Los 5 mejores sistemas EPOS para hostelería: transforme sus operaciones comerciales

En el sector hotelero, el éxito no solo depende de una buena comida o de habitaciones cómodas, sino también de una gestión fluida y de ofrecer experiencias memorables. Hoy en día, con más del 70 % de los restaurantes de todo el mundo utilizando sistemas EPOS basados en la nube, las empresas hoteleras más avispadas están aprovechando estas herramientas para optimizar los flujos de trabajo, aumentar los ingresos y ofrecer un servicio que hace que los clientes vuelvan una y otra vez.

Tanto si gestionas un restaurante muy concurrido, un hotel boutique, un pub local o una cadena de cafeterías en expansión, el sistema EPOS adecuado puede suponer un cambio radical. Desde reducir los tiempos de espera y minimizar los errores humanos hasta proporcionar información en tiempo real que permite tomar decisiones más inteligentes, los modernos sistemas EPOS para hostelería se han convertido en indispensables en el sector.

Esta guía le explicará todo lo que necesita saber sobre los sistemas EPOS para hostelería, ilustrando cómo pueden mejorar su negocio y darle una ventaja en un mercado competitivo.

¿Qué es un sistema EPOS para hostelería?

En esencia, un sistema EPOS para hostelería es una solución tecnológica a medida que combina hardware y software diseñados específicamente para las necesidades únicas de hoteles, restaurantes, bares y locales similares. A diferencia de las cajas registradoras tradicionales, que simplemente gestionan las transacciones, estos sistemas actúan como centro operativo, gestionando todo, desde la entrada de pedidos y los pagos hasta el inventario y la interacción con los clientes.

Un sistema EPOS moderno para hostelería gestiona múltiples funciones críticas. Procesa los pedidos de forma eficiente, ya sean tomados en la mesa, online o a través de dispositivos móviles. Admite una amplia gama de métodos de pago, desde los tradicionales pagos con tarjeta hasta los contactless y los monederos móviles, reflejando las expectativas de los clientes actuales.

La gestión del inventario dentro de estos sistemas va mucho más allá del simple recuento de existencias. El seguimiento en tiempo real, la deducción automática de ingredientes a medida que se realizan los pedidos y las alertas cuando los suministros se agotan ayudan a reducir el desperdicio y a evitar la falta de existencias. Algunos sistemas incluso automatizan los pedidos de compra, lo que alivia la carga administrativa.

Lo que realmente distingue a los EPOS para hostelería es su capacidad para integrarse perfectamente con herramientas específicas del sector. Por ejemplo, los sistemas para restaurantes se conectan directamente a las pantallas de la cocina, lo que garantiza una comunicación fluida entre el personal de sala y el de cocina.

Los EPOS para hoteles suelen sincronizarse con el software de gestión de propiedades para gestionar la facturación de los huéspedes y la logística del servicio de habitaciones. Los sistemas de bar suelen incluir funciones de verificación de la edad y gestión de cuentas para mantener el cumplimiento normativo y la eficiencia durante los periodos de mayor actividad. La mayoría de las soluciones modernas de punto de venta para hostelería están basadas en la nube, lo que proporciona a los gerentes acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Esta flexibilidad permite a los operadores con varios establecimientos supervisar el rendimiento en todas las ubicaciones y garantiza que las actualizaciones de software se realicen automáticamente.

Las funciones de modo offline para un punto de venta para hostelería también son comunes, por lo que el servicio puede continuar sin interrupciones durante los cortes de Internet.

En comparación con los sistemas antiguos, que requerían un hardware costoso y un mantenimiento complejo, las soluciones EPOS actuales funcionan en tabletas o smartphones estándar, lo que reduce drásticamente los costes iniciales y hace que las funciones avanzadas sean accesibles para empresas de todos los tamaños.

Optimice las operaciones en todo su negocio hostelero

El verdadero poder de los sistemas EPOS para hostelería reside en su capacidad para unificar las operaciones y eliminar los cuellos de botella habituales. Al centralizar la gestión de los pedidos, ya provengan de dispositivos de mesa, plataformas online o aplicaciones móviles, estos sistemas garantizan un flujo de información fluido y sin errores.

Una de las mayores mejoras operativas es la integración con los sistemas de visualización de la cocina. Los pedidos aparecen instantáneamente en las pantallas de la cocina, lo que elimina la necesidad de tickets impresos y reduce los errores de comunicación. El personal de cocina puede actualizar el estado de los pedidos en tiempo real, lo que proporciona a los camareros información precisa sobre los tiempos para mantener el flujo del servicio.

La gestión del personal también se beneficia de la integración de EPOS. Las herramientas de programación, seguimiento del tiempo y supervisión del rendimiento ayudan a los gerentes a optimizar los costes laborales al ajustar la dotación de personal a los picos de demanda. El seguimiento del rendimiento individual de los camareros pone de relieve las necesidades de formación y recompensa a los mejores, lo que en última instancia mejora la calidad del servicio y controla los gastos.

Para las empresas con múltiples ubicaciones, la gestión centralizada es invaluable. Los cambios en el menú, las actualizaciones de precios y las promociones se pueden implementar en todos los sitios al instante. Los informes consolidados revelan las diferencias de rendimiento entre las ubicaciones, lo que permite compartir las mejores prácticas y mantener la coherencia operativa.

El seguimiento automatizado del inventario supone un importante ahorro de tiempo. A medida que se procesan los pedidos, los ingredientes se deducen automáticamente del recuento de existencias. Las alertas de stock bajo evitan la falta de productos inesperada y algunos sistemas se conectan directamente con los proveedores para agilizar los pedidos. Este nivel de automatización puede reducir el tiempo de gestión del inventario hasta en un 70 %, al tiempo que mejora la precisión.

La gestión digital de menús permite actualizaciones instantáneas en todos los canales de pedido. Los artículos agotados se pueden eliminar rápidamente, lo que evita la frustración de los clientes y el estrés en la cocina. Las opciones de precios dinámicos permiten a las empresas ajustar los precios durante promociones especiales o períodos de máxima actividad, maximizando los ingresos.

Ejemplo real: cómo Clover transformó la eficiencia de un restaurante

Pensemos en una cadena de restaurantes de tamaño medio que se enfrenta a retos relacionados con la precisión de los pedidos y la coordinación de la cocina en varios establecimientos. Mediante la implementación de un sofisticado sistema EPOS para hostelería, optimizaron considerablemente sus operaciones. Los planos personalizables permitían transferir mesas sin problemas, de modo que los camareros podían gestionar fácilmente a los clientes que se desplazaban entre secciones sin perder los detalles de los pedidos.

La integración con plataformas de reparto populares aumentó los ingresos en un 30 % en el primer trimestre, ya que todos los pedidos se canalizaron a través de un único sistema, lo que eliminó la confusión y los errores. La integración de la pantalla de la cocina redujo el tiempo de procesamiento de los pedidos en un 25 %, ya que el personal de cocina podía realizar un seguimiento y actualizar los pedidos en tiempo real.

Los pedidos móviles permitieron a los camareros tomar los pedidos en la mesa utilizando dispositivos portátiles, lo que redujo los desplazamientos innecesarios hacia y desde los terminales fijos. Esto aumentó la productividad del personal y permitió al restaurante dar vuelta a las mesas un 20 % más rápido durante las horas punta, todo ello sin sacrificar la calidad del servicio.

Aumente los ingresos con funciones inteligentes

Los modernos sistemas EPOS para hostelería ofrecen herramientas inteligentes que convierten la optimización de los ingresos en una ciencia en lugar de una conjetura. Los precios dinámicos permiten a las empresas ajustar las tarifas en función de la demanda, la hora del día o los eventos. Por ejemplo, los restaurantes pueden automatizar los precios de la hora feliz, mientras que los hoteles pueden modificar los cargos del servicio de habitaciones en función de la ocupación.

Las sugerencias de ventas adicionales y cruzadas guían al personal con recomendaciones basadas en datos y adaptadas a los pedidos de los clientes. Por ejemplo, cuando un cliente pide un filete, el sistema puede recomendarle un vino o un aperitivo para acompañarlo. Estas sugerencias personalizadas suelen aumentar el valor medio de las transacciones entre un 15 % y un 25 %.

Los programas de fidelización integrados son otro potente motor de ingresos. El seguimiento del historial de compras y las preferencias permite ofrecer promociones y recompensas personalizadas, lo que fomenta las visitas repetidas. Las campañas automatizadas por correo electrónico pueden volver a atraer a los clientes que no han vuelto recientemente, mientras que las ofertas específicas motivan un mayor gasto entre los clientes habituales.

La gestión de tarjetas regalo y vales añade canales de ingresos adicionales y fomenta la fidelidad de los clientes. Los sistemas EPOS realizan un seguimiento de los saldos, las fechas de caducidad y los patrones de uso, datos valiosos para perfeccionar las estrategias de marketing.

Ofrecer múltiples opciones de pago reduce las fricciones en el momento de pagar y puede impulsar el gasto. Los clientes que pueden pagar mediante métodos sin contacto, carteras móviles o tarjetas tradicionales tienden a gastar más libremente. La facilidad para dividir la cuenta fomenta las comidas en grupo y aumenta el importe total de las facturas.

Los análisis detallados de los ingresos proporcionan información sobre los márgenes de beneficio por artículo, categoría y periodo de tiempo. Estos datos ayudan a identificar los artículos del menú con mejor rendimiento y aquellos que pueden necesitar un cambio de precio o ser eliminados, lo que permite una ingeniería de menús más inteligente y una mayor rentabilidad.

Historia de éxito: Tableview impulsa la rentabilidad de un pub

Un pub tradicional que tenía problemas con los largos tiempos de espera durante las noches concurridas recurrió a un sistema EPOS personalizado para hostelería. Gracias al modo «Fast Bar», el personal procesaba los pedidos con solo dos toques, lo que redujo drásticamente el tiempo de servicio durante las noches de mayor afluencia de los viernes y sábados. Esta eficiencia permitió al pub atender a un 40 % más de clientes sin necesidad de contratar más personal.

La gestión de las cuentas aceleró las transacciones en un 40 %, lo que permitió a los camareros mantener las cuentas abiertas y liquidar los pagos rápidamente cuando los clientes estaban listos para marcharse, una característica crucial durante los eventos deportivos, en los que se sirven muchas rondas.

Los informes sobre los costes laborales ayudaron a optimizar la programación, reduciendo los gastos de personal en un 15 % y manteniendo los estándares de servicio. Mediante el análisis de las horas punta y la productividad del personal, la dirección evitó el exceso y la falta de personal.

Las integraciones de marketing permitieron realizar promociones específicas, lo que aumentó las visitas repetidas en un 25 %.

Las ofertas personalizadas basadas en las preferencias de los clientes superaron a las campañas publicitarias genéricas.

Mejore la experiencia y la satisfacción de los clientes

Los clientes de hoy en día esperan comodidad, rapidez y personalización, y los sistemas EPOS avanzados cumplen en todos los frentes. Los pedidos mediante códigos QR, por ejemplo, permiten a los clientes consultar los menús, realizar pedidos y pagar a través de sus teléfonos inteligentes sin tener que esperar al personal, una opción que es más segura y muy popular entre los amantes del autoservicio.

Los quioscos de autoservicio en entornos de servicio rápido reducen las colas y permiten a los clientes personalizar sus pedidos a su propio ritmo, lo que a menudo aumenta el gasto medio entre un 15 % y un 20 %. Las interfaces intuitivas garantizan que los usuarios de todas las edades puedan navegar fácilmente por estos sistemas.

En la restauración de alta gama, los pedidos y pagos en la mesa mejoran el servicio al liberar al personal de tener que ir y venir de los terminales. Los camareros pueden tomar pedidos, procesar pagos y acceder a las preferencias de los clientes directamente en la mesa, creando una experiencia más personalizada.

La integración de los pedidos online es ahora esencial, especialmente con el crecimiento continuo de los servicios de entrega a domicilio y recogida. Los mejores sistemas EPOS para hostelería unifican los pedidos online y los pedidos en el local, lo que ayuda a las cocinas a gestionar todas las solicitudes de forma eficiente. Los clientes pueden programar recogidas o realizar un seguimiento de las entregas, lo que reduce las llamadas y mejora la satisfacción.

Los perfiles personalizados de los clientes almacenan el historial de pedidos, las necesidades dietéticas y las solicitudes especiales. Esto significa que los clientes habituales reciben un servicio personalizado, lo que fomenta la fidelidad en mercados competitivos.

La asistencia en varios idiomas ayuda a los negocios de hostelería a atender a una clientela diversa, cambiando de idioma al instante para adaptarse a los clientes internacionales o a las preferencias locales.

Obtenga información y análisis valiosos para su negocio

Los sistemas EPOS para hostelería convierten los datos de las transacciones en información útil. Los informes de ventas en tiempo real ofrecen una visibilidad inmediata del rendimiento diario, lo que ayuda a los gerentes a detectar tendencias, abordar problemas y aprovechar oportunidades sin tener que esperar a los resúmenes mensuales.

El análisis de las horas punta informa sobre las decisiones de personal y de inventario, lo que garantiza que se disponga de los recursos adecuados cuando aumenta la demanda.

Esto también orienta los esfuerzos de marketing para impulsar el tráfico durante los periodos de menor actividad.

El seguimiento del rendimiento de los productos revela qué artículos del menú ofrecen los mejores márgenes y cuáles pueden necesitar ajustes o ser eliminados. Esto va más allá del volumen de ventas e incluye el tiempo de preparación y la satisfacción del cliente, lo que permite perfeccionar el menú basándose en datos.

El análisis del comportamiento de los clientes arroja luz sobre los hábitos de gasto, la frecuencia de las visitas y las preferencias. Esta información respalda el marketing dirigido y el servicio personalizado, lo que ayuda a las empresas a retener a sus clientes más valiosos.

Las métricas de rendimiento del personal ponen de relieve las necesidades de formación y reconocen a los empleados con mejor rendimiento midiendo los tiempos de transacción, las tasas de venta adicional y los índices de satisfacción, aspectos fundamentales para mantener la excelencia en el servicio.

La integración con software de contabilidad como QuickBooks o Sage agiliza la elaboración de informes financieros, elimina la introducción manual de datos y garantiza la precisión. La sincronización automática mantiene los registros financieros actualizados, simplifica los cálculos fiscales y ofrece a los propietarios una supervisión financiera en tiempo real.

Éxito basado en datos: cómo Square ayudó a las cafeterías a optimizar sus operaciones

Las cafeterías independientes suelen enfrentarse a márgenes ajustados a pesar del gran volumen de clientes. La implementación de un sistema EPOS versátil proporcionó los datos necesarios para identificar ineficiencias. El acceso a herramientas de generación de informes profesionales permitió mejorar la programación y reducir los costes laborales en un 12 % sin sacrificar el servicio.

La integración de los pedidos online del sistema resultó invaluable durante la pandemia, ya que impulsó las ventas en un 35 % al tiempo que los clientes adoptaron la recogida sin contacto. La gestión fluida de los pedidos en tienda y online evitó la confusión en la cocina y mantuvo un servicio constante.

La información sobre el inventario redujo el desperdicio en un 20 %, con alertas sobre la caducidad de los ingredientes y los patrones de uso, lo que permitió realizar compras más inteligentes y alcanzar los objetivos de sostenibilidad.

Elija el EPOS para hostelería adecuado para su tipo de negocio

Los diferentes negocios de hostelería tienen necesidades distintas, y los mejores sistemas EPOS reflejan esto.

Los sistemas para restaurantes hacen hincapié en la gestión avanzada de mesas con planos personalizables, modificaciones complejas de pedidos, división de cuentas e integración con la pantalla de la cocina. La conectividad con el sistema de reservas garantiza una experiencia fluida para los clientes, desde la reserva hasta el pago. La compatibilidad con el servicio en mesa, la comida para llevar y la entrega a domicilio se adapta a los hábitos cambiantes de los clientes.

Las soluciones EPOS para hoteles se integran perfectamente con el software de gestión de propiedades para gestionar la facturación de los huéspedes en múltiples centros de ingresos, como restaurantes, bares, spas y servicio de habitaciones. Gestionan estructuras de tarifas complejas y la logística propia del sector hotelero.

Los sistemas para pubs y bares se centran en la rapidez y la eficiencia durante las horas punta. Funciones como los modos de servicio rápido, la gestión de cuentas, la verificación de la edad y el seguimiento del inventario de bebidas garantizan el cumplimiento de la normativa y la rentabilidad.

Los sistemas EPOS para comida para llevar optimizan el cumplimiento de los pedidos, desde el pedido online hasta la recogida o la entrega, coordinando los tiempos para garantizar la calidad de los alimentos y la satisfacción del cliente. La integración con plataformas de entrega y el seguimiento por GPS agilizan la logística.

Los sistemas para cafeterías dan prioridad a los pagos móviles y los programas de fidelización para fomentar la repetición de las visitas. La gestión especializada del inventario admite artículos perecederos, como pasteles e ingredientes frescos. La integración con equipos de café puede automatizar las deducciones de inventario para las bebidas de café expreso.

Los sistemas EPOS multisitio ofrecen un control centralizado para una imagen de marca coherente, informes consolidados y gestión de menús, al tiempo que permiten la personalización local de los precios o las ofertas de temporada.

A la hora de elegir un sistema EPOS, tenga en cuenta no solo sus necesidades actuales, sino también cómo podría crecer o evolucionar su negocio. El sistema adecuado debe adaptarse a usted, admitiendo nuevos servicios y expectativas de los clientes sin necesidad de sustituirlo por completo

Las 5 mejores soluciones de software EPOS para hostelería

Seleccionar el software EPOS adecuado para hostelería es esencial para la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. A continuación, presentamos cinco sistemas líderes que se adaptan a las diversas necesidades de la hostelería:

1. Tableview de Prostay
2. Una solución POS integral para hostelería diseñada para restaurantes, bares y cafeterías. Cuenta con una interfaz intuitiva, planos de mesas avanzados y una integración perfecta con la pantalla de la cocina. Admite pagos móviles, pedidos online e informes detallados para gestionar el inventario y optimizar el servicio. Es escalable para establecimientos pequeños y grandes, incluidas las operaciones con múltiples establecimientos.
3. Clover
4. Ofrece un conjunto completo de funciones que incluyen planos personalizables, pedidos móviles e informes robustos. Destaca en la gestión de diseños complejos de restaurantes y se integra con plataformas de reparto populares, lo que lo hace ideal para operaciones en múltiples ubicaciones.
5. TouchBistro
6. Diseñado para pubs y bares, cuenta con un modo de barra rápida para procesar pedidos rápidamente, gestionar cuentas e integrar la pantalla de la cocina. Su interfaz intuitiva y su hardware portátil mejoran la velocidad y la precisión en las horas punta.
7. Square
8. Asequible y escalable, perfecto para pequeñas cafeterías y negocios independientes. Admite pagos móviles, programas de fidelización y pedidos online. Ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que proporciona información valiosa.
9. Epos Now
10. Diseñado para hoteles y empresas del sector hostelero que buscan soluciones de punto de venta personalizadas. Se integra con el software de gestión de propiedades, admite pedidos en la mesa y ofrece una amplia gama de hardware, incluyendo lectores de tarjetas y cajones para el dinero. Sus completos informes y el control de existencias lo convierten en una opción fiable para operaciones complejas.

Consideraciones sobre la implementación y el soporte

La implementación exitosa de un sistema EPOS requiere una planificación cuidadosa y un soporte continuo. La incorporación individualizada debe ir más allá de la formación básica y abarcar funciones avanzadas que aumenten la eficiencia y las ventas.

Los proveedores fiables ofrecen soporte técnico 24 horas al día, 7 días a la semana, con tiempos de respuesta claros, ya que entienden que el sector hotelero funciona las 24 horas del día. Evalúen los canales de soporte (teléfono, correo electrónico, chat en vivo) y si se ofrece asistencia in situ para problemas complejos.

La migración de datos desde sistemas antiguos puede ser complicada. Los mejores proveedores gestionan este proceso con cuidado, garantizando la transferencia precisa de los datos de los clientes, los menús y el historial de ventas. Planifique las migraciones durante los periodos de menor actividad y realice pruebas exhaustivas antes de ponerlas en marcha.

La elección del hardware debe ajustarse a sus necesidades operativas y a su presupuesto. Los terminales fijos se adaptan a los mostradores tradicionales, las tabletas ofrecen flexibilidad para tomar pedidos en las mesas y los dispositivos móviles permiten prestar servicio en exteriores o en eventos especiales. Las configuraciones híbridas combinan fiabilidad y movilidad.

Tenga en cuenta el coste total de propiedad más allá de la compra inicial: cuotas mensuales, costes de transacción, sustitución de hardware y cuotas por funciones premium o asistencia. Esté atento a las cuotas ocultas por funciones que deberían ser estándar.

Las condiciones del contrato deben ser flexibles para adaptarse al crecimiento. Busque planes mensuales u opciones de actualización razonables en lugar de compromisos a largo plazo. Su proveedor de EPOS debe ser un socio en el crecimiento, no una limitación.

La fiabilidad del sistema es fundamental. Comprenda las garantías de tiempo de actividad y cómo funciona el modo sin conexión durante los cortes de Internet para planificar en consecuencia.

Las actualizaciones y el mantenimiento deben ser automáticos y no interrumpir el servicio. Los proveedores deben comunicar los cambios con antelación y ofrecer recursos de formación continua, como vídeos y seminarios web, para apoyar el desarrollo continuo del personal.

Los plazos de implementación varían entre dos y ocho semanas, dependiendo de la complejidad. Mantenga su sistema antiguo como respaldo hasta que el nuevo funcione correctamente.

La formación del personal es continua debido a la rotación y a las nuevas funciones. Los mejores proveedores ofrecen materiales de formación accesibles y actualizaciones periódicas.

En última instancia, el éxito depende de elegir una solución que se adapte a sus necesidades operativas, ofrezca un soporte fiable y se adapte al crecimiento de su negocio. Evalúe varias opciones, solicite demostraciones y consulte a sus compañeros antes de decidirse.

Los modernos sistemas EPOS para hostelería han evolucionado mucho más allá de las simples herramientas de transacción. Son plataformas integrales de gestión empresarial que agilizan las operaciones, aumentan los ingresos, mejoran la experiencia del cliente y proporcionan información que permite tomar decisiones más inteligentes.

Invertir en un sistema EPOS de calidad se amortiza con una mayor eficiencia, mayores beneficios y clientes más satisfechos. A medida que el panorama de la hostelería sigue evolucionando, las empresas que aprovechen estas tecnologías estarán en la mejor posición para prosperar, tanto si gestionan un solo establecimiento como si gestionan varios. El sistema EPOS adecuado para hostelería puede transformar sus operaciones e impulsar un crecimiento sostenible durante muchos años.