Agencias de Viajes Online: Qué Son y Cómo Funcionan

El mundo de los viajes ha experimentado una transformación digital masiva. Hoy en día, las agencias de viajes online (OTA) gestionan más de la mitad de todas las reservas de hotel online y participan en más del 80 % de los procesos de reserva de los viajeros. Estas plataformas han cambiado por completo la forma en que buscamos, comparamos y reservamos alojamientos. Aportan enormes oportunidades y algunos retos para los hoteles, al tiempo que ofrecen a los viajeros una comodidad sin igual.

Tanto si es propietario de un hotel y desea aumentar sus ingresos mediante asociaciones inteligentes como si es un viajero curioso por saber cómo funcionan estas plataformas, esta guía le explicará todo lo que necesita saber sobre las agencias de viajes online en 2024.

¿Qué son las agencias de viajes online (OTA)?

Las agencias de viajes online son sitios web y aplicaciones que conectan a los viajeros con hoteles, vuelos y otros servicios de viaje. Recopilan listados de miles de proveedores de alojamiento en todo el mundo, lo que permite a los huéspedes buscar, comparar y reservar sus planes de viaje al instante, con confirmación inmediata.

Grandes nombres como Booking.com, Expedia, Agoda, Hotels.com y Airbnb atienden a millones de personas cada día. Lo que comenzó como simples motores de reserva se ha convertido en auténticos centros de viajes que ofrecen paquetes vacacionales, ofertas de última hora y estancias únicas.

Pero las OTA son más que simples sitios de reserva. Son potentes herramientas de marketing para los proveedores de alojamiento, ya que ofrecen a los hoteles un escenario global y formas sofisticadas de llegar a los viajeros, algo que la mayoría de los hoteles independientes simplemente no podrían gestionar por sí solos. Para los viajeros, las OTA facilitan la comparación de opciones, la lectura de reseñas y la búsqueda de precios competitivos, todo en un solo lugar.

La escala es asombrosa: estas plataformas procesan miles de millones en reservas cada año y han transformado el sector de los viajes. Ahora son aliados esenciales para los hoteles y recursos de confianza tanto para los viajeros de negocios como para los turistas.

Cómo funcionan las agencias de viajes online

Las reservas a través de una OTA están diseñadas para ser fluidas y sin complicaciones. Se empieza introduciendo el destino, las fechas del viaje y el número de huéspedes. A continuación, la OTA obtiene la disponibilidad en tiempo real de los hoteles conectados utilizando tecnología avanzada.

Entre bastidores, los gestores de canales y los sistemas de gestión de propiedades trabajan juntos para mantener la disponibilidad y los precios precisos en todas las plataformas. Esta sincronización en tiempo real ayuda a evitar las reservas dobles y garantiza que vea las últimas tarifas y disponibilidad de habitaciones, independientemente de dónde busque.

Los hoteles suelen pagar a las OTA una comisión que oscila entre el 10 % y el 30 % por reserva. El porcentaje exacto depende de la plataforma, el tipo de hotel y los acuerdos vigentes. Esta configuración significa que las OTA solo ganan cuando consiguen reservas, lo que las convierte en socios orientados al rendimiento en lugar de gastos por adelantado.

Modelos de negocio de las OTA

Las agencias de viajes online operan con diferentes modelos de negocio, cada uno con sus propias ventajas para los hoteles y los viajeros:

• El modelo comercial consiste en que las OTA cobran por adelantado a los huéspedes y pagan a los hoteles después de la salida. Esto da a las OTA más control sobre los precios y los paquetes. Expedia Group suele utilizar este modelo, lo que le permite combinar vuelos y hoteles en atractivas ofertas vacacionales.
• El modelo de comisión significa que los huéspedes pagan directamente a los hoteles y estos pagan una comisión a las OTA después de la estancia. Booking.com utiliza principalmente este enfoque, lo que reduce el riesgo financiero y mantiene sólidas asociaciones con los hoteles.
• El modelo publicitario es común en los metabuscadores como Google Hotel Ads, donde los hoteles pagan por clic por visibilidad en lugar de por reserva. Esto les da a los hoteles más control sobre sus gastos de marketing.

Muchas OTA utilizan un modelo híbrido, que combina estos enfoques para equilibrar la comodidad de los viajeros y los ingresos de los hoteles.

Principales plataformas de agencias de viajes online

El mundo de las OTA es muy diverso, con plataformas que se centran en diferentes mercados y tasas de comisión. Conocer los puntos fuertes de cada una ayuda a los hoteles a elegir los mejores canales y a los viajeros a encontrar los sitios de reserva adecuados.

Líderes mundiales en OTA

Booking.com lidera el sector con alrededor de 1,5 millones de reservas diarias en todo el mundo. Cuenta con más de 2 millones de propiedades y cobra una comisión media del 15 %. Su punto fuerte es su amplio inventario y su gran atractivo tanto para viajeros de negocios como para turistas.

Expedia Group gestiona más de 200 sitios web de viajes, como Hotels.com y Orbitz, y atrae más de 600 millones de visitas al mes. Con una comisión media del 16 %, se especializa en paquetes vacacionales que incluyen vuelos, hoteles y mucho más, perfectos para viajeros que planean viajes completos.

Agoda destaca en Asia-Pacífico con más de 2 millones de propiedades, centrándose en alojamientos asequibles y experiencias locales únicas. Es la opción ideal para los viajeros que cuidan su presupuesto y los hoteles que se dirigen a los mercados asiáticos.

Airbnb cambió las reglas del juego con 7 millones de anuncios en todo el mundo y comisiones de entre el 14 % y el 20 %. Originalmente dedicada a alquileres únicos, ahora incluye hoteles tradicionales, lo que abre nuevas puertas a diversos tipos de propiedades.

OTA regionales y especializadas

Algunas OTA se centran en regiones o tipos de viajeros específicos. Trip.com domina el mercado chino, mientras que MakeMyTrip lidera el mercado indio, y ambas ofrecen servicios y opciones de pago localizados.

Las plataformas especializadas se dirigen a nichos de mercado: Hostelworld se dirige a viajeros con presupuesto limitado y mochileros, Mr & Mrs Smith se centra en hoteles de lujo y HRS ofrece herramientas corporativas y tarifas negociadas a viajeros de negocios europeos.

Estas OTA especializadas suelen convertir mejor para los hoteles que se ajustan a su público, lo que las convierte en valiosos complementos de las principales plataformas globales.

Ventajas de las OTA para los hoteles

Para los hoteles, especialmente los independientes, las OTA abren las puertas a los mercados globales sin necesidad de grandes presupuestos de marketing. Nivelan el campo de juego, permitiendo a los establecimientos más pequeños competir con las grandes cadenas y llegar a huéspedes de todo el mundo.

Las OTA no solo incluyen su establecimiento en sus listas, sino que invierten miles de millones en SEO, publicidad y creación de marca. Cuando su hotel aparece en estas plataformas, usted se beneficia de su reputación y de la confianza que los viajeros depositan en ellas.

Una de las mayores ventajas es el «efecto valla publicitaria». Los viajeros pueden descubrir su hotel en una OTA, pero luego reservar directamente con usted, lo que aumenta sus reservas directas gracias a esa exposición inicial.

Las OTA también atraen a huéspedes diversos (reservas de última hora, viajeros internacionales y segmentos de clientes específicos) gracias a algoritmos de segmentación inteligentes y a los datos de los usuarios.

Ventajas e inconvenientes de reservar a través de OTA (perspectiva del viajero)

Conocer las ventajas y los inconvenientes de utilizar OTA ayuda a los viajeros a elegir lo que mejor se adapta a sus necesidades.

Ventajas para los viajeros

La competitividad de los precios es un gran atractivo. Las OTA suelen tener ofertas exclusivas y de última hora que los viajeros no encontrarán en otros sitios. Además, comparar las tarifas de las habitaciones de muchos hoteles ahorra tiempo y dinero.

La facilidad para comparar precios evita tener que visitar docenas de sitios web de hoteles. Los filtros permiten a los viajeros reducir la búsqueda por precio, servicios, opiniones y ubicación, con fotos profesionales e información detallada, todo en un solo lugar.

Muchas tarjetas de crédito y programas de fidelización recompensan las reservas a través de OTA con puntos extra, a veces más que las reservas directas con los hoteles.

Los paquetes combinados de vuelos, hoteles y alquiler de coches pueden ofrecer grandes ahorros y comodidad, especialmente para viajes complejos o para quienes visitan un lugar por primera vez.

Desventajas para los viajeros

Cambiar o cancelar reservas puede ser más complicado a través de las OTA, que suelen tener políticas más estrictas y tarifas más altas que las reservas directas con los hoteles.

Los viajeros frecuentes pueden perder las ventajas del estatus élite, como ascensos de categoría o salidas tardías, ya que los hoteles suelen reservarlas para las reservas directas.

A veces, las tarifas ocultas o los cargos por cambio de divisa hacen que las OTA sean más caras de lo que parecen a primera vista.

El servicio de atención al cliente puede ser complicado, ya que los viajeros pueden tener que pasar por la OTA en lugar de por el hotel, lo que puede ralentizar la resolución de los problemas.

Mejores prácticas para los hoteles que trabajan con OTA

Para sacar el máximo partido a las OTA, los hoteles necesitan un enfoque inteligente y equilibrado que sopese las comisiones frente al potencial de reservas. Trate a las OTA como socios clave, no solo como canales adicionales.

Optimización de los anuncios en las OTA

Es esencial contar con buenas fotos. Las imágenes de alta calidad de las habitaciones y los servicios pueden aumentar significativamente las reservas. Invertir en fotografía profesional vale la pena.

Los perfiles completos y detallados ayudan a los viajeros a tomar decisiones con confianza y reducen las críticas negativas. Incluya información sobre el wifi, el aparcamiento, el desayuno y las atracciones cercanas.

Mantenga los anuncios actualizados, especialmente después de renovaciones o del lanzamiento de nuevos servicios. La información desactualizada perjudica las reservas y la satisfacción de los huéspedes.

Los precios competitivos y las estrategias dinámicas ayudan a maximizar los ingresos sin dejar de ser atractivos en comparación con la competencia local.

Estrategias de gestión de ingresos

Utilice gestores de canales para mantener el inventario preciso en todas las plataformas, evitando overbookings y errores.

Ajuste los precios en función de la demanda, los eventos locales y las temporadas. Utilice promociones y ofertas de última hora para llenar los periodos de menor actividad.

Diríjase a grupos específicos de viajeros a través de las OTA adecuadas: viajeros de negocios, turistas o personas que buscan ofertas económicas.

Esté atento a los precios y las ofertas de la competencia para seguir siendo competitivo.

Gestión de reseñas

Las reseñas influyen mucho en las reservas. Más del 75 % de los consumidores confían en las reseñas online y la mayoría las lee antes de reservar.

Responda con rapidez y profesionalidad a todas las reseñas, tanto positivas como negativas. Demuestre que valora los comentarios y atienda las preocupaciones.

Recopile los comentarios de los huéspedes en tiempo real durante su estancia para solucionar los problemas antes de que se conviertan en reseñas negativas.

Las puntuaciones más altas en las reseñas y la participación activa pueden mejorar su clasificación y visibilidad en las OTA.

Elegir las OTA adecuadas para su establecimiento

Elija las OTA que se ajusten a su público objetivo, su presupuesto y sus objetivos comerciales. Los hoteles más pequeños suelen trabajar con entre 5 y 7 OTA, mientras que los más grandes lo hacen con 10 o más.

Céntrese en los mercados geográficos que le interesan. Los hoteles centrados en Asia pueden dar prioridad a Agoda y Trip.com; los establecimientos europeos pueden inclinarse por Booking.com y las plataformas regionales.

Busque OTA especializadas que se ajusten al estilo de su establecimiento: lujoso, ecológico o boutique.

Negocie las comisiones y las condiciones para encontrar la mejor oferta para su hotel.

Maximizar las reservas directas mientras se utilizan las OTA

Aproveche el efecto cartelera utilizando la exposición de las OTA para impulsar las reservas directas. Anime a los huéspedes a reservar en su propio sitio web con ventajas e incentivos.

Asegúrese de que su sitio web coincida con los listados de las OTA en cuanto a tipos de habitaciones, políticas y precios para evitar confusiones.

Ofrezca garantías de mejor tarifa, ventajas por fidelidad, descuentos exclusivos y mejoras para que las reservas directas sean más atractivas.

Establezca relaciones a largo plazo con los huéspedes para fomentar la repetición de reservas.

Herramientas tecnológicas para la gestión de OTA

Los gestores de canales OTA automatizan el inventario y los precios en todas las OTA, lo que reduce el trabajo manual y los errores.

Integre los sistemas de gestión de propiedades para un flujo de datos fluido y actualizaciones automáticas.

Utilice herramientas de gestión de ingresos para optimizar los precios y prever la demanda.

Optimice su motor de reservas para que las reservas directas se realicen sin problemas, con un diseño adaptado a los dispositivos móviles y múltiples opciones de pago.

Los análisis ayudan a realizar un seguimiento de las OTA que aportan los mejores huéspedes e ingresos, lo que orienta las decisiones de marketing y comisiones.

El futuro de las agencias de viajes online

El panorama de las OTA sigue evolucionando rápidamente. Las búsquedas móviles y por voz están cambiando la forma en que los viajeros encuentran hoteles, por lo que las OTA deben mantenerse al día con las nuevas tecnologías.

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático permiten recomendaciones más personalizadas, lo que mejora la experiencia del usuario y las tasas de conversión.

La sostenibilidad se está convirtiendo en un factor clave, y las OTA destacan los hoteles ecológicos para satisfacer la demanda de los viajeros.

Las regulaciones y los impulsos de las reservas directas pueden remodelar las comisiones y los modelos de negocio de las OTA.

Las OTA se están expandiendo hacia las reservas de experiencias y actividades, ofreciendo más formas de atraer a los viajeros.

La realidad virtual y aumentada pronto podría permitir a los viajeros visitar virtualmente los hoteles antes de reservar, lo que daría una ventaja a los primeros en adoptarla.

Conclusión

Las agencias de viajes online han transformado los viajes, dando a los hoteles acceso a un público global y a los viajeros opciones de reserva cómodas con precios competitivos. El éxito hoy en día significa utilizar las OTA de forma estratégica mientras se cultivan las relaciones directas con los clientes.

Para los hoteles, las OTA son valiosos socios de marketing, no solo canales de reserva. Al optimizar los anuncios, gestionar las reseñas y aprovechar la tecnología, los establecimientos pueden maximizar los beneficios de las OTA y aumentar las reservas directas de forma sostenible.

Los viajeros obtienen lo mejor de ambos mundos al utilizar las OTA para descubrir y comparar, y luego reservar directamente para obtener flexibilidad y ventajas.

A medida que los viajes siguen cambiando, los hoteles más exitosos equilibrarán las asociaciones con las OTA con las reservas directas para garantizar una rentabilidad duradera y una excelente experiencia para los huéspedes en todas las plataformas.