Software de Gestión Multipropiedad para Cadenas Hoteleras

Si gestiona más de un hotel, ya sabe lo difícil que es introducir datos en diferentes sistemas para cada establecimiento, corregir perfiles de huéspedes que no se comunican entre sí y pasar horas elaborando informes que solo deberían llevar unos minutos. La solución es utilizar un software de gestión multipropiedad diseñado específicamente para este fin.

En esta guía se explica qué es el software de gestión multipropiedad, cómo funciona entre bastidores y qué deben buscar las cadenas hoteleras al comparar sistemas. También hablaremos de Prostay, una solución pensada específicamente para cadenas hoteleras, y de cómo funciona con Tableview POS y Prostay Accounting para crear un ecosistema completamente conectado.

Esta publicación le ayudará a decidir si invertir en un nuevo software de gestión de propiedades, tanto si tiene tres propiedades como trescientas.

Qué es el software de gestión multipropiedad?

El software de gestión multipropiedad es un sistema de gestión de propiedades (PMS) centralizado para grupos y cadenas hoteleras que poseen y gestionan entre 2 y más de 500 propiedades en varias ciudades o países. Este tipo de software es diferente de los sistemas independientes que solo gestionan un sitio. Proporciona a la oficina central una plataforma única desde la que puede supervisar el inventario, las tarifas, los visitantes, los usuarios y los informes de todos los hoteles de la cartera con un solo inicio de sesión.

Es fundamental conocer la diferencia entre el software de gestión de múltiples propiedades para hoteles y otros tipos de software de gestión de propiedades que se utilizan en el sector inmobiliario residencial. Los hoteles funcionan de forma muy diferente a los negocios multifamiliares, como los complejos de apartamentos y las residencias de estudiantes, que necesitan sistemas para cobrar el alquiler, renovar los contratos de alquiler y realizar solicitudes de mantenimiento. Un PMS para hoteles debe ser capaz de realizar un seguimiento del inventario de habitaciones en tiempo real, cambiar los precios, los folios de los huéspedes, los cargos de los puntos de venta, los procesos de auditoría nocturna y trabajar con los gestores de canales y las OTA. Nada de esto es posible con el software de gestión de propiedades residenciales.

Piense en una cadena regional que tiene ocho hoteles en Londres, Manchester y Edimburgo. El gestor de ingresos tendría que iniciar sesión en cada propiedad por separado para cambiar las tarifas de fin de semana, verificar los datos de las reservas u obtener informes de rendimiento por segmentos si no dispusiera de un software de gestión de múltiples propiedades. La creación de cuentas corporativas con empresas como PwC o Deloitte tendría que hacerse a mano en cada hotel, y no habría garantía de que todas fueran iguales. ¿Reconoce a los huéspedes? Es casi imposible cuando los perfiles se almacenan en bases de datos separadas.

Ahora piense en una empresa global que gestiona tanto hoteles metropolitanos como resorts. Sus contratos comerciales abarcan varios países, su programa de fidelización necesita identificar a los visitantes, tanto si se alojan en una casa frente al mar en Bali como en un hotel de negocios en Singapur, y su equipo financiero necesita poder informar sobre todas las divisas y jurisdicciones fiscales a la vez. El software de gestión multipropiedad está diseñado para hacer frente a este tipo de complejidad.

Puede ver y gestionar toda la cartera desde un solo lugar. Puede configurar planes de tarifas, códigos de mercado, ajustes fiscales y derechos de usuario una sola vez y utilizarlos en determinadas propiedades. Cuando un nuevo hotel se une a la cadena, no tiene que empezar desde cero, sino que obtiene la misma configuración que los demás hoteles del grupo.

Cómo funciona el software de gestión de múltiples propiedades?

La idea básica detrás del software de gestión de múltiples propiedades es que funciona con una arquitectura de «fuente única de verdad». Esto suele significar que hay una base de datos central que está siempre conectada a las instancias a nivel de propiedad, de modo que toda la información (reservas, inventario de habitaciones, tarifas, paquetes y perfiles de huéspedes) se sincroniza inmediatamente entre la sede central de la empresa y cada hotel.

Los flujos de datos van en ambos sentidos. Cuando un agente de recepción de un hotel cambia las preferencias de un huésped, esa información se envía a todos los demás hoteles de la cadena. Cuando la empresa envía una nueva tarifa promocional de verano, se difunde a todas las propiedades correspondientes en cuestión de segundos. Esto elimina las tareas manuales que tienen que realizar las cadenas con sistemas separados.

La capacidad de realizar reservas centralizadas es una característica clave. Un agente del centro de llamadas o el motor de reservas del sitio web de la cadena pueden buscar la disponibilidad y los precios en varios edificios de la cartera al mismo tiempo. Si un huésped llama y solicita una estancia en Dublín y su hotel favorito está completo, el agente puede comprobar rápidamente la disponibilidad en los hoteles hermanos de Cork o Galway y hacer la reserva sin tener que transferir la llamada o iniciar sesión en un sistema diferente. Los itinerarios con múltiples propiedades son fáciles de crear: alguien que visite Irlanda puede reservar tres hoteles de una sola vez.

La automatización hace que las cosas funcionen mejor a gran escala. Los cambios en las tarifas para todo el grupo, que requerirían horas de ajustes manuales en diferentes sistemas, se pueden realizar en segundos. Hay fechas restringidas predeterminadas para todas las ubicaciones de la cadena durante las épocas de mayor actividad, como Nochevieja. Las plantillas comunes para los tipos de habitaciones, los paquetes y los impuestos garantizan que todo sea igual y reducen los errores al configurar un nuevo hotel.

Cuando tiene que gestionar más de un establecimiento, es importante dar acceso a los usuarios en función de sus funciones. Un gestor de ingresos de la sede central puede ver los datos de rendimiento de todos los hoteles, pero el director general de un establecimiento solo puede ver los datos de su propio hotel. Para la elaboración de presupuestos y previsiones, los equipos financieros pueden ver todas las cifras en un solo lugar.

Tanto a nivel de propiedad como de cartera, la capa de integración conecta el software de gestión de propiedades con otros sistemas. Esto incluye sistemas de punto de venta para restaurantes y tiendas, software de contabilidad para gestionar las finanzas, gestores de canales para distribuir contenido OTA, pasarelas de pago para transacciones seguras y herramientas de inteligencia empresarial para análisis avanzados. El software moderno de gestión de múltiples propiedades emplea API para proporcionar datos en tiempo real, por lo que no es necesario realizar cargas por lotes ni sincronizaciones nocturnas.

En un entorno multipropiedad, la forma de hacer las cosas cada día es diferente. En el momento del check-in, la recepción puede ver que un huésped se ha alojado en otras cinco propiedades de la cadena, qué tipo de alojamiento prefiere y qué ventajas de fidelidad le quedan. La publicación por lotes consolidada realiza operaciones de auditoría nocturna en toda la cartera. Los informes mensuales combinan automáticamente los datos de rendimiento, en lugar de que el personal financiero tenga que combinar manualmente las exportaciones de ocho sistemas distintos.

PMS multipropiedad frente a PMS monopropiedad

Un software de gestión de propiedades para una sola propiedad es ideal para hoteles independientes que solo se preocupan por sus propias cuatro paredes. Por otro lado, un PMS multipropiedad se ha diseñado desde cero para cadenas con estándares comunes, equipos centralizados y huéspedes que viajan por diferentes propiedades.

La diferencia en la estructura es básica. Los sistemas para una sola propiedad mantienen una base de datos para cada hotel, con los perfiles de los huéspedes, las reservas y las finanzas almacenados en lugares separados. Los sistemas para múltiples propiedades funcionan a partir de una base de datos centralizada de la cartera que almacena los datos maestros de todas las propiedades, como los planes de tarifas, las cuentas corporativas, las funciones de los usuarios y las plantillas de configuración. No se trata solo de vincular varias instalaciones de una sola propiedad, sino de una forma completamente nueva de organizar los datos.

La diferencia es evidente en lo que respecta a las operaciones. Con un PMS de una sola propiedad, el personal que gestiona más de un hotel tiene que iniciar sesión en cada uno de ellos por separado, recordar diferentes contraseñas y lidiar con configuraciones que pueden no ser las mismas. Los usuarios solo tienen que iniciar sesión una vez en un PMS multipropiedad y pueden cambiar de propiedad o trabajar en toda su cartera desde una única interfaz. Un gestor de ingresos del grupo puede cambiar las tarifas de sus cinco hoteles en una sola sesión sin tener que cerrar ninguna pestaña del navegador.

La experiencia de los huéspedes también es muy diferente. Con un PMS multipropiedad, todos los hoteles de la red pueden ver los perfiles compartidos de los huéspedes, que incluyen sus preferencias, su historial de estancias y su estado de fidelidad. El personal puede detectar a un miembro platino tan pronto como se registra en cualquier propiedad y ofrecerle las recompensas adecuadas de inmediato. El PMS único mantiene los datos separados a nivel de propiedad. Por ejemplo, un huésped puede alojarse en su hotel de Londres 50 veces y luego registrarse en su propiedad de Manchester sin conocer a nadie allí.

Los informes muestran la diferencia de la forma más clara. El PMS único solo elabora informes para una propiedad a la vez.

Para elaborar un informe mensual con todas las cifras, tiene que exportar los datos de cada establecimiento, solucionar cualquier problema con los códigos y, a continuación, redactar el resumen a mano. Con solo unos clics, Multi PMS le ofrece informes consolidados de pérdidas y ganancias, RevPAR, ADR y segmentos por marca, región o todo el grupo. Solo se tarda unos minutos en elaborar un informe de rendimiento para una cartera de 15 hoteles para el cuarto trimestre de 2025.

Las discrepancias en la práctica afectan a todas las áreas de operaciones. En cuanto a las operaciones, un PMS único implica tener que configurar dos veces la misma configuración, mientras que un PMS múltiple significa tener que configurar una sola vez y realizar todo el trabajo en un solo lugar. Los sistemas únicos requieren una coordinación manual de las tarifas entre las propiedades para la gestión de ingresos, mientras que los sistemas múltiples permiten estrategias de rendimiento en toda la cartera. En cuanto a las finanzas, un PMS único requiere mucho trabajo para conciliar las cuentas, mientras que un PMS múltiple lo hace automáticamente y crea informes. En cuanto a la informática y la seguridad, tener varias instalaciones implica tener que mantener y proteger múltiples sistemas. Por otro lado, un PMS múltiple permite una gestión centralizada y un cumplimiento coherente. Un PMS único tiene problemas con los contratos de cadena para las ventas corporativas, mientras que un PMS múltiple ayuda con los acuerdos corporativos que cubren toda la cartera.

Algunos sistemas de una sola propiedad pueden «apilar» técnicamente muchos hoteles, pero un verdadero PMS multipropiedad se construye desde cero para gestionar varios hoteles con inteligencia compartida y economías de escala.

Características clave que las cadenas hoteleras deben buscar en un software de gestión multipropiedad

Esta parte es una lista de verificación para las organizaciones hoteleras que desean mejorar su PMS en 2025-2026 o implementarlo en todas sus ubicaciones. El mejor software de gestión de propiedades tendrá características en todas estas áreas.

Con la gestión de tarifas e inventario para toda la cartera, los gestores de propiedades pueden establecer tarifas corporativas, BAR y paquetes una sola vez y luego aplicarlas a determinadas propiedades de inmediato. Compruebe si puede realizar cambios en muchas temporadas, eventos y promociones a la vez. Cuando su cadena necesite cargar los precios de verano para 20 hoteles, solo debería tener que hacerlo una vez, no 20 veces.

Las funciones de reservas centrales y venta cruzada le proporcionan un motor de reservas central y herramientas de centro de llamadas que comprueban la disponibilidad en todos los hoteles a la vez. El sistema debería sugerir automáticamente otros hoteles asociados cuando una instalación esté completa. La posibilidad de organizar un viaje de Dublín a Cork y a Galway de una sola vez demuestra que el sistema es lo suficientemente sofisticado como para gestionar muchas propiedades.

Una única base de datos de huéspedes con perfiles compartidos y fidelidad significa que cada propiedad puede ver las preferencias, el historial de estancias y el estado de fidelidad de un huésped. Esta es la base para un reconocimiento y una venta adicional coherentes. Sin que el pasajero tenga que volver a decirlo, el personal del hotel debería ser capaz de saber que el huésped quiere una planta alta, almohadas hipoalergénicas y un registro de entrada temprano.

Con la gestión de usuarios y roles para múltiples propiedades, puede configurar roles para los gerentes de recepción, ingresos, finanzas, alimentos y bebidas, limpieza y grupos una sola vez y utilizarlos en todos sus hoteles. El inicio de sesión único reduce la fatiga de las contraseñas, y los registros de auditoría detallados ayudan con las necesidades de gobernanza y cumplimiento.

Los informes y análisis de la cartera le proporcionan informes resumidos y detallados sobre las reservas diarias, las cifras registradas, el rendimiento de los segmentos y la combinación de canales. Debe haber informes para cada propiedad, grupo, marca, región y grupo. Esta función convierte los datos dispersos en información sobre el rendimiento que le ayuda a tomar mejores decisiones.

Las modernas conexiones API con puntos de venta, contabilidad, gestores de canales, OTA, pasarelas de pago, sistemas de gestión de ingresos y almacenes de datos corporativos son posibles gracias a una sólida capa de integración. La integración no debe ser una idea de último momento, ya que determina si su pila tecnológica funciona como un sistema único o como un conjunto de herramientas independientes.

Los procesos entre propiedades ayudan en situaciones como cuando los visitantes se transfieren entre hoteles con la misma reserva, cuando las reservas de grupo abarcan más de una propiedad y cuando es necesario enviar cargos entre hoteles asociados. Un huésped de una convención que se registra en su hotel del centro de la ciudad pero acude a eventos en sus instalaciones del aeropuerto debe tener una experiencia fluida.

El control de acceso basado en roles, la autenticación de dos factores, la compatibilidad con SSO, el procesamiento de datos de huéspedes conforme al RGPD, los flujos de pago preparados para PCI-DSS y los registros centralizados para auditorías son requisitos de seguridad y cumplimiento. La centralización de los datos de visitantes y pagos hace que la seguridad sea más importante, por lo que su PMS debe estar diseñado de esa manera.

La arquitectura basada en la nube permite añadir hoteles adicionales en cuestión de días en lugar de meses, gracias a su escalabilidad y despliegue. El uso de plantillas para la configuración de la marca y la región acelera el proceso de incorporación. El sistema debe ser capaz de gestionar su plan de crecimiento de tres años sin necesidad de ser completamente reconstruido.

Prostay: un software de gestión de múltiples propiedades diseñado específicamente para cadenas hoteleras

Prostay es un PMS basado en la nube creado específicamente para cadenas hoteleras que gestionan más de una propiedad. Es una excelente opción para las empresas hoteleras que desean una forma moderna y centrada en la hospitalidad de gestionar muchas propiedades. Prostay se creó desde cero con la gestión de carteras como eje central, a diferencia de otros sistemas que se modificaron para funcionar con varios hoteles.

Prostay ofrece a los equipos corporativos una visión única de su cartera, lo que les permite supervisar y gestionar todas sus propiedades desde un solo lugar. Algunas de las ventajas de la gestión centralizada de la cartera son la posibilidad de controlar las tarifas y las restricciones a nivel de grupo, buscar disponibilidad en muchas propiedades, utilizar plantillas de marca y regionales, y copiar la configuración para la apertura de nuevos hoteles. Con el enfoque basado en plantillas de Prostay, su cadena puede poner en marcha una nueva propiedad con su configuración estandarizada en solo unos días.

Las herramientas operativas cubren todas las tareas diarias de toda la cartera. Con una central de reservas consolidada, puede reservar y cambiar reservas en todas las propiedades sin tener que transferir sistemas. Los perfiles de huéspedes unificados garantizan que cada propiedad sepa quién es usted. Los flujos de trabajo estandarizados para la recepción, el servicio de limpieza y la auditoría nocturna ahorran tiempo de formación y garantizan que todos los huéspedes tengan la misma experiencia, tanto si se registran en Cork como en Dublín.

Prostay puede gestionar situaciones con las que los sistemas de una sola propiedad tienen dificultades. Puede establecer contratos corporativos que puedan ser utilizados por más de un hotel y realizar un seguimiento de la producción tanto a nivel de propiedad como de cartera. La gestión de grupos y MICE está disponible en toda la cartera, por lo que una conferencia que se celebre en tres lugares diferentes de la misma ciudad puede gestionarse sin problemas. Puede utilizar la misma tecnología para hoteles urbanos, complejos turísticos y apartamentos con servicios de la misma cadena, lo que se denomina «cartera mixta».

Piense en una cadena con 12 hoteles en Dublín, Cork y Galway que gestiona tarifas corporativas para una empresa tecnológica con clientes en todo el mundo. Con Prostay, el contrato se celebra una vez a nivel de grupo, se sincroniza inmediatamente con todas las propiedades relevantes y la producción se mide en función del acuerdo en toda la cartera. Los cambios en las tarifas y las prórrogas se gestionan desde una ubicación central, por lo que no hay posibilidad de que los precios sean desiguales o de que se pasen por alto las actualizaciones.

Prostay facilita las tareas diarias de los equipos operativos al automatizarlas y centralizarlas. Los equipos que trabajan en los ingresos obtienen información fiable y actualizada sobre toda la cartera para ayudarles a tomar decisiones sobre el rendimiento. Al personal de TI le resulta más fácil mantener todo actualizado y seguro cuando solo tiene que lidiar con un sistema en lugar de con muchos. Como veremos en la siguiente sección, los equipos financieros reciben algo aún más útil.

Ecosistema totalmente integrado: Prostay + Tableview POS + Prostay Accounting

El hecho de que Prostay tenga un ecosistema totalmente conectado es lo que realmente lo diferencia del software de gestión de múltiples propiedades de la competencia. El PMS de Prostay, el POS de Tableview (un producto de una empresa hermana) y Prostay Accounting funcionan juntos como una única plataforma de hostelería. No son sistemas conectados de forma imprecisa que necesitan middleware, sino componentes vinculados de forma nativa que comparten un modelo de datos similar.

La conexión entre Prostay y Tableview POS permite que los costes de los restaurantes, bares, spas y tiendas se contabilicen en las cuentas de los huéspedes en tiempo real. Los maestros de artículos y las normas fiscales compartidas garantizan que todo sea siempre igual. El enrutamiento de los cargos entre las habitaciones y los puntos de venta funciona a la perfección, incluso entre hoteles de la misma cadena.

Por ejemplo: un huésped del Hotel A va al bar de la azotea del Hotel B. Ambos hoteles están en la misma ciudad y forman parte de la misma cadena. El huésped añade sus bebidas a la factura de su habitación. Cuando Prostay y Tableview funcionan juntos, esos gastos se transfieren directamente a la cuenta de la habitación correcta en el Hotel A sin que nadie tenga que hacer nada, como exportaciones o conciliaciones. Este flujo de trabajo entre propiedades se gestiona de forma natural.

Prostay Accounting es un sistema de contabilidad y finanzas para hoteles que funciona tanto con Prostay PMS como con Tableview POS. Esto elimina las exportaciones y conciliaciones manuales que son un fastidio para las cadenas que utilizan software de contabilidad genérico. PMS y POS registran automáticamente los asientos contables de ingresos en el libro mayor. La contabilidad de la propiedad satisface las necesidades de la cadena sin tener que hacer ningún truco con hojas de cálculo para mejorar la contabilidad de la propiedad, los informes financieros y el rendimiento financiero.

Para cadenas y otros tipos de propiedades, Prostay Accounting ofrece una interfaz fácil de usar basada en la nube, un plan de cuentas para múltiples propiedades, estados financieros consolidados para toda la cartera y contabilizaciones entre propiedades. Cuando un huésped de la propiedad A utiliza los créditos que ha ganado en la propiedad B, o cuando la oficina central distribuye los gastos entre las propiedades, la contabilidad funciona correctamente sin que nadie tenga que hacer nada.

Las ventajas en términos de eficiencia a final de mes son realmente importantes. La contabilización automática diaria desde el PMS y el POS significa que el departamento financiero no tiene que apresurarse a importar datos al final del periodo. La gestión centralizada del IVA y el GST garantiza el cumplimiento de la normativa. Los informes estandarizados satisfacen a los auditores y a los propietarios, ya que los formularios son siempre los mismos. Con la pila integrada de Prostay, las cadenas pueden cerrar el mes para 15 o más hoteles en cinco días hábiles. Antes, este procedimiento llevaba dos semanas o más con sistemas separados.

Esto significa que los equipos financieros dedicarán menos tiempo a clasificar los datos y más tiempo a analizarlos. Para las operaciones, significa que los cargos se procesan con precisión sin tener que enseñar a los empleados a realizar tareas complicadas. Para el departamento de TI, un software de gestión de múltiples propiedades significa tener que mantenerse al día con un solo proveedor y una sola integración, en lugar de una frágil red de conexiones entre varios sistemas.

Cómo evaluar e implementar un PMS multipropiedad como Prostay

Elegir un software de gestión multipropiedad es una decisión estratégica que afectará al funcionamiento de su cadena durante los próximos 5 a 10 años. A la hora de evaluar cualquier opción, debe ir más allá de las listas de características y comprobar si se ajusta a los objetivos específicos, la trayectoria de crecimiento y la forma de trabajar de su organización.

Para empezar, haga una lista de sus necesidades y compárelas con criterios de evaluación importantes:

• Alineación con el crecimiento: ¿Es el sistema capaz de gestionar su estrategia de crecimiento para los próximos 3 a 5 años? Si ahora tiene 10 hoteles y quiere tener 25 en 2028, el PMS debe ser capaz de crecer sin tener que volver a configurarlo.
• Capacidad de integración: ¿Cómo funciona el sistema con la tecnología que ya tiene y la que quiere añadir en el futuro? Las API modernas son más importantes que los antiguos números de interfaz.
• Cómo es el método de implementación multihotel del proveedor en cuanto a formación e incorporación? Obtenga referencias de cadenas que sean más o menos del mismo tamaño.

Coste total de propiedad: no piense solo en la licencia, sino también en los gastos generales de TI, el mantenimiento de la integración, la formación para la rotación de personal y el coste de las soluciones alternativas.

Organice sesiones estructuradas con personal de recepción, ingresos, finanzas y TI. Identifique los problemas actuales: perfiles de visitantes duplicados en diferentes propiedades, necesidad de combinar informes manualmente, carga inconsistente de tarifas y discrepancias entre el PMS y la contabilidad en cuanto a las cifras. A continuación, en una demostración de Prostay, pruebe esas mismas situaciones para observar cómo las gestiona el sistema.

La mayoría de las instalaciones de Prostay se realizan por etapas. Comience con 1 o 2 propiedades piloto y mejore las plantillas de tarifas, roles de usuario e informes basándose en la información obtenida de operaciones reales. Una vez que las propiedades piloto estén estables, implante el sistema en el resto de los hoteles por oleadas, tal vez por región o por nivel de marca. Por lo general, se necesitan entre 6 y 9 meses para implantar completamente el sistema en una cadena de 10 a 20 hoteles, aunque esto puede variar en función de la complejidad del proceso y de la capacidad de la empresa para gestionar los cambios.

Independientemente del sistema que utilice, debe seguir las mejores prácticas para la gestión del cambio. Forme a los líderes del grupo para que puedan ayudar a sus compañeros durante el cambio. Antes de ponerlo en marcha, practique en sistemas de prueba. Planifique ejecuciones paralelas en las que los sistemas antiguo y nuevo funcionen al mismo tiempo durante un breve periodo, normalmente de una a dos semanas, para detectar cualquier diferencia. Siempre que sea posible, planifique las fechas de puesta en marcha para momentos en los que la ocupación sea baja. Es mejor principios de enero que la semana de Navidad.

Si es un grupo hotelero que busca un sistema de gestión de múltiples propiedades moderno y totalmente integrado, debe elegir Prostay. Esto es especialmente cierto si le importa la integración perfecta de los puntos de venta y la contabilidad con Tableview y Prostay Accounting.

El software adecuado hará que todo su trabajo sea más eficiente, le proporcionará mejores datos con los que trabajar y ahorrará tiempo a su equipo en tareas que actualmente les llevan mucho tiempo. Cuando se forma a trabajadores de varias propiedades con diferentes grados de competencia tecnológica, es importante contar con una plataforma que sea fácil de usar y tenga un diseño intuitivo.

¿Está listo para ver cómo Prostay puede satisfacer las necesidades de su cadena? Póngase en contacto con el equipo de ventas de Prostay para obtener una demostración de toda la cartera y una estimación del retorno de la inversión (ROI) basada en el tamaño y la complejidad de su cartera de propiedades.