Sistemi per punti vendita: Tutto quello che c'è da sapere

Un sistema POS (Point of Sale) è un insieme di hardware e software che le aziende utilizzano per gestire le transazioni, tenere traccia delle scorte e raccogliere informazioni sui clienti al momento dell'acquisto. I moderni sistemi POS hanno fatto passi da gigante rispetto ai tradizionali registratori di cassa, diventando hub fondamentali che collegano ogni area delle operazioni aziendali, dall'elaborazione dei pagamenti alla gestione delle relazioni con i clienti. 

Questa guida copre tutti gli aspetti della tecnologia dei sistemi POS, dalle nozioni di base alle modalità più complesse per metterli in pratica. Se gestisci un negozio, un ristorante, un hotel o un'azienda di servizi, sapere come scegliere e configurare il sistema POS corretto influirà direttamente sul funzionamento della tua attività, sulla soddisfazione dei tuoi clienti e sui tuoi guadagni. Questa guida aiuterà sia i proprietari di piccole imprese che stanno valutando il loro primo sistema, sia le aziende con esperienza che hanno bisogno di aggiornare la loro vecchia infrastruttura.

Un sistema POS (Point of Sale) è una combinazione di hardware e software che consente alle aziende di raccogliere pagamenti, effettuare transazioni, tenere traccia delle scorte e ottenere informazioni commerciali, il tutto da un unico posto.

Dopo aver letto questa guida, sarete in grado di:

• Comprendere i componenti principali dell'hardware e del software POS
• Riconoscere le differenze tra i sistemi POS tradizionali, quelli basati su cloud e le soluzioni mobili
• Applicare un quadro strutturato per selezionare il sistema POS più adatto alle tue esigenze
• Affrontare le sfide comuni di implementazione con soluzioni collaudate
• Misurare e ottimizzare il tuo investimento POS per ottenere il massimo ROI

Comprendere i fondamenti del sistema POS

Un sistema POS è il luogo e la tecnologia che un cliente utilizza per acquistare qualcosa. Ciò include tutto, dalle attrezzature del banco cassa al software che tiene traccia del tuo inventario in tempo reale, somma le tue vendite ed elabora i pagamenti. La piattaforma POS è il principale strumento utilizzato dalle moderne imprese di vendita al dettaglio e di ospitalità.

Oggigiorno i sistemi POS fanno molto di più che elaborare le transazioni per le aziende. Sono i luoghi principali per la gestione delle scorte, la raccolta dei dati di vendita, la pianificazione dei turni dei dipendenti e la gestione dei programmi di fidelizzazione dei clienti. Una configurazione adeguata trasforma le normali vendite in opportunità per entrare in contatto con i clienti e ottenere informazioni commerciali utili.

Componenti hardware

L'hardware POS comprende tutti i dispositivi che funzionano con i sistemi di vendita quando i clienti effettuano acquisti. Queste parti lavorano insieme per raccogliere dati, gestire i pagamenti e tenere traccia delle transazioni.

Alcuni dei dispositivi POS più importanti sono:

• Terminali POS: display touchscreen o monitor tradizionali che eseguono il software POS e visualizzano le informazioni sulle transazioni
• Lettori di carte: dispositivi che accettano pagamenti tramite chip, strisciata, tocco e verifica del PIN, compreso il supporto per portafogli digitali e pagamenti contactless
• Scanner di codici a barre: dispositivi laser o di imaging che decodificano i codici UPC e QR per la ricerca istantanea dei prodotti e il monitoraggio dell'inventario
• Stampanti di ricevute: stampanti termiche che producono registrazioni personalizzate delle transazioni con loghi, o alternative digitali che inviano le ricevute via e-mail o SMS
• Cassetti portadenaro: contenitori sicuri che si aprono solo su comando del software, registrando ogni accesso per ridurre i furti e migliorare la gestione del contante

Sono disponibili anche altri accessori, come display a palo rivolti verso il cliente che mostrano i subtotali e le vendite e bilance che calcolano automaticamente il prezzo degli articoli pesati. Ogni parte è collegata al software POS principale, creando un unico sistema che velocizza il checkout ed elimina la necessità di inserire i dati manualmente.

Applicazioni software

Il software POS è il programma principale che esegue tutti i calcoli per le transazioni, tiene traccia dell'inventario, memorizza i dati dei clienti e crea report. Questo livello digitale trasforma gli input hardware in operazioni aziendali su cui è possibile agire.

Alcune importanti caratteristiche del software sono:

• Elaborazione delle transazioni: calcolo dei totali con tasse, sconti e commissioni, supportando opzioni di pagamento flessibili tra cui pagamenti in contanti, carte e pagamenti mobili
• Gestione dell'inventario: aggiornamenti in tempo reale del livello delle scorte, avvisi automatici di riordino e controllo dell'inventario in più sedi
• Reportistica e analisi: report sulle vendite che rivelano tendenze, periodi di picco e prodotti più venduti con dashboard di analisi avanzate
• Raccolta dei dati dei clienti: creazione di profili basati sugli acquisti dei clienti per potenziare i programmi di fidelizzazione e il marketing mirato

La relazione tra hardware e software crea un ecosistema POS completo. Quando uno scanner di codici a barre scansiona il codice di un prodotto, il programma ottiene immediatamente il prezzo, aggiorna il conteggio dell'inventario e registra la vendita per un'analisi successiva. Questa integrazione elimina gli errori e offre la visibilità in tempo reale necessaria per gestire al meglio l'intera organizzazione.

Se conosci queste nozioni di base, sarai pronto per esaminare le numerose architetture di sistema oggi disponibili.

Tipi e applicazioni dei sistemi POS

Una volta acquisite le nozioni di base, le aziende devono scegliere tra una serie di diverse architetture di sistemi POS, ciascuna delle quali è la più adatta a determinate esigenze e percorsi di crescita. La maggior parte dei sistemi POS oggi disponibili sul mercato può essere raggruppata in base alla loro configurazione e alla flessibilità del loro hardware.

Sistemi tradizionali on-premise

Nei sistemi di vendita tradizionali, ogni sede aziendale dispone di un proprio server locale e di hardware fisso. Queste configurazioni legacy conservano tutti i dati in loco e di solito richiedono un investimento iniziale elevato per le attrezzature e l'infrastruttura IT.

Le soluzioni di sistemi POS on-premise sono ideali per i grandi negozi e i grandi magazzini che dispongono di team IT interni in grado di gestire la manutenzione dei server, gli aggiornamenti software e i backup dei dati. Questi sistemi funzionano al meglio in luoghi in cui la velocità di elaborazione è più importante della mobilità. Tuttavia, limitano l'accesso ai dati di vendita da remoto e richiedono un investimento iniziale elevato, il che li rende meno interessanti per le piccole imprese o le aziende che desiderano crescere rapidamente.

Sistema POS basato su cloud

I sistemi POS basati su cloud sono il tipo più comune di sistema POS moderno. Essi memorizzano i dati su server remoti accessibili tramite una connessione Internet stabile. Questa architettura elimina la necessità di server locali e consente la sincronizzazione in tempo reale di numerose sedi.

I sistemi POS basati su cloud presentano molti vantaggi, tra cui:

• Costi iniziali inferiori con canoni mensili che sostituiscono gli acquisti di capitale importanti
• Aggiornamenti automatici del software e patch di sicurezza
• Accesso ai dati di vendita e alle informazioni commerciali da qualsiasi dispositivo connesso a Internet
• Scalabilità per aggiungere sedi o terminali POS senza investimenti in infrastrutture
• Backup dei dati integrato che garantisce la continuità operativa

L'aspetto più importante da considerare quando si utilizzano i servizi cloud è quanto essi dipendano dalla possibilità di connettersi a Internet. La maggior parte delle soluzioni moderne offre modalità offline che conservano le transazioni fino al ripristino della connessione. Ciò riduce il rischio nella maggior parte delle situazioni aziendali.

POS mobili e tablet

Le soluzioni di sistemi POS mobili trasformano smartphone e tablet in sistemi POS completi, consentendo al personale di effettuare vendite ovunque all'interno della struttura o in occasione di eventi esterni. Le aziende possono accettare pagamenti, tenere traccia delle scorte e gestire tutto senza un tradizionale banco cassa, utilizzando solo un telefono o un tablet.

I dispositivi mobili che consentono l'elaborazione dei pagamenti sono particolarmente utili per le aziende del settore alberghiero, poiché riducono i tempi di attesa e rendono i clienti più soddisfatti. Gli hotel utilizzano sistemi basati su tablet per il check-in nella hall e gli acquisti a bordo piscina. I rivenditori utilizzano POS mobili per eliminare le lunghe code alla cassa durante le ore di punta. I venditori nei negozi temporanei e nei mercati utilizzano software di vendita avanzati su piccoli dispositivi portatili.

Sistemi POS specifici per settore

Settori diversi hanno esigenze diverse che possono essere soddisfatte da sistemi POS specializzati. La mappatura dei tavoli, i modificatori degli ordini, l'integrazione degli ordini online e la connettività dei display in cucina sono tutti elementi dei sistemi per ristoranti. Le configurazioni per la vendita al dettaglio si concentrano sulla scansione dei codici a barre per grandi librerie SKU e sulle funzionalità omnicanale che collegano le vendite di persona con quelle su Internet.

I sistemi POS per il settore alberghiero funzionano con i sistemi di gestione delle proprietà e i motori di prenotazione per consentire agli hotel di tenere traccia degli acquisti degli ospiti nei ristoranti, nelle spa e in altri servizi, combinando gli addebiti nei fogli delle camere. Le aziende sanitarie e di servizi devono essere in grado di fissare appuntamenti e gestire i depositi.

Il tipo di sistema più adatto a voi dipenderà dal luogo in cui lavorate, dalle vostre aspettative di espansione e dalla necessità di collegarvi ad altri sistemi. Ogni architettura presenta una serie di vantaggi specifici per determinati tipi di attività nel settore alimentare e dei servizi.

Strategia di implementazione e selezione

È necessario valutare attentamente le opzioni disponibili prima di scegliere e configurare un sistema di punti vendita, per assicurarsi che risolva i problemi attuali e aiuti l'azienda a espandersi in futuro. Il modo in cui viene effettuata l'implementazione ha un effetto diretto sul numero di persone che lo utilizzano e sui profitti che genera.

Processo di valutazione

Prima di scegliere una piattaforma POS, effettuate ricerche approfondite per assicurarvi che le caratteristiche del sistema soddisfino le vostre esigenze aziendali.

1. Valutare le attuali esigenze aziendali e i punti critici: documentare i colli di bottiglia esistenti nel flusso di lavoro, le sfide relative al controllo dell'inventario e le lacune nella reportistica che un nuovo sistema dovrebbe affrontare.
2. Definisci le caratteristiche essenziali e i requisiti di integrazione: dai la priorità alle funzionalità indispensabili come il supporto di più canali di vendita, le funzionalità di fidelizzazione dei clienti o le esigenze specifiche di elaborazione dei pagamenti
3. Valutate le opzioni dei fornitori e richiedete delle dimostrazioni: confrontate le soluzioni POS di più fornitori, testando gli elementi intuitivi dell'interfaccia utente e i flussi di lavoro principali
4. Calcola il costo totale di proprietà e le proiezioni del ROI: includi hardware, canoni mensili, commissioni di transazione, commissioni di elaborazione dei pagamenti, formazione e assistenza clienti continua
5. Pianificare la tempistica di implementazione e la formazione del personale: stabilire programmi di implementazione realistici con tempi adeguati per la configurazione del sistema e la preparazione del team

Struttura di confronto delle funzionalità

Diversi tipi di attività attribuiscono diversi livelli di importanza alle diverse funzionalità POS. Utilizza questo quadro per aiutarti a discutere le valutazioni con i fornitori.

Questa analisi mostra che il miglior sistema POS è molto diverso per ogni settore. Un sistema che funziona bene per i grandi magazzini potrebbe non avere tutte le funzionalità necessarie alle aziende del settore alberghiero, mentre i sistemi pensati per i ristoranti spesso non hanno il livello di tracciabilità dell'inventario di cui hanno bisogno i commercianti.

Conoscere queste differenze può aiutarti a porre le domande giuste durante la valutazione dei fornitori ed evitare di acquistare funzionalità non adeguate.

Caratteristiche di Tableview: il sistema POS ideale per il settore alberghiero

Tableview è il miglior sistema POS per hotel, resort e altre aziende del settore dell'ospitalità. Il suo principale punto di forza è che funziona perfettamente con il sistema di gestione della proprietà (PMS) e il sistema di contabilità di Prostay, che rendono tutto più fluido e migliorano ogni aspetto della tua attività.

Perfetta integrazione con Prostay PMS e Accounting

Tableview funziona con il PMS di Prostay per consentire al personale dell'hotel di gestire le spese degli ospiti, gli ordini del servizio in camera e altre transazioni direttamente dall'interfaccia POS. Questa interfaccia assicura che tutti i dati di vendita vengano inseriti direttamente nel sistema contabile, riducendo la necessità di inserire manualmente i dati e gli errori umani. La sincronizzazione in tempo reale mantiene aggiornati i fogli dei visitatori, facilitando l'addebito e migliorando l'esperienza degli ospiti.

Interfaccia utente intuitiva e opzioni di pagamento flessibili

Tableview è un'interfaccia facile da usare che consente al personale di elaborare gli ordini in modo rapido e accurato, aiutandolo a servire meglio gli ospiti. È in grado di elaborare pagamenti in contanti, dati delle carte di credito, portafogli digitali e pagamenti contactless, in modo da soddisfare le esigenze di una vasta gamma di ospiti.

Gestione avanzata dell'inventario e delle vendite

Tableview dispone di una funzione integrata di gestione dell'inventario che consente di tenere sotto controllo i livelli delle scorte in diverse sedi. L'inventario viene aggiornato automaticamente man mano che vengono effettuate le vendite. Questa funzione consente di effettuare riordini tempestivi e riduce la possibilità di esaurire le scorte, garantendo il regolare funzionamento della vostra attività di ristorazione.

Reportistica completa e approfondimenti commerciali

Tableview crea report di vendita dettagliati e analisi complesse che forniscono informazioni utili sull'azienda, come i modelli di vendita, i periodi di maggiore affluenza e le preferenze dei clienti. Questi report aiutano i manager a prendere decisioni intelligenti su come ottimizzare il personale, i menu e le promozioni.

Supporto per operazioni in più sedi e più punti vendita

Tableview è facile da usare per varie sedi e punti vendita, sia che si possieda un solo hotel o una catena di resort. Il suo design basato su cloud rende facile accedere ai dati da qualsiasi luogo e controllare tutto da un unico posto, il che aiuta a mantenere l'attività in funzione e semplifica il lavoro amministrativo.

Maggiore sicurezza e conformità fiscale

Tableview segue tutte le più recenti norme di conformità fiscale e dispone di solide misure di sicurezza per proteggere le informazioni private dei clienti e delle carte di credito. La sua connessione al sistema di contabilità sicuro di Prostay aggiunge un ulteriore livello di protezione per i dati finanziari e semplifica le verifiche contabili.

In breve, Tableview è un ottimo sistema POS che non solo gestisce rapidamente le vendite, ma integra anche ogni area della vostra attività ricettiva, dalla reception alla contabilità di back-office. Questo lo rende il miglior sistema POS per migliorare il funzionamento del vostro hotel o resort.

Sfide comuni e soluzioni

Anche quando sono ben pianificate, le installazioni dei sistemi POS possono incontrare dei problemi. Se si conoscono questi problemi in anticipo, è possibile risolverli prima che si verifichino, invece che dopo.

Complessità dell'integrazione

Può essere più difficile del previsto collegare un nuovo software POS a soluzioni software obsolete come piattaforme contabili, sistemi di e-commerce e strumenti di gestione delle relazioni con i clienti.

Soluzione: date la priorità ai sistemi che dispongono già di integrazioni per le vostre app più importanti. Prima dell'acquisto, verificate la qualità della documentazione API. Per integrazioni personalizzate importanti, affidatevi ai servizi di esperti o a partner certificati del fornitore sin dalle prime fasi di pianificazione. Le soluzioni basate su cloud dispongono solitamente di ecosistemi di integrazione più ampi rispetto ai sistemi più datati.

Formazione e adozione da parte del personale

Le nuove tecnologie sono utili solo quando i team sanno come utilizzarle al meglio. Non importa quanto sia valido il sistema, la resistenza al cambiamento e una formazione insufficiente rendono più difficile la sua adozione.

Soluzione: scegliete sistemi con interfacce utente facili da comprendere e che non richiedono un lungo apprendimento. Predisponete pacchetti di formazione completi che coprano sia le funzionalità di base che quelle avanzate. Implementate il sistema in più fasi, iniziando con le funzionalità di transazione di base e aggiungendo poi funzionalità più complesse come la gestione dell'inventario e i programmi di ricompensa. Assicuratevi che i clienti possano ancora ricevere assistenza per le domande che sorgono dopo la formazione iniziale.

Sicurezza dei dati e conformità

I sistemi POS trattano informazioni sensibili relative alle carte di credito, quindi la sicurezza è molto importante. Le violazioni danneggiano la fiducia dei clienti e costano molto denaro.

Soluzione: utilizzare solo sistemi conformi allo standard PCI che crittografano tutte le informazioni di pagamento dall'inizio alla fine. Verificare che i lettori di carte soddisfino i più recenti requisiti EMV. Stabilire regole esplicite su chi è responsabile della protezione dei dati tra la vostra azienda e la società che vi vende il sistema POS. Mantenete i backup efficaci e assicuratevi di installare regolarmente gli aggiornamenti di sicurezza. I sistemi POS basati su cloud di solito mantengono la loro sicurezza aggiornata in modo più coerente rispetto ai sistemi on-premise che controllate voi stessi.

Gestione dei costi e ROI

Investire in un sistema POS non significa solo acquistarlo. Comprende anche le commissioni di transazione, i canoni mensili, la manutenzione dell'hardware e gli aggiornamenti che avvengono di tanto in tanto. Se non tenete sotto controllo le vostre spese, queste potrebbero superare quanto previsto e non saprete quanto avete guadagnato.

Soluzione: prima dell'acquisto, calcola il costo totale di proprietà per i prossimi tre-cinque anni. Scegli un modello di prezzo che possa crescere insieme alla tua attività, invece di uno che ti obblighi a cambiare l'intero sistema. Per misurare i rendimenti, tieni traccia di indicatori specifici come la velocità di checkout, la correttezza dell'inventario, la partecipazione al programma fedeltà dei clienti e le tendenze di vendita. Controlla regolarmente le commissioni per l'elaborazione dei pagamenti e rinegoziale quando il numero di transazioni aumenta.

Occuparsi di questi problemi in anticipo contribuirà al successo dell'implementazione del POS e continuerà a offrirti valore.

Conclusione e passi successivi

I sistemi POS sono passati dall'essere semplici sostituti dei registratori di cassa a diventare parti importanti di un'azienda che riuniscono l'elaborazione delle transazioni, il controllo dell'inventario, la raccolta dei dati dei clienti e l'analisi avanzata. Il sistema POS corretto cambia il modo di lavorare di un'azienda, elimina le inefficienze manuali e fornisce all'azienda le informazioni necessarie per prendere decisioni intelligenti.

I moderni sistemi POS (point of sale), in particolare quelli basati su cloud, rendono più facile che mai l'avvio di piccole imprese. Possono anche crescere per adattarsi alle operazioni aziendali in molte località. Le aziende possono competere efficacemente in mercati sempre più esigenti offrendo programmi di fidelizzazione dei clienti, gestione dell'inventario in tempo reale e canali di vendita che funzionano in sinergia.

Prossimi passi immediati:

1. Documenta i tuoi attuali punti deboli e i requisiti essenziali delle funzionalità utilizzando il quadro di riferimento fornito in questa guida
2. Cercate da tre a cinque fornitori di POS che servono il vostro settore e richiedete dimostrazioni dettagliate delle funzionalità
3. Pianificate delle demo che includano il vostro personale di prima linea per valutare l'interfaccia utente intuitiva dal punto di vista dell'operatore
4. Calcolate il costo totale di proprietà, comprese tutte le commissioni di transazione, le tariffe mensili e le spese di implementazione
5. Sviluppate un calendario di implementazione con il lancio graduale delle funzionalità e tappe formative complete

Mentre continuate a esaminare il vostro sistema POS, approfondite altri argomenti correlati, come le nuove tendenze nell'elaborazione dei pagamenti, ad esempio l'ascesa dei portafogli digitali, i modi per migliorare l'esperienza dei clienti utilizzando i dati sulle loro preferenze e come utilizzare i dati di vendita e le informazioni commerciali che il vostro nuovo sistema vi fornirà per pianificare la crescita aziendale.

Risorse aggiuntive

• Lista di controllo per il confronto dei sistemi POS: criteri di valutazione strutturati per la valutazione dei fornitori, tra cui compatibilità hardware, funzionalità software e requisiti di integrazione
• Guida ai requisiti delle funzionalità specifiche del settore: matrici dettagliate delle funzionalità per i contesti di vendita al dettaglio, ospitalità, ristorazione e servizi
• Foglio di calcolo del ROI: modello per la modellizzazione dei ritorni sugli investimenti POS, inclusi guadagni in termini di efficienza, riduzione degli errori e miglioramenti della soddisfazione dei clienti
• Modello di tempistica di implementazione: struttura di implementazione fase per fase che copre l'installazione dell'hardware, la configurazione del software, la migrazione dei dati, la formazione del personale e il supporto al lancio