Cloud-basierte PMS-Systeme: Wie man das beste System auswählt

Die Hotellerie hat sich von lokalen Servern und schwerfälliger Legacy-Software verabschiedet. Cloudbasierte PMS-Systeme sind heute der Standard für Hotels, Ferienwohnungen und Beherbergungsbetriebe, die Echtzeit-Transparenz, flexible Abläufe und geringere IT-Kosten wünschen.

In diesem Leitfaden wird erklärt, was cloudbasierte PMS-Systeme sind, warum sie wichtig sind und wie man das richtige System auswählt. Außerdem wird erläutert, warum Prostay das beste cloudbasierte PMS-System für Unterkünfte jeder Größe ist.

Was sind cloudbasierte PMS-Systeme?

Ein Hotel-Property-Management-System (PMS) ist die zentrale Hotelverwaltungssoftware, die den täglichen Betrieb einer Unterkunft steuert: Reservierungen, Check-in und Check-out, Zimmerstatus, Rechnungsstellung und Berichterstellung. Cloudbasierte PMS-Systeme laufen vollständig in der Cloud statt auf lokalen Servern. Die Mitarbeiter greifen über einen Webbrowser oder eine mobile App von jedem Ort mit Internetverbindung auf das System zu.

Cloud-basiertes vs. lokales PMS

On-Premise-PMS wird auf Servern in der Unterkunft installiert. In der Regel sind dafür Vorabinvestitionen in Hardware, IT-Support und manuelle Updates erforderlich. Die Daten bleiben vor Ort, und der Fernzugriff ist eingeschränkt oder komplex.

Hotels, die Prostay Hotel PMS verwenden, haben jedoch Glück, denn Prostay läuft vor Ort und offline vollständig serverlos, ohne dass über einen Standardcomputer, Laptop oder Tablet hinausgehende Hardware erforderlich ist. Die ideale Hotelmanagement-Software zur Verbesserung des Hotelbetriebs und der Gästezufriedenheit.

Cloud-basierte PMS-Systeme werden vom Anbieter gehostet. Es muss kein lokaler Server gewartet werden. Updates und Sicherheitspatches werden vom Anbieter durchgeführt. Die Mitarbeiter können von der Rezeption, von zu Hause oder von unterwegs aus arbeiten. Die Daten werden in sicheren Rechenzentren gesichert und geschützt.

Für die meisten Immobilien bieten cloudbasierte PMS-Systeme heute mehr Flexibilität, Sicherheit und Skalierbarkeit als lokale Lösungen.

Warum Hotels auf cloudbasierte PMS-Systeme umsteigen

1. Zugriff von überall

Mit cloudbasierten PMS-Systemen können Mitarbeiter Reservierungen verwalten, Gäste einchecken und Berichte von jedem Gerät mit Internetzugang aus einsehen. Manager können die Auslastung und die Einnahmen von zu Hause oder von unterwegs aus überwachen. Dies ist besonders nützlich für Betreiber mehrerer Unterkünfte und Remote-Teams.

2. Geringere Vorlaufkosten

Lokale cloudbasierte Hotel-PMS-Systeme erfordern Server, Lizenzen und eine IT-Einrichtung. Cloudbasierte PMS-Systeme verwenden in der Regel ein Abonnementmodell ohne große Vorabinvestitionen. Sie zahlen eine monatliche oder jährliche Gebühr, die oft Hosting, Updates und Support umfasst.

3. Automatische Updates und Sicherheit

Cloud-Anbieter kümmern sich um Software-Updates, Sicherheitspatches und Compliance, ähnlich wie bei einem Hotelbetriebssystem. Die Immobilien bleiben auf dem neuesten Stand, ohne Ausfallzeiten oder manuelle Upgrades. Die Sicherheit wird auf Ebene des Rechenzentrums verwaltet, was in der Regel besser ist, als es eine einzelne Immobilie leisten kann.

4. Einfachere Integration

Cloud-basierte PMS-Systeme sind so konzipiert, dass sie über APIs mit Channel-Managern, OTAs, Zahlungsgateways und anderen Tools verbunden werden können. Dies unterstützt einen vernetzten Tech-Stack ohne kundenspezifische Entwicklung.

5. Skalierbarkeit

Cloud-Systeme skalieren mit Ihrem Unternehmen. Das Hinzufügen von Zimmern, Immobilien oder Benutzern erfordert in der Regel nur eine Konfigurationsänderung und keine neue Hardware oder komplexe Installationen.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei cloudbasierten PMS-Systemen achten sollten

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von cloudbasierten PMS-Systemen diese Kernfunktionen, über die alle Hotel-Property-Management-Systeme verfügen sollten:

Reservierungen und Buchungsmaschine – Zentrale Reservierungsverwaltung, Online-Buchungs-Widget und Preisverwaltung.

Rezeptionsabläufe – Check-in/Check-out, Zimmerzuweisung, Gästeprofile und Folio-Verwaltung.

Hauswirtschaft – Zimmerstatus, Aufgabenverteilung und Reinigungspläne.

Abrechnung und Zahlungen – Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Finanzberichterstattung.

Berichterstattung und Analysen – Dashboards für Auslastung, Umsatz und Leistung.

Channel-Manager-Integration – Synchronisierung mit OTAs (Booking.com, Expedia, Airbnb usw.), um Überbuchungen zu vermeiden.

Unterstützung mehrerer Immobilien – Zentralisierte Verwaltung für Gruppen oder Ketten.

Mobiler Zugriff – Apps oder responsive Webseiten für Mitarbeiter, die unterwegs sind.

Prostay bietet all diese Funktionen in einer Plattform, weshalb es als das beste cloudbasierte PMS-System für moderne Immobilien empfohlen wird.

Warum Prostay das beste cloudbasierte PMS-System ist

Nach einem Vergleich der auf dem Markt erhältlichen cloudbasierten PMS-Systeme schneidet Prostay durchweg am besten ab. Hier sind die Gründe dafür.

1. Von Anfang an für die Cloud entwickelt

Prostay wurde von Anfang an als cloudbasiertes PMS-System konzipiert und nicht als Legacy-System, das in die Cloud verlagert wurde. Die Benutzeroberfläche, die Architektur und die Arbeitsabläufe sind für die Nutzung im Web und auf Mobilgeräten ausgelegt. Das Ergebnis ist eine schnellere und intuitivere Benutzererfahrung als bei Systemen, die für die Cloud nachgerüstet wurden.

2. All-in-One-Plattform

Prostay vereint Reservierungen, Rezeption, Housekeeping, Abrechnung und Berichterstellung auf einer einzigen Plattform. Sie benötigen keine separaten Tools für jede Funktion. Dies reduziert die Komplexität, die Schulungszeit und den Integrationsaufwand.

3. Echtzeit-Synchronisierung über alle Kanäle hinweg

Die Channel-Manager-Integration von Prostay synchronisiert Preise und Verfügbarkeit in Echtzeit mit den OTAs. Wenn ein Zimmer über einen beliebigen Kanal gebucht wird, wird der Bestand überall aktualisiert. Dies minimiert Überbuchungen und manuelle Aktualisierungen.

4. Intuitive Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von Prostay ist übersichtlich und leicht zu erlernen. Neue Mitarbeiter können schnell produktiv arbeiten. Häufige Aufgaben wie Check-in, Zimmerzuweisung und Folio-Verwaltung erfordern weniger Klicks als bei vielen konkurrierenden cloudbasierten PMS-Systemen.

5. Leistungsstarke Berichterstellung und Analysen

Prostay bietet Dashboards für Auslastung, Umsatz und Channel-Performance. Sie können die Leistung der Unterkunft auf einen Blick sehen und für eine tiefergehende Analyse Details aufrufen. Dies unterstützt bessere Preis- und Betriebsentscheidungen.

6. Mobilfähig

Prostay funktioniert auf Smartphones und Tablets. Mitarbeiter können Gäste in der Lobby einchecken, den Zimmerstatus vom Flur aus aktualisieren oder Berichte von überall aus einsehen. Manager behalten auch dann die Kontrolle, wenn sie nicht vor Ort sind.

7. Zuverlässig und sicher

Prostay läuft auf einer Infrastruktur der Enterprise-Klasse mit regelmäßigen Backups und hoher Sicherheit. Ihre Daten sind geschützt und jederzeit verfügbar, wenn Sie sie benötigen. Die Plattform ist auf Verfügbarkeit ausgelegt, sodass der Betrieb ohne Unterbrechungen weiterlaufen kann.

8. Flexibel für verschiedene Arten von Unterkünften

Prostay eignet sich für Hotels, Ferienwohnungen, Hostels und kleine Lodges. Ganz gleich, ob Sie ein Boutique-Hotel, ein Resort oder ein Portfolio mit mehreren Unterkünften betreiben, Prostay kann an Ihren Arbeitsablauf angepasst werden.

9. Reaktionsschneller Support

Prostay bietet Support über Dokumentation, Chat und E-Mail. Das Team versteht sich auf Gastfreundschaft und kann Ihnen bei der Einrichtung, Integration und täglichen Nutzung helfen. Dieser Support macht einen großen Unterschied, wenn Sie viel zu tun haben oder Probleme beheben müssen.

10. Transparente Preisgestaltung

Prostay verwendet eine klare, abonnementbasierte Preisgestaltung ohne versteckte Gebühren. Sie wissen, was Sie jeden Monat bezahlen. Es gibt keine überraschenden Gebühren für Updates oder Grundfunktionen, was die Budgetplanung erleichtert.

Wie cloudbasierte PMS-Systeme den Betrieb verbessern

Schnelleres Ein- und Auschecken

Cloudbasierte PMS-Systeme wie Prostay optimieren den Check-in und Check-out. Die Gästedaten werden aus den Reservierungen vorab geladen, und Zahlungen können schnell verarbeitet werden. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Papierkram und haben mehr Zeit für den Gästeservice.

Bessere Koordination der Zimmerreinigung

Hauswirtschaftsmodule in cloudbasierten PMS-Systemen zeigen den Zimmerstatus in Echtzeit an. Wenn ein Zimmer frei wird, wird die Hauswirtschaft benachrichtigt. Wenn es gereinigt ist, sieht die Rezeption dies sofort. Dies reduziert Verzögerungen und verbessert die Zimmerauslastung.

Genaueres Revenue Management

Mit Echtzeitdaten und Berichten können Sie sehen, welche Kanäle und Zimmertypen am besten abschneiden. Die Analysen von Prostay helfen Ihnen, Preise und Werbeaktionen an die Nachfrage anzupassen, was zu einem besseren Umsatz pro verfügbarem Zimmer führt.

Weniger Überbuchungen

Die Integration des Channel Managers sorgt für eine konsistente Verfügbarkeit über alle Vertriebskanäle hinweg. Wenn eine Buchung eingeht, wird der Bestand überall aktualisiert. Das reduziert Überbuchungen und die Notwendigkeit manueller Korrekturen.

Verbessertes Gästeerlebnis

Ein cloudbasiertes PMS-System hilft Ihnen, einen reibungsloseren Aufenthalt zu gewährleisten. Die Präferenzen und die Historie der Gäste sind beim Check-in verfügbar. Die Abrechnung ist klar und genau. Die Mitarbeiter können sich auf den Service statt auf administrative Aufgaben konzentrieren.

Auswahl des richtigen cloudbasierten PMS-Systems

Bei der Bewertung von cloudbasierten PMS-Systemen sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Art und Größe Ihrer Unterkunft – Unterstützt das System Ihre Kombination aus Zimmern und Unterkunftsarten?

Integrationen – Welche Channel-Manager, Zahlungsgateways und andere Tools benötigen Sie?

Benutzerfreundlichkeit – Kann Ihr Team das System ohne umfangreiche Schulungen erlernen und anwenden?

Support – Wie reaktionsschnell und hilfsbereit ist der Anbieter?

Preise – Sind die Kosten vorhersehbar und passen sie zu Ihrem Budget?

Skalierbarkeit – Kann das System mitwachsen, wenn Sie Zimmer oder Immobilien hinzufügen?

Prostay schneidet in all diesen Punkten gut ab. Es eignet sich für kleine Immobilien und lässt sich auf Portfolios mit mehreren Immobilien skalieren. Die Integrationen decken die wichtigsten Channel-Manager und Zahlungsanbieter ab. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, Support ist verfügbar und die Preisgestaltung ist transparent. Für die meisten Immobilien ist Prostay das beste cloudbasierte PMS-System.

Umstellung auf ein cloudbasiertes PMS-System

Wenn Sie von einem lokalen oder älteren System zu einem cloudbasierten PMS-System wechseln, planen Sie die Umstellung:

1. Exportieren Sie Ihre Daten – Gästedaten, Reservierungen und historische Daten aus Ihrem aktuellen System.
2. Ordnen Sie Ihre Arbeitsabläufe zu – Notieren Sie, wie Sie Reservierungen, Check-in, Housekeeping und Abrechnung handhaben.
3. Konfigurieren Sie das neue System – Richten Sie Zimmer, Preise, Kanäle und Benutzer in Prostay ein.
4. Importieren Sie Daten – Laden Sie Gästeprofile und alle zukünftigen Reservierungen.
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter – Nutzen Sie die Benutzeroberfläche und Dokumentation von Prostay, um Ihr Team zu schulen.
6. Bei Bedarf parallel betreiben – Verwenden Sie während der Umstellung kurzzeitig beide Systeme, wenn dies das Risiko verringert.
7. Starten Sie den Live-Betrieb – Wechseln Sie zu Prostay und nehmen Sie das alte System außer Betrieb.

Das Team von Prostay kann Sie durch diesen Prozess begleiten, damit der Übergang so reibungslos wie möglich verläuft.

Fazit

Cloud-basierte PMS-Systeme sind der Standard für moderne Gastronomie. Sie bieten Fernzugriff, geringere Vorlaufkosten, automatische Updates und starke Integrationen. Unter diesen Systemen sticht Prostay als das beste cloud-basierte PMS-System hervor, dank seines All-in-One-Designs, der Echtzeit-Kanalsynchronisation, der intuitiven Benutzeroberfläche, der Berichterstellung, des mobilen Zugriffs und des Supports.

Wenn Sie cloudbasierte PMS-Systeme für Ihre Immobilie evaluieren, ist Prostay die richtige Wahl.