Prostay hotel sales software helps you win more group bookings, automate proposals, and close deals faster
With built-in CRM, PMS integration, Guest and Agent Management, and AI follow-ups, it's the smarter way to boost revenue in 2025
In der schnelllebigen Hotelwelt von heute hängt der Gewinn einer Gruppenbuchung oft davon ab, wie schnell Sie reagieren. Da Gruppen- und Veranstaltungsgeschäfte bis zu 40 % des Jahresumsatzes eines Hotels ausmachen können, ist die Verwendung manueller Prozesse und Tabellenkalkulationen für die Vertriebsteams von Hotels, die ihre Vertriebspipeline verwalten, einfach nicht mehr ausreichend.
Die Hotelbranche hat einen großen digitalen Wandel erlebt, der die Erwartungen der Gäste verändert hat. Planer wünschen sich heute sofortige Angebote, Verfügbarkeit in Echtzeit und ein reibungsloses Buchungserlebnis. Hotels, die nicht mithalten können, laufen Gefahr, Geschäfte an Konkurrenten zu verlieren, die spezielle Vertriebssoftware für Hotels eingeführt haben.
Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über Hotelverkaufssoftware wissen müssen – vom Verständnis der Kernfunktionen bis zur Auswahl der richtigen Plattform für Ihre Immobilie. Sie erfahren, wie Top-Hotels durch den Einsatz intelligenter Technologie Buchungszyklen beschleunigen, Konversionsraten steigern und das Umsatzwachstum vorantreiben.
Ein großer Unterschied besteht in der Konzentration auf Arbeitsabläufe im Gastgewerbe – Dinge wie die Verwaltung des Rauminventars, die Generierung von Banquet Event Orders (BEOs), die Integration von Catering-Menüs und die Synchronisierung mit Property Management Systemen (PMS), Event-Management und Küchenbetriebssoftware.
Moderne Hotelvertriebssoftware bietet außerdem leistungsstarke Integrationen, die einen nahtlosen Datenfluss zwischen Vertrieb, Hotelbetrieb und Gästemanagementsystemen ermöglichen. Zu den Hauptfunktionen gehören die Lead-Erfassung und -Verwaltung, die automatisierte Angebots- und Vertragserstellung mit digitalen Angeboten und elektronischen Signaturen, kollaborative Vertriebspipeline-Tools und detaillierte Event-Management-Module.
Vertriebssoftware für Hotels ist eine spezielle Technologie, die dazu dient, jeden Schritt der Vertriebspipeline eines Hotels zu verwalten, zu rationalisieren und zu optimieren. Im Gegensatz zu allgemeiner CRM-Software ist diese Verwaltungssoftware auf die besonderen Herausforderungen des Gastronomieverkaufs zugeschnitten – wie Gruppenverkauf, Koordination von Veranstaltungsflächen, Catering und Vertragsmanagement.
Das Hauptziel von Vertriebssoftware für Hotels besteht darin, Vertriebsteams dabei zu unterstützen, die Konversionsraten zu steigern, Verkaufszyklen zu verkürzen und besser zusammenzuarbeiten, indem wichtige Vertriebs- und Catering-Aufgaben automatisiert und zentralisiert werden. Dieser Fokus auf die Hotelbranche unterscheidet es stark von Standardlösungen, die keine gastgewerbespezifischen Arbeitsabläufe beinhalten.
Während sich normale CRM-Systeme auf die grundlegende Kundenverwaltung konzentrieren, fügt Hotel-CRM-Software Funktionen hinzu, die speziell für Hotelverkaufsteams entwickelt wurden, wie zum Beispiel:
Echtzeit-Raum- und Bestandsverwaltung zur Verfolgung der Verfügbarkeit
Event-Timeline-Tools zur Koordinierung komplexer Gruppenbuchungen
Integration von Catering-Menüs mit dynamischer Preisgestaltung
PMS-Konnektivität zum Synchronisieren von Gastdaten
Digitale Vertragsabläufe, zugeschnitten auf Hospitality-Vereinbarungen
Das Gastgewerbe ist einer der wettbewerbsintensivsten Dienstleistungssektoren, in dem es auf schnelle und personalisierte Antworten ankommt. Im Jahr 2025 erwarten Gäste und Planer blitzschnelle, nahtlose Interaktionen und einfache Gruppenbuchungserlebnisse.
Die digitale Transformation hat automatisierte, gastorientierte Systeme zu einem Muss gemacht. Da das Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft einen großen Teil des Hotelumsatzes ausmacht, wirkt sich eine effiziente Vertriebssteuerung direkt auf die Rentabilität und den langfristigen Erfolg aus.
Planer erwarten jetzt sofortige Angebote, schnelle Online-Buchungen und transparente Verfügbarkeit in Echtzeit. Die Abwicklung von Gruppenreservierungen, Veranstaltungen und Catering mit dynamischem Inventar und mehreren Beteiligten ist zu komplex für manuelle Prozesse, die anfällig für Fehler und Verzögerungen sind.
Auch datengesteuerte Entscheidungen fördern die Akzeptanz. Moderne Hotelverkaufssoftware hilft Teams bei der Analyse von Lead-Quellen, Konversionsraten, Kanalleistung, Verkaufskennzahlen und Umsatzergebnissen. Die Verfolgung von KPIs und die Prognose von Geschäftstrends ermöglichen intelligentere Marketingstrategien.
Eine gute Vertriebssoftware deckt jede Phase des Buchungsprozesses mit starker Integration, Automatisierung und Berichterstattung ab. Die besten Plattformen erfüllen alle Hotelverkaufsanforderungen und fügen sich gleichzeitig nahtlos in Ihren bestehenden Technologie-Stack ein.
Die automatisierte Lead-Erfassung von Websites, Telefonanrufen, E-Mails und Veranstaltungen bildet das Rückgrat eines effektiven Vertriebsmanagements. Ausgeklügelte Systeme bewerten Leads anhand der Gruppengröße, des Budgets, des Zeitplans und des Buchungsverlaufs, um Folgemaßnahmen zu priorisieren.
Durch die Integration mit beliebten CRM-Lösungen wie Salesforce und Pipedrive erhalten Vertriebsteams einen vollständigen Überblick über die Kontaktdaten, Aktivitäten und Gespräche der Gäste auf allen Plattformen. Dadurch ist sichergestellt, dass detaillierte Gästedaten immer zur Hand sind.
Der mobile Zugriff hilft Vertriebsteams, schnell zu reagieren, egal ob vor Ort oder aus der Ferne – entscheidend für den Abschluss von Geschäften im heutigen schnelllebigen Markt.
Digital proposals with customizable templates speed up the sales process_ Advanced software creates proposals automatically based on guest preferences, availability, and pricing, reducing manual data entry and errors
E-signatures eliminate paper handling, allowing clients to sign contracts online with automatic notifications to the team
Approval workflows and version control maintain compliance, with managers able to set rules for pricing or contract changes
Die Integration mit Revenue-Management-Tools ermöglicht dynamische Gruppenpreise und Nachfrageprognosen und hilft so, den Umsatz zu maximieren und den Veranstaltungsraum zu optimieren.
Real-time room and space inventory tracking is key_ Sales teams get instant visibility into meeting rooms, banquet halls, and event venues to avoid booking conflicts
Die Integration von Catering-Menüs mit dynamischer Preisgestaltung hilft dabei, genaue Angebote zu erstellen, die aktuelle Angebote, Ernährungsbedürfnisse und saisonale Preise widerspiegeln.
Event timeline tools coordinate complex group bookings involving multiple departments, ensuring smooth execution
Catering software often includes menu management, allergen tracking, and kitchen operations integration to ensure accurate cost calculations and guest satisfaction
Die PCI Level 1-konforme Zahlungsabwicklung schützt sensible Daten und beschleunigt gleichzeitig Transaktionen.
Digitale Autorisierungen ersetzen Kreditkartenformulare in Papierform, verkürzen die Bearbeitungszeit und erhöhen die Sicherheit. Algorithmen zur Betrugserkennung können Rückbuchungen um bis zu 90 % reduzieren.
Mit der Zahlungs-Tokenisierung können Gäste Reservierungen buchen oder ändern, ohne ihre Zahlungsinformationen erneut eingeben zu müssen, was den Komfort und die Sicherheit erhöht.
Die Integration mit Finanzmanagementsystemen gewährleistet eine genaue Berichterstattung und einen reibungslosen Abgleich.
Auf dem Markt für Hotelvertriebssoftware stechen mehrere führende Plattformen hervor, jede mit einzigartigen Stärken und Zielgruppen.
Canary ist für seine schnelle Bereitstellung bekannt – oft in weniger als 30 Minuten. Der Schwerpunkt liegt auf digitalen Vertragsabläufen, sicheren Zahlungsautorisierungen und starken PMS-Integrationen.
Die optimierte Automatisierung und die benutzerfreundliche Oberfläche lösen häufig auftretende Verkaufsprobleme, beschleunigen die Verkaufszyklen und verbessern die Sicherheit.
With native integration to Amadeus Delphi and major PMS systems, Canary enhances existing setups without full replacements, lowering costs and speeding implementation_
Canary offers 24/7 support tailored to hospitality's busy periods and diverse time zones_
Amadeus Delphi ist der Industriestandard, der auf Salesforce CRM basiert. Es bedient Objekte von Boutique-Hotels bis hin zu großen Resorts und bietet leistungsstarke Tools für das Veranstaltungsmanagement und die Gruppenbuchung.
Zu seinen Stärken gehören die tiefe PMS-Integration, die Optimierung von Gruppenbuchungen und umfangreiche Event-Management-Funktionen. Es ist ideal für große Meetings, Incentives, Konferenzen und Veranstaltungen (MICE).
Delphi handles complex bookings with multiple components, detailed reporting, and customization options_ Large hotel brands and management companies often choose it for its enterprise-level capabilities_
While powerful, it can be complex and costly, making it better suited for bigger properties with heavy group and event business_
Monday CRM bietet Einblicke in den Umsatzbetrieb und visuelles Pipeline-Management, ideal für Hotels, die ein einheitliches Umsatzmanagement wünschen.
Pipedrive bietet einfache Sales-Pipeline-Tools, ideal für kleinere Hotels, die eine unkomplizierte Lead-Verfolgung benötigen.
Revinate konzentriert sich auf Gästebindungs- und Treueprogramme und kombiniert Vertriebsmanagement mit personalisiertem Marketing, um Direktbuchungen voranzutreiben.
Maßgeschneiderte Unternehmenslösungen bieten einen hohen Individualisierungsgrad für große Ketten, erfordern jedoch erhebliche Investitionen.
Eine starke Integration ist von entscheidender Bedeutung – Top-Vertriebssoftware lässt sich reibungslos mit den vorhandenen Systemen Ihres Hotels verbinden, um den Datenfluss und die Betriebseffizienz aufrechtzuerhalten.
Zimmerverfügbarkeit und Preissynchronisierung in Echtzeit gewährleisten genaue Bestandsinformationen für Angebote und verhindern so eine Überbuchung.
Durch die gemeinsame Nutzung von Gästeprofilen zwischen Vertrieb und Rezeption entsteht eine einheitliche Ansicht, die personalisierten Service und Loyalität unterstützt.
Die automatische Buchung von Gebühren in Gästelisten vereinfacht die Abrechnung für Gruppen und Veranstaltungen und reduziert manuelle Fehler.
Die Housekeeping-Koordination für den Veranstaltungsaufbau hilft dabei, Verkaufsverpflichtungen mit dem Betrieb in Einklang zu bringen.
Dynamic pricing tools help create competitive group rates and packages aligned with market demand_
Forecasting tools optimize event space allocation and reveal booking trends to guide sales strategies_
Competitive rate analysis keeps proposals profitable and attractive_
Revenue optimization algorithms maximize value from meeting spaces_
Understanding pricing models and ROI helps hotels choose wisely_
Per-room pricing usually runs $5-$15 per room monthly for smaller properties_
Fixed monthly fees plus a percentage per booking suit larger hotels_
Enterprise pricing is customized for big chains with complex needs_
Implementation and training can cost $2,000-$10,000 but often pay off quickly_
Higher group conversion rates are the main ROI driver, with many hotels boosting rates from 32% to over 50%_
Time saved on admin means sales teams can focus on closing deals, improving performance_
Cutting paper processes reduces errors and lost revenue_
Typical payback is 6-12 months; some break even within a single sales season_
Eine erfolgreiche Einführung erfordert eine gute Planung, die Zustimmung der Stakeholder und schrittweise Einführungen, um die Unterbrechung gering und die Akzeptanz hoch zu halten.
Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihres Teams sorgfältig, um Lösungen auszuwählen, die echte Schwachstellen angehen.
Überprüfen Sie Ihren aktuellen Tech-Stack, um eine reibungslose Integration sicherzustellen.
Planen Sie die Datenmigration, um wertvolle Gäste- und Vertragsinformationen zu schützen.
Richten Sie auf die Rollen zugeschnittenes Schulungs- und Änderungsmanagement ein.
Beginnen Sie mit Pilotbenutzern zum Testen und Verfeinern.
Bieten Sie umfassende, rollenspezifische Schulungen zu Arbeitsabläufen und Best Practices an.
Richten Sie fortlaufende Support- und Feedbackkanäle ein.
Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Konversionsraten und Akzeptanz, um Verbesserungen herbeizuführen.
Hotelverkaufssoftware entwickelt sich schnell weiter, angetrieben durch KI, Automatisierung und Mobile-First-Design.
KI hilft dabei, Leads zu bewerten und die Buchungswahrscheinlichkeit mit hoher Genauigkeit vorherzusagen.
Automatisierte Vorschläge auf Basis von Gästedaten steigern die Personalisierung und Konvertierung.
Prädiktive Analysen optimieren die Preis- und Nachfrageprognose.
Chatbots kümmern sich um die ersten Leads und geben den Vertriebsmitarbeitern Zeit für den Beziehungsaufbau.
Dank des Mobile-First-Designs können Vertriebsteams überall arbeiten.
Virtuelle Besichtigungen helfen dabei, Veranstaltungsorte aus der Ferne zu präsentieren.
Echtzeit-Collaboration-Tools verbessern die abteilungsübergreifende Teamarbeit.
Der Cloud-Zugriff sorgt für Sicherheit und Flexibilität.
Wenn Sie heute in Hotelverkaufssoftware investieren, ist Ihr Hotel in der Lage, mehr Gruppengeschäfte zu gewinnen, effizient zu arbeiten und herausragende Gästeerlebnisse in einer digitalen Welt zu bieten.
Mit der richtigen Technologie kann sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren: den Aufbau von Beziehungen und die Steigerung des Umsatzwachstums bei gleichzeitiger Automatisierung von Routineaufgaben und der nahtlosen Verwaltung von Gästedaten.
Beginnen Sie mit einer gründlichen Bedarfsanalyse, wählen Sie eine Plattform, die zu Ihren Arbeitsabläufen passt, und bereiten Sie Ihr Team auf den Erfolg vor. Die Zukunft gehört Hotels, die Technologie mit menschlicher Note verbinden, um Gäste zu begeistern und im wettbewerbsintensiven Gastgewerbe die Nase vorn zu haben.