Hotelzimmer-Management-System: Optimieren Sie den Zimmerbetrieb

Ein Hotelzimmer-Managementsystem ist eine Art von Immobilienverwaltungssoftware, die die Verfolgung, Zuweisung und Überwachung des Zimmerbestands im täglichen Betrieb automatisiert. Zimmerverwaltungssoftware ist ein wichtiger Bestandteil moderner Hotelimmobilienverwaltungssysteme. Sie zeigt Ihnen den Status jedes Zimmers in Echtzeit an, organisiert die Hauswirtschaftsaufgaben und sorgt für die optimale Zimmervergabe, um die Gäste zufrieden zu stellen und die Auslastung zu steigern.

Dieser Leitfaden behandelt die wichtigsten Aspekte von Zimmerverwaltungssystemen, wie die Verfolgung des Zimmerbestands, die Überwachung des Status, die Automatisierung der Zuweisung und die Integration der Zimmerreinigung. Diese Informationen beziehen sich nur auf das Zimmerverwaltungsmodul und nicht auf den gesamten Funktionsumfang eines Hotel-PMS. Die Zimmerverwaltung ist Teil eines größeren Hotel-Property-Management-Systems. Hotelmanager, Betriebsleiter und IT-Entscheidungsträger, die ihren Geschäftsbetrieb reibungsloser gestalten möchten, finden hier nützliche Tipps zur Bewertung, Einführung und Verbesserung dieser Systeme.

Ein Hotelzimmerverwaltungssystem verfolgt den Zimmerbestand, verwaltet den Status der Zimmer, übernimmt das Gästemanagement und weist Zimmer automatisch zu. Dies hilft dem Hotel, die meisten Gäste zu gewinnen und den Betrieb effizienter zu gestalten, während gleichzeitig die Arbeit des Hotelpersonals erleichtert wird. All dies wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit der Gäste und mehr Direktbuchungen aus und verbessert den gesamten Hotelbetrieb.

Hotelzimmer-Managementsysteme verstehen

Ein Zimmerverwaltungssystem verbindet Reservierungen, Rezeption, Housekeeping und Wartung in einem zentralen System, das das Rückgrat des Hotelbetriebs und der Zimmerbestandsverwaltung sowie der Verwaltung von Buchungen bildet. Dieses Softwaremodul verfolgt den Zimmerbestand, überprüft die Verfügbarkeit in Echtzeit und verfolgt Änderungen des Betriebsstatus während der gesamten Lebensdauer jedes Zimmers, von unbesetzt und sauber über belegt bis hin zu frei und schmutzig und wieder zurück.

Die Relevanz für den Hotelbetrieb ist klar und quantitativ messbar. Wenn das Zimmermanagement nicht gut funktioniert, kann es zu Doppelbuchungen kommen, Zimmer werden nicht rechtzeitig gereinigt, Abteilungen kommunizieren nicht miteinander und Zimmer stehen leer, obwohl sie verkauft werden könnten, was dem Hotel Geld kostet. Eine genaue Echtzeit-Datensynchronisation über alle Kontaktpunkte hinweg ist für ein effizientes Hotelmanagement unerlässlich.

Kernkomponenten des Systems

Die Zimmerbestandsdatenbank ist der wichtigste Teil jedes Zimmerverwaltungssystems. Sie verfügt über Funktionen sowohl für das Hotel- als auch für das Immobilienmanagement. Dieser Teil erfasst alle wichtigen Informationen zu jedem Zimmer, wie z. B. die Zimmerkategorie (Standard, Deluxe, Suite), die Bettenanordnung, die maximale Anzahl der Personen, die dort übernachten können, die Liste der Annehmlichkeiten, die Lage des Zimmers auf dem Grundstück und die Aussicht vom Zimmer aus. Dank dieser Nachverfolgung können Boutique- und unabhängige Hotels verschiedene Dienstleistungen anbieten, während Hotelketten und -gruppen davon profitieren, dass sie auf allen Plattformen die gleichen Zimmertypen anbieten können.

Der zweitwichtigste Teil ist die Verfolgung des Status in Echtzeit. Die üblichen Klassifizierungen für den Zimmerstatus sind belegt, frei und verschmutzt, frei und sauber, außer Betrieb und Wartung läuft. Das System hält diese Statusangaben auf dem neuesten Stand, indem es Informationen vom Housekeeping, der Rezeption und Wartungsmeldungen einholt. So wird sichergestellt, dass alle Abteilungen mit denselben Informationen arbeiten. Dadurch werden Kommunikationsprobleme beseitigt, die früher die Zusammenarbeit zwischen Rezeption und Housekeeping erschwert haben, und gleichzeitig werden Direktbuchungen, Gästedaten und die Verwaltung von Gästepräferenzen für ein besseres Hotelmanagement verbessert.

Wie sich dies auf das Revenue Management des Hotels auswirkt, wird deutlich, wenn man bedenkt, dass die Zimmerverfügbarkeit sich unmittelbar auf die Preisoptionen auswirkt. Ein Zimmer mit dem Status „frei, verschmutzt” kann erst verkauft werden, wenn das Housekeeping es für sauber erklärt hat. Daher ist es wichtig, den Status korrekt zu halten, um Last-Minute-Direktbuchungen und Walk-in-Umsätze zu erzielen.

Integration mit Property Management Systemen

Moderne Zimmerverwaltungssysteme arbeiten gut mit anderen Teilen eines Property Management Systems zusammen, um Daten auszutauschen. Das Zimmerverwaltungsmodul zeigt sofort an, dass der Bestand gesunken ist, wenn eine Reservierung entweder über die Online-Buchungsmaschine oder den Channel Manager eingeht. Wenn die Mitarbeiter an der Rezeption den Check-in abgeschlossen haben, ändert das System sofort den Status des Zimmers auf „belegt” und beginnt mit der Planung der zukünftigen Zimmerreinigung.

Diese Schnittstelle umfasst auch Abrechnungsmodule, die die Zimmerkosten automatisch den Gästefolios hinzufügen. Wenn ein Gast eine Reservierung vornimmt, werden seine Informationen, einschließlich Sonderwünsche, Treuestatus und frühere Präferenzen, automatisch verwendet, um zu entscheiden, welches Zimmer ihm zugewiesen wird. Diese Schnittstellen ermöglichen eine einheitliche Verwaltung der Gäste über alle Kontaktpunkte hinweg für Einrichtungen, die Prostay PMS oder gleichwertige Unternehmenslösungen verwenden.

Das Wissen über diese grundlegenden Komponenten hilft uns, uns auf die spezifischen Aspekte zu konzentrieren, die Zimmerverwaltungssysteme für alltägliche Aufgaben nützlich machen.

Wichtige Merkmale und Funktionen

Hotelzimmerverwaltungssysteme bauen auf der Hauptarchitektur auf und bieten spezielle Funktionen, die Hotels dabei helfen, Probleme zu bewältigen, die sowohl in Stoßzeiten als auch in ruhigeren Zeiten auftreten können. Diese leistungsstarken Funktionen verwandeln manuelle Aufgaben in automatisierte Abläufe, die den gesamten Betrieb reibungsloser gestalten.

Automatisierte Zimmerzuweisung und -optimierung

Durch die intelligente Zimmerzuweisung entfällt die zeitaufwändige manuelle Überprüfung der Verfügbarkeit und der Gästepräferenzen beim Check-in. Der Algorithmus berücksichtigt Anfragen nach Zimmertypen, Gäste-Profilen, Treuestatus und aktuellem Bestand, um die besten Unterkünfte vorzuschlagen oder automatisch zuzuweisen. Das System kann sich die bisherigen Zimmerwahlen, Etagenpräferenzen oder besonderen Wünsche hinsichtlich der Ausstattung von Gästen merken, die bereits bei uns übernachtet haben.

In Zeiten hoher Auslastung ist die Möglichkeit, spontan Upgrades und Downgrades vorzunehmen, sehr nützlich. Wenn Standardzimmer ausverkauft sind, aber noch Suiten verfügbar sind, findet das System anhand von Regeln, die geändert werden können, Kunden, die für ein Upgrade in Frage kommen. Beispielsweise könnte es Treuemitgliedern oder Gästen, die ein besonderes Ereignis feiern, Vorrang einräumen. Bei geringer Auslastung hingegen hält eine strategische Zimmerblockierung Luxuszimmer für Kunden frei, die spät buchen und bereit sind, mehr zu zahlen.

Intelligentes Zimmermanagement, das Unternehmen dabei hilft, mehr Geld zu verdienen, wirkt sich unmittelbar auf den durchschnittlichen Tagespreis aus. Der Mechanismus sorgt dafür, dass den ganzen Tag über die Möglichkeit besteht, Direktbuchungen zu höheren Preisen zu erhalten, indem Besucher, die Zimmer der regulären Kategorien gebucht haben, nicht zu früh Premium-Zimmer erhalten.

Echtzeit-Koordination des Housekeeping

Das Housekeeping-Personal kann Statusaktualisierungen sofort über mobile Geräte senden, wodurch Verzögerungen, die bei papierbasierten Methoden auftreten, reduziert werden. Wenn die Zimmermädchen die Reinigung abgeschlossen haben, aktualisieren sie den Zimmerstatus mit nur wenigen Klicks, sodass das Zimmer sofort zur Vergabe verfügbar ist. Das Personal an der Rezeption kann sehen, wie die Reinigung voranschreitet, und so Besuchern, die früh ankommen, genau sagen, wie lange sie warten müssen.

Durch die Sortierung der Aufgaben nach Ankunftszeit und Zimmerpriorität können sich die Housekeeping-Mitarbeiter auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. VIP-Ankünfte, Gäste, die bereits einen frühen Check-in bestätigt haben, und Zimmer, die für die Belegung am selben Tag gebucht wurden, werden sofort an den Anfang der Reinigungsliste gesetzt. Dazu gehört auch die Bearbeitung von späten Check-outs und die sofortige Benachrichtigung der Rezeption über Änderungen des Zimmerstatus.

Die Integration von Wartungsanfragen übernimmt die Verwaltung von Zimmern, die außer Betrieb sind. Das Housekeeping-Personal protokolliert Wartungsanfragen direkt im System, wenn es Probleme feststellt, darunter defekte Klimaanlagen, Probleme mit den Wasserleitungen oder beschädigte Möbel. Die Unterkunft wird sofort in den Wartungsmodus versetzt, was bedeutet, dass sie bis zum Abschluss der Reparaturen nicht mehr vermietet werden kann.

Zimmerinventar und Ausstattung

Die detaillierte Erfassung der Raumaufteilung hilft dem Gästeservice, indem genaue Aufzeichnungen über Dinge wie Bettentypen, Aussicht, Möglichkeiten für Zimmer mit Verbindungstür, Barrierefreiheit und besondere Ausstattungsmerkmale geführt werden. Anhand dieser Informationen können die Mitarbeiter an der Rezeption auf besondere Kundenwünsche eingehen, ohne die Zimmer betreten zu müssen oder sich auf ihr Gedächtnis verlassen zu müssen.

Die Verwaltung des Inventars an Annehmlichkeiten umfasst Dinge wie Minibars, Zimmersafes und Zimmerausstattung. Dies ist besonders nützlich für Immobilien, die Serviced Apartments oder Ferienwohnungen vermieten, um den Überblick über ihr Verbrauchsmaterialinventar und den Zustand ihrer Ausstattung zu behalten. Dank Integrationsfunktionen können diese Daten in Abrechnungssysteme einfließen, sodass die Gebühren korrekt verbucht werden können.

Diese Elemente bilden die Grundstruktur für eine gute Zimmerverwaltung. Als Nächstes sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie diese Systeme am besten in den aktuellen Betriebsabläufen des Hotels einsetzen können.

Implementierung und Systemeinführung

Es erfordert eine sorgfältige Planung, um von der Kenntnis der Möglichkeiten eines Systems zu seiner tatsächlichen Nutzung zu gelangen. Der Implementierungsprozess ist je nach Größe, bereits vorhandener Technologie und Komplexität des Betriebs für jede Unterkunft unterschiedlich, folgt jedoch immer denselben Mustern, um Störungen für die Gäste zu vermeiden.

Systemeinrichtung und Konfigurationsprozess

Wenn die derzeitigen Methoden den Betrieb an der Rezeption verlangsamen, wenn das Housekeeping- und das Front-Office-Personal nicht gut miteinander kommunizieren oder wenn die manuelle Bestandsverfolgung zu Mehrfachbuchungen oder entgangenen Einnahmemöglichkeiten führt, sollten Hotels Zimmerverwaltungssysteme einsetzen. Betriebe, die wachsen oder Gruppenreservierungen und Veranstaltungsmanagement hinzufügen, stoßen manchmal auf Implementierungsprobleme, da ihr Betrieb immer komplexer wird.

1. Migration und Validierung von Zimmerinventardaten – Übertragen Sie vorhandene Zimmerdaten in das neue System, überprüfen Sie die Richtigkeit der Zimmertypen, Ausstattungsmerkmale und Preiscodes und legen Sie Basisinventarzahlen fest.
2. Schulung des Personals und Konfiguration mobiler Geräte – Schulung der Teams an der Rezeption, im Housekeeping und in der Instandhaltung in Bezug auf die Systemschnittstellen, Konfiguration mobiler Geräte für Housekeeping-Updates und Festlegung der für jede Rolle geeigneten Benutzerberechtigungen
3. Integrationstests mit bestehenden PMS- und Housekeeping-Workflows – Validieren Sie den Datenfluss zwischen Zimmerverwaltung, Reservierungen, Abrechnung und Channel-Manager-Verbindungen; testen Sie die Integration von Drittanbietern mit wichtigen Vertriebskanälen.
4. Überwachung der Inbetriebnahme und Leistungsoptimierung – Überwachen Sie die Systemleistung während der ersten Betriebsphase, nehmen Sie Anpassungen an den Arbeitsabläufen vor und verfeinern Sie die automatisierten Regeln auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzungsmuster.

Vergleich der Bereitstellungsoptionen

Die meisten Hotelunternehmen, die schnell startklar sein wollen und keine umfangreiche IT-Infrastruktur benötigen, können cloudbasierte Hotelsysteme nutzen. Der Anbieter kümmert sich um Upgrades, Sicherheitspatches und Systemoptimierungen, sodass sich das Hotelpersonal auf die Interaktion mit den Gästen konzentrieren kann, anstatt sich um technische Probleme zu kümmern. Einige Hotels entscheiden sich möglicherweise dennoch für eine Vor-Ort-Installation, auch wenn die Einrichtung länger dauert, wenn sie strenge Anforderungen an die Datenresidenz haben oder die volle Kontrolle über ihre Systeme behalten wollen.

Bei der Erstellung eines Budgets sollten Sie die gesamten Betriebskosten berücksichtigen, nicht nur die Kosten für die erste Bereitstellung. Cloud-basierte Hotelsysteme mit vorhersehbaren monatlichen Gebühren sind häufig günstiger als lokale Systeme, die spezialisiertes IT-Personal, Hardware-Austauschzyklen und manuelles Update-Management erfordern.

Sobald die Bereitstellungsmethode ausgewählt ist, müssen sich Hotels auf die Probleme vorbereiten, die häufig während der Implementierung auftreten.

Häufige Herausforderungen bei der Implementierung und Lösungen

Selbst wenn alles geplant ist, kann immer noch etwas schiefgehen. Indem Sie diese Probleme im Voraus planen und Lösungen ausarbeiten, können Sie die Umstellung reibungsloser gestalten und schneller von den Vorteilen des Systems profitieren.

Widerstand der Mitarbeiter gegen technologische Veränderungen

Haushalts- und Rezeptionpersonal, das an die Arbeit mit Papier gewöhnt ist, möchte möglicherweise keine neuen Technologien einführen, insbesondere wenn mobile Geräte neue Arbeitsweisen mit sich bringen. Umfassende Schulungsprogramme mit praktischen Übungen eignen sich gut, um diese Hürde zu überwinden. Die Schulungen sollten in realistischen Situationen statt in abstrakten Präsentationen stattfinden, damit die Mitarbeiter sehen können, wie die Technologie ihre täglichen Aufgaben erleichtert.

Kontinuierliche Support-Services wie Schnellreferenzhandbücher, Superuser vor Ort und leicht auffindbare Hilfehandbücher sorgen dafür, dass die Mitarbeiter das System auch nach Abschluss der ersten Schulung weiter nutzen. Wenn Sie sich auf die Vorteile für das Personal konzentrieren, z. B. weniger Arbeit, und nicht nur auf die Vorteile für das Management, können Sie die Zustimmung der Mitarbeiter gewinnen.

Probleme bei der Datenintegration und -synchronisierung

Wenn Sie Zimmerverwaltungssysteme mit dem bestehenden PMS, Channel Manager und der Buchungsmaschineninfrastruktur des Hotels verbinden, kann es vorkommen, dass die Daten nicht übereinstimmen oder dass die Systeme nicht schnell synchronisiert werden. Phasenweise Einführungsstrategien reduzieren das Risiko, indem sie die Integrationen Schritt für Schritt validieren, anstatt alle Verbindungen auf einmal zu aktivieren.

Die Testverfahren sollten Szenarien für Stoßzeiten bei der Buchung, gleichzeitige Kanalaktualisierungen und Sonderfälle wie die Änderung der Art der Unterkunft während eines Aufenthalts abdecken. Backup-Pläne stellen sicher, dass der Gästeservice auch dann weiterläuft, wenn während der Übergangszeit Probleme mit der Integration auftreten.

Verwaltung mobiler Geräte und Konnektivität

Aktualisierungen des Housekeeping hängen von einer zuverlässigen WLAN-Verbindung in den Gästezimmern und Back-of-House-Bereichen ab. Vor der Online-Schaltung sollten Immobilien mit Konnektivitätslücken ihre Infrastruktur verbessern. Richtlinien für die Verwaltung von Geräten legen Regeln fest, wie vom Hotel bereitgestellte Geräte aufgeladen, aufbewahrt und verwendet werden sollen.

Die Zimmerverwaltungs-App verfügt über Offline-Funktionen, die auch bei einem Ausfall des Internets weiter funktionieren. Das System sollte Statusänderungen lokal speichern und automatisch synchronisieren, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. So wird verhindert, dass Daten bei kurzen Ausfällen verloren gehen.

Hotels, die diese Probleme erfolgreich bewältigen, können die betrieblichen und finanziellen Vorteile von Zimmerverwaltungssystemen in vollem Umfang nutzen.

Was kommt als Nächstes

Der Einsatz eines Zimmerverwaltungssystems verändert die Art und Weise, wie Hotels ihr wichtigstes Kapital verwalten: ihren Zimmerbestand, Gruppenbuchungen, das Hotelteam, die Gästebindung und die gesamte Hotelverwaltung. Die automatisierte Zimmerzuweisung, die Echtzeit-Koordination des Housekeeping und die integrierte Statusverfolgung sorgen für einen reibungsloseren Ablauf, was zu zufriedeneren Gästen, geringeren Betriebskosten und höheren Einnahmen führt. Moderne Zimmerverwaltungstools sind heute für alle Arten von Gastgewerbebetrieben unverzichtbar, von kleinen Boutique-Hotels bis hin zu großen weltweit tätigen Unternehmen.

Sofort umsetzbare Maßnahmen:

1. Bewerten Sie die aktuellen Zimmerverwaltungsprozesse, um spezifische Schwachstellen und Ineffizienzen zu identifizieren.
2. Bewerten Sie die Systemanforderungen auf der Grundlage der Größe der Immobilie, der PMS-Infrastruktur und der Integrationsanforderungen.
3. Fordern Sie Vorführungen von 2–3 qualifizierten Anbietern an, darunter cloudbasierte und lokale Optionen.
4. Entwickeln Sie einen Zeitplan für die Implementierung, der die Schulung des Personals und Integrationstests berücksichtigt.
5. Legen Sie Erfolgskennzahlen fest, um Leistungsverbesserungen nach der Implementierung zu verfolgen

Unterkünfte, die ihre Gäste zufriedener machen und mehr Geld verdienen möchten, sollten sich auch mit verwandten Themen befassen. Dazu gehören Strategien zur Integration von Property-Management-Systemen, damit alle Hotelfunktionen reibungslos zusammenarbeiten, die Automatisierung des Housekeeping, um den Betrieb noch reibungsloser zu gestalten, und die Optimierung des Revenue Managements für eine bessere Berichterstattung und dynamische Preisgestaltung, die ADR und RevPAR maximiert.

Weitere Ressourcen

• Vorlagen zur Berechnung des ROI von Zimmerverwaltungssystemen, um Effizienzsteigerungen und Umsatzverbesserungen zu quantifizieren
• Checklisten für die Implementierung, die Datenmigration, Schulungen und die Vorbereitung der Inbetriebnahme abdecken
• Anbieter-Vergleichsleitfäden zur Bewertung von Kernfunktionen, Integrationsmöglichkeiten und Preismodellen
• Dokumentation der Integrationsanforderungen für die Anbindung an gängige Hotel-PMS-Plattformen wie Opera Cloud
• Branchen-Benchmarking-Berichte zu Kennzahlen für die Effizienz des Zimmermanagements und Best Practices von führenden Unternehmen der Hotellerie