Qué es el Flow Through en Hoteles: Guía para la Gestión de Beneficios

Los gerentes de hotel suelen celebrar cuando aumentan los ingresos, pero la verdadera pregunta es: ¿qué parte de esos ingresos adicionales se convierte realmente en beneficios? Ahí es donde comprender el flujo de ingresos se convierte en un factor decisivo para cualquier hotel que busque aumentar su rentabilidad más allá de simplemente ingresar más dinero.

Esta guía le explicará todo lo que necesita saber sobre el flujo de ingresos, desde los conceptos básicos sobre cómo calcularlo hasta estrategias inteligentes para mejorar la salud financiera de su hotel.

Definición y concepto básico del flujo de ingresos

En pocas palabras, el flujo mide el porcentaje de ingresos adicionales del hotel que realmente se traduce en beneficios brutos de explotación (GOP). Es una métrica clave que muestra la capacidad de un hotel para convertir los ingresos adicionales en beneficios reales, especialmente cuando los ingresos reales superan las cifras presupuestadas.

También denominado «tasa de retención», el flujo le indica qué parte de esos ingresos adicionales «fluye» hacia sus resultados finales después de cubrir los costes adicionales que conlleva un mayor volumen de negocio. Para los propietarios y gerentes de hoteles, esta información es muy valiosa, ya que va más allá de la simple observación del crecimiento de los ingresos y le ayuda a ver la verdadera imagen de la rentabilidad.

Este concepto es especialmente importante a la hora de evaluar los esfuerzos de gestión de ingresos. Es posible que aumente las tarifas de sus habitaciones y vea cómo suben los ingresos brutos, pero si sus costes operativos aumentan al mismo ritmo, o más rápido, esos ingresos adicionales no aumentarán mucho sus beneficios. El flujo le ayuda a comprender si el aumento de los ingresos se traduce realmente en ganancias financieras.

El flujo se aplica a todas las fuentes de ingresos de su hotel, desde los ingresos por habitaciones y las ventas de alimentos y bebidas hasta las ventas en tiendas y otros servicios. Saber cómo contribuye cada departamento al flujo de beneficios le ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre dónde centrar sus esfuerzos.

Cómo calcular el flujo

Calcular el flujo es sencillo: reste el GOP presupuestado del GOP real, luego divida por la diferencia entre los ingresos reales y los ingresos presupuestados, y multiplique por 100 para obtener un porcentaje.

Por ejemplo, si su hotel obtiene 40 000 dólares más de ingresos de lo presupuestado y su beneficio bruto de explotación aumenta en 24 000 dólares con respecto al beneficio presupuestado, su flujo de ingresos es (24 000 dólares ÷ 40 000 dólares) × 100 = 60 %.

Puede calcular el flujo para todo el hotel o desglosarlo por departamentos, como habitaciones, alimentos y bebidas u otras fuentes de ingresos. La clave es utilizar datos coherentes de períodos comparables para obtener información significativa.

Proceso de cálculo paso a paso

Comience por recopilar los datos reales de ingresos y GOP del período actual de su sistema de gestión de propiedades o software de contabilidad para garantizar la precisión.

A continuación, compare estas cifras reales con sus ingresos presupuestados y los objetivos de GOP para el mismo período. Recuerde que los ingresos presupuestados deben ser su previsión original, no las proyecciones actualizadas realizadas durante el periodo.

Calcule los ingresos incrementales restando los ingresos presupuestados de los ingresos reales. Por ejemplo, si los ingresos reales son de 500 000 $ y los ingresos presupuestados son de 460 000 $, sus ingresos incrementales son de 40 000 $.

A continuación, calcule el beneficio incremental restando el beneficio presupuestado del beneficio real. Si el GOP real es de 180 000 $ y el GOP presupuestado es de 156 000 $, su beneficio incremental es de 24 000 $.

Por último, divida el beneficio incremental entre los ingresos incrementales y multiplique por 100 para obtener su porcentaje de flujo: (24 000 $ ÷ 40 000 $) × 100 = 60 %.

Puntos de referencia y estándares del sector

Por lo general, el flujo de ingresos de los hoteles se sitúa entre el 35 % y el 60 %, dependiendo del tipo de establecimiento y de las condiciones del mercado. Estos puntos de referencia le proporcionan una referencia útil para ver cómo se sitúa su hotel y en qué aspectos podría mejorar.

Los departamentos de habitaciones suelen disfrutar de tasas de flujo más altas, entre el 60 % y el 75 %, porque los costes variables relacionados con los ingresos adicionales por habitaciones son relativamente bajos. Una vez cubiertos los costes fijos, como la limpieza y los servicios públicos, los ingresos adicionales por habitaciones tienden a traducirse más directamente en beneficios.

Por otro lado, los departamentos de alimentos y bebidas suelen tener tasas de flujo entre el 35 % y el 50 %, ya que los costes variables del hotel, como los ingredientes, las bebidas y el personal de servicio, aumentan con cada venta.

Los hoteles de lujo pueden mostrar porcentajes de flujo más altos una vez cubiertos sus costes fijos, gracias a los mayores márgenes de beneficio de los ingresos incrementales. Los hoteles boutique más pequeños pueden tener un flujo menor debido a los mayores costes operativos proporcionales, ya que tienen menos habitaciones entre las que repartir esos gastos fijos.

Flujo positivo frente a flujo negativo

Un flujo positivo significa que está controlando eficazmente los costes y convirtiendo los ingresos adicionales en beneficios reales. Cuando se observa un flujo positivo, significa que su equipo directivo está haciendo un gran trabajo al captar los beneficios incrementales de los ingresos adicionales.

Las tasas de flujo entre el 50 % y el 90 % se consideran excelentes, ya que muestran un fuerte control de los costes y una buena conversión de los beneficios.

El flujo negativo se produce cuando los costes aumentan más rápidamente que los ingresos, lo que perjudica sus resultados. Por ejemplo, un flujo del -25 % significa que está perdiendo 25 céntimos de beneficio por cada dólar extra ganado, lo que es una clara señal de problemas operativos.

Reconocer el flujo negativo le ayuda a detectar cuándo el crecimiento de los ingresos puede estarle costando dinero. Esto puede ocurrir si acepta negocios con bajos márgenes o no gestiona bien los costes durante las épocas de mayor actividad.

Comprender los ratios de flexibilidad

Los ratios de flexibilidad entran en juego cuando los ingresos reales no alcanzan las expectativas presupuestarias. Miden la eficacia con la que reduce los costes en respuesta a la disminución de los ingresos. La flexibilidad es básicamente lo contrario del flujo cuando los ingresos disminuyen.

Los ratios de flexibilidad medios del sector suelen oscilar entre el 30 % y el 35 %, por debajo de las tasas de flujo, ya que es más difícil recortar los costes rápidamente cuando los ingresos disminuyen, especialmente con los gastos fijos y los contratos laborales.

Un ratio de flexibilidad positivo significa que está reduciendo con éxito los costes para proteger los beneficios durante los periodos de menor actividad. Los hoteles con una buena flexibilidad pueden ajustar los gastos variables para adaptarse a una menor ocupación, lo que ayuda a mantener la rentabilidad incluso cuando la demanda disminuye.

Ser capaz de gestionar tanto el flujo como los ratios de flexibilidad demuestra que su hotel es ágil desde el punto de vista financiero y está bien gestionado, independientemente de las condiciones del mercado.

Por qué el flujo es importante para el éxito de un hotel

El flujo le ofrece una imagen más clara de la eficiencia operativa, más allá de la ocupación y la tarifa media diaria (ADR). Mientras que esas métricas tradicionales muestran el volumen, el flujo revela cómo ese volumen afecta a sus beneficios reales.

Ayuda a identificar qué estrategias de ingresos mejoran realmente sus resultados y cuáles solo aumentan las cifras de ingresos sin añadir beneficios.

El flujo también orienta las decisiones de fijación de precios al mostrar cómo los cambios en las tarifas afectan al flujo de beneficios, lo que le ayuda a optimizar la gestión de ingresos más allá de la simple previsión de la demanda.

Esta métrica es vital para una planificación y previsión presupuestaria realista. Al estudiar los patrones de flujo de ingresos pasados, puede predecir mejor cómo los cambios en los ingresos afectarán a sus beneficios.

Para los inversores y las partes interesadas, el flujo de ingresos demuestra su capacidad para convertir el crecimiento de los ingresos en beneficios reales, lo que genera confianza en su gestión.

Análisis del flujo de ingresos por departamentos

Los ingresos por habitaciones suelen tener el flujo de ingresos más alto, ya que los costes variables por habitación ocupada son bajos. Una vez cubiertos los costes fijos, como el servicio de limpieza y los servicios públicos, los ingresos adicionales por habitaciones se convierten de manera eficiente en beneficios.

Las operaciones de alimentos y bebidas tienden a tener un flujo más bajo debido a los costes de mano de obra, alimentos y servicios. Cada comida o bebida adicional que se vende requiere más personal e inventario.

El flujo de ingresos de los servicios de spa, recreativos y de conferencias varía en función de las necesidades de personal y servicios. Algunos servicios de spa tienen márgenes elevados, mientras que otros requieren una mayor inversión en mano de obra. Los eventos que utilizan los espacios existentes con un catering mínimo suelen tener un mejor flujo que los que requieren una preparación más amplia.

Comprender estas diferencias entre departamentos le ayuda a centrarse en las fuentes de ingresos de alto flujo, al tiempo que mejora la eficiencia en las áreas de menor rendimiento.

Retos comunes del flujo

El aumento de los costes laborales puede mermar el flujo, incluso cuando los ingresos son elevados. Cuando los salarios aumentan más rápido que las tarifas de las habitaciones, los ingresos adicionales pueden verse absorbidos por los gastos de personal.

Las facturas de servicios públicos que aumentan más rápido que el crecimiento de la ocupación también reducen la conversión de beneficios. La energía, el agua y otros servicios públicos pueden escalar de forma desproporcionada con el volumen de huéspedes, lo que repercute en el flujo.

El exceso de personal durante los periodos de mayor actividad puede generar costes innecesarios, lo que debilita el flujo. Aumentar la plantilla en previsión de la demanda sin optimizar los horarios puede perjudicar la rentabilidad.

Los costes adicionales de las comodidades y los gastos de servicio a los huéspedes pueden mermar los beneficios incrementales. Las ventajas gratuitas o la mejora del servicio de limpieza pueden reducir el impacto en los beneficios de los mayores ingresos por habitación.

Las actualizaciones tecnológicas y el mantenimiento que no se ajustan a los ingresos pueden reducir inesperadamente los beneficios. Las inversiones deben equilibrarse con su efecto en el flujo de caja.

Estrategias para mejorar el rendimiento del flujo de caja

Utilice la supervisión de gastos en tiempo real para realizar un seguimiento de los costes variables junto con la ocupación. Esto ayuda a detectar el aumento de los costes de forma temprana para que pueda actuar antes de que los beneficios se vean afectados.

Aproveche los sistemas de gestión de propiedades para optimizar la dotación de personal en función de las previsiones de demanda. La programación inteligente alinea los costes laborales con los ingresos, evitando el gasto excesivo.

Cree estructuras de costes flexibles que se ajusten rápidamente a los cambios en la ocupación. Los contratos variables y la dotación de personal flexible le ayudan a responder a las fluctuaciones del negocio.

Céntrese en las fuentes de ingresos de alto margen y en la venta adicional para impulsar el flujo general. Dé prioridad a los servicios y comodidades que aportan el mejor flujo de beneficios.

Analice periódicamente el flujo de los departamentos para detectar oportunidades de mejora. Las revisiones mensuales o trimestrales pueden revelar tendencias y áreas que requieren atención.

Herramientas tecnológicas para la gestión del flujo

Los sistemas de gestión de ingresos que combinan los datos de costes con los precios le ayudan a analizar el flujo de beneficios de forma exhaustiva. Estas herramientas permiten establecer tarifas que maximizan el flujo, no solo los ingresos.

Las plataformas de seguimiento de gastos ofrecen una visión en tiempo real de los costes de alimentación, mano de obra y servicios públicos en relación con la ocupación y los ingresos.

Los paneles de análisis muestran las tendencias de flujo a lo largo de los periodos y segmentos de mercado, lo que ayuda a identificar los canales y grupos de clientes más rentables.

Los informes automatizados que comparan diariamente el rendimiento real con el presupuestado ayudan a detectar pronto los problemas de flujo, para que pueda solucionarlos rápidamente.

La integración de los sistemas PMS, de contabilidad y de operaciones crea un flujo continuo de supervisión, lo que le ofrece una visibilidad completa de cómo interactúan los ingresos y los costes.

Flujo en diferentes condiciones de mercado

En mercados fuertes, el flujo tiende a ser mayor porque los hoteles pueden subir las tarifas sin que los costes aumenten tanto. Los ingresos adicionales suelen provenir de las primas de las tarifas, más que de una mayor complejidad operativa.

En mercados más débiles, una gestión cuidadosa de los costes es clave para mantener un flujo positivo a pesar de la presión sobre las tarifas. La eficiencia y el control de los gastos se vuelven críticos.

Los cambios estacionales afectan a los patrones de flujo, por lo que las estrategias de gestión deben adaptarse a lo largo del año. Las temporadas altas pueden ofrecer oportunidades de alto flujo, mientras que las temporadas intermedias requieren un control estricto de los costes.

Las recesiones económicas ponen a prueba su capacidad para mantener ratios flexibles y proteger los beneficios cuando los ingresos caen. Las estructuras de costes flexibles y las operaciones eficientes ayudan a mantener un flujo de beneficios estable durante los tiempos difíciles.

Los periodos de recuperación ofrecen oportunidades para mejorar el flujo mediante la gestión estratégica de los costes y la optimización de los precios a medida que vuelve la demanda.

Dominar el flujo es una de las habilidades más valiosas para los gerentes de hoteles de hoy en día. Ofrece una visión clara de cómo su propiedad convierte las oportunidades de ingresos en ganancias reales. Estableciendo un seguimiento sólido, manteniendo los costes flexibles y analizando los departamentos con regularidad, puede aumentar el flujo de beneficios de su hotel y su salud financiera general.

A medida que evoluciona el sector hotelero, el análisis del flujo de ingresos se vuelve aún más crucial. Los hoteles que comprenden y utilizan esta métrica estarán mejor preparados para afrontar los cambios del mercado, optimizar las operaciones y ofrecer una alta rentabilidad a las partes interesadas. Comience hoy mismo a realizar un seguimiento del flujo de ingresos de su establecimiento para obtener una mayor rentabilidad y una visión más clara del negocio.