Servicegebühr vs. Trinkgeld: Was sind die Unterschiede?

Eine Servicegebühr ist eine Gebühr, die Hotels und andere Gastgewerbebetriebe der Rechnung eines Kunden hinzufügen müssen. Ein Trinkgeld hingegen ist eine Zahlung, die Kunden direkt an das Servicepersonal geben. Dieser grundlegende Unterschied zwischen einer Servicegebühr und einem Trinkgeld hat Auswirkungen auf alles, von der Zahlung von Steuern über die Bezahlung der Mitarbeiter bis hin zur Zufriedenheit der Gäste, sowohl in der Gastronomie als auch in der Hotellerie.

Dieser Artikel befasst sich mit Servicegebühren und Trinkgeldern für Hotels, Resorts, Ferienwohnungen und andere Gastgewerbebetriebe. Bei der Verwaltung von Zahlungen von Besuchern müssen Hotelmanager, Immobilienbesitzer und Gastgewerbebetreiber über die rechtlichen, betrieblichen und finanziellen Auswirkungen Bescheid wissen. Es ist wichtig, den grundlegenden Unterschied zwischen diesen Zahlungsarten zu kennen, da eine falsche Einstufung zu Problemen mit dem Finanzamt führen, Ihre Lohnverpflichtungen beeinflussen und sowohl Gäste als auch Mitarbeiter unzufrieden machen kann.

Servicegebühren sind obligatorische Gebühren, die Ihr Unternehmen erhebt und zur Begleichung von Unternehmensausgaben und Löhnen verwendet. Trinkgelder hingegen sind freiwillige Zuwendungen, die direkt an das Servicepersonal als dessen Eigentum gehen. Bei Servicegebühren können Sie entscheiden, wie das Geld verwendet wird, aber sie unterliegen anderen Steuerregeln als Trinkgelder.

Servicegebühren und Trinkgelder im Gastgewerbe verstehen

Der Unterschied zwischen einer Gebühr und einem Trinkgeld spielt eine große Rolle dabei, wie Hotels mit Geld umgehen, ihre Mitarbeiter bezahlen und mit Kunden kommunizieren. Wenn Sie dies richtig verstehen, können Sie Ihren Gewinn steigern, die Bezahlung Ihres Teams stabil halten und sicherstellen, dass Sie die Bundes- und Landesgesetze einhalten.

Was sind Servicegebühren?

Hotels berechnen automatisch eine Servicegebühr auf die Gesamtrechnung eines Gastes. Diese Gebühr liegt in der Regel zwischen 15 % und 25 %. Der Kunde kann diesen Preis nicht verhandeln oder sich weigern, ihn zu zahlen, was ihn aus rechtlicher Sicht von einem Trinkgeld unterscheidet.

In der Hotellerie decken Resortgebühren die Annehmlichkeiten, Bankettgebühren Gruppenveranstaltungen, Spa-Servicegebühren den Zimmerservice und Flaschenservicegebühren die Getränke in Hotelbars. Viele Hotelrestaurants berechnen außerdem automatisch Trinkgelder für Gruppen von acht oder mehr Personen.

Diese Kosten fließen direkt in das Geschäftsergebnis des Hotels ein, da Servicegebühren als Unternehmenseinnahmen betrachtet werden. Dieses Geld hilft Restaurant- und Hotelbesitzern, steigende Ausgaben zu bezahlen, darunter Arbeitskosten, Annehmlichkeiten, Instandhaltung der Einrichtungen und Betriebskosten, die in den letzten Jahren stark gestiegen sind.

Was sind Trinkgelder in Hotels?

Gäste können Servicemitarbeitern je nach Qualität des Essens oder des Services Trinkgeld geben. Der Verbraucher kann sowohl die Höhe als auch den Empfänger des Trinkgeldes frei und ohne Einschränkungen wählen.

Sie können Trinkgeld für das Housekeeping (in der Regel täglich im Zimmer hinterlassen), für den Concierge-Service für zusätzliche Hilfe, für die Hotelpagen für das Tragen Ihrer Koffer und für das Restaurantpersonal für das Servieren von Speisen und Getränken hinterlassen. Diese Zahlungen basieren auf der Wahl und Zufriedenheit des Gastes mit dem Service und nicht auf einer festgelegten Preisstruktur.

Es besteht ein klarer Zusammenhang zwischen Trinkgeldern und der Qualität der Dienstleistung. Beispielsweise verdienen Mitarbeiter im Frontbereich und Trinkgeldempfänger in der Regel mehr Geld, wenn sie einen hervorragenden Service bieten. Das bedeutet aber auch, dass sich das Einkommen von Restaurant- und Hotelmitarbeitern ändern kann, was es für sie schwierig machen kann, finanziell stabil zu bleiben und zufrieden mit ihrer Arbeit zu sein.

Es ist wichtig zu wissen, warum diese rechtlichen Unterschiede für den Hotelbetrieb von Bedeutung sind, da die Steuerbehörden diese Zahlungsmethoden ganz unterschiedlich behandeln, was große Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat.

Rechtliche und betriebliche Unterschiede

Auf der Grundlage dieser Standards müssen Hotels bestimmte Regeln für die Lohnabrechnung, Berichterstattung und Verteilung einhalten.

IRS-Klassifizierung und steuerliche Auswirkungen in den USA

Die IRS sagt, dass Servicegebühren Unternehmenserträge sind, auf die die meisten Bundesstaaten Umsatzsteuer erheben müssen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Teil der Servicegebühren auszahlen, werden diese Zahlungen zu Nicht-Trinkgeld-Einkünften, auf die die gleichen Lohnsteuern wie auf reguläre Löhne abgeführt werden müssen, z. B. Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern.

Trinkgelder werden anders besteuert. Wenn sich die Bargeldtrinkgelder in einem Monat auf 20 Dollar oder mehr summieren, müssen die Mitarbeiter ihren Arbeitgeber darüber informieren. Diese Beträge werden auf dem Formular W-2 in separaten Abschnitten für Löhne, Medicare-Trinkgelder und Sozialversicherungs-Trinkgelder ausgewiesen. Trinkgelder hingegen gelten nicht als Geschäftseinkommen und unterliegen daher nicht der Umsatzsteuer.

Es ist wichtig zu beachten, dass Servicegebühren und automatische Trinkgelder nicht zu dem Trinkgeldguthaben beitragen, das Arbeitgeber zur Senkung ihrer Mindestlohnanforderungen verwenden können. Der bundesstaatliche Mindestlohn für Trinkgeldempfänger beträgt 2,13 US-Dollar pro Stunde, dies gilt jedoch nur, wenn Trinkgelder, nicht Servicegebühren, den Gesamtlohn auf mindestens den Standard-Mindestlohn von 7,25 US-Dollar pro Stunde erhöhen.

Steuerliche Auswirkungen von Servicegebühren und Trinkgeldern in Europa

Die Besteuerung von Servicegebühren und Trinkgeldern in Europa unterscheidet sich stark von der Besteuerung in den Vereinigten Staaten. In den meisten Fällen werden Servicegebühren, die der Rechnung eines Kunden hinzugefügt werden, als Teil des Einkommens des Restaurants oder Hotels betrachtet und unterliegen den normalen Regeln für Körperschaftssteuer und Mehrwertsteuer (MwSt.). Je nach den Arbeitsvorschriften des Landes können diese Gebühren auch lohnsteuerpflichtig sein, wenn sie an Mitarbeiter ausgezahlt werden.

In Europa werden Trinkgelder jedoch oft von Land zu Land unterschiedlich behandelt. Wenn Sie Trinkgelder direkt an das Servicepersonal geben, werden diese oft als persönliches Einkommen betrachtet und können steuerpflichtig sein. In einigen Ländern gibt es jedoch Vorschriften, die die Offenlegung kleiner Beträge erleichtern. In vielen europäischen Ländern ist es nicht so üblich, Trinkgeld zu geben wie in den USA, da die Kosten für den Service in der Regel im Menüpreis oder in der Rechnung enthalten sind.

Für Gastronomiebetriebe in Europa ist es sehr wichtig, die Vorschriften zu Servicegebühren und Trinkgeldern zu kennen, damit sie diese einhalten und korrekt ausweisen können. Um Verwirrung zu vermeiden und das Vertrauen der Gäste zu bewahren, ist es außerdem wichtig, ihnen klar zu vermitteln, wie die Servicekosten verwendet und aufgeteilt werden.

Steuerliche Auswirkungen von Servicegebühren und Trinkgeldern in Asien

Aufgrund unterschiedlicher Steuergesetze und kultureller Normen variiert die Besteuerung von Servicegebühren und Trinkgeldern in Asien von Land zu Land erheblich. In vielen asiatischen Ländern werden Servicegebühren, die der Rechnung eines Kunden hinzugefügt werden, als Teil des Geschäftseinkommens betrachtet und unterliegen den geltenden Umsatz- oder Waren- und Dienstleistungssteuern. In Ländern wie Singapur und Hongkong werden Servicegebühren in der Regel entweder mit der Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) oder der Mehrwertsteuer (VAT) besteuert.

In vielen asiatischen Kulturen hingegen werden Trinkgelder in der Regel nicht gegeben oder verlangt, und wenn doch, werden sie oft als persönliche Geschenke und nicht als steuerpflichtige Einnahmen betrachtet. In einigen Ländern, wie Japan und Südkorea, ist es nicht üblich, Trinkgeld zu geben, und es kann sogar abgelehnt werden. Wenn Sie Trinkgeld geben, hängen die steuerlichen Auswirkungen von den Arbeits- und Einkommenssteuerregeln in Ihrer Region ab.

Um die Vorschriften einzuhalten und gute Beziehungen zu den Gästen zu pflegen, sollten Gastgewerbeunternehmen in Asien sich über die unterschiedlichen Steuergesetze und kulturellen Normen für Servicegebühren und Trinkgelder in den einzelnen Ländern informieren. Es ist auch wichtig, die Preise für erforderliche Dienstleistungen klar zu kommunizieren, damit Gäste aus dem Ausland nicht verwirrt sind und Ihnen vertrauen.

Verteilung und Kontrolle

Hotels haben die volle Kontrolle darüber, wie Servicegebühren aufgeteilt werden. Sie können alle Servicegebühren einbehalten, um Verwaltungskosten und Betriebskosten zu decken, oder Sie können einen Teil davon als Boni, höhere Vergütungen oder bessere Vergünstigungen an die Mitarbeiter weitergeben. Die meisten Hotels und Restaurants, die Servicegebühren erheben, tun dies über die Gehaltsabrechnung und nicht über Direktzahlungen.

Trinkgelder hingegen sind nur für die Personen bestimmt, die sie erhalten. Hotels dürfen keine Trinkgelder für geschäftliche Zwecke einbehalten, aber sie können Trinkgeldpools einrichten, in denen alle Trinkgelder gesammelt und fair unter den Servicemitarbeitern aufgeteilt werden. Kunden müssen über alle Regeln zu Trinkgeldpools informiert werden.

Dieser Unterschied hat große Auswirkungen auf die Bezahlung der Mitarbeiter. Servicegebühren erleichtern die Schätzung des Einkommens, bedeuten aber auch mehr Arbeit für die Lohnabrechnung. Trinkgelder hingegen sind eine sofortige Belohnung für guten Service, machen das Einkommen jedoch weniger stabil.

Anforderungen an die Kommunikation mit den Gästen

Hotels müssen die obligatorischen Servicegebühren auf ihren Websites, in den Buchungsbestätigungen und auf den Endabrechnungen klar aufführen. Um Beschwerden von Gästen und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden, müssen bei der Reservierung die verschiedenen anfallenden Kosten klar angegeben werden.

Die unterschiedlichen Anforderungen in den einzelnen Bundesstaaten erschweren die Sache zusätzlich. In Massachusetts beispielsweise dürfen Servicegebühren nur anstelle von Trinkgeldern erhoben werden, und das Geld geht an die Mitarbeiter, die normalerweise Trinkgelder erhalten würden. Wenn Sie zusätzliche Gebühren für Dinge wie Papierkram erheben, die nicht Teil der Servicegebühr sind, müssen Sie deutlich machen, dass diese Gebühren keine Trinkgelder sind und nicht an das Personal gehen.

Klassifizierung, Kontrolle und Offenheit sind die wichtigsten rechtlichen Unterschiede, die sich auf den Betrieb von Hotels auswirken. Wenn Sie hier Fehler machen, riskieren Sie, gegen das Gesetz zu verstoßen und Gäste unzufrieden zu machen.

Einführung von Servicegebühren in Ihrem Hotel

Sobald der rechtliche Rahmen steht, können Hotels planen, wie sie ihn so umsetzen, dass sie den größten Nutzen und die geringsten Probleme haben.

Strategische Planung und Entwicklung von Richtlinien

Wenn Ihr Hotel steigende Ausgaben decken, Servicemitarbeitern ein stabileres Gehalt bieten oder die Abrechnung für Bankette und Gruppenveranstaltungen vereinfachen möchte, sollten Sie die Einführung von Servicegebühren in Betracht ziehen. Viele Hotels und Restaurants sind zu Servicegebührenmodellen übergegangen, damit die Mitarbeiter unabhängig von der Höhe der Trinkgelder fair bezahlt werden können.

Um sicherzustellen, dass dies funktioniert, sollten Sie Folgendes tun:

1. Analysieren Sie die aktuellen Vergütungsmodelle – Überprüfen Sie, was Trinkgeldempfänger derzeit verdienen, und identifizieren Sie Muster bei Einkommensschwankungen, die sich auf die Mitarbeiterbindung auswirken.
2. Legen Sie die Höhe der Servicegebühr fest – Legen Sie einen Prozentsatz (in der Regel 18–22 %) oder eine Pauschalgebühr fest, die Ihren beabsichtigten Zwecken entspricht, ohne zu Reibereien mit den Gästen zu führen.
3. Entwickeln Sie Verteilungsrichtlinien – Legen Sie fest, wie die Gebühren auf das Servicepersonal, die Mitarbeiter im Hintergrund oder die Betriebskosten verteilt werden.
4. Aktualisieren Sie Ihre Abrechnungssysteme – Konfigurieren Sie Ihr PMS so, dass die Servicegebühren automatisch berechnet und auf jeder Kundenrechnung deutlich ausgewiesen werden.
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Richtlinien – Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter den Unterschied zwischen Servicegebühren und Trinkgeld erklären können und wissen, ob zusätzliche Trinkgelder erwartet werden.

Vergleich zwischen Servicegebühren und traditionellen Trinkgeldern

Die Art Ihrer Immobilie, die Art Ihrer Gäste und Ihre betrieblichen Prioritäten beeinflussen die beste Vorgehensweise. Servicegebühren sind in der Regel hilfreich für Full-Service-Hotels, die Bankette veranstalten, während Boutique-Hotels möglicherweise herkömmliche Trinkgelder bevorzugen, um den persönlichen Kontakt zu ihren Gästen zu pflegen.

Häufige Herausforderungen und Lösungen

Hotels, die Servicegebühren oder Trinkgeldrichtlinien verwenden oder verwalten, stoßen oft immer wieder auf die gleichen Probleme, die im Voraus gelöst werden müssen.

Verwirrung und Beschwerden von Gästen

Hotelgäste wissen oft nicht, wofür Servicegebühren gedacht sind und ob sie Trinkgelder ersetzen oder ergänzen. Diese Unsicherheit verärgert die Gäste und führt zu schlechten Bewertungen.

Stellen Sie sicher, dass Sie klar und deutlich mit Ihren Kunden kommunizieren, indem Sie Dinge wie Buchungen, das Versenden von Bestätigungs-E-Mails und das Anbringen von Schildern an Servicepunkten offen kommunizieren. Geben Sie Ihren Mitarbeitern bestimmte Skripte vor, die sie befolgen sollen, z. B. „Unsere Servicegebühr von 20 % beinhaltet Trinkgelder für alle Mitarbeiter, die Ihnen bei Ihrer Mahlzeit geholfen haben. Sie müssen kein Trinkgeld geben, aber jedes zusätzliche Geld wird geschätzt und geht direkt an Ihren Kellner.

Widerstand des Personals gegen Servicegebührenmodelle

Servicemitarbeiter, die es gewohnt sind, Trinkgeld zu erhalten, mögen Servicegebührenmodelle möglicherweise nicht, weil sie befürchten, weniger Geld zu verdienen oder keine direkte Anerkennung von den Gästen für guten Service zu erhalten.

Legen Sie klare Regeln für die Auszahlung der Servicegebühren fest, damit jeder weiß, wie sich diese auf das Gehalt auswirken. Zeigen Sie die Einkommensvorteile auf, indem Sie historische Daten vergleichen, die stabilere Einnahmen belegen. Denken Sie über Hybridmodelle nach, bei denen die Servicekosten die Möglichkeit, für guten Service Trinkgeld zu geben, ergänzen und nicht ersetzen.

PMS-Integration und Abrechnungskomplikationen

Ältere Property-Management-Systeme haben möglicherweise Probleme mit der genauen Berechnung, Anzeige und Abrechnung von Servicegebühren, was zu Buchhaltungsproblemen und Compliance-Problemen führen kann.

Investieren Sie in neue Hotelmanagementsysteme, die Servicegebühren automatisch berechnen und Gehaltsabrechnungen erstellen. Diese Systeme stellen sicher, dass für alle Abrechnungssituationen die gleichen Regeln gelten, dass Steuern korrekt kategorisiert werden und dass die W-2-Berichterstattung für die verteilten Beträge korrekt ist.

Technologie wird immer wichtiger, um Compliance- und Betriebsprobleme, die sonst schwer zu lösen wären, zu vereinfachen.

Fazit und nächste Schritte

Der Unterschied zwischen einer Servicegebühr und einem Trinkgeld hat mit Kontrolle, Klassifizierung und Compliance zu tun. Servicegebühren sind erforderliche Kosten, die Sie als Geschäftseinkommen behalten, während Trinkgelder optionale Zahlungen sind, die nur Ihr Personal behalten darf. Beide sind im Gastgewerbe nützlich, aber wenn Sie sie in die falsche Kategorie einordnen, kann dies zu rechtlichen Bedenken und Problemen im Betrieb führen.

Befolgen Sie diese Schritte sofort, um Ihren Ansatz zu verbessern:

1. Überprüfen Sie die aktuellen Vergütungsrichtlinien – Prüfen Sie, wie Ihr Unternehmen derzeit Servicegebühren, Trinkgelder und Mitarbeitervergütungen handhabt.
2. Bewerten Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – Überprüfen Sie, ob Ihre Praktiken mit den Anforderungen der Steuerbehörde und den spezifischen Vorschriften des Bundesstaates übereinstimmen.
3. Bewerten Sie die Kommunikationspraktiken gegenüber Gästen – Stellen Sie sicher, dass alle Gebühren klar offengelegt werden, bevor Gäste sich zum Kauf verpflichten.
4. Berücksichtigen Sie die Funktionen Ihres PMS-Systems – Stellen Sie fest, ob Ihre Technologie die Verwaltung und Berichterstattung von Servicegebühren angemessen unterstützt.

Weitere interessante Themen sind Strategien zum Ertragsmanagement, die Servicegebühren beinhalten, die Optimierung des Gästeerlebnisses, um ein Gleichgewicht zwischen Gebührentransparenz und Zufriedenheit zu finden, sowie Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung, die auf vorhersehbare Vergütung setzen.

Weitere Ressourcen

• Hotelmanagement-Software – Systeme wie Prostay und Oracle Hospitality bieten automatisierte Servicegebührenberechnungen und die Integration der Lohnabrechnung.
• IRS-Veröffentlichung 15 – Steuerleitfaden für Arbeitgeber mit Angaben zu den Meldepflichten für Trinkgelder und den Einbehaltungspflichten für Unternehmen im Gastgewerbe
• Beispiel für einen Hinweis: „Eine Servicegebühr in Höhe von [X] % wird Ihrer Rechnung hinzugefügt. Diese Gebühr wird unter den Teammitgliedern aufgeteilt, die zu Ihrem Erlebnis beigetragen haben, und ist keine Trinkgeldzahlung. Zusätzliche Trinkgelder sind willkommen, werden jedoch nicht erwartet.“
• Ressourcen zur Einhaltung staatlicher Vorschriften – Erkundigen Sie sich bei Ihrer staatlichen Arbeitsbehörde nach spezifischen Anforderungen zur Verteilung von Servicegebühren, die über die Bundesstandards hinausgehen können.