Key Card Entry System für Hotels: Moderne Zutrittskontrolle

Ein Schlüsselkartenzugangssystem ist ein elektronisches Zugangskontrollsystem, das die Art und Weise verändert hat, wie Hotels die Zimmer ihrer Gäste sichern und ihnen den Zugang zum Gebäude ermöglichen. Diese Systeme verwenden programmierbare Karten oder Schlüsselanhänger anstelle von herkömmlichen Schlüsseln. Diese Karten oder Schlüsselanhänger kommunizieren mit elektronischen Türschlössern über Radiofrequenz-Identifikation (RFID) oder Magnetstreifentechnologie. Schlüsselkartenzugangssysteme sind die gängigste Methode für moderne Hotels, um Sicherheitsanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig den Gästen den Zugang zu erleichtern.

Dieser Leitfaden befasst sich mit hotelspezifischen Schlüsselkartenzugangssystemen, wie z. B. den vielen verschiedenen Arten von Systemen, ihrer Kompatibilität mit Property-Management-Systemen wie Prostay, den Sicherheitsvorteilen, die sie bieten, und den Aspekten, die bei ihrer Einrichtung zu beachten sind. Der Artikel befasst sich ausschließlich mit Anwendungen im Gastgewerbe und nicht mit Sicherheitsanwendungen für Wohn- oder allgemeine Gewerbeimmobilien. Hotelbesitzer, Immobilienverwalter, IT-Spezialisten im Gastgewerbe und Entscheidungsträger, die nach modernen Zugangskontrolllösungen suchen, finden hier nützliche Ratschläge zur Auswahl und Einrichtung eines Systems.

Beim Einchecken codieren Schlüsselkartenzugangssysteme temporäre Zugangsdaten auf die Karten. So können Gäste bis zum Auschecken ihre zugewiesenen Zimmer und andere genehmigte Bereiche betreten, bevor das System ihre Zugangsrechte automatisch wieder entzieht.

Am Ende dieses Leitfadens erfahren Sie mehr über Schlüsselkartenzugangssysteme sowie

• die Kernkomponenten und Technologien hinter Schlüsselkartenzugangssystemen verstehen
• Erfahren Sie, wie die PMS-Integration den Hotelbetrieb optimiert
• die Sicherheitsvorteile gegenüber herkömmlichen Schlüsseln zu bewerten
• die Kosten und Implementierungsanforderungen verschiedener Systemtypen vergleichen
• Entwickeln Sie einen praktischen Implementierungsplan für Ihre Immobilie

Schlüsselkartenzugangssysteme für Hotels verstehen

Ein Schlüsselkartenzugangssystem ist eine Möglichkeit, mithilfe von programmierten elektronischen Karten anstelle von herkömmlichen Schlüsseln zu regeln, wer Zugang zu Gästezimmern, Gemeinschaftsbereichen und Sperrbereichen erhält. Das System verwaltet die Zugangsrechte digital, sodass Hotelmitarbeiter Berechtigungen vergeben, ändern und entziehen können, ohne Schlüssel austauschen zu müssen.

Diese Methode löst eine Reihe von Problemen im Hotelbetrieb, wie z. B. die Kosten und Sicherheitsrisiken durch verlorene Schlüssel, ermöglicht eine flexible Zugangsplanung und erstellt Prüfprotokolle der Ein- und Ausgangsprozesse in der gesamten Immobilie.

Kernkomponenten von Hotel-Schlüsselkartensystemen

Vier miteinander verbundene Teile bilden ein umfassendes Türzugangskartensystem. Hotel-Schlüsselkarten speichern digitale Zugangsdaten auf einem Magnetstreifen, in einem RFID-Mikrochip oder mithilfe von NFC-Technologie. Wenn ein Gast seine Karte vorzeigt, erfassen und lesen Kartenlesegeräte an den Eingängen diese Zugangsdaten. Controller sind das Gehirn des Systems. Sie überprüfen die Zugangsdaten anhand der Zugangsdatenbank und entscheiden, ob jemand Zutritt erhält oder nicht. Elektronische Türschlösser erhalten Signale von den Controllern, um Türen zu entriegeln und die Sicherheit der Gästezimmer zu gewährleisten.

Verschlüsselte Kommunikationsprotokolle ermöglichen die Kommunikation zwischen diesen Teilen. Der Leser erfasst die Zugangsdaten und sendet sie an den Controller, wenn ein Gast seine Karte berührt oder durchzieht. Der Controller gleicht die Zugangsdaten mit den gespeicherten Rechten ab, darunter die Validierung der Zimmerzuweisung, gültige Daten und Zeitlimits. Sind die Zugangsdaten legitim, weist der Controller das Schloss an, sich zu öffnen.

So funktionieren Schlüsselkartenzugangssysteme in Hotels

Die meisten Gäste durchlaufen ein Schlüsselkartenzugangssystem auf eine bestimmte Weise. Beim Einchecken programmiert das Personal an der Rezeption eine leere Karte mit dem Zimmerschlüssel des Gastes und anderen Berechtigungen, wie dem Zugang zum Pool oder zum Fitnessbereich. Durch die Programmierung erhält jeder Gast eine eindeutige Kennung, die mit seiner Reservierung im Property Management System verknüpft ist.

Wenn sich der Gast seinem Zimmer nähert, hält er die Karte an das Lesegerät. Das System überprüft die Zugangsberechtigung, stellt sicher, dass das aktuelle Datum innerhalb des Reservierungszeitraums liegt, und entriegelt die Tür, in der Regel innerhalb von ein bis zwei Sekunden. Aus Sicherheitsgründen speichert das System jede Zugangsberechtigung während des Aufenthalts in einem digitalen Protokoll.

Nach dem Auschecken werden die Zugangsrechte der Karte sofort deaktiviert. Wenn ein Gast während seines Aufenthalts seine Karte verliert, kann das Personal die verlorene Berechtigung schnell sperren und ihm eine neue Karte ausstellen, ohne das Schloss austauschen zu müssen.

Früher mussten Sie bei Verlust Ihrer Schlüssel das Schloss austauschen, um die Sicherheit Ihres Zuhauses zu gewährleisten. Dieses automatisierte Lebenszyklusmanagement ist eine große Veränderung gegenüber dieser Vorgehensweise.

Arten von Schlüsselkartenzugangssystemen für Hotels

Hotels haben die Wahl zwischen vielen Schlüsselkartensystemen, von denen jedes seine eigenen Vorteile für verschiedene Arten von Immobilien und Geschäftsanforderungen hat. Immobilienverwalter können sich über diese Möglichkeiten informieren und so ein Kartenzugangskontrollsystem wählen, das ihren Sicherheitsanforderungen und ihrem Budget entspricht.

RFID-Proximity-Kartensysteme

Dank der RFID-Technologie müssen Gäste den Scanner nicht mehr berühren, sondern können ihre Karte einfach in die Nähe halten oder antippen, anstatt sie einzuführen oder durchzuziehen. Der Lesegerät erzeugt ein elektromagnetisches Feld, das einen passiven Chip in der Karte mit Strom versorgt. Dieser Chip sendet dann seine eindeutige Kennung zurück an das Lesegerät.

Der Zugang mit RFID-Schlüsselkarten bietet Hotels eine Reihe von betrieblichen Vorteilen. Die Karten haben eine längere Lebensdauer, da sie nicht der Abnutzung durch den Durchzugsmechanismus ausgesetzt sind. Gäste finden die Tap-and-Go-Interaktion leicht verständlich, was die Frustration verringert, die durch das Durchziehen in die falsche Richtung entsteht. RFID-Systeme bieten außerdem eine fortschrittlichere Verschlüsselung, wodurch sie sicherer gegen das Klonen von Zugangsdaten sind.

Branchenprognosen gehen davon aus, dass die Nutzung der RFID-Technologie in den kommenden Jahren exponentiell zunehmen wird, angetrieben durch ihre steigende Beliebtheit im Gastgewerbe und anderen Branchen, die sichere Zugangskontrolllösungen benötigen.

Magnetstreifenkartensysteme

Magnetstreifenkarten speichern Zugangsdaten auf einem Magnetstreifen, der an einer Kante entlang verläuft. Wenn Gäste ihre Karte durch einen Schlitzleser ziehen, erfasst der Lesekopf die codierten Informationen, während der Streifen darüber gleitet.

Diese Zugangssysteme mit Magnetstreifenkarten sind eine kostengünstige Möglichkeit für kleinere Hotels oder Immobilien mit vielen Karten, Personen Zutritt zu gewähren. Die Karten sind günstig in der Herstellung, was sie an Orten nützlich macht, an denen Karten häufig verloren gehen. Allerdings können Mobiltelefone und andere Alltagsgegenstände Magnetstreifen entmagnetisieren, was für Gäste ein Problem darstellen könnte.

NFC und Integration mobiler Schlüssel

Near Field Communication (NFC) baut auf den Ideen hinter RFID auf, um Smartphones zu verbinden. Anstatt physische Schlüsselkarten mit sich zu führen, nutzen Besucher die Hotel-App auf ihrem Smartphone, um sich mit digitalen Zugangsdaten anzumelden.

Die Integration mobiler Schlüssel ist der Teil der Zugangskontrolle in Hotels, der am schnellsten wächst. Gäste schätzen es, dass sie überhaupt nicht zur Rezeption gehen müssen; sie können ihre Zugangsdaten vor ihrer Ankunft erhalten und so direkt auf ihr Zimmer gehen. Hotels sparen Geld für den Kartenbestand und erleichtern den Gästen den Check-in.

NFC-Systeme können mit herkömmlichen Schlüsselkarten verwendet werden, sodass Hotels den Bedürfnissen ihrer Gäste gerecht werden können. Einige Gäste wünschen sich physische Karten, während andere davon ausgehen, dass der mobile Zugang zur Normalität wird.

Diese neue Technologie steht in direktem Zusammenhang damit, wie Hotels die Zugangskontrolle mit ihren Property-Management-Systemen kombinieren.

Integration in Hotel-Property-Management-Systeme

Die Zugangskontrolle mit Schlüsselkarten funktioniert am besten, wenn sie mit den Hotel-Property-Management-Systemen verknüpft ist. Wenn die Software für Zugangskartensysteme mit PMS-Plattformen zusammenarbeitet, können Hotels Zugangsdaten automatisch verwalten, Gästedaten synchronisieren und Betriebsberichte zusammenführen.

Vorteile der Prostay-PMS-Integration

Wenn Schlüsselkarten-Zugangssysteme und PMS-Plattformen wie Prostay zusammenarbeiten, entfallen manuelle Aufgaben, die den Check-in verlangsamen und Fehler möglich machen. Wenn eine Reservierung bestätigt wird, sendet das PMS automatisch die Zimmerzuweisung und die Aufenthaltsdaten an die Zugangskontrolllösung. Die Mitarbeiter an der Rezeption codieren lediglich eine leere Karte; die Zugangsdaten sind bereits voreingestellt.

Diese Synchronisierung bleibt während des gesamten Aufenthalts des Gastes bestehen. Änderungen an den Zimmern führen zu einer sofortigen Aktualisierung der Zugangsrechte. Bei vorzeitiger Abreise werden die Zugangsdaten sofort gesperrt. Bei verspäteter Abreise verlängert sich das Zugangsfenster ohne Hilfe des Personals.

Integrierte Systeme machen nicht nur den Betrieb effizienter, sondern ermöglichen auch die Nachverfolgung von Zugriffen, was beim Revenue Management hilft. Die Einrichtungen können nachverfolgen, wie oft und wann Gäste die Annehmlichkeiten ihrer Einrichtungen nutzen. Diese Informationen helfen bei der Entscheidung, welche Dienstleistungen angeboten werden sollen, wie viele Mitarbeiter eingestellt werden müssen und wann Upsells angeboten werden sollen.

Implementierungsprozess

Für die Anbindung von Schlüsselkartenzugangssystemen an die bestehende IT-Architektur gibt es eine festgelegte Reihenfolge:

1. Systembewertung und Kompatibilitätsprüfung – Bewerten Sie die aktuellen PMS-Funktionen, die Netzwerkinfrastruktur und die Türhardware, um Integrationsanforderungen und potenzielle Hindernisse zu identifizieren.
2. Hardwareinstallation und Netzwerkkonfiguration – Installieren Sie Kartenlesegeräte und Controller an den Zugangspunkten und richten Sie sichere Netzwerkverbindungen zwischen der Zugangskontrollhardware und den PMS-Servern ein.
3. Software-Integration und Mitarbeiterschulung – Konfigurieren Sie API-Verbindungen oder Middleware, die das Zugangskontrollsystem mit dem PMS verbinden, und schulen Sie die Mitarbeiter an der Rezeption und im Wartungsdienst in den neuen Arbeitsabläufen.
4. Test- und Inbetriebnahmeverfahren – Validierung der Programmierung von Zugangsdaten, der Zugriffsprotokollierung und der automatischen Deaktivierung in mehreren Testszenarien vor der vollständigen Bereitstellung.

Vergleich der betrieblichen Vorteile

Bei den meisten Immobilien mit mehr als 20 Zimmern amortisieren sich die Anschaffungskosten für integrierte Kartenschlüsselsysteme innerhalb von 18 bis 24 Monaten, da sie die Immobilie sicherer und effizienter machen.

Das Wissen um mögliche Probleme bei der Implementierung hilft Immobilien, sich auf eine erfolgreiche Einführung vorzubereiten.

Häufige Herausforderungen bei der Implementierung und Lösungen

Die Installation von Schlüsselkartenschlössern in einem bereits geöffneten Hotel erfordert eine sorgfältige Planung, um die Gäste zufrieden zu stellen und den Betrieb während der Umstellung aufrechtzuerhalten. Bei der Implementierung können einige Probleme auftreten.

Störungen des Gästeerlebnisses

Wenn viele Besucher einchecken, können Probleme bei der Kartenprogrammierung oder mit den Lesegeräten sowohl für die Gäste als auch für das Personal an der Rezeption zu Schwierigkeiten führen. Zu den proaktiven Maßnahmen zur Risikominderung gehören die Einrichtung von Backup-Codierungsstationen, die Schulung des Personals in der Verwendung der manuellen Übersteuerung und die Planung der Installation der Lesegeräte zu Zeiten, in denen nicht viele Menschen anwesend sind. Wenn Sie einen begrenzten Vorrat an vorprogrammierten Masterkarten vorrätig haben, können Sie die Gäste sofort hereinlassen, während Sie an der Behebung der Probleme mit dem Hauptsystem arbeiten.

Schulung und Einarbeitung des Personals

Die Rezeption, die Hauswirtschaft und die Wartungsabteilung nutzen Schlüsselkartenzugangssysteme auf unterschiedliche Weise. Eine gute Schulung konzentriert sich auf die für die jeweilige Tätigkeit relevanten Arbeitsabläufe, anstatt einen allgemeinen Überblick über das System zu geben. Das Personal an der Rezeption muss wissen, wie man Zugangsdaten programmiert und Probleme damit behebt. Das Housekeeping muss über Zeit- und Bereichszugangsbeschränkungen informiert sein. Das Wartungspersonal muss kontrollieren, wer Zugang zur Hardware hat, und auftretende Probleme beheben. Bei der Ersteinrichtung eines Systems sollte der technische Support der Anbieter eine Schulung vor Ort umfassen.

Komplexität der Systemintegration

Ältere Immobilienverwaltungssysteme verfügen möglicherweise nicht über moderne API-Funktionen, was die Anbindung an neuere Zutrittskontrollsysteme erschwert. Einige Lösungen sind Middleware-Plattformen, die ältere PMS-Installationen mit neueren Kartenzutrittssystemen verbinden, schrittweise Migrationsansätze, bei denen beide Systeme während der Umstellung weiterlaufen, und Anbieterallianzen, die Integrationsunterstützung anbieten. Um sicherzustellen, dass das neue Eingangssystem mit den aktuellen Sicherheitssystemen wie integrierten Videoüberwachungs- und Besuchermanagementplattformen kompatibel ist, müssen alle Systemanbieter frühzeitig zusammenarbeiten.

Durch vorausschauende Planung dieser Probleme lassen sich kostspielige Verzögerungen vermeiden und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter beschleunigen.

Fazit und nächste Schritte

Im Vergleich zu herkömmlichen Schlüsseln machen Schlüsselkartenzugangssysteme Hotels sicherer, effizienter und für Gäste attraktiver. Automatisierte Berechtigungsverwaltung, PMS-Integration und digitale Zugangsprotokollierung tragen gemeinsam dazu bei, wiederkehrende Sicherheitsprobleme in der Hotellerie zu lösen und gleichzeitig die laufenden Kosten zu senken.

Unterkünfte, die über einen Schlüsselkartenzugang nachdenken, sollten sofort folgende Maßnahmen ergreifen:

1. Bewerten Sie die aktuelle Zugangskontrollinfrastruktur und identifizieren Sie Sicherheitslücken.
2. Dokumentieren Sie die Anforderungen für die PMS-Integration und überprüfen Sie die Kompatibilität mit führenden Schlüsselkartenanbietern
3. Fordern Sie Vorführungen von zwei bis drei qualifizierten Anbietern an, darunter auch Prostay-kompatible Anbieter
4. Entwickeln Sie einen stufenweisen Zeitplan für die Umsetzung, der Störungen für die Gäste minimiert

Hotels sollten die Entwicklungen im Bereich der mobilen Schlüssel, biometrischen Kontrollsysteme und cloudbasierten Verwaltungsplattformen im Auge behalten, da sich die Zugangskontrolltechnologie für Hotels ständig weiterentwickelt. Diese Technologien werden zunehmend mit Schlüsselkarten-Zugangsdaten kombiniert, um zusätzliche Sicherheit zu bieten und den Gästen das Leben zu erleichtern.

Weitere Ressourcen

Checkliste zur Anbieterbewertung

• PMS-Integrationsfähigkeiten und Zertifizierungsstatus
• Verschlüsselungsstandards und Sicherheitsprotokolle
• Unterstützung mobiler Zugangsdaten und Verfügbarkeit von Gäste-Apps
• Fernzugriff und Cloud-Verwaltungsoptionen
• Verfügbarkeit des technischen Supports und Reaktionsverpflichtungen

Vorlage für PMS-Integrationsanforderungen

• Aktuelle PMS-Version und API-Fähigkeiten
• Spezifikationen der Netzwerkinfrastruktur
• Anforderungen an die Kompatibilität der Türbeschläge
• Schulungsbedarf für Mitarbeiter und Support bei der Inbetriebnahme

Überlegungen zur ROI-Berechnung

• Aktuelle Kosten für Neucodierung und Schlüsselersatz
• Zeitaufwand der Rezeption für schlüsselbezogene Probleme
• Häufigkeit von Sicherheitsvorfällen und damit verbundene Kosten
• Auswirkungen von Schlüsselproblemen auf die Zufriedenheit der Gäste