Software de Gestión de Propiedades (PMS): El Secreto del Éxito

El software de gestión inmobiliaria es una plataforma digital que reúne y automatiza las tareas diarias de hoteles, alquileres vacacionales, propiedades residenciales e inmuebles comerciales. Esta solución de gestión inmobiliaria se encarga de todo, desde hacer reservas y registrar a los huéspedes hasta llevar un control del mantenimiento, la facturación y los informes financieros. Sustituye varias hojas de cálculo y operaciones manuales por un único sistema.

Este artículo habla sobre el software de gestión inmobiliaria diseñado para diferentes tipos de propiedades. Ayuda a los administradores de propiedades a determinar qué funciones son las más adecuadas para sus necesidades individuales. Si usted es propietario de un pequeño hotel, un grupo de propiedades de alquiler o locales comerciales, conocer las diferencias entre ellos puede ayudarle a evitar costosos errores a la hora de adaptar las funciones del software a las tareas diarias. Aquí, los propietarios, los gerentes de hoteles, las organizaciones de gestión inmobiliaria y los expertos en el sector inmobiliario que estén buscando su primer software de gestión inmobiliaria o pensando en cambiar de sistema pueden encontrar consejos útiles.

El software de gestión inmobiliaria automatiza tareas como las reservas, el registro de entrada y salida de los huéspedes, la coordinación del servicio de limpieza, el cobro del alquiler, la gestión de las solicitudes de mantenimiento y la elaboración de informes financieros para diferentes tipos de propiedades. Esto reduce el trabajo administrativo hasta en un 40 % y acelera el procesamiento de los pagos de alquiler en un 70 %.

Después de leer este artículo, sabrá qué hacer:

• Conozca las diferencias entre los sistemas de gestión inmobiliaria para los distintos tipos de propiedades.
• Encuentre las características más importantes que necesita su negocio.
• Sepa exactamente qué preguntar durante las demostraciones del software.
• Tenga un plan claro sobre cómo trasladar los datos y formar a los trabajadores.
• Sepa cuándo soluciones integradas como Prostay con Tableview cubren las carencias de los sistemas típicos.

Comprender el software de sistemas de gestión inmobiliaria

El software de sistemas de gestión inmobiliaria es una plataforma todo en uno que le permite gestionar las reservas, las operaciones de recepción, el servicio de limpieza, la facturación y la elaboración de informes, todo desde un único panel de control. Un sistema de gestión completo vincula estas tareas entre sí, de modo que una reserva inicia instantáneamente el proceso de asignación de habitaciones, programación del servicio de limpieza y facturación. Esto difiere de los simples calendarios de reservas o hojas de cálculo que solo registran una cosa a la vez.

Funcionalidad básica del PMS

La gestión de reservas es la parte más importante e incluye un motor de reservas que actualiza la disponibilidad en tiempo real en muchas plataformas. Los establecimientos pueden aceptar reservas directas en su sitio web y sincronizarse con OTA como Booking.com para evitar el overbooking y aprovechar al máximo su ocupación.

Las operaciones de recepción facilitan el check-in y el check-out con una interfaz fácil de usar. El personal puede ver rápidamente los datos de los huéspedes, la asignación de habitaciones y el estado de los pagos. Las señales automáticas del estado de las habitaciones permiten al personal de limpieza saber inmediatamente cuándo se marcha un huésped.

El seguimiento del servicio de limpieza y el mantenimiento ayuda a mantener los edificios en las mejores condiciones posibles. El personal puede utilizar aplicaciones móviles para solicitar reparaciones, la dirección puede supervisar el rendimiento de las tareas y la programación del mantenimiento con antelación puede ayudar a prevenir averías en los equipos que puedan afectar a los visitantes.

La facturación y el procesamiento de pagos online del hotel se encargan de los pagos de alquiler, el cobro de depósitos y la gestión del dinero para una mejor gestión financiera del hotel. La integración con pasarelas de pago como Prostay Pay permite a las personas pagar en línea con ACH o tarjeta de crédito, y las multas por retraso y los recordatorios automatizados le ayudan con el cobro de alquileres y los pagos de hoteles en línea.

Las tecnologías de comunicación con los huéspedes se encargan de los mensajes antes, durante y después de las estancias. Las confirmaciones automatizadas, las instrucciones de registro y las encuestas después de la estancia mantienen el interés de las personas sin que tengan que hacer nada.

Sistemas basados en la nube frente a sistemas locales

El software de gestión de propiedades basado en la nube mantiene los datos sincronizados entre los dispositivos en tiempo real, de modo que los gestores de propiedades pueden controlar todo desde cualquier lugar. Estos sistemas no necesitan ninguna infraestructura de servidor, se actualizan por sí mismos y suelen cobrar una cuota de suscripción que aumenta a medida que crece su cartera. Este modelo es el más popular para las propiedades que quieren ser de fácil acceso y tener gastos iniciales reducidos, ya que el 80 % de las nuevas instalaciones eligen soluciones en la nube.

Los sistemas locales son los más adecuados para propiedades más grandes que cuentan con su propio equipo de TI, ya que le proporcionan un control total sobre sus datos y no dependen de Internet. Sin embargo, los gastos de mantenimiento, la gestión de las actualizaciones y las necesidades de hardware complican las cosas.

Los sistemas híbridos combinan ambos métodos, ya que mantienen copias de seguridad locales y utilizan la nube para el acceso. Esto resulta especialmente útil para propiedades situadas en lugares con una conexión a Internet irregular. Aquí es donde nuestro software de gestión inmobiliaria, Prostay, resulta muy útil.

Requisitos de integración y ecosistema

La gestión de canales conecta su propiedad con sitios de reservas online como Airbnb VRBO, Booking.com y motores de reservas directas, asegurando que las tarifas y la disponibilidad sean las mismas en todos ellos. Sin esta integración, se necesita mucho tiempo y esfuerzo para gestionar propiedades en más de una plataforma.

Para los establecimientos con bares y restaurantes, la integración del punto de venta es muy importante. Los sistemas de gestión de propiedades estándar pueden gestionar los alojamientos, pero no tienen muchas funciones de restauración. Esto significa que los huéspedes gastan hasta un 15 % menos en comida y bebida porque sus gastos no están conectados.

Si su PMS y su software de contabilidad pueden comunicarse entre sí, no tendrá que transferir los datos manualmente de uno a otro. La clasificación automática de gastos, la contabilidad de la propiedad y la elaboración de informes financieros le ahorrarán horas cada semana.

Los diferentes tipos de propiedades necesitan diferentes conjuntos de funciones. Por ejemplo, un hotel necesita motores de precios dinámicos, mientras que el software de gestión de propiedades de alquiler se centra en los contratos de arrendamiento y los servicios de selección de inquilinos.

Funciones y requisitos específicos de la propiedad

El tipo de propiedad determina qué cualidades pasan de ser agradables a ser necesarias. Un gestor de propiedades comerciales que realiza un seguimiento de los contratos con los proveedores necesita herramientas muy diferentes a las de un operador de alquileres vacacionales que coordina a los trabajadores de limpieza a través de varias plataformas.

Hoteles y complejos turísticos

La gestión de múltiples tipos de habitaciones se encarga de las habitaciones normales, las suites y las habitaciones especiales, cada una con su propio conjunto de tarifas. Las tecnologías de gestión de ingresos analizan los datos del mercado para cambiar los precios en tiempo real, y los sistemas avanzados pueden aumentar el RevPAR entre un 10 % y un 15 % cambiando las tarifas en función de los datos.

La gestión de reservas de grupos y eventos realiza un seguimiento de las cuentas corporativas, los bloques de bodas y los invitados a conferencias. Las propiedades pueden asignar bloques de habitaciones, realizar un seguimiento de las tasas de ocupación y gestionar las listas de habitaciones sin tener que hacerlo a mano.

La automatización del flujo de trabajo de limpieza asigna las tareas de limpieza al personal en función de la hora de salida de los huéspedes y la disponibilidad del personal. El personal de limpieza puede actualizar el estado de las habitaciones en tiempo real con aplicaciones móviles, lo que agiliza el trabajo de la recepción.

La gestión de los planes de mantenimiento previene el trabajo de climatización, ascensores y espacios compartidos. La creación de órdenes de trabajo, como solicitudes de mantenimiento a través de un sistema de solicitud de mantenimiento en línea para reparaciones que se subcontratan a proveedores, como fontanería o jardinería, mantiene todo en perfecto funcionamiento.

Alquileres vacacionales y propiedades a corto plazo

Para enviar anuncios a Airbnb, VRBO y Booking.com al mismo tiempo, necesita un gestor de canales que cambie la disponibilidad en todas las plataformas de inmediato. El mejor software de gestión de propiedades elimina las reservas duplicadas y se asegura de que sus anuncios sean vistos por el mayor número de personas posible.

La mensajería automatizada para huéspedes envía instrucciones de registro, códigos de acceso a la propiedad y recomendaciones sobre la zona sin que el propietario tenga que hacer nada. Los huéspedes reciben la información a tiempo y los propietarios no tienen que repetir una y otra vez las mismas tareas de comunicación.

La coordinación del calendario de limpieza asigna a cada turno un horario basado en la hora de salida y entrada de los huéspedes. Cuando se integran los servicios de limpieza, las propiedades están listas para los huéspedes y todos los miembros de la cartera pueden ver las actualizaciones de estado.

Los informes para propietarios y la gestión de comisiones permiten realizar un seguimiento de los ingresos por propiedad, calcular las comisiones de gestión y elaborar extractos para los inversores inmobiliarios que poseen más de una unidad.

Propiedades residenciales de alquiler

Las principales características del software de gestión de propiedades de alquiler incluyen la gestión de arrendamientos a largo plazo y el cobro automatizado de alquileres. Las propiedades pueden firmar contratos de alquiler en línea, realizar un seguimiento de cuándo deben renovarse y configurar recordatorios automáticos para el pago del alquiler.

Los servicios de selección de inquilinos comprueban a los posibles inquilinos examinando sus informes de crédito, su historial de alquileres y sus antecedentes penales. La selección integrada reduce el tiempo que los apartamentos permanecen vacíos y aumenta la calidad de los inquilinos.

Los inquilinos pueden enviar solicitudes de mantenimiento con fotografías a través de plataformas en línea, y los administradores de propiedades pueden emitir órdenes de trabajo y realizar un seguimiento de cuándo se completan. Esta transparencia facilita la comunicación entre los inquilinos y los hace más felices.

Los propietarios que gestionan unidades individuales o carteras de propiedades pueden utilizar los informes financieros para obtener información sobre los gastos de la propiedad, el flujo de caja y el rendimiento financiero. No hay duda de que un software de gestión de propiedades de alquiler ya no es un lujo.

Proceso de selección e implementación del PMS

Antes de poner algo en práctica, un examen minucioso elimina errores costosos. Las propiedades que se precipitan en el proceso de selección suelen descubrir meses después que faltan funciones importantes, lo que significa que tienen que pagar mucho dinero para cambiar o encontrar una forma de solucionar el problema.

Preguntas esenciales que hay que hacer durante las demostraciones del PMS

Las sesiones de demostración le muestran si una solución de software de gestión inmobiliaria realmente funciona para su negocio. En lugar de realizar recorridos generales por las funciones, haga una lista de preguntas específicas.

Capacidades de integración: «Demuestre cómo este sistema se conecta con nuestro software de contabilidad y nuestros sistemas POS existentes. ¿Podemos ver una transferencia de datos en directo?». Verifique que existe documentación API para sus integraciones específicas.

Requisitos de formación del personal: «¿Cuál es la curva de aprendizaje típica para el personal de recepción en comparación con los contables? Proporcione ejemplos de propiedades de nuestro tamaño». La formación suele durar entre 2 y 4 semanas, pero la complejidad varía significativamente.

Proceso de migración de datos: «Explique exactamente cómo se transfieren los historiales de nuestros inquilinos, los registros financieros y las reservas actuales. ¿Cuál es su índice de error?». La migración media dura entre 1 y 2 meses para carteras de tamaño medio; subestimar las necesidades de personalización provoca un exceso del 20-30 % en el plazo previsto.

Asistencia y actualizaciones continuas: «¿Qué tiempo de actividad SLA garantizan?». Aspire a un mínimo del 99,9 %. «Muestre su proceso de recuperación ante desastres».

Transparencia en los precios: «Enumere todas las tarifas adicionales a la suscripción: configuración, formación, asistencia premium, módulos adicionales». Los costes ocultos pueden duplicar el precio efectivo.

Opciones de personalización: «¿Podemos añadir asistencia multilingüe para inquilinos diversos? ¿Campos personalizados para nuestros flujos de trabajo específicos?». Las diferencias entre las funciones del plan esencial y el plan premium son importantes en este caso.

Medidas de seguridad: «Describa sus estándares de cifrado y el cumplimiento de las normativas de protección de datos. ¿Tienen la certificación SOC2?». Las amenazas cibernéticas en el sector inmobiliario aumentaron un 25 % en 2025.

Proceso de implementación de PMS por primera vez

Las propiedades que están pasando de sistemas basados en papel o hojas de cálculo se encuentran con ciertos problemas, por lo que necesitan un software todo en uno para la gestión hotelera. Un enfoque organizado acelera la adopción y reduce las interrupciones.

Evaluación de los requisitos del sistema: compruebe la fiabilidad de Internet, el hardware que necesita y cualquier fallo en la infraestructura. Las soluciones en la nube reducen los requisitos, pero siguen necesitando una conexión estable.

Asignación de funciones al personal: elija a los responsables de cada departamento que liderarán la adopción. Una gestión del cambio que muestre el retorno de la inversión, como el ahorro del 40 % del tiempo del personal en tareas administrativas, ayuda a contrarrestar la oposición del personal.

Estrategia de implementación por fases: comience con los módulos más importantes, como la facturación y las reservas, y luego añada los más complejos. Las pruebas piloto con una sola propiedad o departamento permiten detectar problemas antes de que se ponga en marcha toda la cartera.

Desarrollo del programa de formación: imparta formación específica para cada función, como reservas para el personal de recepción, informes para los contables y órdenes de trabajo para el personal de mantenimiento. Las simulaciones interactivas funcionan mejor que las colecciones de vídeos que solo se ven.

Calendario de puesta en marcha: planifique que los sistemas antiguo y nuevo funcionen en paralelo durante dos semanas. Este solapamiento permite detectar errores y da confianza al personal antes de la transferencia completa.

Migración de datos e integración de sistemas

Extraer el historial de los huéspedes y los datos de las reservas de los sistemas antiguos requiere mucho trabajo. Convierta los registros en formatos que se puedan importar, como CSV, y compruebe su exactitud antes de cargarlos. Las herramientas ETL proporcionadas por los proveedores aumentan las tasas de éxito hasta el 85 %.

El traslado de los registros financieros requiere un cuidado especial. Antes de realizar el cambio, asegúrese de que los saldos de las cuentas, las facturas pendientes y las transacciones pasadas sean los mismos en ambos sistemas.

La configuración del acceso del personal otorga diferentes niveles de permiso a las distintas funciones, como recepción, gestión y mantenimiento. Esto evita que accedan personas que no deben y facilita los flujos de trabajo.

Las pruebas de integración de terceros garantizan que los gestores de canales, los procesadores de pagos y los enlaces contables funcionen correctamente en la vida real, no solo en situaciones de demostración.

Durante el cambio, la supervisión del rendimiento realiza un seguimiento de aspectos como el tiempo que se tarda en procesar los pagos (que debería reducirse hasta en un 70 %) y la velocidad de las confirmaciones de reserva para asegurarse de que las cosas mejoran.

Retos y soluciones comunes en la implementación

La mayoría de los problemas de implementación provienen de aspectos que son fáciles de ver. Ocuparse de estos aspectos con antelación evita la tasa de fracaso del 60 % que se debe a la falta de preparación.

Resistencia del personal y dificultades de formación

Los programas de formación que incluyen sesiones prácticas ayudan a las personas a aprender más rápido que si solo leen sobre el tema. Antes de la puesta en marcha, el personal debe manejar transacciones reales en un entorno de prueba.

El sistema introduce nuevas funciones de forma gradual, para que los usuarios no se sientan abrumados por todo a la vez. Comience con las actividades diarias y luego pase a los informes y a las funciones más avanzadas.

Una comunicación clara sobre cómo el nuevo sistema hará que las cosas sean más eficientes (menos entradas manuales, procesos más rápidos y menos papeleo) ayuda al personal a reconocer cómo les ayudará, en lugar de verlo como más trabajo.

Complicaciones en la migración de datos

Los servicios de migración profesionales de su proveedor reducen considerablemente los errores. En lugar de intentar realizar las transferencias usted mismo, lo que a menudo puede destruir datos, reserve dinero para esta ayuda.

Durante el cambio, mantener el sistema de respaldo actualizado le proporciona una red de seguridad. No se deshaga de los sistemas antiguos hasta que la nueva plataforma haya funcionado bien durante al menos un ciclo de facturación completo.

El funcionamiento paralelo prolongado permite encontrar diferencias entre los datos antiguos y los nuevos. Antes de dar por completada la migración, asegúrese de que las cifras esenciales, como los saldos pendientes, el número de reservas y las solicitudes de mantenimiento, coincidan.

Problemas de integración y compatibilidad

Comprobar minuciosamente la compatibilidad antes de comprar algo le evita descubrir que no funciona después de haberlo comprado. Pida pruebas de que sus versiones específicas de software pueden conectarse entre sí.

Revisar la documentación de la API puede ayudar a encontrar cualquier necesidad de desarrollo especial. Si sus sistemas no tienen conectores estándar, planifique el desarrollo de la integración.

Encontrar soluciones alternativas le prepara para cuando las integraciones no funcionan. Las propiedades con bares y restaurantes necesitan una conexión POS que vaya más allá de lo que puede hacer un sistema PMS convencional. Esta es una deficiencia importante de los sistemas de gestión de propiedades estándar.

Propiedades con establecimientos de restauración: el software estándar de gestión de propiedades funciona bien con las habitaciones, pero no tiene muchas funciones para restaurantes y bares. Se necesitan sistemas específicos para cosas como las reservas de mesas, la gestión del menú, el control del inventario y la sincronización del punto de venta para una facturación uniforme. Esta división da lugar a operaciones aisladas y a la pérdida de ingresos cuando no se pueden combinar los gastos de los visitantes entre las diferentes habitaciones y opciones de restauración.

Prostay PMS y Tableview, su empresa hermana totalmente integrada, trabajan juntas para resolver este problema en estas propiedades. Tableview muestra la disponibilidad de mesas en tiempo real, vinculada a las reservas de habitaciones, combina los folios para que los gastos de comidas se incluyan en las facturas de las habitaciones y repone automáticamente el inventario en función de las previsiones de ocupación. Las propiedades afirman que este enfoque unificado ha supuesto un aumento del 20 % en los ingresos adicionales.

Prostay y Tableview utilizan su tecnología de vanguardia para proporcionar soluciones de software de gestión de propiedades personalizadas que se pueden adaptar a muchos tipos diferentes de propiedades. Prostay se adapta fácilmente a las necesidades de cualquier negocio, ya sea una gran empresa que necesita personalizaciones complejas a nivel empresarial o un pequeño hotel o complejo turístico que necesita funciones especiales creadas exclusivamente para ellos. Esta característica garantiza que cualquier propiedad, independientemente de su tamaño o complejidad, pueda utilizar un software que satisfaga sus demandas operativas específicas. Esto mejora la eficiencia y la satisfacción de los visitantes con herramientas esenciales de gestión inmobiliaria creadas específicamente para ellos.

Conclusión y próximos pasos

Para instalar con éxito un software de gestión inmobiliaria, debe asegurarse de que las funciones del sistema satisfacen las necesidades de su tipo de propiedad. Los hoteles deben poder cambiar los precios y gestionar grupos, los alquileres vacacionales deben poder venderse a través de muchos canales y las propiedades residenciales deben poder gestionar los contratos de alquiler y seleccionar a los inquilinos. No existe un conjunto de funciones que sirva para todos los tipos de propiedades.

Medidas inmediatas que se deben tomar:

1. Documentar los procesos manuales actuales y los puntos débiles para identificar las funciones prioritarias.
2. Hacer una lista de todas las integraciones necesarias: software de contabilidad, sistemas POS, gestores de canales.
3. Programar demostraciones con 2-3 proveedores, utilizando las preguntas descritas anteriormente.
4. Planificar un calendario de implementación de 2-4 meses que incluya la formación del personal.
5. Establecer métricas de éxito para medir la mejora tras el lanzamiento.

Prostay es el mejor software de gestión inmobiliaria para propiedades que necesitan una solución completa de gestión inmobiliaria. Se ha creado desde cero de forma modular. Funciona con propiedades de todos los tamaños y presupuestos, desde pequeños hoteles hasta grandes edificios de apartamentos, y solo activa las funciones que usted necesita. Prostay ofrece eficiencia operativa sin los altos costes y la complejidad de un sistema de nivel empresarial. Tiene una tasa de disponibilidad del 99,99 % y suele amortizarse en seis meses.

Las propiedades con restaurantes y bares pueden considerar la conexión nativa de Prostay con Tableview para facilitar la gestión de alimentos y bebidas. Esta combinación elimina la pérdida de ingresos y los silos operativos que se producen cuando los sistemas de alojamiento y restauración no se comunican entre sí.

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