Sistema de Gestión de Propiedades Web: Nube vs Local

Un sistema de gestión de propiedades basado en la web es una plataforma alojada en la nube que permite a los administradores de propiedades, propietarios y profesionales inmobiliarios ocuparse de todos los detalles de la gestión de propiedades de alquiler directamente a través de un navegador de Internet. Esto significa que no necesitan instalar servidores ni hardware especial en sus ordenadores. Este sistema de gestión de propiedades basado en la web almacena la información en servidores que no se encuentran en la misma ubicación que el usuario. Esto significa que cualquier dispositivo conectado, como un ordenador portátil, una tableta o un teléfono inteligente, puede acceder a él. También combina tareas como el cobro del alquiler, la gestión de las solicitudes de mantenimiento, la gestión de los contratos de alquiler y la elaboración de informes financieros en un solo lugar.

Este artículo explica las principales diferencias entre el software de gestión de propiedades basado en la web y el software instalado en las propias instalaciones. Analiza las ventajas y desventajas de cada método de implementación y lo que las organizaciones de gestión inmobiliaria de todos los tamaños deben tener en cuenta a la hora de implementarlos. Si gestiona unas pocas viviendas de alquiler o una cartera de alquileres multifamiliares y propiedades comerciales, conocer estas opciones de implementación afectará directamente a la forma en que gestiona su negocio, cuánto le cuesta y cómo realiza su trabajo diario.

Los sistemas de gestión inmobiliaria basados en la web son plataformas alojadas en la nube a las que se puede acceder a través de navegadores web sin tener que instalar un servidor en su propio ordenador. Ofrecen a los gestores inmobiliarios acceso remoto a todas las herramientas que necesitan para gestionar propiedades, cobrar el alquiler en línea y hacer que las operaciones se desarrollen con mayor fluidez desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Al leer esta guía, aprenderá lo siguiente:

• Una clara conciencia de las diferencias entre el software de gestión de propiedades basado en la web y el software local.
• Comprensión de los costes, como la inversión inicial y las cuotas mensuales que conlleva.
• Comprensión de las ventajas e inconvenientes entre la seguridad y el control de los datos.
• Comprensión de los factores que afectan a la escalabilidad de un negocio de gestión inmobiliaria en desarrollo.
• Información sobre soluciones híbridas que integran lo mejor de ambas técnicas.

Comprensión de los sistemas de gestión inmobiliaria basados en la web frente a los locales

La diferencia entre un sistema de gestión de propiedades basado en la web y una herramienta de gestión inmobiliaria local afecta a la forma de utilizar el programa, realizar un seguimiento de los datos y ampliar las funciones del software de gestión de propiedades. Los propietarios e inversores inmobiliarios pueden tomar decisiones inteligentes que se adapten a sus necesidades empresariales conociendo estos métodos de implementación.

Sistemas de gestión inmobiliaria basados en la web

El software de gestión de propiedades basado en la web se ejecuta íntegramente en una infraestructura en la nube. Los proveedores alojan el software en servidores remotos y los administradores de propiedades utilizan navegadores web normales para acceder a sus funciones. Con esta estrategia basada en suscripción, no tiene que comprar, instalar ni gestionar servidores locales. El proveedor se encarga de toda la infraestructura técnica, las actualizaciones automáticas y las copias de seguridad de los datos.

Cuando recibe pagos de los huéspedes, gestiona solicitudes de reserva o elabora informes específicos para sus necesidades, los datos se transfieren a través de conexiones de Internet seguras desde el software de gestión de propiedades. Todos los dispositivos hacen lo mismo al mismo tiempo. Así es como funciona un software todo en uno para hoteles. Esto implica que si un visitante envía una solicitud de mantenimiento a través del portal de huéspedes, aparecerá inmediatamente en su panel de control, independientemente de dónde se encuentre, ya sea en la recepción o revisando una habitación. Este diseño permite a los equipos de gestión hotelera utilizar su mejor sistema de gestión de propiedades basado en la web desde cualquier lugar. Esto es importante para los trabajadores del sector hotelero moderno, que necesitan poder gestionar las operaciones sobre la marcha.

Existe una relación directa entre la eficiencia operativa y los sistemas basados en la web: no necesitan ninguna infraestructura informática, por lo que los gestores de propiedades pueden centrarse en gestionar los inquilinos y aumentar los ingresos por alquiler en lugar de solucionar problemas del servidor.

Sistemas de gestión de propiedades in situ

Es necesario instalar el software de gestión de propiedades in situ directamente en los servidores o ordenadores de su empresa. Usted compra licencias de software en lugar de pagar cuotas mensuales, y todos sus datos se almacenan en el hardware que posee y gestiona. Esta implementación requiere una gran inversión inicial en servidores, equipos de red y mantenimiento informático continuo.

Las necesidades técnicas incluyen hardware de servidor especializado, sistemas de refrigeración y alimentación adecuados, infraestructura de copia de seguridad periódica y personal (o contratistas) que pueda encargarse de las actualizaciones, los parches de seguridad y la resolución de problemas. Con los sistemas basados en la web, el proveedor se encarga de todo esto. Sin embargo, con las implementaciones locales, su empresa es totalmente responsable de todas las cuestiones técnicas.

La principal diferencia entre los sistemas locales y los basados en la web es cómo se configuran y quién es su propietario. Con los sistemas locales, usted es el propietario de todo y es responsable de todos los costes y obligaciones. Con los sistemas de gestión de propiedades basados en la web, usted accede al software como servicio, lo que significa que tiene menos control, pero no tiene que preocuparse por los costes de infraestructura. Esta diferencia tiene un efecto directo en la forma de gestionar los costes del hotel, la escalabilidad y el acceso remoto, de lo que hablaremos en la siguiente sección.

Ventajas y desventajas de los sistemas basados en la web frente a los sistemas locales

Una vez establecidos los principales modelos de implementación, los gestores inmobiliarios y los profesionales del sector inmobiliario pueden determinar cuál es el más adecuado para sus necesidades empresariales, su presupuesto y su forma de trabajar, analizando las ventajas y desventajas de cada uno.

Ventajas de los sistemas hoteleros basados en la web

El software de gestión de propiedades basado en la web tiene un coste inicial menor, ya que no es necesario comprar servidores, equipos de red ni licencias de software. En su lugar, las estructuras de tarifas mensuales predecibles distribuyen los costes a lo largo del tiempo, lo que ayuda a las empresas de gestión inmobiliaria con el flujo de caja para que puedan invertir en crecimiento. Las actualizaciones automáticas garantizan que siempre tenga acceso a las últimas funciones, como la automatización avanzada para el cobro de alquileres en línea, los recordatorios automáticos de alquiler y los servicios de selección de inquilinos, sin tener que instalar nada ni esperar a que termine.

El acceso remoto cambia la forma en que los administradores de propiedades realizan su trabajo. Puede procesar solicitudes de alquiler mientras muestra las propiedades, revisar informes financieros durante las reuniones con los inversores o responder a solicitudes de mantenimiento mientras está de viaje. Las aplicaciones móviles lo hacen aún más flexible, ya que le permiten gestionar propiedades y hablar con los inquilinos desde su teléfono o tableta. La compatibilidad con múltiples dispositivos garantiza que todos los miembros del equipo puedan ver los mismos datos en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren.

Las ventajas de la escalabilidad son muy importantes para las carteras que están creciendo. No es necesario comprar más hardware para añadir propiedades en alquiler, incorporar a más propietarios o entrar en el mercado de las propiedades comerciales. La infraestructura en la nube se escala por sí sola. Esta flexibilidad ayuda a los inversores inmobiliarios a desarrollar carteras sin complicar la parte técnica.

Inconvenientes de los sistemas hoteleros basados en la web

El principal problema es que se depende de Internet. No puede utilizar su PMS basado en la web, realizar pagos en línea o revisar los registros de los huéspedes si no dispone de una conexión a Internet fiable. Cuando se cae Internet, las propiedades situadas en zonas con una conexión inestable pueden tener problemas para funcionar, lo que podría ralentizar las operaciones del hotel y tener un efecto negativo en la experiencia de los huéspedes.

Con el tiempo, los precios de las suscripciones continuas pueden acumularse y resultar más caros que los pagos únicos por licencia para los clientes a largo plazo. Las estructuras de cuotas mensuales pueden ayudar con el flujo de caja inicial, pero el coste total de propiedad a lo largo de muchos años puede ser superior al de las opciones locales. Las empresas de gestión de propiedades deben resolver esta cuestión en función de su presupuesto y su calendario.

Almacenar información confidencial de los huéspedes, datos bancarios y datos de gestión financiera en ordenadores de terceros plantea problemas de control de datos. Las medidas de cifrado y seguridad de nivel empresarial mantienen la seguridad de los sistemas en la nube, pero algunos gerentes de hotel prefieren tener un control directo sobre su infraestructura de datos. Las preferencias de implementación también pueden verse afectadas por las normativas de cumplimiento en algunos lugares.

Ventajas y limitaciones de los sistemas locales

Empresas de gestión inmobiliaria que necesitan requisitos de seguridad o normativos estrictos, como poder controlar totalmente sus datos. Usted tiene control físico sobre todos los registros de selección de visitantes, informes de crédito, historial de desahucios e informes financieros. Puede crear sistemas de gestión inmobiliaria que funcionen con flujos de trabajo únicos que no están disponibles en los servicios en la nube estándar gracias a la flexibilidad de personalización.

Las empresas que tienen previsto utilizar el software durante mucho tiempo pueden ahorrar dinero a largo plazo pagando un coste único por la licencia en lugar de una cuota de suscripción mensual. Las propiedades que no disponen de un buen acceso a Internet pueden, no obstante, funcionar por sí solas, utilizando las funciones básicas sin necesidad de nada más.

Pero un gasto inicial mayor dificulta el inicio de los equipos de gestión inmobiliaria y los operadores hoteleros más pequeños. Se necesita mucho dinero para comprar el hardware del servidor, las licencias de software, los servicios de instalación y los equipos de red. El tiempo del personal o los honorarios de los contratistas son costes ocultos de las operaciones de mantenimiento de TI, que incluyen actualizaciones, parches de seguridad, copias de seguridad y resolución de problemas, que anulan cualquier ahorro derivado de las licencias.

Es más difícil ser flexible en sus operaciones cuando no puede acceder a ellas desde lejos, a menos que configure VPN o escritorios remotos, lo que complica aún más las cosas. A medida que crecen las carteras, se necesita un equipo mejor para gestionar más usuarios. Esto cuesta dinero y puede provocar tiempos de inactividad, algo con lo que los sistemas basados en la web no tienen que lidiar en absoluto.

La conclusión es clara: los administradores de propiedades que desean flexibilidad, acceso remoto y menos esfuerzo informático deben utilizar sistemas basados en la web. Las empresas que necesitan el máximo control sobre sus datos y cuentan con importantes recursos informáticos deben utilizar sistemas locales. Pero las soluciones híbridas están llenando cada vez más estas lagunas. A continuación, hablaremos de ello.

Consideraciones de implementación y soluciones híbridas

Utilizando la comparación anterior como punto de partida, debe considerar cuidadosamente las necesidades de su empresa, la infraestructura tecnológica y la trayectoria de crecimiento a la hora de elegir el software de gestión de propiedades adecuado. En esta parte se le ofrece una forma de tomar decisiones y se habla de formas híbridas que evitan los problemas de las tradicionales.

Criterios de evaluación para la selección del sistema

Antes de decidir entre una implementación basada en la web o local, piense en estos aspectos importantes:

1. Evaluación del tamaño de la cartera: las carteras más grandes de alquileres multifamiliares y propiedades comerciales suelen beneficiarse de la escalabilidad basada en la web, aunque las empresas más pequeñas pueden estar bien con soluciones locales.
2. Evaluación del presupuesto y los recursos: calcule tanto los costes iniciales como los continuos, como la tarifa mensual de las suscripciones frente al coste único de las licencias más el mantenimiento.
3. Requisitos de infraestructura técnica: compruebe los conocimientos informáticos actuales, los conocimientos del personal y la preparación para manejar la infraestructura del servidor.
4. Análisis de las necesidades de cumplimiento y seguridad: compruebe las normas de residencia de datos, los estándares del sector y sus propias políticas de seguridad que se aplican a la información de los inquilinos y a los datos financieros.

Tabla comparativa entre soluciones basadas en la web y soluciones locales

Esta comparación muestra que ninguna de las dos técnicas es siempre la mejor. La mejor solución para su empresa de gestión inmobiliaria dependerá de los aspectos que sean más importantes para usted. Para muchos gestores inmobiliarios, una solución híbrida resulta muy atractiva, ya que combina la comodidad de poder acceder a ella en línea con la fiabilidad de estar in situ.

Soluciones híbridas: lo mejor de ambos mundos

Prostay y otros programas de gestión inmobiliaria son ejemplos de una nueva técnica híbrida que supera los problemas que conlleva el uso de la web o de su propio ordenador. Prostay es un programa de gestión hotelera multiplataforma que funciona tanto como programa de gestión inmobiliaria en línea utilizando navegadores web y conectividad en la nube, como sin conexión, con o sin servidores ni gastos adicionales.

Esta función dos en uno resuelve el principal problema al que se enfrentan los gestores inmobiliarios: depender de Internet. Con las funciones offline de Prostay, puede gestionar propiedades, realizar un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento, tramitar solicitudes de alquiler y elaborar informes financieros incluso en lugares donde no siempre hay conexión a Internet. Cuando se restablece la conexión, los datos se sincronizan al instante, por lo que no es necesario introducirlos dos veces ni se pierde ninguno.

La estructura de costes también es buena. A diferencia de los sistemas puramente basados en la web, que requieren suscripciones continuas, o los sistemas locales, que necesitan servidores costosos, las aplicaciones multiplataforma de Prostay no requieren ningún gasto en infraestructura y siguen ofreciendo a las empresas de gestión inmobiliaria la flexibilidad que necesitan. Esta plataforma todo en uno le permite cobrar el alquiler, gestionar los contratos de arrendamiento, hablar con los inquilinos y realizar un seguimiento de la contabilidad de la propiedad sin tener que elegir entre varias opciones de implementación.

Los administradores de propiedades que deseen una plataforma fácil de usar y que cuente con todas las funciones de un software avanzado de gestión inmobiliaria, como la firma de contratos de alquiler en línea, la selección de inquilinos, el cobro de alquileres, el seguimiento del mantenimiento y la generación de información sobre el rendimiento, deberían plantearse seriamente las soluciones híbridas.

Retos comunes de implementación y soluciones

Independientemente de cómo decida implementar el software de gestión de propiedades, habrá retos que se pueden superar con una buena preparación. Los administradores de propiedades pueden ahorrar tiempo y evitar problemas durante las transiciones si conocen los problemas más comunes.

Problemas de conectividad a Internet

En el caso de los sistemas que funcionan en la web, una conexión a Internet inestable puede impedir su funcionamiento. Utilice soluciones híbridas como Prostay, que siguen funcionando sin conexión, para resolver este problema. De este modo, los administradores de propiedades podrán seguir obteniendo información importante, como contratos de alquiler, información sobre los inquilinos y seguimiento del mantenimiento, incluso cuando no haya conexión a Internet. Si solo utiliza la nube, considere la posibilidad de disponer de una conectividad móvil de respaldo o de configurar el almacenamiento de datos sin conexión, si es posible.

Complejidad de la migración de datos

Se necesita mucha planificación para pasar de los antiguos sistemas de gestión inmobiliaria o las hojas de cálculo al nuevo software. Comience la migración por pasos con los contratos de alquiler y los datos de los inquilinos actuales, y luego pase a la información histórica. Haga copias de seguridad durante todo el proceso y utilice informes personalizados para comparar los sistemas antiguos y nuevos y asegurarse de que los datos siguen siendo correctos. Tómese el tiempo necesario; apresurarse en la transición puede dar lugar a errores que dificulten el cobro del alquiler y el seguimiento de las finanzas.

Formación y adopción por parte del personal

El nuevo software puede afectar al funcionamiento diario de las personas, lo que podría generar resistencia. Elija un software de gestión de propiedades que tenga interfaces fáciles de usar y que no requieran mucho tiempo para dominarlas. Por ejemplo, el diseño fácil de usar de Prostay permite a los administradores de propiedades cobrar el alquiler, gestionar las solicitudes de mantenimiento y seleccionar a los inquilinos con solo unos pocos clics. Forme bien al personal antes de que el sistema entre en funcionamiento y busque defensores internos que puedan ayudar a sus compañeros de trabajo durante el cambio.

Gestión de costes

Antes de registrarse, calcule el coste total de propiedad. En el caso de las suscripciones basadas en la web, planifique cuánto gastará en cuotas mensuales en función del tiempo que crea que las necesitará. En el caso de las instalaciones locales, añada el coste del hardware, la licencia, el mantenimiento informático y el coste del tiempo del personal. Compare estas previsiones con soluciones híbridas como Prostay, que eliminan los costes de servidor y las cuotas de suscripción, al tiempo que le proporcionan todas las herramientas que necesita para gestionar inquilinos, asegurarse de que cumplen las normas y llevar un control del dinero de los alquileres.

Conclusión y próximos pasos

Debe pensar en las necesidades de su negocio, como el tamaño de su cartera, su presupuesto, sus conocimientos de TI, la fiabilidad de su conexión a Internet y sus planes de expansión, antes de decidir entre un software de gestión de propiedades basado en la web o en las instalaciones. Los administradores de propiedades que utilizan soluciones basadas en la nube pueden acceder a ellas desde cualquier lugar, obtener actualizaciones inmediatas y ampliarlas según sea necesario. Las soluciones en las instalaciones ofrecen a las empresas con la infraestructura adecuada control sobre sus datos y la opción de trabajar sin conexión.

Las soluciones híbridas se están convirtiendo cada vez más en la mejor opción para las organizaciones de gestión inmobiliaria que desean libertad y flexibilidad. El enfoque multiplataforma de Prostay le ofrece todas las ventajas del software de gestión de propiedades en línea, como la posibilidad de acceder a las funciones del portal de inquilinos, cobrar el alquiler en línea, seleccionar a los posibles inquilinos, firmar contratos de alquiler y mejorar la eficiencia con una automatización avanzada. También funciona sin conexión, sin servidores ni costes continuos.

Medidas inmediatas que puede tomar:

1. Eche un vistazo a sus necesidades actuales de gestión inmobiliaria y anote las funciones que necesita para cobrar el alquiler, gestionar los contratos de alquiler, seleccionar inquilinos y elaborar informes financieros.
2. Analice su presupuesto tanto para los costes únicos como para los continuos en un plazo de tiempo realista.
3. Pruebe soluciones híbridas como Prostay para ver cómo la funcionalidad multiplataforma soluciona los problemas que conlleva la implementación tradicional.
4. Planifique cuidadosamente el cambio, dando prioridad a la integridad de los datos y a la adopción por parte del personal.

Para obtener más información, puede investigar cómo se pueden utilizar las aplicaciones móviles para gestionar propiedades sobre la marcha, cómo las API pueden interactuar con cuentas bancarias y sistemas de contabilidad, y cómo las nuevas tendencias en la nube están cambiando la tecnología inmobiliaria.

Recursos adicionales

Lista de verificación de requisitos del sistema:

• Evaluación de la fiabilidad de Internet para sus propiedades y oficinas
• Inventario de hardware para su consideración en las instalaciones
• Ecosistema de software actual que requiere integración
• Evaluación de las capacidades técnicas del personal

Marco de cálculo de costes:

• Proyecciones de cuotas mensuales para periodos de 3, 5 y 10 años
• Licencia única más estimaciones de mantenimiento anual
• Costes ocultos: tiempo del personal de TI, ciclos de sustitución de hardware, formación
• Métricas de ROI: tiempo ahorrado, fuentes de ingresos habilitadas, reducción de los recargos por demora

Directrices de cumplimiento de la seguridad:

• Requisitos de residencia de datos para su jurisdicción
• Normas de protección de la información de los inquilinos
• Protocolos de manejo de datos financieros
• Requisitos de copia de seguridad y recuperación ante desastres