Was ist Flow Through in Hotels: Leitfaden für das Gewinnmanagement im Hotel

Hotelmanager freuen sich oft, wenn die Einnahmen steigen, aber die eigentliche Frage lautet: Wie viel von diesen zusätzlichen Einnahmen wird tatsächlich zu Gewinn? Hier kommt das Verständnis des Durchflusses ins Spiel, das für jedes Hotel, das seine Rentabilität über das reine Einnehmen von mehr Geld hinaus steigern möchte, entscheidend ist. 

Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über den Durchfluss wissen müssen – von den Grundlagen seiner Berechnung bis hin zu intelligenten Strategien zur Verbesserung der finanziellen Gesundheit Ihres Hotels.

Definition und Kernkonzept des Durchflusses

Einfach ausgedrückt misst der Durchfluss den Prozentsatz der zusätzlichen Hotelumsätze, die tatsächlich in den Bruttobetriebsgewinn (GOP) des Hotels einfließen. Es handelt sich um eine wichtige Kennzahl, die zeigt, wie gut ein Hotel zusätzliche Umsätze in tatsächlichen Gewinn umwandelt, insbesondere wenn die tatsächlichen Umsätze die budgetierten Zahlen übertreffen.

Der Durchfluss, auch „Retentionsrate” genannt, gibt an, wie viel von diesen zusätzlichen Einnahmen nach Abzug der mit dem Mehrgeschäft verbundenen zusätzlichen Kosten in Ihr Endergebnis „fließen”. Für Hotelbesitzer und -manager ist diese Erkenntnis von unschätzbarem Wert – sie geht über die reine Betrachtung des Umsatzwachstums hinaus und hilft Ihnen, ein realistisches Bild der Rentabilität zu erhalten.

Dieses Konzept ist besonders wichtig bei der Bewertung von Maßnahmen zum Ertragsmanagement. Sie können Ihre Zimmerpreise erhöhen und einen Anstieg der Bruttoeinnahmen verzeichnen, aber wenn Ihre Betriebskosten genauso schnell – oder sogar schneller – steigen, werden diese zusätzlichen Einnahmen Ihren Gewinn nicht wesentlich steigern. Der Durchfluss hilft Ihnen zu verstehen, ob höhere Einnahmen wirklich zu finanziellen Gewinnen führen.

Der Durchfluss gilt für alle Einnahmequellen Ihres Hotels – von Zimmerumsätzen und Speisen- und Getränkeverkäufen bis hin zu Outlet-Verkäufen und anderen Dienstleistungen. Wenn Sie wissen, wie jede Abteilung zum Gewinnfluss beiträgt, können Sie fundiertere Entscheidungen darüber treffen, worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren sollten.

So berechnen Sie den Durchfluss

Die Berechnung des Durchflusses ist ganz einfach: Ziehen Sie den budgetierten GOP vom tatsächlichen GOP ab, dividieren Sie dann durch die Differenz zwischen tatsächlichem Umsatz und budgetiertem Umsatz und multiplizieren Sie mit 100, um einen Prozentsatz zu erhalten.

Wenn Ihr Hotel beispielsweise 40.000 Dollar mehr Umsatz als budgetiert erzielt und Ihr Bruttobetriebsgewinn um 24.000 Dollar über dem budgetierten Gewinn liegt, beträgt Ihr Durchfluss (24.000 Dollar ÷ 40.000 Dollar) × 100 = 60 %.

Sie können den Durchfluss für Ihr gesamtes Hotel berechnen oder ihn nach Abteilungen wie Zimmer, Speisen und Getränke oder anderen Einnahmequellen aufschlüsseln. Der Schlüssel liegt darin, konsistente Daten aus vergleichbaren Zeiträumen zu verwenden, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen.

Schrittweise Berechnung

Beginnen Sie damit, die tatsächlichen Umsatz- und GOP-Daten für den aktuellen Zeitraum aus Ihrem Property Management System oder Ihrer Buchhaltungssoftware zu sammeln, um die Genauigkeit sicherzustellen.

Vergleichen Sie anschließend diese tatsächlichen Zahlen mit Ihren budgetierten Umsatz- und GOP-Zielen für denselben Zeitraum. Denken Sie daran, dass der budgetierte Umsatz Ihrer ursprünglichen Prognose entsprechen sollte und nicht etwa aktualisierten Prognosen, die während des Zeitraums erstellt wurden.

Berechnen Sie den inkrementellen Umsatz, indem Sie den budgetierten Umsatz vom tatsächlichen Umsatz abziehen. Wenn beispielsweise der tatsächliche Umsatz 500.000 $ und der budgetierte Umsatz 460.000 $ beträgt, beträgt Ihr inkrementeller Umsatz 40.000 $.

Ermitteln Sie dann den inkrementellen Gewinn, indem Sie den budgetierten Gewinn vom tatsächlichen Gewinn abziehen. Wenn der tatsächliche GOP 180.000 $ und der budgetierte GOP 156.000 $ beträgt, beträgt Ihr inkrementeller Gewinn 24.000 $.

Teilen Sie schließlich den inkrementellen Gewinn durch den inkrementellen Umsatz und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100, um Ihren Durchflussprozentsatz zu erhalten: (24.000 $ ÷ 40.000 $) × 100 = 60 %.

Branchenbenchmarks und -standards

In der Regel liegt der Durchfluss in Hotels zwischen 35 % und 60 %, je nach Art der Immobilie und den Marktbedingungen. Diese Benchmarks bieten Ihnen einen hilfreichen Anhaltspunkt, um zu sehen, wie Ihr Hotel im Vergleich abschneidet und wo Sie sich verbessern können.

Die Zimmerabteilungen erzielen in der Regel höhere Durchflussraten – zwischen 60 % und 75 % –, da die variablen Kosten im Zusammenhang mit zusätzlichen Zimmerumsätzen relativ gering sind. Sobald Sie die Fixkosten wie Reinigung und Nebenkosten gedeckt haben, fließen zusätzliche Zimmerumsätze in der Regel direkter in den Gewinn.

Auf der anderen Seite weisen die Bereiche Lebensmittel und Getränke oft Durchflussraten zwischen 35 % und 50 % auf, da die variablen Kosten des Hotels wie Zutaten, Getränke und Servicepersonal mit jedem Verkauf steigen.

Luxushotels können nach Deckung ihrer Fixkosten höhere Durchlaufprozentsätze aufweisen, da sie höhere Gewinnspannen bei zusätzlichen Einnahmen erzielen. Kleinere Boutique-Hotels haben möglicherweise einen geringeren Durchlauf aufgrund höherer proportionaler Betriebskosten, da sie über weniger Zimmer verfügen, auf die sie diese Fixkosten verteilen können.

Positiver vs. negativer Durchfluss

Eine positive Durchlaufquote bedeutet, dass Sie Ihre Kosten effektiv kontrollieren und zusätzliche Einnahmen in echten Gewinn umwandeln. Wenn Sie eine positive Durchlaufquote sehen, bedeutet dies, dass Ihr Managementteam hervorragende Arbeit leistet und zusätzliche Gewinne aus zusätzlichen Einnahmen erzielt.

Durchflussraten zwischen 50 % und 90 % gelten als ausgezeichnet und zeugen von einer starken Kostenkontrolle und Gewinnumwandlung.

Ein negativer Durchsatz tritt auf, wenn die Kosten schneller steigen als die Einnahmen, was sich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt. Ein Durchsatz von -25 % bedeutet beispielsweise, dass Sie für jeden zusätzlich verdienten Dollar 25 Cent Gewinn einbüßen – ein klares Zeichen für operative Probleme.

Das Erkennen eines negativen Durchflusses hilft Ihnen zu erkennen, wann Umsatzwachstum Sie tatsächlich Geld kostet. Dies kann passieren, wenn Sie Geschäfte mit geringen Margen annehmen oder es versäumen, die Kosten in Zeiten hoher Auslastung gut zu verwalten.

Flex-Ratios verstehen

Flex-Ratios kommen zum Tragen, wenn die tatsächlichen Einnahmen hinter den Budgeterwartungen zurückbleiben. Sie messen, wie gut Sie Ihre Kosten als Reaktion auf sinkende Einnahmen reduzieren können. Flex ist im Grunde das Gegenteil von Durchfluss bei Umsatzrückgängen.

Die durchschnittlichen Flex-Ratios der Branche liegen in der Regel zwischen 30 % und 35 % und sind damit niedriger als die Durchlaufraten, da es schwieriger ist, bei sinkenden Einnahmen schnell Kosten zu senken, insbesondere bei Fixkosten und Arbeitsverträgen.

Eine positive Flex-Quote bedeutet, dass Sie erfolgreich Kosten senken, um Ihre Gewinne in schwachen Zeiten zu schützen. Hotels mit einer guten Flex-Quote können variable Kosten an eine geringere Auslastung anpassen und so ihre Rentabilität auch bei sinkender Nachfrage aufrechterhalten.

Die Fähigkeit, sowohl die Durchlauf- als auch die Flex-Quote zu steuern, zeigt, dass Ihr Hotel finanziell flexibel und gut geführt ist, unabhängig von den Marktbedingungen.

Warum die Durchlaufquote für den Erfolg eines Hotels wichtig ist

Der Durchlauf gibt Ihnen ein klareres Bild der betrieblichen Effizienz, das über die Auslastung und den durchschnittlichen Tagespreis (ADR) hinausgeht. Während diese traditionellen Kennzahlen das Volumen zeigen, gibt der Durchlauf Aufschluss darüber, wie sich dieses Volumen auf Ihre tatsächlichen Gewinne auswirkt.

Er hilft Ihnen dabei, genau zu bestimmen, welche Umsatzstrategien Ihren Gewinn tatsächlich verbessern und welche nur die Umsatzzahlen steigern, ohne den Gewinn zu erhöhen.

Der Durchsatzfluss dient auch als Orientierungshilfe für Preisentscheidungen, indem er zeigt, wie sich Preisänderungen auf den Gewinnfluss auswirken, und Ihnen hilft, Ihr Ertragsmanagement über einfache Nachfrageprognosen hinaus zu optimieren.

Diese Kennzahl ist für eine realistische Budgetplanung und -prognose von entscheidender Bedeutung. Durch die Untersuchung vergangener Durchflussmuster können Sie besser vorhersagen, wie sich Umsatzveränderungen auf Ihren Gewinn auswirken werden.

Für Investoren und Stakeholder zeigt der Durchfluss Ihre Fähigkeit, Umsatzwachstum in echten Gewinn umzuwandeln, und stärkt so das Vertrauen in Ihr Management.

Flow-Through-Analyse nach Abteilungen

Zimmerumsätze haben in der Regel den höchsten Durchfluss, da die variablen Kosten pro belegtem Zimmer gering sind. Sobald die Fixkosten wie Reinigung und Nebenkosten gedeckt sind, werden zusätzliche Zimmerumsätze effizient in Gewinn umgewandelt.

Der Durchfluss im Bereich Lebensmittel und Getränke ist aufgrund der Arbeits-, Lebensmittel- und Servicekosten tendenziell geringer. Jede zusätzlich verkaufte Mahlzeit oder jedes zusätzlich verkaufte Getränk erfordert mehr Personal und Lagerbestände.

Der Durchfluss von Einnahmen aus Spa-, Freizeit- und Konferenzangeboten variiert je nach Personal- und Servicebedarf. Einige Spa-Angebote haben hohe Margen, andere erfordern einen höheren Personalaufwand. Veranstaltungen, die bestehende Räumlichkeiten mit minimalem Catering nutzen, haben oft einen besseren Durchfluss als solche, die einen umfangreichen Aufbau erfordern.

Wenn Sie diese Unterschiede zwischen den Abteilungen verstehen, können Sie sich auf Umsatzströme mit hohem Durchfluss konzentrieren und gleichzeitig die Effizienz in Bereichen mit geringerer Leistung verbessern.

Häufige Herausforderungen beim Durchfluss

Steigende Arbeitskosten können den Durchfluss beeinträchtigen, selbst wenn die Einnahmen hoch sind. Wenn die Löhne schneller steigen als die Zimmerpreise, können zusätzliche Einnahmen durch Personalkosten aufgezehrt werden.

Auch Versorgungskosten, die schneller steigen als die Auslastung, verringern die Gewinnmarge. Energie-, Wasser- und andere Versorgungskosten können in einem unangemessenen Verhältnis zum Gästeaufkommen steigen und sich auf den Durchlauf auswirken.

Überbesetzung in Stoßzeiten kann unnötige Kosten verursachen und den Durchsatz schwächen. Die Einstellung von Personal in Erwartung einer hohen Nachfrage ohne Optimierung der Arbeitspläne kann die Rentabilität beeinträchtigen.

Zusätzliche Kosten für Annehmlichkeiten und Gästeservice können den Gewinn schmälern. Kostenlose Vergünstigungen oder ein verbesserter Reinigungsservice können die Auswirkungen höherer Zimmererlöse auf den Gewinn verringern.

Technologie-Upgrades und Wartungsarbeiten, die nicht mit den Einnahmen Schritt halten, können unerwartet Gewinne schmälern. Investitionen müssen gegen ihre Auswirkungen auf den Cashflow abgewogen werden.

Strategien zur Verbesserung der Durchlaufleistung

Verwenden Sie eine Echtzeit-Kostenüberwachung, um variable Kosten parallel zur Auslastung zu verfolgen. So können Sie steigende Kosten frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen, bevor die Gewinne darunter leiden.

Nutzen Sie Property-Management-Systeme, um die Personalbesetzung auf der Grundlage von Nachfrageprognosen zu optimieren. Eine intelligente Planung gleicht die Arbeitskosten mit den Einnahmen ab und vermeidet so überhöhte Ausgaben.

Schaffen Sie flexible Kostenstrukturen, die sich schnell an Änderungen der Auslastung anpassen lassen. Variable Verträge und eine flexible Personalplanung helfen Ihnen, auf geschäftliche Schwankungen zu reagieren.

Konzentrieren Sie sich auf margenstarke Einnahmequellen und Upselling, um den Gesamtdurchfluss zu steigern. Priorisieren Sie Dienstleistungen und Annehmlichkeiten, die den besten Gewinnfluss bringen.

Analysieren Sie regelmäßig den Durchsatz der einzelnen Abteilungen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Monatliche oder vierteljährliche Überprüfungen können Trends und Bereiche aufzeigen, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.

Technologische Tools für das Durchsatzmanagement

Ertragsmanagementsysteme, die Kostendaten mit Preisgestaltung kombinieren, helfen Ihnen bei der umfassenden Analyse des Gewinnflusses. Diese Tools unterstützen die Festlegung von Preisen, die nicht nur den Umsatz, sondern auch den Durchsatz maximieren.

Plattformen zur Kostenverfolgung bieten Echtzeit-Einblicke in Lebensmittelkosten, Arbeitskosten und Nebenkosten im Verhältnis zu Auslastung und Umsatz.

Analytics-Dashboards zeigen Durchflusstendenzen über Zeiträume und Marktsegmente hinweg und helfen Ihnen dabei, Ihre profitabelsten Kanäle und Kundengruppen zu identifizieren.

Automatisierte Berichte, die die tatsächliche Leistung täglich mit der budgetierten Leistung vergleichen, helfen dabei, Probleme beim Durchfluss frühzeitig zu erkennen, sodass Sie diese schnell beheben können.

Die Integration von PMS-, Buchhaltungs- und Betriebssystemen schafft eine nahtlose Durchflussüberwachung und gibt Ihnen vollständige Transparenz darüber, wie Einnahmen und Kosten zusammenwirken.

Durchfluss unter verschiedenen Marktbedingungen

In starken Märkten ist der Durchfluss tendenziell höher, da Hotels ihre Preise erhöhen können, ohne dass die Kosten so stark steigen. Zusätzliche Einnahmen stammen oft aus Preisaufschlägen und nicht aus einer höheren Komplexität des Betriebs.

In schwächeren Märkten ist ein sorgfältiges Kostenmanagement der Schlüssel zur Aufrechterhaltung eines positiven Durchflusses trotz des Drucks auf die Preise. Effizienz und Kostenkontrolle werden entscheidend.

Saisonale Veränderungen beeinflussen den Durchfluss, sodass die Managementstrategien das ganze Jahr über angepasst werden müssen. In der Hochsaison kann der Durchfluss hoch sein, während in der Nebensaison eine strenge Kostenkontrolle erforderlich ist.

Wirtschaftliche Abschwünge stellen Ihre Fähigkeit auf die Probe, Flexibilitätsquoten aufrechtzuerhalten und Gewinne zu schützen, wenn die Einnahmen sinken. Flexible Kostenstrukturen und effiziente Abläufe tragen dazu bei, den Gewinnfluss in schwierigen Zeiten stabil zu halten.

Erholungsphasen bieten Chancen, den Durchfluss zu verbessern, indem Kosten strategisch gesteuert und die Preisgestaltung optimiert werden, sobald die Nachfrage zurückkehrt.

Die Beherrschung des Durchflusses ist eine der wertvollsten Fähigkeiten für Hotelmanager von heute. Sie bietet den klarsten Überblick darüber, wie gut Ihr Hotel Umsatzchancen in echte Gewinnsteigerungen umwandelt. Durch die Einrichtung einer soliden Nachverfolgung, die Flexibilisierung der Kosten und die regelmäßige Analyse der Abteilungen können Sie den Gewinnfluss Ihres Hotels und seine allgemeine finanzielle Gesundheit steigern.

Mit der Weiterentwicklung der Hotellerie wird die Durchflussanalyse noch wichtiger. Hotels, die diese Kennzahl verstehen und nutzen, sind besser gerüstet, um Marktveränderungen zu bewältigen, den Betrieb zu optimieren und den Stakeholdern hohe Renditen zu bieten. Beginnen Sie noch heute mit der Verfolgung des Durchflusses in Ihrem Hotel, um eine bessere Rentabilität und schärfere Geschäftseinblicke zu erzielen.