Software für Serviced Apartments: Der vollständige Leitfaden

Serviced Apartment Software ist eine komplette Immobilienverwaltungssoftware, die speziell für Langzeitaufenthalte und Aparthotel-Unternehmen entwickelt wurde. Sie kümmert sich um alles, von flexiblen Reservierungen und wiederkehrenden Rechnungen bis hin zur Gästekommunikation und Multi-Channel-Vertrieb. Diese Serviced Apartment Management Software unterscheidet sich von anderer Hotelsoftware, da sie berücksichtigt, dass eine 60-tägige Geschäftsbuchung anders funktioniert als ein Wochenendausflug.

Die Serviced-Apartment-Branche wuchs von 2020 bis 2026 rasant. Dies lag daran, dass mehr Menschen von zu Hause aus arbeiteten, digitale Nomaden nach gemeinschaftsorientierten Unterkünften suchten und Unternehmen Mitarbeiter versetzten und flexible Wohnmöglichkeiten benötigten. Geschäftsreisende mit langfristigen Projekten, umziehende Familien und Fachkräfte, die sich aus medizinischen oder Bildungsgründen in einer Stadt aufhalten, wünschen sich zunehmend den Komfort eines Zuhauses und die Bequemlichkeit von Hoteldienstleistungen. Diese Veränderung macht eine spezielle Software für die Verwaltung von Serviced Apartments nicht nur zu einer netten Ergänzung, sondern zu einer Notwendigkeit.

Drei wichtige Aspekte, die für Betreiber, die in die richtige Technologie investieren, von Bedeutung sind, sind:

• Höhere Auslastung bei Aufenthalten von mehr als 30 Nächten durch Schließen von Lücken zwischen langen Buchungen und Verwaltung der Aufenthaltsdauer
• Mehr Direktbuchungen, um die Abhängigkeit von OTAs und deren Provisionsstrukturen zu verringern
• Schlankere Abläufe mit kleineren Teams durch Automatisierung und Self-Service-Gästereisen

Die wichtigsten Gründe, warum Betreiber von Serviced Apartments sich für Prostay entscheiden

Prostay ist eine Serviced-Apartment-Software, die sich als All-in-One-Plattform für Serviced Apartments und Aparthotels versteht. Sie verfügt über ähnliche Funktionen wie die großen PMS-Anbieter, ist jedoch einfacher zu bedienen und besser anpassbar. Anstatt Betreiber zu zwingen, strenge Regeln zu befolgen, die für normale Hotels gedacht sind, passt sich Prostay an die tatsächlichen Abläufe in Serviced-Apartment-Unternehmen an, in denen Übernachtungsgäste und Firmenkunden mit Monatsverträgen unter einem Dach wohnen.

• Von Anfang an cloud-nativ – Sie können von überall auf Ihr gesamtes Portfolio zugreifen, auch wenn Sie keine Server vor Ort haben. Dank automatischer Upgrades haben Ihre Mitarbeiter immer Zugriff auf die neuesten Funktionen. Ganz gleich, ob Sie fünf Einheiten in einer Stadt oder fünfzig in mehreren Ländern verwalten, hohe Anforderungen an die Verfügbarkeit sorgen dafür, dass verteilte Immobilien miteinander verbunden bleiben.
• Entwickelt für Langzeit- und Kurzzeitaufenthalte – Sie können Preise für Übernachtungen, Wochen- und Monatsaufenthalte in einer einzigen Reservierung festlegen. Kautionen, Zahlungspläne und Rechnungen ändern sich automatisch je nach Aufenthaltsdauer, sodass Sie keine zusätzlichen Umwege machen müssen, wie es bei Systemen der Fall ist, die ausschließlich für den Umsatz im Hotelstil ausgelegt sind.
• Integrierte Zahlungsabwicklung – Unterstützt alle gängigen Kreditkartenunternehmen und digitalen Geldbörsen und kann für Langzeitaufenthalte automatisch Zahlungspläne erstellen. Eine klare Kommunikation mit den Gästen bezüglich der Abrechnungszyklen und der richtigen Genehmigungskanäle kann dazu beitragen, das Risiko von Rückbuchungen zu verringern.
• Zentrale Kontrolle für Marken mit mehreren Immobilien – Über Dashboards in der Zentrale können Sie alle Ihre Investitionen im Blick behalten. Dank rollenbasiertem Zugriff kann der Geschäftsführer alles einsehen, ohne dass die Mitarbeiter an der Rezeption wichtige Finanzinformationen sehen können. Eigentümer bleiben mit konsolidierten Berichten aus aller Welt auf dem Laufenden.
• Integrierte Automatisierung und KI für den Betrieb – Prostay reduziert den Arbeitsaufwand für das Personal, indem es die Kommunikation mit den Gästen auf der Grundlage von Reservierungsereignissen automatisiert und Aufgaben zuweist, die sich je nach Aufenthaltsdauer des Gastes ändern. KI-Ideen helfen beim Upselling von Leistungen wie frühem Check-in und ändern die Preise je nach Nachfrage.
• Nahtlose Integration mit Ihren bestehenden Tools – Offene APIs ermöglichen Ihnen die Verbindung zu Türschlössern, Buchhaltungssoftware, dynamischen Preisplattformen und Marketing-CRMs. Ihre IT-Infrastruktur arbeitet zusammen, anstatt Datensilos zu bilden.

Ob Langzeit- oder Kurzzeitaufenthalt – optimieren Sie den Betrieb Ihrer Serviced Apartments

Die Verwaltung eines Gebäudes, in dem ein Urlaubsgast zwei Nächte bleibt und ein Firmenmieter für 90 Nächte in die nächste Einheit einzieht, ist sehr kompliziert. Standard-Hotelsysteme betrachten jede Abreise als vollständigen Umsatz, während Wohnraum-Tools die Gastfreundschaftsebene gar nicht berücksichtigen. Betreiber von Serviced Apartments benötigen Immobilienverwaltungssysteme, die mit beiden Enden des Spektrums arbeiten können.

Prostay als Serviced-Apartment-Software berücksichtigt diese betriebliche Realität:

• Flexible Reservierungsabwicklung – Teilen, zusammenführen, verlängern oder verkürzen Sie Buchungen, ohne die Abrechnungshistorie zu verlieren. Verlegen Sie einen Gast während seines Aufenthalts in einen anderen Zimmertyp, und das System berechnet die Kosten automatisch neu.
• Visuelle Planungstafeln – Zeitachsenansichten zeigen sowohl tägliche als auch monatliche Perspektiven und helfen Revenue Managern, unangenehme Lücken von einer Nacht zwischen langen Aufenthalten zu erkennen und proaktiv zu füllen.
• Anpassungsfähige Housekeeping-Regeln – Wöchentliche Reinigungen für längere Aufenthalte im Gegensatz zu vollständigen Umzügen für Kurzzeitgäste erfolgen automatisch auf der Grundlage der Reservierungsdauer. Keine manuelle Planung oder versäumte Reinigungen mehr.
• Koordination der Instandhaltung – Das Aufgabenmanagement weist vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen während natürlicher Lücken zu, wodurch Störungen bei Langzeitaufenthalten reduziert werden und die Unterkünfte in einem Top-Zustand bleiben.
• Automatisierte Workflow-Auslöser – E-Mails vor der Ankunft, Zufriedenheitsumfragen während des Aufenthalts und Erinnerungen zur Verlängerung 21, 14 und 7 Tage vor der Abreise laufen ohne Eingreifen des Personals ab, wodurch sich der Arbeitsaufwand erheblich reduziert.

All diese Funktionen tragen dazu bei, Zeit bei den täglichen Aufgaben zu sparen. Ein Komplex mit 40 Einheiten kann so 10 bis 15 Stunden pro Woche einsparen, die zuvor für manuelle Planung, Nachfassaktionen bei Gästen und Änderungen bei der Rechnungsstellung aufgewendet wurden.

Flexible Direktbuchungserlebnisse für Serviced Apartments

Serviced Apartments sind stark von Direktbuchungen durch Unternehmen, Umzugsunternehmen und B2B-Kunden abhängig, die nicht über OTA-Kanäle laufen. Deshalb muss die von Ihnen gewählte Serviced-Apartment-Software in der Lage sein, dies zu bewältigen. Eine gute Buchungsmaschine ist wichtig, da Geschäftskunden eine reibungslose Abwicklung von Angeboten bis hin zu Verträgen wünschen und Urlaubsgäste nach dem Betrachten von Immobilien auf Aggregator-Websites immer häufiger direkt auf die Websites der Betreiber gehen.

Die Prostay-Buchungsmaschine ist vollständig mit benutzerdefinierten Farben, Logos und Fotos der Unterkunft gestaltet und direkt in die Website des Hotels integriert. Anstatt zu einer Schnittstelle eines Drittanbieters weitergeleitet zu werden, sehen die Gäste eine einheitliche Marke.

• Unterstützung für beliebige Aufenthaltsdauer – Zeigen Sie Preise pro Nacht, Woche und Monat an und visualisieren Sie Rabatte für längere Aufenthalte übersichtlich. Ein Gast, der einen Preis für 7 Nächte mit einem Preis für 30 Nächte vergleicht, erkennt den Mehrwert sofort.
• Unternehmens- und B2B-Abläufe – Promo-Codes, ausgehandelte Preispläne und spezielle Landingpages für Großkunden optimieren die Buchungen für Umzugsagenturen und Corporate Travel Manager.
• Conversion-optimierte UX – Mobile-First-Design, reduzierte Checkout-Schritte, gespeicherte Gästedaten für wiederholte Aufenthalte und Unterstützung für mehrere Sprachen/Währungen sorgen für einen reibungslosen Buchungsprozess.
• Neue Gäste finden Sie direkt – SEO-freundliche Buchungsseiten helfen dabei, organischen Traffic von Reisenden zu gewinnen, die nach Optionen für längere Aufenthalte in Ihrem Markt suchen.

Was ist der tatsächliche Vorteil? Geringere OTA-Provisionen. Ein Aparthotel mit 50 Einheiten, das 15 bis 20 % seiner Reservierungen von OTAs auf direkte Kanäle verlagert, kann jeden Monat Tausende von Dollar an Provisionskosten einsparen. Diese Einsparungen fließen direkt in den Gewinn oder werden zur Verbesserung des Kundenerlebnisses verwendet.

Langzeitaufenthalte leicht gemacht: Abrechnung, Rechnungsstellung und Gästeerlebnis

Langzeitaufenthalte in Serviced Apartments verursachen Abrechnungsprobleme, mit denen man bei Kurzaufenthalten in Hotels nicht konfrontiert ist. Zu diesen Problemen gehören Halbmonate, von Unternehmen finanzierte Vereinbarungen, Verlängerungen während des Aufenthalts, die Bearbeitung von Anzahlungen für mehrmonatige Verträge und die Sicherstellung, dass Steuern in allen Gerichtsbarkeiten gezahlt werden. Wenn ein Geschäftskunde sein Projektteam bittet, drei weitere Wochen zu bleiben, dauert die manuelle Änderung der Rechnung Stunden und führt zu Fehlern.

Prostay kümmert sich mit speziellen Abrechnungsfunktionen um verschiedene Vorgänge in Serviced Apartments:

• Monatliche und benutzerdefinierte Rechnungsstellung – Erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen, die sich nach Kalendermonaten oder benutzerdefinierten Abrechnungszyklen richten. Teilen Sie die Rechnungsstellung zwischen Gast und Arbeitgeber mit separaten Rechnungsempfängern auf.
• Automatische Zahlungserinnerungen – Planen Sie Erinnerungen vor Fälligkeitsterminen und Nachfassaktionen nach versäumten Zahlungen, um die Mietinkasso ohne umständliche manuelle Kontaktaufnahme zu verbessern.
• Flexible Zusatzabrechnungen – Stellen Sie Nebenkosten, Parkplätze, Zugang zu Coworking-Schreibtischen und Ausstattungspakete wiederkehrend oder einmalig innerhalb desselben Kontos in Rechnung. Es sind keine separaten Abrechnungssysteme erforderlich.
• Pro-rata-Berechnungen – Bei vorzeitiger Anreise und verspäteter Abreise wird automatisch eine Neuberechnung durchgeführt. Bei Datumsänderungen während der Vertragslaufzeit werden die Gebühren ohne manuelle Tabellenkalkulation angepasst.
• Selbstbedienungsportal für Gäste – Gäste akzeptieren Verträge online, checken digital mit ID-Überprüfung ein und können jederzeit über ein Marken-Gästeportal auf Rechnungen und Quittungen zugreifen. Dies reduziert die Arbeitsbelastung an der Rezeption und bietet Firmenkunden gleichzeitig die Unterlagen, die sie für ihre Spesenabrechnung benötigen.

Diese Tools verwandeln die Rechnungsstellung von einem operativen Problem in einen optimierten Prozess, der sich an Ihr Portfolio anpasst.

Technologie, die sich an Ihre Serviced-Apartment-Marke anpasst

Die Markenidentität unterscheidet Serviced-Apartment-Hotels voneinander. Einige sind designorientiert, andere ähneln Studentenwohnheimen, wieder andere sind hochwertige Firmenwohnungen und manche sind digitale Nomaden-Hubs mit Coworking-Spaces. Generische Software zwingt Betreiber dazu, Workflows zu verwenden, die nicht zu ihrer Marke passen, wodurch diese an Einzigartigkeit verliert.

Das modulare Design von Prostay hilft Betreibern dabei, das System zusammenzustellen, das für ihre Marke am besten geeignet ist:

• Kernmodule – Das Property Management System, der Channel Manager und die Buchungsmaschine bilden die Grundlage. Fügen Sie Prostay Nexus für die Gästekommunikation und Tableview für den Point-of-Sale hinzu, wenn sich die betrieblichen Anforderungen ändern.
• Benutzerdefinierte Felder und Tags – Verfolgen Sie Gästepräferenzen, Eigenschaften der Unterkünfte (haustierfreundlich, barrierefrei, Premium-Aussicht) und markenspezifische Datenpunkte, die von Standardsystemen ignoriert werden.
• Markenspezifische Workflows – Konfigurieren Sie Check-in-Prozesse, Housekeeping-Protokolle und Kommunikationsabläufe, die Ihren Servicestandards entsprechen, anstatt generische Vorlagen für das Gastgewerbe zu verwenden.
• Offene API-Integrationen – Verbinden Sie sich mit Türschlössern, Gegensprechanlagen, Buchhaltungspaketen, Marketing-CRMs, Zahlungsgateways und intelligenten Energiemanagementsystemen. Ihre zentralisierte Plattform wird zum Dreh- und Angelpunkt Ihres gesamten Technologie-Ökosystems.
• White-Label-Gästekommunikation – E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten werden unter Ihrer Marke und Domain versendet und stärken so Ihre Identität an jedem Kontaktpunkt, anstatt für Ihren Softwareanbieter zu werben.

Dank dieser Anpassungsfähigkeit wächst das System mit Ihrer Marke, anstatt sie einzuschränken.

Effizienteres Arbeiten durch Automatisierung und Self-Service

Von 2023 bis 2026 stieg der Personaldruck in der Hotelbranche, und in Serviced Apartments waren oft nur sehr wenige Mitarbeiter vor Ort. Immobilien, die früher rund um die Uhr über Personal an der Rezeption verfügten, haben jetzt nur noch tagsüber Personal oder werden aus der Ferne verwaltet. Die Technologie füllt die Lücke.

Durch Self-Service-Abläufe ist es weniger notwendig, sich auf die Verfügbarkeit von Personal zu verlassen:

• Online-Check-in und -Check-out – Digitale Registrierungskarten, automatisierte Zugangscodes oder Schlüsselanweisungen sowie Express-Abreisevorgänge erfolgen ohne Eingreifen des Personals.
• Automatisierte Nachrichtenübermittlung mit Prostay Nexus – Vorlagen für die Kommunikation vor, während und nach dem Aufenthalt werden automatisch per E-Mail, SMS und WhatsApp versendet. Gäste erhalten zeitnah Informationen, ohne dass diese manuell versendet werden müssen.
• Automatisierungsregeln basierend auf der Aufenthaltsdauer – Konfigurieren Sie Regeln wie „Bei einer Reservierung von mehr als 30 Nächten wöchentliche Zimmerreinigung zuweisen, Kaution verlangen und am 21. Tag eine Verlängerungserinnerung senden“. Verschiedene Gästesegmente werden automatisch entsprechend behandelt.
• KI-gestützte Kommunikationswerkzeuge – Vorgeschlagene Antworten auf häufig gestellte Fragen von Gästen (WLAN-Passwörter, Parkanweisungen, lokale Empfehlungen) beschleunigen die Antwortzeiten. Die Anomalieerkennung markiert ungewöhnliche Muster wie eine unerwartet niedrige Auslastung 30 Tage im Voraus.
• Automatisierte Priorisierung von Aufgaben – Reinigungs- und Wartungsaufgaben werden je nach Dringlichkeit, Standort der Einheit und Verfügbarkeit des Personals an die richtigen Teammitglieder weitergeleitet.

Ein Komplex mit 40 Einheiten, der über diese Funktionen verfügt, spart in der Regel 15 bis 20 Stunden manuelle Arbeit pro Woche. So kann sich das Team darauf konzentrieren, die Gäste zufrieden zu stellen und das Geschäft auszubauen, anstatt administrative Tätigkeiten zu erledigen.

Maximieren Sie Ihren Umsatz und die Performance Ihres Portfolios

Serviced Apartment Hotels verdienen ihr Geld auf andere Weise als normale Hotels. Die Mischung der Aufenthaltsdauer, die Preise für Firmenverträge, saisonale Muster und lokale Veranstaltungen beeinflussen alle, wie viel Geld Sie verdienen. Ein Gebäude mit 90-Tage-Verträgen zu niedrigeren Preisen kann nicht so viel Geld einbringen wie eines, das eine Mischung aus 30-tägigen Firmenaufenthalten und Wochenendbuchungen zu höheren Preisen bietet.

Prostay bietet Ihnen eine Serviced-Apartment-Software, mit der Sie aus diesen Faktoren das Maximum herausholen können:

• Flexible Preisgestaltung – Legen Sie BAR (Best Available Rate), Rabatte für Langzeitaufenthalte, ausgehandelte Firmenpreise und Einschränkungen (Mindest-/Höchstaufenthaltsdauer) fest, die auf Langzeitaufenthalte abgestimmt sind.
• Integration dynamischer Preisgestaltung – Verbinden Sie sich mit Revenue-Management-Tools wie PriceLabs oder Wheelhouse, die die Übernachtungs- und Monatspreise auf der Grundlage der Marktnachfrage optimieren, wobei kanalspezifische Aufschläge die Margen bei OTA-Buchungen schützen.
• Dashboards mit Leistungsdaten – Verfolgen Sie die Auslastung, den ADR, den RevPAR und die durchschnittliche Aufenthaltsdauer nach Gebäude, Zimmertyp und Gästesegment. Portfolios mit mehreren Immobilien bieten konsolidierte Ansichten neben Details auf Immobilienebene.
• Kundenkontenverwaltung – Erstellen Sie Kundenprofile mit Verfolgung ausgehandelter Preise, Produktionsberichten und benutzerdefinierten Rechnungsregeln pro Kunde. Identifizieren Sie, welche Kundenbeziehungen das Volumen steigern und welche neu verhandelt werden müssen.
• Erweiterung der Einnahmequellen – Monetarisieren Sie Parkplätze, Coworking-Schreibtische, Lagerräume und Premium-Ausstattungen als neue Einnahmequellen. Verfolgen Sie neben den Zimmererlösen auch die Nebeneinnahmen, um einen vollständigen Überblick über die Leistung zu erhalten.

Beispiel: Ein Aparthotel im Stadtzentrum verzeichnet im Sommer unter der Woche einen Rückgang der Geschäftsnachfrage, aber einen Anstieg der Freizeitnachfrage an den Wochenenden. Die Preisregeln ändern sich automatisch, sodass Freizeitgäste mehr bezahlen, während die Mindestpreise für Firmenkunden beibehalten werden. So wird der Umsatz des Gebäudes maximiert, ohne dass kontinuierliche manuelle Änderungen erforderlich sind.

Was sind Serviced Apartments Hotels?

Serviced-Apartment-Hotels sind komplett ausgestattete Unterkünfte, die für eine Nacht oder mehrere Monate gemietet werden können. Sie verbinden den Platz und die Funktionalität von Apartments (wie Küchen, Wohnbereiche und Versorgungsleistungen) mit Dienstleistungen im Hotelstil. Sie liegen irgendwo zwischen normalen Hotels und normalen Mietwohnungen.

Serviced Apartment Hotels sind viel größer als Hotels, verfügen über voll ausgestattete Küchen für Selbstversorger und fühlen sich eher wie ein Zuhause an, was sie ideal für längere Aufenthalte macht. Sie erfordern keinen langfristigen Mietvertrag wie Wohnraummieten und beinhalten Dienstleistungen wie Reinigung und Wäschewechsel. Außerdem können Sie die Aufenthaltsdauer flexibel gestalten.

Einige der wichtigsten Einrichtungen, über die Serviced Apartment Hotels im Zeitraum 2026–2028 verfügen sollten, sind:

• Highspeed-WLAN und ein eigener Schreibtisch
• Voll ausgestattete Küche mit Kochgeschirr und Geräten
• Wöchentliche Reinigung und Wäschewechsel
• Waschmöglichkeiten in der Unterkunft oder im Gebäude
• Smart-TV mit Streaming-Funktion
• Zugang zu Fitnessraum, Coworking Space oder Lounge in größeren Immobilien

Zu den wichtigsten Gästesegmenten gehören:

• Geschäftsreisende mit längeren Projekten (Beratungsaufträge, Bauaufsicht, Schulungsprogramme)
• Umziehende Familien, die während des Hauskaufs oder der Renovierung eine vorübergehende Unterkunft benötigen
• Medizinische Aufenthalte in der Nähe von Krankenhäusern zur Behandlung oder Genesung
• Digitale Nomaden, die eine gemeinschaftsorientierte Unterkunft mit arbeitsfreundlichen Einrichtungen suchen
• Studenten, die zwischen den Semestern oder während Praktika eine Übergangsunterkunft benötigen

Die Nachfrage ist in großen Städten wie London, Dubai, Singapur und New York stark gestiegen. Das liegt daran, dass immer mehr Menschen umziehen und von zu Hause aus arbeiten.

Welche besonderen Funktionen muss ein PMS für Serviced Apartments bieten?

Standardlösungen für Hotel-Property-Management-Systeme eignen sich nicht gut für Langzeitaufenthalte, da sie für Übernachtungen konzipiert wurden und nicht für 60-Tage-Verträge mit monatlicher Abrechnung und Änderungen während des Aufenthalts. Serviced Apartment Hotels benötigen ein System, das die Bereitstellung von Hospitality-Services und die mit längeren Aufenthalten verbundenen finanziellen Probleme bewältigen kann.

Einige wichtige Anforderungen sind:

• Erweiterte Verwaltung der Aufenthaltsdauer – Nacht- und Monatspreise in einem System mit automatischen Rabatten basierend auf der Aufenthaltsdauer. Flexible Anzahlungsstrukturen, die sich zwischen Buchungen für 3 Nächte und 3 Monate unterscheiden.
• Wiederkehrende Abrechnungen und Rechnungsstellung – Unternehmenszahlungsvereinbarungen mit geteilten Folios, planmäßigen Rechnungen in benutzerdefinierten Zyklen und steuerkonformen Dokumenten für verschiedene Länder. Ein Firmenkunde, der Zimmer in mehreren Ländern bucht, benötigt ordnungsgemäße Unterlagen ohne manuelle Anpassungen.
• Flexibilität beim Bestand – Verkaufen Sie ganze Wohnungen, einzelne Zimmer in Wohngemeinschaften, Coworking-Schreibtische, Schließfächer und Parkplätze über dieselbe Plattform. Einige Betreiber konfigurieren eine 4-Zimmer-Wohnung so, dass sie in ruhigen Zeiten als separate 2-Zimmer-Wohnungen verkauft werden kann.
• Integration von Gebäudesystemen – Verbinden Sie Zugangskontrolle, Gegensprechanlagen, intelligente Zähler und Paketverwaltung, wo dies relevant ist. Gäste erwarten in modernen Serviced Apartments einen schlüssellosen Zugang und eine automatisierte Verwaltung der Versorgungsleistungen.
• Tools für den Lebenszyklus von Gästen für längere Aufenthalte – Zufriedenheitsumfragen während des Aufenthalts, Verlängerungsangebote in angemessenen Abständen und Ein- und Auszugsinspektionen mit Dokumentation. Die Gästeerfahrung bei einem 90-tägigen Aufenthalt unterscheidet sich grundlegend von einer Wochenendbuchung.

Diese Anforderungen zeigen, warum die Funktionen von Prostay echte betriebliche Anforderungen erfüllen und nicht nur ein nettes Extra sind.

Wie Prostay im Vergleich zu Serviced Apartments und Aparthotels abschneidet

Prostay ist eine weniger bekannte globale PMS-Marke, die sich dadurch auszeichnet, dass sie sich auf Einfachheit und modularen Einsatz konzentriert, anstatt zu viele Funktionen hinzuzufügen. Betreiber stellen nur die Module zusammen, die sie benötigen, anstatt ein ganzes System zu lizenzieren und 60 % seiner Funktionen zu verwerfen.

Einige wichtige Unterschiede sind:

• Unterstützung mehrerer Immobilientypen – Verwalten Sie Serviced Apartments, Aparthotels, Hostels und gemischt genutzte Gebäude in einem Konto. Ein Portfolio mit traditionellen Hotelzimmern, Apartments für Langzeitaufenthalte und Coworking-Flächen wird von einer einzigen zentralen Plattform aus betrieben.
• Realistische Onboarding-Zeiten – Die Implementierung dauert in der Regel 2 bis 6 Wochen, je nach Größe und Komplexität der Immobilie. Die Datenmigration aus bestehenden Systemen und die Schulung der Mitarbeiter folgen strukturierten Prozessen und nicht dem Ansatz „Hier ist Ihr Login, viel Glück“.
• Moderne Benutzerfreundlichkeit – Browserbasierte Oberfläche, die sowohl für Front-Desk- als auch für Back-Office-Workflows optimiert ist. Minimale Klicks zur Erledigung gängiger Aufgaben reduzieren die Schulungszeit und den täglichen Frust.
• Regionale Unterstützung – Supportanfragen werden in der jeweiligen Zeitzone bearbeitet, Implementierungsspezialisten kennen die lokalen Marktdynamiken und es finden fortlaufende Erfolgsberatungen statt, die sich auf die Auslastung und das Wachstum der Direktbuchungen konzentrieren.
• Modulare Preisgestaltung – Beginnen Sie mit PMS, Channel Manager und Buchungsmaschine. Fügen Sie Nexus Messaging oder Tableview POS hinzu, wenn Sie bereit sind. Für erste Demos ist keine Kreditkarte erforderlich; die Preispläne skalieren mit der Größe des Portfolios.

Cloud-native vs. cloudbasiert für die Verwaltung von Serviced Apartments

Der Unterschied zwischen „Cloud-nativ” und „Cloud-basiert” ist wichtiger, als es die Marketingsprache vermuten lässt. Cloud-basiert bedeutet häufig, dass ein bestehendes serverbasiertes System auf eine gehostete Infrastruktur migriert wurde. Das funktioniert zwar, hat aber altbekannte Einschränkungen und verlangsamt die Produktentwicklung.

Prostay und andere Cloud-native Lösungen wurden von Anfang an für den Einsatz in der Cloud entwickelt. Dank modernster Technologien wie plattformübergreifenden Apps können sie auch vor Ort ausgeführt werden:

• Microservices-Architektur – Einzelne Komponenten (Reservierungen, Abrechnung, Gästekommunikation) arbeiten unabhängig voneinander. Aktualisierungen eines Moduls beeinträchtigen andere nicht, sodass Funktionen schneller veröffentlicht werden können.
• API-first-Design – Jede über die API zugängliche Funktion bedeutet, dass Integrationen mit Türschlössern, Buchhaltungssystemen und dynamischen Preisgestaltungstools zuverlässig funktionieren und keine fragilen Workarounds erforderlich sind.
• Elastische Skalierung – Bewältigen Sie Buchungsanstiege in der Hochsaison ohne Leistungseinbußen. Ein Portfolio mit 200 Einheiten verarbeitet Check-ins genauso reibungslos wie eine Immobilie mit 20 Einheiten.
• Kontinuierliche Bereitstellung – Neue Funktionen und Sicherheitsupdates werden automatisch ohne geplante Ausfallzeiten oder manuelle Aktualisierungsprozesse eingeführt.

Zu den Zuverlässigkeits- und Sicherheitsstandards gehören:

• Erwartete Reaktionszeiten von unter einer Sekunde für gängige Vorgänge
• Regionale Hosting-Optionen für Anforderungen an die Datenresidenz
• Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand für alle sensiblen Daten
• PCI-DSS-konforme Zahlungsabläufe
• Rollenbasierte Berechtigungen und umfassende Audit-Protokolle
• Automatisierte Backups mit dokumentierten Wiederherstellungsverfahren

Diese technischen Grundlagen bieten Betreibern praktische Vorteile, wie z. B. schnellere Arbeitsabläufe, weniger Probleme bei der Integration und die Gewissheit, dass das System mit dem Portfolio mitwächst.

Andere Immobilientypen, die Prostay nutzen können

Die Prostay-Software für Serviced Apartments eignet sich für Hospitality-Portfolios, die in der Regel mehr als eine Art von Unterkunft umfassen. Betreiber verwalten in der Regel nicht immer dieselben Objekte, sondern bauen im Laufe der Zeit mehrere Strukturen auf, die unterschiedliche Märkte bedienen.

Die folgenden Immobilienkategorien werden unterstützt:

• Studentenunterkünfte – semesterbasierte Preise, Gruppenbuchungen und Konfigurationen für Wohngemeinschaften für akademische Unterkünfte
• Unternehmenswohnungen – Spezielle Gebäude für einzelne Unternehmenskunden mit individueller Abrechnung und Berichterstattung
• Co-Living-Spaces – Verwaltung gemeinschaftlicher Einrichtungen, Nachverfolgung von Gemeinschaftsveranstaltungen und flexible Zimmerzuweisungen
• Hybride Hotels/Aparthotels – Traditionelle Hotelzimmer neben Apartment-Einheiten im selben Gebäude, die über ein System verwaltet werden
• Hostels für Langzeitaufenthalte – Bettenbestand kombiniert mit Privatzimmeroptionen für preisbewusste Langzeitaufenthalte

Mit Prostay können Sie alle Ihre Inventartypen wie Betten, Zimmer, Wohnungen, Büros und Parkplätze von einem Ort aus verwalten. Dank flexibler Preise und Pakete können Sie semesterbasierte Studentenpreise, Pakete für Senioren oder Unternehmensrabatte auf Projektbasis anbieten.

PMS für Reservierungen und Betrieb, Nexus für die Gästekommunikation, Channel Manager für den Vertrieb und Tableview für Einkäufe vor Ort sind die gleichen Tools für alle Arten von Immobilien.

Wie Serviced-Apartment-Software wie Prostay das Gästeerlebnis verbessert

Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit der Gäste und der betrieblichen Effizienz. Wenn alles reibungslos läuft, ist der Service immer gut, was zu besseren Bewertungen auf OTAs und mehr Direktbuchungen führt. Gäste erinnern sich viel mehr an einen Aufenthalt, bei dem alles reibungslos verlief, als an einen mit der besten Lobby.

Prostay verbessert das Gästeerlebnis durch:

• Echtzeitkommunikation – Prostay Nexus versendet während des Aufenthalts automatisch individuelle Updates. Gäste erhalten vor ihrer Ankunft Anweisungen, während ihres Aufenthalts Check-ins und bei ihrer Abreise Follow-ups zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
• Selbstbedienungskomfort – Digitales Einchecken, mobile Zugangscodes, klare Informationen zu WLAN-Zugangsdaten und Reinigungsplänen sowie Vorschläge zur Umgebung reduzieren die Fragen „Wo finde ich ...“, die sowohl Gäste als auch Mitarbeiter nerven.
• Konsistenz über alle Aufenthalte hinweg – Dank standardisierter Standards für Reinigungs- und Wartungsarbeiten erhalten Kunden unabhängig davon, ob sie das Penthouse oder ein Studio mieten, denselben Service. Lange Aufenthalte mit weniger Problemen und erhöhter Zuverlässigkeit führen zu Wiederholungsbuchungen.
• Speicherung von Präferenzen – Bei wiederkehrenden Besuchen werden die Präferenzen der Gäste hinsichtlich Zimmertyp, Etage, Parkplatz und Haustieren in ihren Profilen gespeichert. Geschäftsreisende, die wiederkommen, finden ihre bevorzugte Zimmeraufteilung vor, ohne ihre Wünsche erneut beschreiben zu müssen.
• Schnelle Problemlösung – Der einheitliche Posteingang fasst Nachrichten aus verschiedenen Quellen zusammen. Das Personal beantwortet Wartungsanfragen oder Fragen schnell und behebt Probleme, bevor sie zu Beschwerden in Bewertungen führen.

Diese Veränderungen, die den Aufenthalt für Gäste verbessern, beruhen auf denselben betrieblichen Elementen, die auch die Arbeit der Mitarbeiter beschleunigen. Mit besseren Tools haben alle mehr Freude.

Die Wahl der richtigen Software für Serviced Apartments

Bevor Sie sich Plattformen ansehen, schreiben Sie alle Schritte auf, die Sie von der ersten Anfrage bis zum letzten Auszug durchführen. Finden Sie heraus, wo manuelle Workarounds den Ablauf verlangsamen, wo die Kommunikation mit den Gästen zusammenbricht und wo die Komplexität der Abrechnung zu Fehlern führt. Die beste Software für Ihr Unternehmen hilft Ihnen bei den Problemen, die Sie haben.

Zu den Bewertungskriterien sollten gehören:

• Unterstützung für Langzeitaufenthalte (30+ Nächte) mit entsprechender Abrechnung, Kautionen und Automatisierung der Gästereise
• Automatisierung von Zahlungen, einschließlich wiederkehrender Gebühren, geteilter Abrechnungen und Speicherung von Kreditkartendaten
• Integrationsfähigkeit mit Ihren bestehenden Tools (Buchhaltung, Türschlösser, dynamische Preisgestaltung)
• Detaillierte Berichte zu Auslastung, Umsatz und Segmentanalyse für Ihr gesamtes Portfolio
• Benutzerfreundlichkeit für Front-Desk- und Back-Office-Workflows mit minimalem Schulungsaufwand
• Realistischer Zeitplan für die Implementierung entsprechend der Kapazität Ihres Teams

Praktische Schritte vor der Entscheidung:

• Fordern Sie Fallstudien oder Referenzen von Serviced-Apartment-Portfolios ähnlicher Größe an
• Stellen Sie spezifische Fragen zu Ihren komplexesten Szenarien (Rechnungsstellung durch das Unternehmen, Wohnungswechsel während des Aufenthalts, Berichterstattung für mehrere Immobilien)
• Führen Sie vor der vollständigen Einführung einen Pilotversuch oder eine Sandbox-Testumgebung für eine Immobilie durch
• Legen Sie im Voraus Erfolgskennzahlen fest: wöchentlich eingesparte Stunden, Reduzierung von Abrechnungsfehlern, prozentuale Steigerung der Direktbuchungen

Halten Sie sich fern von Anbietern, die behaupten, dass alles reibungslos funktionieren wird, ohne zu wissen, was Ihr Unternehmen benötigt. Ein guter Partner wird Ihnen Fragen zu Ihrem Unternehmen stellen, bevor er Lösungen vorschlägt.

Starten Sie mit Prostay für Ihre Serviced Apartments

Hotels, die Serviced Apartments, Aparthotels und gemischte Portfolios betreiben, sollten Software verwenden, die auf die besonderen Anforderungen von Langzeitaufenthalten zugeschnitten ist, anstatt modifizierte Hoteltechnologien. Mit Prostay ist der Weg von der Evaluierung bis zur Implementierung ganz einfach.

Der Prozess umfasst drei Schritte:

1. Fordern Sie eine Demo an – Lassen Sie sich die Plattform von einem Prostay-Spezialisten zeigen, der sich mit dem Betrieb von Serviced Apartments auskennt.
2. Überprüfen Sie die maßgeschneiderte Konfiguration – Erhalten Sie einen Konfigurationsvorschlag und einen Preisplan, der auf die Größe Ihres Portfolios und Ihre Modul-Anforderungen abgestimmt ist
3. Planen Sie die Implementierung – Legen Sie Zeitpläne für die Datenmigration, die Integration und die Mitarbeiterschulung mit klaren Meilensteinen fest

Betreiber können mit PMS + Channel Manager + Buchungsmaschine als Basis für die modularen Pläne von Prostay beginnen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie Nexus für automatische Gästebenachrichtigungen oder Tableview für POS vor Ort hinzufügen.

Bringen Sie Beispiele aus der Praxis mit zu Ihrer Demo, um sie realistischer zu gestalten. Ein 60-Nächte-Unternehmensvertrag mit Geschäftsabrechnung, ein Gebäude mit mehreren Einheiten mit wöchentlichen und monatlichen Aufenthalten oder ein Portfolio, das mehrere Städte abdeckt – zu sehen, wie Prostay Ihre realen Probleme löst, ist besser als allgemeine Feature-Touren.

Sind Sie bereit, Ihr Serviced-Apartment-Geschäft reibungsloser und effizienter zu gestalten? Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie die passende Plattform Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann, indem sie Ihre täglichen Aufgaben erleichtert.