Migración de PMS: guía completa para cambiar con éxito su sistema de gestión hotelera

El 58 % de los ejecutivos del sector hotelero cree que las soluciones en la nube aportan flexibilidad a los negocios, por lo que el cambio de los sistemas de gestión hotelera tradicionales a soluciones modernas basadas en la nube ya no es una tendencia, sino una necesidad empresarial. Si es propietario o gerente de un hotel y está pensando en migrar a un nuevo sistema de gestión hotelera, probablemente esté sopesando las ventajas operativas frente a la complejidad que supone cambiar los sistemas que gestionan sus operaciones diarias.

Migrar de su pms actual a uno nuevo como Prostay es una tarea importante que, si se hace bien, puede suponer un gran beneficio para las operaciones de su hotel. Pero requiere planificación, recursos y un profundo conocimiento de las ventajas y desventajas.

Esta guía le llevará a través de cada paso del proceso de migración del pms, desde la planificación hasta el soporte posterior a la migración, para que pueda tomar una decisión informada sobre si migrar a un pms basado en la nube es lo adecuado para su propiedad.

Comprender la migración del PMS

El proceso de migración de un sistema de gestión hotelera (PMS) existente a uno nuevo implica pasar de una solución obsoleta o local a un sistema basado en la nube que ofrece una mejor funcionalidad y capacidad de integración. El proceso incluye el traslado de datos operativos esenciales, como reservas, perfiles de huéspedes y registros financieros, y la conexión de diferentes tecnologías del sector hotelero.

Motivos habituales para la migración

Los hoteles suelen plantearse migrar su sistema de gestión hotelera cuando se encuentran con varias limitaciones importantes.

Está obsoleto y no cumple con las expectativas de los huéspedes ni con las operaciones hoteleras modernas. Los sistemas PMS heredados no cuentan con soporte móvil, informes en tiempo real ni procesos automatizados, algo que los hoteleros de hoy en día esperan.

Los impiden una conexión fluida con múltiples sistemas, incluidos los gestores de canales, los procesadores de pagos y las herramientas de gestión de ingresos. Cuando su sistema actual no puede comunicarse con otros sistemas clave, se crean cuellos de botella operativos.

Soporte deficiente que obliga a los propietarios a ocuparse por su cuenta del mantenimiento y los problemas del sistema. Una trayectoria probada de buen soporte es clave cuando las cosas van mal durante la temporada alta.

Problemas de escalabilidad que impiden a las empresas crecer o adaptarse a los cambios del mercado. A medida que las propiedades crecen o las expectativas de los huéspedes cambian, los sistemas inflexibles se convierten en un lastre operativo.

Ventajas de un PMS moderno basado en la nube

Las ventajas de migrar a un software basado en la nube como Prostay van mucho más allá de la simple funcionalidad:

Acceso en tiempo real a los datos del PMS desde cualquier lugar, lo que permite la gestión remota y una toma de decisiones más rápida. Los propietarios y gestores de propiedades pueden ver el rendimiento del negocio y responder a las necesidades operativas estén donde estén.

Mejor integración a través de API abiertas, lo que permite conectarse con proveedores de PMS y sistemas de terceros sin problemas, creando un ecosistema tecnológico unificado.

Las actualizaciones y el mantenimiento automáticos eliminan las actualizaciones manuales del sistema y reducen la infraestructura de TI, de modo que el personal puede centrarse en la experiencia de los huéspedes y no en tareas de mantenimiento técnico.

La seguridad mejorada significa que sus datos están protegidos por un cifrado de nivel empresarial y actualizaciones de seguridad periódicas, por lo que cumple con las normativas de protección de datos.

La rentabilidad se traduce en menores requisitos de hardware y precios de suscripción predecibles, lo que le permite planificar su presupuesto para empresas de todos los tamaños.

Planificación de su estrategia de migración de PMS

Una estrategia de migración exitosa comienza con el desarrollo de una hoja de ruta detallada que defina plazos y hitos específicos, junto con las responsabilidades asignadas. La fase de planificación, que anteriormente identificamos como esencial para el éxito de la migración, debe comenzar semanas antes de que se inicie cualquier proceso de transferencia de datos.

Creación de su equipo de migración

Una migración de PMS exitosa requiere la participación de varios departamentos y equipos:

• Operaciones de recepción para garantizar que los procesos de atención al cliente se desarrollen sin problemas
• Gestión de ingresos para mantener la precisión de los precios y el inventario
• Limpieza para preservar el estado de las habitaciones y los flujos de trabajo de mantenimiento
• Finanzas para garantizar la precisión de los informes y el procesamiento de los pagos
• TI para gestionar los aspectos técnicos y la integración de los sistemas

Designar a un responsable dedicado al proyecto de migración garantiza la rendición de cuentas y mantiene el impulso del proyecto durante todo el proceso. Este miembro del equipo debe tener autoridad para tomar decisiones y coordinar entre departamentos, al tiempo que informa diariamente al director general del hotel.

Establecer plazos realistas

Un proceso de migración normal dura entre 1 y 3 meses, dependiendo del tamaño del establecimiento y de los requisitos específicos. Con experiencia en innumerables proyectos de migración, los profesionales de Prostay Hospitality recomiendan evitar plazos ajustados y agresivos para las migraciones, ya que podrían comprometer no solo la integridad de los datos del hotel, sino, lo que es más importante, la calidad de la formación del personal.

Consideraciones para elegir el momento óptimo:

• Programar la migración durante la temporada baja o los meses de menor actividad para minimizar el impacto en las operaciones.
• Evitar los periodos de máxima ocupación, en los que las interrupciones del sistema podrían afectar a los ingresos.
• Prever un margen de tiempo para imprevistos o necesidades de formación adicionales.
• Coordinarse con el equipo de incorporación para garantizar la disponibilidad de un soporte adecuado.

Evaluación y preparación previas a la migración

Antes de migrar los datos, es necesario realizar una evaluación completa de las limitaciones de su sistema actual para determinar las necesidades específicas de su futuro sistema de gestión de propiedades (PMS). El proceso de evaluación requiere la participación de todos los departamentos para garantizar que el nuevo PMS basado en la nube satisfaga las necesidades operativas de toda su propiedad.

Evaluación de las limitaciones del sistema actual

Documente los puntos débiles existentes, incluyendo:

• Limitaciones en la generación de informes que impiden un análisis eficaz del negocio
• Fallos de integración con sistemas esenciales
• Problemas con la interfaz de usuario que ralentizan las operaciones diarias
• Problemas de soporte que afectan a la continuidad del negocio
• Limitaciones de escalabilidad que restringen las oportunidades de crecimiento

Procedimientos de limpieza y copia de seguridad de datos

Unos datos limpios y organizados garantizan una transición fluida y mantienen la integridad de los datos durante todo el proceso de migración del pms del hotel. Cuanto más desorganizados y desordenados estén los datos del hotel, más difícil y lenta será la migración. Esta preparación implica:

Revisión de los perfiles de los huéspedes: Identifique y fusione los registros duplicados, actualice la información obsoleta y garantice un formato coherente en todos los datos de los huéspedes.

Validación de los datos de las reservas: Verifique la exactitud de las reservas futuras, confirme las estructuras de tarifas y valide las solicitudes o preferencias especiales.

Organización de los registros financieros: Asegúrese de que todas las transacciones se registren y concilien correctamente antes de la transferencia para mantener la precisión de los informes en su nuevo sistema.

Evaluación de la infraestructura

Para la migración a la nube, evalúe la preparación técnica de su propiedad:

• Ancho de banda de Internet suficiente para operaciones basadas en la nube: la mayoría de los sistemas PMS en la nube, como Prostay, no requieren conexiones a Internet potentes, pero se recomienda disponer de una adecuada.
• Fiabilidad de la red para garantizar un acceso constante al sistema: no todos los programas de gestión hotelera en la nube ofrecen un modo sin conexión, por lo que la estabilidad de su red de Internet es importante. Prostay ofrece un modo sin conexión totalmente funcional que le permite gestionar las operaciones de su hotel independientemente de su conexión a Internet.
• Compatibilidad de los dispositivos con los nuevos requisitos del software.
• Protocolos de seguridad adecuados para el software basado en la nube.

Proceso de migración y transferencia de datos

La fase de migración de datos es la parte más importante del cambio a un nuevo pms. Implica exportar todos los datos relevantes de su antiguo pms e importarlos a su nuevo sistema basado en la nube, manteniendo la integridad de los datos durante todo el proceso.

Tipos de datos que se deben migrar

Información de los huéspedes: los perfiles de los huéspedes, incluyendo el historial de estancias, las preferencias, los datos de contacto y el estado del programa de fidelización, son la base de un servicio personalizado.

Datos de reservas: Las reservas activas y futuras con todos los detalles asociados, incluyendo tarifas, solicitudes especiales e información de pago, deben transferirse correctamente para evitar errores en las reservas.

Registros financieros: Datos históricos de transacciones, folios e información contable para mantener la continuidad en los informes financieros y la facturación de los huéspedes.

Datos operativos: Configuraciones de habitaciones, estructuras de tarifas, detalles de paquetes y ajustes de inventario para mantener la coherencia en las operaciones diarias.

Enfoque de la migración: Transferencia completa o selectiva

Los propietarios de establecimientos tienen que tomar una decisión importante en cuanto al alcance de los datos:

La migración histórica completa proporciona continuidad en las relaciones con los huéspedes y análisis completos, pero requiere más tiempo y recursos, y es más compleja. Es adecuada para establecimientos con grandes bases de datos de huéspedes y una larga trayectoria operativa.

La migración selectiva, que se centra en los datos recientes y esenciales, es más rápida de implementar y conlleva menos riesgos, pero sacrifica la facilidad de acceso a los datos históricos. Es adecuada para establecimientos más nuevos o que desean implementar la migración rápidamente.

Protección de los datos de los huéspedes durante la migración

La protección de los datos de los huéspedes requiere el cumplimiento estricto de normativas como el RGPD y la CCPA durante todo el proceso de migración. Las consideraciones clave son:

Transferencias cifradas: todos los datos confidenciales deben cifrarse durante la transferencia entre sistemas para evitar el acceso no autorizado.

Controles de acceso: limite el acceso a la migración a los miembros esenciales del equipo con los niveles de autorización adecuados.

Documentación de cumplimiento: mantenga registros detallados de los procedimientos de tratamiento de datos para demostrar el cumplimiento normativo.

Consideraciones internacionales: las propiedades que tratan datos de huéspedes internacionales deben asegurarse de que las soluciones basadas en la nube cumplen con las normativas de transferencia de datos transfronteriza.

Integración del sistema y conectividad

La migración a un nuevo pms no consiste solo en transferir datos, sino en lograr una integración perfecta con el ecosistema tecnológico existente de su hotel. Su nuevo pms en la nube debe comunicarse con múltiples sistemas para que todo funcione correctamente.

Puntos clave de integración

Sistemas de gestión de canales para sincronizar las tarifas y la disponibilidad en todos los canales, con el fin de evitar overbookings o errores en los precios que afecten a los ingresos.

Procesamiento de pagos para garantizar la seguridad de las transacciones y la presentación de informes financieros, tanto para la experiencia de los huéspedes como para las operaciones comerciales.

Plataformas de comunicación con los huéspedes para preservar los flujos de trabajo de mensajería automatizada y de interacción con los huéspedes para mejorar la experiencia del cliente.

Herramientas de gestión de ingresos para continuar con la fijación dinámica de precios y la previsión de la demanda para el rendimiento empresarial.

Pruebe la integración antes de la puesta en marcha

Pruebas exhaustivas para evitar interrupciones cuando se ponga en marcha el nuevo sistema. Las pruebas deben realizarse en un entorno controlado utilizando datos reales del establecimiento para identificar los problemas antes de que afecten a la experiencia de los huéspedes.

Pasos de las pruebas de integración:

• Verificar el flujo de datos entre los sistemas
• Probar el procesamiento de las transacciones
• Comprobar los informes
• Validar los flujos de trabajo
• Probar la gestión de errores

Formación y adopción por parte del personal

Una formación adecuada del personal garantiza una transición fluida y permite sacar el máximo partido a su nuevo sistema de gestión hotelera basado en la nube. La formación debe adaptarse a los diferentes estilos de aprendizaje y proporcionar recursos de apoyo continuos.

Enfoque de formación integral

La formación específica para cada función se centra en las características y los flujos de trabajo relevantes para las tareas diarias de cada departamento, de modo que el personal pueda realizar su trabajo sin complicaciones innecesarias.

La práctica en un entorno de pruebas permite al personal familiarizarse con el nuevo software antes de tener que gestionar interacciones reales con los huéspedes o transacciones comerciales.

El soporte multilingüe permite a todos los miembros del equipo utilizar el nuevo sistema independientemente de su idioma preferido y fomenta la adopción entre los distintos equipos del hotel.

Recursos de formación y soporte

Los proveedores de pms modernos, como Prostay, ofrecen múltiples formatos de formación:

• Tutoriales en vídeo para el aprendizaje a su propio ritmo
• Formación en directo para una orientación interactiva
• Guías de usuario como documentación de referencia
• Ayuda en línea para soporte continuo

Soporte técnico durante la puesta en marcha y tras la migración

El cambio definitivo al nuevo sistema representa la culminación de su estrategia de migración y requiere una coordinación minuciosa para minimizar las interrupciones operativas. Si se planifica correctamente, el cambio real dura aproximadamente 30 minutos, con un tiempo de inactividad mínimo.

Lista de comprobación previa a la activación

Antes de activar su nuevo sistema basado en la nube:

• Verifique que todas las funciones esenciales estén configuradas correctamente.
• Confirme que las conexiones de integración funcionan correctamente.
• Pruebe los flujos de trabajo críticos con datos de muestra.
• Asegúrese de que la formación del personal sea completa.
• Valide que los procedimientos de copia de seguridad estén en marcha.

Periodo inmediatamente posterior a la migración

Las primeras horas y días después de la migración son fundamentales para identificar y resolver cualquier problema inesperado. Prevea invertir tiempo adicional en supervisar el rendimiento del sistema y proporcionar apoyo adicional a los miembros del personal que se están adaptando a los nuevos procesos.

Áreas clave:

• Procedimientos de registro y salida de huéspedes
• Precisión en la gestión de reservas
• Funcionalidad de procesamiento de pagos
• Acceso a informes y análisis
• Supervisión del rendimiento de la integración

Asistencia continua y optimización

La asistencia tras la migración va más allá de la implementación inicial e incluye oportunidades de mejora continua. Las revisiones periódicas del sistema ayudan a identificar posibilidades de optimización y garantizan que se aprovechan al máximo las ventajas operativas de su nuevo pms.

Cronograma y costos de la migración

Comprender la inversión financiera y el compromiso de tiempo que requiere la migración del sistema de gestión de propiedades (PMS) ayuda a los propietarios a tomar decisiones informadas y planificar adecuadamente el proceso de transición.

Desglose del cronograma típico

Componentes del coste

Las tarifas de migración y configuración suelen oscilar entre 1000 y más de 10 000 dólares, dependiendo del tamaño de la propiedad, la complejidad de los datos y los requisitos de integración.

Los costes de formación pueden representar hasta el 20 % de la inversión total del proyecto, especialmente en el caso de propiedades más grandes con grandes necesidades de formación del personal.

Las tarifas de suscripción a las soluciones de PMS en la nube suelen oscilar entre 50 y más de 500 dólares por habitación al año, dependiendo de las funciones y los niveles de asistencia.

Los posibles costes por tiempo de inactividad deben minimizarse mediante una planificación cuidadosa, pero las propiedades deben presupuestar el posible impacto en los ingresos durante el periodo de transición.

Retorno de la inversión

Las ventajas comerciales de migrar a un pms moderno basado en la nube suelen incluir:

• Reducción de los costes de infraestructura y mantenimiento de TI
• Mejora de la eficiencia operativa y la productividad del personal
• Mejora de las capacidades de gestión de ingresos
• Mejor experiencia de los huéspedes, lo que se traduce en una mayor satisfacción
• Escalabilidad que respalda el crecimiento del negocio

Gestión y mitigación de riesgos

Toda migración de un sistema de gestión hotelera conlleva riesgos inherentes que pueden afectar al funcionamiento del hotel si no se gestionan adecuadamente. Conocer estos riesgos y contar con estrategias de mitigación garantiza una transición fluida y la continuidad del negocio.

Riesgos comunes de la migración

Problemas de integridad de los datos: la pérdida de reservas, los perfiles de huéspedes dañados o los registros financieros inexactos pueden afectar al funcionamiento y a la experiencia de los huéspedes.

Fallos de integración: impedir la comunicación entre su nuevo PMS y otros sistemas clave puede interrumpir los procesos de reserva y la gestión de ingresos.

Dificultades de adopción por parte del personal: pueden ralentizar las operaciones y aumentar los errores si los miembros del equipo tienen dificultades con los nuevos procesos o carecen de formación.

Interrupciones operativas durante el periodo de transición: pueden afectar a la experiencia de los huéspedes y a los ingresos si no se gestionan adecuadamente.

Estrategias de mitigación de riesgos

Procedimientos de copia de seguridad completa para que pueda restaurar las operaciones si surgen problemas críticos durante la migración. Mantenga copias de seguridad completas de todos los datos y la configuración.

Funcionamiento paralelo del sistema durante las fases iniciales, lo que permite opciones de respaldo si algo sale mal con el nuevo sistema.

Implementación por fases, lo que reduce el riesgo al realizar la transición de diferentes partes de la operación en lugar de todo a la vez.

Coordinación del soporte del proveedor para que disponga de ayuda experta cuando la necesite, especialmente durante la puesta en marcha.

Medir el éxito de la migración

Para evaluar la migración de su pms, es necesario supervisar tanto las cifras como la percepción general de las operaciones del hotel. Esto validará la inversión y mostrará dónde se puede optimizar aún más.

Indicadores clave de rendimiento

El tiempo de actividad del sistema, medido en porcentajes y tiempos de respuesta, muestra la estabilidad de su nuevo pms en la nube.

Las mejoras en la eficiencia operativa, como un check-in más rápido, menos introducción manual de datos y procesos optimizados, demuestran que funciona.

Las ganancias en productividad del personal, medidas a través de los tiempos de finalización de las tareas y la reducción de la formación del personal nuevo, demuestran que el sistema es más fácil de usar.

Las métricas de satisfacción de los huéspedes, como las puntuaciones de los comentarios y la coherencia en la prestación de los servicios, muestran el impacto en la experiencia del cliente.

Oportunidades de mejora continua

Las revisiones periódicas con su proveedor de PMS le ayudarán a identificar nuevas funciones, integraciones y oportunidades de optimización para sacar más partido al sistema.

Las revisiones mensuales que hacen un seguimiento de las métricas clave mostrarán las tendencias y las oportunidades de mejora.

Las sesiones de comentarios del personal le proporcionarán información sobre la experiencia de los usuarios y las mejoras en el flujo de trabajo.

El análisis de los comentarios de los huéspedes mostrará dónde puede mejorar el sistema la experiencia del cliente.

Conclusión

La migración al PMS es una oportunidad para modernizar su hotel, mejorar la experiencia de los huéspedes y mejorar su negocio. Aunque requiere planificación, recursos y compromiso por parte de todo su equipo, las ventajas operativas de pasar a un PMS moderno basado en la nube como Prostay transformarán la eficiencia y la competitividad de su establecimiento.

La clave del éxito es una preparación minuciosa, plazos realistas, una formación completa del personal y el apoyo continuo de proveedores de PMS con experiencia. Al leer esta guía, podrá tomar una decisión informada sobre si la migración del PMS es adecuada para su propiedad y sus recursos.

Recuerde que el éxito de la migración va más allá de la implementación inicial y se extiende a la optimización continua y el desarrollo del personal. Las propiedades que planifican adecuadamente y se centran en la mejora continua obtendrán el mayor rendimiento de su inversión.

Si está pensando en cambiar de pms, evalúe proveedores como Prostay, que ofrecen asistencia completa para la migración, una trayectoria probada y las funciones necesarias para seguir siendo competitivo en el sector hotelero.