Sistema de entrada con tarjeta para hoteles: Control de acceso moderno

Un sistema de acceso con tarjeta es un sistema electrónico de control de acceso que ha cambiado la forma en que los hoteles mantienen seguras las habitaciones de sus huéspedes y les permiten entrar en el edificio. Estos sistemas utilizan tarjetas o llaveros programables en lugar de llaves normales. Estas tarjetas o llaveros se comunican con las cerraduras electrónicas de las puertas mediante identificación por radiofrecuencia (RFID) o tecnología de banda magnética. Los sistemas de acceso con tarjeta son la forma más habitual que tienen los hoteles modernos de satisfacer las necesidades de seguridad y, al mismo tiempo, facilitar las cosas a los huéspedes.

Esta guía trata sobre los sistemas de acceso con tarjeta magnética específicos para hoteles, como los distintos tipos de sistemas, cómo pueden funcionar con sistemas de gestión de propiedades como Prostay, las ventajas de seguridad que ofrecen y los aspectos que hay que tener en cuenta al instalarlos. El artículo solo trata sobre aplicaciones para el sector hotelero y no incluye aplicaciones de seguridad para propiedades residenciales o comerciales en general. Los propietarios de hoteles, los gestores inmobiliarios, los especialistas en TI del sector hotelero y los responsables de la toma de decisiones que estén buscando soluciones modernas de control de acceso encontrarán consejos útiles sobre cómo elegir y configurar un sistema.

Cuando los huéspedes se registran, los sistemas de acceso con tarjeta codifican credenciales temporales en las tarjetas. Esto permite a los huéspedes acceder a sus habitaciones asignadas y a otras zonas autorizadas hasta el momento del check-out, cuando el sistema les retira automáticamente sus derechos de acceso.

Al final de esta guía, descubrirá más sobre los sistemas de acceso con tarjeta magnética, así como

• Comprender los componentes y tecnologías básicos que hay detrás de los sistemas de acceso con tarjeta llave.
• Aprender cómo la integración del PMS agiliza las operaciones del hotel
• Evaluar las ventajas de seguridad frente a las llaves tradicionales.
• Comparar los costes y los requisitos de implementación de los distintos tipos de sistemas
• Desarrollar una hoja de ruta de implementación práctica para su propiedad

Comprender los sistemas de acceso con tarjeta magnética para hoteles

Un sistema de acceso con tarjeta es una forma de regular quién puede entrar en las habitaciones, las zonas comunes y las zonas restringidas mediante el uso de tarjetas electrónicas programadas en lugar de llaves normales. El sistema realiza un seguimiento digital de los derechos de acceso, por lo que los trabajadores del hotel pueden conceder, cambiar y retirar permisos sin tener que intercambiar llaves.

Este método resuelve una serie de problemas habituales en el funcionamiento de los hoteles, como eliminar el coste y el riesgo para la seguridad que supone la pérdida de llaves, permitir una programación flexible de los accesos y crear registros de auditoría de los procesos de entrada y salida en toda la propiedad.

Componentes básicos de los sistemas de tarjetas de acceso para hoteles

Cuatro partes que funcionan conjuntamente conforman un sistema integral de tarjetas de acceso a las puertas. Las tarjetas de acceso de los hoteles almacenan las credenciales digitales en una banda magnética, en un microchip RFID o mediante tecnología NFC. Cuando un huésped muestra su tarjeta, los lectores de tarjetas situados en los puntos de entrada recogen y leen estas credenciales. Los controladores son el cerebro del sistema. Comprueban las credenciales con la base de datos de acceso y deciden si permiten la entrada a alguien o no. Las cerraduras electrónicas de las puertas reciben señales de los controladores para desbloquear las puertas y mantener la seguridad de las habitaciones.

Los protocolos de comunicación cifrados permiten que estas partes se comuniquen entre sí. El lector toma los datos de las credenciales y los envía al controlador cuando un huésped toca o pasa su tarjeta. El controlador comprueba las credenciales con los derechos almacenados, lo que incluye la validación de la asignación de habitaciones, las fechas válidas y los límites de tiempo. Si las credenciales son legítimas, el controlador ordena a la cerradura que se abra.

Cómo funcionan los sistemas de acceso con tarjeta magnética en los hoteles

Hay una forma establecida en la que la mayoría de los huéspedes pasan por un sistema de entrada con tarjeta llave. Cuando un huésped se registra, el personal de recepción programa una tarjeta en blanco con la llave de la habitación del huésped y cualquier otro privilegio, como el acceso a la piscina o al gimnasio. La programación proporciona a cada huésped un identificador único que está vinculado a su reserva en el sistema de gestión de la propiedad.

Cuando el huésped se acerca a su habitación, muestra la tarjeta al lector. El sistema comprueba la credencial, se asegura de que la fecha actual se encuentra dentro del periodo de reserva y desbloquea la puerta, normalmente en uno o dos segundos. El sistema mantiene un registro digital de cada intento de acceso durante la estancia por motivos de seguridad.

El sistema desactiva inmediatamente los derechos de acceso de la tarjeta después de la salida. Si un huésped pierde su tarjeta durante su estancia, el personal puede cancelar rápidamente la credencial perdida y proporcionarle una nueva sin tener que cambiar la cerradura.

En el pasado, si se perdían las llaves, había que cambiar la cerradura para mantener la seguridad del hogar. Esta gestión automatizada del ciclo de vida supone un gran cambio con respecto a eso.

Tipos de sistemas de acceso con tarjeta magnética para hoteles

Los hoteles pueden elegir entre muchos sistemas de tarjetas de acceso, cada uno de los cuales tiene sus propias ventajas para diferentes tipos de propiedades y necesidades empresariales. Los administradores de propiedades pueden elegir los sistemas de control de acceso con tarjeta que se adapten a sus necesidades de seguridad y a su presupuesto conociendo estas posibilidades.

Sistemas de tarjetas de proximidad RFID

Con la tecnología RFID, los huéspedes no tienen que tocar el escáner, sino que solo tienen que acercar o tocar su tarjeta en lugar de insertarla o pasarla. El lector crea un campo electromagnético que alimenta un chip pasivo dentro de la tarjeta. A continuación, este chip envía su identificador único al lector.

El acceso con tarjeta RFID tiene una serie de ventajas operativas para los hoteles. Las tarjetas duran más, ya que no tienen que soportar el desgaste que conllevan los mecanismos de deslizamiento. Los huéspedes encuentran fácil de entender la interacción «tocar y listo», lo que reduce la molestia que supone deslizar la tarjeta en la dirección incorrecta. Los sistemas RFID también ofrecen un cifrado más avanzado, lo que los hace más seguros frente a la clonación de credenciales.

Las previsiones del sector sugieren que la utilización de la tecnología RFID experimentará un crecimiento exponencial en los próximos años, impulsada por su creciente popularidad en el sector hotelero y otras industrias que necesitan soluciones de control de acceso seguras.

Sistemas de tarjetas con banda magnética

Las tarjetas de banda magnética almacenan la información de las credenciales en una banda de material magnético que recorre uno de los bordes. Cuando los huéspedes pasan su tarjeta por un lector, el cabezal de lectura recoge la información codificada a medida que la banda pasa por él.

Estos sistemas de entrada con tarjetas magnéticas son una forma económica para los hoteles pequeños o las propiedades con muchas tarjetas de permitir el acceso a las personas. Las tarjetas son baratas de fabricar, lo que las hace útiles en lugares donde se pierden con frecuencia. Sin embargo, los teléfonos móviles y otros artículos de uso cotidiano pueden desmagnetizar las bandas magnéticas, lo que podría suponer un problema para los huéspedes.

Integración de NFC y llaves móviles

La comunicación de campo cercano (NFC) se basa en las ideas que subyacen a la RFID para permitir la conexión de los teléfonos inteligentes. En lugar de llevar tarjetas llave físicas, los visitantes utilizan la aplicación del hotel en sus teléfonos para entrar utilizando credenciales digitales.

La integración de llaves móviles es la parte del control de acceso a los hoteles que está creciendo más rápidamente. A los huéspedes les gusta no tener que pasar por recepción, ya que pueden obtener sus credenciales antes de llegar, lo que les permite ir directamente a su habitación. Los hoteles ahorran dinero en el inventario de tarjetas y facilitan el registro a los huéspedes.

Los sistemas NFC pueden funcionar con tarjetas de acceso normales, lo que permite a los establecimientos satisfacer las necesidades de sus huéspedes. Algunos huéspedes prefieren las tarjetas físicas, mientras que otros dan por sentado que el acceso móvil será algo habitual.

Esta nueva tecnología está directamente relacionada con la forma en que los hoteles combinan el control de acceso con sus sistemas de gestión hotelera.

Integración con los sistemas de gestión de propiedades hoteleras

El control de acceso con tarjetas funciona realmente mejor cuando está vinculado a los sistemas de gestión de propiedades hoteleras. Cuando el software de los sistemas de tarjetas de acceso funciona con las plataformas PMS, los establecimientos pueden gestionar automáticamente las credenciales, mantener sincronizados los datos de los huéspedes y combinar los informes operativos.

Ventajas de la integración con Prostay PMS

Cuando los sistemas de acceso con tarjetas magnéticas y las plataformas PMS como Prostay funcionan conjuntamente, se eliminan las tareas manuales que ralentizan el registro y pueden dar lugar a errores. Cuando se confirma una reserva, el PMS envía automáticamente a la solución de control de acceso la asignación de habitaciones y las fechas de estancia. Los empleados de recepción solo tienen que codificar una tarjeta en blanco; la configuración de las credenciales ya está establecida.

Esta sincronización se mantiene durante toda la estancia del huésped. Los cambios de habitación actualizan instantáneamente los derechos de acceso. Una salida anticipada significa que las credenciales se revocan inmediatamente. Las salidas tardías alargan los periodos de acceso sin necesidad de ayuda del personal.

Los sistemas integrados no solo hacen que las operaciones sean más eficientes, sino que también permiten realizar un seguimiento del acceso, lo que ayuda a la gestión de los ingresos. Los establecimientos pueden realizar un seguimiento de la frecuencia y el momento en que los huéspedes utilizan las instalaciones de sus instalaciones. Esta información ayuda a decidir qué servicios ofrecer, cuántos empleados contratar y cuándo ofrecer ventas adicionales.

Proceso de implementación

Existe un orden establecido para conectar los sistemas de entrada con tarjeta llave a la arquitectura informática actual:

1. Evaluación del sistema y verificación de la compatibilidad: evalúe las capacidades actuales del PMS, la infraestructura de red y el hardware de las puertas para identificar los requisitos de integración y los posibles obstáculos.
2. Instalación del hardware y configuración de la red: instalar lectores de tarjetas y controladores en los puntos de acceso, establecer conexiones de red seguras entre el hardware de control de acceso y los servidores PMS.
3. Integración de software y formación del personal: configurar las conexiones API o el middleware que conecta el sistema de control de acceso con el PMS, formar a los equipos de recepción y mantenimiento en los nuevos flujos de trabajo.
4. Procedimientos de prueba y puesta en marcha: validación de la programación de credenciales, el registro de accesos y la desactivación automática en múltiples escenarios de prueba antes de la implementación completa.

Comparación de las ventajas operativas

Para la mayoría de las propiedades con más de 20 habitaciones, el coste inicial de los sistemas integrados de acceso con tarjeta llave se amortiza en un plazo de 18 a 24 meses, ya que hacen que la propiedad sea más segura y eficiente.

Saber qué problemas pueden surgir durante la implementación ayuda a las propiedades a prepararse para un lanzamiento exitoso.

Retos y soluciones comunes de la implementación

La instalación de cerraduras con tarjeta magnética en un hotel que ya está en funcionamiento requiere una planificación cuidadosa para mantener a los huéspedes satisfechos y al personal trabajando durante el cambio. Hay algunos problemas que pueden surgir durante la implementación.

Interrupciones en la experiencia de los huéspedes

Cuando hay muchos visitantes registrándose, los problemas de programación de las tarjetas o de los lectores pueden dificultar las cosas tanto para los huéspedes como para el personal de recepción. Las medidas proactivas para mitigarlos incluyen la instalación de estaciones de codificación de respaldo, la formación del personal en el uso del control manual y la planificación de la instalación de los lectores en momentos en los que no hay mucha gente. Mantener un stock limitado de tarjetas maestras preprogramadas a mano permite que los huéspedes entren inmediatamente mientras se trabaja en la solución de los problemas del sistema principal.

Formación y adopción por parte del personal

Los departamentos de recepción, limpieza y mantenimiento emplean sistemas de acceso con tarjetas magnéticas de diferentes maneras. Una buena formación se centra en los flujos de trabajo que son relevantes para el trabajo de cada persona, en lugar de ofrecer una visión general del sistema. El personal de recepción debe saber cómo programar y solucionar problemas con las credenciales. El personal de limpieza debe conocer los límites de tiempo y acceso a los sectores. El personal de mantenimiento debe controlar quién tiene acceso al hardware y solucionar cualquier problema que surja. Cuando se instala un sistema por primera vez, los servicios de asistencia técnica de los proveedores deben incluir formación in situ.

Complejidades de la integración de sistemas

Es posible que los sistemas de gestión de propiedades más antiguos no cuenten con las funciones API modernas, lo que dificulta su conexión con los sistemas de control de acceso más nuevos. Algunas soluciones son plataformas de middleware que conectan las instalaciones PMS más antiguas con los sistemas de acceso con tarjeta más nuevos, enfoques de migración por fases que mantienen ambos sistemas en funcionamiento durante el cambio y alianzas de proveedores que ofrecen soporte para la integración. Para garantizar que el nuevo sistema de entrada funcione con los sistemas de seguridad actuales, como las plataformas integradas de videovigilancia y gestión de visitantes, todos los proveedores de sistemas deben colaborar desde el principio.

Planificar con antelación estos problemas evita costosos retrasos y acelera la adopción por parte del personal.

Conclusión y próximos pasos

En comparación con las llaves normales, los sistemas de entrada con tarjeta magnética hacen que los hoteles sean más seguros, más eficientes y mejores para los huéspedes. La gestión automatizada de credenciales, la integración con el PMS y el registro digital de accesos se combinan para resolver los problemas recurrentes de seguridad en el sector hotelero, al tiempo que reducen los costes continuos.

Los establecimientos que estén pensando en implantar el acceso con tarjetas magnéticas deben hacer lo siguiente de inmediato:

1. Evaluar la infraestructura actual de control de acceso e identificar las brechas de seguridad.
2. Documentar los requisitos de integración del PMS y verificar la compatibilidad con los principales proveedores de tarjetas de acceso.
3. Solicitar demostraciones a dos o tres proveedores cualificados, incluidos los proveedores compatibles con Prostay.
4. Desarrollar un calendario de implementación por fases que minimice las molestias a los huéspedes.

Los hoteles deben estar atentos a los cambios en la expansión de las llaves móviles, los sistemas de control biométrico y las plataformas de administración basadas en la nube, ya que la tecnología de control de acceso de los hoteles sigue evolucionando. Estas tecnologías funcionarán cada vez más con credenciales de tarjetas magnéticas para añadir seguridad adicional y facilitar las cosas a los huéspedes.

Recursos adicionales

Lista de verificación para la evaluación de proveedores

• Capacidades de integración PMS y estado de certificación.
• Estándares de cifrado y protocolos de seguridad
• Compatibilidad con credenciales móviles y disponibilidad de aplicaciones para huéspedes
• Opciones de acceso remoto y gestión en la nube
• Disponibilidad de asistencia técnica y compromisos de respuesta

Plantilla de requisitos de integración del PMS

• Versión actual del PMS y capacidades de la API
• Especificaciones de la infraestructura de red
• Requisitos de compatibilidad del hardware de las puertas
• Necesidades de formación del personal y asistencia para la puesta en marcha

Consideraciones para el cálculo del retorno de la inversión

• Costes actuales de recodificación y sustitución de llaves
• Tiempo dedicado por el personal de recepción a cuestiones relacionadas con las llaves
• Frecuencia de incidentes de seguridad y costes asociados
• Impacto de los problemas con las llaves en la satisfacción de los huéspedes