Costos Fijos y Variables en Hoteles: Guía Completa de Gestión

En el mundo de la hostelería, comprender realmente la estructura de costes de su hotel puede marcar la diferencia entre obtener beneficios o sufrir pérdidas. Solo los costes laborales suelen representar entre el 35 % y el 50 % de los gastos operativos totales en muchos hoteles, por lo que gestionar estos costes de forma inteligente es más importante que nunca si desea seguir siendo competitivo y mantener unos márgenes saludables.

Los costes fijos y variables de los hoteles son la columna vertebral de cualquier modelo de negocio hotelero de éxito. Tanto si dirige una acogedora posada boutique como si gestiona una gran cadena hotelera, controlar estas categorías de costes le ayudará a tomar decisiones más inteligentes sobre los precios, la dotación de personal y cómo mejorar la eficiencia operativa.

Esta guía cubre todo lo que los gerentes de hotel necesitan saber sobre la gestión eficaz de los costes en 2025. Encontrará consejos prácticos para optimizar los gastos fijos y variables, indicadores clave de rendimiento para realizar un seguimiento de su rendimiento y herramientas tecnológicas que pueden ayudarle a aumentar sus ingresos y reducir el gasto innecesario.

Comprender los costes fijos y variables de los hoteles

En lo que respecta a los costes operativos de los hoteles, estos se dividen generalmente en dos categorías principales que todo equipo directivo debe conocer. Los costes fijos son aquellos gastos que se mantienen iguales independientemente del número de huéspedes que tenga. Tanto si su hotel tiene un 20 % de ocupación como si está lleno al 95 % durante el mismo periodo de tiempo, estos costes no varían.

Los costes variables, por otro lado, aumentan y disminuyen en función del número de huéspedes que se alojen en su establecimiento. Un mayor número de huéspedes supone un aumento de los gastos variables, y cuando la ocupación disminuye, estos costes también bajan. Esto da a los hoteles cierta flexibilidad para ajustarse durante los periodos de menor actividad.

Comprender la diferencia entre los costes fijos y los variables es fundamental, ya que repercute directamente en la rentabilidad de su hotel y en el precio de sus habitaciones. Conocer esta relación ayuda a los gerentes de hotel a calcular los puntos de equilibrio, ajustar la gestión de ingresos y tomar decisiones inteligentes para gestionar el hotel de forma más eficiente.

Esta es una fórmula sencilla que todo gerente de hotel debe tener en cuenta: Costes totales del hotel = Costes fijos + Costes variables

Esta ecuación básica es la base de todas las decisiones de precios y objetivos financieros que establece su hotel. Los hoteles con una mayor proporción de costes fijos asumen más riesgos cuando la economía se ralentiza, pero a menudo ofrecen servicios más estables a los huéspedes. Por su parte, los hoteles con más costes variables pueden adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado, pero pueden tener más dificultades para mantener la calidad del servicio cuando recortan gastos.

Ejemplos de costes fijos de un hotel

Los costes fijos son los gastos fijos que mantienen su hotel en funcionamiento independientemente de la ocupación que tenga. El alquiler o la hipoteca son un buen ejemplo: se paga la misma cantidad tanto si no se alquila ninguna habitación como si se está completo.

Los salarios de su equipo directivo y de los empleados a tiempo completo con contratos fijos también entran en esta categoría. Los responsables de recepción, los contables y otros miembros esenciales del personal cobran lo mismo independientemente de la ocupación, lo que garantiza el buen funcionamiento de su hotel, pero añade costes fijos durante los periodos de menor actividad.

Luego están las primas de los seguros de la propiedad, las licencias comerciales y las tasas reglamentarias. Estos suelen vencerse anualmente o periódicamente, independientemente del número de huéspedes que tenga. Aunque estos costes pueden aumentar un poco cada año, son necesarios para proteger su propiedad y mantener su negocio en regla.

Los impuestos sobre la propiedad y las tasas municipales son otro gran gasto fijo. Se basan en el valor de la propiedad, no en los resultados de su hotel, por lo que son predecibles pero inflexibles. Es conveniente planificar cuidadosamente estos costes.

La depreciación de su mobiliario, instalaciones y equipamiento también cuenta como un gasto fijo. Esto refleja el desgaste de sus activos con el tiempo, independientemente del número de huéspedes que se alojen en su hotel.

Por último, algunos servicios públicos tienen una tarifa base fija. Por ejemplo, sus planes de servicio de teléfono e Internet tienen tarifas mínimas independientemente del uso que haga de ellos, lo que constituye la parte fija de estos gastos, que por lo demás son variables.

Ejemplos de gastos variables de un hotel

Los costes variables suben y bajan en función de la actividad de los huéspedes, lo que le ofrece la oportunidad de gestionar los gastos de forma dinámica. Los suministros de limpieza, como la ropa de cama, los artículos de tocador y los productos de limpieza, aumentan a medida que se ocupan más habitaciones. Mantener un control estricto del inventario en este aspecto puede marcar una gran diferencia en el coste por habitación ocupada.

Los gastos de comida y bebida también fluctúan en función de la demanda de los huéspedes, ya sea en su restaurante o a través del servicio de habitaciones. Una planificación inteligente del menú, el control de las raciones y buenos acuerdos con los proveedores pueden ayudar a mantener estos costes bajo control.

Los salarios por hora del personal de limpieza, mantenimiento y servicios al huésped a tiempo parcial constituyen los costes laborales variables. La formación cruzada del personal para que pueda desempeñar múltiples funciones le ayuda a ajustar la plantilla en función de la ocupación prevista sin sacrificar la calidad del servicio.

Las facturas de electricidad, agua y gas varían en función del consumo real, que suele aumentar con la ocupación. Los costes energéticos pueden dispararse, especialmente si su establecimiento carece de automatización. La actualización a iluminación LED y la instalación de sensores de ocupación pueden reducir significativamente estos gastos variables.

Los servicios para los huéspedes, como los obsequios de bienvenida y los refrigerios en la habitación, son costes variables que pueden mejorar la satisfacción de los huéspedes. Elegir estos servicios con prudencia le permite equilibrar el control de los costes con la oferta de una excelente experiencia a los huéspedes, lo que a su vez puede impulsar la repetición de negocios.

Las comisiones pagadas a las agencias de viajes online y a las plataformas de reserva son puramente variables, ya que están directamente vinculadas a las reservas. Estas comisiones pueden consumir entre el 10 y el 25 % de los ingresos por habitaciones. Fomentar las reservas directas puede ayudar a reducir estos costes adicionales.

Costes semivariables en los hoteles

Algunos gastos tienen partes fijas y variables, lo que significa que su gestión requiere un poco más de matices. Por ejemplo, las facturas de telecomunicaciones suelen incluir una tarifa base fija más cargos que dependen del uso que hagan los huéspedes y el personal.

Los contratos de mantenimiento suelen tener una tarifa base por el servicio rutinario más cargos adicionales por reparaciones de emergencia o desgaste. Los costes de mano de obra también pueden ser mixtos: el personal asalariado es fijo, pero las horas extras y las contrataciones estacionales añaden variabilidad. Una buena programación y una formación cruzada ayudan a mantener estos costes equilibrados.

Indicadores clave de rendimiento para la gestión de costes

Para saber si está gestionando bien los costes, necesita métricas claras que arrojen luz sobre la eficiencia operativa. Una medida importante es el coste por habitación ocupada (CPOR), que divide los costes totales del departamento de habitaciones entre el número de habitaciones ocupadas. Esto le ayuda a controlar los costes variables.

La fórmula es sencilla: CPOR = Costes totales del departamento de habitaciones ÷ Total de habitaciones ocupadas. Hacer un seguimiento mensual de este indicador puede alertarle de los costes crecientes y ayudarle a detectar oportunidades para reducir el gasto.

El coste por habitación disponible (CostPAR) analiza los costes totales divididos por todas las noches de habitación disponibles, lo que le permite conocer la eficiencia general de los costes, independientemente de la ocupación. Es una forma estupenda de ver cómo se cubren los costes fijos y cuál es la eficiencia de las operaciones en diferentes niveles de demanda.

El coste laboral por habitación disponible (LPAR) se centra en los costes laborales por noche de habitación disponible. Dado que la mano de obra suele ser el mayor gasto, estar atento al LPAR le ayuda a optimizar la dotación de personal sin sacrificar el servicio al huésped.

El porcentaje de costes variables muestra qué parte de sus ingresos totales se destina a costes variables. Lo ideal es mantenerlo por debajo del 35 % para maximizar la rentabilidad.

El índice de cobertura de costes fijos le ayuda a comprender qué nivel de ocupación necesita para cubrir sus costes fijos. Esto le sirve de guía para el análisis de precios y el umbral de rentabilidad en diferentes escenarios.

Enfoques estratégicos de gestión de costes

El uso de modelos de dotación de personal flexibles le permite convertir los costes laborales fijos en variables durante las épocas de menor actividad, sin dejar de mantener la calidad del servicio. Esto significa formar a su personal en diferentes tareas y asociarse con agencias de trabajo temporal para cubrir los periodos de mayor actividad sin exceso de personal.

Negociar contratos con los proveedores con descuentos por volumen ayuda a optimizar los costes variables y garantiza que tenga suficientes suministros durante las épocas de mayor actividad. Los acuerdos a largo plazo pueden proporcionar estabilidad de costes y flexibilidad operativa.

Los sistemas de gestión de ingresos desempeñan un papel fundamental al garantizar que sus precios cubran tanto los costes fijos como los variables, al tiempo que maximizan los beneficios. Estas herramientas analizan los datos históricos, las tendencias del mercado y su estructura de costes para ajustar dinámicamente las tarifas de las habitaciones.

La creación de presupuestos departamentales que separen los gastos fijos de los variables mejora la transparencia y la rendición de cuentas. De esta manera, los jefes de departamento pueden centrarse en controlar los costes variables y, al mismo tiempo, comprender sus responsabilidades en materia de costes fijos.

Establecer protocolos de control de costes para diferentes niveles de ocupación ayuda a mantener la rentabilidad de su hotel independientemente de la demanda. Por ejemplo, puede tener estrategias específicas para una ocupación inferior al 50 %, entre el 50 % y el 80 %, y superior al 80 %.

Soluciones tecnológicas para la optimización de costes

Los sistemas de gestión de propiedades (PMS) que realizan un seguimiento del coste por habitación ocupada en tiempo real le proporcionan una visión inmediata del rendimiento de los costes. Los PMS modernos suelen integrarse con software de contabilidad para proporcionar análisis y previsiones de costes detallados.

Los sistemas de gestión de energía automatizan el control de los costes variables de los servicios públicos mediante termostatos inteligentes, controles de iluminación y sensores de ocupación. Estas inversiones suelen amortizarse en un plazo de 18 a 24 meses y, al mismo tiempo, mejoran la comodidad de los huéspedes.

El software de gestión de inventario ayuda a optimizar los pedidos de suministros de limpieza mediante el seguimiento de los patrones de uso y la predicción de las necesidades en función de las reservas. Esto reduce el desperdicio y garantiza que los huéspedes siempre tengan lo que esperan.

Las plataformas de programación de personal ajustan la dotación de personal a la ocupación prevista, convirtiendo los costes laborales fijos en variables y manteniendo al mismo tiempo un alto nivel de servicio. Tienen en cuenta las necesidades de los huéspedes, la disponibilidad del personal y la rentabilidad, todo al mismo tiempo.

Los sistemas de aprovisionamiento automatizados ajustan los pedidos en función de las previsiones de reservas, lo que reduce el desperdicio y mejora las relaciones con los proveedores. Integrados con los datos del PMS, le ayudan a predecir la demanda y a controlar los costes con precisión.

Estrategias de gestión de costes estacionales

Las temporadas altas, como junio-agosto y las vacaciones de diciembre, requieren que ajuste sus presupuestos de costes variables para hacer frente a una mayor demanda sin dejar de ser rentable. Espere gastar más en suministros de limpieza, energía y salarios por hora durante estos periodos.

Los periodos de baja ocupación, como enero-febrero y la caída tras las vacaciones, requieren una planificación cuidadosa para cubrir los costes fijos y encontrar formas temporales de reducir los gastos sin perjudicar las operaciones futuras.

Las temporadas intermedias (marzo-mayo, septiembre-noviembre) son perfectas para aplicar medidas de ahorro y realizar trabajos de mantenimiento. Programar los gastos importantes y la formación del personal durante estos meses más tranquilos ayuda a optimizar su presupuesto anual.

Los planes de personal estacionales equilibran el control de los costes con el servicio al cliente mediante el uso de trabajadores a tiempo parcial y temporales durante los periodos de mayor actividad. La formación cruzada garantiza que su equipo principal pueda cubrir múltiples funciones cuando el negocio se ralentiza.

Referencias del sector y mejores prácticas

Las normas del sector sugieren que la mayoría de los hoteles tienen entre un 60 % y un 65 % de costes fijos y entre un 35 % y un 40 % de costes variables. Si su establecimiento se aleja mucho de estos rangos, vale la pena revisar su eficiencia operativa y sus estrategias de gestión de costes.

Lo ideal es que los costes variables se mantengan por debajo del 35 % de los ingresos totales para obtener la mejor rentabilidad. Los hoteles que superan este umbral pueden enfrentarse a ineficiencias o problemas de precios que no cubren totalmente los costes operativos.

Comparar mensualmente su coste por habitación ocupada con el de hoteles similares le proporciona información valiosa sobre la competencia y destaca las áreas que se pueden mejorar. Los datos regionales y específicos del segmento son los más relevantes para realizar comparaciones significativas.

El seguimiento de los cambios mensuales en los costes variables le ayuda a detectar tendencias y patrones estacionales para planificar el futuro. Mantener registros detallados favorece una mejor elaboración del presupuesto anual y la eficiencia operativa.

Celebrar reuniones semanales de revisión de costes durante las temporadas altas permite controlar los gastos cuando estos pueden cambiar rápidamente. En estas reuniones deben participar los jefes de departamento responsables de las principales áreas de costes y centrarse en las oportunidades de optimización inmediatas.

Una buena gestión de costes equilibra la eficiencia con la satisfacción de los huéspedes. Recortar costes a expensas del servicio suele provocar una menor ocupación y una disminución de los ingresos a largo plazo.

Muchos hoteles llevan a cabo programas de reducción de residuos que ahorran dinero y apoyan los objetivos de sostenibilidad. Estas iniciativas incluyen la formación del personal, la educación de los huéspedes y el ajuste de las operaciones.

Conclusión

Controlar los costes fijos y variables de los hoteles es clave para la rentabilidad a largo plazo en el competitivo mercado hotelero actual. Conocer la diferencia entre estos costes influye en todo, desde los precios y la dotación de personal hasta los servicios a los huéspedes.

Una gestión de costes exitosa combina la planificación estratégica con la flexibilidad operativa, lo que ayuda a los hoteles a mantener la calidad y a mejorar los resultados financieros. La tecnología, la supervisión del rendimiento y la planificación estacional desempeñan un papel importante en la creación de un control de costes eficaz.

Al aplicar las estrategias y realizar un seguimiento de las métricas de esta guía, los gerentes de hotel pueden aumentar la eficiencia operativa, reducir el desperdicio y aumentar los ingresos, todo ello mientras mantienen a los huéspedes satisfechos y fieles. El secreto está en comprender la estructura de costes única de su hotel y adaptar su enfoque a los gastos fijos y variables.

Recuerde que la optimización de los costes es un proceso continuo. Las condiciones del mercado, las expectativas de los huéspedes y las necesidades operativas están en constante evolución, por lo que sus estrategias de gestión de costes deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a los cambios y favorecer tanto los beneficios a corto plazo como el crecimiento a largo plazo.