux directeurs généraux de consulter les indicateurs au niveau de la propriété, aux propriétaires de consulter les rapports consolidés et au service financier de consulter l'ensemble du grand livre tout en préservant la confidentialité des données relatives à la paie.

Fiscalité, conformité et localisation

Les entreprises du secteur de l'hôtellerie sont confrontées à des structures fiscales complexes que les systèmes comptables génériques gèrent mal. Prostay Accounting prend en charge :

• Taxe d'occupation et taxe municipale
• La TVA/GST à différents taux selon le type de service
• Les frais de service et le traitement des pourboires
• Taxe sur les alcools et taxes locales sur les boissons et la restauration
• Taxes touristiques par juridiction

Les codes fiscaux sont configurés dans les systèmes PMS et POS pour chaque ligne d'article. Le module comptable les affecte automatiquement aux comptes appropriés, ce qui réduit les calculs manuels et les erreurs.

Prostay Accounting vous aide à rester en conformité en vous fournissant des données exportables pour les déclarations fiscales locales, des modèles standardisés pour les auditeurs et des options pour configurer différentes juridictions. Les portefeuilles transfrontaliers peuvent utiliser différentes devises, et la conversion est effectuée dans les rapports de consolidation.

Autorisations et contrôles des utilisateurs

Le système comprend des rôles granulaires adaptés aux flux de travail du secteur hôtelier :

Vous devez disposer d'une autorisation pour effectuer des opérations sensibles telles que la modification des mappages GL, la publication de journaux manuels ou la modification de périodes clôturées. Ces actions sont toujours consignées. L'accès peut être ventilé par propriété, de sorte que les consommateurs ne voient que les informations financières pertinentes pour leur domaine.

Cette structure de sécurité garantit aux auditeurs, aux investisseurs et aux franchiseurs que les données financières sont sécurisées et peuvent être suivies.

Impact commercial : pourquoi la comptabilité Prostay est importante pour les hôtels

Les hôtels indépendants et les petits groupes sont confrontés à une augmentation des coûts de main-d'œuvre, à des équipes financières réduites et à une pression accrue pour envoyer des rapports aux propriétaires dans les délais et avec des informations fiables. De nombreux établissements clôturent encore leurs comptes 10 à 15 jours après la fin du mois, car ils doivent effectuer des rapprochements manuellement et leurs systèmes comptables ne sont pas connectés.

Prostay Accounting s'attaque directement à ce problème. L'automatisation permet aux équipes chargées de l'audit de nuit et aux équipes financières de gagner des dizaines d'heures chaque mois, de réduire les erreurs à examiner et d'accélérer la prise de décision grâce à des analyses commerciales en temps réel.

Les avantages stratégiques sont considérables : les contrôleurs et les directeurs généraux ont plus de temps pour travailler sur la tarification, le contrôle des coûts et les prévisions au lieu de transférer des données entre les systèmes. Les sociétés de gestion peuvent offrir un meilleur service aux propriétaires d'hôtels en leur fournissant des rapports plus rapides et plus précis.

Exemples : hôtels indépendants et petits groupes

Scénario 1 : hôtel-boutique de 70 chambres

Un petit hôtel avec deux restaurants et bars passe des tableurs et d'une solution comptable basique à Prostay Accounting. Auparavant, il fallait 12 jours pour clôturer le mois en raison des exportations manuelles du PMS, du rapprochement des tableurs et du traitement des factures des fournisseurs.

Après la mise en œuvre de Prostay Accounting :

• La clôture de fin de mois est réduite à 5 jours
• L'audit de nuit est effectué en 15 minutes au lieu d'une heure
• Le compte de résultat départemental est disponible quotidiennement au lieu de mensuellement
• Un poste de saisie de données a été réaffecté à des initiatives visant à améliorer l'expérience client

Scénario 2 : groupe régional de 3 établissements

Une chaîne hôtelière utilisait Excel pour regrouper manuellement les données financières de ses hôtels en ville, de ses complexes hôteliers de luxe et de ses hôtels d'aéroport. Le contrôleur devait rassembler les chiffres provenant de trois sources distinctes, ce qui retardait les appels des propriétaires.

Avec Prostay Accounting :

• Performances du portefeuille visibles quotidiennement sur un tableau de bord unique
• La comparaison côte à côte des établissements permet d'identifier rapidement ceux qui sont moins performants
• Les réunions avec les propriétaires s'appuient sur les chiffres actuels du GOP, et non sur des données obsolètes
• Confiance accrue dans les déclarations fiscales dans toutes les juridictions

Ces scénarios représentent les résultats typiques obtenus par les propriétés qui s'engagent à utiliser le bon logiciel de comptabilité hôtelière et la bonne pile intégrée.

Mise en œuvre de Prostay Accounting : déploiement et intégration

Vous pouvez ajouter Prostay Accounting à vos clients Prostay PMS et Tableview existants, ou vous pouvez l'obtenir en une seule fois sous forme de pile complète pour les nouveaux clients. Les propriétés qui passent d'anciens systèmes peuvent le faire par étapes.

Au lieu de laisser les utilisateurs configurer eux-mêmes leurs comptes, Prostay propose une intégration guidée. Cette méthode pratique réduit les risques et accélère le temps nécessaire pour obtenir de la valeur ajoutée, car il est très important de disposer de mappages et de paramètres fiscaux appropriés.

Pour un hôtel unique qui utilise déjà Prostay PMS, le délai de mise en œuvre est généralement de quelques semaines. Pour les groupes multi-propriétés qui migrent depuis des systèmes plus anciens, le délai de mise en œuvre est plus long. Le calendrier dépend de la complexité des opérations, et pas seulement du nombre de propriétés.

Processus d'intégration et assistance

Les étapes clés de l'intégration comprennent :

1. Atelier de découverte : examen des processus actuels, du plan comptable, des codes de revenus et des règles fiscales
2. Configuration : mise en place des mappages GL, des structures départementales et des configurations des points de vente
3. Configuration des modèles de rapports : conception des relevés des propriétaires, des rapports flash et des paquets de fin de mois
4. Exécution parallèle : utilisation des anciens et des nouveaux systèmes pendant 1 à 2 cycles de clôture afin de vérifier leur exactitude
5. Passage complet : Prostay devient le système d'enregistrement ; les enregistrements automatisés nocturnes commencent

En matière d'assistance à la migration des données, les soldes d'ouverture et les données historiques sont inclus lorsqu'ils sont nécessaires. Il existe une répartition claire des responsabilités entre l'équipe Prostay et l'équipe financière de votre hôtel.

Avant la mise en service, les données propres à votre hôtel sont utilisées pour former le personnel financier, les directeurs généraux et les auditeurs de nuit dans un environnement de test. L'accès au service d'assistance, un responsable dédié à la réussite et une base de connaissances font partie de l'assistance continue. À mesure que votre entreprise se développe ou que vous ajoutez de nouveaux sites et de nouvelles sources de revenus, votre configuration peut changer.

Liste de contrôle pour les hôteliers

Préparez les éléments suivants avant la mise en œuvre :

• [ ] Plan comptable actuel
• [ ] Exemples de rapports PMS et POS
• [ ] Règles fiscales par juridiction (taxe d'occupation, TVA, frais de service)
• [ ] Modèles de rapports actuellement utilisés par le propriétaire
• [ ] Liste des propriétés, points de vente et départements
• [ ] Profils des clients et définitions des segments (entreprises, OTA, direct)

Identifier les champions internes :

• Responsable financier qui comprend la structure du grand livre et les besoins en matière de reporting
• Super utilisateur de la propriété pour les tâches quotidiennes et les questions opérationnelles
• Contact informatique/données si l'accès au système ou l'extraction de données est nécessaire

Notez votre processus de clôture actuel, y compris les processus, les délais et les problèmes que vous rencontrez, afin de pouvoir facilement constater l'amélioration apportée par la mise en service. Cela permet de montrer facilement aux propriétaires d'hôtels et aux entreprises de gestion qu'ils obtiennent un bon retour sur investissement.

Prostay Accounting est-il adapté à votre établissement ?

Les très petites propriétés disposant de peu de points de vente peuvent se contenter de quelques outils simples. Mais les technologies qui éliminent le travail manuel aideront considérablement la plupart des hôtels indépendants et des groupes disposant de plusieurs propriétés ou points de vente.

Prostay Accounting est idéal pour les établissements qui utilisent déjà ou souhaitent utiliser Prostay PMS et Tableview POS, ou pour les groupes qui souhaitent disposer d'une plateforme unique pour leurs opérations et leurs finances. L'importance d'un logiciel de comptabilité hôtelière adapté augmente lorsque les choses se compliquent, par exemple lorsqu'il y a plus de transactions, plus de points de vente, plus d'établissements ou des exigences strictes en matière de reporting de la part du propriétaire.

Grâce à la licence modulaire de Prostay, vous pouvez commencer avec PMS, Channel Manager et Booking Engine, puis ajouter Accounting lorsque vous êtes prêt. Vous n'avez pas besoin de tout remplacer en même temps. Commencez par vous occuper des réservations, des messages aux clients et des livraisons. Ensuite, si vos besoins changent, ajoutez la gestion financière.

Auto-évaluation : quand envisager Prostay Accounting

Vérifiez les signaux qui s'appliquent à votre propriété :

• [ ] Les livres sont systématiquement clôturés plus de 10 jours après la fin du mois
• [ ] Forte dépendance aux tableurs pour le suivi ou le rapprochement des revenus
• [ ] Incohérences fréquentes entre le PMS et la comptabilité nécessitant une enquête
• [ ] Difficulté à produire des comptes de résultats par département ou pour plusieurs propriétés
• [ ] Les directeurs généraux et les propriétaires demandent des aperçus financiers quotidiens ou hebdomadaires que vous ne pouvez pas facilement fournir
• [ ] Plus de temps passé à collecter des données qu'à les analyser pour prendre des décisions fondées sur ces données
• [ ] Difficultés à suivre les revenus futurs, les comptes fournisseurs ou les comptes clients
• [ ] Informations exploitables limitées issues des rapports actuels

Si vous avez répondu « oui » à plusieurs questions, vous êtes un candidat idéal pour Prostay Accounting. Réservez une démonstration axée sur vos flux de travail et vos points faibles spécifiques, et apportez des exemples de vos rapports actuels pour les comparer.

Prochaines étapes : découvrez Prostay Accounting en action

Prostay Accounting boucle la boucle entre les opérations hôtelières et les finances, en intégrant Prostay PMS, Tableview POS, Channel Manager, Booking Engine et la comptabilité dans une seule plateforme cloud.

Principaux avantages à retenir :

• Automatisation de 80 à 90 % des tâches comptables courantes de l'hôtel
• Réduction des erreurs humaines grâce à l'intégration native et au mappage automatisé
• Cycles de clôture plus rapides, mesurés en jours et non en semaines
• Meilleurs rapports pour les propriétaires grâce à une visibilité en temps réel et à des rapports financiers détaillés
• Gestion des flux de trésorerie avec visibilité quotidienne sur la situation de trésorerie et les revenus futurs

Prêt à découvrir comment cela fonctionne ? Demandez une démonstration personnalisée de Prostay Accounting. Planifiez une consultation avec l'équipe Prostay. Ou contactez le service commercial pour obtenir un devis basé sur la taille de votre établissement et la combinaison de modules.

Apportez vos rapports PMS/POS actuels et votre dossier de fin de mois à la démonstration. Nous vous montrerons exactement comment Prostay Accounting automatise ces opérations. Finies les success stories d'autres hôtels, place à une image claire de ce qui va changer pour votre entreprise.

Le secteur de l'hôtellerie s'oriente vers des plateformes unifiées qui éliminent les processus comptables défaillants et les systèmes qui ne communiquent pas entre eux. Dans un marché concurrentiel, la différence entre clôturer les comptes en 5 jours et en 15 jours, c'est la différence entre résoudre les problèmes et les empêcher de se produire.

Prostay Accounting est une option plus récente que les anciens systèmes hôteliers. Il est temps de moderniser vos opérations financières.