Hotel-Effizienz-Leitfaden: Betrieb und Gewinn rationalisieren

Hoteleffizienz ist die intelligente Nutzung von Ressourcen wie Personalzeit, Energie, Vorräten und Technologie, um Gästen ein großartiges Erlebnis zu bieten und gleichzeitig die Preise niedrig und die Gewinne hoch zu halten. Zu verstehen, wie Hotels so effizient wie möglich betrieben werden können, ist heute sehr wichtig, um in wettbewerbsintensiven Märkten profitabel zu bleiben. Denn die Arbeitskosten machen 30 bis 40 % der Betriebskosten aus, und die Kosten für Versorgungsleistungen steigen weiter an.

Dieser Blog-Artikel befasst sich mit Möglichkeiten zur Maximierung der Hoteleffizienz, hilfreichen Technologien und Methoden zur Leistungsüberwachung, die sowohl von einzelnen Hoteliers als auch von Hotelketten mit mehreren Häusern genutzt werden können. Der Artikel behandelt die wichtigsten Probleme, mit denen Hotelteams heute konfrontiert sind, wie z. B. Personalmangel, steigende Betriebskosten und sich ändernde Kundenerwartungen hinsichtlich der Zufriedenheit. Er ist sowohl für Führungskräfte, die den täglichen Betrieb effizienter gestalten möchten, als auch für Eigentümer, die viele Hotels betreiben, von Nutzen.

Mit weniger Ressourcen den Gästen ein besseres Erlebnis zu bieten und mehr Geld zu verdienen, ist das, was unter Hoteleffizienz zu verstehen ist. Das bedeutet, mehr Buchungen zu erhalten, den Betrieb reibungsloser zu gestalten und mit kleineren Teams und den richtigen Technologien weniger Fehler zu machen.

Wenn Sie diesen Leitfaden lesen, erhalten Sie ein besseres Verständnis für die Produktivität von Hotels und können die betriebliche Effizienz von Hotels steigern durch:

• Kostensenkungsstrategien, die die Arbeits- und Betriebskosten senken, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen
• Wichtige Effizienzkennzahlen zur Verfolgung der Leistungskennzahlen Ihres gesamten Hotelportfolios
• einen Leitfaden zur Technologieimplementierung für die Integration und Automatisierung von Property-Management-Systemen
• Verbesserungen der Mitarbeiterproduktivität durch effektive Planung und Schulungsansätze
• Techniken zur Umsatzoptimierung, die durch Direktbuchungen und betriebliche Effizienz den Gewinn steigern

Hotel-Effizienz verstehen

Hoteleffizienz ist die richtige Mischung aus der optimalen Nutzung Ihrer Ressourcen und der Bereitstellung des besten Service. Ein effizientes Hotel senkt nicht nur die Kosten, sondern verwaltet auch seine Ressourcen sorgfältig, um den Bruttobetriebsgewinn zu maximieren und gleichzeitig die Zufriedenheit der Gäste sicherzustellen.

Dieses Gleichgewicht ist wichtig, da die Hotellerie mit noch nie dagewesenen Problemen konfrontiert ist. Da es nicht genügend Arbeitskräfte gibt, haben Personalprobleme immer höchste Priorität. Die Margen stehen unter Druck, weil die Fixkosten steigen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an das Gästeerlebnis. Hotels, die ihre betriebliche Effizienz nicht verbessern, könnten sowohl Spitzenkräfte als auch Marktanteile verlieren.

Betriebliche Effizienz

Betriebliche Effizienz im Hotel bedeutet, dass alle Abteilungen über möglichst effiziente Prozesse verfügen, um Zeit-, Arbeits- und Materialverschwendung zu reduzieren. Dazu gehört es, die Arbeit an der Rezeption zu optimieren, die Arbeitsabläufe im Housekeeping zu verbessern und sicherzustellen, dass die Wartungsprozesse einheitlich sind.

Wenn der Hotelbetrieb reibungslos funktioniert, werden Aufgaben schneller und mit weniger Fehlern erledigt. Der Check-in an der Rezeption dauerte früher fünf Minuten, jetzt sind es nur noch 90 Sekunden. Die Qualität der Arbeit des Housekeeping-Personals leidet nicht darunter, dass pro Schicht mehr Zimmer gereinigt werden. Anstatt auf Probleme zu warten, werden Wartungsprobleme behoben, bevor sie auftreten. Jede Verbesserung baut auf der vorherigen auf, sodass alles auf dem gesamten Gelände reibungsloser läuft.

Finanzielle Effizienz

Bei der finanziellen Effizienz eines Hotels geht es darum, die Kosten niedrig zu halten und gleichzeitig einen guten Service zu bieten und so viel Geld wie möglich zu verdienen. Dazu gehört es, zu wissen, wie viel es kostet, ein Zimmer belegt zu halten, die durchschnittliche Tagesrate im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern im Auge zu behalten und herauszufinden, wo Ihre Betriebskosten höher sind als sie sein sollten.

Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen finanzieller Effizienz und Rentabilität: Hotels, die ihre Kosten pro belegtem Zimmer gut im Griff haben, erzielen in der Regel höhere Bruttobetriebsgewinnmargen als ihre Konkurrenten. Für ein Hotel kann der Unterschied zwischen durchschnittlicher und hervorragender finanzieller Effizienz einen Gewinnanstieg von 15 bis 20 % bedeuten.

Um herauszufinden, wie finanziell effizient ein Hotel ist, müssen wir wissen, welche Zahlen dafür sorgen, dass es gut funktioniert.

Kennzahlen zur Hoteleffizienz und Leistungsmessung

Anhand der oben genannten Ideen zur Hoteleffizienz messen bestimmte Kennzahlen den Fortschritt und helfen, Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten zu treffen. Ohne Messungen sind Bemühungen zur Effizienzsteigerung nur Vermutungen. Mit den richtigen Analysen können Sie Chancen erkennen, bevor sie sich ergeben, und Leistungsdaten im Auge behalten, die zeigen, was Ihr Unternehmen wirklich antreibt.

Finanzielle Leistungsindikatoren

GOPPAR (Gross Operating Profit per Available Room) ist die beste Methode, um zu messen, wie produktiv ein Hotel wirklich ist. GOPPAR unterscheidet sich von umsatzorientierten KPIs, da es zeigt, ob Ihr Hotelgeschäft nach Abzug der Betriebskosten tatsächlich Gewinne erzielt. Um diesen Wert zu ermitteln, dividieren Sie den Bruttobetriebsgewinn durch die Gesamtzahl der verfügbaren Hotelübernachtungen.

Die GOPPAR-Benchmark-Werte sind für jeden Sektor unterschiedlich. Budget-Hotels erzielen in der Regel 40 bis 60 US-Dollar pro verfügbarem Zimmer, während gehobene Hotels 80 bis 120 US-Dollar anstreben. Die Kosten pro belegtem Zimmer erfassen alle Kosten, die mit jedem verkauften Zimmer verbunden sind. Dies zeigt, wie gut das Housekeeping, die Ausstattung und das Personalmanagement des Hotels funktionieren. Der Prozentsatz der Personalkosten, der zwischen 30 und 35 Prozent des Umsatzes liegen sollte, zeigt, ob die Anzahl der Mitarbeiter der Anzahl der Gäste entspricht.

Kennzahlen zur betrieblichen Leistung

Die durchschnittlichen Check-in- und Check-out-Zeiten sind ein klarer Indikator dafür, wie gut die Rezeption funktioniert. Branchenführer erreichen mit mobilen und Kiosk-Lösungen Durchschnittswerte von 90 Sekunden, während manuelle Prozesse 4 bis 5 Minuten dauern. Die Produktivität des Housekeeping, also die Anzahl der Zimmer, die pro Mitarbeiterstunde gereinigt werden, liegt in der Regel zwischen 2 und 3 Zimmern pro Stunde, je nach Art der Unterkunft.

Der Energieverbrauch pro belegtem Zimmer zeigt, wie sich die Versorgungskosten mit der Auslastung verändern, was Ihnen helfen kann, Möglichkeiten zur Energieeinsparung zu finden. Das Verhältnis von Mitarbeitern zu Gästen zeigt, wie viele Gäste ein Hotel bewältigen kann. Luxushotels haben in der Regel ein Verhältnis von 1,5:1, während Select-Service-Hotels Gäste mit einem Verhältnis von 0,5:1 bewältigen können.

Effizienzindikatoren für das Gästeerlebnis

Die Zufriedenheitswerte der Gäste stehen in direktem Zusammenhang mit der Qualität der Hotelleitung. Unterkünfte, die innerhalb von weniger als 60 Sekunden auf Gästeanfragen reagieren, erzielen in Zufriedenheitsumfragen in der Regel um 15 bis 20 Prozent höhere Werte. Die Geschwindigkeit der Dienstleistungserbringung, wie z. B. die Zeit bis zur Zimmerbedienung, die Behebung von Wartungsproblemen und die Bearbeitung von Anfragen zu Annehmlichkeiten, ist eine messbare Effizienzkategorie.

Der Prozentsatz der Direktbuchungen zeigt, wie gut das Marketing funktioniert und wie stark die Marke ist. Hotels, die ihre Abhängigkeit von OTAs von 60 % auf 40 % reduzieren, verzeichnen in der Regel einen Anstieg des RevPAR um 8 % bis 12 %, allein durch die Einsparungen bei den Provisionen.

Diese Zahlen zeigen Ihnen, wo Sie Ihre Anstrengungen konzentrieren müssen, um Verbesserungen zu erzielen. Im nächsten Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Anpassungen vornehmen können, die sich auf diese Daten auswirken.

Implementierungsstrategien für die Effizienz von Hotels

Sie müssen nur wissen, was Sie messen müssen, wenn Sie etwas dagegen unternehmen. Die folgenden Lösungen setzen Ideen zur Hoteleffizienz in echte Fortschritte in den Bereichen Technologie, Personal und Ressourcenmanagement um.

Technologieintegration und Automatisierung

Wenn manuelle Prozesse die Arbeit verlangsamen, wenn die Rezeption zu beschäftigt ist oder wenn Datensilos fundierte Entscheidungen erschweren, sollten Hotels sich auf Technologielösungen konzentrieren. Eine intelligente Lösung kann einen großen Unterschied in der Arbeitsweise bewirken.

1. Implementieren Sie ein integriertes Property Management System mit Channel-Management-Funktionen – Ein zentralisiertes PMS eliminiert doppelte Dateneingaben, synchronisiert die Verfügbarkeit über alle Kanäle hinweg und liefert die für Prognosen erforderlichen Leistungsdaten des Hotels. Moderne Systeme reduzieren den Verwaltungsaufwand um 40 bis 50 %.
2. Setzen Sie automatisierte Kommunikations- und Nachrichtensysteme für Gäste ein – automatisierte Nachrichten vor der Ankunft, Check-ins während des Aufenthalts und Umfragen nach der Abreise sorgen für eine kontinuierliche Kommunikation mit den Gästen, ohne dass das Personal eingreifen muss. Dadurch wird das Hotelpersonal für hochwertige Interaktionen frei und gleichzeitig wird die Zufriedenheit der Gäste durch konsistente Kontaktpunkte sichergestellt.
3. Installieren Sie mobile Check-in- und kontaktlose Zahlungslösungen – Mobile Lösungen reduzieren die Arbeitsbelastung an der Rezeption um 30–40 % und erfüllen gleichzeitig die Wünsche der Gäste nach Schnelligkeit. Kontaktlose Zahlungen verkürzen die Transaktionszeiten und verbessern die Genauigkeit, da weniger Fehler bei der Abrechnung auftreten.
4. Integrieren Sie Systeme für das Housekeeping-Management und die Wartungsverfolgung – Digitale Aufgabenverteilung, Echtzeit-Aktualisierungen des Zimmerstatus und die Verfolgung von Wartungsanfragen machen die papierbasierte Koordination überflüssig. Die Hotels berichten von einer Produktivitätssteigerung im Housekeeping von 15–20 % durch optimierte Routenplanung.

Optimierung der Mitarbeiterproduktivität und -schulung

Ein Personalmanagement-Tool, mit dem Sie wettbewerbsfähige Lohndaten und Stelleninformationen einsehen können, trägt dazu bei, Personal zu halten, indem es sicherstellt, dass die Arbeitsstandards den Marktbedingungen entsprechen. Hotels, die intelligentes Personalmanagement einsetzen, um Personalpläne auf der Grundlage der erwarteten Nachfrage zu erstellen, können Überstunden um 20 bis 25 % reduzieren und dennoch einen guten Service bieten.

Energie- und Ressourcenmanagement

Intelligentes Energiemanagement bietet Ihnen einen Return on Investment (ROI), der sich innerhalb von 12 bis 24 Monaten bemerkbar macht. In den meisten Fällen senken LED-Beleuchtungsupgrades die Beleuchtungskosten um 50 bis 75 % und amortisieren sich in weniger als zwei Jahren. Intelligente Thermostate mit Bewegungssensoren können Ihnen 15 bis 25 % der HVAC-Kosten einsparen, indem sie die Temperatur je nach Anzahl der Personen im Raum anpassen.

Für die meisten Hotels machen die Betriebskosten 6 bis 8 % ihres Einkommens aus. Immobilien, die vollständige intelligente Energiemanagementsysteme wie intelligente Thermostate, LED-Leuchten und Bewegungssensoren einsetzen, geben an, dass ihre Energiekosten um 20 bis 30 % sinken. Das bedeutet, dass eine Anlage mit 150 Zimmern jährlich 30.000 bis 50.000 US-Dollar einsparen kann.

Die Verwendung datengestützter Erkenntnisse zur Optimierung des Bestands reduziert den Verschleiß von Bettwäsche, Verbrauchsmaterialien und Annehmlichkeiten. Hotels, die den Verbrauch ihrer Gäste in den Zimmern verfolgen, können die Kosten für Verbrauchsmaterialien um 10 bis 15 % senken und vermeiden, dass ihnen die Vorräte ausgehen.

Diese Investitionen erfordern Geld und sind möglicherweise schwer umzusetzen. Wenn man die häufigsten Probleme kennt, kann man sicherstellen, dass sie funktionieren.

Häufige Herausforderungen und Lösungen

Selbst gut durchdachte Pläne zur Steigerung der Effizienz von Hotels stoßen auf Probleme. Wenn Sie wissen, welche Probleme normalerweise auftreten, können Sie sie beheben, bevor sie auftreten.

Widerstand des Personals gegen neue Technologien

Lösung: Führen Sie schrittweise Einführungen mit umfangreichen Schulungsprogrammen für die Mitarbeiter durch, in denen gezeigt wird, wie die Änderungen ihnen persönlich und nicht nur dem Unternehmen zugute kommen. Zeigen Sie den Mitarbeitern an der Rezeption, wie sie mit Hilfe der Technologie weniger Arbeit haben und diese schneller erledigen können. Setzen Sie Vorreiter ein, um die Akzeptanz zu fördern, und loben Sie Early Adopters.

Beginnen Sie mit nicht zum Kerngeschäft gehörenden Aufgaben, bevor Sie zu den Kernaufgaben übergehen. Geben Sie den Teams 30 bis 60 Tage Zeit, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen, bevor diese live gehen. Der Widerstand lässt in der Regel nach, wenn die Mitarbeiter sehen, wie viel effizienter die Abläufe sind.

Hohe anfängliche Technologieinvestitionskosten

Lösung: Nutzen Sie ROI-Berechnungen und die Analyse von Zusammenfassungen der Hotelgruppe, um die besten Investitionsmöglichkeiten zu finden und diese ganz oben auf Ihre Liste zu setzen. Ein Property Management System bietet Ihnen in der Regel eine Kapitalrendite (ROI) von 300–400 % über fünf Jahre, indem es Ihnen Arbeitskosten einspart, Ihre Einnahmen maximiert und Fehler reduziert.

Erwägen Sie eine schrittweise Implementierung: Beginnen Sie mit mobilen Lösungen für Gäste (die den größten Einfluss auf die Zufriedenheit haben), optimieren Sie dann den Hauswirtschaftsbereich (wodurch Sie viel Personal einsparen) und kontrollieren Sie schließlich den Energieverbrauch (wodurch Sie langfristig stabile Erträge erzielen). Viele Anbieter bieten Finanzierungen an, bei denen die Zahlungen den erzielten Einsparungen entsprechen.

Aufrechterhaltung der Servicequalität bei Effizienzsteigerungen

Lösung: Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen automatisierten Prozessen und individuellen Gästeerlebnissen. Automatisieren Sie Begegnungen, die Transaktionen beinhalten, und behalten Sie gleichzeitig Momente mit hohem Kontaktanteil bei. Verwenden Sie Mechanismen, mit denen Gäste Feedback geben können, um die Zufriedenheit während der Veränderungen im Auge zu behalten.

Legen Sie Servicestandards fest, bevor Sie Personal abbauen. Beobachten Sie während der Umstellungsphase wöchentlich die Gesamtleistungskennzahlen. Wenn die Zufriedenheitswerte sinken, stellen Sie alle weiteren Effizienzmaßnahmen ein, bis sich die Lage wieder beruhigt hat. Das Ziel ist es, Kosten zu senken und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Gäste zufrieden sind, ohne dass dies zu ihren Lasten geht.

Fazit und nächste Schritte

Um ein Hotel gut zu führen, müssen Sie die richtige Balance zwischen Technologie, Personalschulung und Prozessverbesserung finden. Hotels, die aktuelle Techniken einsetzen und über gut geschultes Personal verfügen, erzielen in der Regel einen höheren Bruttobetriebsgewinn und haben zufriedenere Gäste als ihre Konkurrenten. Die besten Hotels nutzen Daten, um Entscheidungen zu treffen, die ihnen helfen, sich ständig zu verbessern, anstatt nur gelegentlich, wenn sie effizienter werden wollen.

Sofort umsetzbare Maßnahmen:

1. Führen Sie eine Effizienzprüfung anhand des oben genannten Metrik-Rahmens durch – ermitteln Sie Ihren aktuellen GOPPAR, den Prozentsatz der Arbeitskosten und die Energiekosten pro belegtem Zimmer.
2. Wählen Sie 2–3 vorrangige Verbesserungsbereiche aus, basierend auf den größten Abweichungen von den Benchmarks.
3. Implementieren Sie Messsysteme, die die Leistungskennzahlen monatlich mithilfe Ihres Hotel-Dashboards verfolgen.
4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den neuen Prozessen und erklären Sie ihnen dabei klar die Vorteile und Erwartungen.
5. Überprüfen Sie die Ergebnisse vierteljährlich und passen Sie die Strategien auf der Grundlage der tatsächlichen Leistung im Vergleich zu den Zielen an.

Fazit: Steigern Sie die Effizienz Ihres Hotels mit Prostay

In der heutigen wettbewerbsintensiven Hotellerie ist es keine Option mehr, die Effizienz Ihres Hotels so gut wie möglich zu gestalten, sondern eine Notwendigkeit. Durch die Nutzung datengestützter Erkenntnisse, intelligenter Technologien und der Bereitstellung der notwendigen Tools für Ihre Mitarbeiter durch gute Schulungen und Zeitpläne können Sie Ineffizienzen reduzieren, Arbeitskosten sparen und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Gäste steigern.

Prostay bietet eine komplette Hotelmanagement-Plattform, die Ihnen Ihre täglichen Aufgaben erleichtert. Dazu gehören beispielsweise ein integriertes Property Management System, KI-gestützte Gästekommunikation und zentralisierte Berichterstellung. Der modulare Ansatz von Prostay passt sich Ihren spezifischen Anforderungen an, unabhängig davon, ob Sie ein einzelnes Boutique-Hotel oder eine ganze Reihe von Immobilien besitzen. Er hilft Ihnen, kluge Entscheidungen zu treffen, die die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern und Ihre Einnahmen maximieren.

Heute ist der Tag, an dem Sie Ihre Reise zu einem effizienteren, profitableren und gästeorientierten Hotelgeschäft beginnen können. Nehmen Sie Kontakt mit Prostay auf oder fordern Sie eine Testversion an, um herauszufinden, wie unsere innovativen Technologien die Betriebsweise Ihres Hotels verändern, Ihren Umsatz steigern und Ihre Kosten senken können.

Prostay ist der Ort, an dem intelligente Technologie auf nahtloses Hospitality-Management trifft. Es wird Ihnen helfen, Ihr Hotel reibungsloser zu betreiben.